酒店管理信息系统

酒店管理信息系统

The Management Information System Of the public house

目录

酒店管理信息系统 ................................. 0 一、建立酒店信息管理系统的必要性 ................. 2 二、酒店信息管理系统的业务流程分析 ............... 3 三、数据流程图 ................................... 4 客房管理数据流程图 ........................... 4 餐饮部管理数据流程图 ......................... 5 采购部管理数据流程图 ......................... 5 财务部管理数据流程图 ......................... 5 四、数据字典 ..................................... 6 （一）数据流的描述 ............................... 6 （二）处理逻辑的描述 ............................. 9 （三）数据存储的描述（以财务报表为例） .......... 12 （四）外部实体的描述 ............................ 14 （五）新系统功能设计 ............................ 14 （六）系统运行环境与数据库设计 16 （七）输入/输出设计 19 （八）系统实施 20五、 系统设计总结 20

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一、建立酒店信息管理系统的必要性

近年来，随着我国改革开放的发展，国内的酒店服务行业也得到了日新月异的提升。现代酒店作为一体化的接待场所，是一个旅游城市的窗口，也是当地经济发展的一个缩影。酒店在其运作期间，服务水平的高低，直接影响到酒店的形象和声誉。这些繁杂工作的核心就是对每天大量的信息（客人、费用、房间等）的正确处理和保存。采用计算机这一现代化工具作为管理的辅助手段是必须的。酒店的管理信息系统，是针对酒店内的具体业务而开发的，业务管理以酒店的前台管理为核心，为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理的繁琐与误差，及时、准确地反映酒店的工作情况、经营情况，从而提高酒店的服务质量，并配合现代化的酒店管理，获得更好的经济效益。

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二、酒店信息管理系统的业务流程分析

通过对酒店管理业务的实际调查分析，弄清了该酒店日常管理工作的业务流程和管理功能，系统的业务流程如下图：

从业务流程图可以看出该酒店的各部门主要有以下几项管理工作： ⑴ 顾客的订房要求有三种形式，一是网上订房，二是电话订房，三是直接到酒店前台办理。

⑵ 前台部门首先必须对每一张订房单进行验证是否填写正确。验证的内容包括顾客姓名、身份证号、电话、订房日期、订房类型、预订数量、入住人数、退房时间等信息。

⑶ 前台将验证完毕并合格的订房单交由客房部，由客房部负责接待顾客，当顾客退房时将客房部提供的入住清单数据制成退房单一式三份，一份自己部门保管，一份交给顾客，一份交给财务部。 ⑷酒店客房部工作人员应登记顾客预定房间的初始数据并制成入住登记表，并于退房时及时根据顾客的消费情况完成入住清单，并将入住清单数据提供给前台。

⑸酒店餐饮部根据顾客的点餐单提供送餐服务并制作一式三份的消

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费单，一份留底，一份交给顾客，一份交给财务部。

⑹酒店采购部主要配合餐饮部及客房部的工作制作采购汇总表，及时采购新鲜果蔬肉类蛋类等原料，并及时补充客房部所需的日常生活用品。

⑺酒店财务部负责根据采购发票、消费单、退房单制作财务报表。

三、数据流程图

客房管理数据流程图：

餐饮部管理数据流程图：

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采购部管理数据流程图：

财务部管理数据流程图：

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四、数据字典 （一）数据流的描述

数据流编号：A-01

数据流名称：订房申请单

简述：顾客通过网站、电话、前台填写的订房申请单 数据流来源：顾客 数据流去向：前台审核模块

数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类

型+订房数量+入住人数+退房时间

数据流量：约50张/日 高峰流量：约130张/日

数据流编号：A-02 数据流名称：合格订房单

简述：经前台审核修正的订房单 数据流来源：前台审核模块 数据流去向：客房部处理模块

数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类

型+订房数量+入住人数+退房时间

数据流量：约50张/日 高峰流量：约110张/日

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数据流编号：A-03 数据流名称：不合格订房单

简述：经前台审核修正的订房单 数据流来源：前台审核模块 数据流去向：客房部处理模块

数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类

型+订房数量+入住人数+退房时间

数据流量：约30张/日 高峰流量：约50张/日

数据流编号：A-04 数据流名称：点餐单

简述：顾客填写的点餐单 数据流来源：顾客

数据流去向：餐饮部处理模块

数据项组成：顾客姓名+房间号+菜名+具体数量+送餐时间 数据流量：约45张/日 高峰流量：约150张/日

数据流编号：A-05 数据流名称：采购单1

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简述：餐饮部提出的采购需求统计单 数据流来源：餐饮部处理模块 数据流去向：采购部处理模块

数据项组成：蔬菜类名+肉类名+调味料名+出具用品名+具体数

量

数据流量：约10张/日 高峰流量：约20张/日

数据流编号：A-06 数据流名称：采购单2

简述：客房部提出的采购需求统计单 数据流来源：客房部处理模块 数据流去向：采购部处理模块

数据项组成：卫生洗漱用品名+家具用品名+具体数量 数据流量：约1张/日 高峰流量：约2张/日

数据流编号：A-07 数据流名称：财务单

简述：财务部对每天的财务总结单 数据流来源：前台、客房、采购、餐饮部处理模块 数据流去向：财务部处理模块

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数据项组成：前台财务处理+客房财务处理+餐饮财务处理+采

购财务处理

数据流量：约8张/日 高峰流量：约30张/日

（二）处理逻辑的描述

处理逻辑编号：B-01 处理逻辑名称：前台审核 简述：审核顾客填写 输入的数据流：订房申请单

处理描述：审核顾客提交的订房申请单信息是否完整，酒店现

有房间是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余房间不符合顾客要求则做出相应的协调解决方案，更改相关申请单信息，完成订房申请单的填写直至完成合格的订房申请单转给客房部。

输出的数据流：合格订房申请单 处理频率：118次/日

处理逻辑编号：B-02

处理逻辑名称：客房部审核 简述：审核前台订房单填写 输入的数据流：订房单

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处理描述：审核前台检查通过的顾客提交的订房单信息是否完

整，完成订房单的交接工作，若检查出订房单信息不完整或者预定房间不符合顾客要求则在顾客自愿的情况下协调更改房间类型等信息完成订房单的填写直至完成合格的订房单并做好相应的接待工作。

输出的数据流：合格订房单 处理频率：97次/日

处理逻辑编号：B-03

处理逻辑名称：点菜单审核 简述：审核顾客填写 输入的数据流：点菜单

处理描述：审核顾客提交的点菜单信息是否完整，酒店现有餐

饮原材料符合顾客要求，若信息不完整或者剩余原材料不符合顾客要求则在顾客自愿的情况下协调更改订餐类型等信息完成点菜单的填写直至完成合格的点菜单以及相应的后续处理工作。

输出的数据流：合格点菜单 处理频率：108次/日

处理逻辑编号：B-04

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处理逻辑名称：采购单1审核 简述：审核餐饮部采购填写 输入的数据流：餐饮部采购单

处理描述：审核餐饮部提交的采购单信息是否完整，酒店现有

餐饮原材料是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余餐饮原材料不符合顾客要求则在与顾客交流协商，在顾客自愿的情况下提供其他代替产品，或者与采购部协调采购的物质。

输出的数据流：合格餐饮部采购单 处理频率：20次/日

处理逻辑编号：B-05

处理逻辑名称：采购单2审核 简述：审核客房部采购填写 输入的数据流：客房部采购单

处理描述：审核客房部提交的采购单信息是否完整，酒店现有

客房剩余物质是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余物质不符合则要求重新填写，或者与采购部协调采购的物质。

输出的数据流：合格客房部采购单 处理频率：13次/日

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处理逻辑编号：B-06

处理逻辑名称：财务审核

简述：审核各部门财务填写 输入的数据流：订房单、点菜单、采购单

处理描述：审核各部门提交的财务审核单信息是否完整，若信

息不完整或者审核单内容出现差错，如数量不符，名称不符，款项不符，账目不符，则要求重新填写直至完成合格的财务审核单转给财务部留底以及报销相应的财务工作。

输出的数据流：合格财务报告单 处理频率：37次/日

（三）数据存储的描述

数据存储编号：C-01 数据存储名称：订房申请表

简述：记录酒店客房预定申请情况

数据存储组成：日期+客房编号+客房类型+客房单位+入住天数

+客房价格+退房时间

关键字：日期+客房类型+客房价格

相关联的处理：B-01

数据存储编号：C-02

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数据存储名称：客房入住情况表 简述：记录酒店客房入住情况

数据存储组成：客房编号+客房类型+客房单价+入住时间+入住

人数+入住天数+退房时间

关键字：入住日期+客房类型+退房时间

相关联的处理：B-02

数据存储编号：C-03

数据存储名称：餐饮销售表

简述：记录酒店餐饮部支出收入的明细帐 数据存储组成：日期+ +销售数量+销售总价 关键字：日期+销售类型+销售总价

相关联的处理：B-03

数据存储编号：C-04 数据存储名称：采购表

简述：记录酒店采购支出收入的明细帐

数据存储组成：日期+采购代码+采购类型+采购数量+采购单价

+采购总价

关键字：日期+采购类型+采购总价

相关联的处理：B-04，B-05

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数据存储编号：C-05

数据存储名称：财务报表

简述：记录酒店支出收入的明细帐

数据存储组成：日期+客房售额+采购总价+餐饮售额+其他类型 关键字：日期+日期+客房售额+采购总价+餐饮售额+其他类型

相关联的处理：B-06

（四）外部实体的描述

外部实体编号：D-01 外部实体名称：顾客

简述：来自全国各地的顾客 输出的数据流：A-01、A-03

（五）新系统功能设计

新系统的功能设计是以原系统业务流程和数据流程为依据

的。为此新系统的功能划分为数据录入、数据查询、报表输出和代码维护四项，如下图：

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酒店信息管理系统 数据录入 数据查询 报表输出 代码维护

数据录入模块用于录入顾客办理订房业务的资料和采购部设置的根据餐饮部和客房部制定的采购单，它是酒店信息管理系统的基本数据输入的模块，它根据网上、前台、电话收集到的订房信息，记录每位顾客订房需要（如果只是预定，可以不填写具体信息，只留顾客姓名电话、订房日期、订房类型、预订数量；如果直接是定下来要住宿，则必须输入顾客的具体信息。）或根据餐饮部提出的采购需求统计单和客房部提出的采购需求统计单，基于采购发票，记录每笔采购的数据。

对原系统的订房单和单据的审核业务，就订房单和单据格式是否规范和填写内容是否与顾客相符或与实物数量相符的审核在新系统中仍由人工完成。

为方便酒店各级管理人员及时了解、掌握酒店的每天的工作情况、经营情况，尽可能为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理

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的繁琐与误差，新系统特别设计了数据查询模块，并提供多种查询功能，如每日、每月顾客订房数量的查询、订房费用的查询、采购部采购数量和费用的查询等。

报表输出模块可以完成系统所需的各种报表的计算和打印输出功能，可输出《酒店营业收入日报表》、《某酒店客房部x月份报表》等。

为了统一客房的类型和科学的管理，方便数据输入，根据客房类型特设计了客房代码。系统中设计代码维护模块的目的是当房间类型和布置发生变动时及时修改代码表，可对代码表进行增加、删除和修改等处理。采购部采购的产品也如此。

（六）系统运行环境与数据库设计

系统运行环境设计为在windows98/2000/XP平台下运行，程序设计语言选择??

系统的硬件要求为??

基于上述运行环境，根据系统分析，设计了6个数据表文件，它们的结构及其说明如下：

1）客房代码、类型及其特性对照表——kfdm.dbf

字段 字段名称 类型 宽度 小数 说明 1 KFBH character 4 客房编号 2 KFLX character 8 客房类型 3 KFDW character 2 客房单位 4 BBJ number 4 0 客房不变价格

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5 XXJ number 4 0 客房可变价格 2) 顾客定退房数据输入辅助文件——gksjsr.dbf

字段 字段名称 类型 宽度 小数 说明 1 KFBH character 4 客房编号 2 KFLX character 8 客房类型 3 RZSJ date 8 4 RZTS number 4 0 5 TDSJ date 8 3) 每日客房数据文件——mrkf.dbf

字段 字段名称 类型 宽度1 RQ date 8 2 KFBH character 4 3 KFMC character 8 4 KFDJ number 4 0 5 RZRS number 1 0 6 RZSJ date 8 7 RZTS number 4 0 8 TDSJ date 8 4) 每日采购数据文件——mrcg.dbf

字段 字段名称 类型 宽度1 RQ date 8 2 CGDM character 2

入住时间 入住天数 退房时间 小数 说明 日期 客房编号 客房类型 客房单价 入住人数 入住时间 入住天数 退房时间 小数 说明 日期 采购代码

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3 CGLX character 4 采购类型 4 CGSL character 6 2 采购数量 5 CGDJ number 6 2 采购单价 6 CGZJ number 8 2 采购总价 5) 每日餐饮数据文件——mrcy.dbf

字段 字段名称 类型 宽度1 RQ date 8 2 GSDM character 4 3 GSLX character 8 4 GSSL number 4 2 5 RLDM character 4 6 RZLX character 8 7 RZSL number 4 2 8 JYDM character 4 9 JYLX character 8 10 JYSL number 4 2 6) 财务报表数据文件--cwbb.dbf

字段 字段名称 类型 宽度1 TJRQ date 8 2 KFSE number 8 0 4 CGZJ number 8 2 5 CYSE number 6 2

说明 日期 果蔬代码 果蔬类型 果蔬数量 肉类代码 肉质类型 肉质数量 酒饮代码 酒饮类型 酒饮数量 说明 统计日期 客房售额 采购总价 餐饮售额

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小数 小数 6 QTLX number 4 2 其他类型 7) 采购报表计算辅助文件——cgbbjs.dbf

字段 字段名称 类型 宽度 小数 说明 1 CGRQ date 8 采购日期 1 CGDM character 2 采购代码 2 CGLX character 8 采购类型 3 CGDJ number 6 2 采购单价 4 CGSL number 6 2 采购数量 5 CGZJ number 8 2 采购总价 6 LJCGSL number 10 2 累计采购数量 7 LJCGZE number 12 2 累计采购总额

（七）输入/输出设计

在系统的输入/输出设计上遵循的是既满足用户需求又方便用户使用的原则。输入/输出界面的确定都与用户反复沟通，直到用户满意为止。

输入界面的设计不仅考虑数据输入窗口的屏幕格式，而且考虑如何使输入数据的错误率尽可能的小，为此在程序中加入了对输入数据的校验和判断等功能，如输入数据上下限的设置、与相关数据关系的判断等。例如，在输入和选择某类客房时，只需输入一级客房代码即可，系统可根据客房类型，自动的将你所需的空余客房调出来；或在输入和选择某种产品时，只需输入产品代码即可，系统可根据产品代码、产品名称及其特性，自动将相应的产品名称和特性等信息调出来。

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当用户的代码不对时，系统自动转入代码表查询窗口，让用户在窗口中浏览查询选择代码，因此用户不必一定记住每个代码，系统将代码表显示在输入输出窗口旁，用户可随时通过系统联机查询。

（八）系统实施

系统实施部分根据系统设计方案，完成了计算机系统的程序设计与调试、系统初始数据的录入以及向计算机系统的转换等工作。

输入订房单或采购单数据时，你可以输入客房类型或产品的代码，也可以只输首拼码；可以输名称，也可以输入一个问号后，从弹出的客房类型或产品列表中选择。

使用Ctrl+↑或是Ctrl+↓可调整记录在库中的先后顺序。 如果需要更多的空白记录以便输入更多的数据记录，可按动F1键增加一批空白录（每次增加20个）。

输入完毕后，按动Ctrl+W键，然后在弹出的对话框中选择“存盘”。

存盘时，会自动删除空白记录（包括数量为空的记录）。

五、 系统设计总结

系统设计的优点和缺点：

1 优点具有较强的实用性和直观性能较好的体现系统的设计构思 2 缺点设计体系有点简单有很多方面还需要改进 对教学和实习的建议：

1 由于半个多月的时间很紧没有过多的时间去构思和对示意图进行设计

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2 在摸索中完成的希望有设计经验的人多给一些指点建议

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/x6m8.html