OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值

以包头第三热电厂办公自动化系统的实施和应用为例,阐述OA系统在企业中实际应用价值和应用中存在的问题,探讨协同办公软件的发展前景。

企业管理

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OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值 刘雁

(方联合电力有限责任公司包头第三热电厂内蒙古包头北

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阐述 O系统在企业中实际应用价值和应用中存在的问题，讨协同办公 A探摘要：以包头摹三热电厂办公自动化系统的实施和应用为例，软件的发展前景。

关键词： 办公自动化实或应用电厂中图分类号： 3 C 1 9文献标识码： A办公自动化系统是将现代化办公与企业信息网络结合的一种办公方式，过授通权方式实现企业信息分层管理，信息更使加安全，使信息共享成为现实。年来，并近 随着办公自动化系统软件的发展，来越越多的企业将其应用于日常办公管理。

文章编号： 7 -3 9 ( 0 9 0 () 1 1 2 1 2 7 12 0 ) 5 a一0—0 6 8

1办公自动化系统的形成及发展1 1办公自动化的形成 . OA办公自动化系统￣ofc u o t,[ f e a tmai 1 i c是目前为各领域普遍使用的办公自动化软件。它的发展大致经历了四个阶段，完成了 从最初的字表编辑等简单的办公事务自动化发展到网络化的办公自动化系统。 1. 2办公自动化系统的发展第一阶段是纸张信息数字化，实现了 由手工到电脑的转变。二阶段是以L t s第： ou Noe为代表， ts以及后来各种 e mal— i系统为代表的时代。它实现了交流与共享，出现也

重制约。当时的办公效率极其低下，重影严响了工程管理和企业日常经营活动。对针这种情况， 0 4我厂开始使用西南院的 20年办公自动化系统，当时收到了良好的效果。 但很多功能还是无法满足需求。后， 0 5随 2 0年 1月我厂又引入了北京慧点公司的办公 0自动化软件即 OA系统，点的协同办公软慧件较好的体现了办公的协同性，合了知结识管理、户、作流的应用，电厂提供门工为了快速、靠的自动化办公平台。可

3我厂办公自动化软件的应用实践3. 1主要架构 2 0年我厂 0A采用北京慧点公司的 05 id of e ., n i f

c 3 1采用 d mi o据库和B S i o n数/结

构，大幅度降低了系统的使用和维护成本。 并且具有强大的系统管理功能，组织机使构变更等变得简单，时可以灵活定义工同作流成。系统维护提供了包括 l u oe、为 o s n ts tlts e in lts a miitao等的维护 o e d sg、o u d nsrt r

了基本的流程管理。这一阶段以 C S/结构为主流网络。第三阶段是以 B/应用模式为代 s表的OA系统时代。这一阶段普遍出现了在 较为成熟的办公自动化系统。四阶段出第现了协同办公的概念，同时工作流、识管知理和门户技术的综合应用， O使 A办公自动化系统的概念有了更广泛地拓展也使它的应用更加广泛、入目前，业中OA办深企公自动化系统的应用大都集中在第四阶段的开发和使用。

平台，以从后台了解系统的运行状况，可使系统的维护开发更方便。目前我厂办公自 动化系统包括六大模块：人邮件、人事个个务管理、公信息系统、办公共信息系统、综合业务系统、统管理几大模块。系涵盖了办公、息管理、户几个方面。信门

3. 2办公自动化系统在我厂的应用效果3 2.广泛应用 . 1深入基层

2我厂O办公自动化系统的需求分析 A随着信息技术的迅猛发展，业对信企息技术的需求日益提高。 0 3 2 0年北方联合 电力有限责任公司提出了 一五”息化信发展规划的要求。各下属电厂相继开始了大规模的信息建设。 包头第三热电厂是当时包头市东河区 的唯一供热单位， 0 3 l月 2 0年 0在距老厂 l 5公里的黄草洼村开始进行2X3 0 W供热 0 M帆组异地扩建 1程。建项目晓杂的日常 基工作对行政办公方面提出了更高的要求 . 尤其是办公的效率、质量等方面。之我厂加新厂址地处偏远，交通不便，息交互非常信困难，文流转、日常签批等活动都受到严公fI j:l

我厂 O版面朴实，应用深入人心， A但已成为不可缺少的办公工具。随着新厂机组全面投入运行，员已全部到位。人为将

办公自 动化的观j彻到厂级各个层次，们将授 贯我权做到班组或员 .所有成员都参与到自动使化办公中。目前注册人员以达到3人，括 1 8包所有职能管理人员和大部分班组人员。邮件收发、知识文档共享、各种通知公告的发布、 查阅职工了解厂内生产经营情况、是发布信息、阅各种规章制度的重要窗口。查同时也是我厂的重要宣传窗口，立了工会视建窗、 1之窗、政 .廉政建设、习贯彻十七大精学神、基建试运等热点链接窗口，时宣传国及 家政策、布厂内重要动态。发 3. 2掘功能提高办公自动化水平 2.挖 OA办公自动化系统是一个通过网络j 之件漉转种炎掺报管

实现协同管理的办公平台，公文管理和对办公事务进行有效管理，使信息流转规范、 安全、速，高办公自动化水平，快提从而提高企业运作效率，省办公费用、低运营节降成本。平台的搭建，束了我厂公文的手该结工传发阶段。 0 5 1月进行办公自动化 2 0年 0软件的实施，经过一段时间的试运行， 0 6 2 0年起，我厂所有公文全部从网上流转，括包党委收发文、政收发文、委收发文、行纪工会收发文。方便厂内签报的流转、同审为合批、程项目委托书、术协议的审批，工技针对各种需求分别制定了不同的审批流程， 现在使用中的流程共计 1种，别适应不 8分同的审批过程。下面的数据显示了这两年公文收发、文件流转情况(如表 1。 ) 从表中可以看到，厂的各类公文流我转达量达￣ 2 2,中合同办理数量达 3 4 J i4 7其 5个。公自动化平台搭建完成后，建中后办基期所有的合同会签都在OA中进行，提高了 合同签办效率，快了工程进度。工程建加使设者与施工方充分体会到信息化带来的方便快捷。日常工作中，发文等文件的自动收流转，之规范化的流程设置，加使行政办公 更趋向于规范化、学化。科 OA系统灵活的流程设置，使自动化办公的细化、也规范化成为可能。前非常繁琐的行政公文会签，以 现在只要选择特定的

流程后即可按顺序自 动流转，省了大量时间、力。节精同时由于 OA系统文持痕迹保留，支持wo d多人修 r的订功能，公文在流转过程中的意见、使批示、改全部保留，便日后的查询管理。更方 除正式公文，,各类会议纪要也全部实我现网上流转。在，现无论员工还是领导都已认同这种办公方式，极参与其中。积希望在不久的将来，渐摆脱各类纸质文件，现逐实真正意义上的无纸化办公。 公文之外还有大量需日常处理的办公事务，全厂考勤报送、假事务、差如请出事务、类加班申请等，需多部门流转、各也 协调，花费火量时间精力签批，此，要为我厂也增加 r使用模块和相应的流程，办在公自动化平台上进行。别增加了加班申分 请、假管理，请出差管理、勤管理等。 考目日常办公事务的规范化，升了办公提自动化水平，【了业的竞争力。业的刁强企 j企日常经营管理更加规范、流畅。而且通过企业内协同办公的参与，工的素质得到很员大的提升 .对信息化建设有 r同感，企 .认为业进一步的信息化建设奠定了基础。 3 2 3进信息共享、通 . .促沟作为企 l信息共享平台，厂办公自 I l,、我 动化软件已发布各类信息2 5条，为重 36成

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