数据列表的基本处理方法 - 图文

数据列表的基本处理方法

第一节 基本概念

数据列表是一个矩形表格，表中单元格没有进行过合并。 数据列表的一行数据叫做一条记录 数据列表的一列数据叫做一个字段，

数据列表的每一列可以有一个名字——字段名，如果一个数据列表有字段名，则一定是在数据表列的第一行。

字段名 1行叫做1条记录 1列叫做1个字段

图：数据列表的基本概念

如果表格中有单元格由2个以上的单元格合并而成，那么这个这个表格就不是数据列表。

这个单元格由两个单元格合并而成

图：非数据列表的例题

对于数据列表，excel可以进行数据表的排序、筛选、分类汇总、做数据透视表、多表的合并计算等操作，也可以使用数据库函数对其进行处理等。而非数据列表不能做上述操作，也

不能运用数据库函数等。

第二节 数据列表的数据筛选

数据筛选是对一个数据列表，筛选出满足给定条件的数据行（记录）。对不满足条件的数据行（记录）进行隐藏，使其不显示出来。

Excel的数据筛选分为自动筛选和高级筛选2种。

一、自动筛选

自动筛选是excel对使用“自动筛选”命令的数据列表的每一个字段的字段名（没有字段名的数据列表则是每一个字段的第1行）设置一个筛选条件设置下拉列表框，使用者可根据需要设置筛选条件。

数据列表自动筛选的操作要点：

1、选定需要进行数据筛选的数据列表；

2、使用excel的数据列表“自动筛选”命令（使用该命令后，数据列表第1行各个字段傍出现设置筛选条件的下拉列表的按钮）；

3、设置鼠标点击设置筛选条件的下拉列表的按钮，然后设置筛选条件，得到数据列表中满足筛选条件的记录。

例：对如下的工资表进行自动筛选

1、对工资表使用自动筛选命令

2、鼠标点击“筛选”命令按钮 3、出现“自动筛选”设置条件按钮 1、选定工资表 （不要包括表名）

2、筛选出财政局的所有职工

1、点击设置筛选条件按钮 2、财政局复选框加钩，其余不加钩 3、点击“确定”按钮

筛选结果：

该符号说明该列设置了筛选条

注：虽然仅显示了4行数据，但其余行的数据仅被隐藏了，而没有被删除。

3、筛选出基本工资在3000元以上的所有职工

1、点击设置筛选条件按钮 2、点击“数字筛选” 3、点击“大于(G)?”

输入具体条件值 可以设置第2个筛选条件

筛选结果：

该符号说明该列设置了筛选条

4、筛选出财政局工资在3000元以上的所有职工 该筛选要求需要对2个字段设置筛选条件，“单位”字段设置筛选条件选出所有财政局的职工，“基本工资”设置筛选条件选出工资在3000元以上的职工，这样最后的筛选结果就同时满足2个条件。筛选条件设置方法见前面的例题操作，筛选结果如下：

2个字段同时设置了筛条件

注：excel自动筛选中，如果两个以上的字段设置了筛选条件，则这些筛选条件是“并且”的关系，即选出的记录只能是同时满足这些条件的记录，而不能选出只满足其中一个或一部分条件的记录。如果给出几个筛选条件，而要选出满足其中一个或一部分条件的所有记录，则需要使用高级筛选命令。

二、高级筛选

1、高级筛选的基本概念

Excel的高级筛选是在数据列表的区域外，另外在一个矩形区域中根据筛选要求设置筛选条件，高级筛选命令则根据给定的数据列表的区域引用和筛选条件的区域引用，得到筛选条件，并对的数据列表进行筛选。

高级筛选可灵活设置各种筛选条件，并对多个筛选条件进行组合，这种筛选条件的组合可以是要求几个条件同时成立，也可以是只要求一部分条件成立。要使用好excel的高级筛选，则必须掌握筛选条件的设置方法和组合方法。

2、高级筛选条件的设置方法

高级筛选的筛选条件是设置在一个矩形区域中，这个区域叫做条件区域，条件区域可以在工作表的任意区域，但不能与要进行筛选的数据列表重迭。条件区域的基本格式如下：

字段名 条件11 条件21 ?? 字段名 条件12 条件22 ?? 字段名 条件1m 条件2m

图：未按“单位”排序的工资表

图：未按“单位”排序的工资表分类汇总的结果

第五节 数据透视表

一、数据透视表的基本概念

数据透视表是根据数据列表中的2个分类字段形成的一个二维汇总表。如下所示：

1、原始数据列表

图：商品销售表（数据有隐藏）

2、商品销售金额汇总表（数据透视表）

图：根据商品销售流水账表得到的全体售货员的销售金额统计表

图：根据商品销售流水账表得到的售货员陈实的销售金额统计表

图：根据商品销售流水账表得到的售货员陈实的销售金额统计表

3、行字段、列字段、页字段、汇总字段的概念

商品销售流水账表中可以看出该表记录了每一天每个售货员销售的每一笔商品的名称、单价、数量及金额。 在第1张透视表中，统计的是全体售货员在8月1日至8月7日这段时期，每一种商品的销售金额。在第2张透视表中，统计的仅仅是售货员陈实在8月1日至8月7日这段时期，每一种商品的销售金额。 从数据透视表中可以看出，商品销售流水账表中的商品名称构成了数据透视表的行，所以这个字段就叫做行字段，同理构成数据透视表列的字段叫做列字段。还可以以一个字段的某一个值做一张数据透视表，如第1张数据透视表是根据全体售货员做的数据透视表，而第2张数据透视表和第3张数据透视表则只是售货员陈实在8月1日至8月7日的销售数据汇总表。如果根据原始数据列表中的某个字段的某一个值可以做一张数据透视表，则这个字段叫做而字段。

原始数据列表中的各个字段均可做为数据透视表的中的行字段、列字段及页字段，且没有限制，如原始数据列表中的日期字段既可做为行字段也可做为列字段，见上面的图。同样，日期字段也可做为页字段，如下图所示：

图：以日期作页字段、商品名称作行字段、售货员为列字段的数据透视表

汇总字段——数据透视表中汇总数据所依据的字段。在上述例子中，汇总字段是销售金额，也可以是其他字段，例如也可把销售数量作为汇总字段。

与分类汇总一样，数据透视表也可有多种汇总方式，即求和、求平均值、最大值，??，等。

二、数据透视表的操作要点

1、选定要做数据透视表的原始数据列表（不需要排序）；

2、运用excel的数据透视表命令，并根据数据透视表向导进行操作（可在向导的第一步就结束）；

本步骤结束后得到数据透视表的框架； 3、设置数据透视表的页字段（可以省略）、行字段、列字段、汇总字段及汇总方式。

4、对数据透视表进行详细调整（如几列合并成一列，几行合并成一行）及设置数据透视表的显示格式。

例：用excel的数据透视表功能制作商品销售汇总表。 1、原始数据列表及“数据透视表”命令

1、选择数据列表 2、使用“数据透视表”命令

注意，为了看图方便，原始数据列表中的数据隐藏了很多行，但在制作数据透视表时，将统计全部数据。

可直接击点“完成”

2、得到数据透视表框架

制作数据透视表的有关工具 原始数据列表中的所有字段列表，将此表中的字段拖至数据透视表框中的相应位置就可构成页字段、行字段、列字段、汇总字段（数据项）

3、设置页字段、行字段、列字段及汇总字段（数据项）后的数据透视表

汇总字段为“金额” 汇总方式为“计数”

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