试论秘书从业人员应具备的心理素质

人文学院毕业论文开题报告

目录

一、前言

二、自信的心理

三、广泛的兴趣

四、开朗热情的性格

（一）开朗

（二）敏捷

（三）稳健

（四）坚毅

五、自制大度的君子风范

六、参考文献

七、致谢

试论秘书从业人员应具备的心理素质

摘要秘书人员是办公室活动的主体核心。秘书活动的策划乃至富有成效的实施，有赖于

秘书从业人员的素质。而秘书人员的心理素质是构成其他素质的基础，是秘书活动成功的重要因素。秘书人员心理素质的要求包括自信的心理、广泛的兴趣、开朗热情的性格、自制大度的风范。

关键词秘书工作秘书从业人员心理素质性格

一、前言

秘书活动是否有成效，不仅取决于组织内外部的环境，方法手段，对象的状况，而且与秘书活动主体的秘书人员有着至为密切的联系。在秘书实践中不难发现，同样的策略，实施中由不同的人去执行，效果迥然有别，因此，对秘书人员的心理素质进行研究和探讨的必要性和重要性就是显而易见的。

秘书人员的素质，是指秘书人员运用各种媒介，实现增强组织生存能力和在公众中树立良好形象的目标过程中，所表现出来的知识、个性、作风、素养等品质。换言之，就是决定秘书人员从事各项活动能力的各个内在因素的总和，而秘书人员的心理素质主要是指秘书职业对人的心理要求，是构成秘书人员基本素质的基础。秘书人员只有具备了良好的心理状况，事业成功才有保障。秘书工作对秘书人员的心理素质要求包括：

二、自信的心理

自信是对秘书从业人员的心理素质的最基本要求。古人云：“自知者明，自信者强。”一个人有了自信心，才会产生自信力，充满自信的秘书人员敢于面对挑战，敢于追求超越，他们自信能超人，自信能胜人，他们会以极大的勇气和毅力塑造出自己和组织的良好形象。缺乏自信的人，会自我否定，会在社交中畏缩不前，甘败下风，甘于平庸，甘于卑微，意志消沉，精神涣散。其塑造出来的组织和个人形象也会平庸低下。秘书工作并非是简单的“二传手”，在协助领导决策时虽然在一定程度上能预测到工作的结果，但是还要冒一定的风险，这就需要自信。在处理秘书事务时出现令人尴尬或危机四伏的意外情况时，自信的秘书人员就会沉着冷静，凭着智慧和信心，通过艰辛的努力，迅速而出色的走出困境，正如法国哲学家卢梭所说：“自信心对于事业简直是奇迹，有了它，你的才智可以取之不尽，用之不竭。一个没有自信力的人，无论他有多大才能，也不会有成功的机会。”

自信是建立在周密的调查研究，全面的了解情况和充分的心理训练的基础上。前两者容易做到，后者才是关键。大凡一个人要战胜别人容易，超越自己很难。别人是活生生的，看得见、摸得着、感受得到，而对自己则当局者迷，很多缺点、错误、不足之处没有留心注意，是很容易被忽视的。所以要增强自信心就得先调整自我的心理平衡，进行自我心理训练，战胜自己。

树立信心，超越自我，要依靠顽强不屈的毅力。首先正视克服自己的缺点。古人以“日参省乎己”作为修身养性的根本。高尔基也强调“反省是一面莹澈的镜子，它可以照见心灵

上的污点。”只有反省才会清醒的看到自己身上的正误之处，从而坚决而强制克服一切弱点，做到自尊、自重、自爱、树立信心，稳定情绪。其次表现在工作中有坚定的决心和信念有百折不挠的毅力，不畏艰难，不怕挫折，敢于坚持到底，不被眼前逆境所吓倒。工作中能任劳任怨，不辞辛苦，有责任心，责任感，才会对朋友尽责尽力，即使不被理解也能坚持真理，忍辱负重。秘书人员要牢记“自信是发愤图强的基石，自信是励精图治的根本，人无自信不能上进。”

三、广泛的兴趣

兴趣是人们力求认识某种事物或爱好某种活动的倾向，它影响人们对某种事情的注意、选择和态度，它是人们在实践活动中形成的一种紧张、喜爱情绪。如一个人非常喜欢音乐，平时一听音乐立即会全神贯注的欣赏，表现出对音乐不顾一切的神情。但是兴趣不是生来俱有的，得力于后天的培养，即使已经形成的兴趣定，也不是一成不变的。随着生活阅历的增强，社会实践的深入，兴趣会伴随着人的主观思想和外界环境的变化而变化。人的兴趣具有随意性、选择性的特征。随意性表现在客观世界的万事万物及其活动都可以成为一个人产生兴趣的对象；选择性表现在人是根据自己的审美、喜爱等主观因素有目的地挑选一个或多个的喜爱对象。只有对某一方面产生兴趣，才会激发一个人无穷的活力，全力以赴去实践，去提高。秘书工作涉及的知识面广，接触的公众性格各异，爱好天差地别。因此，秘书人员一旦具备厂广‘泛的兴趣才能与各种公众都有共同的语言区域，才有接通点，从而使之产生认同感和亲近感，建立起相互之间的亲密关系，特别是在当代，人们在交往中对于知识更新，智力互补、智能合作、智慧开发与交流等需求日趋增强，许多人都希望通过实践来充实、完善、升华、丰富自己的情感世界和生活艺术。广泛的兴趣已成社交的基础与纽带，成为秘书人员适应社会、扩大人际网络，处理好各种矛盾、复杂关系的一剂灵丹妙药。

秘书人员首先要培养对本专业的浓厚兴趣，有了这样的兴趣才会热爱本职工作，才会有强烈的责任心，努力去钻研，去提高完善本专业所需要的广泛知识，全心全意投入为领导、为群众、为同事的服务中去。善于适应变化着的活动环境和相对固定的工作环境并能以此为乐，以此为满足。有了对专业的真正兴趣，才会克服工作中的种种困难和挫折，克服重复、繁琐的公式化工作所带来的枯燥乏味、厌倦不满的情绪。但是，秘书人员对本职工作的兴趣不应局限在心理倾向上，还应付出行动，对本职业方方面面的知识进行揣摩、分析和探究、由理论到实践，再由实践到理论的不断循环提高，使浅层次上的兴趣进一步升华。

其次，秘书工作是综合性的工作，秘书人员是一个“通才式”的管理者，所以秘书人员还应培养和发展与本专业密切相关的其它方面的兴趣，如摄影、绘画、旅游、体育、演讲、娱乐、文学创作、棋类等有益身心健康的活动，不断丰富知识、拓宽视野。陶冶情操，为自己、为组织创造一个宽松和谐的内外部工作环境。

四、开朗热情的性格

性格是人的个性心理特征的重要方面，是人们对待他人、外界事物的态度和行为方式上所表现出来的特点，是个人对外界事物习惯化的态度与言行方式。性格的形成受客观世界的人、事、物影响，具有稳定性。人们常说“江山易改，本性难移”，这“本性”说的就是性格。但人又可以“洗心革面”、“浪子回头”，所以性格稳定性只是相对的。它随着人的活动变化而表现出不同的程度、不同侧面的特征。如一个平时蛮横尖刻的女售货员，看见一个风度翩翩的英俊男顾客潇洒走过来，会不自觉地放低声音，面带微笑，柔和而有礼的询问、回答，提不起平时的泼辣劲。这是因为受对象的影响，要不怎么会有“近朱者赤，近墨者黑”

的说法呢?一个走出校门踏上秘书工作岗位的学生完全可以在工作环境中或根据工作性质要求改变自己的性格。随着经验的积累，知识的丰富，理想、信念的确立和强化，对客观世界的认识加深，秘书人员能够在意识的自我调节中发展、改造自己的性格。

有些国家把“性格完美”作为对高级秘书的要求之一。在我国虽无明确要求，但新时期的秘书人员除了对理论修养、知识、能力之外，最灯能具有这些性格侧面。

（一）开朗

具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。开朗还表现为对同志的热情、关心、乐于助人。遇到困难不垂头丧气，而是有勇气战胜它。开朗还能给人们快乐，给人以勇气，能够团结同志共同奋斗。

（二）敏捷

思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落，不拖泥带水，不拖拉，不推诿。笔头敏捷，深思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，倚马可待，再字斟句酌，反复修改，使文章字字珠玑，无懈可击。

（三）稳健

遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳定，不冒失行事，也不敷衍了事。待人稳重，温和文雅。既不浮华轻佻，也不冷漠矜持。遇事不慌，临危不惧，泰然自若，从容处理。给人一种可信任感。

（四）坚毅

做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。坚毅要求对工作能任劳任怨，工作不为人理解时仍能认真去做，甚至受到委屈还能忍厚负重。坚毅还包括要努力克服自身的缺点，做到自信、自重、自爱。

（五）幽默

幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调，开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的捉弄和嘲笑。幽默可以使自己变得机智、乐观大度；幽默可以给别人带来愉快；幽默可以使紧张的气氛变得轻松；幽默也能帮助人从尴尬的境地叫’获得解脱。

有的人认为秘书工作是一种社交性很强的工作，因此在人员的选配上强调要外向型性格的人。其实，外向型性格的人并非就是理想、完美的人员。典型外向型的人善于交际、善聚会、健谈、乐观、不拘泥小节，有较强的顺应外界环境的能力，这对秘书的协调、沟通工作很有利。但这种类型的人做事较马虎、粗心、不加思索、好动，沉不住气，喜怒无常，攻击性强，在辅助决策，安排会务，办理文书，公关专题工作的组织与策划，迎来送往的接待等要求严肃细致的工作时则不大胜任。同样内向型性格的人理智、冷静、沉着、不善交际，做事深思熟虑，不轻举妄动，这对严肃性工作是一大优势，但这对社交性工作则不利。性格类型对人的交往有一定的影响，但也只是相对的，在交往中各种性格互有千秋。秘书人员应通过自己的工作实践，形成发展自己良好的性格，消除交往障碍，创造让人喜欢，让人亲近，让人敬佩的形象，从而有利于吸引公众，通过自己和良好形象来树立企业形象。

秘书工作不是整天陪领导吃吃喝喝，玩玩乐乐的轻松工作，而是需要付出大量努力的艰辛工作。秘书人员经常要没日没夜搞调查，协调矛盾，收集信息，忙于接待，连节假日时间都要东奔西跑，随叫随到，身肩超负荷的工作。如果缺少热情，没有全身心的投入，是无法担当这艰巨而复杂的工作的。有了热情，秘书人员才有工作的干劲，才会主动地补充自身思想，修养，智能的不足，同时对专业内外部的事要抱有极大兴趣和高度敏感，充满想象力和创造力。没有极大的热情，对什么事都漠然冷淡的人很难对工作表现较多的关注和主动。更不要说如何来提高丁作效率了。

在人际方面，秘书人员在领导与员工之间要上呈下达，沟通传播，广泛联系他们，凭借热情才能敲开对方心扉，开拓工作渠道，争取对方成为自己工作上的合作者和朋友。缺乏热

情的人则不能接受别人，也不能被人所接受。有了热情，才会主动为对方服务，主动为对方着想，为对方提供方便；有了热情，才会使对方有宾至如归的感觉，有受重视，被尊敬的感觉。在感情上接近一步，工作上就有了任意驰骋的广阔天地。总之，热情能融化人际之间的不快与隔阂，促进彼此的友谊。

热情开朗的性格同时是成功社交的要求和条件。人开朗，心情就好，情绪高昂，办事情有干劲，即使工作复杂艰辛，也能全心投入，不抱怨发牢骚。开朗人走到哪里都把欢乐带到哪里，即使是批评对方也容易被接受。如果一个沉默寡言的人走到人群中去办事，抑郁寡欢的情绪一下子就把群众的热情，积极性打到底线之下。整天板着脸，不吭一声，拒人于千里之外，人们如何去与之交谈，与之友好合作。开朗如一帖兴奋剂，能提高自己和他人的积极性，给人注入一股充满青春活力的新鲜血液。

五、自制大度的君子风范

在秘书工作实践过程中，秘书人员要经常同各种各样的人打交道，这期间包括热情好客，也有冷漠吝啬的；有口若悬河的，也有“金口”难开的；有如实反映情况的，也有谎报“军情”的；有积极合作的，也有制造麻烦的。秘书人员遇到这些不同情况，必须善于自我控制，学会忍耐，遇到任何麻烦、棘手之事可都要沉得住气，这样才能顺利地完成秘书工作。不因情绪激动而手舞足蹈，饶舌不止；也不因情绪低沉而紧锁双眉，哭丧着脸。任何时候都要防止自己勃然大怒，暴跳如雷。当然，自制不是表面的强作笑容或硬压怒火。自制力实际上是人的高度的思想道德修养的性格坚强的表现。

有几位香港资深的秘书界人士到广州来参加一个研讨会。交谈中论及工作甘苦，好儿位都异口同声的说，做了几十年秘书工作，感受最深的一点就是：干这一行一定得学会一个“忍”字，例如：谈判桌上，对方提出了出乎意料的苛刻条件；有顾客前来投诉，态度暴躁，而且实属“吹毛求疵”；竞争对手不择手段，为了压倒他人，宣传中竟然有意诋毁本公司。在这种情况下，你能忍得住逼近心头的这把利刃吗?然而，如若不忍，关系立即就会出现紧张状态．也许，为厂这次谈判的进行，为了改善本公司在顾客心目中的形象，为了与兄弟单位建立合作关系，大家已经花费厂很多精力，如今因为在一个个别环节上沉不住气，就此前功尽弃，这又是否值得呢?

属于心理素质范畴的秘书人员的自我控制能力，是意志毅力的表现，是一种深浅有度的把握能力。某商业大厦夜间失火，据报道最后被消防队员用云梯救下来的，是双腿发软，满面泪水的总机房接线员小姐。在火场中腿软流泪并不难堪，这种场面毕竟在人的经历中有限，难能可贵的是这位接线员小姐在被大火围困的总机房里坚持接通了所有该接的电话，直到云梯伸进窗口。可以说，这是在生死安危面前，对自我控制能力的考验。

一九五一年就开始的板门店谈判，进展相当困难。在交换战俘的问题上，美国提出无理要求并采取拖延手法，谈判桌上久久沉默对峙，中方李克农将军只指示三个字“坐下去”。当时的中国和朝鲜代表，沉稳地静坐了132分钟，终于使美国人顶不住厂，宣布休会。这中间，除了正义与非正义的较量外，也有意志与毅力的较量。“狭路相逢勇者胜”，忍耐是秘书人员获得勇气，取得成功的重要因素。

日常生活中，假如有人在背地里说了一句有损于你的名誉的话，你如果为此斤斤计较，找他追查，去评理，去论是非，其结．只能是闹得满城风雨，人人皆知，既影响了双方的团结，更扩大了对你的不良影响，你看值得吗?如果你能超凡脱俗不与小人计较是非。那么，谎言和中伤都会自消自灭。因为，世界上的谎言和中伤都是为了伤害对方制造出来的，你无动于衷，若无其事，根本不会为其所伤害，对方目的就破产了。所以不加理会的谗言很快就会平息，如果你显示你已被伤害，那么就等于证明了谗言的真实性。在这一点上我们应记住

大仲马的劝告：制止谗言的方法是鄙视它，企图追逐它，驳斥它，它就会比你跑得更快。

“负荆请罪”的故事，在我国可谓家喻户晓，妇孺皆知。这不是因为故事情节多么优美，也不在于其艺术水平多么高超，它使人感动不已的是一种精神，一种为世人所称道、所崇尚的精神。这个故事给我们从事秘书工作的人以什么启示呢?不要过分珍视自己的自尊心，对于人来说，还有许多比自尊更高贵的东西，只要舍弃一点自尊心的代价，我们会得到数倍的补偿。有的时候，退让甚至可以达到你想达到而又无法通过进攻所达到的目的，因为由于你仍进攻，必然会引起对方本能反应——防御，这就使你的进攻受阻，难以达到预期的目的。如果你退让，对方也产生相应的行为反馈，这时，你的目的就很可能顺利实现了。

我国古代流传的“六尺巷道”的故事，恰好反映了“争者不足，让者有余”的这种奇妙的心理现象。故事说是康熙年间文华殿大学士兼礼部尚书张英，接到一封家书，得知家人修治府第，因地界不清，与方姓领居发生争执，告到官府。因双方都是高官望族，县令不敢贸然断决。读罢家信，张英赋诗一首寄回家中，诗曰：“千里

“修书只为墙，让他三尺又何妨，长城万里今犹在，不见当年秦始皇。”家人接信后，遵嘱让地三尺，以示不再相争。方姓人家得知后亦效仿让出三尺地皮，于是两家之间便留出了一条六尺巷道。

没有人天生就是秘书，也不是人人可以从事秘书工作、秘书人员在提高理论，智能修养的同时，不能忽略自身性格方面的自我完善。随着社会的日益进步，秘书人员心须不断调整自身结构以适应社会的变化和发展，只有当自己的心理素质日益成熟、完善，看德、有才、有识三者兼备，我们才能成为——个优秀的秘书人员。

参考文献

1．吕华森主编《秘书理论与实践》，河南人民出版社1999年8月第1版；

2．张玉雁等主编《公共关系理论与实务》，天津科学技术出版社2010年5月第1版；

3. 许明炎编著《现代公共关系学新论》，地震出版社2001年3月第1版；

4．葛红岩主编《新编秘书实务》，高等教育出版社2007年7月第1版；

5．张丽琍主编《涉外秘书实务》，首都经济贸易大学出版社2008年5月第1版；6．徐爱琴主编《实用礼仪学》，浙江大学出版社2005年9月第1版

致谢

本论文在写作的过程中，参阅了大量的有关著作与报刊杂志，受到不少启发，在此对原著作者致以诚挚的谢意。同时，对焦作大学人文学院的老师，即我的论文的指导老师表示衷心的感谢。张老师在我的论文的选题、开题报告、资料的收集、论文的写作提纲及一稿的写作过程中，都给了我不少的指导与建议，这也是我的论文能以成型的重要原因之一。同时还要感谢我的任课教师，他们在我的专业的学习过程中，以及使我对秘书学产生兴趣的过程中发挥了重要的作用。借此机会，也对为我撰写毕业论文提供资料、给出建议、帮助的所有人表示衷心感谢。

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