会议接待服务标准和会务流程
更新时间:2023-08-31 09:31:01 阅读量: 教育文库 文档下载
会议接待服务标准和会务流程
一、目的
为了规范会议接待行为,统一服务标准,为市直机关提供优质高效的会务保障。
二、范围
适用于市各级机关、各层次、各级别会议。
三、职责
会议厅负责会务接待的具体实施。
会议厅主任负责会议登记和提前确认工作,确保会议如期召开;记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务、会议的大小,采取相应的服务措施;负责安排工作人员对会议室进行布置,保障会议室整洁舒适;负责会议进行期间巡查,及时处理突发事件,确保会议顺利进行。
四、服务流程
(一)接待流程和标准
1)每天轮流安排一名会议接待员于早上7:30上班,于8:00-8:15分时段完成以下工作:将所有会议室的门及部分灯打开;将开水器的烧水阀打开,保证会议开水供应。
2) 会议厅主任根据实际情况安排每天的工作。
3) 会议接待员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,于会议开始前15分钟将茶水准备到位。
4) 会议厅工作人员到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、会议桌面是否清洁,发现异常无法处理时及时向会议厅主任报告。
5) 参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水,当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查,以便能及时给新到的客人送上茶水,直至与会人员基本到位。
6) 与会人员基本到齐后,会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后,每隔20-25分钟到会议室加茶水,直至会议结束(如有特殊情况可自己把握)。
7) 在加茶水过程中,会议接待员应留意会议厅内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到,服务中要做到“三轻”(走路轻、讲话轻、动作轻)。
8) 会议厅主任必须到场监督服务员工作,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况,以便有突发事情时及时应对。
9) 接到办会单位通知,会议临时需要的物资,应5分钟内送到,如无法满足,会议接待员亦应5分钟内向办会单位解释。
10) 会议结束后,应及时收拾,清理一遍,包括将桌椅摆放整齐;所有设备恢复原状;会议临时用品(插线板、临时增加的椅子、白板等)放回仓库,如果桌面及地面较脏,应及时清理,将灯、空调、窗关好,以便迎接下一个会议。
11) 每天下班前,会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好方可离开。
(二)会议类别和相应流程
根据会议接待工作实际情况,将会议接待分为日常接待(二类会议接待)、一类会议、临时会议。
★一类会议(会议厅一楼):
1)接到大型及重要会议通知后,及时与办会单位联系,了解会议的需求,并要求对方在《会议物资需求表》、《会议费用结算表》中签字确认。
2) 按办会单位要求申购会议保障物资。
3) 申购物资到位后,提前一天准备好横幅,摆放好鲜花;对会议厅进行全面检查,与办会单位(部门)保持联系,对座位数、名位牌、会标等进行核对,同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查,要求达标后对会议室进行封闭管理,不准无关人员进入会场(会议室);一切准备妥当后,可要求办会单位到现场审验。
4) 会议接待员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分钟到岗,并于会议开始前15分钟将茶水准备到位,在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
5)按照服务流程中的相关程序开展工作。
6) 会议快结束时,服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。
7) 会议厅主任必须到场监督会务工作人员的情况,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况,以便有突发事情时及时应对。
8) 按照会议类别,根据需要,与保卫科一道做好会议期间安全保卫工作,防止无关人员进入会场扰乱会;会议技术人员应注意会议期间用电设备的工作情况,防止事故产生,保证通道的畅通,紧急情况下,服务员现场进行疏导。
9) 会议结束后,会议厅主任持办会单位确认的《会议物资需求表》、《会议费用结算表》办理相关费用结算手续。
★临时会议:
接到通知后,会议接待人员应5分钟内到场按相应的程序开展工作。(参
照会议流程执行)
(三)弱电技术员的日常维护及会前准备
原则:保证会议系统的设备正常运行。
措施:
1) 每周维护、检查会议室的会议设备(语音、线路),做好维护、检查工作的记录,每月进行会议厅会务设备功能性的评估。
2)会议前半小时按照《会议接待设备准备工作表》,对会议厅音响等系统进行检测,并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上,待会议接待人员进行复核,确保各类设备正常工作。
3)市级以上重要会议,完成检测后应在现场对会议全程跟踪。
4)会议开始前5分钟,会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好(下午好)!”进行最后一次试音,验证会议系统,保障正常运转。
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