勤哲Excel Server（PFD项目管理系统）操作说明

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2012 EXCEL 服务器操作说明 PFD项目管理系统建立适合需要的信息系统，实现管理的信息化魏劲松 yofc 2012-5-15

第1章 Excel 服务器概览 ............................................................................................................. 3

1.1 什么是Excel服务器 ................................................................................................... 3 1.2 Excel服务器能做什么 ................................................................................................ 3

第2章安装 ..................................................................................................................................... 5 第3章模板 ..................................................................................................................................... 8

3.1 什么是模板 ................................................................................................................... 8 3.2 模板的设计者和使用者 ............................................................................................... 9 3.3 模板 = 表样 + 填表规定 ........................................................................................... 9 3.4 建立信息系统的过程 ................................................................................................... 9

第4章建立基础数据 ................................................................................................................... 10

4.1 登录到客户端 ............................................................................................................. 10 4.2 填报和保存 ................................................................................................................. 12 4.3 数据项定义的作用 ..................................................................................................... 14 4.4 填报的表单不想保存 ................................................................................................. 14 4.5 填报的表单退回 ......................................................................................................... 14 4.3 查看、修改、删除 ..................................................................................................... 15 4.4 快捷填报 ..................................................................................................................... 15

第5章工作流 ............................................................................................................................... 18

5.1 系统工作流介绍 ......................................................................................................... 19 5.2 查看进度 ..................................................................................................................... 19 5.3 处理待办事宜 ............................................................................................................. 20 5.4重做和撤销 .................................................................................................................. 20

第6章工作流 ............................................................................................................................... 22

6.1分工作流描述 .............................................................................................................. 22

第1章 Excel 服务器概览

1.1 什么是Excel服务器

Excel 服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台。我们使用Excel 服务器其目的是：“建立适合需要的信息系统，实现管理的信息化”。

Excel 服务器用人们熟悉的电子表格软件Excel 作为主要的操作界面，把各种单据、报表等做成“模板”，然后相关人员就可以在Excel 中录入数据。输入一份订单，就像操作一份普通的Excel 文件一样。

Excel 服务器是一个网络应用程序，安装的时候，我们选定一台计算机做“服务器”，在服务上要安装数据库，其它的计算机做“客户机”。在客户机上通过Excel录入的数据，都统一保存到服务器的数据库中。

通过对“模板”进行权限设置，可以精确设定不同职能岗位的人员对信息的访问权限，在信息共享的同时保证安全。

还可以定义工作流，规定表单的流转顺序，把规章制度落实到计算机系统中，杜绝人为操作的随意性。

简而言之，Excel 服务器提供了一种电子表格Excel 的网络化应用模式。在这种模式下，用户依然用熟悉的Excel 做着自己熟悉的工作，但是背后的事情发生了变化：数据集中统一管理了，操作简单了，权限严格了，信息传递规范了，大量耗时耗力汇总统计工作自动化了-------原来分散孤立的一个个Excel 工作簿不见了，我们拥有了一个完整的管理信息系统！

1.2 Excel服务器能做什么

Excel 服务器是一个工具和平台，它提供了一个信息系统的框架，但没有预先设定具体的业务模块，需要您把自己实际业务中用到的单据、表格等做成一个个“模板”，加入到框架中，

这样逐步搭建出自己的系统。

第2章安装

在客户机上安装

1．选择安装类型时，要选择“客户端安装”，如图：

在部门共享资源文件夹下

选中此文件夹下的ExcelServer2010UEClient_sc.exe 进行客户端安装

图 2-1 Excel 客户端安装目录

图 2-2 Excel 客户端安装

2.安装了Excel 服务器后，在你计算机的“开始--程序”菜单中会出现“Excel 服务器”菜单组。如图所示

图 2-3 Excel 服务器菜单组

3.Excel服务器客户端

实际上是用来打开Excel 的快捷方式。打开Excel，我们会发现在Excel 的菜单栏最右边增加了一个菜单项“Excel 服务器(S)”，并且会弹出一个登录窗口，如下图所示。

图 2-4 客户端登录窗口

Excel 服务器的主要功能是以附加到Excel 中的菜单项的形式体现，用户完全在自己所熟悉

的Excel 环境中工作。看起来就好像Excel 的功能被扩充了一样。这些功能包括：

模板设计：建立模板、定义数据项和数据表、定义表间公式和回写公式、定义工作流等。日常操作：填报表单/自动汇总、处理待办事宜、查询数据/报表。

4.或者双击桌面 Excel服务器客户端图标进入

图 2-5 客户端登录窗口

按上图输入服务器的地址：10.10.2.250 在用户名栏输入自己姓名的拼音在口令栏输入自己的口令（密码）

初始口令会由管理员给定，进入客户端后自己可以更改口令。

第3章模板

在第1 章中，我们曾经提到过“模板”。用Excel 服务器构建的信息系统，由一个个的模板组成。构建信息系统的过程，就是制作“模板”的过程。

3.1 什么是模板

模板就是一个空白的表样。依照模板填充了具体的数据之后的表格，称为“表单”。例如，图3-1 是承包商信息登记表的模板

图 3-1 模板范例

3.2 模板的设计者和使用者

“模板”：作为信息载体的各种单据、表格绝大多数都有规定的格式、规定的填写、传递、归档的规定，这些都是现实中的“模板”。

模板本身就是管理要求的体现，所以“设计”模板就是制定规则；“使用”模板，也就是具体填写表单，是规则、流程的执行。

3.3 模板 = 表样 + 填表规定

作为现实中管理要求的具体体现，“模板”所包含的内容不仅仅是表样，同时还包括相关的填表规定，如：填写的项目的规定：

哪些地方应该填数据、填什么类型的数据、哪些栏目是必填项，等等。填写的规范化要求：

哪些栏目必须如何填写。在Excel 服务器中，这类规定称为“数据规范”。流转的规定：

要经过哪些流转环节，每个环节由何人处理；审批通过了怎么做，没通过又怎么做；等等。在Excel 服务器中，这类规定称为“工作流”。计算、统计方法的规定。

在 Excel 服务器中，这类规定称为“表间公式。”

3.4 建立信息系统的过程

图 3-2 建立信息系统的过程

第4章建立基础数据

4.1 登录到客户端

设计和使用模板都在“客户端”，即Excel 中完成。

安装完Excel 服务器后，打开Excel，您会发现在Excel 菜单的最右侧，增加了一个菜单项：Excel 服务器(S)，如下图4-1所示。同时出现一个登录窗口，如下图所示：

图 4-1 客户端登录

登录窗口中输入服务器地址、用户名、口令，按【确定】按钮。登录窗口关闭。屏幕上出现新的窗口“我的工作台”。

图 4-2 登录后出现我的工作台

在工作台左侧的窗口中可以看到许多已经设计好的模板，各用户会根据自己的权限来看到及

获准使用模板。如下图4-3

这些都是已经设计好的模板，等待您的填报

图 4-3 我的工作台

在Excel中单击Excel服务器-->个人设置—>填报选项

设置后效果是这样的，使用起来很方便可进行我的工作台的设置

图 4-4 我的工作台设置

也可在Excel中单击Excel服务器-->个人设置—>更改口令，可以更改登陆口令。

4.2 填报和保存

填报新表单

下面我们试着填写一张承包商信息登记表。

1）鼠标单击我的工作台左侧菜单树中的基础数据中“承包商信息登记表”，会看到窗口上

方的工具栏中增加了一个新的按钮：【新建】。

新建在这里模板在这里

图 4-5 填报-新建

2）单击工具栏按钮【新建】（选择右键菜单【新建】亦可），我的工作台窗口最小化，在 Excel 中打开了一张空白的承包商信息登记表，其窗口标题显示为“Microsoft Excel – 填报：承包商信息登记表”，等待您填写。 3）输入如下图4-6所示的客户信息

图 4-6 填报模板

在填报所有的模板中，设计者已根据填报的流程及步骤用不同的颜色进行了区分，使填报者能够快速分辨哪些是需要填报的，哪些是不需要填报的，哪些是自己需要填报的，哪些是其它流程填报的。例如本模板中：

白色部分是不需要填报的，已经锁定，避免出现操作错误。

淡蓝色是第一级填报人需要填报的，其中有些是必须填报的，未填会出现提示。浅蓝色是第二级填报人需要填报的

蓝色是第三级填报人需要填报的。依此类推，颜色由浅到深，流程也就一步一步向下进行中。

橄榄色是根据公式填写的数据，不需要填报人填写。（本图中无）

因为本模板流程只有三步，所以模板颜色仅有三种颜色，流程如下图4-7：

图 4-7 承包商信息登记表模板流程

4）单击工具栏上的保存按钮同时会出现对话框：

，或选择菜单“报表—>保存”，保存填报数据，

图 4-8 承包商信息登记表保存后的提示

若回答“是”，已填写的内容清空，屏幕上又是一张新的空白承包商信息登记表，等待您输入下一个承包商的信息，若回答“否”，结束输入过程。

6）重新打开我的工作台，单击“承包商信息登记表”，在右边窗格中能看到新填的客户信息。

4.3 数据项定义的作用

如前所述，填报表单的过程与填写普通Excel 工作簿文件的过程几乎一样，但还有一些不同之处。

首先，可能您已注意到，填报表单时，光标只能在定义了数据项的空白单元格之间移动，这是为了保证模板的格式不会被填报人随意修改。

其次，所填内容的数据类型必须与数据项定义时指定的类型一致。例如，我们已经定义了“登记日期”是日期类型的数据项，如果您在该单元格处输入“xyz”，系统马上就会提示您：

图 4-9 检查数据项

4.4 填报的表单不想保存

如果您当前所填的表单不想保存，可直接关闭当前工作簿。为了防止误操作导致数据丢失，只要用户关闭正在填报的工作簿，系统都会提示用户保存。有下面两种可能的反应。

若某些必填项还没有填充内容，系统会提示“xxx 必填”，按【确定】后，继续提示“是否强行关闭”，回答“是”，关闭当前工作簿。

若所有必填项都已填充内容，系统会弹出上述的“保存报表”对话框，此时按【关闭】，放弃保存，关闭当前工作簿。

4.5 填报的表单退回

当接到前级交办人提交的表单时，如果对此无异议，可进行本步流程的填报，如有异议，可

退回给交办人。

4.3 查看、修改、删除

点击Excel 菜单栏中的“报表_我的工作台”，再次打开我的工作台窗口，重新单击一下左侧的“承包商信息登记表”，您会看到在右侧窗格中显示出您所填报的客户信息。选中它，您

会看到工具栏上出现【查看】、【修改】、【删除】三个按钮，右击鼠标，会看到同样的三个弹出菜单项，如下图4-10所示在此处

图 4-10 工具栏

选择【查看】，我的工作台窗口最小化，在Excel 中打开该表单，但是不能修改任何内容，也不能保存。

选择【修改】，我的工作台窗口最小化，在Excel 中打开该表单，您可输入要修改的内容，再次保存。但表单进入下一流程操作时，将被锁定，需通知下一流程填报人退回表单。选择【删除】，会询问您是否真的要删除，若回答是，该条信息从我的工作台中消失。但表单进入下一流程操作时，将被锁定，需通知下一流程填报人退回表单后才能执行。对于不同的账户，将具有不同的权限。

4.4 快捷填报

为了方便快捷的进行填报数据，本系统中加入了许多表间公式及快捷菜单，填报人只需要填入关键的数据、核心的数据，其它原来填过的内容会自动写入。例如：在填报申购单的模板中

通过下拉列表选定供应商，联系人、电话、手机等信息自动填入，很方便呀！好多地方都像这样是下拉菜单、列表等，只用鼠标点点就行了。

图 4-11 快捷填报

单击“供应商下拉列表”，弹出下图4-12，可直接选定供应商，也可通过左边栏的树形分类中选定分类，在右侧窗口中查看

分类查询

图 4-12 下拉列表的树分类

或者单击左上角的查找按钮来查，

图 4-13 下拉列表的查找

当填报申购单的内容很多时，超出了模板的表行数，可以通过插入行来增加行数，当然你觉得行数太多事也可通过删除行来减少行数。如下图

在这里

图 4-14 填报表单的插入、删除行

当填报人打开一份表单时，有时会发现就连填报人及日期也帮您填好了，而您在认定同意或不同意后，仅仅就是单击保存或是退回而已。

第5章工作流

工作流是对某种表单的规定流转过程的描述，它包括：要流经几个步骤；每个步骤由何人处理；每个步骤要处理（填写）表单上的哪些栏目；从一个步骤传递到下一个步骤必须满足哪些条件，等等。

工作流实际上是管理制度的具体体现，它明确了责任分工、规定了工作程序，使每项工作都能高效、有序地进行。

Excel 服务器中提供了工作流管理的功能。我们可以针对一个模板定义工作流，使得基于该模板的所有表单都能够按规定方式进行流转。

计算机化的流程管理与纯粹手工模式的流程管理相比，有两大优点。首先，每个步骤的经办人，都有一张自己的待办事宜列表，待办事项由计算机自动产生，并且可以规定完成时限，防止延误或漏办；其次，更重要的是，表单流转方向可以由计算机强制控制，减少人为操作的随意性，防止违规操作。

5.1 系统工作流介绍

整个Excel服务器的系统工作流程如下图5-1：资本支出项其他付款目申请审批表工程需求申项目登记表合同登记表请单部门预算安环固定资产承包商信息手续登记登记表供应商信息申购单入库单登记表

工程任务单预算书等质保期维修单签订合同验收质保验收合同付款出库单设备验收质保验收图 5-1 系统工作流程

而上流程图中每个过程又有各自的工作流，系统设计时已将各个单独的工作流串成了一个大的工作流，系统会从头到尾自动进行并时刻给出提示。避免出现工作遗漏。

5.2 查看进度

工作流是多人协同完成一件事情。流程中的个人，除了完成自己份内的工作外，还经常要关心其他人的工作进行情况。在我们的填报人提出申请之后，希望了解审批进行到了哪一步，可以这样来做：在我的工作台上单击要查询的表单，然后在工具栏上单击“进度”，可以看到本表单现在处于什么位置及状态。。

在这里

图 5-2 查看进度

或选中要查看的那一条，右击鼠标，弹出菜单，如下图所示：

图 5-3 查看已处理工作的后续进展

单击查看进度即可。

5.3 处理待办事宜

按照工作流的定义，当填报人填报一张表单后，工作流自动向后执行，会在后一级填报人的工作台中出现一个待办事宜，如图在这里

图 5-4 在我的工作台中查看待办事宜

点击工具栏按钮【办理】，打开这张待审批的表单，表单内容显示在屏幕上，但不能改，只有本级填报人可以输入内容。因为我们在定义工作流时，已指定由谁完成任务，及需要填写的有效区域、数据项。

输入填报内容后，保存，把窗口关闭，再回到我的工作台中，我们会发现待办事宜列表中已经没有内容了。

5.4重做和撤销

在有工作流的情况下，一份表单要经过多次流转，最终在我的工作台中显示的数据是多个步骤综合作用的结果。每个步骤一经提交，在后续步骤还没有办理的情况下，是可以修改的，后续步骤一旦办理，就不能再改动，除非请后续步骤的办理人把这份表单“退回来”。也即，带工作流的表单，不能按通常的方式做“修改”和“删除”，只能是“逆”表单提交的顺序，步步后退式地进行“重做”和“撤销”。

以上面的表单为例，假设填报了表单之后，发现内容写错了，要修改，可以这样操作：

1）打开我的工作台。

2）在已处理工作中找到提交的那张表单 3）选择右键菜单“重做”，如下图所示： 4）很遗憾，系统给出了这样的提示：

图 5-5 重做禁止

为什么？因为我们通过查看工作进度已经看到了，后续步骤已被办理完了。怎么办？请后续审批人将这张表单退回来。 5）现在进入后级帐户。

6）在我的工作台中找到这张表单，点击鼠标右键，选择弹出菜单“撤销”

7）系统提示：“本步工作已被撤销”。点击“待办事宜”，可看到这张报销单重新回到待办事宜列表中，等待再次被审批。 8）重新用填报人的帐户登录

9）如第3）步一般重做，这次系统会打开这张表单，在修改完内容后，保存。表单被再次提交审批。

第6章工作流

6.1分工作流描述

图 6-1 资本支出项目申请审批表工作流

图 6-2 工程需求申请表工作流