编写员工手册的注意事项

编写员工手册的注意事项

初来窄到一家公司，自然希望了解公司大致情况，尽快搞清“公司能为我提供怎样的工作环境”.“我应当遵守哪些规章制度”.“若是努力工作，将会获得怎样的发展或者提升”等问题。

员工手册是一个很好的介绍形式。

一.员工手册应当包含的内容员工手册应该含有哪些内容，并无定规，编排亦无固定模式。但一般可由以下几个部分组成1.公司概况。概要介绍本公司历史。现状及隶属关系。让新员工大体了解公司性质.经营范畴.主导产品（含劳务.服务）.市场分布.注册资本.现有资本及实现利税等基本情况，以对公司实力和竞争能力充满信心。简要回顾公司创业历史，对公司战略目标和发展规划略加阐述，亦将公司美好前景展示给员工，以激励斗志，为实施目标管理打好基础。

2.公司文化。企业文化是企业具有自身特色的意识形态和行为规范总和，大致包含企业哲学.企业规范.企业形象和企业精神。企业哲学是企业一切活动的行为指南，其核心是价值观念。在员工手册中介绍企业经营理念，即始终遵循的价值观念，以统一员工思想，为企业整体目标共同奋斗。

企业精神是企业内部规范和外部形象的融合与升华，集中体现出企业经营哲学和独特风格，是公司迎着市场风浪前进的旗帜和号角。企业精神是一种无声无形的信念，但通常又可用简短.响

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亮的标语或口号予以表述。可将凝炼出的企业精神，印到员工手

册的扉页，，以求醒目，鼓舞斗志。

3.组织结构。员工来到公司，自然应对公司结构框架有个粗

略的了解。一般可绘制部门结构图。通过该图，员工不仅可一目

了然地知晓公司包括哪些部门，且对公司的产权构成，组织管理

模式以及各个系统（办公系统.生产系统.营销系统.财务系统等）形成印象。

4.部门职责。通过阅读各部门工作职责。员工自会明白某个

部门负责何种事务，协同哪些别的部门，参与哪些其他工作。部

门自身职.责.权分明，部门之间纵横关系清晰，有利于回答员工“有事找谁”和：“我所在的部门分管什么”两个基本问题，有

助于员工搞准自身位置，尽快进入角色。

5.政策规定。这部分内容较多，且涉及员工切身利益，可谓

手册的“重头戏”；首先是人事政策，即员工选聘依据，考核标准.晋升条件。聘用（解聘）程序；其次是工资待遇，即工资结构及分级.工龄计算。各种奖金和补贴发放办法：，试用期待遇等；还有劳动纪律，即劳动合同的签订，到上下班时间，以及请假制度。其他各项制度，如报销制度（指差旅费，医药费等）.车辆使用制度.安全制度.卫生制度.保密制度等，可视必要作出详略不同的介绍。

现代公司为员工提供的各种社会保险（如养老保险.医疗保险.人身保险），以及其他福利，如提供工作服.免费午餐，提供可惜

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阅的图书，提供单身公寓或发放租房补助金，提供年度休假等，亦应列入此部分，以体现公司的关怀，展示公司为员工创造的良好工作，生活条件以及必要的保障。

6.行为规范。一个现代化的公司，其精神风貌必然体现于员工的仪表风度（包括着装.发型，化妆等）。员工的一言一行.一举一动，均代表着企业形象。公司在这些方面的要求，应明确且具体地写人员工手册之中，以利员工经常对照，不断提高自身道德修养和文明素质。待人接物的行为准则，虽为企业文化的有机组成部分，但单独列为一节，以期引起员工特殊重视，自觉强化日常训练，以达“习惯成自然”。

在员工手册正文之前，可由董事长致辞，对新员工表示诚挚欢迎，预祝事业成功，并书亲笔签名，让人倍感亲切。正文之后可增设附录，内容包括厂标，厂徽释义，厂歌，驻外机构名称.地点.负责人.邮编.电话.传真及网址等。封面可设计有寓意的图案，封里可刊登照片。如有必要，可增添图片插页。

二.编印员工手册应当注意的问题员工手册是新员工步入企业的向导，也是广大员工了解企业的窗口。必须认真编写和印刷。在编印过程中，应当尽力避免出现下述问题，不妨称之为七忌：一忌贪多求全。员工手册不是“企业大全”，不可能也无必要包罗万象，面面俱到。手册所含内容，应是员工最为关心的，与员工日常工作和切身利益相关度最高的事项，通常亦是出现频率高，处理程序化强的各种事宜。手册内容不能过多过细，以免

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造成杂乱无章，查阅不便。至于涉及某个方面具体细节，员工可查询有关文件，或者咨询相关职能部门。

二忌陈旧过时，员工手册编写的依据只能是公司现有状况。

三忌称谓混乱。有的员工手册称谓不一，一会用“公司要求……”。一会又用“我们认为……”。其实，这里的“我们”就代表着公司，不如一律用“公司”。当某件事情要求员工与公司一起努力，协同一致去完成时，再用“我们……”，岂不更好？也有的员工手册中“员工”.“职工”，“职员”等主体词交替出现。容易引起不必要的疑虑，最好一律称之为“员工”。

至于称呼员工为“你”还是“您”，虽无碍大局，却亦有技巧。譬如可作如下处理：在董事长致辞中用“您”，以示上级对部属的尊重和爱护，且渲染欢迎气氛；而在正文中，不妨就用“你”，似更显直接.亲切。

四忌段句冗长。员工手册应尽量作到简洁流畅，易懂易记，以增强实效。

五忌语法有误。手册从框架到段落，由语句至标点，都要反复琢磨，不仅要简洁通顺，还要力求匀称优美，将精品奉献给员工。

六忌口气生硬。口气生硬.可谓某些公司“官方文件”之通病。员工手册不是一般意义上的规章汇编，最好少用“不准”。“严禁”.“绝对不许”等字样，更慎用“过时不候”，“后果自

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负”之类。将命令改为沟通，对员工发出心灵的呼唤，无疑是现代公司的文明之举。

不仅要求员工承担义务，遵守制度，亦讲明员工可享有的权利。公司旨在营造文明宽松，安全温馨的工作环境，以最大限度发挥广大员工的聪明才智，多用几个“请”，用协商口吻“让我们……”，拉近管理者与部属的距离，将公司与员工融为一体，以发扬团队精神，正合乎建立现代人本主义企业文化要领，何乐而不为？

七忌印刷粗糙。员工手册是新员工拿到的早期书面资料，无疑凝聚着公司精神，代表着公司形象。员工手册的质量不仅体现在科学取舍，精心编写，还首先体现于装帧精美的印刷质量上。唯此，方能给员工留下美好的第一印象。

经常翻阅员工手册，不仅可迅速查到相关资料，获取有用信息，还将获得美学享受。让员工在手册引导下，满怀信心地迈入公司，正是现代公司编印员工手册之初衷。

“员工手册”是企业规章制度.企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的“法律法规”，同时还起到了展示企业形象﹑传播企业文化的作用。它既覆盖了企业人力资源管理的各个方面规章制度的主要内容，又因适应企业独特个性的经营发展需要而弥补了规章制度制定上的一些疏漏。站在企业的角度，合法的“员工手册”可以成为企业有效管理的“武器”；

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站在劳动者的角度，它是员工了解企业形象﹑认同企业文化的渠道，也是自己工作规范.行为规范的指南。特别是，在企业单方面解聘员工时，合法的“员工手册”往往会成为有力的依据之一。《劳动法》第二五条规定的用人单位可以随时解除劳动合同的情形中包括“严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的”，但是如果用人单位没有规定,或者规定不明确,在因此引发劳动争议时，就会因没有依据或依据不明确而陷入被动。制定一本合法的“员工手册”是法律赋予企业的权利,也是企业在管理上的必需。如何使之行之有效呢？首先，制定颁布主体必须合法，必须是企业主体，而不能是企业的某个部门（但经企业授权的除外）。其次，内容必须合法，即必须符合现行国家法律﹑行政法规﹑规章及政策规定。

《劳动法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。”《劳动部关于〈劳动法〉若干条文的说明》明确说明：“《劳动法》第四条中的‘ 依法’应当作广义理解，指所有的法律﹑法规和规章。” 《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第九条规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律﹑行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”xx 年1 月1 日将实施的《劳动合同法》第四条也明确规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制

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度，保障劳动者享有劳动权利﹑履行劳动义务。”一些企业为了扩大自己的用人自主权，在规定企业可单方面解除劳动合同的情形时，怎样对企业有利，就怎么制定。其实这是徒劳的，因为这样的规定很可能是没有法律效力的。

《劳动法》第二五条明确规定：“ 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：

（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；

（二）严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的；

（三）严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的；

（四）被依法追究刑事责任的。”也就是说除了上述情形以外，用人单位都不得单方面随时解除与劳动者的劳动关系。商第三，制定程序必须合法，即必须经过一定的民主程序讨论通过。xx 年1 月1 日将实施的《劳动合同法》第四条也明确规定：“用人单位在制定﹑修改或者决定有关劳动报酬﹑工作时间﹑休息休假﹑劳动安全卫生﹑保险福利﹑职工培训﹑劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”第四，发布途径必须合法，即必须向劳动者进行公示或告知。xx 年1 月1 日将实施的《劳动合同法》第四条明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动

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者。”只有同时具备以上四个要件的“员工手册”,才是合法有效的规章制度，缺少任何一个要件，都会是无效的。那么，企业如何保证所制定的“员工手册”内容的合法性？又如何来证明所制定的“员工手册” 是经过了合法的程序并且已经公示了呢？一般应做到以下几个方面：

1.以现行国家法律﹑行政法规﹑规章及政策规定为依据，将“员工手册”中的一些条款具体化。例如：针对《劳动法》第二五条规定的用人单位可以解除劳动合同的情形之一“在试用期间被证明不符合录用条件”，建议不妨在“员工手册” 中明确规定如下内容：（1）公司对试用期员工严格按照录用条件考察，对不符合录用条件的事宜书面告知并要求签名确认。如：可按企业《对试用期员工评估或考评的规定》等相关制度，在试用期中的员工每月（或确定其他相应周期）必须经过评估或考评，评估或考评不合格的，公司有权解除劳动合同。商（2）员工一旦在试用期或以后被证明其在入职时向公司提供了不实个人信息，公司有权解除劳动合同。可以将信息的名称进行列举。（3）要求试用期的员工必须履行岗位职责，遵守员工手册。商

2.公司应注意取得并保留制定的“员工手册”已经公示的依据。xx 年1 月1 日将实施的《劳动合同法》明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”“员工手册”是员工的工作.行为规范的指导和引导，但是，在实践中，一旦发生劳动争议，关于员工

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手册的法律效力问题便成了争议的焦点,也成了双方在劳动纠纷中胜负的关键。而企业往往是有口难辩，难以举证所制定的“员工手册”已经公示。可以以下列形式之一来保留员工手册及修改部分已告知或已公示的依据：（1）组织会议形式的“员工手册”学习，保留有与会人员签名的会议纪要；（2）组织以传阅形式进行的“员工手册”学习，保留有已阅人员签名的记录；（3）直接向员工发放“员工手册”，并保留签收记录；（4）将修改部分编成问卷，要求100%的职工书面回答并保留问卷法。商一些企业在按照上述方法进行编制员工手册时，往往还有员工手册都包括什么内容.员工手册的架构体系是什么等困惑？如何编写适合企业自身情况的员工手册呢？员工手册必要内容一般包括：企业概况.企业文化.组织结构.人力资源制度.员工行为规范.岗位职责等。员工手册的架构体系一般为：

一.前言部分，包括1.公司概况（总经理致辞.企业简介.企业发展历史.企业愿景）；

2.企业文化（企业精神.企业宗旨.企业理念）；

3.组织结构（组织结构.职能分配.部门简介）；

二.正文部分，包括1.员工日常行为规范（工作准则.行为规范.礼仪规范）；

2.企业制度（人力资源制度.行政管理制度.财务制度）；

3.岗位职责（部门职责.关键岗位描述.各类工作流程）；

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三.附则部分，包括1.手册说明（使用说明.保管要求.修改程序）；

2.手册效力（制定依据.约束效力.异议处理）；

3.员工签收（员工意见.签收回执）。员工手册的主要结构

和内容基本上就是上述中的内容，但行业的不同，起主要内容都

要根据企业或行业的实际情况而编写。例如：房地产企业一般应

增加地产开发.物业管理及地产销售知识.要求等；超市类企业一

般应增加卖场管理（卫生状况.商品检查.卖场环境.促销管理.服

务监督.安全消防）以及现场管理要点（营业前.上午.下午及晚上.营业结束）和防损防盗等要求；酒店宾馆类企业一般应增加酒店

宾馆的规模介绍.特色服务.拾遗管理.保密.小费与礼品.财务.吸

烟等规定；食品类生产企业一般包括质量方针.食品卫生要求与知识.职业禁忌等规定。另外，在设计“员工签收”时，内容一般要包含“我***已收到（编号№****号）员工手册并认真阅读过，且已全部理解。本人承诺将严格遵守员工手册中的规定.要求，同时也同意企业有权对手册进行修改；如修改后的部分经批准且被我

知悉后，也将严格遵守。否则，愿意承担相应的责任。签收人***（必须本人亲笔签名）”等内容。总之，编写一本完整.合法.适用的员工手册是人力资源管理工作的一项重要而艰巨的工作，一

个成熟的员工手册将凝聚着人力资源管理者的辛劳和智慧，必将

载入企业发展的史册。掌握企业自己的10%从员工手册开始笔者所在的公司以营销咨询为主，在咨询过程中我们发现，企业存在的

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问题就像冰山一样，暴露在外的产品销售.广告传播等都是营销类问题，只是冰山一角，隐藏的.深层次的是企业文化的问题那才是冰山核心。杰出的企业管理取决于业自身的独特个性，它能够解决企业在经营过程中遭遇的各种瓶颈。管理大师彼得?德鲁克说：“在所有组织中，90% 左右的问题是共同的，不同的只有10%。只有这10%需要适应组织的特定使命.特定文化和特定语言。”能否成功经营一家企业，也就取决于这10%。《员工手册》作为企业内部的管理规范，涵盖企业的各个方面，适应企业的独特个性。它既规范企业的人事制度，又传播企业形象，企业文化。假若忽视，它只是一纸空文；但若重视，它就是有效的管理工具，员工的行动指南。时下关于《员工手册》的资讯非常多，在上甚至还可以随意搜索到员工手册范本。笔者认为目前企业普遍应用的员工手册有三种类型：以漫画.图文的形式编制《员工手册》，以简洁明了的标题形式提出，起到警世和调动积极性的作用。

以各项规章和制度为主，强调服从管理和执行。在特定的时期发布的《员工手册》，传达近期内企业的信息。这些《员工手册》都是从企业整体管理的角度出发，只有普遍性，缺少针对性。

《员工手册》内文不是相互抄袭，就是直接套用上级部门的文件，没有企业的特色，与企业实际需求相去甚远，实用性也较差，针对营销人员的又是少之又少。笔者曾为某企业服务，过程中也帮助企业来制定《员工手册》，当时企业就提出了各种各样

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的问题，经笔者分析整理，将其化为以下几个误区：误区一：错误的认为“员工手册就是制度大全”企业希望通过《员工手册》能够规范员工的日常作业，并报有极大的愿望认为员工100%的就会遵守。因此一本手册从头至尾就成了制度汇编。从员工规范到考勤制度，再到奖惩机制，应有尽有。误区二：错误的认为“员工手册就是苦口良言”企业认为员工是需要教育的，受教育才会变的规范。象父母对待孩子一样，苦口婆心。反映在《员工手册》里，就是大篇幅的说教文字，还经常出现“不准”“ 严禁”“杜绝”之类的字眼，与“ 人性化管理”相去甚远。误区三：错误的认为“一本员工手册人人适用”“王子犯法，与庶民同罪。”不论岗位，不论职阶，所有的要求和规章都是一样，没有考虑到各块面员工的实际工作情况。误区四：错误的认为“员工手册不是合同”合同是具有法律效力的，合同中每一条款在未来都有可能成为重要的法律证据。企业认为《员工手册》又不是合同，不具备法律效力，因此忽视手册中的员工处罚条例和员工权益保护的编写内容。事实上它是有法律依据。每个企业在制定《员工手册》时，或多或少会在以上这些问题上产生意见和分歧，在制定前，大家先达到同一平台，沟通起来也就方便很多，也便于项目的顺利进展。下面就《员工手册》的制定，向大家介绍在项目操作中的一些成功经验。猎人总是说：只有瞄准猎物，你才能逮到猎物。同样地，企业首先需要确认自己的管理对象。对象不同，传播信息不同，规范不同。真正做到因人而异才能达

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到好的管理效果。企业员工按其职能不同，从大范围上可分为生产型员工和市场型员工。笔者今天以《员工手册》的制定为例，具体的介绍《员工手册》的制定方法。决定企业管理成败的10％从《员工手册》的设计开始。生产型人员，主要负责产品的生产.质量问题。这就需要企业在管理过程中以规范为主。市场型人员，终日奔波在卖场终端，与渠道经销商.顾客打交道。他们在工作强度.工作方式上都不同于企业内部的生产型人员。他们面对的作业范围和对象更加灵活，更具有弹性。企业在管理过程中，以营销激励措施为主。营销是一个艰苦的过程。在营销人员手册中企业还需要加入有关市场运作和营销指导的内容，引导员工明确市场，顺利进入角色。在生产人员手册中，企业需要向员工提供基本的操作程序和安全指导，以保证员工正常作业。任何一本《员工手册》都体现了企业对员工的期望。而这种期望就是企业自己的10%。那么我们该如何在《员工手册》中体现这10%呢？

1.给《员工手册》一个主题，进入员工的精神精髓。如果我们把营销人员比作“鹰”，那么生产人员就是“雁”。以

“ 鹰” 和“雁”作为员工手册的主题，显然要比“员工手册”有更强的冲激力。“鹰”代表力量.勇气.睿智，企业希望营销人员，要具有探索精神，市场的敏锐力。“雁”代表团结.合作.毅力，企业希望生产人员，要遵守规范，团结合作。员工手册主题的确定取决于企业的独特文化和理念，更需要企业用心的提炼。

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2.用企业自己的语言。接收到的信息不同，就会产生截然不同的结果。在社会日益个性化的今天，更加需要企业注重信息传播，尽可能的使用员工易接受的语言。营销人员手册，需要使用创新的.充满活力的.有力量和激情的语言来编写。生产人员手册，则需要采用稳重的，内敛的，强调合作的语言来编写。

3.介绍企业的成功经验与案例。介绍企业的成功经验与案例。我们踩着前人的肩膀在进步，这是人类进步的基本规律。一个企业之所以成功，必然是有它做对的地方。把这些成功的经历化解成方法论，向所有的人员介绍，不仅加深了营销人员对于本企业营销状况的了解，更进一步加快了员工成熟和成功的步伐，有效地减少了新进员工的进入成本。

4.特别强调“职业化” 。市场 strong>竞争如此激烈的代，特别需要强调“职业化”的概念。众所周知，营销队伍的有很大的不稳定性，不稳定性因素也给企业带来的巨大的困惑与麻烦。如，新进员工的进入成本太高，大量时间耗费在工作的安排与交接的过程中。例：笔者在为企业制定营销人员的《员工手册》时提出：在职就要职业化，做到“招之即来，来之能战，战之能胜” 的职业化标准。根据《员工手册》的使用人群差异，将《员工手册》拆分成企业生产人员版和营销人员版。经过实践证明，效果非常好。结语：

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