日常费用报销中存在的问题及对策研究

安顺煤矿2012第一季度管理成果

合理化建议研究报告

日常费用报销中存在的问题及对策

研究

贵州永润煤业有限公司安顺煤矿

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日常费用报销中存在的问题及对策

研究报告

第1章背景

在企业信息化过程中,日常费用报销往往成为一个盲点,严重的时候可能成为“木桶效应”中那块最短的板。一个企业无论身处何种行业,无论其规模大小、实力强弱,日常费用报销都是其时时、处处需要解决的问题。日常费用报销问题远不如战略决策那样足以影响企业的发展方向,不如投资决策那样足以左右企业的经济命脉,不如企业筹资决策那样足以影响企业的血液流动,其似乎处于企业管理的最底层。但实践表明,日常费用报销工作的确存在一些不足,可能对企业各项工作的开展产生一定不利影响。

第二章日常费用报销中存在的问题

通过以下一个实例分析传统管理费用报销中存在的主要问题。 在一次会议的举办过程中,行政办公室×××负责财务报账工作,即由他办理费用立项、款项借阅、发票管理、到财务部办理报账等。该会议是一次费用较高的综合性会议,根据该公司制度规定,此类会议的立项需要各个业务部门审核(行政办公室、财务部等)、分管领导、会计部门负责人和单位负责人审批。×××草拟好费用立项申请资料,部门领导审核后,拿着资料逐个到各个部门、领导会签,遇到一个不在就得等好几天,对方忙的时候还得压单,所以提前一个月就开始走立项流程,总算在会议正式筹办前完成立项,也顺利的凭立项批准从财务部借到了钱。费用报销时, ×××拿了近500多张发票、支出明细清单等资料,找财务要了管理费用报销单,先填好后,又找8个同事签支出证明,找部门领导审核,找公司领导审批,最后交到财务部门,财务部门又涉及部门领导、会计、稽核、出纳、印鉴管理人等。尽管此次会议很成功,但×××觉得财务报账这项工作实在辛苦,期间发了不少牢骚。

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×××在上述日常费用报账过程中遇到了以下问题:

1.立项审批到本部门负责人那里时,部门负责人认为该项预算总额过高,这可能导致所在部门的下半年管理费用预算非常紧张。

2.立项审批到财务部部时,财务部稽核人员认为部分支出属于个人性质支出,不应纳入会议费的范畴。

3.立项审批到分管领导那里时,分管领导认为咨询费支出标准过低,可能请不到好的专家。

4.立项审批到单位负责人那里时单位负责人到贵阳出差,中途等了好几天。

5.费用报销时,不知道如何找费用报销单,到财务部门去拿到报销单时有几项不知道怎样才能规范填写。

6.费用报销时,找8个同事签字,也有3个同事到外地出差。 7.费用报销时,把单据拿到财务部门,结果发现财务人员的桌上已经堆了很多等待报销的单据, ×××又不敢把发票单据放在财务的桌上,因为只要丢了一张发票,所涉及支出就不能报销,损失由×××承担,他只好经常电话询问财务人员什么时候有空。

8.日常费用报销中审核、审查、审批、会计核算人员等,面对成堆的纸质材料,采用先来先办原则、逐一处理的方法,从而导致重要的事项没有得到优先办理。

9.由于工作中发牢骚,既影响自己的工作效率,也影响周围同事的工作情绪。

第3章日常费用报销问题的主要表现

日常费用报销暴露出的上述问题,综合起来表现为以下3种情况:

1、会计信息和制度的孤岛

信息孤岛问题是一个普遍存在于各企业的情况。所谓信息孤岛是指,在一个企业各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间完全

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孤立,各种信息(如财务信息、计划信息等)无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动。在上述案例中,涉及的会计和制度信息孤岛现象至少包括:行政办公室支出的实时情况、咨询费用支出标准、支出的合规范围等。如果这些信息能够实现一定程度的共享,则×××就可以预先知道,从而可以提高日常费用立项的准确性,工作效率也会得到改善。

2、排队问题

排队问题几乎所有人都遇到过,如到超市买东西结账要排队、加油站加油要排队,医院、银行挂号要排队等。利用信息化手段,排队问题得到了部分解决,现在很多医院、银行已提供电子取号,在排队等待的时间中,可以坐在医院、银行提供的椅子上,这增加了等待的舒适度。上述案例中,涉及的排队问题包括:报账立项中的排队;报销证明找同事验收证明支出中的排队;报账核算中的排队等。管理费用报账中的排队比医院、银行中的要复杂一些。一是其涉及需要排队的地方较多,包括立项、证明、报销、支付等4个方面19人,而在医院、银行挂号的地方都是特定的,不需要四处走动。二是这19个人履行职责的介质是流动中的唯一的纸质材料,导致多窗口不能同时服务,但某一医院、银行挂号的存在多个窗口,所提供的服务也基本相同,多窗口能同时提供服务,且只要有一个有空即可。三是管理费用报销中涉及的“服务人员”存在出差等不能提供服务的情况,而在医院、银行“服务人员”缺位的情况基本不存在。四是此种排队不能选择费用报销涉及的企业、部门和人员,但是我们有很多的银行、超市可供选择。五是排队不能合理优化,部分银行开通了贵宾室、VIP柜台,而在管理费用报销过程中,仍是按传统的先来先办原则处理。

3、单据未能固化

非财务人员对费用立项表、借款单、领款单、费用报销单、差旅费报销单、咨询费明细表等单据并不熟悉,日常也不怎么接触,到了需

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要用的时候才临时抱佛脚,往往事倍功半。此外,由于公司制度管理的需要,包括费用立项表、借款单、领款单等也可能动态的发生变化。

第4章如何解决日常费用报销中存在的问题

把日常费用报销流程与内部市场化软件相结合，衔接内部市场化软件与财务NC办公系统，像材料审批一样，采用网上财务报销流程。在这一流程下,员工可以在任何时间,从任何地点提交财务立项、报销申请,审核、审批人则可用数字签名的方式在任何时间,从任何地点进行业务审核、审批,财务部门对原始凭证审核无误后,可自动生成记账凭证并通过网上银行付款。我们认为,实施该系统可以解决传统财务报销系统存在的问题。

1、关于孤岛问题的解决。

日常费用网上报销流程可以成为财务人员和非财务人员沟通的平台,部分信息均可登录该系统直接了解,如部门年度预算、部门年度开支的实时情况、相关的财务制度规定、个人借款和报账情况等。

2、关于排队问题的解决。

管理费用网络报销系统可提供多窗口服务,如:在立项的过程中,可以把立项表同时发送给财务等部门,在需要8个同事验收支出证明时,可一次性把相关信息发送给他们,由其签署意见,从而可以大大减少排队的过程中不均衡和卡壳情况。管理费用网络报销系统促进了及时处理,遇到“服务人员”出差的情况,管理费用报销过程中的审核、审查、审批人可以通过网络远程履行服务。管理费用网络报销系统可以推进优先处理,所有的费用报销事项以目录的形式出现,审核、审查、审批、会计核算人员可以判断出哪些属于重要事项,打破了传统的先来先办原则,充分体现了管理中的重要性原则。

3、关于单据固化的问题。

通过日常费用网络报销流程,企业没有必要统一印刷相关的表单,只需将设计好的表单格式传递到报销系统中,报账人员填好后打印即

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可。当需要更新部分单据时,只需要在服务器上进行简单修改即可。以往各种单据分存于各部门、各个人的情况不再存在,单据修订、更换时也不需要作废旧单据、重新印刷新的,非财务人员找不到单据的情况也不再存在。

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