Oracle 之 Order To Cash 企业流程简述

Oracle 之 Order To Cash 企業流程簡述

壹、前言

在瞬息萬變的現代社會中，企業生存的主要憑藉便是要能夠快速且正確的提供客戶適時、適地、適人之產品或是服務，當服務產生或是產品寄出時，您又要盤算如何適時向客戶要回欠款，以便維持公司之正常營運，接下來之文章中挑選幾個 Order-to-Cash 之重要流程，為各位介紹有關 Oracle ERP 之 Order To Cash 的功能如何?企業善盡訂單履行及應收帳款管理之職責。 貳、 Order to Cash 企業流程

Products to Price

定價是一門學問，提升打單的效率最明顯可以看到的地方便是，不要讓打單人員花費太多時間來決定產品的單價， Oracle 擁有相當進階的計價功能，藉由價目表之機制，由使用者來定義哪一個客戶、哪一類型客戶、哪一類型產品可以享該價格 ; 價格的產生可以是折扣也可以是伴隨出貨酌收的一般費用或是運費。或者，您有更複雜的計價處理，您還可以制定公式或規則來計算，或是自訂 PL/SQL 來執行更複雜的計價規則。

Order to Shipment

打單其實便是立交易，但是，您要完整的將這筆交易存檔，或是確認該筆訂單，一個好的訂單系統就可能會進行比較嚴格的驗證， 因為..

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它要確定客戶所要購買的產品是不是存在價目表中、幣別是否正確、正確的單價計算方式為何、是要給於折扣還是要收取費用，誰有資格享有該價格 …，等等。 ? ?

它要知道產品有無庫存，是不是可以允交。

它還得檢查信用是否足夠，要不要檢查還有哪些票子還沒兌現 ? 額度還有多少 ?

訂單確認之後便要進行後續之撿料作業：

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系統要找到符合撿料核發規則的合格的訂單明細行。 系統要產生移轉單將庫存搬移到待出貨區 系統也要保留待出倉之庫存 系統還要列印撿料表

撿料核發之後便要出貨的確認：

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移除庫存保留，必產生庫存異動的交易。

出貨時可以針對出貨時的狀況，判斷當時庫存狀況，確定是要全部出貨，或是無貨可出，還是

只可以部份出貨，還是先停在待出倉等等。

Order to Drop Shipment

當公司內部無存貨時，或是以對企業有利之營運模式考量，您可能會希望透過外部廠商直接進行供貨給客戶之作業，也就是所謂轉手出貨 (Drop Shipment) ，縮短訂單履行的時間、系統可以讓您追蹤這類轉手出貨訂單之採購訂單之狀態、可在產品完成裝運後向顧客提具發票、可處理退還至供應商的直接運交作業。

Configure-to-Order to Shipment

面對少量多樣的產品生產型態，快速且正確的滿足客戶需求將會是未來企業生存必備的條件， Oracle 定單管理系統與 Oracle Configurator 及 Selling Point 引擎完全整合，它在使用者處理客戶下單時，提供一個可以讓使用者自訂的使用者介面，以 BOM 表為基準，挑選產品模型的組合品項，並透過設定，告訴使用者哪些品項是必備的，哪些品項之挑選存在著互斥的特性、還有哪些品項是套件等等。

Customer Invoice to Cash

Oracle 藉由交易型態來管控 Order to Cash 的流程，配合與定單單別的整合，使用者可以在打單的當下便決定日後交易分錄所對應之正確的會計科目，或是日後發票開立的流程，是免稅、內含稅、外加稅、零稅開發票，或是零稅不開 發票，還是只立帳不作報稅處理。它也可以決定交易是否可以有運費、分期認列銷貨收入的交易類型等等。

未與銷售系統完全整合的財務系統，帳務人員便需要花費相當多的時間在釐清帳戶的歸屬，歸屬錯誤，整個會計資訊便容易失真。 Oracle 的應收帳款系統之帳流會計資訊的產生在它的 AutoAccounting 機制下有效的整合業務人員、交易型態、產品、稅碼及客戶的資訊，讓這些在 Order to Cash 流程中的重要元素，得以協助收集日後正確的會計科目資訊。

Oracle 提供多類型的調帳作業，除了配合帳務調整之外，因為稅制的需要可以決定當期及跨期的銷項稅處理是否有報稅之必要。您可以根據已由訂單轉入之應收帳款指定固定金額、固定百分比折讓，或是全額折讓。您也可以針對已轉入未沖銷的銷貨退回交易記錄手動勾稽一筆以上之應收帳款，如果不想做報稅處理，而又要達到調整應收帳款之目的，您也可以選擇以調整的方式處理。

所謂 Order to Cash 便是一套整合訂單履行、帳流、金流及最終的會計資訊流的完整流程。金流的主要作業，應是在處理現金流入及應收帳款沖轉之作業， Oracle 提供自動與手動收款之金流處理方式，手動收款沖銷之部分您可以選擇逐筆確認、沖銷，或是告訴系統要沖銷某段期間、某種交易類型、某一個客戶之應收帳款，您也可以自訂現金沖銷規則集，告訴系統究竟是要先立先沖，還是根據到期日來沖等等。

Customer Statement to Collections

訂單產生到應收帳款之建立與結束，企業對於信用良好之客戶不需要煩惱錢到底收得到收不到，他們通常都會根據付款條件所指定之到期日，自動繳款或是提早繳款。對於提早繳款的客戶 Oracle 會根據企業的需求自動給於現金折扣，當然，對於遲交的客戶， Oracle 也會有酌收延遲之利息費用之機制，端看您要不要使用。催收的機制倒也不是在緊盯信用不好的客戶，它提供良好的對帳機制，旨在提醒客戶即將到期的應收帳款及目前帳上可以沖銷的貸項餘額。您可以指定寄送對帳單的週期，也可以自訂與客戶之互動訊息。

Customer Return to Credit

RAM 是標準的 Oracle 退貨流程，混合式的訂單類型讓您可以將銷貨及銷退同時開在同一筆訂單之上，譬如說客戶進行換貨處理，為了忠實記錄庫存實際的進出情形，一進一出的交易明細項便有必要建立。您也可以利用訂單抄錄之功能將原來之銷貨訂單抄錄成銷退單，以提高作業效率，上述作業 Oracle 本身的解讀是銷退要沖銷銷貨訂單，如果您希望由帳務人員或是稅務人員自行勾稽應收帳款或是銷貨發票，您也可以只做抄錄不作沖銷之處理。

Period Close

Order to Cash 帳務的基本目的都是要算出累計至該期的應收與預收等的資產負債或是結算出該期的收入淨額、成本及損益資訊。要能夠正確的取得這些帳務資訊，嚴謹的期間管控是有其必要的。 每一個明細帳模組都有其會計期間的開關，以便管控前端模組的資訊是否可以轉入。當前後端帳務資訊比對無誤之後便可以進行明細帳之關帳處理，直到組帳模組結算無誤之後便可以關閉總帳之會計期間。 ?、結論

一個無效的 order-to-cash 過程可能會有以下症狀產生 : 高的接單錯誤率、高的訂單履行錯誤率、客戶無法或是不願意支付此付款條件、 無效率也起不了作用收帳過程、不充分的客戶資訊查詢管理過程。但時，如果是一個改善過之 Order-to-Cash 過程則他便會以下之優點 : 將資本投資在有較高附加價值的作業之上，因為過量的未結應收帳款將會最小化投資產本之回收、降低負債所產生之利息支出及增加利潤 、提升信用等級，達到降低逾期利息費用之支出、行政或是管理上的人力及必要的應收帳款催收過程之管理成本等等。

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