关于进一步规范文件格式及发文流程的通知

中铁电气化铁路运营管理有限公司文件

电运办?2013?220号

关于进一步规范常用文件格式

及发文流程的通知

公司各部门：

为落实新版管理体系建设有关要求，进一步规范文件管理工作，现将实际工作中常用发文种类的规范格式及流程设置的相关要求通知如下：

一、常用文件种类

公司日常行文常用的文件种类为以下五种： （一）管理体系文件 （二）部门日常正式文件 （三）通知

（四）人事令（干部任免令） （五）涉及各类费用的通知、文件 二、管理体系文件的格式及流转要求 （一）发文格式

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各部门编制、发布的管理体系文件，文件格式要认真执行?关于印发?中铁电化运管公司党政公文处理办法（试行）?的通知?（电运办[2013]143号）的有关规定（见附件1）。

凡格式不符合规定的，办公室有责任退回文件起草部门修改，格式符合要求后方可进入公文流转程序。

（二）文件封面中编制、审核、审批的设置 1、单部门业务文件

编制：填写文件起草部门负责人

审核：填写文件起草部门主管领导及相关主要领导（最多填写2位领导）

审批：行政文件由公司总经理审批；党群文件由公司党委书记审批；工会文件由公司工会主席审批（只能有一位审批领导）。

2、联合发文文件

党政联合发文：行政系统发文由公司党委书记审核，总经理审批；党群系统发文由公司总经理审核，党委书记审批。

党政工、党政工团联合发文：行政系统发文由公司党委书记、工会主席审核，公司总经理审批；党群系统、工会、共青团发文由公司总经理、工会主席审核，公司党委书记审批。

政工联合发文：由公司工会主席审核，公司总经理审批。 （三）流程选择

行政、党委、纪委、工会、共青团单业务管理体系文件的流转，要分别选择“行政发文流程”、“党委发文流程”、“党纪发文流程”、“纪委发文流程”、“工会发文流程”和“团委发文流程”。

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联合发文时，根据实际选择相应的联合发文流程，具体流程如下：

1、党政联合发文时，行政系统发文由公司党委书记审核，总经理签发；党群系统发文由公司总经理审核，党委书记签发，选择“党政联合发文流程”；

2、党政工、党政工团联合发文时，行政系统发文由公司党委书记、工会主席审核，公司总经理签发；党群系统发文由公司总经理、工会主席审核，公司党委书记签发，选择“党政工联合发文流程”、“党政工团联合发文流程”（“党政工团联合发文流程”中另加团委书记审核）；

3、政工联合发文时，由公司工会主席审核，公司总经理签发，选择“政工联合发文流程”；

三、部门正式文件的格式及流转要求 （一）发文格式

各部门日常的正式文件，格式要认真执行?关于印发?中铁电化运管公司党政公文处理办法（试行）?的通知?（电运办[2013]143号）的有关规定（见附件2）。

各部门起草文件时，要注意“文件”和“通知”两个文种的区别：布置短期工作、举办各类培训班、收集各种材料等时效性较短的事项适宜采用通知文种；规范某项管理工作、部署全局性重大工作、机构变动等时效性较长、比较重大的事项适宜采用文件文种。

（二）流程选择

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1、布置部门一般性业务工作的正式文件，由部门主管领导签发，选择“主管领导签发流程”；

2、安排部门重要工作，需要总经理知晓或处理的行政类正式文件，由部门主管领导审核、总经理签发，选择“行政发文流程”；

3、本部门拟稿的正式文件，需要其他部门会签的，选择“部长会签流程”；

4、本部门拟稿的正式文件，需要部门和公司其他领导会签的，选择“领导、部长会签流程”；

5、联合发文时，比照管理体系文件发文流程办理。 6、部门的非正式文件（不需要套红头的文件）需要主管领导签发的，选择“非红头主管领导签发流程”。

四、通知的格式及流转要求 （一）格式

各部门日常发布的正式通知，格式要认真执行?关于印发?中铁电化运管公司党政公文处理办法（试行）?的通知?（电运办[2013]143号）的有关规定，并增加“签发人”一项内容（见附件3）。

部门非正式通知，格式参照正式通知，不加红头，可加盖部门印章发布。

（二）流转要求

1、各部门的一般性通知，如部门业务、会议纪要等，由主管领导签发，选择“主管领导签发流程”；

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2、涉及部门重要工作的通知，需要总经理知晓或处理的，由部门主管领导审核、总经理签发，选择“行政发文流程”；

3、党委的通知，发文字号为电运党通，加盖党委印章，由公司党委书记审核和签发，选择“党委发文流程”。

4、工会的通知，由公司工会主席审核和签发，选择“工会发文流程”。

5、共青团的通知，由公司党群工作部部长审核，团委书记签发，选择“团委发文流程”。

6、部门的非正式通知（不需要套红头的通知）需要主管领导签发的，选择“非红头主管领导签发流程”。

五、人事令的格式及流转要求 （一）格式

人力资源部（党委干部部）日常发布的人事令格式要认真执行?关于印发?中铁电化运管公司党政公文处理办法（试行）?的通知?（电运办[2013]143号）的有关规定（见附件2），发文字号由人力资源部（党委干部部）单独编号。

（二）流转要求 1、非人事任免令

单纯的党群类人事令：由公司党委书记签发，选择“人事党委单字头发文流程”；

单纯的行政类人事令（调动、分配、招聘录用、退休等）：由公司总经理签发，选择“人事行政单字头发文流程”；

2、人事任免令：

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党群干部任免令，由公司总经理审核，公司党委书记签发，选择“人事党委双字头令发文流程”；

行政干部任免令，由公司党委书记审核，公司总经理签发，选择“人事行政双字头令发文流程”。

六、涉及各类费用的通知、文件 （一）格式

各部门涉及各项费用的通知、文件（申请或批复），格式要认真执行?关于印发?中铁电化运管公司党政公文处理办法（试行）?的通知?（电运办[2013]143号）的有关规定（见附件2）。

（二）流转要求

涉及各类费用的通知、文件，由主办部门（批复由承办部门）拟稿，经相关部门会签或主管领导审核后，由总经理签发，选择“领导（部长）会签流程”或“行政发文流程”。

七、规范发文流程

目前，公司部分部门设置的本部门、本系统常用的发文流程还存在一些问题，为保持流程顺畅，不对与流程无关的人员造成影响，请各部门按以下要求对本部门文件流程进行梳理修改：

（一）修改时间 7月15日—20日。 （二）修改要求

1、一个文件（事项）只能选择一个相对应的发文流程，不能出现一个文件（事项）设置多个流程的现象。流程中如有多个人会签时，会签环节要设置成“串联”方式；

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2、流程中凡下一节点为固定人员（或只有一个人员）时，该流程节点节点属性的发送方式都要设成“自动方式”，以提高工作效率；

3、每个文件到“签发”节点时只能选择一个签发人，流程中相关操作人员选择签发人时要注意。

4、除拟稿人和办公室节点外，对流程中下一处理人的选择，尽量避免使用“选择处理人”，必须有选择处理人的流程节点时，应对上一流程人员进行业务培训。

5、请科技部按规定时间开放流程修改权限，供各部门对流程做相应修改。

附件：1.?中铁电化运管公司党政公文处理办法?有关规定 2.日常文件的格式

3.通知格式

二〇一三年七月八日

主题词：文秘工作 规范 格式 流程 通知 抄送：公司办公室（档）。

中铁电化运管公司办公室 2013年7月11日印发

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附件1：

《中铁电化运管公司党政公文处理办法》有关规定 一、管理体系文件的基本格式

整版格式：字体字号为仿宋_GB2312,三号；行距为28.5磅; 页面设置：页边距，上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；

文件名称：黑体,小二号字；居中；段前、段后间距0.5行; 章标题：黑体,三号；居中；段前、段后间距0.5行; 条目：黑体,三号；与内容间隔1字;

页眉：正文和附件部分；宋体,小五号；页眉内容为此文件标题，分为左右两部分，左顶格写标题中单位规范简称部分（如“中铁电化运管公司”，右顶格写标题其他部分（如“xx管理办法<试行>）”，

正文结构 第一章 总则 第一条 目的 第二条 适用范围

第三条 （文件中需要说明的术语和定义）（可选） 第四条 依据（可选）

第二章 组织机构或职责（可选）

第三章 正文内容（所有的管理项内容，按实际管理内容编写章节）

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第四章 相关文件（可选）（列出与该文件相关的其他文件或者作业指导书、操作规程、运行标准等支持性文件，以便于查询。）

第五章 附则

第六章

管理流程图（可选） - 9 -

附件2：

日常文件的格式

页面设置：页边距，上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；

标题：在红色反线下空2行，用方正小标宋简体,二号字，可分1行或多行，居中排布，回行时要保证词意完整，排列对称美观。

主送机关：在标题下空1行，字体字号为仿宋_GB2312,三号；左侧顶格标注，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全符冒号。

正文：主送机关名称之下一行，左空2字开始，回行顶格。以下每起一自然段均左空2字。数字、年份不能回行。字体字号为仿宋_GB2312,三号；行距为28.5磅。

附件：文件如有附件，应在正文最后另起一段用三号仿宋_GB2312体字标识“附件”，后标全符冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

成文日期：用汉字书写，“零”写为“○”；成文日期具体位置横向为右空4字，纵向为与正文的距离依印章大小而定，标准为加盖印章后使印章上缘距正文有1行空白，字体字号为仿宋_GB2312,三号。

附注：文件如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日

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期之下的适当位置，用圆括号括起，字体字号为仿宋_GB2312,三号。

主题词：“主题词”3字用三号黑体字居左顶格标识，后标全符冒号；词目用三号小标宋简体字；词目之间空1个字。

抄送机关：在主题词下1行；左空1字标识“抄送”二字，字体字号为仿宋_GB2312,三号，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

附件说明：文件的附件在附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字，字体字号为仿宋_GB2312,三号，并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。

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附件3：

通知格式

文件标题：标题自武文线下第4行排布，用方正小标宋简体字二号字，可分1行或多行，居中排布，回行时要保证词意完整，排列对称美观。

签发人：签发人姓名在文件标题下一行居右空1字标识；“签发人”三字后标全符冒号，字体字号为仿宋_GB2312,三号字。

主送机关：在标题下空1行，左侧顶格标注，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全符冒号；字体字号为仿宋_GB2312,三号字。

正文：在主送机关名称之下一行，左空2字开始，回行顶格。以下每起一自然段均左空2字。数字、年份不能回行。字体字号为仿宋_GB2312,三号；行距为28.5磅。

附件：通知如有附件，应在正文最后另起一段用仿宋_GB2312,三号字标识“附件”，后标全符冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

成文日期：用汉字书写，“零”写为“○”；成文日期具体位置横向为右空4字，纵向为与正文的距离依印章大小而定，标准为加盖印章后使印章上缘距正文有1行空白。

版记：通知的版记只写抄送单位，在文武线上一行左空一字标注“抄送”，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；

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在最后一个抄送机关后标句号；字体字号为仿宋_GB2312,三号。

附件说明：通知的附件，在附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号，字体字号为仿宋_GB2312,三号。 新通知模板附后。

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中铁电气化铁路运营管理有限公司 电运通?2013?Ⅹ号

关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的通知

签发人：

ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ:

ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。

二〇一三年Ⅹ月Ⅹ日

抄送：ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ。

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/xtiv.html