办公室管理形成性考核册答案答案 - 图文

办公室管理形成性考核册答案

作业1

一、单选选择题

1、级别高的办公室一般称为( B办公厅 )

2、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构，其办公厅属于分理制的是？（ D国务院 ）

3、办公室的核心功能是（ A 塑造出组织文化及价值观 ） 4、办公室的本质属性是（ C 服务性 ） 5、办公室工作的第一要义是 （ A服务 ）

6、常用办公用品中属于办公文具的是 （ A中性笔 ）

7、发主办公用品的人员要求是 （ D发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品 ） 8、办公用品库存管理中的再订货量是指 （ C判定需要订购新的办公用品的库存余额 ） 9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是 （ B名牌和高档 ） 10、有权对政府采当重同进行监督和管理的是(A. 国家级或省部级财政部门 ) 二、判断题

1.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构 。( V ) 2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高 。( X) 3.信息调研是办公室的一项具体职能。( V ) 4.办公室的工作具有综合性特点 。( V )

5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。( X ) 6.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。( X ) 7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。( V ) 8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( X)

9.办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单 。( V ) 10办公设备使用权的获取只能是通过购买。( X ) 三、简答题

1、简答办公室的主要特点。

（l）辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。 （2）综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作．办公室工作是多元化的。

（3）服务性：服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

善谋：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。 3、 简述办公室设备使用规范。

（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，温度过低时需用加温

器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。 （6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；不要让阳光照射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施．不要自己随意处理电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。 4,简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 ①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。

②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置于旧物品的下面或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前面，易于找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到． ④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。 作业2

一、设计题

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。 P34 1．调研工作的准备阶段 （l）准备调研内容：

①确定调研课题：领导提出、有关部门确定、调查者自选。

②选题要求：既要注重现实意义，又要具有前瞻性．既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。 ③选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。 （2）调研课题的审定：

一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准．重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。 （3）成立调研小组，确定调研人员：

成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员．有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员相互取长补短．少而精，避免人浮于事。

（4）调研任务前的准备工作：

学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；查阅与课题相关的研究成果和文献资料；学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；了解与课题相关的背景资料。 （5）明确调研各阶段的任务和要求：

①调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。

②调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是理清思路、摆明措施。 ③调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。

④调研的末期，拟定调研提纲。调研提纲的内容，主要包括调研的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。

2．调研工作的实施阶段

实施阶段是调研工作的中心阶段。其实施步骤为：确定调查方法，搜集、整理调研材料，综合分析调研材料。 （l）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Brain-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。小提示：各调查方法常综合、交替使用。 （2）搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。 （3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。 3．调研工作的完成阶段 本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。 （l）确定主题：主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。 （2）选用材料一：材料要具有典型性、生动性、新颖性，多样性和准确性等特点。 （3）拟写提纲：注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引案例一案例1”。 （4）按纲写作：如表3-1所示。 （5）修改定稿：检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。 表3-1调研报告版面结构模式 标题 分单标题和双标题（即正副题） 前言 也叫导语，介绍调研目的，原因，时间，地点，对象范围，调查方法等 正文 正文开头有开门见山、结论先行、提出问题等方式：论述结构有纵式、横式、纵横式等 结尾 概括全文，形成结论，提出看法和建议 附件 包括数居汇总表、原始资料、背景材料、必要的工作技术报告等 调研时间 （略） 二、案例分析题

办公室的李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，使别人找不到。

办公室的小刘上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

你怎样评价这三位工作人员的行为？

***点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。可见，李敏符合要求；小王的工作存有误区；小刘工作不合要求。 ***工作程序

加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。

秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。

**1.保持你所参与的公共区域整洁 (1)要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。

(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。

(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。

(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。 2.保持你的上司的工作环境的整洁

(1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

(2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。

(3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。

(4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。 (5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。

(6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。

3.整理个人工作环境

办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。

(1)办公桌的必备物品及其整理

摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。 ①电话。②电脑。③参考书。④文具用品盒。⑤文件夹。⑥办公桌抽屉。

(2)整理办公桌的技巧要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：①将不常用的东西转移到其他的地方。②清理过期的文件。③注意你的电脑显示器。④充分利用办公空问。⑤清理旧的阅读材料。

作业3

一、单选选择题

1.下画属子文书的是( A.书信 )。

2.在公文行文中,下级向上级行文时,错误的是(C.抄送下级机美 )。 3.公文写作的规范要求( C.異有规范体式,行合公文橋式标准 )。

4.向上级做请示时,下面哪个做法不妥( C.地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示 )。

5.意向书的特点不包括( C.的東性 )。

6.在办理发文时,经复核,对于不符合要求的公文应该( B.退交起草部门补充成修正 ) 。 7.在收文过程中,可以由办公室人员启封的信件是( D.公开出版的杂志的贈阅信件 )。 8.“四分四注意”立卷方法不包括(D.分纸型))。 9.电子公文的属性是( C.具有规范格式 )。

10.电子公文的处理( C.可以印制成纸质文件分发处理 )。

二、判断题

1.狭义的文件即指公文。（ X ）

2.公文行文时越级行文是普遍現象。（ X ） 3.办文能力就是指写文能力。（ V ）

4.意向书简单而言就是传送意向的文书。（ V ） 5.协议书本身与合同的法律效力是一样的。（ V ）

6.上行发文的主送机关必须为上级机关,而不是上组领导个人。（ V ） 7.收文时应逐件清点,并以签字成盖章的方式签收。（ V ）

8.档案保管期限就是对档案划定的存留年眼, 它与档案本身的价值大小无美。（ X ） 9. 档案库房要坚固、安全、专用,适宣保管档案,和阅览室,办公室实行三分开。（ V ） 10.电子文档不存在销毁问题,。（ X ） 三、简答题

1、简要回答公文写作的五部曲。

公文说什么→领悟核心思想→内容是在什么背景下产生的→内容是怎么表达的→是否符合国家公文格式标准。

第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。 第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。

第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。

第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：格式，公文的包装；主题，公文的灵魂；材料，公文的血肉；结构，公文的骨骼；语言，公文的细胞。目的明确，行文有据；主旨单一，内容合法；文字表达准确、鲜明、简练、得体。 第五步，符合国家公文格式标准―《党政机关公文格式》（GB/T9704一2012）。

总之，找好角色定位与行文角度；清晰拟写公文是受领导之命，代机 关立言。代拟公文：要认准领导的身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征，区别文稿应用范围，内外、上下有别。

2、简要回答起草请示的“五步棋”。

起草请示的思维模式――沿着以下“五步棋”思路走 （l）因为什么请示――对于原因、目的的说明。 （2）请示什么问题――提出请示的主题内容。

（3）怎样解决问题――提出解决问题的建议或方案。 （4）请求上级回复――结尾用语的使用。

（5）有无附件需要说明――根据需要确定附件的使用与否。

3、简述公文校对工作要求。

答：校正.补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等：解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码、与注文之间衍接以及页码编排问题：进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理：需要使用标准校对符号：对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。

4、 简答电子公文处理过程的五个环节。P143

答：电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期） （1）创建：根据一定的规则建立电子公文。

（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。

（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

作业4

一、填空题

常用礼貌用语七字诀：

与人相见说“您好” 问人姓氏说“贵姓” 问人住址说“府上” 仰慕已久说“久仰” 长期未见说“久违” 求人帮忙说“劳驾” 向人询问说“请问” 请人协助说“费心” 请人解答说“请教” 求人办事说“拜托” 麻烦别人说“打扰” 求人方便说“借光” 请改文章说“斧正” 接受好意说“领情” 求人指点说“赐教” 得人帮助说“谢谢” 祝人健康说“保重” 向人祝贺说“恭喜” 老人年龄说“高寿” 身体不适说“欠安” 看望别人说“拜访” 请人接受说“笑纳” 送人照片说“惠存” 欢迎购买说“惠顾” 希望照顾说“关照” 赞人见解说“高见” 归还物品说“奉还” 请人赴约说“赏光” 对方来信说“惠书” 自己住家说“寒舍” 需要考虑说“斟酌” 无法满足说“抱歉” 请人谅解说“包涵” 言行不妥“对不起” 慰问他人说“辛苦” 迎接客人说“欢迎” 宾客来到说“光临” 等候别人说“恭候” 没能迎接说“失迎” 客人入座说“请坐” 陪伴朋友说“奉陪” 临分别时说“再见” 中途先走说“失陪” 请人勿送说“留步” 送人远行说“平安”

二、简答题

1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。P167

（1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织――主体；公众――客体；传播――手段。 （2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。

2、提高会议质量的主要方法和措施。P148

（l）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。 （2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。 （3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。 （4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。

（5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。 （6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。

（7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。 （8）提高会议主持人和与会者的开会水平。

（9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，以保证会议的有效性。

3、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？P147

（l）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位．各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

（2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议

节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行，主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。

（3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益．

4、简述会务管理的要求。P156

（l）会务的含义：指有关会议议程安排的事务，有关某些团体组织或会议的事务。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作等。

（2）会务管理的含义：指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。

（3）常见的会务管理：主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。

一、单项选择： 1、级别高的办公室一般成为（办公厅） 。 2、中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅属于（国务院） 3、办公室的核心功能是（塑造出组织文化及价值观） 。 4、办公室的本质属性是（服务性） 。 5、办公室工作的第一要义是（服务） 。 6、常用办公用品中属于办公文具的是（中性笔） 。 7、发放办公用品的人员要求是（发放人员要提醒适用部门和人员节约办公用品） 。 8、办公用品库存管理中的再订货量是（判断需要订购新的办公用品的库存余额） 。 9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（名牌和高档） 。 10、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（国家级或省部级财政部门） 。 11、办公室人员辅助领导进行决策，意味着（只能充当领导的参谋和助手） 。 12、办公室在做调查研究工作时不能（调查时，牢记领导对问题的预判来筛选。 。 ） 13、办公室调查研究的选题原则不包括（易出成果原则） 。 14、监督工作部门的基本任务不包括（在督查中就有关重大问题作出重新决策） 。 15、办公室信息工作的要求不包括（信息量越大越好） 。 16、在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪要素（要有“诚心” ） 。 17、下列电话礼仪中错误的是（与女士通电话，男士先挂） 。 18、介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（年龄） 。 19、行政办公费用中的“三项经费”不包括（业务招待费） 。 20、行政事业单位压缩办公经费不包括 （把事权尽量分给下属机构， 单位本身做事） 21、根据 1990 年 9 月 19 日国家保密局发布， ， ，绝密事项不超过（三十年） 。 22、公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（6厘米） 。 23、在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合（他会故作忙碌状） 24、下面属于文书的是（书信） 。 25、在公文行文中，下级想上级行文时，错误的是（抄送下级机关） 。 26、公文写作的规范要求（具有规范体式，符合公文格式标准） 。 27、向上级做请示时，下面做法不妥（地级市政府经常越过省政府直接向国务院） 。 28、意向书的特点不包括（约束性） 。 29、在办公室发文时，经复核，对于不符合要求的公（退交起草部门补充或修正） 30、在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件（公开出版的杂志的赠阅信件） 31、“四分四注意”立卷方法不包括（分纸型） 。 32、电子公文的属性是（具有规范格式） 。 33、电子公文的处理（可以印制成纸质文件分发处理） 。 34、公共关系工作的特点不包括（以慧己为原则） 。 35、危机的特点不包括（经常性） 。 36、危机管理的原则不包括（转移焦点原则） 。 37、下面属于办公室用语禁忌的是（领导交代的工作超出自己能力时，坦诚地说） 38、会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（茶歇） 。 39、中型规模的会议人数一般是（数百人） 。 40、会议的直接成本不包括（会议工时成本） 。 41、制度会议策划方案时，要明确 6 个 W，其中“Who”是指（会议参加人员） 。二、判断题： 1、办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 （√） 2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。 （×） 3、信息调研是办公室的一项具体职能。 （√） 4、办公室的工作具有综合性特点。 （√） 5、办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。 （×） 6、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。 （×） 7、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。 （√） 8、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。 （×） 9、

办公用品的库存控制和监督中，要求进货、出货和库存的三卡一致。 （√） 10、办公设备使用权的获取只能是通过购买。 （×） 11、我国古代的谋士、谏官和官僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是（√） 12、调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定（√） 13、调查和研究是一回事。 （×） 14、决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的（×） 15、办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、 失效和无效信息进行剔除 （√） 16、涉外礼仪中以右为尊。 （√） 17、迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入（×） 18、名片递送应选择初识之际，而不可选择分别之际。 （×） 19、举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。 （×）20、签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。 （√） 21、印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。 （√） 22、无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的（√） 23、狭义的文件即指公文。 （√） 24、公文行文时越级行文是普遍现象。 （×） 25、办文能力就是指写文能力。 （×） 26、意向书简单而言就是传递意向的文书。 （√） 27、协议书本身与合同的法律效力是一样的。 （×） 28、上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。 （√） 29、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。 （√） 30、档案保管期限就是对档案划定的留存年限， 它与档案本身的价值大小无关 （×） 31、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三（√） 32、电子文档不存在销毁问题。 （×） 33、办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。 （×） 34、危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的。 （×） 35、危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大（√） 36、请人勿送的常用礼貌用语是说“留步” 。 （√） 37、会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。 （√） 38、会议的主办者就是会议的主持者。 （×） 39、大型会议的主持人宣布会议闭幕， 通常对会议举办者而言会议的基本流程 （×） 40、大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。 （√） 三、简答题 1、简答办公室的主要特点。 （l）辅助性： （2）综合性： （3）服务性 2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 (1)办公室人员善谋要求： 能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务； 要 “参” 到点子上， “谋”到关键处，注重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是 个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。 （2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度” ， 把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生” 想法，加强于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意” ，帮倒忙，给工作带来损 失，造成被动。 3、简述办公室设备使用规范。 （l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的 要求进行操作。 （2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非 是配置给个人专用或指定公用的办公设备。 （3）注意安全，注意节电，注意卫生， 注意定期保养。 （4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于 处理私人事务． （5）办公设备的使用环境温度为 5℃至 35℃，相对湿度为 20％至 85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备 5 米左 右的有效影响距离内。 （6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。 4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 ①储藏间或物品柜要上锁， 确保安全。 ②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。 ③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新 物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、 分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易 干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能 轻松找到． ④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。 ⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导 致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。⑥订立物品发放制度， 确定物品发放人。 5、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。 （1）准备阶段：主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研

任务及要求。 （2）实施阶段：主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调 研成果。 （3）完成阶段：主要是撰写调研报告。 6、办公室督查工作的方式。 （1）现场督查； （2）会议督查； （3）书面督查； （4）电话督查； （5）互联网督查 7、办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 （1）办公环境或称办公室环境， 是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的 综合。 （2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能 环境和办公活动工作环境。 8、信访工作中网络来信的处理要求。 （1）定时打开信箱，及时处理电子邮件。 （2）重要信访，及时报请。 （3）转办信 访，跟踪督办。 （4）网络保密，脱机阅读。 9、第三代时间管理的 ABCD 法则及其内容。 第三代时间管理讲究优先顺序的观念，即把要做的事情分清轻重缓急，成为 ABCD 法则。 A、重要且紧急：必须立刻做； B、紧急但不重要：在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事情； C、重要但不紧急：只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是 拖延； D、既不紧急也不重要：有闲工夫再说。 10、简要回答公文写作的五部曲。 第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴 近度” 。 第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。 第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法， 对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。 第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求： 第五步，符合国家公文格式标准。 11、简述起草请示的“五步棋” 。 起草请示的思维模式――沿着以下“五步棋”思路走 （l）因为什么请示――对于原因、目的的说明。 （2）请示什么问题――提出请示的主题内容。 （3）怎样解决问题――提出解决问题的建议或方案。 （4）请求上级回复――结尾用语的使用。 （5）有无附件需要说明――根据需要确定附件的使用与否。 12、简述公文校对工作要求。 公文校对工作要求：校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格 式等；解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页 码编排问题； 进一步审核定稿中的疏漏， 发现问题及时提交有关领导人和撰稿 人处理；需要使用标准校对符号；对于重要的或者大量印制的公文，应实施三 校、四校，以确保公文的正本不出差错。 13、 简答电子公文处理过程的五个环节。 （1）创建：根据一定的规则建立电子公文。 （2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。 （4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。14、简述公共关系的三大构成要素及其原则。 （1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织――主体；公众――客体；传播―― 手段。 （2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如 一，开拓创新，整体统一。 15、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？ （1）会议是否确有召开的客观必要性； （2）会议目的和会议风气是否端正； （3）会议时机是否已经成熟； （4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位． （5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。 16、简述会议的积极作用。 （1）交流信息，互通情报； （2）发扬民主，科学决策； （3）增强友谊，促进团结； （4）统一认识，协调行动； （5）带动消防，促进经济。 17、简述会务管理的要求。 （1）会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心； （2）组织签到和登记：任劳任怨能连续作战； （3）做好联络协调：沟通协调能力强； （4）会议记录与保密：业务素质与原则性； （5）会议后勤保障：服从分配协作意识好。四、案例分析题： 1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责 （1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主 管领导请示了，就应该按照孙的意见办，不应多头请示。 （2）在工作中不应过分亲近和疏远某领导，以致落到尴尬的境地。 （3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办 事，求得谅解后，按孙的意见办。 （4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一 个方法遵照执行。 （5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或 张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。 2、新加坡利达公司

销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。 （1）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量） （2）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码） （3）该说的没有说（没有及时向上司汇报） （4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示） （5）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉 上司，使自己陷入被解雇的境地） （6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门 （7）不等对方说完，就“啪”挂上电话 3、爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着 （1）文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打谁先挂” 的原则。丁秘书做错了。 （2）丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三 次来电时，丁秘书应该说“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理 无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会 主动与你联系的。谢谢！ ” （3）审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司 是否想与对方通话。如果上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想 通话，应想办法拒绝对方。 （4）在电话中应既做到为领导“挡驾” ，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。 4、公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午 9:00 到 11:00 召开销售会 （1）应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备这份名单 （2）打印好书面通知 （3）在 3 天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内 容等）到名单上的每个人 （4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意 （5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间） 、地点 （6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备 （7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作 5、某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司 （1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧” ，办公室人员不能替上司做主； （2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； （3）对提出重要建议的来访者， 应认真记录，汇报上司； （4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽； （5）对言辞激烈的 来访者应有礼有节，宣传政策； （6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打 110。 6、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人， “欢迎欢迎”嘴里说着， （1）主人和客人之间，应该主人先伸手 （2）在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗？” （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意 （4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下” （5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座 （6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不适合的话题 （7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等 7、为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会 问题一：会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明 确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收 人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。 问题二:针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？会前准备工作的每个细节问题 都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以 改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边, 耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们 按原来小组划分展开了讨论。 五、设计题： 1、设计一份 A4 纸白文件纸库存记录卡。 库存记录卡 项目 A4 白文件纸 库存参考号 最大库存量 最小库存量 单位数量包（1 令=500 页） 日期 接收的 数量 发票号 供应商 B4 100 令 15 令 25 令 再订货量 发放 发放 数量 申请号 个人 部门 余额 2、设计一份电话记录单。 来电人： 来话时间： 通话地点： 。姓名 年 。来电人地点： 1. 单位部门： 月 日 时 分 。 。通话要点： 2. 结束时间 年 1.交由 2.请由 月 日 时 分 。 。处理要点 记录人 进行处理 尽快回电 3、设计一份归档文件目录。 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 4、 几位领导同时布置任务怎么办？X 市政府办公室的李助理， 在接受徐市长的一份 （1）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他 人完成杨副市长交办的事项。 （2）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。 （3）他人查找完杨副市长所需的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如 果可能，可以顺带把参与查找人员名字讲一下。 5、

设计一个开业典礼的筹备工作流程。 开业典礼的舆论宣传工作可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告和告 示栏中张贴开业公示——要做好来宾邀请工作——发放请柬——现场的布置—— 准备开幕词、致答词——要做好接待服务工作——要做好礼品馈赠工作——拟定典 礼程序——做好各种物质准备。 6、设计一个新闻发布会的筹备流程。 主题的确定——时间的选择——地点的确定——人员的安排——材料的准备—— 发放请柬——准备胸卡和名签——准备好视听设备——制定预算计划。 《办公室管理》补充： 一、单项选择题 1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（决策性 2．办公室布置要注意（各种沟通、保密 3．文员在进行办公室布置时，不适宜（较大的物品放在稍高于眼光平行的层 4．以下关于文员对办公室布置的情况，错误（办公桌抽屉里的物品摆放要注 5．在办公室里，（靠近窗户）的位置是上座。 6．传真机的使用哪一项是不对的？（随时随地可向对方发送 7．在使用复印机的过程中，以下哪项不恰当（接通电源可立即复印操作 8．以下关于录音机的使用不适宜（录音时需将监听开关至于“ON”位置 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（制造 11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，不适宜（让员工们随意领取办公用品 12．以下文员的工作顺序中，正确（文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变 13．文员按照“优先顺序”处理工作，不适宜（可以按照文员自己的习惯进行工作 14．文员必须管理好自己的时间，不适宜（每天把工作安排得超出工作时间，给自 15．以下关于文员管理好时间的说法，不正确（把零散工作安排在安静、有效的时 16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不适宜（标准的零用现金单据有一 17．文员传达上司的指示时，不适宜（传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意 18．文员必须具有合作精神，不适宜（应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 19．以下接打电话的行为中，不适宜（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院 20．以下哪个接打电话的行为不正确（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 21．文员在接打电话时，正确（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就 22．以下文员应遵守的电话礼仪中，不适宜（打出电话，而对方无人接听，等铃声 23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（按私人公务标准分拣 24．文员在拆邮件时，不正确的做法（拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名 26．邮件送到单位所租的信箱，不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起 27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（爱好 28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人打印顺序（姓名、部门、地址、国名 29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（感谢信 30．以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很多人时，可以交叉握手 31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信（初次写信，或有过激言行的 32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时不应（处理信件按照“分级 33．在会议开始前和进行过程中，不恰当（作会议记录时离开会议室接听电话 35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致 36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录（征求主持人意见，停止笔录 37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（只在便笺上写好会议名称 38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（圆桌型 39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（审查功能 40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员（发表意见 41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，错误（如果上司出差，可以在他回来 42．文员制作日程安排计划表时，应避免（日程安排计划笔记本如果已经使用一年 43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得，另一是具有（说话的技巧 44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，不适宜（以电话方式决定面谈或开 45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，不适宜（代替上司制定约会计划 46．以下关于预订工作的行为中，不适宜（不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其 47．上司出差，文员预订机票时，不正确（不必提前在取票前或出发前再用电话予 48．照料上司身边琐事的说法，不正确（应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要， 49．以下关于名片的使用方式，正确（如果对方给你名片，你恰好没有带，应说明 50．文员遇到对方递送

的名片上有较罕见的字，应（请教对方“可否请问一下，这 51．以下关于交际礼仪的举止行为，适宜（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（ 以右为尊 53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ 查证消息的可靠性 54．文员协助举行宴会时，不用考虑（ 有无休息室 55．以下说明宴会的种类与形式的内容，正确（工作餐是非正式宴请形式，早、午、 56．以下关于文员的宴会礼仪中，正确（吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向 57．以下餐巾的使用方法是正确的（ 用来擦嘴唇嘴角 59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，不适宜（未用完一道莱时，应将刀叉平 60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服 61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（由过程先说 62．接受忠告的正确反应是（ 切勿感情用事 63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，属于合适（有共同利益的话题 64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖，这是（骑边章 65．值班人员不应该做以下哪类事情？（ 签发文件 66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告，统计报 67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。（按通讯者特征立卷 68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括（归档范围、归档时间、归档耍求 69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ 归档时间 ）和归档要求。 二、判断题 1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ 2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ ∨ × ） ） ） ∨ ） ） 3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ × 4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的（ 5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ × 6． 善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、 谨慎， 对同事尊重和理解， 即不 （ 7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ × ） × ） 8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收（ 9． 文员传达上司信息时， 可以把上司的话语加多或减少， 以个人的口吻来 （ 10． 文员代替上司传达不利消息时， 因为当这个信差很困难， 所以要拖到 （ × ） × ） × ） ） ） 11． 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长， 你跟对方的文员 （ ∨ 12． 文员对报纸和杂志的处理， 可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的 （ ∨ 13． 文员应避免不必要的通信和邮寄， 尽可能频繁的联系集中起来分批进行 （ ∨ ） 14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ 15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ∨ 16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ × ） × ） ） × × ） ） ） 17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（× 18． 如果需要与来访者确定会面时间， 应先征求来访者方便的时间， 查看 （ 19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。 （ 20． 如果会客室的门是拉开的， 先让来访者进入会客室后， 文员立即换手 （ ∨ ） ） ） 21． 如果会客室的门是推开的， 文员应先小步走进会客室， 等客人进入后 （ ∨ 22． 介绍地位相同的人时， 应按照到职的先后， 先介绍新进的职员； 若同 （ 23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ × ） ∨ ∨ 24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ 25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ∨ ） ） 26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个（∨） 27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会（×） 28． 假如上司不准备参加某个会议， 应立即将会议通知丢掉， 以免干扰其他事情 （×） 29． 如果会议气氛紧张， 且对上司立场不利时， 文员可借奉茶为名， 态度和蔼， （∨） 30． 会议租用的设备， 文员必须确保宾馆 （或其他供应者） 把所需用设备都送过 （×） 31． 代表会议依法定期召开， 与会代表必须达到法定人数方为有效， 因此文员应 （∨） 32． 如果上司一年之中交往很多， 但很难记住每一个人和每一次见面的情况， 文 （∨） 33． 受到直属上司以外的指派时， 假如是文员自己能够安排办理， 而且不会影响 （∨） 34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自（×） 35． 上司自己安排的约会忘了事先告诉你， 出现约会冲突， 解决方法是让上司先 （×） 36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过（×） 37． 对于误投邮件， 文员可先拆开看看， 然后在信封上写上 “该地址不对” ，并 （×） 38． 假如对方所要求的日期已经被预约， 除非有相当的确认， 文秘人员切不可独 （∨） 39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（∨） 40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的（∨） 41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（∨） 42． 如果是沿着人行道走， 两个人并行， “尊贵的位置” 是在右边， 三个人并行 （∨） 43． 文员坐下时， 脚尖在膝盖垂直线以内， 也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可 （×） 44． 女性文员坐下后， 臀部在椅子上只坐三分之二， 后背离椅面有一个拳头大小 （∨） 45． 当与人擦肩而过， 或越过长辈、 上司前面， 或因事中途离坐时， 都要招呼一 （∨） 46． 交际应酬要讲求时效， 若时机错过再来补救， 不但无法表达诚意， 还会破坏 （∨） 47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产（×） 48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（∨） 49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（×） 50． 宴请的请柬一般要提前一至二周发出， 以便客人及早安排， 已经口头约定的 （×） 51． 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、 时间、 形式。 请帖上指定打 “黑领结” （∨） 52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（×） 53． 口头语言视时间、 场合、 对象的不同而有所不同， 对上司或长者说话，应文 （×） 54． 要发问或有意见时， 应该等上司说完话之后再发问， 可以提出自己的看法。 （×） 55． 如果要拒绝别人， 最好是依照自己和对方的人际关系程度， 分别使用表示方 （∨） 56． 合适的话题可以有双方都感兴趣的、 有共同利益的话题、 比较高雅的话题和 （×） 57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（×） 58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（×） 59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（×） 60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要（×） 61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。 （×） 62． 办公室人员值班工作的制度有交接班制度、 请示报告制度和安全、 保密制度 （×） 63． 列入保密范围的公文， 应在产生的同时， 由制文机关确定密级和保密范围， （∨） 64． 注办是指文秘人员在 《文件处理单》 上或文尾的下角注明公文办理的结果。 （∨） 65． 档案是指使用过的、 文件中所指事情已经办理完毕、 具有保存价值的文书。 （∨） 66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（×） 67． 文书部门立好的案卷， 必须逐年移交给档案室集中保管， 称为 “归档” ， 有 （×） 68． 文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件， 随 （×） 三、案例分析题 1．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了， （1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总 数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还 应该当面指出，以分清责任； （2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应 按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的 个人和部门； （3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”， 并签上姓名，当面交给对方并道歉； （4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠； （5）寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封 左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。 2．某年 3 月 5 日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从 3 月 5 日至 3 (1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间； (2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答 复；(3)12 日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动； (4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过 目；(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打 电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7)在移交邮包里的物品 时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。 3．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天 （1）沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求; (2)沈的 穿着突出自己,影响了古总经理的形象; (3)陈的穿着打扮干扰谈判,影响工作,破坏 工作场所安静；(4)陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺 利；<5)小沈应该对领导的作风,性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足.古总经 理与客商争执,她应采取补救措施,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈 判继续,而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保持冷静,不 反驳,应理解上司的难处.找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。 4．波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外 （1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？ （2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？ （3）从这件事中你得到了什么教训？ (1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员; (2)如果联系不上送货员,向总经理汇报,请求该如何办; (3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 <5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台); <6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响,电子类装置应至少提前一天安排; (7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音,停车场等问题; (8)不能仅凭电话联系,应实地查看; (9)重要设备应考虑备用(或两套方案). 4.督查工作的原则不包括\\\\督查与代办相结合

国开行管专科网络核心课程《办公室管理》形考任务试题及答案 形考任务二

一、单项选择题（每小题5分，共50分） 1. 级别高的办公室一般称为\\\\办公厅

2. 中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是\\\\国务院

3. 办公室的核心功能是\\\\办文 4. 办公室的本质属性是\\\\服务性 5. 办公室管理的第一要义是\\\\服务

6. 常用办公用品中属于办公文具的是\\\\中性笔

7. 发放办公用品的人员要求是\\\\发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品 8. 办公用品库存管理中的再订货量是指\\\\判定需要订购新的办公用品的库存余额 9. 正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是\\\\名牌和高档 10. 有权对政府采购合同进行监督和管理的是\\\\国家级或省部级财政部门 二、判断题（每小题5分，共50分）

11. 办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。对 12. 省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。错

13. 信息调研是办公室的一项基本职能。对 14. 办公室的工作具有综合性特点。对

15. 办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。错 16. 办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。错 17. 发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。错 18. 办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。对 19. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。错

20. 办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。对 形考任务三

一、单项选择题（每小题5分，共50分）

1. 办公室人员辅助领导进行决策，意味着\\\\只能充当领导的参谋和助手

2. 办公室在做调查研究工作时不能\\\\调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料 3. 办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项\\\\易出成果原则 4. 督查工作的原则不包括\\\\督查与代办相结合 5. 办公室信息工作的要求不包括\\\\信息量越大越好

6. 在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是\\\\要有“诚心” 7. 下列电话礼仪中错误的是\\\\与女士通电话，男士先挂 8. 介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的\\\\年龄 9. 行政办公费用中的“三项经费”不包括\\\\业务招待费 10. 公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为\\\\6厘米 二、判断题（每小题5分，共50分）

11. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。对

12. 办公室工作人员辅助领导决策，是指在决策前收集整理信息的活动。错

13. 调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。对

14. 调查和研究是一回事。错

15. 决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。错

16. 办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。对

18.引导客人坐电梯时，按照社交礼仪，应让客人先进电梯。错 19.名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。错 20.一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽。对 形考任务四 一、单项选择题（每小题 5 分，共 50 分） 1.下面属于文书的是\\\\书信 2.在公文行文中，下级向上级行文时，错误的是\\\\抄送下级机关 3.公文写作的规范要求\\\\具有规范体式，符合公文格式标准

公文的作者是法定的组织或其法定代表人， 公文以规范的体式和文字为信息表达方式， 是国 家进行管理的一种重要工具。 选择一项： 对 正确 错 反馈 正确答案：对！ 题目 12 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 公文行文时越级行文是普遍现象。 选择一项： 对 错 正确 反馈 正确答案：错！ 题目 13 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 部门行文规则： 党委、 政府的相关部门依据职权可以相互行文。 部门内设机构除办公厅 （室） 外皆可对外正式行文。 选择一项： 对 错 正确 反馈 正确答案：错！ 题目 14 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 意向书简单而言就是传递意向的文书。 选择一项： 对 正确 错 反馈 正确答案：对！ 题目 15 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 协议书本身与合同的法律效力是一样的。 选择一项： 对 错 正确 反馈 正确答案：错！ 题目 16 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。 选择一项： 对 正确 错 反馈 正确答案：对！ 题目 17 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 收文时应逐件清点，核对无误后以签字或盖章的方式签收，并注明签收时间。 选择一项： 对 正确 错 反馈 正确答案：对！ 题目 18 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 档案保管期限与档案本身的内容重要与否无关。 选择一项： 对 错 正确 反馈 正确答案：错！ 题目 19 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。 选择一项： 对 正确 错 反馈 正确答案：对！ 题目 20 正确 获得 5.00 分中的 5.00 分 未标记标记题目 题干 电子文档不存在销毁问题。 选择一项： 对 错 正确 反馈 正确答案：错！

《办公室管理》历年期末考试判断题题库（排序版）（2016 年 12 月 27 日整理、更新至 2016 年 1 月试题） ST.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销\\\\对 ST.办公设备使用权的获取只能通过购买\\\\错 ST.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光\\\\错 ST.办公室的工作具有综合性特点\\\\对 ST.办公室工作的两大职能是政务（或业务）服务和事务管理，政务服务（业务）就是为确保有效、快捷的事务管理而开展的辅助性工作\\\\错 ST.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”\\\\错 ST.办公室工作人员辅助领导决策，是指在决策前收集整理信息的活动\\\\错 ST.办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度\\\\错 ST.办公室公共关系沟通，就是指与组织的服务对象的沟通\\\\错 ST.办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理\\\\错 ST.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度\\\\对 ST.办公室环境布置的目的之一是为了有利予保密工作\\\\对 ST.办公室

是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台\\\\对 ST.办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息\\\\对 ST.办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方\\\\错 ST.办公用品的库存管理和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致\\\\对 ST.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量\\\\错 ST.办文能力就是指写文能力\\\\错 ST.部门行文规则：党委、政府的相关部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外皆可对外正式行文\\\\错 ST.大办公室一般隔成 3-4 平方米的个人工作室，隔板高约 1.5 米\\\\对 ST.大办公室一般隔成-平方米的个人工作室，隔板高约米\\\\对 ST.大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结\\\\错 ST.大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构\\\\对 ST.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数\\\\对 ST.当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务\\\\对 ST.当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声\\\\对 ST.档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关\\\\错 ST.档案保管期限与档案本身的内容重要与否无关\\\\错 ST.档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开\\\\对 ST.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书\\\\对 ST.电子文档不存在销毁问题\\\\错 ST.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定\\\\错 ST.电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上\\\\对 ST.发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录\\\\错 ST.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位\\\\错 ST.该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话\\\\对 ST.感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送\\\\对 ST.公文的作者是法定的组织或其法定代表人，公文以规范的体式和文字为信息表达方式，是国家进行 管理的一种重要工具\\\\对 ST.公文行文时越级行文是普遍现象\\\\错 ST.公务文书中所指的“主送机关”，是指收受、办理公文的单位\\\\对 ST.合适的话题可以是双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题\\\\错 ST.会议的主办者就是会议的主持人\\\\错 ST.会议的主办者就是会议的主持者\\\\错 ST.会议记录就是有言必录\\\\错 ST.会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具\\\\对 ST.即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限\\\\错 ST.即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助\\\\对 ST.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情\\\\错 ST.交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系\\\\对 ST.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人\\\\对 ST.介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信\\\\错 ST.举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则\\\\错 ST.决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况\\\\错 ST.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗\\\\对 ST.两个电话铃同时晌时，文员要同时对两个电话讲话\\\\错 ST.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密\\\\对 ST.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作\\\\对 ST.面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施\\\\对 ST.名片递送应该选择初识之际，而不可选择分别之际\\\\错 ST.名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际\\\\错 ST.男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握\\\\错 ST.男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握\\\\对 ST.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离\\\\对 ST.签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔\\\\对 ST.请人勿

×××送的常用礼貌用语是说“留步”\\\\对 ST.请示与报告可以合并使用，如“关于×问题的请示报

告”\\\\错 ST.日常交往中的上下级角色关系不应淡化\\\\错 ST.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，文员应自己决定优先顺序\\\\错 ST.如果两位来访者均未

预约，应该按照先来后到的原则引见给上司\\\\错 ST.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每.次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件\\\\对 ST.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话\\\\对 ST.如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来\\\\错 ST.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰\\\\对 ST.上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人\\\\对 ST.上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划\\\\对 ST.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握\\\\错 ST.社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题\\\\对 ST.涉外礼仪中以右为尊\\\\对 ST.省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高\\\\错 ST.收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收\\\\对 ST.收文时应逐件清点，核对无误后以签字或盖章的方式签收，并注明签收时间\\\\对 ST.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定\\\\对 ST.受意是领导接纳文员的意见和建议\\\\错 ST.调查和研究是一回事\\\\错 ST.调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动\\\\对 ST.同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍\\\\对 ST.危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的\\\\错 ST.危机管理是指当组织发生了危机组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大突发性事件时，及时采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低损失、重塑形象的过程\\\\对 ST.为了提高会议效率，即使远超过个小时的会议，也不应安排中场休息\\\\错 ST.文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好\\\\对 ST.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领\\\\错 ST.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限\\\\错 ST.文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气\\\\错 ST.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍\\\\错 ST.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读\\\\对 ST.文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达\\\\错 ST.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司\\\\错 ST.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉\\\\错 ST.文员向下级机关传达上司信息时，应以上司口吻把话转达\\\\错 ST.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行\\\\对 ST.文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做\\\\错 ST.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行\\\\错 ST.文员在接听投诉电话时，如果对方无端辱骂，可把他使用的字眼写下来或使用电话录音，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。”\\\\对 ST.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量\\\\对 ST.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真\\\\错 ST.无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，这是对外事工作者的一项基本道德规范要求\\\\对 ST.狭义的文件即指公文\\\\对 ST.小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些\\\\对 ST.小办公室的配置，上司的办公室应靠里面\\\\对 ST.协议书本身与合同的法律效力是一样的\\\\错 ST.信息调研是办公室的一项基本职能\\\\对 46.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰\\\\对 ST.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了\\\\错 ST.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司\\\\错 ST.一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽\\\\对 ST.意向书简单而言就是

传递意向的文书\\\\对 ST.引导客人坐电梯时，按照社交礼仪，应让客人先进电梯\\\\错 ST.印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者\\\\对 ST.英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话\\\\错 ST.迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入汽车或边寒暄边引导\\\\错 ST.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容\\\\对 ST.与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语。例如，英语应用“How do you do？”（你好）等\\\\对 ST.在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意\\\\对 ST.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响\\\\错 ST.正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧\\\\对 ST.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果\\\\对 ST.组织做好公共关系的目的是在优先维护自身目标的基础上促进社会和公众利益\\\\对

形考任务二 一、单项选择题（每小题 5 分，共 50 分） 1 级别高的办公室一般称为（办公厅） 2 中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（国务 院） 3 办公室的核心功能是（塑造出组织文化及价值观） 4 办公室的本质属性是（服务性） 5 办公室管理的第一要义是（服务） 6 常用办公用品中属于办公文具的是（中性笔） 7 发放办公用品的人员要求是（发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品） 8 办公用品库存管理中的再订货量是指（判定需要订购新的办公用品的库存余额） 9 正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（名牌和高档） 10 有权对政府采购合同进行监督和管理的是（国家级或省部级财政部门） 二、判断题 11 办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 （√） 12 省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。 （×） 13 信息调研是办公室的一项基本职能。 （√） 14 办公室的工作具有综合性特点。 （√） 15 办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。 （×） 16 办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。 （×） 17 发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。 （×） 18 办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。 （√） 19 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。 （×） 20 办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。 （√） 形考任务三 一、单项选择题（每小题 5 分，共 50 分） 1 办公室人员辅助领导进行决策，意味着（只能充当领导的参谋和助手） 2 办公室在做调查研究工作时不能（调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料） 3 办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项（易出成果原则） 4 督查工作的原则不包括（督查与代办相结合） 5 办公室信息工作的要求不包括（信息量越大越好） 6 在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（要有“诚心” ） 7 下列电话礼仪中错误的是（与女士通电话，男士先挂） 8 介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（年龄） 9 行政办公费用中的“三项经费”不包括（业务招待费） 10 公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（6 厘米） 二、判断题（每小题 5 分，共 50 分） 11 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅 助力量。 （√） 12 办公室工作人员辅助领导决策，是指在决策前收集整理信息的活动。 （×） 13 调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行 实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。 （√） 14 调查和研究是一回事。 （×） 15 决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。 （×） 16 办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价 值的信息变换成为便于使用的信息。 （√） 17 涉外礼仪中以右为尊。 （√） 18 引导

客人坐电梯时，按照社交礼仪，应让客人先进电梯。 （×） 19 名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。 （×） 20 一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽。 （√） 形考任务四 一、单项选择题（每小题 5 分，共 50 分） 1 下面属于文书的是（书信） 2 在公文行文中，下级向上级行文时，错误的是（抄送下级机关） 3 公文写作的规范要求（具有规范体式，符合公文格式标准） 4 向上级行文就有关问题进行请示时，下面哪个做法不妥（地级市政府经常越过省政府直接 向国务院行文请示） 5 意向书的特点不包括（约束性） 6 下列关于经济合同的说法错误的是 （合同中约首部分要使用相关单位或个人的简称或代称） 7 在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（退交起草部门补充或修正） 8 在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是（公开出版的杂志的赠阅信件） 9“四分四注意”立卷方法不包括（分纸型） 10 电子公文的处理（可以印制成纸质文件分发处理） 二、判断题（每小题 5 分，共 50 分） 11 公文的作者是法定的组织或其法定代表人，公文以规范的体式和文字为信息表达方式， 是国家进行管理的一种重要工具。（√） 12 公文行文时越级行文是普遍现象。（×） 13 部门行文规则：党委、政府的相关部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅 （室）外皆可对外正式行文。（×） 14 意向书简单而言就是传递意向的文书。（√） 15 协议书本身与合同的法律效力是一样的。（×） 16 上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。（√） 17 收文时应逐件清点，核对无误后以签字或盖章的方式签收，并注明签收时间。（√） 18 档案保管期限与档案本身的内容重要与否无关。（×） 19 档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。（√） 20 电子文档不存在销毁问题。（×） 形考任务六 一、单项选择题（每小题 5 分，共 50 分） 1 会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（茶歇） 2 中型规模的会议人数一般是（百人上下至数百人） 3 会议的直接成本不包括（时间成本） 4 制定会议策划方案时，要明确 6 个 W，其中“Who”是指的（会议参加人员） 5 下列不属于按照传递方式划分的会议信息类型的是（公开性会议信息） 6 公共关系工作的特点不包括（以惠己为原则） 7 危机的特点不包括（经常性） 8 危机管理的原则不包括（转移焦点原则） 9 与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语，下列哪个选项较合适 （How do you do? ） 10 下面属于办公室用语禁忌的是（领导交代的工作超出自己一般职责时，立刻说“NO”） 二、判断题（每小题 5 分，共 50 分） 11 会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。（√） 12 会议的主办者就是会议的主持人。（×） 13 为了提高会议效率，即使远超过 1 个小时的会议，也不应安排中场休息。（×） 14 大型会议的主持人宣布会议闭幕， 通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结。 （×） 15 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。（√） 16 办公室公共关系沟通，就是指与组织的服务对象的沟通。（×） 17 组织做好公共关系的目的是在优先维护自身目标的基础上促进社会和公众利益。（√） 18 危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、 纠纷、 重大突发性事件时， 及时采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低损失、重塑形象的过程。（√） 19 请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。（√） 20 与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语。例如，英语应用“How do you do？”（你好）等。（√）

自学考试《办公室管理》专项复习题及答案：单选

单项选择题

1.以下哪点不是办公室事务管理的特征?( B )。 A.服务性B.决策性C.专业性D.主动性 2.办公室布置要注意( D )。

A.上司单独用的办公桌椅靠墙放 B.一般办公室桌椅最好面对面放置 C.打字、复印间离上司办公室近些D.各种沟通、保密

3.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的?( C )。 A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D.下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 4.以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的?( B )。

A.伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品 B.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 C.各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识

D.纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

5.在办公室里，( A )的位置是上座。

A.离入口最远 B.离入口最近 C.靠近门口 D.靠近窗户 6.传真机的使用哪一项是不对的?( B )。 A.发送前检查原稿质量 B.随时随地可向对方发送 C.不宜发送礼仪性文本 D.不宜发送私人、保密文本

7.在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的?( A )。 A.接通电源可立即复印操作 B.选定复印纸后要抖松消除静电

C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D.复印完毕应取下复印品和原稿 8.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的?( A )。 A.录音时需将监听开关至于“ON”位置

B.想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C.机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米 D.录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 9.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的?( D )。 A.安置窗帘遮挡室外光线 B.与其他设备正确连接 C.投影机要远离热源D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?( B )。 A.订购 B制造 C分配D.储备

11.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的?( B )。 A.保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾 B.让员工们随意领取办公用品

C.通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度 D.用库存一览表来储备办公用品

12.以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的?( B )。 A.没有任何设想就应着手从事该项工作

B.文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 C.上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行 D.上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

13.文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的?( D )。 A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D.可以按照文员自己的习惯进行工作

14.文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?( C ) A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B.尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C.每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D.对每一项工作作出安排，定好最后期限

15.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的?( D )。 A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务

C.开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

16.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的?( C )。 A.现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里 B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C.标准的零用现金单据有一个签名 D.不允许任何人从零用现金基金里借钱

17.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的?( A )。 A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 B.必要时可形成文字材料，照本宣科

C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D.重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

18.文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的?( B )。

A.善于同他人合作，密切配合，步调一致B.应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则D.公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 19.以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的?( C )。

A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录 B.文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系 20.以下哪个接打电话的行为是不正确的?( A )。

A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B.给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上

C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D.中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置 21.文员在接打电话时，正确的做法是( B )。 A.电话铃响一声就应接听

B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来 C.文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位 D.文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达 22.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的?( B )。 A. 考虑打电话的时间是否合适

B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”

D.对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事 23.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( C )。

A按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣C按私人公务标准分拣D换邮件重要性分拣 24.文员在拆邮件时，不正确的做法是( A )。 A.拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 B.应该把邮件分成最急件、次急件和普通件

C.经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题 D.在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好 25.文员如果误拆了非本公司的信，应该( A )。

A.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 B.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去 C.在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去 D.写上“查无此人”，并把信重新封好退回去

26.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致?( D )。 A.每天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C.事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

27.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?( D )。 A.时间 B.便利 C经济D.爱好

28.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( C )。 A.国名、地址、部门、姓名 B.姓名、地址，部门、国名 C.姓名、部门、地址、国名 D.姓名、国名、部门、地址

29.传真机最好用来传送以下哪种邮件?( A )。 A.一般的图纸 B.机密文件 C.很长的文件D.感谢信 30.以下关于握手的礼节，不正确的是( C )。 A.上级先伸手后，下级才能相握

B.一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下 C.双方有很多人时，可以交叉握手

D.握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好

63.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?( A )。 A.有共同利益的话题 B.夸耀自己的话题 C.保密的话题 D.应当忌讳的话题

64.将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是( A )。

A. 骑边章B.封存章C. 骑缝章 D.证见章 65.值班人员不应该做以下哪类事情?( A )。 A.签发文件B.分发会议通知 C.询问情况D.传达指示

66.文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是( A )。 A.下级单位报送的报告，统计报表等 B.未经签发的文电草稿

C.单位内部互相抄送的文件材料

D.本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料

67.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用( A )。 A. 按通讯者特征立卷 B.按地区特征立卷 C.按文种特征立卷 D.按作者特征立卷

68.文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面( B )。 A.归档内容、归档时间、保密要求 B.归档范围、归档时间、归档耍求 C.收集范围、归档时间、管理制度 D.归档范围、时间限度、归档材料要求

69.文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、( A )和归档要求。 A.归档时间 B.归档凭证

C.归档模式 D.归档历史 判断题

1.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( ∨ ) 2.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( × ) 3.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。( × )

4.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。( ∨ )

5.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( × )

6.善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。( × ) 7.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( × )

8.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( × ) 9.文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。( × )

10.文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。( × )

11.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( ∨ )

12.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( ∨ )

13.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。( ∨ ) 14.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( × ) 15.文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。( ∨ ) 16.男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。( × )

17.按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。(× )

18.如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。( × )

19.如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。( × )

20.如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。( ∨ )

21.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。( ∨ )

22.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员;若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( ∨ ) 23.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。( × ) 24.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。( ∨ ) 25.同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( ∨ )

26.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 ( ∨ )

27.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。( × )

28.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 ( ×)

29.如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。( ∨ )

30.会议租用的设备，文员必须确保宾馆(或其他供应者)把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。( × )

31.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( ∨ )

32.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。( ∨ )

33.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。( ∨ )

34.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。( × ) 35.上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。( × ) 36.文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。( × )

37.对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。( × )

38.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。( ∨ )

39.拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。( ∨ )

40.当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( ∨ ) 21.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。( ∨ )

22.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员;若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( ∨ ) 23.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。( × ) 24.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。( ∨ ) 25.同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( ∨ )

26.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 ( ∨ )

27.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。( × )

28.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 ( ×)

29.如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。( ∨ )

30.会议租用的设备，文员必须确保宾馆(或其他供应者)把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。( × )

31.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( ∨ )

32.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。( ∨ )

33.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。( ∨ )

34.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。( × ) 35.上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。( × ) 36.文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。( × )

37.对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。( × )

38.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。( ∨ )

39.拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。( ∨ )

40.当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( ∨ ) 41.即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( ∨ )

42.如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间(∨ ) 43.文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。( × ) 44.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。( ∨ ) 45.当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( ∨ ) 46.交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。( ∨ ) 47.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。( × ) 48.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。( ∨ ) 49.用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。( × )

50.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。( × ) 51.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。( ∨ ) 52.鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。( × )

53.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些;对一般同事或顾客说话，就可通俗。( ∨ )

54.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。( × ) 55.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( )

56.合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。( × ) 57.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。( × ) 58.监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。( × )

59.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。( × )

60.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。( × ) 61.面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。( ∨ )

62.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。( × ) 63.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( ∨ ) 64.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。( ∨ ) 65.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 ( ∨ ) 66.即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。( × )

67.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。( × ) 68.文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。( × ) 简答题

1.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：——用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。

2.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?P36—37

进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：⑴适事 ⑵适时 ⑶适地 ⑷适度

3.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件. (1分) (2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (2分)

(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明\参阅某卷宗''或\可与前信印证\等.提供领导复信所需要的资料. (2分)

(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (1分)

(5)认真处理.处理信伺:应该按照\分级负责,归口办理\的原则,进行转办,交办或自办. (2分)

(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行. (2分)

4.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么? (1)要获得上司的许可;

(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认

(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等; (4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。 (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会; (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会; (?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;

(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178—181 (1)有电子提示系统和人工提示系统((2分)

(2)电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员 应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3分)

人工提示系统的做法:设置基本办公日程表((1分),固定活动日期一览表((1分),使用提示 性备忘录((1分),准备约会表((1分),准备特殊提示卡(<1分),准备交往提示文件((1分). 6.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?p137

(1)会议名称;(2)会议记录人的姓名、盖章;(3)时间(开始时间，结束时间);(4)会议地点;(5)议题;(6)主持人、主席;(7)出席者名单;(8)会议的经过情形及结论;(9)相关的资料;(10)下次会议预定日期。 7.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?

(1)不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告;如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅;复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。 8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些?p237—238

让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉;用语言和态度去打动别人;清楚的知道最想说什么;了解并研究对方的立场和意向;以诚恳的态度为对方着想而发言。

9.提高会议效率可以有哪些做法?p156—159

遵循法律法规;合理确定会议目标;确定必要的与会者;减少会议的数量;缩小会议规模;简化会议程序;缩短会议时间;控制会议经费;分析会议成本。

10.单位印章主要有哪些?p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定?p245—247 (1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章;

(2)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发;另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记;功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒;凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。 11.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种?p255

(1)命令(令);(2)决定;(3)公告 ;通告;(4)通知 、通报;(5)议案;(6)报告;(7)请示;(8)批复 :意见;(9)函;(1 0)会议纪要。

12.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。P255—256

(1)版头,发文字号,印刷顺序号;(2)密级,紧急程度;(3)签发人姓名;<4)公文标题;<5)主送机关;<6)正文,附件;(7)发文机关,成文日期,机关印章;<8)注释,阅读(发送)范围;<9)主题词;(10)抄送单位,印发说明。

13.文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259—263 (1)拟稿.

(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实 (3)签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出 (4)编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号 (5)缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制. (6)校对,指将文件的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正 (7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章. (8)登记

(9)分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.

14.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?p265—267

(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为\立卷特征\按问题特征立卷;(3)按作者特征立卷;(4)按文种特征立卷;(5)按时间特征立卷;(6)按地区特征立卷;(7)按通讯者特征立卷;(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 设计题

1.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13)

电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边;新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。

2.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?(P121)

(1)接受任务;(2)了解来宾;(3)制订计划;<4)预订食宿;<5)迎接来宾;<6)商议日程;<7)安排会谈;<8)陪同参观;(9)送别客人;(10)接待小结。

3.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题?(P123)

(1)会议的名称;(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称;(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻);(4)地点:(具体在几楼几号会议室);(5)议题(或者议事日程);(6)主办者的联络处,电话号码等;(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图);(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。 4.文秘人员如何主持会议?应注意哪些细节?(P145)

5.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(P150)

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者;(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜;<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;<4)主持人负责引导,组织,可不做记录;(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;<6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短;(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。

6.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作?(P134) (1)要替搭车回去的人安排车子

(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领

(3)有留话时,切记务必传达 (4)检查会场有无物品遗漏 (5)要为参加会议的人员送行

(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭 (7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾 (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回 (9)关紧门窗并上锁。

7.科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。

(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支

(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8) (3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为2.5元。(600÷30÷8) (4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时; (5)n——参加会议人数为50人(46+4);

(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50) (7)会议成本一6×(10+2.5)×5×50+800 =18750一-800 =19550(元)

8.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?(P196)

(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用

(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案

(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作 (4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

9.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?(P186)履行哪些职责?(P1182) (1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.

(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码. (3)为商务洽谈收集资料.

(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.

(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签. (6)安排差旅费.

(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库. (8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。

10.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作?(P126) (1)客人的选择.确定名单,再请上司核定.

(2)确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日. (3)会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛等。

11.文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?(P223) (1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中 秋节等

(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等;

(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的 购物环境.

(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可. (5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方.

(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下.

(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡.

(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围.

(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.

12.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?(P103)

接受任务;了解来宾;制定计划;预定食宿;欢迎来宾;商议日程;礼节性拜访;宴请;正式会谈;签订协议书;陪同参观游览;互赠礼品;欢送来宾;接待小结。

13.某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办?要考虑哪些因素?(P223)

了解清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯等 征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物 比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品 赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下 附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理

14.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做?(P248)

小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交他人代管;加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记;加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整。 案例分析题

1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

来电者：“是利达公司吗?” 陈小姐：“是。””

来电者：“1.6美元一打行不行?”

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?

参考答案：五个错：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量); (2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码); (3)该说的没有说(没有及时向上司汇报); (4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示); (5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)。 电话礼仪方面：(1)接电话时没有自报家门;(2)不等对方说完，就“啪”挂上电话。

2.文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么? 请讲出理由并说明正确的做法。(P73)

(1)不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目;如有污损还应该当面指出，以分清责任;

(2)不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封;私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门;

(3)对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉; (4)交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠;

(5)寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。

3.文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示， 请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?

参考答案：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示; (2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地; (3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办;(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行;(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。

4.某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午

小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的? (1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间 (2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复 (3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动

(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目

(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系 (6)没有订购的东西不能签收

(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。

5.某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好…… 你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对?

(1)不能说\总经理外出了,有什么事请跟我说吧\办公室人员不能替上司做主;(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听;<3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报上司;(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽;<5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策;(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。

6.东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫打扮。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?”

小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确?正确的做法应该是怎样的?

(1)沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求; (2)沈的穿着突出自己,影响了古总经理的形象; (3)陈的穿着打扮干扰谈判,影响工作,破坏工作场所安静;(4)陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺利;<5)小沈应该对领导的作风,性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足.古总经理与客商争执,她应采取补救措施,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈判继续,而不是指责客商;(6)小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保持冷静,不反驳,应理解上司的难处.找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。

7.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么…… 你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应该怎么做才是正确的? (1)主人和客人之间,应该主人先伸手;

<2)在替客人拿行李前应征求同意:\我替你拿可以吗 \ (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;

(4)司机开车,汽车的位次礼仪是\右为上,左为下;后为上,前为下\客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座; (6)客人公司的一些内部情况,个人收人,福利和家庭情况等是不合适的话题; (7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气,风土人情,新闻等;

8.波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有……” 问题：

(1)假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理? (2)假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么? (3)从这件事中你得到了什么教训?

(1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员; (2)如果联系不上送货员,向总经理汇报,请求该如何办;

(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;

(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 <5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);

<6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响,电子类装置应至少提前一天安排; (7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音,停车场等问题; (8)不能仅凭电话联系,应实地查看; (9)重要设备应考虑备用(或两套方案).

9.公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，

星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的? (1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单 (2)打印好书面通知

(3)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人 (4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意 (5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点 (6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备 (7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作

10.为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。 问题一：小万错在哪里?应该怎样写这份会议通知?

过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。 问题二：作为大会组织者，小万错在哪里?针对这样的紧急情况，他应采取什么措施?

问题一:会议通知缺少主题(议题);时间上缺少从几点到几点;请哪些人出席不明确;发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释;如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。

问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待;小万没有认真校对材料;最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。 11.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： 案卷一：

1.市教委关于2003年招生工作的通知;

4.东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委); L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复;

标题:市教委,东方学院关于招生工作的通知,请示,批复。 案卷二：

2.东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要; 6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定; 7.东方学1宪关于调整系主任的通知; 8.东方学院关于做好开学工作的通知

标题:东方学院关于招生工作,系主任调整,开学工作的会议纪要,决定,通知。 案卷三：

3.东方学院2003年招生工作计划; 12.东方学院2003年度工作总结;

标题:东方学院招生工作计划,年度工作总结。 案卷四：

9.东方学院各系关于开学准备工作的报告; 10.东方学院各系关于加强学生思想工作的报告; 11.东方学院各系关于提高教学质量的报告;

标题:东方学院各系关于开学准备,加强学生思想工作,提高教学质量的报告。 五、案例分析题 12-13

12.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： 案卷一：

1.利华公司2003年2月份经理会议记录 5.利华公司4月份经理会议记录 8.利华公司2003年6月份经理会议记录 10.利华公司2003年8月份经理会议记录 标题:利华公司2003年经理会议记录 案卷二

2.利华公司2003年销售计划 12.利华公司2003年销售工作总结 标题:利华公司2003年销售工作计划,总结 案卷三:

3.市工商局关于年检工作的通知; 6.市物价局关于物价检查的通知; 11.市税务局关于税务自查的通知;

标题:市工商局,物价局,税务局关于年检,物价,税务自查的通知 案卷四:

4.利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函; 7.香港凯福公司关于合'Y事宜给利华公司的复函; 9.利华公司与香港凯福汀司会议纪要;

标题:利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件,会议纪要

三、简答题（每题10分，共2题） 1、谈谈你怎样看待库存控制的重要性。

答：库存是仓库中实际存储的货物。它是为了保证企业、单位所消耗的物资能够不间断的供应而存储的。它是办公室正常运转的保证条件。库存量大了，占用库房，资金，增加维护费用；库存小，可能影响办公室正常运转。通常考虑需要多少物品才能保证业务的正常运行、平均使用量、物品交货时间长短来确定库存多少。

库存的控制一般用库存控制卡。库存控制的目的：少占资金，减少物存，监督使用，监偷监损，充足库存，库存估价，物畅其流。

2、简述办公室的核心功能和基本职能。

答：（1）办公室的核心功能指可塑造出组织文化及价值观的功能。办公室的核心功能是掌管事务、辅助政务、综合服务。

（2）办公室的基本职能：三办（办文、办事、办会），公文管理，事务管理，综合协调，监督检查，信息调研，会议管理，接待信访工作，为领导服务，工作机要保密工作，后勤保障，档案管理，值班工作，“不管部”（其他部门没有明确职责权限）功能。

四、案例题（每题30分，共1题）

1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

答：文员小曹这样做不对，错在，又请示负责宣传的张副经理。文员小曹向分管营销业务经理请示业务处理意见后，就应该执行业务经理的处理意见。只是向张副经理报告业务处理的结果，不是请示，宣传部也无法管业务部门的事务。

结果两位领导意见不一样，只好叫两位领导自己沟通，如果领导没办法沟通，只有越级报告经理，官大的说了算。如果小曹有强大的背景，????如果因为这件事小曹呆不下去了，只好走人。

五、综合题（每题15分，共2题） 1、请设计一份办公用品的采购流程。 答：办公用品的采购流程：

1、需要购买货物的人填写单位内部的购买申请单，并经部门领导批准后，交给采购人员。

2、采购人员向供应商发出购买需求，个供应商返回报价单或估价单，采购人员货比三家，然后选择符合要求的，填写订货单并签字，发给供应商，订货单需要单位高

级主管签字批准，复印一份给会计部门，表示开始采购货物并准备付款。

3、当收到供应商货物后，要求对照交货单和订货单检查货物的数量、质量、型号、外观是否符合要求，将签收后的交货单送会计部门

4、采购人员填写入库单，货物入库，库房管理人员签字表示货物入库。

5、会计部门收到发票后，对照交货单，入库单，订货单，货物名称，数字相符，经财务主管签字后付款。 2、库存控制卡在库存控制与监督方面有重要作用。假设你受命管理单位的办公用品，请你设计一张“A4打印用纸”的库存控制卡。

A4打印用纸库存控制卡

---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 库存参考号 C4

项目 A4打印纸最大库存量 100令 最小库存量 15令

单位令（1令=500页）再订货量 25令

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 日期接收发放

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 接收数量发票号供应商发放数量申请号个人/部门余数

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/xc9x.html