秘书与上级的沟通技巧

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人文学院文秘专业学生学年论文

秘书与上级的沟通技巧

班级：文秘1222 姓名：胡丽丽 学号:1140122110

[内容摘要]沟通是人际交往中的一项技能，也是一门艺术。秘书与领导进行有效的沟通，可以提高工作效率，提升工作质量。良好的沟通可以更加方便的工作。

【关键词】沟通 倾听 询问 反馈 察言观色 一、秘书与上级沟通的重要性

所谓沟通，就是人与人之间通过言语、表情、肢体语言等来进行交流的一种沟通方式。沟通是人与人之间的桥梁，有效的沟通可以消除隔阂；亲密的沟通可以增进感情、相互了解；恰当的沟通可以消除误会、化解矛盾。

二、秘书需与领导有效沟通

秘书工作是依附于领导活动而存在的，它的基本职能是辅助领导开展领导活动。从管理层次上看，秘书是属于从属地位的辅助性管理活动，其本质是为领导服务。为了更好地服务于领导，就要与领导进行深度的了解和有效的沟通。

同样，秘书处理好各种日常事务都离不开有效沟通，良好的沟通协调对上司的工作有辅助性，掌握好有效沟通技巧。这样，不仅有利于秘书人员工作的开展，更是使秘书与领导目标达成一致的有效途径。 三、秘书与上级领导沟通的技巧

（一）秘书要了解上级领导的性格特征和处事风格。面对不同类型的领导有不同的沟通方式。

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秘书要在日常生活中对领导人的性格、思维方式、工作方法、生活爱好、工作经历以及家庭情况等，都要有所了解，这样才能更好地为领导服务。比如，喜欢安静的领导人在思考时，秘书不仅自己不去打扰，还要起必要的挡驾作用，不是急事，最好不去惊动领导；要是碰到喜欢与秘书商量、征询意见或要材料的领导，秘书要注意积累资料，围绕中心工作，勤于思考，以保证给领导满意的资料服务和意见与答复；有的领导喜欢同大家讨论，在讨论问题的撞击中迸发思想“火花”，秘书则应善于组织有关人员集体讨论；有的领导习惯中午不休息或夜间工作，秘书则应改变自己的习惯，适应领导的生活规律，周到服务；有的领导性情急躁，秘书则要善于冷静思考，伺机多做劝导；有的领导记忆力较差，秘书则应由细致地工作计划表，时常提醒一下领导。总之，秘书要主动去适应领导人的生活习惯特点。

（二）秘书是领导的助手和参谋。所以，秘书要随时正确地领会掌握领导的工作意图，严格遵循、围绕领导工作意图，辅助领导工作，体现并且贯彻领导意图。秘书人员还要加强自身的修养，提高自身水平，是自己能与领导人保持思想、行动上的一致，配合彼此的默契。要求秘书人员能站在领导的角度上考虑问题、处理问题。在有分歧的情况下，秘书尽可能的与领导保持一致。

（三）在与领导沟通交往中，秘书要充分尊重领导。领导下达的命令或者指示，秘书要认真执行，尽最大的可能去完成，不能与领导唱反调，领导说东，你硬要往西。但是，秘书也不能一味的去附和领导，要是对领导下达的命令或者指示有不同的见解，可以提出适当的

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意见和看法，表达你的观点。总之，要尊重自己的领导，对领导的态度不卑不亢。

（四）在与领导进行语言沟通中，要注意措词。遇到领导反对意见时，你可以换一种方式表达的委婉一点，可以以建议的方式向领导表达你的观点，努力使领导接受你的观点。

(五) 要时刻注意你跟领导的关系，不能没大没小。秘书与领导要保持在组织上是上下级关系；在工作上是同志关系；在职能上是主辅关系。当然，秘书与领导沟通时要充满自信，有些领导经常板着个脸，不苟言笑，从而使秘书在领导面前不敢多说话，唯唯诺诺。因此，秘书要克服心理障碍，自信一点，这样才能进一步的与领导建立好关系。

(六) 倾听也是沟通中重要的一个环节，善于倾听是一门艺术，对领导来说更是一种尊重。倾听有利于了解和掌握更多地消息；有利于建立与领导间的信任；可以加强与领导间的关系，使倾诉者放松心情，谈及到领导不想提及的问题时，不要多问，更不要打探领导的隐私，对其刨根问底。若知道领导的隐私，务必要对其进行保护和尊重，不要对外乱说，与同事进行聊天八卦。倾听时要集中精力，专心倾听，听领导说话时，作为倾听者，切忌不要看时间；要站在领导的立场去倾听，去揣摩领导要表达的真正意图；领导在说话时，不要随意打断领导的话，更不要随意的插话或接话；适时地表达自己的意见并且配合表情和恰当的肢体语言，这样可以让领导感觉到你始终在倾听，而且听明白了，还可以避免走神或者疲惫；要听出领导谈话的重点，这对于秘书来说是一种能力。

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（七）除了倾听，询问也是一种技巧。在工作中，秘书要善于有艺术的向领导进行询问。对于领导下达的指示或命令有不明白的，千万不要不懂装懂，要及时向领导询问清楚。对于工作中遇到的难题，要虚心求教。在空闲之余，秘书要多了解一点知识，充实自己，丰富自己的阅历，开扩自己的视野。

（八）工作中秘书也要注意及时的向领导反馈信息，避免造成不必要的误会。秘书向领导反馈信息时，力求说话简明扼要，清晰不含糊，突出重点且注重轻重缓急。把重要且紧急的事情先汇报，重要但不紧急的事情等之前的汇报后再进行汇报，不重要也不紧急的事情可以等多累计一点之后一次性汇报，以免经常打扰领导，导致领导不能好好工作。收集文件也一样，把重要的文件放上面，不重要的文件放在下面，便于领导先处理重要的事情。秘书向领导反馈信息时，可采用口头反馈、书面反馈、通信反馈、网络反馈等方式。口头反馈内容丰富、广泛，而且能及时得到领导的反馈意见。书面反馈相当于口头反馈比较正规，并且有利于保存，可为日后的考查提供依据。通信反馈信息比较迅速及时，便于信息发出者随时掌握信息接受利用的情况，及时地改善信息传递的质量，而且可以远距离传递反馈信息。网络反馈的话，信息收到的及时、迅速，能够记忆和存贮，并能随机检索利用。根据不同的情况，秘书可采用合适的方式进行反馈。工作中秘书也要时刻严格要求自己，不怠慢，不松懈。做好领导身边的一把手。

（九）秘书要注意察言意地观色，观察领导的心情、动作、表情、眼神。观察并不是简单地去看、随浏览，而是去仔细观察表面看不到

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的东西，并且去发现重要的、有价值的信息。若遇到领导心情不好时，最好能做到能不打扰就不打扰。在工作中，与领导接触久了，就会形成默契，要是领导的一个表情一个动作你就能领会领导的意图，就能大大地加快工作效率，提高工作质量。

总而言之，秘书，是领导身边的助手，是全心全意为领导服务的。领导成功的背后往往少不了秘书辛勤工作的背影。在工作中秘书要忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；兢兢业业，甘当无名英雄；实事求是，讲究实效；办事公道，热情服务；谦虚谨慎，文明礼貌；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。

沟通，有时候就很简单。就简单地一个微笑，一个动作，一个表情，就能拉近彼此间的距离。有时无声的沟通更胜过有声的沟通。沟通是人与人之间的交流，是心与心的对话。最重要的是真诚对待，不虚情假意。你希望别人怎样对待你，你就怎样对待别人。

参考文献：

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[5]李姝. 浅谈秘书工作中的沟通技巧[J]. 办公室业务. 2005(06)

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