解决问题九大步骤

PDCA思路及程序

一.概述:

1-1. 問題處理,並不再復發的流程; 問題狀態 處理 恢復正常 1-2. 解決問題遵循的思略: P PLAN D DO C 計劃 實施 保持(標準化) 再也不會發生 CHECK 檢討 A ACTION 處理.再行動

1-3. P→D→C→A是一個工作思略,要產生效用必須做有效的可操作步驟展開,

從而起到預期的改善功能.常見的展開步驟如公司〈群力小組研討〉提到的九大步驟.

NOTE:凡依據PDCA展開,又能環環相扣,未必是九個步驟,亦可起到改善之功效!!(活用)

二.1〉基本步驟(總述)

分析解決問題依循改善原則PLAN(計劃)DO(做)CHECK(確認檢討)ACTION(處理.再行動)可愆生出以下步驟: 計劃(PLAN) 做(DO) 確認(CHECK) 處理(ACTION) 1.發掘問題 2.選定題目 3.目標設定及行動計劃擬訂 4.分析資料 5.追查原因/分析資料 6.擬訂對策 7.對策實施及檢討 8.成果比較 9.標準化

10.檢討及改進.再行動

切實了解上流程圖關係,依以上步驟運做,使能環環相扣,有系統的進行改善,收到事半功倍之效果,如果缺失其中部份環節,极可能造成分析,研判過程不夠完整,影響活動效果.

2〉基本活動的程序(分述):〈結合團隊改善活動〉

1. 發掘問題

1-1. 在選定主題之前,必須先發掘問題,參與者要充分利用腦力激蕩法,以

強烈的問題意識去發掘,然后再深入了解,對問題本質不良,不順利的

情況,加以匯總,使真正必要的解決的問題顯露,確定主題,發掘問題建議依以下基準來激發掘問題的出現.

1-1-1.依公司目標管理方向

1-1-2.主管的方針,上司的指示及指引 1-1-3.關係到成本.浪費的問題

1-1-4.提高效率.品質,降低成本方面 1-1-5.和工作有關且有一定影響

2. 選定題目(在確定參與者要行動的主題的過程中,宜以下列原則進行) 2-1.配合公司政策

2-2.較易見效果且時間段不宜過長(4-10周為宜) 2-3.自行可解決的問題

2-4.與本職工作极其相關,且改善后极易見成效 2-5.不會花費大額成本.人力等才有望完成者

依上列基準,可再利用評價法,圖表法等確定主題,如:

合計分 評價項目 配合公司政策 可行性 時間性 能否用數據表示 成本 序位 主題 問題(1) 問題(2) 問題(3) 問題(4) 問題(5) ◎ ◎ ○ ○ ◎ ◎ ○ ○ ○ ◎ △ ○ ○ △ ◎ ○ △ ◎ △ ○ ○ 17 ○ 15 ○ 23 △ 13 ○ 19 3 4 1 5 2 注:評分方式极合乎要求: ○=5分 可以: ◎=3分 差: △=1分 3. 目標設定

3-1.任何的主題選定后,必須研訂活動的目標,目標值與改善項目的多寡及活動的效益有密切關係,則選定目標的方法有:

3-1-1.根據公司或部門的方針及計劃,再考量目前的水准,由全體圈員自主設立目標值

3-1-2.檢討目標達成的可能性,是否能力所及,是否有共同的方向?是否在預定期能完成?以作定案

3-1-3.目標盡可能數據化,具體明確化,考量活動結束后能夠評價,能夠被肯定

3-1-4.盡量能活用的統計方法來確定目標,如柏拉圖、推移圖、查檢表、直方圖等,以使目標具有挑戰性.

3-1-5.若不能收集數據,可以以文字來表達欲達成目標 3-2.計劃擬定

活動計劃在目標設定后要隨之制定要擬定的要點有:

3-2-1.依活動步驟擬定管制項目

3-2-2.決定活動期限(盡量以周等定期為單位)

3-2-3.依活動步驟(虛線)表示預定進度,以實線表示實際進度,必須將實際進度表示在計劃表上,活動進行時,應盡可能依進度進行,若進行與進度有差異,宜設法趕上進度或加以說明, 4. 分析資料:

根據活動主題目前所存在的問題,以現有的實際情形,在工作場所收集有關數據,從這些數據中去了解其差距,變化情形,徹底尋找出不對的地方,以便作明確分析,比較使資料的分類更明了,這樣才能抓住主題的方位,要點要客觀的掌握狀態,不能只賃經驗與感覺,要親臨現場,看到現物,掌握現況,將事實的基本資料加以客觀性分析,以確定問題的重點所在.

對於所收集到的資料,盡量以5W2H(When.Where,Who.Why.What.How to do.How Much)方式匯整,對收集到的資料,可利QC手法繪成圖表加以分析 5. 追查原因:

魚骨圖(特性要因圖)與腦力激蕩法是分析問題起因的有效工具,其解析方式可從兩方面入手

5-1.列出可能的要因(例圖)

5-1-1.清理出會影響結果的所有要因.

5-1-2.用5W反復深入分析,直到能找到源頭

5-1-3.以各個要因為主,利用三現(現場+現物+現況)=原則,加以整理,以圖形層別 其它 材料 設備 特 性

方法 系統 人

5-2.從要因中尋主要原因(例圖) 5-2-1.辨清影響度高的要因

5-2-2.能實驗的盡可能過實驗來確認要因影響度 5-2-3.不能或難以實驗的,由此后活動的結果確認 5-2-4.仔細調查並驗證因果關係,找出主要原因

找出主原因,全體圈員才可針對這些要因去觀察,分析.思考,以求解決對策 機械 人為 環境 材料 方法 制品變異來源 6.擬定對策:

6-1.擬定對策要有步驟: 6-1-1.說明思考解決的問題 6-1-2.決定思考完成的時間 6-1-3提出改善的構想 a. 想到時立即記錄 b. 構思愈多愈好

c-1.從各角度,各觀戰共識 c-2.用5W2H的方法

c-3.應用腦力激蕩法

c-4.落實檢討4M〔material(材料)machine(機器)method(方法)man(人)〕 6-1-4.整理,過濾,匯總,建立共識以決定最後方案 6-1-5.最後方案執行落實到人及排定進度 6-1-6.既定對策,呈報主管核準后實施 6-2.提出對策應注意

6-2-1.要全員共同參與,共同思考

6-2-2.對策要考慮,具體,可行,避免抽象籠統

6-2-3.要考量成本的允許度

6-2-4.要以圈員能力解決的為範圍

6-2-5.要考量到執行都能否接受及時效性 7.對策實施及檢討

每項對策的實施完美都是一個P-D-C-A的過程,效果不佳時,則要修正再執行,整個實施過程大致可依下列方式展開: 7-1.掌握改善動態(最好有數據圖監控) 7-2.對策要及時檢討

7-3.對策實施可與提案改善制度結合在一起,以收相輔相成之效果 7-4.注意事項

7-4-1.改善結果用數據表示出來,若效果不佳,可再對策實施,或修正對策,務必求其效果產為止

7-4-2.掌握實施變化(對策→實施→確認→對策→實施→確認) 7-4-3.讓主管都或輔導員了解對策實施情形

7-4-4.若遭遇無法在短期內解決的難題,則需考慮修正改善案及實際完成日期,對策必須考慮是否長久有效,並且可以持續效果.

7-5.對策實施完成后,其實施過程等相關項目應包含以下項目: 7-5-1.要有改善案名稱 7-5-2.現況問題點及作法 7-5-3.具體改善方法說明 7-5-4.效果顯示

8.成果比較:對策行動實施的效果有兩种,即有形與無形效果,表示如下: 8-1.有形效果(可直量化,有圖表示的成果) 以推移圖表示 以柏拉圖表示 8-1-1.改善前后比較方法 以管制圖表示

以雷達圖表示 要柱狀圖表示等

8-2.無形效果

以文字敘述改善后產生的效果,如士氣,學習志願,人際關係,工作態度,手法技術的變化以及管理績效等,產生無形成果,對策如下: 8-2-1.加強不同組織層次人員的內外溝通,增加人際關係 8-2-2.加強向心力的互動,使團隊減少衝突與磨擦 8-2-3.建立更合乎人性而有朝氣的工作環境 8-2-4.對知識日增的人力作更佳的運用 8-2-5.減少員工流動,缺席與怠情 8-2-6.要讓員工們對工作更有安全感

8-2-7.對企業組織之目標與產品有更大的認同

8-3.改善效果要管理

8-3-1.改善效果之維持至少要觀察三個月以上 8-3-2.決定以何種數據來觀察改善效果之變化趨勢

8-3-3.盡量以圖表作業做房善效果之管理工具,以便於衡量比較 9.標準化

其要點是將改善對策實施后,制定各項作業基準,使以后相關作業予以固定化並擬定防止再發之方法,同時達到時技術累積及擴大成效之作用,將技術標準化,規範化,以提高技術的能力. 作業的改善 管理的改善 標準化 維時管理 PDCA(改善) 改善管理 標準化 維時管理 PDCA(改善) 改善管理 基本標準 基本管理 (A) (B) 9-1.擬訂標準作業方法應注意事項: 9-1-1.內容一定要可達成目標 9-1-2.要針對消除問題之對策

9-1-3.具體化表達,不可抽象,不可有適當,加強,注意,隨時,大約等模糊字眼來表達

9-1-4.2具體的要領:

d-1.以數據表示 d-2.用限度樣品表示

d-3.用圖面,圖表方式表示 9-1-5.作業方法一定以實施之對策為主題

9-1-6.不要以文章形式,盡可能以條文形式書寫 9-1-7.必須是有效益的改善方法,才可列入標準化 9-2.標準化書寫方式:

9-2-1.若過去沒有標準時,則要有 a. 目的

b. 適用範圍

c. 作業程序:作業流程圖

作業要項說明

d.附由:年 .月 日制定

9-2-2.若過去有標準時,則可依下者項目制定(例) 制定項目 原作業方法 標準方法 增訂○ 修訂△ 標準編號 制定日期 9-2-3.標準化步驟在品管圈中扮演的角色是:(團隊改善)

9-2-3-1:有標準→實施 9-2-3-4:不遵守→指正.再教育 9-2-3-2:無標準→制定 9-2-3-5:不熟悉→訓練 9-2-3-3:標準不合理→修訂

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