采购管理工作细化执行与模板 - 图文

采购管理工作细化执行与模板

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目 录

第2章 采购战略和计划细化执行与模板 .................................................................. 7

2．2 采购战略和计划执行工具与模板 ............................................................. 7

2．2．1 物资采购计划表 ........................................................................... 7 2．2．2 设备采购计划表 ........................................................................... 8 2．2．3 采购作业授权表 ........................................................................... 8 2．2．4 认证计划说明书 ........................................................................... 9 2．3 采购战略与计划执行制度与模板 ............................................................. 9

2．3．2 采购规范化管理操作制度 ........................................................... 9 2．4 采购战略与计划执行文案与模板 .......................................................... 10

2．4．1 采购战略规划书 ........................................................................ 10 2．4．2 年度采购计划书 ........................................................................ 12

第3章 采购预算细化执行与模板 ........................................................................... 15

3．2 采购预算执行工具与模板 ....................................................................... 15

3．2．1 采购现金预算表 ........................................................................ 15 3．2．2 年度采购预算表 ........................................................................ 15 3．2．3 采购预算控制表 ........................................................................ 16 3．2．4 采购预算审核表 ........................................................................ 16 3．2．5 采购预算变更表 ........................................................................ 17 3．3 采购预算执行制度与模板 ....................................................................... 18

3．3．1 采购预算编制办法 .................................................................... 18 3．3．2 采购预算管控制度 .................................................................... 20 3．4 采购预算执行文案与模板 ....................................................................... 21

3．4．1 预算增加申请书 ........................................................................ 21 3．4．2 采购用款申请书 ........................................................................ 22

第4章 采购招标细化执行与模板 ........................................................................... 23

4．2 采购招标执行工具与模板 ....................................................................... 23

4．2．1 投标报名表 ................................................................................. 23 4．2．2 标书评审记录表 ........................................................................ 24 4．2．3 招标采购委托申请表 ................................................................ 24

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4．3 采购招标执行制度与模板 ....................................................................... 25

4．3．1 招标文件编制管理细则 ............................................................ 25 4．4 采购招标执行文案与模板 ....................................................................... 29

4．4．1 招标公告 ..................................................................................... 29 4．4．2 招标邀请书 ................................................................................. 30 4．4．3 中标通知书 ................................................................................. 31

第5章 供应商管理细化执行与模板 ....................................................................... 33

5．2 供应商管理执行工具与模板 .................................................................. 33

5．2．1 供应商调查表............................................................................. 33 5．2．2 供应商评审记录表 .................................................................... 35 5．2．3 供应商考核评级表 .................................................................... 36 5．3 供应商管理执行制度与模板 .................................................................. 37

5．3．1 供应商档案管理制度 ................................................................ 37 5．3．2 供应商规范管理细则 ................................................................ 39 5．4 供应商管理执行文案与模板 .................................................................. 42

5．4．1 供应商调查报告 ........................................................................ 42 5．4．2 供应商开发方案 ........................................................................ 45 5．4．3 供应商沟通方案 ........................................................................ 47 5．4．4 供应商绩效改善方案 ................................................................ 49

第6章 采购价格管理细化执行与模板 ................................................................... 51

6．2 采购价格管理执行工具与模板 .............................................................. 51

6．2．1 物资采购询价单 ........................................................................ 51 6．2．2 采购价格分析表 ........................................................................ 52 6．2．3 价格信息汇总表 ........................................................................ 52 6．2．4 设备采购报价表 ........................................................................ 53 6．2．5 比价议价记录单 ........................................................................ 54 6．2．6 采购价格变动表 ........................................................................ 54 6．2．7 采购价格审议表 ........................................................................ 55 6．2．8 采购物资核价表 ........................................................................ 56 6．3 采购价格管理执行制度与模板 .............................................................. 56

6．3．1 报价舞弊管理办法 .................................................................... 56

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6．3．2 采购价格管理制度 .................................................................... 59 6．3．3 采购底价管控办法 .................................................................... 62 6．4 采购价格管理执行文案与模板 .............................................................. 64

6．4．1 采购报价邀请函 ........................................................................ 64 6．4．3 采购价格调研分析报告 ............................................................ 65

第7章 采购成本管理细化执行与模板 ................................................................... 69

7．2 采购成本执行工具与模板 ....................................................................... 69

7．2．1 采购成本核算表 ........................................................................ 69 7．2．2 采购成本预算表 ........................................................................ 69 7．2．3 采购成本分析表 ........................................................................ 70 7．2．4 采购成本比较表 ........................................................................ 70 7．3 采购成本执行制度与模板 ....................................................................... 71

7．3．1 采购成本核算办法 .................................................................... 71 7．3．2 采购成本评估办法 .................................................................... 73

第8章 采购合同管理细化执行与模板 ................................................................... 75

8．2 采购合同管理执行工具与模板 .............................................................. 75

8．2．1 合同谈判记录表 ........................................................................ 75 8．2．2 采购合同约定表 ........................................................................ 76 8．2．3 采购合同评审表 ........................................................................ 77 8．2．4 合同信息统计表 ........................................................................ 77 8．3 采购合同管理执行制度与模板 .............................................................. 78

8．3．1 采购合同管理制度 .................................................................... 78 8．3．4 采购合同归档管理办法 ............................................................ 81 8．4．4 采购合同纠纷处理方案 ............................................................ 82

第9章 采购订单管理细化执行与模板 ................................................................... 85

9．2 采购订单管理执行工具与模板 .............................................................. 85

9．2．1 物资订购单 ................................................................................. 85 9．2．2 采购订单跟踪表 ........................................................................ 86 9．2．3 采购变更申请表 ........................................................................ 86 9．2．4 采购订单执行统计表 ................................................................ 87 9．3 采购订单管理执行制度与模板 .............................................................. 88

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9．3．1 日常订单管理办法 .................................................................... 88 9．3．2 异常订单处理办法 .................................................................... 90 9．3．3 订单变更管理办法 .................................................................... 92

第10章 采购交期管理细化执行与模板 ................................................................ 94

10．2 采购交期管理执行工具与模板 ............................................................ 94

10．2．1 采购交期控制表 ...................................................................... 94 10．2．2 采购催货通知单 ...................................................................... 94 10．2．3 交期延误分析表 ...................................................................... 95 10．3 采购交期管理执行制度与模板 ............................................................ 96

10．3．2 采购交期跟催办法 .................................................................. 96 10．4 采购交期管理执行文案与模板 ............................................................ 97

10．4．1 物资交期跟催方案 .................................................................. 97

第11章 采购质量管理细化执行与模板 ................................................................ 99

11．2 采购质量管理执行工具与模板 ............................................................ 99

11．2．1 采购检验报告单 ...................................................................... 99 11．2．2 特采作业申请单 .................................................................... 100 11．2．3 设备采购验收单 .................................................................... 101 11．2．4 采购认证计划表 .................................................................... 102 11．2．5 质量偏差汇总表 .................................................................... 103 11．2．6 紧急放行申请表 .................................................................... 104 11．3 采购质量管理执行制度与模板 .......................................................... 105

11．3．1 采购检验管理细则 ................................................................ 105 11．3．2 产品质量赔偿和激励管理办法 ........................................... 108 11．4 采购质量管理执行文案与模板 .......................................................... 110

11．4．1 供应商认证方案 .................................................................... 110 11．4．2 采购质量改善方案 ................................................................ 112

第12章 采购库存控制细化执行与模板 .............................................................. 115

12．2 采购库存控制执行工具与模板 .......................................................... 115

12．2．1 库存月报表 ............................................................................ 115 12．2．2 存量基准设定表 .................................................................... 115 12．2．3 物资存量明细表 .................................................................... 116

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12．2．4 用量差异反应表 .................................................................... 116 12．2．5 采购补货计划表 .................................................................... 117 12．3 采购库存控制执行制度与模板 .......................................................... 117

12．3．2 库存控制管理办法 ................................................................ 117

第13章 采购结算管理细化执行与模板 .............................................................. 120

13．2 采购结算管理执行工具与模板 .......................................................... 120

13．2．1 预付货款申请表 .................................................................... 120 13．2．2 采购付款结算表 .................................................................... 120 13．2．3 现金采购申请表 .................................................................... 121 13．3 采购结算管理执行制度与模板 .......................................................... 122

13．3．2 采购支付管理办法 ................................................................ 122 13．4 采购结算管理执行文案与模板 .......................................................... 123

13．4．1 采购验收结算书 .................................................................... 123

第14章 采购信息管理细化执行与模板 .............................................................. 124

14．2 采购信息管理执行制度与模板 .......................................................... 124

14．2．1 采购信息发布管理办法 ....................................................... 124 14．2．3 采购信息保密制度模板 ....................................................... 126

第15章 采购绩效管理细化执行与模板 .............................................................. 129

15．2 采购绩效管理执行工具与模板 .......................................................... 129

15．2．1 采购人员月度考核表 ............................................................ 129 15．2．2 采购人员年度考核表 ............................................................ 130 15．2．3 采购人员绩效改善表 ............................................................ 131 15．2．4 采购人员绩效奖惩审批单 ................................................... 131 15．3 采购绩效管理执行制度与模板 .......................................................... 132

15．3．1 采购绩效管理制度 ................................................................ 132 15．3．2 采购稽核实施办法 ................................................................ 135 15．4 采购绩效管理执行文案与模板 .......................................................... 138

15．4．1 采购绩效评价方案 ................................................................ 138

第16章 采购风险控制细化执行与模板 .............................................................. 142

16．2 采购风险控制执行工具与模板 .......................................................... 142

16．2．1 采购合同风险评估表 ............................................................ 142

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16．2．2 采购风险预测汇总表 ............................................................ 144 16．3 采购风险控制执行制度与模板 .......................................................... 144

16．3．2 商业贿赂处理管理办法 ....................................................... 144 16．3．3 采购风险防范管理办法 ....................................................... 147 16．4 采购风险控制执行文案与模板 .......................................................... 149

16．4．1 采购风险评估方案 ................................................................ 149

第17章 采购外包管理细化执行与模板 .............................................................. 152

17．2 采购外包执行工具与模板 .................................................................. 152

17．2．1 外包业务申请表 .................................................................... 152 17．2．2 外包商调查评审表 ................................................................ 153 17．2．3 外包商考核评估表 ................................................................ 154 17．3 采购外包执行制度与模板 .................................................................. 155

17．3．2 采购外包管理制度模板 ....................................................... 155

第18章 国际采购管理细化执行与模板 .............................................................. 158

18．2 国际采购执行制度与模板 .................................................................. 158

18．2．1 国际采购业务操作规范 ....................................................... 158 18．2．2 国际采购合同管理规范 ....................................................... 159

附：弗布克已出版图书书目 ........................................................ 错误！未定义书签。

第2章 采购战略和计划细化执行与模板

2．2 采购战略和计划执行工具与模板

2．2．1 物资采购计划表

编号： 需求部门： 日期： 年 月 日 项次 名称 规格/型号 单位 库存数 数量 单价 总价 推荐供应商 需求日期 第 7 页 共 162 页

本单合计金额 备注 2．2．2 设备采购计划表

序号 名称 型号 规格 零件 编号 备注 负责人 设备部经理 采购部经理 采购总监 总经理 数量 单位 参考 价格 要求到货时间 购买 单价 备注 申请 部门 审批 意见 经办人 2．2．3 采购作业授权表

采购程序 采购项目 金额范围 申请 初核 合办 复核 裁决 合同验收 单位 申请 付款程序 初核 复核 裁决 第 8 页 共 162 页

2．2．4 认证计划说明书

编号： 计划期： 年 月 日至 年 月 日 物资名称 规格/型号 单位 需求数量 认证周期 已有认证容量 认证需求量 计划认证时间 2．3 采购战略与计划执行制度与模板

2．3．2 采购规范化管理操作制度

采购规范化管理操作制度

第1条 为了规范本公司采购作业管理，特制定本制度。 第2条 本公司所有供应物资均采用集中采购制度。 第3条 本公司的物资采购计划应根据物资需求计划来拟订。

第4条 本公司的储备物资采用预购备用方式采购，非储备物资采用现用现购方式采购。

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第5条 本公司采购人员应采取客观公正的态度和良好的职业道德来开展业务。

第6条 本公司各部门如需采购物资，需提前填写采购申请表，并由该部门负责人审核签字后送采购部。 第7条 本公司对外采购，必须经由一级供应商或制造商；当地制造的物资必须直接向制造商订购，并以询价、比价、议价或投标方式办理。

第8条 对于每一个采购项目，原则上应寻找两家或两家以上的供应商询价。

第9条 采购人员必须针对采购物资实施市场调查工作，并建立有关资料，作为选择供应商或制造商的依据。

第10条 公司采购的所有物资，必须经过质量管理部检验后方可入库，入库后才能办理相关结算手续。 第11条 本公司所有采购物资，均需建立明确的追溯标识或记录，实施独立的追踪制度，以监控采购物资质量。

第12条 所有采购工作必须保持完整的采购记录，以便进行分析并支持采购决策。 第13条 本制度由采购部制定，其解释和修订权归采购部所有。 第14条 本制度自公示之日起实施。

2．4 采购战略与计划执行文案与模板

2．4．1 采购战略规划书

一、部门的工作事项

未来3到5年内，采购部的工作重心将会发生部分转移，但是主要职责不会改变，其主要的职责包括以下7个方面。

1．负责采购订单的拟定、采购计划的编排、物资订购及交货期的控制。 2．寻找物资供应商，进行其资料的收集与开发工作。

3．与供应商开展比价、议价、谈判工作，并沟通协调与供应商以及其他部门的关系。 4．改进采购的工作流程和标准，简化流通环节，减少库存的单位保持时间，加快存货周转。 5．发展、选择当地供应商并处理与其之间的关系，对其产品质量进行监控。

6．对供应商产品的价格、产能、品质、交货期进行审核，确定已有供货商的稳定供货能力。 7．及时跟踪掌握采购物资的价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。 二、部门的工作目标；

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在未来3到5年内，采购部将逐步完善工作制度，明细采购各岗位职责，确保规范化管理，具体的采购工作目标如下所示。

1．完善制度，明确职责，按章办事。 2．公正、透明地实现公开询价。

3．采购成本费用较2010年减少8%以上。 4．采购交期达成率较2010年提高5%以上。

5．做好价格、品质和职能定位工作，采购物资质量合格率达到 %以上。 6．提高采购人员的自身素质和业务水平，保证货比三家，寻找质优价廉的物资。 7．采购信息化率达到 %以上，基本实现自动下单。

8．未来3到5年内，采购部将继续围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的实际工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。

9．力争各长期合作供应商在原价位的基础上下浮2%～5%。 三、采购队伍建设规划 （一）采购人员素质建设

1．在接下来3到5年内，采购部将继续提高部门工作员工的业务素质和责任感，除了组织部门人员进行培训外，还更加注重使员工在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断地提高业务素质。

2．采购部应反复强调采购人员的责任感，要求每位员工对自己采购的材料设备负责到底，保证对材料、设备的有效追踪，并每周提交工作计划报告。

（二）预计增补、扩充岗位

在今年需求旺季时，我部门预计需招聘2～5名新员工，一部分专门负责辅料、外加工和零星采购工作，另一部分专门协助做好原料及设备采购工作，减少现有人员的工作负荷。

四、供应商管理规划

1．针对部分价格较高而又不降价的供货商做出局部调整，寻找新的供应商。

2．调整部分工作程序，增加采购复核环节，采购负责人在对材料、设备询比价的基础上进行复核后再由采购部经理进一步复核，实行两级质量和价格复核机制。

3．进一步完善合格供应商名录，只接受名录内供应商的报价。

4．与供应商建立战略合作伙伴关系，争取供应商的支持，谋求双方共同长期的健康发展，从而抢占市场、节约成本、降低价格的制高点，为公司的持续健康发展奠定基础。

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5．建立重要物资供应商的信息数据库，记录这些供应商的产品或服务的规格、性能及其他信息。 五、采购流程及标准管理

2011年，采购部将以公司推行流程管理为契机，细化采购管理流程，编制完善的采购作业标准程序，确保采购进入规范化管理，全面提高采购水平。

六、采购成本控制

1．在开展采购工作前，必须制定采购预算，对采购成本进行估计和预测，理性地规划使用采购资金。 2．采购部人员应在采购过程中建立资金使用标准，对采购实施行为中的资金进行合理的配置和分发，随时检测与控制采购资金使用情况。

3．采购人员需注意运用各类采购成本控制办法，以提高资金的使用效率，优化采购管理中的资源调配，控制采购成本。

4．在进行供应商订单分配时，要避免货源单一，力争寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以享受到供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。

七、采购工作流程 （一）已有标准作业流程

采购部现有已规范化的工作流程包括6项，具体如下所示。 1．物资采购流程（流程图略）。 2．产品的入库检验流程（流程图略）。 3．安全库存的确定与补货流程（流程图略）。 4．供应商的选择与管理流程（流程图略）。 5．采购质量控制流程（流程图略）。 6．采购结算工作流程（流程图略）。 （二）需要完善的流程

在下一规划期内，采购部需要不断完善已有工作流程，添加新的规范化工作流程，确保采购工作按照规范化流程进行。（具体需要完善的流程略）

2．4．2 年度采购计划书

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年度采购计划书

一、指导思想

1．采购部要树立“为公司节约每一分钱”的观念，积极落实采购工作要点。

2．采购部坚持“同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度为公司节约成本”的工作原则。 二、上年采购工作回顾

（一）组织实施“阳光采购策略”

1．采购部公开透明地按采购制度程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中要主动接受审计及其他部门监督。

2．不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多地邀请相关职能部门参与。即使在时间紧、任务重的时候，也始终坚持这个原则。

3．采购部热情邀请审计部相关人员一起询问比价，在采购各个环节中主动接受审计监督，在确保工作透明的同时保证了工作进度。

（二）完善制度，明确职责，按章办事

通过组织学习“采购战略规划书”和公司ISO9000质量管理体系文件，完善了更具操作性的“材料、设备采购控制流程”、“供应商评价作业指导书”等采购管理制度。

三、下年度工作要项说明 （一）公正、透明地实现公开招标

采购部计划在下年度完全采用公开招标，并保证竞标单位在三家以上，招标全程由总经办、审计部、采购部和相关部门共同参与，增加采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。

（二）形成监督机制

1．做好价格和技术规格分离以及职能定位工作，价格必须经采购部和审计部审核，技术必须经技术部和总经办审核，以形成相互制衡的工作机制。

2．防范、抑制腐败，建立材料价格信息库和材料价格监管机制，提高采购人员的自身素质和业务水平，保证货比三家，购买质优价廉的物资。

（三）做好成本控制

围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上注重沟通技巧和谈判策略。

（四）加强对供应商的管理协调

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1．本部门计划进一步加强对供应商的管理，本着对供应商负责的态度，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了供应商资料不会流失。

2．全面加强对供应商信息的掌握程度，建立并完善供应商数据库，以利于供应商管理。 四、具体工作计划 （一）供应商管理计划

1．年度供应商搜集工作计划于1月至2月中旬完成。 2．供应商资料整理工作计划于2月底之前完成。 3．供应商资料核查工作计划于3月15日之前完成。

4．供应商考核评估方案制订计划于3月中旬开始，在去年年度总结的基础上制定，计划于4月上旬完成。

5．4月上旬开始供应商考核方案的试用，直至本年年底，均采用新的供应商考核评估方案。 （二）成本控制计划

1．计划与1～3月开展市场物资成本调查。

2．计划在3月份上年度财务报表出来之后进行采购成本分析，计划在1个月内完成。 3．在4月底之前根据采购成本分析结果，设立重点管控与非重点管控物资及供应商。

4．采购成本管理人员应根据成本分析的结果和日常采购运作状况，在5月份制定成本评估办法。 5．全年度根据上年年末制定的成本管控办法控制采购成本。

6．本年度7～10月份制定成本管控考核方案，并在年末的采购成本考核中试用。 （三）物资采购计划（略）

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第3章 采购预算细化执行与模板

3．2 采购预算执行工具与模板

3．2．1 采购现金预算表

编制部门： 单位：万元

物资类别 新购 1月 预付 到期 新购 2月 预付 到期 新购 3月 预付 到期 ×月 序号 1 2 3 审批人： 审核人： 制表人： 3．2．2 年度采购预算表

编制部门： 单位：万元 采购项目 10月 11月 12月 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 累计 第 15 页 共 162 页

填表人： 采购部经理：

3．2．3 采购预算控制表

编制单位： 编制日期： 年 月 日 单位：万元

购买价 序号 品名 单位 采购价（含税） 运输率 关税 税率 成本价 运费 税率 成本价 编写人： 审批人： 3．2．4 采购预算审核表

审核日期： 年 月 日 申购部门 品名 序号 采 购 记 录 1 2 3 4 供应商 签署意见 申购单编号 数量 价格 品牌 副总经理 总经理 采购经理 承办人 第 16 页 共 162 页

3．2．5 采购预算变更表

编制部门： 编制日期： 年 月 日 单位：万元 变更类别 预算科目 □ 预算调整 □ 预算增加 □ 预算追减 细项说明 原核定预算 拟核定预算 预算变更原因 采购部经理 审核 财务部经理 审核 财务总监审核 拟变更内容 调整幅度 第 17 页 共 162 页

3．3 采购预算执行制度与模板

3．3．1 采购预算编制办法

采购预算编制办法 第1章 总则

第1条 目的

为了规范采购预算的编制工作，确保采购工作的顺利进行，控制采购费用支出，提高公司资金的使用效率，特制定本办法。

第2条 适用范围

本办法适用于本公司采购预算编制的管理工作。 第3条 管理职责

1．总经办负责采购预算的审核与批准。

2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。

3．财务部协助采购部制定采购预算，整合本公司整体预算，监督采购预算的执行。

第2章 采购预算的编制

第4条 影响采购预算编制的因素 1．采购环境。

2．产品销售计划、生产计划。 3．物资使用清单。 4．存量管制卡。 5．物料标准成本的设定。 第5条 采购预算的编制依据 1．生产经营所需要的物资数量。 2．预计物资在期末的库存量。

3．本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

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4．物资计划价格。物资计划价格由采购部门根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

第6条 采购预算编制方法

采购部需根据物资采购的具体内容，选择包括固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算、定期预算等合适的采购预算方法。

第7条 采购预算编制的注意事项

在编制采购预算时，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急状况。

第3章 采购预算的审批与执行管理

第8条 采购预算的审批

1．采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，据此编制采购预算草案，并递交财务部进行审核。

2．采购部与财务部进行协商，在充分考虑到本公司的现实状况、市场状况和预算整体的基础上，对采购预算草案进行综合平衡。

3．经采购部审核后，采购部根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理进行审批。

第9条 预算外采购审批

预算外的采购行为必须经采购经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容进行采购。

第10条 采购预算的执行

1．经核定的分期采购预算，在当期未动者不得保留。确有需要者，下期补办相关手续。 2．未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后追加相关的预算。

第4章 采购预算的调整

第11条 遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。 1．公司经营方向发生变更。 2．出现重大自然灾害。 3．公司内部重大政策调整。

4．外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策调整等。 5．市场经济形势发生重大变化，导致工厂经营目标发生调整。

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第12条 采购预算的调整审批程序同编制审批程序保持一致，不得进行更改。

第5章 附则

第13条 本办法由采购部负责制定、修改和解释。 第14条 本办法经总经理审批通过后方可执行。

3．3．2 采购预算管控制度

采购预算管控制度 第1章 总则

第1条 目的

为了更好地掌握物料价格市场变化趋势，有效降低采购成本，提高对采购活动的管控水平，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司采购活动中的采购预算管理工作。

第2章 采购预算的编制

第3条 了解影响采购预算的因素

采购预算专员在编制采购预算之前，应详细了解影响采购预算准确性的因素，具体包括以下6项。 1．年度营销计划。 2．年度生产计划。 3．物料清单。 4．存量管制卡。 5．物料标准成本的设定。 6．价格预期。

第4条 编制采购预算应遵循的一般原则

1．采购预算分为用料预算与购料预算。其中，用料预算包括营业支出用料预算和资本支出用料预算。 2．财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率和利率等各项预算基准。

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3．本年底预计库存中的可用材料应计入次年度的用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。

4．除特殊物料外，购料单应按年度成本的降低目标来估测。 第5条 进行用料预算

1．依据营业预算及生产计划，物控人员编制下一年度生产用料的各月预算明细表，并汇总编制“年度用料预算表”，经主管副总经理审核后报财务部核定。

2．用料单位负责编制低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细表。 3．不同规格的同类物料不必细分，可以用“总用量”预算。

4．物料的损耗率应计入用料预算，但应按年度损耗率的目标制定，一般可略高于标准损耗率而低于上一年平均损耗率。

第6条 编制购料预算

1．采购预算专员负责编制下一年度的购料预算明细表。

2．采购预算专员在编制物料预算时，应考虑已购未到数量、采购前置期、付款方式、库存状况、财务状况等因素。

3．购料预算应以付款月份为编制依据，考虑分批采购、一次性采购的优劣势和市场单价变动趋势。 4．购料预算应考虑安全库存量及最大库存量，符合年度库存周转率的目标。 第7条 采购预算的执行

1．经核定的分期购料预算，在当期未动用者不得保留。确有需要者，应在下期补办相关手续。 2．未列入预算的紧急用料，由用料部门领用后补办相关的预算手续。 3．采购预算除由用料部门严格执行外，采购部、仓储部应予以配合和控制。

第3章 附则

第8条 采购部负责本制度的起草、解释和修改，总经办负责本制度审批、修改、废止的核准工作。 第9条 本制度自公布之日起执行。

3．4 采购预算执行文案与模板

3．4．1 预算增加申请书 ××材料采购预算增加申请书

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公司总经办：

根据我公司字2011年生产任务需要，特别是××产品业务订单大量增加此项特殊情况的发生，目前我部门采购××材料经费严重不足，无法满足正常生产工作需要，特申请公司总经办增加材料采购预算 万元整。希望总经办相关领导能尽快给予答复，以免延误正常生产活动，特此申请。

预算增加明细见附表。

申请人：采购部 日期： 年 月 日

3．4．2 采购用款申请书 ××材料采购用款申请书

财务部：

根据本月生产任务指标要求，结合本季度××材料采购预算表相关信息，本月预计需要××材料1 000kg，单价为30元/kg。目前我部门采购经费严重不足，无法满足车间基本生产需要，特向公司财务部申请采购用款人民币3万元整，以下为具体的采购用款明细单。

希望相关部门领导确认后尽快核准，以免耽误正常生产活动。

材料采购用款明细表

部门名称：（盖章） 编制日期： 年 月 日

用款事由 金额 收 款 单 位 全称 开户行 账号 合同 ×× 付款方式 采购××材料 □ 现金 □ 转账支票 ×××× ×××× 经济性质 私营 会 计 分 录 科目 材料采购 借方 贷方 现金 ￥30 000 金额 ￥30 000 第 22 页 共 162 页

附记 审批： 用款人： 会计： 出纳：

申请人：采购部 日期： 年 月 日

第4章 采购招标细化执行与模板

4．2 采购招标执行工具与模板

4．2．1 投标报名表

企业名称 详细地址 主管部门 注册资本 法人代表 情况 企业简介 姓名 电话 职务 传真 联系人姓名 营运时间 电子邮箱 手机 企业性质 企业优势和特长 重要客户概况 第 23 页 共 162 页

职工总数 自有资金 企业基本情况 资金状况 银行贷款 购入时间 流动资金 原值 固定资产 净值 万元 万元 数量 近三年销售额 设备名称 设备配置情况 备注 近三年盈利情况 设备状态 4．2．2 标书评审记录表

编号： 日期： 年 月 日

投标方名称 项目名称 投标方编号 评审部门 □ 标书制作人员缺乏相关知识 □ 存在技术难度 □ 需求不明确 □ 缺乏对招标需求的全面了解 □ 时间风险 □ 其他风险 评审负责人签字 评审评估总结 标书评估意见 评审结论 4．2．3 招标采购委托申请表

委托部门 委托项目 预算金额 1 2 委托日期 资金来源 是否按规定完成并提交该项目的论证报告 是否按规定完成并提交该项目的立项表 委托招标项目概况 第 24 页 共 162 页

3 4 责任人签名 是否已经落实该项目的采购资金 是否已经完成并提交用户需求说明书 委托部门意见 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 资产管理部意见 财务审计处意见 主管副总意见 4．3 采购招标执行制度与模板

4．3．1 招标文件编制管理细则

招标文件编制管理细则

第1章 总则

第1条 目的

为做好采购招标准备阶段的第一道工序，确保采购目标能够顺利实现，特制定本细则。 第2条 使用范围

本细则适用于公司所有招标文件的编制管理工作。 第3条 相关职责

1．招标委员会负责招标文件的编制与审批工作。 2．其他相关部门提供必要的支持。

第2章 招标文件的构成管理

第4条 招标文件的组成内容 招标文件主要包括以下3大部分。 1．招标邀请书。

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2．投标者须知。 3．招标内容和要求。 第5条 确定招标邀请书内容

招标邀请书的核心内容应包括招标的项目名称和简要内容、投标截止时间、投标地点、联系方式等相关信息。

第6条 编制投标者须知

投标者须知是根据采购项目的要求向投标方提供的必要信息，主要包括采购资料来源、投标者资质要求、履约要求、评标办法等内容。

第7条 明确招标内容和要求

招标内容和要求主要包括数据清单、技术规格、合同条件、需要量表、投标格式、投标担保书格式、履约保证书格式、预付款银行担保格式等内容。

第3章 编制招标邀请书

第8条 招标邀请书语言要求

招标邀请书应采用国际通用招标语言，内容应当简短、明确，让投标方一目了然并获得基本信息。 第9条 确定投标有效时间

1．招标文件发售时间按规定不得少于15天。

2．投标有效期应保证招标委员会有足够的时间来完成评标及授予合同的工作。

第4章 编制投标者须知

第10条 明确投标人资格

招标人员不得违法限制或者排斥某些供应商参加投标，不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人有歧视待遇。

第11条 明确评标方法

本公司常用评标方法为最低评标法、综合评分法和性价比法，各种方法的具体介绍如下表所示。

常用评标方法一览表

方法名称 最低评标法 简介 在全部满足招标文件实质性要求前提下，依据统一的价格要素评定最低报价，将提出最低报价的投标人作为中标候适用情况或注意事项 适用于采购标准规格统一的物资及通用服务项目 第 26 页 共 162 页

选供应商或者中标供应商的评标方法 实行百分制评分，一般分为价格、商务、技术三大因素。综合 评分法 三大因素占百分制的权重为：价格因素权重不低于45%，商务因素权重为10%～20%，技术因素权重为35%～45% 适用于商务、技术因素权重具体随价格因素权重调整而作调整的采购 性价比法 对投标人进行综合性价比评价 适用于技术要求较复杂或产品质量差异可能较大的采购 第12条 确定履约保证金 招标文件中必须确定履约保证金的金额，其有效期应至少持续到预计的交货日期或接受物资保证期后30天。

第13条 招标文件的更改规定

对原招标文件的任何补充、澄清、勘误或内容改变，都必须在投标截止期前发送给所有招标文件购买者，并留有足够的时间使其能采取适当的行动。

第5章 招标内容和要求的编制

第14条 编制技术要求 1．技术规格要求

（1）不能用某一制造厂家的技术规格作为招标文件的技术规格。如确需引用，应加上“实质上等同的产品均可”这样的词句。

（2）如果兼容性的要求是有利的，技术规范应清楚地说明与已有的设施或设备兼容的要求。技术规格方面应允许接受在实质上特性相似、在性能和质量上至少与规定要求相等的物资。

（3）在技术标准方面也应说明在保证产品质量和运用等同或优于招标文件中规定的标准与规则的前提下，哪些可替代的设备、材料或工艺也可以接受。

2．技术指标或参数要求

技术指标应是共性技术指标，技术参数是一个范围内的数值而不是一个具体数据，只宜尽可能清楚而准确地规定各种最低要求的限度。

第15条 品牌要求

不能出现“指定、暂定、参考、备选、推荐”品牌。 第16条 报价要求

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报价应以指定交货地为基础，价格应包括成本、保险费和运费。如为进口物资和设备，还要考虑关税和进口税。

第17条 编制合同条款

1.合同应清楚地说明物资规格、地点、时间，维修保修的要求，技术服务和培训的要求，付款、运输、保险、仲裁的条件和条款及可能的验收方法与标准。

2.在物价剧烈变动时期，对受价格剧烈波动影响的采购合同可以有价格调整条款。价格调整可以采用事先规定的公式进行，也可以证据为依据调整。所采用的价格调整方法、计算公式和基础数据应在招标文件内明确规定。

3.招标文件中应有违约赔偿条款，违约损失赔偿的比率和总金额应在招标文件中明确规定。 4.合同条款中应明确规定属于不可抗力的事件。 第18条 明确投标文件格式

即明确投标书的编制要求，主要是告知投标者投标文件的内容以及相应格式，具体是指应在招标文件中明确以下投标文件的格式或要求。

1．投标函。

2．开标大会唱标报告。 3．投标物资/服务数量价格表。 4．企业营业执照影印件。 5．投标公司资格报告。 6．投标物资/服务报告。 7．法人代表授权书。 8．投标物资/服务偏差表。 9．中标人履约保证书。

第6章 附则

第19条 本细则由采购部负责起草和修订。 第20条 本细则经公司总经理审批后生效。

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4．4 采购招标执行文案与模板

4．4．1 招标公告

下面是工程项目的招标公告框架，供读者参考。

招标公告

招标编号： 招标单位： 发布日期：20 年 月 日 一、招标条件

1．工程名称： 2．项目审批、核准或备案机关名称： 3．招标人： 4．资金来源： 二、项目概况与招标范围

1．工程实施地点： 2．建设规模： 3．计划工期： 4．招标范围： 5．标段划分： 三、投标人资格要求

1．投标人资质要求： 2．项目负责人资质要求：

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3．本次招标（接受/不接受）联合体投标。联合体投标的，应满足下列要求： 4．各投标人均可就上述合同包中的 个合同标段投标。 四、资格预审文件的获取途径

1．报名时间自 年 月 日至 年 月 日（法定公休日、节假日除外），北京时间每日上午 时至 时，下午 时至 时。

2．报名地点： 3．报名资料：

4．投标人在收到投标邀请书（或资格预审通过通知书）后，方可参与投标，并按照投标邀请书中相关规定购买招标文件。

五、联系方式

招标人： 招标代理机构： 地 址： 地 址： 联系人： 联系人： 电 话： 电 话： 传 真： 传 真：

4．4．2 招标邀请书

招标邀请书

尊敬的××公司：

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因我公司实施中的××项目采购××，经研究决定，采取邀请招标方式选择供应商。

经综合比较，鉴于贵公司的良好信誉，特邀请贵公司参与投标。若有意向，请贵公司在接此函后根据“项目招标文件”的要求进行准备，编制投标书，并在规定的时间内送达我公司指定地点。

若有疑问，请及时与我公司联系。 联系人： 联系电话： 传真： 地址：

××公司××项目招标委员会

日期： 年 月 日

4．4．3 中标通知书

中标通知书

尊敬的××公司：

在我公司××采购招标中，经过综合评审，贵单位获得此次采购（□ 物资 □ 服务）的供应权。请贵单位务必于 年 月 日前派员持本通知书到我单位洽谈具体细节，签订供需合同。

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顺祝商祺！

××项目招标委员会 日期： 年 月 日

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第5章 供应商管理细化执行与模板

5．2 供应商管理执行工具与模板

5．2．1 供应商调查表

供应商基本信息 供应商全称 行业类别 占地面积 固定资产 业务性质 厂房面积 年产值 主要联系人 联系人姓名 性别 职务 办公电话 主要产品 占总销售额 的比率 主要客户市场 主要客户名 行业和地区 提供的产品 该客户占企业销售额的比率 业务开始时间 说明 手机 电子邮件 传真 使用商标 资本类型 企业负责人 销售额 公司地址 产品名称 年产量 销售额 剩余产能 产品量产时间 优势说明 第 33 页 共 162 页

关键设备简介 设备名称/型号 产地 生产商 技术指标和优势 设备生产时间 数量 人员数量信息 管理人员 技术人员 业务人员 质检人员 财务信息 生产人员 事务性人员 总人数 总投资额 总资产额 年产值 销售额 年出口额 年研发经费 其他信息 供应商发展简介及质量保证能力 供应商贯标 名称及日期 是否通过认证 认证机构名称 认证标准 通过认证日期 认证证书编号 年 月 日 发展简介 第 34 页 共 162 页

供应商负责人 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 5．2．2 供应商评审记录表

编号： 日期： 年 月 日

名称 地址 联系人 供应商基本情况 电话 主要生产设备 主要检测工具 拟承接产品 优 项目 评审内容 5 职务 传真 涉及加工工艺处理 良 4 中 3 差 1 缺 0 得分 质量政策是否明确，目标是否量化 综合项 特殊岗位工作人员是否得到适当培训 工作场地是否清洁、整齐、定置摆放 进料检验是否有检验规范和检验记录 过程检验是否有检验规范和检验记录 最终检验是否有检验规范和检验记录 质量检验 是否有标识表明检验和试验状态 不合格品是否有处理程序并按程序处理 质量出现异常时是否有信息反馈和纠正措施 计量器具是否有矫正制度，使用状况是否良好 是否对承制的产品有足够的工序能力 过程控制 是否具备流程图和作业指导书 产品是否有适当标识 第 35 页 共 162 页

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