物业公司基础物业管理风险识别、控制和导入指引 - 图文

公司基础物业管理风险识别及管理控制指引

目 录 编制说明 1 风险识别 2 风险防范 5 风险处置 8 风险预防 9 基础物业风险管理导入 10 审批： 审核： 编制： 二00五十二月十五日

编 制 说 明

▓编制目的：基础物业管理服务涉及的空间范围和时间范围非常广泛而长远，同时与千千万万的业主、非业主使用人及客户的各个方面息息相关，决定了物业管理服务风险无时不在、无处不存。随着公司管理规模的不断扩大及物业管理工作的不断深入，基础物业管理中各类风险不断涌现，给公司造成损失的同时，严重影响了公司战略任务的实现。为了培育公司内部动力、完善内部基础物业风险管理机制，提高风险应对能力，以最少的成本获得最大的安全保障，把管理服务中“不确定”的“大”损失，转化为“可确定”的“小”损失。品质管理中心对公司基础物业管理中风险进行了全面识别，并编制了《嘉宝公司基础物业管理风险识别及管理控制指引》供各级管理人员应用。

▓风险定义：本指引所提及风险是指在特定客观条件下，在特定期间内，在基础物业管理过程中，由于公司内部或外部的多种不确定因素而造成的物业财产、人身伤害等无法弥补损失的可能性。根据公司基础物业管理现状，将公司基础物业管理风险分为：项目运作风险、治安风险、车辆管理风险、消防管理风险、设备风险、公共环境风险、内部管理风险、收费风险和自然灾害。基础物业管理具有：客观性和普遍性、偶然性和不确定性、可测性和可变性等特点。

▓风险识别：本指引所提及风险识别就是找出公司基础物业管理过程中潜在的每一个风险因素和表象，以便对风险作出准确性应对策略。

▓风险防范：本指引所提及风险防范是指在对公司基础物业管理中的风险进行全面识别之后，根据公司基础物业管理总目标和潜在风险的特点及其潜在影响等，制定和采取风险预控措施，控制或减少基础物业管理风险的发生和造成的损失。

▓管理导入：根据公司的实际情况和行业形势，将基础物业管理风险管理纳入各项目基础物业管理范畴通过风险识别、风险防范、风险处置和实施与监控这几个环节连续反复不断的循环环形机制规避和防范基础物业管理风险的发生。

▓管理目标：以最低的人力、财力、时间等成本，控制基础物业管理过程中的各种风险或降低损失，使物业获得最佳的安全保障和保值增值能力，使公司提高更强的竞争力，提供更令顾客满意的物业管理服务。

▓文件使用：本指引作为住宅管理事业部、各子公司基础物业风险管理的纲领性文件，住宅管理事业部、各子公司应根据本文件的要求进行各项目基础物业管理风险识别，并制定相应的预控和处置措施，逐步导入基础物业风险管理。

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风 险 识 别

◇ 风险识别作用：利用物业管理风险的可预测性特点，识别出基础物业管理的过程中各环节的风险，通过对风险的分析，实施全面的监控并采取相应预控措施来防范风险，进而使风险造成的损失降到最低。

◇ 风险识别根据：基础物业管理的过程记录资料和行业物业管理风险案例。

◇ 风险识别更新：公司基础物业管理识别更新采用定期更新和不定期更新两种方式，每年初公司品管中心进行集中更新一次，同时根据需要住宅管理事业部、各子公司应进行适时更新。 ◇ 公司基础物业管理风险具体识别： 序号 风险 名称 表现范围 表现形式 新建物业无合法报建手续，违章建筑，接管后造成“违法管理” 项目在运作阶段，由于物业本身开发商与业主的矛盾，造成公司腹背夹击 1 项目运作具有的瑕疵或发展商与业主的矛业主委员会成立后解除合同 风险 盾、业主委员会等因素等造成损业主大会或业主委员会滥用职权 失的风险 业主大会或业主委员会未按法定程序成立 非业主滥用业主权 入室盗窃 由于外界第三人的过错和违法行入室抢夺、抢劫 为，给物业管理服务范围内的业入室故意伤害 主或非业主使用人造成人身损入室故意杀人 2 治安风险 害、丧失生命和财产损失等风公共区域盗窃 险，即导致了物业管理服务的风公共区域抢夺、抢劫 险 公共区域故意伤害 公共区域故意杀人 生命周期 前期物业服务期 前期物业服务期 后期物业服务期 后期物业服务期 后期物业服务期 后期物业服务期 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 发生概率 小 大 中 中 小 中 大 大 大 大 大 大 大 大 罚款、曝光 可能损失 管理被动、物管费不能按时收取 物业管理权丧失 管理被动 服务合同无效，管理权丧失，管理被动 管理被动 赔偿、曝光 赔偿、曝光 人员伤亡，赔偿、曝光 赔偿、曝光 赔偿、曝光 赔偿、曝光 赔偿、曝光 赔偿、曝光 2

序号 风险 名称 表现范围 表现形式 车内物品被盗 生命周期 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 发生概率 中 大 中 小 大 大 小 大 小 中 小 中 小 小 小 大 中 大 中 小 小 赔偿 赔偿 赔偿 赔偿 可能损失 车辆管理在物业停车场经营车辆停放服务过程中，车辆发生车身受损，包括擦挂、坠物砸车 3 风险 车身受损、车辆灭失等损坏 车辆灭失 物业内交通事故 电器线路引发火灾 明火引发火灾 消防管理4 风险 室内浸水 机房进水 触电伤人 房屋附着物跨踏 爆管 二次供水设备损坏 物业、公共设施和设备的多样性和分布的分散性特水箱污染 点，随之而来产生了风险的频繁发生。物业本身主突然超负荷、短路或停送电造成电气要包括房屋本体公共部位及属于物业管理服务范围设备设施损毁 5 设备风险 的房屋建筑物的附着物、坠落物和悬挂物；公共设电梯困人 施和设备包括供水、供电、安全报警系统、排水和设备检修、保养伤人 排污系统、配套的娱乐活动设施等。 公共设施设备、娱乐设备设施伤人 单元门口机对讲设备故障导致业主不能进单元门 背景音乐室外音箱遭到损坏 化粪池爆炸

因发生火灾造成业主的公共利益受损 爆炸 处罚、曝光、刑事拘役 处罚、曝光、刑事拘役 人员伤亡、赔偿 物品损坏、赔偿 设备烧损 赔偿 人员伤亡，物品损坏，赔偿 业主矛盾拒交物业管理费，水资源流失， 业主矛盾拒交物业管理费 人员伤亡、赔偿、曝光 赔偿 业主矛盾 人员伤亡、赔偿 人员伤亡，赔偿 业主矛盾 设备损坏 设施损坏，人员伤亡，赔偿 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 3

序号 风险 名称 表现范围 儿童掉水 物业管理单位依据法律规定和合同约定从事物业管表现形式 生命周期 物业管理全程 物业管理全程 游泳池开放过程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程 物业管理全程

发生概率 中 中 中 中 大 中 大 大 小 小 小 大 小 大 小 大 大 大 小 大 可能损失 人员伤亡，赔偿 人员伤亡，赔偿 人员伤亡，赔偿 人员伤亡，赔偿 人员伤亡，赔偿 人员伤亡，赔偿 资金损失 主要管理人员流失 服务工作无法开展 人员伤亡，赔偿 人员伤亡，赔偿 服务工作不能正常开展 服务工作不能正常开展 业主拒交物业管理费 停电、停水 人员伤亡、赔偿 设备机房、停车场进水，造成设备损伤 物品坠落、人员伤亡 人员伤亡 人员伤亡 儿童戏水触电 理服务，物业管理服务的范围通常是物业的红线范公共环6 境风险 大厦内的公共区域和场地进行管理和维护服务，维跌落、滑倒 护正常的使用和功能 业主宠物伤人 员工损公肥私、贪污盗窃或坚守自盗 猎头挖人 内部管由于内部管理及劳资纠纷、不安全生产及违规操作7 理风险 造成的风险 高空作业不安全生产 电器设备违规操作 业主长时间拖欠费用 收费风8 险 由于公司收费方面出现的风险 物业管理费标准不统一 水电费的拖欠 雷击 暴雨 自然灾9 害 恐怖行径 流行性疾病 因狂风、暴雨、恐怖行径及疾病流行等造成的危机 大风 业主集体拒交费用 员工消极怠工，激烈冲突，集体跳槽 围内，物业管理单位的义务是依据合同，对小区和植物伤人 游泳池伤人

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风 险 防 范

◇ 风险防范措施：风险规避、风险转移、风险自留 ◇ 公司风险具体防范措施： 序号 风险 名称 表现形式 风险预控

◇ 风险防范作用：在基础物业管理风险发生前，采取各种预控手段，力求消除或减少风险。

措施 物业接管验收时严格把关，并在《前期物业服务合同》中增加相应条款，实现非保险型风险转移 做好与开房商和业主的沟通工作 准确引导业主委员会成立，形成管理服务有利面 建立业主委员会沟通和监测管理规程，通过沟通正确引导业主委员会的行为 准确引导业主委员会的成立，注意监测非业主委员会委员业主的动态 积极与业主委员会、业主进行沟通，并在物业服务手册和协议中明确业主的权利和义务，加强宣传 备注 新建物业无合法报建手续，违章建筑，接管风险转移 后造成“违法管理” 开发商与业主的矛盾，造成公司腹背夹击 1 项目运作业主委员会成立后解除合同 风险 业主大会或业主委员会滥用职权 业主大会或业主委员会未按法定程序成立 非业主滥用业主权利 入室盗窃 入室抢夺、抢劫 入室故意伤害 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 封闭式物业外来人员实行进入登记，经业主或非业主使用人同意后入内，巡逻人员加强巡逻，注意入室故意杀人 2 治安风险 公共区域盗窃 警设备正常使用，如出现故障短时间内不能修复，应采取相应管理加强措施。建立预案。 公共区域抢夺、抢劫 公共区域故意伤害 公共区域故意杀人

风险自留 外来人员动向。非封闭式物业加强巡逻。监控消防中心严格监督外来人员动向和接警处理。监控报 5

序号 风险 名称 车内物品被盗 车辆管理车辆灭失 表现形式 风险预控 措施 1、购买停车票时附带购买停车保险。2、签订车位使用协议，明确车场管理内容。3、在车场明显位置注明停车须知，明确车场管理内容及车主应遵守的规定。4、加强车辆进出管理和巡视。5、取得车场合法经营权。 1、设置车辆行驶标识和限速标识。2、加强车辆行驶疏导。 备注 风险转移 3 风险 车身受损，包括擦挂 物业内交通事故 电器线路引发火灾 明火引发火灾 消防管理4 风险 室内浸水 机房进水 触电伤人 房屋附着物跨踏 爆管 二次供水设备损坏 风险自留 水箱污染 突然超负荷、短路或停送电造成电气设备设施风险自留 损毁 电梯困人 设备检修、保养伤人 风险转移 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 爆炸 风险自留 1、物业接管中明确要求消防已经过验收，并合格。2、在消防维保合同中明确管理责任。3、在治风险转移与安消防安全责任书中明确业主管理责任。4、加强消防设施设备的日检、周检、月检、季检、年自留 检，做好记录。5、建立预案，加强人员培训和演练。 风险自留 封闭式物业外来人员实行进入登记，经业主或非业主使用人同意后入内，巡逻人员加强巡逻，注意外来人员动向。非封闭式物业加强巡逻。监控消防中心严格监督外来人员动向和接警处理。监控报警设备正常使用，如出现故障短时间内不能修复，应采取相应管理加强措施。 1、加强装修监管，禁止破坏防水层。2、在装饰装修管理服务协议中明确责任。3、建立预案和备用物资到位。 1、加强机房巡视。2、建立预案，并加强人员培训。 1、加强物业内配电箱、线路时进行巡视，及时关闭或处理，并增加安全标识。 1、加强装修监管，严禁增加房屋附着物。2、加强宣传。 1、加强巡视和维护。2、建立预案，并组织人员培训和学习。 1、严格办理相关证件。2、水箱上锁并按规定定期清洗、检测。3、加强巡视。 1、加强供电局沟通，保证停送电信息准确。2、加强设备巡视，保证设备运行正常。3、计划性停电提前告知业主。4、建立预案，并加强人员培训。 1、在电梯维保合同明确责任。2、加强电梯巡视，保证设备运行正常。 1、提前告知。2、加强标识。 1、加强设施巡视，保证设施运行正常。2、告知娱乐要求。 1、加强巡视，及时维修和养护。 2、物业巡逻治消人员熟悉单元门启闭。 1、加强巡视，及时检修。2、加强业主引导。 1、加强巡视，及时清掏。 5 设备风险 风险自留 娱乐设施伤人 单元门口机对讲设备故障导致业主不能进单元风险自留 门 背景音乐室外音箱遭到损坏 化粪池爆炸 风险自留 风险自留 6

序号 风险 名称 儿童掉水 儿童戏水触电 公共环境游泳池伤人 表现形式 风险预控 风险自留 1、增加安全标识。2、加强巡逻。 措施 备注 风险转移 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 风险转移 风险自留 6 风险 植物伤人 跌落、滑倒、碰撞 业主宠物伤人 员工损公肥私、贪污盗窃或坚守自盗 猎头挖人 内部管理7 风险 高空作业不安全生产 电器设备违规操作 业主长时间拖欠费用 业主集体拒交费用 8 收费风险 水电费的拖欠 物业管理费标准不统一 雷击 暴雨 9 自然灾害 大风 恐怖行径 流行性疾病 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 风险自留 员工消极怠工，激烈冲突，集体跳槽 1、购买保险。2、明显处设置游泳须知和禁止标识。3、取得游泳池合法经营证件。4、建立预案，并组织人员培训。 1、加强植物修剪。2、对于“尖麻”等植物处增加标识。 1、易滑处增加提示标志。2、维修和更新改造处采取隔离措施，增加明显标识。 1、加强引导。2、要求业主宠物备案。3、加强巡视。 1、加强人员培训和思想教育。2、加强收费控制。 1、加强企业文化建设。2、形成良好晋升和激励机制。 及时掌握员工思想动态和沟通。 1、外墙清醒采用外委，在合同中明确责任。2、建立室外高空维修安全操作规程，并严格执行。 3、为员工购买工伤保险或商业险。 1、建立室外高空维修安全操作规程，并严格执行。2、为员工购买工伤保险或商业险。 1、建立物业管理费拖欠预警机制，加强预警。2、加强住户沟通，注意重点客户监控。 建立良好的控制和应对措施。 定期检测，保证防雷设施完好。 1、建立预案，组织学习和演练。 1、建立公共卫生事件应急预案，组织学习和演练。 风险自留 1、注意气侯变化。2、建立预案，定期组织培训和演练。3、保证应急物资到位。

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风 险 处 置

◇ 风险处置要求：立刻做出正确反应并及时控制局势，否则会扩大风险的影响范围而引发更大的危机，甚到可能失去对全局的控制。 ◇ 风险处置原则：及时性、冷静性、统一指挥、服从命令、主动出击、灵活性、安全第一、团结协作、公正客观、全面性、针对性。 ◇ 风险处置依据：《嘉宝公司基础物业管理应急事件处理管理办法》 ◇ 风险处置程序：

第一、控制风险蔓延 第二、解决问题 风险的处理本身具有很大的风险性，处理结果的作用有时难以预料。因此，相关层级处理人员接到汇报后应及时赶赴现场进行信息处理、处理方案确定和问题解决。 一、信息处理。风险的信息具有不安全性，真正的原因很隐蔽。处理人员应在超常的情况下进行超常思维和动作，运用一切可行的手段，及时准确掌握大量现象和事实材料，以便做出准确决策。 二、按照预案或确定方案解决问题。风险的原委及性质确定后，进行分析、决策，解决问题。 第三、善后修复处理 风险发生后，能否首先控制住事态，使其不扩大、不升级、不蔓延，是风险处理的关键。风险发生现场人员应做到： 一、确认发生了什么？明确风险的发生时间、地点、影响范围、业主思想波动、风险处置方向，并报告（包括向上级领导报告和报警）。 二、马上行动。㈠、进行隔离。风险首先在某个局部发生，隔离就是切断风险蔓延的途径。㈡、业主思想引导。 三、把握全局。㈠、找出风险发生的根源。㈡、果断行动，控制蔓延。㈢、坚持不懈，排除困扰。㈣、眼光长远，处理与善后修整相结合。 成功的风险处理，包括风险的后续处理阶段，其善后处理包括。 一、消除消极后果，包括物质损失、人员伤亡、心理损伤。 二、处理后的恢复，即受损对象的恢复。 三、总结经验。包括两个层次的总结：1、风险本身的总结，以防止类似风险的再次发生。2、对处理过程的总结。 四、针对总结进行纠正。 五、重新展示管理风貌。 8

风 险 预 防

◇ 风险控制重要性：对人体而言，对健康最好的办法是预防为主，防病于未然。对基础物业管理来讲也是一样，预防是风险管理的一部分，也是风险管理的核心，因此基础物业管理风险控制显得非常重要。

◇ 风险控制内容：树立风险意识、采取预防措施、对基础物业管理服务过程进行监控、建立预警机制。

树立风险意识 一、公司各级基础物业管理人员应度重视和参与风险管理，将风险管理督导列入自身职责，积极指导相关业务组安全地服务，在日常工作中落实风险管理，做好风险管理的“监督官”。 二、将风险意识列入日常培训计划。 1、风险教育，让全体基础物业管理人员都了解风险的特征和危害，使全体员工都具有“居安思危”观念，形成优化自身行为、预防各种风险的思想。 2、风险案例教育，用公司和行业案例进行教育，使各级基础物业管理人员深切的认识到风险的危害性。 采取预防措施 一、建立健全基础物业管理各项安全管理制度、预案和公众管理制度，如配电房安全操作规程、电梯安全操作规程、日常维修安全操作规程、治消人员自身安全管理规程等。 二、风险转移。电梯和消防等国家强制外委设备在维保合同中明确约定责任。外墙清洗等高空作业，在合同中明确责任。与每户业主或非业主签订治安消防安全责任书。 三、加强业主宣传教育，做好业主行业的引导和劝导工作。 四、建立容灾机制。各子公司、住宅管理事业部应根据自身情况，建立风险识别列表，并制定相应防范措施和处理预案，并培训到位。 对基础物业管理服务过程进行监控 一、各级基础物业管理人员即是本职工作范围的风险监测人员，对自身所负责工作进行监测，如设备管理人员应对设备运行情况进行监测。 二、风险来源确认。各级基础物业管理人员应明确知晓自身所负责工作范围内可能发生的风险和监测对象，严格监测，并具有隐患的识别能力。 三、各子公司、住宅管理事业部应根据自身情况定期收集基础物业过程记录资料和相关监测信息，组织人员进行分析、诊断，及时采取防范措施。 建立预警机制 一、各子公司、住宅管理事业部应定性或定量制定各类风险来源的上限临界信号，达到临界信号即预警。 二、接到预警信号，各级管理人员应采取防范措施或按照风险处置程序处理。 三、各类预案的编制。预案必须保证与项目充分适宜性、符合性。保证具有专业人员的参与，增强预案的有效性。

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公司基础物业风险管理导入

◇ 风险管理的必要性：风险的处理从管理职能上是“就事论事型”，但随着公司管理规模的不断扩大的同时，各类基础物业管理风险不断涌现，控制风险的发生，减少公司的损失，导入风险管理十分必要和及时。

◇ 风险管理导入的阶段性：根据公司实际情况，基础物业风险管理导入采用分期导入，即导入准备期、导入试运行期、导入全面运行期。

阶 段 时间界定 一、各子公司、住宅管理事业部应明确风险管理目标、职责和工作进度。 二、根据本指引对本单位基础物业管理风险进行识别，编制预防措施。 三、根据本指引和风险识别完善各项安全 二、试运行各类安全管理规程和预案，并在试运行工作中不断修订，保证规程和预案充分符合性和适宜性。 三、每月末风险管理小组应组织全体风险导入参与人员进行总结和信息交流。 四、12月份对06年度风险管理工作进行全面系统诊断、改进。 风险管理导入准备期 2006年1月1日—2006年3月31日 导入试运行期 2006年4月1日—2006年12月31日 导入全面运行期 2007年1月1日起 一、基础物业管理人员全员风险和风险案例、安全管理规程和预案的培训和演练。 全面按照公司风险管理相关文件体系运行基础物业风险管理。 工作内容 管理制度和各类预案。 四、建立基础物业管理预警机制和容灾机制，确定各类风险临界信号。 10

公司基础物业风险管理导入

◇ 风险管理的必要性：风险的处理从管理职能上是“就事论事型”，但随着公司管理规模的不断扩大的同时，各类基础物业管理风险不断涌现，控制风险的发生，减少公司的损失，导入风险管理十分必要和及时。

◇ 风险管理导入的阶段性：根据公司实际情况，基础物业风险管理导入采用分期导入，即导入准备期、导入试运行期、导入全面运行期。

阶 段 时间界定 一、各子公司、住宅管理事业部应明确风险管理目标、职责和工作进度。 二、根据本指引对本单位基础物业管理风险进行识别，编制预防措施。 三、根据本指引和风险识别完善各项安全 二、试运行各类安全管理规程和预案，并在试运行工作中不断修订，保证规程和预案充分符合性和适宜性。 三、每月末风险管理小组应组织全体风险导入参与人员进行总结和信息交流。 四、12月份对06年度风险管理工作进行全面系统诊断、改进。 风险管理导入准备期 2006年1月1日—2006年3月31日 导入试运行期 2006年4月1日—2006年12月31日 导入全面运行期 2007年1月1日起 一、基础物业管理人员全员风险和风险案例、安全管理规程和预案的培训和演练。 全面按照公司风险管理相关文件体系运行基础物业风险管理。 工作内容 管理制度和各类预案。 四、建立基础物业管理预警机制和容灾机制，确定各类风险临界信号。 10

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