办文中常见问题

办文中常见问题

绝处逢僧

办文工作博大精深，这里要讲得很透彻、阐述得很详尽是不现实的，所以，我主要就办文方面举一些例子，具体分析公文处理方面常见的错误，我希望通过这些例子，对在座的同仁有所启发，起到举一反三的效果，这也是文章标题用意所在，所谓“举一隅不以三隅反，则不复也”。我所举的例子，多数是亲身经历的，工作中发生过的，也有来自书本或是道听途说的，但目的都是从中吸取经验教训，尽量在公文办理中少失误、零失误。

一、公文标题常见错误分析

公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但公文标题也最容易犯一些毛病，归纳为以下8个方面。

（一）要素不全。完整的、规范的公文标题一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如《XX县人民政府决定》，

- 1 -

由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头（发文机关标识）的，为避免公文标题累赘，也可不标明发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如《XX乡人民政府关干召开春耕生产会议的有关事宜》。

（二）乱用文种。主要表现在三个方面：一是混用文种。如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》，把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，一般分为两种。一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”（见2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所使用的“汇报式报告”），这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；另一种是提出建议、

- 2 -

要求“批准转发”的“批转式报告”，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见或建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转，方可实施。二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文（2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外均不可直接行文），但可作为“印发”、“颁发’式“通知” 的“附件”行文。三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《XX（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知》、《XX（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。

（三）隶属不清 。不该用“批转” 的，用了批转；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如《XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的

- 3 -

通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。

（四）提炼不精。主要表现在标题冗长上。如《XXX（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。

（五）题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如《XXX关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为《XXX关于解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大义小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，文件内容中就如何进行技术、人才两项开发并未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如《关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为《XXX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题义不清。如《XXX县人民政府关于

- 4 -

粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统，不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。

（六）用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“XX县人民政府关于转发《XX市人民政府关于转发< XX省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知> 的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（七）滥用符号。如“XX县人民政府办公室关于印发《XX同志在XX会议上讲话》的通知”、“转发《XX省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：“XX县人民政府办公室关于印发XX同志在XX会议上讲话的通知”、“转发XX省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

（八）标注不规范。主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。《国家行政机关公文处理办法》明确规定公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：

- 5 -

中共XX县委XX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展

环境的实施意见

此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：

中共XX县委XX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的

实 施 意 见

二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离”；左右摆布时，要居中。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。《国家行政机关公文格式》规定的规范用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字）。县政府办所发文件标题均用2号方正大标宋简体，与2号小标宋体差不多，应该说要略美观一点，强烈推荐使用。

二、公文常见的格式问题

- 6 -

《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们党政系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：

（一）眉首部分

1.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“??”，而经常用方括号“[]”，如“某办[2002]21号”；便函的发文字号臵于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号臵于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。

2.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

3.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，而行政公文是没有五角星的，可有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。

（二）主体部分 1.标题。（上文已详解）

2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体

- 7 -

字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。

3.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二〇〇九年五月九日”。

4.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等，还有将印章盖到成文日期以外。

5.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示必须标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位臵不规范。

（三）版记部分

1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体（县政府办文件用的是大标宋3号字体），词目间空一字。此外，表外词须在后面加“△”。

2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

- 8 -

3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

（四）公文组成部分标识规则中常见的问题

1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等题。

2.页码。臵于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。

3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

（五）其他格式问题

1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量、百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为×××”，再次使

- 9 -

用时用简称。

3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。

三、公文校对须注意的问题

做好公文校对工作是秘书工作者、办公室工作人员必须练就的一项基本功。由于公文具有自身的特点，所以对于其校对，除了掌握校对其他文字工作所必须的技巧外，还应突出注意以下几个问题：

（一） 发文字号的校对

发文字号包括机关代字、年份、发文序号。由于发文字号位居文件顶端，且字号较小，往往在校对中被忽略而产生错误。机关代字、年份、发文序号三个要素中，年份最易出错而且最易被阅文者发现，笔者就见过某单位的一篇公文，落款日期是一九九八年，而发文年份却写成[1978]。相比而言，若是发文序号出现了错误，虽不太容易被阅文者发觉，但对文件的归档和查阅都会带来诸多不便。因而，必须加以重视。

（二）数字的校对

公文中的数字有两类：一类是在公文中表示顺序的，多见于通知类文种和报告类文种。经常以“一、”、“二、”、“三、”或“（一）、”、“（二）、”、“（三）、”，“1.”、“2.”、“3.”、等形式出现。在校对中，很容易只注意文中内容，而没有太对序号加以重视，导致序

- 10 -

号错乱。另一类是表示数量的数字，在各类统计报表的报告公文中常常用到，这类数字的校对，其一，要十分注意数字的绝对准确；其二，遇到数字抬头时，应予以修改，使其处于一行。

（三）公文印发日期与制文日期的校对（年初岁末尤要注意） 一般来说，印发日期应在制发日期之后，制文日期应是领导签发日期或会议通过日期。约定俗成的写法是印发日期用阿拉伯数字如“1998年12月29日印发”，制文日期应用汉字如“一九九八年十二月二十九日”。因此，校对时，一要十分注意日期本身的准确性及书写的正确性、规范性，并且“年”、“月”、“日”必不可少；二要看领导签发日期或会议通过日期是否一致；三要看落款日期（即制文日期）和印发日期先后是否一致。

（四）人名、地名 、机关机构名称、特殊名称等专有名称或名词的校对

人名、地名 、机关机构名称、特殊名称等专有名称或名词在一般的公文中是经常被用到的。如单位、部门领导的姓名和“党的十一届三中全会”、“党的十五大”、“江泽民总书记”、“邓小平理论伟大旗臶”、“社会主义精神文明建设”等。由于这类名词或名称的专有性和特殊性，所以不允许出现丝毫差错。一旦出现错误，就会严重破坏公文的权威性、严肃性。因此，对于这类特殊名词或者名称应给予特殊的“敏感”和重视。

（五）个别重要字词句的校对

有些字词句是“差之毫厘，谬之千里”的。有一篇公文原本是

- 11 -

写“坚定不移地执行党的路线、方针、政策”，却写成“坚定不够地执行党的路线、方针、政策”，校对容易疏忽，一字之差，意思却截然相反。还有，把“务必”写成“勿必”、“倍受亲睐”写成“备受亲睐”、“切忌”写成“切记”、“竞争”写成“竟争”的，不胜枚举。我们在座的可能70、80后的居多，习惯用拼音的人要注意同音字错误，习惯用五笔的人要注意形近字错误。对于这类不起眼的“小”问题，千万不可小觑，一定要慎之又慎。

（六）标点符号的校对

标点符号也是公文中容易忽略的，所以在付印前一定要校对标点符号用法是否规范。有将间隔号“〃”写为点号 “.” 的，如“ 96 〃8洪水”写为“ 96 .8洪水”，“山东省志〃黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“ 2002 年 2 月 2-6 日”，使用连接号，应占一字的位臵，并上下居中。（在后面专门就标点用法作详解）

四、公文中标点符号的用法 （一）标题中标点符号的用法

公文的标题，即一级标题的末尾，一般不加标点符号。公文内部的标题，即二、三级标题的末尾，如果是居中标题，一般也不加标点符号；如果是缩两格标题，并且标有序号（如１．２．３.，第一，第二，第三，），可以加句号。公文内部的段首题，即用公文自然段落的第一个句子所作的标题，其末尾可以加句号；如果不加句号，可以在段首题与其后的公文内容之间空一格。

- 12 -

公文标题的内部，除用书名号和引号外，尽量不用标点符号。例如：七届全国人大常委会第四次会议通过的一件公文的标题是：《全国人民代表大会常务委员会关于加强民主法制维护安定团结保障改革和建设顺利进行的决定》，在“加强民主法制”和“维护安定团结”之后，没有用顿号。

公文标题中含有两个以上标题时，一般只用两个书名号。从外到内，第一个用双书名号，第二个用单书名号，第三个以后可不再用书名号。例如：关于贯彻《中共中央关于转发＜中共全国人大常委会党组关于八届全国人大常委会立法规划的请示＞的通知》的意见。这个公文标题内含有３个标题，即：中共中央关于转发《中共全国人大常委会党组关于＜八届全国人大常委会立法规划＞的请示》的通知、《中共全国人大常委会党组关于＜八届全国人大常委会立法规划＞的请示》、《八届全国人大常委会立法规划》，只用两个书名号。

在公文正文中出现的公文名称，如果使用全称，应加书名号。例如：《中华人民共和国宪法》。如果使用简称可不加书名号。例如：宪法。如果是草案，使用全称时，应将“草案”二字用括号括起，臵于公文名称之后、书名号之内，例如：《中华人民共和国公司法（草案）》；使用简称时，不加书名号和括号，例如：公司法草案。有时由于公文正文中出现的公文名称较长，而将制定机关在公文名称中略去（公文制定机关可以从公文中得知），这时，公文名称也应加书名号。例如：《关于授权深圳市人民代表

- 13 -

大会及其常务委员会和深圳市人民政府分别制定法规和规章在深圳经济特区实施的决定》，这个公文名称中的“全国人民代表大会常务委员会”被省略了。

公文标题的内部，也有用逗号的，并在标题末尾用问号等。例如，毛泽东一篇文章的标题：《“友谊”，还是侵略？》在人民代表大会公文中，这种情况是很少见的。

（二）呼语中标点符号的用法

讲话稿、报告稿等公文中，一般都使用呼语，例如：“各位代表”、“同志们”。在讲话稿、报告稿中第一次出现的呼语，要顶格写，末尾一般加冒号，有时也可以加叹号。第二次以后出现的呼语，要缩两格写，末尾可以用冒号，也可以用叹号。在段首的呼语，可以用冒号，可以用逗号，也可以用叹号。较长的呼语，末尾一般用冒号，内部用顿号或逗号。例如：①“委员长、各位副委员长、秘书长、各位委员：”。②彭真在日本国会演说的呼语：“尊敬的坂田道太议长阁下，尊敬的木村睦男议长阁下，尊敬的议员先生们，朋友们：”。

（三）主送机关中标点符号的用法

公文一般都有主送机关。公文主送机关的末尾用冒号。涉及多个主送机关，其内部用顿号将其隔开。例如：“全国人大法律委员会、内务司法委员会、财政经济委员会”。如果涉及不同的机关，而同一类机关又分为两个以上的机关，可分别用逗号、顿号将其隔开。例如：“全国人大各专门委员会，全国人大常委会

- 14 -

办公厅、法工委：”。

（四）结构层次序数中标点符号的用法

第一层“一、二、三……”，用顿号；第二层“（一）、（二）、（三）……”，用括号；第三层“１、２、３……”，用实心小圆点，例如：“１．”、“２．”、“３．”；第四层为“（１）、（２）、（３）、”，用括号。在使用括号的层次序数，括号外不再加其他标点符号。

用“首先”、“其次”、“再次”表示顺序时，在“首先”、“其次”、“再次”之后分别用逗号。用“第一”、“第二”、“第三”表示顺序时，在“第一”、“第二”、“第三”之后分别用逗号。用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。也可以不用标点符号，直接连接下文。用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

（五）句号的特殊用法

1.在一些公文的开头语和其他段落的最后用以提起下文的一句末尾，过去常用冒号，现在可以用句号。例如：“我国人民代表大会制度的优越性还没有得到充分发挥，这个制度本身也需要在实践中进一步完善。……为此，全国人大常委会在今后工作中要努力做到以下几点。”（七届全国人大常委会向七届全国人大三次会议的报告）

２.在一个使用分号的句子内部，不可以用句号。如果必须

- 15 -

用句号，后面的分号要改用句号。

（六）逗号的特殊用法

１.如果在应该用顿号的并列短语的内部还有应用顿号的并列的词，这时在并列的短语之间用逗号。例如：全国人大代表，设区的市、自治州、省、自治区、直辖市的人大的代表，由下一级人大选举。

２.主语部分较长，在主语部分和谓语部分之间用逗号。例如：全国人民代表大会、省级人民代表大会、设区的市级人民代表大会、县级人民代表大会、乡级人民代表大会，都是国家权力机关。

３.句子的特殊成分，常常用逗号把它与别的成分隔开。例如：全国人民代表大会，我国的最高国家权力机关，行使修改宪法的职权。

４.在用“以及”、“和”连接的句子中，在“以及”、“和”之前可以用逗号。例如：①目前，县级人大常委会普遍设有办公室、代表联络室、法制室，以及财经、教科文卫、农业、城建等工作委员会。②人民也一定要能够自由地去支持政府，和有一切机会去影响政府的政策。（毛泽东语）

５.在××说（指示、规定）之后，如果原文独立引用别人的话或文件的内容，用冒号。例如，宪法规定：“中华人民共和国的一切权力属于人民。”如果将别人的话或文件的内容，用自己的话进行表述，用逗号。例如，宪法规定，国家的一切权力属

- 16 -

于人民。

６.在一个中心词臵后的句子中，修饰这个中心词的、意思相对独立的短语之间，过去常用顿号，现在也可以用逗号。例如：社会主义公有制消灭人剥削人的制度，实行各尽所能，按劳分配的原则。

（七）破折号的特殊用法

破折号的作用同括号的作用相近，都是表示文中的注释部分。通常比较重要的注释部分用破折号，比较不重要的注释部分，没有它也不影响句子意思的完整的，用括号。

- 17 -

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/x7jg.html