物料编码管理制度

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物料编码管理制度

1 目的

在保证物料管理连续性的基础上，进一步完善明确编码查询、新增、修正及封存等维护操作权限节

点，更加准确的反映公司生产档案信息，达到反映材料的主要特征、区别同类元件的不同物料等规范优化物料生产档案及存货管理档案的目的。

2 适用范围

物料包括但不限于原材料、包装材料、备品备件、外协加工件、劳保用品、产成品、工程物资等一

切非货币性流动资产类物料。

3 管理职责 3. 1 材料科

3.1.1 对本制度的编制、管理及最终解释；

3.1.2 物料编码号码分配；

3.1.3 物料编码新增、修正、封存等操作性质确定； 3.1.4 物料编码新增、修正、分配、封存等操作的执行； 3.1.5物料编码的管理。

3.2 采购部

3.2.1负责物料编码名称、规格型号、单位等物料信息的复核确认；

3.2.2配合申请修正物料编码名称、规格型号、单位等物料信息。

3.3 使用部门

3.3.1 根据使用需求提单操作；

3.3.2 配合编码管理员进行编码维护操作流程的提供。

4 管理权限

4.1 ERP编码管理员：物料生产档案、存货管理档案的查询、封存、新增、分配、修正等操作权；

4.2 使用人：物料生产档案、存货管理档案的查询权。

5 编码维护的具体操作 5.1 新增

5.1.1 使用人告知仓库经手人物料名称、规格型号、计量单位及新增原因，仓库审核添加；

5.1.2 审批流程：使用人→仓库经手人→复核编码信息并添加。

5.2 修正

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5.2.1 编码引用前修改流程

5.2.1.1 采购业务员接请购单后，确定实际物料信息，与请购单规格型号等属性存在差异的，采购

业务员下订单前与请购人确认是否符合采购需求；

5.2.1.2 请购人同意购买的，采购业务员沟通仓库，通知实际采购物料属性（包括名称、规格型号、

计量单位、其他属性），并说明修改原因，经请购人确认后，仓库人员根据编码引用情况修改或添加新编码。

5.2.2 审批流程：采购业务员→请购人→仓库人员→采购业务员（知会）。

5.3 封存

5.3.1 编码引用后定期封存：对于引用后的物料编码，物控部需定期复核，对于规格型号淘汰或物

料信息录入错误等编码，由仓库定期提单封存，按流程审批后及时封存，封存前需保证物料库存为零。

5.3.2 审批流程：仓库人员→采购部业务员→部门经理→分管领导。 5.3.3 问题编码识别

5.3.3.1 条件筛选法：打开存货管理档案，查询并导出编码库中数据，选定一种存货进行筛选匹配。

在名称或者规格选项中输入关键字、词或字符，名称、规格相同或近似的确认为问题编码，通过使用区域工程师协助辨认给出直接意见进行处理；

5.3.3.2 实物核对法：每月盘点时，记录现存物料名称、规格与编码不相符的信息。

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5.4 操作流程图

部门 申 请 部 门 采 购 部 材 料 科 总经理部 主管领导批准 新增编码 提出新增 修改编码 封存编码 对采购部提出的修改信息进行复核、确认 使用需求 采购过程中发现物料信息错误提出修改申请 确认要封存的编码是否存在尚未完成的业务。 对编码维护申请进行复核、确认，并完成操作。 完成修改申请的操作 定期进行编码库维护，查出问题编码，提出封存申请。 告知申请人，结束。 部门经理 知会申请人，结束。 完成封存，结束。

6 编制管理规则 6.1 编码结构

编码由不同位数阿拉伯数字组成。分为大类、分类、流水号三级，分类由中类、小类、细分类组成。物控部管理的编码分类由13位数字构成，具体结构如下图所示： □□ □□ □ □□ □□□□□□ 6位流水号 2位细分类号 1位小类号 2位中类号

2位大类号

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例如：规格型号为B-1930的三角皮带 9 1 3 5 2 1 2 041930 6位流水号 2位细分类号 1位小类号 2位中类号

2位大类号

6.2 编码结构一览表

大类+中类编码 大类+中类名称 小类编小类名称 码 链接 备注 编码规则：产品大类（2）+产品中类（2）+产品小类（1）+细分类(2)+流水号（6） 1 辅助材料 指用于生产的消耗性材料 指直接用于产成品包装的材2 9035 生产用料 3 钢材类材料 包装材料 料 挤塑板、泡沫条、包装盒等 焊条、灯管等五金电料类 加工才能使用的金属类钢管、钢板、圆钢类 材料. 4 5 木箱 木材/胶合板 木箱 木材/胶合板 玻璃包装木箱 木板、胶合板 编码规则：产品大类（2）+产品中类（2）+小类（1）+细分类（2）+流水号（6） 1 9135 工具及备件 3 4 1 9235 产成品 2 柴滤 52352 柴滤系列 产品归属系列 电气备件 外加工件 空滤 51353 电机电器等 51354 外协加工件 52351 空滤系列 设备专用电气备件 生产专用外加工件 产品归属系列 2 工具 机械备件 51351 板手钳子等 51352 轴承气缸等 专用工具类 设备专用机械备件 编码规则：产品大类（2）+产品中类（2）+产品小类（1）+细类（2）+流水号（6） 9435 低值易耗品 1 劳保用品 劳保用品 工衣、工鞋等劳保用品

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2 3 9 办公用品 印刷品 其它 LFSYH/CD/CC－14/A0

办公用品 印刷品 其他 笔、纸、本等办公用品 宣传册、补片单等印刷品 其它低值易耗品 1、小类不允许增减；细分类可依据实际需求增加，不可减少；流水码前2位分类公司可依据实际情况增加，不许减少； 2、所有分类中“其它”代码尽量为“9”； 3、流水码共6位，可依据实际需要进行分类或赋予一定含义；若无需分类直接用6位流水码依次编码； 4、若没有对物料进行细分类，用“01”代表；若流水码没有进行分类，用“00”代表。 6.3 各级编码的说明

6.3.1 一级码段为主分类码，码长4位，用以区分该物料的主要类别，如备件及工具、生产材料、

办公劳保等；

6.3.2 二级码段为中类别，码长1位，用以区分该物料在该大类中与其他物料的主要区分，如备件

中包含的机械备件、电器备件、外协加工件、工具等；

6.3.3 三级码段为物料的小分类，码长2位，用以区分该中类物料中包含的种类。如机械备件中包

含轴承、阀门法兰、传动轴等；

6.3.4 四级码段为物料的主要型号，码长6位，原则上按流水号编制；

6.3.5 备注：对于不能明确分到任何一个类别的，可以分配到9开头的类别里，各类别下均可设9

开头的次级类别，用于容纳不能明确归类的物料。

7 物料信息填写规则 7.1 物料名称

7.1.1 名称尽可能使用简化的名词来描述，尽可能少的使用定语等修饰语；

7.1.2 名称中不得存在生产厂家、品牌、型号或规格、颜色等信息； 7.1.3 对确定需要增加修饰语的名称，最多允许使用一个修饰词语；

7.1.4 后续新增加的物料，优先在现有已修订的各兄弟公司所有物料名称中查找，若确实没有，方

可增加新的物料名称；

7.1.5 由参与人员对常用但没有纳入本次修订的备品备件进行修订，具体物料名称参照本次修订的

清单，在确定物料名称时可以通过型号进行比对。

7.2 物料规格

7.2.1 型号/规格中不得有生产厂家、品牌、颜色等信息；

7.2.2 与型号/规格无关的信息可以在备注中标明，如颜色、特殊要求（材质要求、加工精度要求、

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