VGO Contract大型企业合同管理系统技术白皮书

VGO Contract大型企业合同管理系统技术白皮书

VGO Contract 合同管理系统

技术白皮书

2007-3-1

VGO Contract大型企业合同管理系统技术白皮书

目 录

VGO Contract 研制背景 ...................................................................... 3

VGO Contract 功能介绍 ...................................................................... 4

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7. 总体目标 ............................................................................ 5 客户/供应商管理 ............................................................... 6 预算及资金管理................................................................. 6 合同报批管理 .................................................................... 7 合同履行/变更管理 ......................................................... 11 合同台账查询 .................................................................. 13 个人工作管理 .................................................................. 13

VGO Contract 如何适应企业复杂的组织架构 .................................. 15

VGO Contract 如何管理企业合同管理业务流程............................... 16

VGO Contract 如何与企业的其他应用系统进行整合 ....................... 16

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VGO Contract 在那些企业里得到应用 ............................................. 16

1、辽阳石化分公司合同管理系统 .............................................................. 16

2、大港油田合同管理系统 .......................................................................... 18

VGO Contract 的开发者 .................................................................... 20

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VGO CONTRACT 研制背景

随着市场经济的规范和发展，我国大型企业已经完全进入国内外市场，成为市场经济的主体。如何在开展好经营活动、依法经营、避免市场的风险是大型企业面临的一个重要问题，在市场经营中，经营活动的法律依据就是合同，企业的经营活动都是依据经济合同进行，因此经济合同的管理工作至关重要。但是，目前大型企业经济合同的管理工作仍然是企业管理中比较薄弱环节，经济合同从签订、执行到归档，都存在一些不完善的地方，有些还给企业造成了经济损失，因此，加强经济合同管理，防范和化解经营风险，是企业管理工作中一项急迫又重要的工作。

在大型企业中经济合同管理是一个复杂的工作，管理难度大。其主要体现为：一是经济合同种类繁多（包括买卖合同、销售合同、工程合同、技术服务合同、维修合同等等），涉及多个管理部门，相互协调工作多；二是合同文本不规范，各地、各企业甚至各部门合同的文本格式都不相同，给企业合同管理带来一定困难，三是合同流程复杂，执行过程慢，严重影响经营活动，导致出现一些经济活动后补签合同的情况；四是合同管理部门缺乏对合同执行过程的监控力度，不了解合同执行情况；五是缺乏对对方资信的深入了解，特别是对方情况变化的了解，项目管理部门、合同管理部门、资金管理部门缺乏信息共享。

之所以出现上述问题，原因是多方面的，但以下因素的存在是起决定性作用的。一是经济合同管理人员较少，个别合同经办人员素质偏低，缺乏合同签订的基本知识。二是管理干部队伍知识结构欠缺，学技术或学专业管理的人员

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缺乏创新，手段陈旧落后。合同管理依然是采用传统的纸、笔签订加手工存档方式，合同文本只是在有关部门和有关人员之间保存使用，合同文本所体现的信息资源不能被管理部门共享，管理质量下降。

针对上述存在的问题，我们需要规范企业经济合同管理流程，二是采用先进的信息管理工具。这两方面相辅相成，规范的管理流程是投用计算机管理的必要条件，先进的信息管理工具将促进合同管理的规范，优化管理流程。管理流程的规范主要依据企业管理模式，与企业管理密切相关；先进管理工具可采用北京三维公司开发的经济合同管理信息系统，并结合企业具体特点和要求进行调整和完善。

因此，我们推出了VGO Contract企业合同管理系统，旨在提升大型企业的经济合同管理水平。VGO Contract采用国际标准的工作流引擎及先进的WEB 2.0技术和协作技术为企业提供基于企业内部网及广域网的合同管理信息系统，以实现企业合同文本标准化、合同流程的规范化、合同处理的网络化、合同信息管理的全面化，加速合同处理速度，提高合同监控力度，增加企业经济活动中抵御风险的能力。

VGO CONTRACT 功能介绍

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1. 总体目标

VGO Contract将协助企业实现以下具体目标：

制定标准化合同文本，进一步完善合同管理流程，实现合同的审批、

履行、统计、结算等功能；

以合同为主线，实现企业物资供应、采购、销售、工程的规范化流程

管理；

实现合同履行情况的实时监控和管理，全面、准确的对合同信息进行

查询；

实现合同处理过程的网络化管理，并对处理过程进行跟踪；

由重合同订立向资源市场管理、招投标和合同履约监控双向延伸，提

高合同管理的透明度；

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营活动。

2. 客户

/供应

商管理

客户/供应商管理模块管理企业合同相关的客户及供应商信息，能够在合同管理过程中实时对客户/供应商的资质、信誉等信息进行评价和管理，为合同的签订及合同履行提供参考。

3. 预算及资金管理

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包括：

对年度项目预算的管理。系统可以对年度预算进行维护（也支持从其他

系统中导入，如财务系统、计划系统、电子表格系统等）。

预算外资金控制。系统在各个部门合同在报批时对其是否属于预算内的

资金拨付计划进行审查，并支持对预算外的资金进行申请。

在合同履行过程中，对合同的每笔资金往来及累计收付款情况进行登记，

并对是否超过本年度预算进行识别和提示（尤其是对于跨年度执行的合同）。

4. 合同报批管理

合同报批管理模块通过工作流技术实现规范化合同审批过程、提高合同办理效率、深化合同签约过程控制规避合同风险。

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根据合同不同的金额、不同的种类，自动调用相应的审批单和审批流程。

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合同报批过程中对供应商资质情况进行评价。

对预算进行控制。

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对合同的相关文件进行分类管理

集成OFFICE软件对合同正文进行控制，支持痕迹保留。

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5. 合同履行

/变更管理

合同签订以后，合同进入履行阶段。合同履行/变更管理模块对履行中的合同进行管理，包括：

建立合同台账，对各部门、各时间段的合同进行分类管理。

对合同的每笔资金往来进行登记。

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对履行情况进行动态纪录，以便对合同履行过程中的重要证据进行管理。

合同发生变更时，对合同的变更过程进行审批并和原合同建立关联。

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6. 合同台账查询

7. 个人工作管理

工作项列表

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图形化流程跟踪

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个人日程安排

VGO CONTRACT 如何适应企业复杂的组织架构

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VGO CONTRACT 如何协助企业加强合同相关的业务过程控制

VGO CONTRACT 如何与企业的其他应用系统进行整合

VGO CONTRACT 在那些企业里得到应用

北京三维公司合同管理系统已经在中国石油抚顺石化分公司、辽阳石化分公司、兰州石化分公司、大港油田等大型企业应用，并取得良好效果。现以辽阳石化分公司、大港油田为例介绍系统应用情况。

（1）项目概述

中国石油辽阳石化分公司是中国石油天然气股份有限公司的地区分公司，位于辽宁省辽阳市东南郊，占地近16平方公里，是中国北方最大的化纤生产基地。辽阳石化主要从事炼油化工产品的生产、销售等业务。现拥有资产总值135亿元，年销售收入90亿元。公司下设9个职能处室、10个生产厂、6个直属单位和3个大型合资企业，拥有员工1.2万人。

2002年，作为合同管理工作主管部门的法律事务处，为提高公司合同管理水平，实现“统一授权，归口把关，统一审批，分级管理，各负其责”的合同管理工作目标。与北京三维公司合作，通过4个月的系统实施，建立了一套基于计算机网络的能够符合股份公司合同管理要求的经济合同管理系统，系统提供从合同的录入登记、审批、审计、查询、统计、管理等功能，完善了合同管理流程，实现了合同网络化管理，提高了合同管理效率和质量。

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二级单位共140多人使用这一系统，它已经成为辽阳石化经济合同管理工作中必不可少的工具，成为辽阳石化计算机网络的重要网络应用系统。

（2）系统实现功能

辽阳石化合同管理系统主要包括如下功能：

合同登记、合同审批的网络化和自动流转；

合同查询、统计、报表自动生成；

合同归档自动化；

资源市场管理；

招投标管理；

合同履行与合同跟踪管理；

总结报告及合同统计分析；

建立与公司财务系统的数据交互接口；

建立与股份公司合同管理数据交换接口。

（3）系统应用效果

辽阳石化合同管理系统投入运行后，取得良好效果，具体体现在：

完成了合同文本的标准化工作，各种合同文本都采用系统提供的标准

文本，只有合同管理人员才能对标准文本进行修改；

完成合同管理流程的规范化，并通过软件实现，提高办事效率；

从合同登记、审批、履行、打印、存档到生成报表、数据分析、查

询、分类管理、数据上报，财务接口、归档设置等各个方面全部实现

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现在短时间内就完成；

对合同签订和履行过程中的每一步骤都进行监控，并保留处理人的处理意见，避免了不必要的风险；

可以及时、准确地为股份公司、公司领导提供相关数据，辅助领导决

策。

（1）项目概况

大港油田公司是中石油股份有限公司所属的地区分公司，位于天津市东南的渤海之滨，东临渤海，西接冀中平原，东南与山东毗邻，北至津唐交界处，地跨津、冀、鲁三省市的25个区、市、县，总勘探面积18802平方公里。公司有各直属机关的处室10个，二级单位共25个。

法律事务处是大港油田公司整个合同管理系统的核心部门，参与公司重大决策的法律认证，提供法律咨询意见，负责公司合同管理工作。2003年8月，与北京三维公司合作开发了合同管理系统，经5个月时间，于2003年底系统投入运行。

大港油田合同管理系统应用范围遍及公司机关处室和25个二级单位，用户人数达400多人。系统投用实现公司合同的归口管理，大大提高了工作效率。

（2）系统实现功能

大港油田合同管理系统实现了如下功能：

合同授权委托审批、授权委托书办理的自动化管理；

合同立项申报审批的工作流程自动化；

合同招标审批工作流程自动化；

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/xfzj.html