鼎捷易助ERP实施手册-附件

易助客户实施帮助手册

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神州数码管理系统有限公司

SMB事业部 编

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附录一：易助安装硬件及软件环境配置说明 ........................................ 4 附录二：易助系统标准流程 .................................................................... 7

1.销售管理系统..................................................................................................... 7

2.采购管理系统................................................................................................... 11 3.库存管理系统................................................................................................... 16 4.应收应付管理系统........................................................................................... 19 5.生产管理........................................................................................................... 26

附录三：编码原则规范 .......................................................................... 31

第一节 物料编码的意义..................................................................................... 31

第二节 物料编码的原则..................................................................................... 32 第三节 物料编码的方法..................................................................................... 36 第四节 系统物料编码的处理特点..................................................................... 43

附录四：编码方案示例 .......................................................................... 46

例一：某企业冰箱材料分类与编码................................................................... 46

例二：某机械加工厂的物料编码原则............................................................... 47 例三：某柴油机生产厂的物料编码原则........................................................... 48 例四：某自行车厂的编码原则方案................................................................... 51

附录五：ＢＯＭ结构示例 ...................................................................... 58

例一：某锅炉产品的BOM结构图....................................................................... 58

例二：某手机键盘的BOM结构图....................................................................... 59

附录六：Excel文件数据转入使用帮助 ............................................... 60 附录七：主要阶段基础数据准备进度表 .............................................. 65 附录八：主要阶段基础数据检核表 ...................................................... 68 附录九：仿真演练表格 .......................................................................... 73

1.易助ERP流程调整确认通知单....................................................................... 73

2.仿真演练流程签到及检查表........................................................................... 74

附录十：期初余额导入进度表 .............................................................. 75 附录十一：月结会议纪要示例 .............................................................. 76 附录十二：月结及定期报表检核表 ...................................................... 77

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附录十三：ERP系统运行管理制度范例 ............................................... 80

一 总 则................................................................................................. 80

二 职 责................................................................................................. 80 三 数 据................................................................................................. 81 四 系统管理................................................................................................. 81 五 检查与考核............................................................................................. 82 六 奖励与处罚............................................................................................. 82

附录十四：内部ERP推行定期会议纪要 .............................................. 83 附录十五：数据库即时备份操作 .......................................................... 84 附录十六：数据库备份计划设置 .......................................................... 86 附录十七：易助更新相关设置及工具使用 .......................................... 89 附录十八：易助客户端安装设置说明 ................................................ 102

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附录一：易助安装硬件及软件环境配置说明

1.网络版需求： 1-1.网络主机服务器(Server)端： ?操作系统： ?Microsoft Windows NT Server Service Pack 3 以上 或 Windows 2000 Server 以上。 ?MicroSoft SQL Server 2000。 ?硬件需求： 设 备 CPU 内存 硬件空间 需 求 Pentium Ⅲ 700 256 MB 以上 3 GB Hard Disk(视您的数据量而定，建议至少保留10GB以上) 屏幕分辨率 光驱 800×600以上 一台 1-2.工作站(client)端: ?操作系统 : ?Microsoft Windows 98 中文第二版(不建议使用) ?Microsoft Windows NT WorkStation Service Pack 3 以上 ?Microsoft Windows 2000 Professional 以上 ?硬件需求： 设 备 CPU 内存 硬件空间 光驱 需 求 Pentium Ⅲ 700 以上 256 MB 以上 1.0 GB Hard Disk 一台 ※网络版须安装 TCP/IP, 并指定 IP 地址. 2.单机版需求: ?操作系统 : 附 - 4 -

易助客户实施帮助手册 ?Microsoft Windows 98 中文第二版(不建议使用) ?Microsoft Windows NT WorkStation Service Pack 3 以上 ?Microsoft Windows 2000 Professional 以上 ?硬件需求： 设 备 CPU 内存 硬件空间 需 求 Pentium Ⅲ 700 256 MB 以上 3.0 GB Hard Disk(视您的数据量而定，建议至少保留10GB以上) 光驱 一台 2．仅仅了解安装和环境是不够的，要稍微知道在安装后目录的情况和其他一些基本功能 2-1．目录解析

易助系统的文件都是放在你所安装的目录下面的tpa文件夹下面：

目录名称 \\bin \\data base \\lastcdn \\log \\log\\prog \\log\\confirm \\log\\other \\modify \\rptformat \\sound \%user 存放DLL文档 供存放标准数据库 报表上次条件保存目录 记录文件，命名规则 请参阅。 程序记录文件 审核记录文件 其它非上述二者 用户自订程序 报表格式保存目录 存放声音文档 用户设置档 说明 注意：1、＼bin文件夹下面是程序，以后在运行系统中，发现了异常情况，顾问可能给你发一个最新的程序文件，到时候你就放在这个文件夹下面； 2、\\modify文件夹下面是自定义的格式文件,在实施项目过程中，我们要经常自定义很多的单据格式,如果需要删除或者其他的修改工作,就找到这个文件

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夹

3、tpa文件夹下面有个tax文件夹，下面有几个word格式的文件，在那里面可以查看到一些自定义的文件说明。 2-2．重点程序说明 1、tpa文件夹下面.exe程序

（1）tpabak:自动备份程序，适用于在运行系统过程中数据库的自动备份； （2）tpatask:在打开系统的方式之一是在任务栏里边，如果你在某一天发现任务栏里边没有相对应的程序时，可以找到这个程序双击就OK了； （3）TPAMAIN：易助启动程序； （4）plusupdate：系统更新程序。

2、在以后工作中系统维护的注意事项，学习系统备份和升级的办法（升级方法见实施步骤中的最后一项即第十项）

Ⅲ、如果公司除了在局域网以外，还有远程操作的作业。这个就需要通过其他的软件或者工具进行操作。首要的工作是Internet网络的建立，然后是服务器IP地址的固定。IP地址固定的方法一般情况下是到当地的电信、网通等网络部门申请固定的IP，如果因为费用问题，那也可以用网络上的域名解析等第三方软件来实现，例如花生壳（可以参考网站www.oray.net）等网络工具；IP地址固定下来后，可以通过Terminal Server程序来体现远程访问服务器的效果，但是易助系统有一个很好的工具就是工作站联机程序

只在这里录入固定好的IP地址就OK!

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附录二：易助系统标准流程

1.销售管理系统

销售报价流程 作业说明 客户 新商品 业务 研发/财务 新商品报价时应由研发单位之报价要求 BOM 参考工资率及制造费用估出销货成本并建议报价 旧商品报价时参考现行核和价单及过去历史交易记录重新报价 输入报价单 打印报价单 主管核准(文件签核) 客户同意报价 于报价单生效日期当日进行报价单确认 附

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Y 商品估价 N 计价表 历史报价 报价单建立 修改 报价单 N 核准 Y 报价单 报价单 FAX客户确认 报价单确认

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业务接单流程 作业说明 客户 业务 生管 成品仓库 客户订单 客户订单 判断是否可接单条件如；接单否 回复 N 单价,交期,数量..等 Y 订单资料输入 订单建立 打印订单凭证 判断是否有库存，有库存者直接销货 ,无库存者发工单生产 订单凭证 库存 N Y 订单凭证 订单凭证 工单开立及发放流程 销货流程 附

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销售出货流程 作业说明 确定可出货 预计出货表：即订单未出明细表 依订单输入销货单资料 打印销货单凭证 销货单交成品仓库单位备货 确定销货数量 成品出货 销货单签回 Y 销货单 业务 预计出货表 生管 成品仓/资材 会计 客户 N 可出货 进度追踪 Y 销货单建立 修改销货单 VU. 核准 N 备货 销货单出货南 销货单销货单 销货单 签回 销货单 销货单 附

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销售退货流程 作业说明 判断销退原因可接受性 接受销退品者输入销退单资料 打印销退单 主管审查 品管针对销退品检验,良品及不良品应区分库别存放 仓库点收数量 销退品入库 销退单确认 附

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客户 销退通知 业务 销退通知 品管单位 成品仓库 销退单建立 销退单 修改N 审GP3 查VU. Y 销退单 QC 确定入库别FM,4 销退单 点收 销退单确认 销退单 销退单

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2.采购管理系统

采购询价流程 作业说明 由研发或仓库提出相应采购需求后，业务进行询价 供应商报价 旧商品询价时参考及过去历史交易记录比较 录入生效的询价单 打印询价单 主管核准(文件签核) 发出新的价格信息 供应商 业务 询价要求 研发/仓库 采购需求 商品报价 历史价格 询价单建立 修改 询价单 核准 询价单 询价单

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请购作业流程 作业说明 请购单位 物管 采购 请购单位依需求输入请购资料, 请购单建立 请购资料必须载明品号,数量及需求日期 请购单 打印请购单 修改 核准 Y 主管核准 请购单 请购单交物管 退回 物管审查需求是否有其它方法替代及其合理性, 应以避免产生库存存货为最高原则 请购单签核（凭证上） 采购单位依请购单需求进行采购询,比,议价作业,决定采购厂商,单价及数量并锁定请购资料 将请购资料拋转成采购单 下接采购流程 N 请购单 审查 Y 请购单签核 请购单 请购单 请购单 询价 （询价单） 请购单更新采购底稿单或采购单 采购流程 附

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采购下单流程 作业说明 采购来源计有以下几种 1.请购单 2.询价单 3.采购底稿更新 4.采购计划发放 5.独立采购需求 输入采购单资料, 以下字段请确实输入；收料库别, 预交日, 数量及单价 采购单位主管审查及核准, 审查之 要项为单价及对象 打印采购单 采购单审核 采购单FAX 厂商 追踪表计有 1.采购未进明细表 供货商 采购来源检视 采购 会计 采购联络作业 采购单建立 修改采购单 核准 Y 采购单 N 采购单审核 FAX 采购单 采购单 采购单 进入采购预交追踪管理

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采购进货收料流程 作业说明 厂商交货时应于交货单上 注明采购单号及品号 输入收料单时即为到货登记, 厂商如未标示采购单号者, 请以厂商预计进料表查询之 请检视收料单上之料品规格,交货数量及交货日期是否正确 打印收料单 可依据情况设置是否做来料检验。 供货商 厂商到货 送货单 资材 品管 会计 送货单 收料单建立 N 退回 核对资料 Y 收料单 收料单 N 验收 验退单输入 Y 验收进货单输入验收数量验收退回单 验收退回单 验收单 验收单 验收单

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采购退货流程 作业说明 资材单位应将退货之资 料PASS 采购单位：如交货厂商采购单号﹑退货数量..等 退货单建立时应注意单价, 如果退货不再交货时应确定要指定结案处理 打印退货单 退货料件品质再次确认 供货商 采购 厂商退货通知 资材 会计 退货事宜联络 退货单建立 退货单 退货单 资材备货 良品 品管确认 退回 不良 退货单确认 不良品货物点交 退货单 退货单 退货单 退货单

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3.库存管理系统

调拨流程 作业说明 确定转出库之库存量并作 转入及转出资料建立 打印调拨单 转出及转入单据及实物核对 库存资料异动资料审核 附

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转出仓库 - 转入仓库 调拨单建立 会计 调拨单 调拨单 仓库备料作业 N 核对签收 修改资料 Y 调拨单 调拨单 调拨单 调拨单审核

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非工单领用流程 作业说明 需求领料单位 仓管 会计 非工单之领用可使用本流程进行 领料作业,本作业适用管理费用及制造费用所属之材料领用,以领用需求 及低值易耗品办公用品等领用 输入调整领料单 请由库存系统之异动单据建立作业中输入领料单数据, 请注意单领料单 别及部门数据之选择 打印领料单 核准 N 修改 主管核准 Y 领料单 领料单 仓库备料 领料料件点收 领料单确认 领料单 领料单

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盘点流程 作业说明 依库别或循环盘点码进行 盘点计划拟定 打印盘点数据清单 核对盘点品号资料 打印盘点卡 设置好关帐年月 通知盘点当日进出库全部暂停 复盘后回复库存进出 将实盘数据输入计算机 确定盘点前所有单据正确并确认 打印盘盈亏报表 审查及核对盘盈亏信息的正确性及合理性 执行盘点资料更新 盘点单确认 附

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资材 盘点向导信息产生 物管 会计 盘点清单 N 核对 盘点资料建立 Y 盘点卡 冻结库存进出 实盘与复盘 入出库解冻 实盘资料输入 账面量重计 原因追踪与调整 盘盈亏报表 N 核对 Y 盘点更新 盘点单 盘点调整单审核 盘点单 盘点单

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4.应收应付管理系统

预收货款作业流程 作业说明 客户缴交支票或现金 输入收款单资料时, 冲销应收账款时取单 打印收款单凭证 支票或现金 客户 业务单位 出纳/会计 支票或现金 预收发票建立 收款单建立 收款单凭证 修改 核准 现金或支票 收款单 退回修改 核对 收款单审核 收款单

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应收账款作业流程 作业说明 业务单位 会计 客户 已审核的销货单及销退单 销货单 销退单 由销售发票建立作业逐笔挑选单据结账，成立应收账款。 销售发票建立 打印销售发票单 销售发票单凭证 核准 主管核准 Y 退件 会计核对 应收账款管理 修改 N 销售发票单 N 核对 发票寄出 销售发票单确认 发票

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收款作业流程 作业说明 业务单位收到客户的现金或应收票据或有价证券等凭证由业务人员填写缴款单,缴款单应经过业务单位主管核准 凭证由出纳人员进行核对及审查 输入收款单资料, 如果收款资料乃根据订单有预收货款者,收款单必须输入订单号码,并于缴款单上注明收款单单号 打印收款单凭证,亦可不打印收款单以缴款单为凭证 出纳主管核准（并盖印） 收款单交会计单位审查 收款单审核 收款单 业务 现金,支票 缴款单 出纳人员 会计 现金,支票 缴款单 N 退回 核对 Y 收款单建立 收款单 修改 N 核准 Y 缴款单 收款单 收款单 现金或支票 收款单确认 支票或现金

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预付款作业流程 作业说明 采购填写请款单 采购单位主管核准 请款单交出纳单位 出纳开立支票或以现金或其它有价证券付款并依预付货款输入付款单建立 打印付款单凭证,亦可以直接以请款单为凭,付款单资料不印出 出纳主管核准盖印 会计单位核对 预付发票建立 厂商 采购 预付货款事宜协商 出纳 会计 请款单 N 退回 核准 Y 请款单 请款单 付款单建立 修改 付款单 核准 N Y 请款单 支票 付款单 退回修改 N 核对 Y 付款单审核 支票 支票寄出 附

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应付账款作业流程 作业说明 已确认之收料单及退货单 由采购发票建立作业逐笔挑选单据 检查与修改 打印采购发票凭证 主管核准 会计核对 收料单 退货单 出纳 会计 应付账款单建立 采购发票凭证 修改修 N 核准 Y 采购发票 N 退件 核对 收料单 退货单 Y 发票 采购发票审核 应付账款管理

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付款作业流程 作业说明 开票或现金 核对采购发票及票据及金额之正确性 出纳主管核准并盖印 付款单资料输入 打印付款单凭证亦可直接于采购发票上注明,如此付款单即不再打印 付款单资料核准 核准 采购/外包单位 采购发票 出纳 会计 发票 现金,支票 采购发票 N 退回 核对 Y 付款单建立 付款单 修改 N Y 付款单 付款单 付款单审核 付款单 支票或现金

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委外业务结账流程 作业说明 委外单位 委外退货单 委外进货单 已确认的委外进货单, 委外退货单及工艺之移转单 加工明细建立 委外明细表 厂商对账单 对帐 N 主管核准 核准 Y 会计核对 会计 修改修 厂商对账单 委外明细表 发票 应付账款管理

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