施工项目信息、文档管理与控制

项目信息、文档管理与控制

根据招标文件我们编制了项目信息、文档管理方案，建立了信息编码系统、确定了信息管理流程。明确了项目文档编码规则，实现对文档处理、控制、保管和存档有效管理，确保项目文档的完整性和规范性。

联合体根据以往EPC项目信息、文档管理经验，结合本标段工程特点，建立工程建设信息系统，达到与业主、调控中心单位良好的信息沟通协调。

1项目信息管理

信息管理界面一览表

序号 1 2 3 4 5 6 控制项目或活动 信息管理系统建设 建立信息编码系统 确定信息管理流程 信息数据采集和收集 信息数据的分析整理 沟通管理 EPC项目部 参加 参加 参加 编制 编制 参加 监理 参加 编制 编制 审查 审查 参加 项目部 参加 审批 审批 审批 审批 组织 项目经理部 组织 - - 备案 备案 参加 1.1信息管理系统

（1）信息管理系统工作内容

信息管理系统包括项目各方面工作管理的信息系统和竣工数据采集系统，其工作一般包含以下内容：

1）施工计划的编制和上报以及执行情况的监控；

2）对工区的监督检查工作信息收集及对各工区不符合工程的整改情况监控； 3）工程质量管理计划的编制及执行情况的信息收集； 4）项目质量、HSE工作各种报表的审核工作；

5）外协工作计划的编制以及外协工作报表的编制及收集、上报； 6）采办工作各种信息的收集、整理、录入及上报。

7）设计工作各种信息（设计资料、图纸）的收集、整理、录入及上报。 8）竣工资料信息数据的采集、录入及整理上报，督促各工区按要求上报。 9）工程竣工资料的编制、整理、录入及上报。 （2）信息系统组织机构及岗位设置、岗位职责

为保证西气东输三线管道东段隧道工程EPC总承包第2标段的信息化建设的顺利，保证工程设计资料、图纸的录入和竣工管道数据采集、整理、汇总和准确、及时上报，保证项目其他各项管理工作信息的及时收集和整理，EPC项目部由工程管理部兼管工程建设管理信息系统建设的组织协调工作，在EPC项目部工程管理部设信息采集工程师，负责工程建设系统工作的具体实施，负责信息系统的日常监管和维护、数据收集、整理及对其它各管理系统进行技术支持。信息文控部设文控管理工程师进行项目部文件往来的收发、保存等工作。

1）EPC项目部信息管理系统组织机构图

项目总工程师 工程管理部 信息文控部 信息采集工程师 文控管理工程师 设计系统信息员员 采办系统信息员 施工系统信息员 设计各专业 信息录入员 各中转站信息录入员 工区信息录入员 工区采办信息录入员 工区数据采集员信息录入员

2）EPC项目部信息管理系统岗位设置

序号 1 2 工程管理部 3 4 信息文控部 5 6 7 设计系统 8 9 10 采办系统 11 中转站信息录入员 1 及整理、上报工作 负责工区的采办信息的录入、12 工区采办信息录入员 工程管理部、控制部、13 施工系统 质量部、HSE部、综合管理部、外协部等部门6 负责分管系统的信息管理工作 1 上报 各专业信息录入员 采办部经理 信息文控员（兼） 1 集、整理和录入 1 1 整理、上报工作 负责中转站信息的收集、录入负责采办信息管理工作 负责采办信息的收集、录入及文控管理工程师 设计部经理 信息文控员 1 1 1 入及上报工作 负责设计各专业的信息的收负责文件信息的管理 负责设计工作的信息管理 负责设计信息收集、整理及录信息采集工程师 信息文控部经理 1 护 1 负责文件信息的管理与控制 单位 岗位设置 人数 1 1 备注 负责组织协调工作 具体信息的管理工作 负责信息管理系统的建立和维项目部决策层 项目技术负责人（兼管） 工程管理部经理 序号 单位 岗位设置 经理 人数 备注 各部室相关人员兼职。负责各14 15 16 总计 信息文控员（兼职） 各工区信息录入员 工区数据采集员 2 自系统的信息收集及录入工作 1 11 32 负责工区施工信息的录入工作 负责施工区的数据采集工作

3）信息管理系统各部门人员岗位职责 a.项目技术负责人（兼管）

①负责项目信息管理系统建立和维护所需资源以及相关组织协调工作； ②负责项目信息与沟通计划的审批及最终结果的审批；

③负责协调项目实施过程中IT系统建设的事宜，批准项目部计算机管理规定。

b.工程管理部经理

①负责组织信息管理系统的建立和维护；

②负责组织编制项目信息沟通计划并进行监督检查。 c.信息文控部经理

①负责项目部内外信息的处理及客户投诉； ②负责项目信息的对外联系和协调。 d.信息采集工程师

①负责项目信息系统的建立、运行及日常维护，实施和管理项目的IT系统； ②根据项目需要，编制满足相关方所需的IT文件；

③建立维护信息平台的权限及用户系统，保证项目部与管道局及项目参建各方的信息畅通。

④负责建立项目部管理文件、图纸、会议记录、传真、电子邮件等信息的检索系统；

⑤负责指导项目成员保证项目信息在传递过程中的安全性；

⑥负责项目结束时整理项目电子文档并按有关规定进行备份，配合有关部门

进行项目电子文档的归档。

⑦负责竣工数据采集系统的运行维护和管理工作。 e.文控管理工程师

①负责项目部与业主、监理及当地政府部门的文件传送及接收、处理和分发管理工作，负责项目部内部的文件发放及接收工作；

②负责会议纪要的记录、整理和追踪，对项目部接收的传真、文件、电子邮件统一管理、归档。

③负责在项目部建立严格的文件控制制度，规范收发文程序。

④针对隧道建设的实际情况和具体工序建立工程管理的报表系统，包括工程日报、周报、月报，实现自下而上的上报、审核、汇总。

f.信息维护和录入员

①负责编制竣工数据采集基础数据填报流程及项目竣工数据采集检查计划和竣工数据采集工作奖惩办法。

②负责日常数据收集、整理、审核、录入和备份，并按照竣工数据采集的技术要求，及时填报竣工数据采集系统和物资采办相关的各种数据，并对数据的真实性、准确性、完整性、及时性和安全性负责；

③指导、监督和协调竣工数据采集管理人员工作，并提供技术支持。 ④利用竣工数据采集平台，查询有关施工数据指导现场施工。 g.数据采集员

①接受各工区项目部领导，负责本工区信息文控及竣工数据采集信息收集工作。

②接受竣工数据采集管理人员的指令并及时反馈竣工数据采集信息。 ③根据现场施工情况，采集数字化相关数据，据实整理、填报数字化信息；及时、准确上传数据；积极报道竣工数据采集信息，配合数字化宣传工作。

④遵守保密原则，接受项目部检查和指导。 （3）信息管理系统对参建各方的工作要求 1）工程建设管理信息系统对设计部的要求

a.工程建设管理信息系统要求设计部承担的工作内容： ①设计资料、图纸的录入。

②基础数据编码或编码规则的制定。

③工程建设过程中对工程建设管理信息系统建设的支持和服务。 ④其他工程建设管理信息系统要求的支持和服务。 b.工程建设管理信息系统要求设计部配合的工作内容 ①设计资料、图纸的录入

按照工程建设管理信息系统的要求提供初步设计和施工图设计的成果资料和重要的过程资料的电子版，并将其电子数据录入到信息系统内，需要提供的资料如下：

资料类别 评估报告 评估报告图集 隧道岩土工程详勘成果 勘察资料 其他勘察成果资料 隧道工程测量成果 测量资料 伴行路工程测量成果 线路走向图（横版） 伴行路走向图（横版） 设计资料 初步设计说明书 施工图设计技术总说明 其他设计资料 总分目录 设计说明 隧道工程施工图 设计资料 伴行路工程施工图 水工保护工程施工图 其他设计图纸 征地红线图 征地资料 征地费用预算专项报告 WORD及PDF格式 CAD及PDF格式 CAD及PDF格式 CAD及PDF格式 CAD及PDF格式 WORD及PDF格式 TIF格式 TIF格式 WORD及PDF格式 WORD及PDF格式 WORD及PDF格式 WORD及PDF格式 WORD及PDF格式 CAD及PDF格式 WORD及PDF格式 WORD及PDF格式 电子版矢量图 WORD及PDF格式 资料名称 评估报告文件 资料形式 WORD及PDF格式 资料类别 资料名称 其他征地资料 材料/设备技术规格书 资料形式 WORD/PDF/CAD格式 WORD及PDF格式 WORD/PDF/CAD格式 WORD/PDF/CAD格式 采办技术资计算书、数据表及相关图纸 料 其他采办技术资料 c.基础数据编码和编码规则的制定

按照工程建设管理信息系统建设的要求对相关单位的数据采集所使用的基础数据编码进行统一的编排，以保证数据采集的规范性和有效性，涉及到的基础数据编码包括以下数据：

数据类别 编码名称 地貌特征 土壤类别 地下障碍物类型 地理环境 公路分类 桩型 河流分类 建筑物分类 钢材类型 水泥类型 物资 砂石料类型 外加剂类型 其他类型 隧道工程 中线成果桩 d. 施工过程中设计部对工程项目建设管理信息系统的支持与服务 工程项目建设管理信息系统的建设需要参建各方的配合，设计部在施工过程中要为工程项目建设管理信息系统提供以下支持与服务：

工程现场变更数据（包括变更单的电子版、变更图纸）及时反映在信息系统内，保证现场数据采集及时准确。

其他工程项目建设管理信息系统要求的支持与服务。

2）对工区的要求

1）工区为配合业主和EPC项目部工程建设管理信息系统的建设，必须完成以下几方面工作内容：

①按照要求参与系统培训和配合相关各方组织的检查工作； ②施工数据的现场采集和上报；

③遵守工程建设管理信息系统的信息保密制度；

④严格遵守物资的领用计划，并及时填报实际的领用数量；

⑤按业主确定的模版，及时、准确的编写竣工资料并上传到系统中； ⑥配合监理对施工进度及质量的抽检过程； b.需采集数据范围 ①工程项目管理部分

一级分类 二级分类 数据名称 施工控制总体计划 施工控制月计划 施工控制周计划 物资需求计划 设计计划 进度计划 隧道工程 外事协调控制计划 施工控制月计划 物资需求计划 设计计划 外事协调计划 计划进度对比分析 进度管理 进度综合分析 工程工序进度对比分析 工程进度与工程目标对比分析 工程质量综合分析 质量分析 工程质量目标完成情况分析 质量管理 质量目标 质量报表 工程质量目标及预警指标 质量目标完成情况 一级分类 二级分类 数据名称 质量目标完成情况报表 工程质量 工程质量报表 质量问题 重大不符合项 政府监督 质量、HSE监理日/周/月报 质量报告 监理会议纪要 飞行检测报告 事故情况填报 事故报告 工程事故报表 HSE检查情况填报 HSE检查 HSE检查情况报表 HSE管理 社会依托 社会依托机构 健康情况填报 健康管理 健康情况周报 传染病报告卡 ②技术数据管理部分

一级分类 二级分类 中线成果 数据名称 中线成果桩信息 设计交桩记录 测量放线记录 隧道开挖记录 钢架安装记录 隧道工程 隧道工程 锚杆施做记录 喷射混凝土记录 超前注浆记录 混凝土施工记录 监控量测记录 一级分类 二级分类 数据名称 原材进场记录 原材检验试验记录 水工保护工程 工区 基本信息 人员 防护工程信息记录表 工区信息 人员信息 1.2沟通管理

（1）本工程的项目沟通包括项目内部沟通和外部沟通，内部沟通即项目部与业主项目部之间，项目部与监理、第三方质量监督、工区、供应商等工程参建各方之间的沟通。外部沟通指项目部与管道沿线地方政府企业、调控中心之间的沟通。本节所述内容指内部沟通。

（2）主要沟通形式和方式

1）书面形式：通知、指令、请示、文件、报告、会议纪要等。

2）传递方式：信息系统填报、面谈、会议、电话、传真、邮件、邮递等。 3）视频方式：在开工一个月内，建立与业主西三线项目部相匹配的视频会议系统。

（3）沟通管理要求

1）EPC项目部设立固定办公场所，办公场所内具备电话、传真、计算机以及互联网。

2）进驻现场后，及时向项目部、监理提供完整的通讯录，包括单位名称、办公地址、邮政编码、电话、传真、邮件地址，以及项目负责人和主要人员的座机电话和手机电话。

3）EPC项目部负责人和主要联系人在项目工作期间，手机每天24小时处于开通状态。当联系方式出现变更时，在24小时内通知业主项目部。

4）将工程建设过程中的项目信息及时通过以上传递方式传递到项目部、监理，并确保数据的准确性和完整性。

2项目信息、文档管理与控制

项目文档管理以确保项目文档的完整性和规范性为总目标。通过明确项目文档编码规则，对文档处理、控制、保管和存档进行有效管理，确保项目文档管理

目标的实现。

2.1文档管理内容

项目文档是指在项目建设过程中，业主项目部、监理、EPC项目部、物资供应商及其它相关方相互往来的工作文件和记录文件。各种文件按照业主项目部统一模板进行填报，具体包括项目管理文件、设计文件、技术文件、招投标及合同管理文件、投资管理文件、进度计划管理文件、质量管理文件、HSE管理文件、外协文件、现场记录文件、变更文件、竣工档案、交接手续文件、考核评价文件、会议纪要、工作报告，以及需要存档的其它文件。

文档管理工作界面一览表

业主项目序号 1 2 3 4 5 更 6 竣工档案 编制 审查 审查 存档 文档名称 施工图设计方案 专项管理方案 EPC体系管理文件 施工组织设计 重大工程技术方案及方案变上报 审查 审查/审批 审批/备案 EPC项目部 上报 上报 上报 上报 监理 部 审查 审查 审查 审查 审查 审批 审批 审批 部 审批 备案 - - 项目经理2.2项目文件的报批、审查和批准 （1）项目的报批文件

1）需要报业主的EPC项目部工作文件：开工报告、设计文件（施工图、技术标准规范、技术规格书、数据单、计算书等）、EPC项目总体管理方案、质量、HSE管理文件、重大施工方案和业主要求EPC项目部上报的文件。

2）需要报监理的EPC项目部工作文件：上述需报业主的文件（除设计文件外）、工程开工报告、质量、HSE管理作业文件、施工方案、施工管理文件等。

（2）提交文件的要求

按要求的时间、数量和形式向业主或监理提交报批文件。 管理文件执行前要得到监理、业主的批准。 （3）项目文件的发放与控制

EPC项目部配备专职文控管理人员。

EPC项目部按经监理审批后的文件发放程序进行项目文件的发放与控制。 文件传送可以通过OA系统、传真、E-MAIL、邮寄或托运进行。 （4）项目文件的保管与存档

项目实施期间，与项目有关的全部硬拷贝文件和电子版文件办理完毕，按照文件编码分类保管，并严格做好保密工作。

项目竣工后，负责竣工文件的立卷归档，经监理审核合格后提交项目部。 （5）项目报告管理要求

1）在项目实施过程中，严格按照项目管理要求在工程设计管理、物资采办、外协、工程进度计划、工程投资等方面对于工程相关信息的填报格式及时间的要求定期或不定期上报工程建设相关信息。

项目报告一览表

序报告类型 号 每周四12点前、每月24日1 设计 施工图设计周、月报 12点前向工程技术处提交施工图设计周、月报 每周四中午12点前，通过项目部向物资采办处报送《物资采办计划及执行动2 采办 《物资采办计划及执行动E-MAIL E-MAIL 报告内容 报告周期及上报时间 报告形式 态一览表》《物资采购合同态一览表》；合同签订后3信息》 天内，通过项目部向物资采办处报送《物资采购合同信息》 信息系统填工程建设实体的完成情况3 进度日报 和重大事项 对照综合进度计划，反映4 进度周报 工程设计、物资采办、对三，每周四中午12点前上报、工程OA、 上午8点前上报 E-MAIL 统计周期为上周四至本周信息系统填统计前一日进度信息，每日报、工程OA、 序报告类型 号 外协调、工程施工等业务活动的计划执行情况，以及进度滞后所采取的纠偏措施 对照综合进度计划，全面反映当月工程进度计划执5 进度月报 行和控制情况，提出下月进度执行计划安排，分析工程建设工期风险 项目建设中遇到的突发事信息系统填件或重大事项或根据上级6 专项报告 指示或要求需要汇报的事E-MAIL 项 设计交底7 会议纪要 和处理办法 EPC项目部开工报告、包括监理审批意见、EPC施工组织8 设计、技术内容 方案和协调手册 信息系统填工程月进9 度计划 传真（紧急） EPC项目部10 付款申请 项目部付款申请 11 紧急报告 施工现场所发生的紧急事及时 包括监理审核意见和EPC每月10日 （紧急） 电话口头报E-MAIL、传真EPC项目部下月施工计划 每月25日9:00AM前 报、E-MAIL、 寄（原件） 项目部的申请和具体文件根据项目部要求 （紧急）、邮E-MAIL、传真参加会议各方、主要问题设计交底会完成后7日内 传真 相关通知要求 报、工程OA、 统计周期为上月26日至本月25日，每月27日中午12点前上报 信息系统填报、工程OA、 E-MAIL 报 E-MAIL 报告内容 报告周期及上报时间 报告形式 序报告类型 号 件 告后再做书面报告 报告内容 报告周期及上报时间 报告形式 2）接受业主在项目建设过程中对报告格式、数据采集内容的调整。 3）及时、准确、规范报告信息，避免出现迟报、错报、漏报、隐瞒不报及报表质量不合格等问题出现。如业主发现报告信息存在迟报、错报、漏报、隐瞒不报及报表质量不合格等问题发生，

（6）项目管理总结

本工程项目结束时，编制项目管理总结，包括以下内容： 1）建设工程项目概况；

2）工程项目管理的组织机构、管理体系、管理控制程序； 3）工程项目管理各项经济技术指标完成情况及考核评价； 4）工程项目管理的主要经验及问题处理建议； 5）工程项目管理总结的附件等。 （7）竣工档案管理

1）根据国家、公司和业主下发的竣工档案管理相关规定，编制竣工档案管理程序和工作计划，报监理批准后严格实施。

2）工程管理部经理为竣工档案负责人，竣工档案具体责任人应为专业技术人员，若人员更换将书面报业主批准同意。

3）接受业主组织的竣工档案培训和业务指导，并负责对所辖工程服务商的竣工档案工作进行协调、培训、业务指导、监督检查，实施全过程跟踪与控制，保证竣工档案的收集、整理与工程建设同步。

4）在工程变更完成后1周内，完成施工图的修改；在工程试运投产结束后1个月内，完成所有竣工图的修改、绘制出版；在工程投产运行结束后3个月内，经自检合格的工程竣工档案通过监理和业主项目部审查合格后提交给项目经理部检查验收。

5）每周对竣工档案（包括竣工图）的收集、整理进行检查，确保竣工档案的及时性、真实性、准确性、完整性、规范性，并在周例会上通报检查结果。

6）配合监理每月对竣工档案（包括竣工图）的检查，对监理检查中发现的EPC项目部未按要求进行竣工档案的收集、整理等问题，EPC项目部将分析原因，并采取培训、增加或更换相关人员等整改措施。

7）编制的月报中将反映竣工档案月度检查中发现的问题和整改措施。 2.3项目信息的分类 （1）按级别和层次划分 上级部门的信息； 业主、监理信息； EPC项目部的信息； 项目外部的其它信息。 （2）按信息来源划分

内部信息： EPC项目部内部各部门产生和传递的各种工程建设和管理信息。 外部信息：指EPC项目部与上级、业主、监理、分包商、政府部门、行业相关单位之间的往来信息。

（3）按形式划分

各种书面汇报材料（包括工程总结、情况反映、施工动态、工程简报等）； 工程设计图纸； 各种工程变更单；

各种报表（包括进度、质量、费用报表等）； 各种信函、电报、传真；

各种会议纪要、记录（包括电话、会议等）； 备忘录； 其它文件。 2.4信息文控的编码

EPC项目部根据其它总承包项目的文控管理经验，结合实际情况，编制与工程管理相适应的《文件编码程序》，包含与业主、监理、工区等各方往来文件的编码规则，确保工程建设期间所形成的各种文件编码的唯一性和可追溯性，实现项目信息文控管理的标准化、规范化和统一化。

2.5文件控制和管理流程

各相关部门不合格返回来文发文存放文控员检查文件完整性、清晰度合格文控部登记《收发文登记表》加文控管理用表请示项目主管领导审查批示文控部按批示拟文或修改后直接处理按批示交各部门处理处理完交文控各职能部门上报排版后返回校对不合格文控部按《文控编码规定》分类存放文控部归档处理尚办理中已办理完不同意跟踪、催办文件归档立卷文件销毁临时存放区（夹/柜）已完归还文件借阅登记清 理登 记报 批文控部催还或续借登销 毁备 案

文件控制和管理流程图

2.6文件销毁

文件销毁指将与本工程、本项目关系不大、无保存价值或保存期已过之文件，

按规定集中销毁的过程，但是必要时应做好文件销毁纪录等。

（1）销毁文件的范围

上级下发的文件材料，不需要归档立卷的。 文件的备份。

本部门文件、归档立卷后剩余份。 无归档立卷价值的内部刊物、资料等。 超过保存期的文件、资料或案卷等。

焚烧注意彻底烧尽，不留片纸只字，同时注意安全。 利用碎纸机粉碎，确保销毁彻底。 （2）销毁程序

清点：文控人员对拟销毁的文件进行清点，确定是必须无保留价值的文件。 登记：对拟销毁的文件进行登记。

签批：将登记表报信息文控部负责人、主管领导审核、签批。 备案：对销毁的文件必须进行备案。 （3）作废和销毁文件注意事项

无论作废任何电子文件，文件控制人员应该定期的根据文件的作废理由编制详细的作废文件清单，经过主管领导的批准后，文件控制人员必须对作废文件进行妥善归档，并备份在移动介质上（比如移动硬盘等），在必要时确保作废文件能够完整恢复。无论采用何种方式销毁文件，都必须实行两人监督销毁。待销毁的文件、材料，绝对不准当废纸出售给废品收购部门，确保有价值的工程信息不泄漏。

2.7文件借阅

（1）信息文控部编制内部文件传递和借阅等程序，保证文件管理的有序进行和文件的完整性。文件的借阅，应规定好借阅范围，对于技术性资料、保密性资料等的借阅，应建立借阅审批制，严格办理借阅手续。文件借阅均由信息文控部统一办理。

（2）借阅人进行借阅时，要在《文件借阅登记表》上登记，并按要求填写借阅原因，借阅时间，归还期限，方可借阅；对于不能借阅的文件，只能就地查阅。文控人员要定期清查借阅登记，发现借阅到期日尚未归还的，要及时催还。

遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，还应追究当事人的责任。文件借阅到期需要续借时，借阅人应及时到文控人员处办理续借手续。

2.8文件安全与保密

项目秘密是关系到项目参建各方的权力和利益，依照特定程序的规定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，文件保密在项目保密过程中起着至关重要的作用。各工区文控人员都有保守项目秘密的义务。

（1）保密范围

项目秘密主要包括下列秘密事项。 1）涉及项目重大决策中的秘密事项。 2）尚未付诸实施的规划、计划、决策等。

3）内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。 4）预决算报告及各类投资、造价报表。 5）图纸、涉及高新技术、专利等资料。 6）其他经项目部确定应当保密的事项。 （2）文件安全及保密措施

1）根据文件密级严格按文件应传达人或单位控制文件的传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且应分发给指定人。

2）过程处理文件要做到及时清收，存放。

3）加强文件的保管；电子加密；如：对电子文件可采取多重加密，电子发文时进行格式转换；纸张类文件采取加锁保管等。

4）凡涉及本项目经济技术的、属密级管理的电子文档，原则上不允许拷入个人使用的计算机；确因工作需要拷进计算机的、属密级管理的经济技术电子文档，必须进行加密处理。

5）为防止数据丢失，文档电子版记录应定期整理、备份。

6）文件打印、复印失误，造成文件报废时，要做到及时销毁报废文件。 7）严格文件借阅制度，控制借阅范围；未经项目负责人书面批准，不得向外借阅或拷贝涉及管道经济技术类属密级管理的电子文档文件。

8）文件销毁要严格按照文件销毁程序进行。

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