成功简报的十个技巧

如何做好简报powerpoint文件

1.

一場令聽眾及說者都滿意

的簡報，應當如同一場正式且公開的演出。

準備一場成功的簡報可分為七個步驟：

第一步：確立目標 第二步：分析聽眾 第三步：規劃簡報 第四步：收集資料 第五步：完成提綱 第六步：製作視輔 第七步：持續練習

簡報的英文Presentation，原來就有演出、呈現、贈送的意思。一場成功的簡報

就像一場表演藝術，從編寫劇本、設計舞台到準備道具，各個環節都必須達到完美的境界；除此之外，演員的演出能否照顧到所有觀眾，並將內容及情感做最佳的詮釋，也都會影響簡報的成功與否。

2.

如何做好简报powerpoint文件

訂立簡報的目標，有效整合與主題相關的所有資訊。如何確立簡報的目標？

簡報者可以依下列四個步驟來確立簡報目標：

一、分析聽眾；二、澄清溝通目的；

三、實施調查；四、根據簡報策略。

透過這四個步驟讓聽眾的目標與簡報者的目標相結合。

設立目標時，先問自己以下的問題：

※ 我為什麼要進行這次的簡報？

※ 他們為什麼要我做簡報？

※ 我希望透過這次簡報達成什麼目的？

※ 聽眾了解這個主題到什麼程度？

3.

如何做好简报powerpoint文件

分析簡報的對象：他們的特質是什麼？他們關心什麼？

你的聽眾可能是：

你的上司、你的員工、其他部門的管理階層、職位相當的同事、顧客或潛在顧

客、供應商等。

由聽眾的知識水準、態度、好惡等，來決定簡報的內容與方式，最好獲得以下

的資料：年齡、性別、職業、工作性質、職務、需求、興趣、價值觀、信念等。

4.規劃簡報的結構，決定

開場白、主體、結論三部份基本大綱。

簡報的架構分為開場白、主體、結論三部份：

開場白──好的開場白能抓住聽眾的注意力，可以是一段有趣的故事、一個有

如何做好简报powerpoint文件

震撼力的問題、具挑戰性的一句話。功能：描述簡報的輪廓，提供流程與架構，

激發聽眾關心主題。

主體──以事實輔助簡報的目的，可包括研究、證言、統計數據、例子等。要

注意主體架構的相關性、次序性與重點性。

結論──整個簡報的最高潮。好的結論應能促成聽眾起而行動，讓簡報產生真

正的效果。

5.語言是傳遞訊息的重

要媒介，透過有魅力的語言做有效的表達。

簡報中要讓聽眾抓得到你的重點，選擇措詞是很重要的：

※ 慎用技術上的專業用語

※ 避免使用長句子，儘量把它分為短句

※ 用準確的詞句，而非含糊不清、冗長囉唆的話

個人表達包括外貌形象、聲音、語言、身體語言等。必須避免的事項：

如何做好简报powerpoint文件

※ 語調平淡沒有抑揚頓挫，顯得沒有重點。

※ 贅字及口頭禪太多，聽起來不順暢，也會引起反感。

※ 講得太慢，聲音太小或太柔和。

※ 講話速度太快，令人無法喘息，壓迫感太重。

※ 手勢太多，不但會轉移注意力，也可能會降低信任度。

※ 姿勢僵硬，顯得緊張又呆板。

※ 缺乏眼神的接觸，使聽眾覺得不被重視。

※ 將關鍵字發錯音，說了錯別字，令人懷疑內容的正確性。

※ 按照講稿逐字念，照本宣科。

※ 難掩緊張神情，表情動作怪異。

6.正面的身體語言協助

簡報者呈現整體風格。

身體語言會影響簡報的效果：

如何做好简报powerpoint文件

你的外表也會決定你的簡報是否會被接受。

做正式的簡報時，最好也穿著正式的服裝，但應注意以下的情況：

※ 每一件衣服應整齊清潔

※ 以舒適為第一優先，不要穿太緊的衣鞋

※ 色彩不宜豔麗濃重

※ 不要抹味道重的香水

7.使用視覺輔助工具，強

化簡報內容，提高聽眾的接受度。

如何做好简报powerpoint文件

視覺輔助工具的選擇應依聽眾人數、場地大小等而定，一般常用的有：

白板／黑板、海報、投影片、幻燈片、電腦、錄影帶、道具模型等。

利用簡報軟體做簡報，可使簡報更生動，增加吸引力。簡報軟體內有許多多媒

體效果，如背景音樂、多元視覺特效等。目前簡報軟體使用率最高的，當屬微

軟（Microsoft）的Powerpoint。

製作簡報用的投影片必須注意下列重點：

※ 每一張以不超過五行為原則。

※ 每一點的文字最好不超過十個字。

※ 文字的字體以粗體字或圓體字較為討好。

※ 每一張投影片的資料以一個重點為主。

8.激發聽眾的熱忱，掌控

全場的氣氛。

行銷學上的AIDA指南也可以用在簡報上：

A（Attention）爭取聽眾的注意力

如何做好简报powerpoint文件

I（Interest）引發聽眾的興趣

D（Desire）創造聽眾的欲望

A（Action）促使聽眾有所行動

紐約大學教授理查博登（Richard Borden）創造「博登理論」，他把聽眾的反

應

分為四個階段：

※ 「呃，聽吧！」要利用開場白讓聽眾打起精神用心聽

※ 「為什麼聽這個？」讓主題與聽眾的興趣結合

※ 「比方說？」給聽眾事實、證據或小故事

※ 「所以呢？」告訴聽眾你希望他們做什麼

9.事前做充分的練習，並

準備應變計劃。

簡報之前的排練應查核下列事項：

※ 每個段落及整體所需的時間

如何做好简报powerpoint文件

※ 前後內容是否有重複、矛盾或遺漏

※ 練習使用所需的視覺輔助工具

※ 想想正式簡報時可能遇到的情況

準備你自己在簡報時用的筆記，幫助你在簡報時能更流暢。擬定提綱時隨手做筆記，

可以使用明信片大小的卡片，以便於攜帶。卡片按順序編號，用不同顏色標明重點、

引用的數據、視覺輔助工具的使用等。

10.增強個人的邏輯能

力、說服力。

運用資料累積、數據比較、證人與證言、統計圖表等，可以建立合理的證據與推論，

以獲得聽眾的信任，達到預期的效果。

如何具說服力：可以遵循下列四個步驟

如何做好简报powerpoint文件

※ 建立可信度，充分掌握簡報內容

※ 讓聽眾了解問題的存在

※ 指出解決問題的方法

※ 促使聽眾產生行動長

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/wed1.html