金蝶集团电子档案管理解决方案v1.0

沉淀核心知识 规范档案管理

——金蝶集团档案管理系统解决方案

金蝶软件（中国）有限公司

2006年10月

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目 录

1

档案管理的基础理念介绍 _________________________________________________ 1

1.1

档案与档案行业 ____________________________________________________________ 1 1.1.1 档案的概念 ___________________________________________________________________ 1 1.1.2 与档案相关单位及组织结构 _____________________________________________________ 1 1.1.3 档案的来源 ___________________________________________________________________ 2 1.1.4 档案的基本特点 _______________________________________________________________ 2 1.1.5 档案的基础性质 _______________________________________________________________ 3 1.1.6 档案的基础术语 _______________________________________________________________ 3 档案的分类与组织结构 ______________________________________________________ 4 1.2.1 档案的种类 ___________________________________________________________________ 4 1.2.2 全宗内电子档案的分类 _________________________________________________________ 4 1.2.3 全宗实体分类方案 _____________________________________________________________ 5 1.2.4 全宗内档案的组织结构 _________________________________________________________ 5 档案的管理过程 ____________________________________________________________ 6 1.3.1 档案收集 _____________________________________________________________________ 6 1.3.2 档案整理 _____________________________________________________________________ 8 1.3.3 档案鉴定 _____________________________________________________________________ 8 1.3.4 档案保管 _____________________________________________________________________ 8 1.3.5 档案统计 _____________________________________________________________________ 8 1.3.6 档案检索 _____________________________________________________________________ 8 1.3.7 档案利用 _____________________________________________________________________ 9 1.3.8 档案编研 _____________________________________________________________________ 9

1.2

1.3

2 企业电子化档案管理的需求分析 __________________________________________ 10

2.1.1 2.1.2

传统档案管理模式存在的主要问题 ______________________________________________ 10 企业对电子档案管理的需求 ____________________________________________________ 10 多组织全宗管理——满足集团化管理需求 ________________________________________ 11 档案规则自定义——满足个性化管理需求 ________________________________________ 11 档案功能全面性——满足专业化管理需求 ________________________________________ 13 组卷模式自由选——满足不同时期的档案管理模式 ________________________________ 13

3 金蝶档案管理系统解决方案的主要特点 ____________________________________ 11

3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4

4 金蝶档案管理系统主要功能介绍(基础应用部分) ____________________________ 14

4.1 4.2

文件管理 _________________________________________________________________ 14 档案管理 _________________________________________________________________ 15 4.2.1 文书档案 ____________________________________________________________________ 19 4.2.2 会计档案 ____________________________________________________________________ 19 4.2.3 基建档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.4 房产档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.5 科研档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.6 设备档案 ____________________________________________________________________ 20 4.2.7 出版物档案 __________________________________________________________________ 20 4.2.8 合同档案 ____________________________________________________________________ 21 4.2.9 图书资料 ____________________________________________________________________ 21 档案查询 _________________________________________________________________ 21 4.3.1 简单查询 ____________________________________________________________________ 21 4.3.2 高级查询 ____________________________________________________________________ 22

4.3

4.4 4.5 4.6

档案借阅 _________________________________________________________________ 24 鉴定销毁 _________________________________________________________________ 25 档案报表 _________________________________________________________________ 26

5 金蝶档案管理系统主要功能介绍(初始化设置部分) __________________________ 28

5.1

档案基础设置 _____________________________________________________________ 28 5.1.1 全宗设置 ____________________________________________________________________ 28 5.1.2 辅助字典管理 ________________________________________________________________ 29 5.1.3 实体分类管理 ________________________________________________________________ 30 档案门类管理 _____________________________________________________________ 31 5.2.1 门类设置 ____________________________________________________________________ 31 5.2.2 门类模板 ____________________________________________________________________ 34 5.2.3 列表设置 ____________________________________________________________________ 34 5.2.4 档号格式 ____________________________________________________________________ 35 5.2.5 归档设置 ____________________________________________________________________ 35 5.2.6 报表设置 ____________________________________________________________________ 35 档案权限管理 _____________________________________________________________ 42 5.3.1 用户级别 ____________________________________________________________________ 42 5.3.2 权限层次 ____________________________________________________________________ 42 5.3.3 权限设置 ____________________________________________________________________ 43

5.2

5.3

6 金蝶档案管理系统体系结构及运行环境 ____________________________________ 45

6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4

系统体系结构 ________________________________________________________________ 45 服务器硬件环境要求 __________________________________________________________ 45 服务器软件环境要求 __________________________________________________________ 46 客户端环境要求 ______________________________________________________________ 46

企业电子档案管理系统解决方案

1 档案管理的基础理念介绍

1.1 档案与档案行业

1.1.1 档案的概念

? 微观概念：档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值

的文件与材料。

? 宏观概念：档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科

学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。

1.1.2 与档案相关单位及组织结构

与档案相关的单位关系图如下：

综合性档案馆 国家档案局 立档单位其它部门 立档单位上级单位 直接的行政管理 间接的行政管理 专业性档案馆 立档单位档案室

地方档案局 业务监督和指导 产品供应 档案信息技术硬件类供应商 产品供应 档案信息软件类供应商 （图）档案相关单位及组织结构关系图

? 档案局：档案业务监督和指导部门，属行政单位。

? 档案馆：集中存放社会上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位。包括

国家档案馆、地方档案馆、专业档案馆。

? 立档单位：产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大部分称为档案室，有的也称

为保密室或其它名称。

1

企业电子档案管理系统解决方案 存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有秩序地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。

档案馆档案的来源主要有四种：现行机关档案、撤消机关档案、征集历史档案和档案馆间交接的档案。在此，我们只讨论与立档单位有关的现行机关档案的移交进馆工作。

? 档案移交及接收要求

? 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。

? 进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。各立档单位应按照鉴定档案

的有关标准，科学的划分档案的保管期限，并将其中具有永久或长期保存价值的档案，在本单位保存若干年后向有关档案馆移交。

? 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。不同的接收单

位可能对接收的内容有具体的规定，一般要移交的内容有：档案实物、移交清册、全宗历史情况、立档单位历史情况、立档单位进馆历史情况、全宗历史考证、分类方案、保管期限表、案卷目录（一式两份或三份），以及其他档案目录等。对于移交内容在计算机辅助管理系统中应移交出档案目录数据及电子原文，并对移交内容进行记录，而接收端应可以自动的接收目录数据及电子原文。

? 清点核对。即移交与接收双方根据移交的清册与目录进行核对。

? 移交清册：用于记录移交与接收双方信息及所移交案卷相关信息的清单。

? 移交清册内容应包括：移交单位、（移交单位）经办人、接收单位、（接收单位）经办

人、移交年度，以外还有（案卷）移交明细表。移交明细表中内容包括：案卷目录号、案卷题名或组织机构名称、所属年代、移交（接收）原因、移交（接收）日期、总案卷数量小计、永久案卷数据小计、长期案卷数据小计、备注等项。 ? 移交清册的格式见附录（…）。

? 移交清册明细表中的内容应直接查询得到，而不用用户输入，但可以让用户进行修改。

? 全宗历史情况：记录某全宗的历史情况和全宗历次进馆的明细情况，两者的关系是主从关系。

? 历次进馆明细情况的内容包括：进馆时间、档案所属年代、总档案数量小计、永久档

案数量小计、长期档案数量小计、累计卷数、累计米数。

? 全宗历史情况的内容包括：全宗名称、全宗号、全宗名称变化和起止时间（用文本串

记录）、档案初次入馆时间、档案存放库房号、对历次进馆档案质量和完整情况说明。 ? 全宗历史情况表的格式见附录（…）。

? 立档单位历史情况：

? 记录立档单位的历史情况，包括：单位名称、建立年月、初建时名称、领导成员姓名

及党政职务、内部机构名称、人员编制数、实有人员数。 ? 立档单位历史情况表的格式见附录（…）。

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企业电子档案管理系统解决方案 1.3.2 档案整理

档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别、对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。我们通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理。

1.3.3 档案鉴定

档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容，即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值，因此，当前档案界人士统称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是：档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值、确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。

1.3.4 档案保管

维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务，从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护完整与安全的重点环节和主要手段。从实质上讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。

1.3.5 档案统计

档案统计工作，是用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。档案统计工作的基本任务，就是要对档案和档案工作的发展情况进行登记、统计调查、整理和分析，提供统计资料，实行统计监督。

1.3.6 档案检索

档案检索有广义与狭义之分。狭义的档案检索是指利用各种检索工具，从各种角度查找利用者所

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企业电子档案管理系统解决方案 需档案的过程。广义的档案检索则是指存贮档案信息线索和利用检索工具查检所需档案的全部过程。我们这里研究档案检索是从检索的广义概念出发的，即档案检索包括档案存贮和档案查检两个具体过程。

1.3.7 档案利用

档案开发利用工作，就是档案工作者将本馆（室）及其他单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足社会需要的一项档案业务工作。

1.3.8 档案编研

档案编研工作，是以馆（室）藏档案文献为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。

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企业电子档案管理系统解决方案 2 企业电子化档案管理的需求分析

2.1.1 传统档案管理模式存在的主要问题

传统手工维护的档案管理模式，档案资料长期仅仅以纸张、照片等形式保存档案，会带来许多不必要的风险和麻烦，归纳起来主要表现在以下几方面：

? 纸张经常翻阅会产生破损，保管不当会出现字迹衰减、变质、腐烂等问题。通常情况下纸

张寿命的保管年限在10至15年，大多情况下不能达到档案的保管要求。

? 信息利用渠道不畅通，有时在需要某一档案材料时，因不便或是因不知档案索引条件而无

法取到已有的重要信息，影响了信息利用的积极性，造成资源相对浪费。

? 档案利用时常发生突出，档案资源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而妨碍了工

作的顺利进行。

? 纸质档案自产生后需经常进行手工归集、整理、分类、装订、建档等十分繁琐的工作，并

且原始档案的管理、存放需要大量的人力、物力和空间。

2.1.2 企业对电子档案管理的需求

? 历史档案逐步进行数字化，可以按照国家档案管理规范进行电子化管理。

? 组织单位本部及下属机构的员工能通过网络查阅利用有关的档案资料数据，包括以往历史

档案资料和科技期刊。

? 能快速安全地保存海量的案数据，可迅速查阅档案，有完善的查询权限管理机制和其他安

全保障机制，为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。

? 在协同办公平台系统或其它系统中业务过程产生的电子文档数据自动归档，形成数字资源

中心，实现所有机构部门档案的自动归档，高效统一管理。

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企业电子档案管理系统解决方案 3 金蝶档案管理系统解决方案的主要特点

3.1.1 多组织全宗管理——满足集团化管理需求

集团企业由于办公场地分散，往往存在由各地分公司自主管理档案资料的需求，但集团档案管理部门又需要实时了解下属机构的档案业务情况。通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。

? 全宗档案管理员

全宗档案管理员需要对各部门的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。包括定义符合档案工作标准的案卷目录、卷内文件目录、案卷封面以及备考表，各种类别档案的档号格式，对组卷后需要重新整理的案卷，进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整，对已组卷档案的案卷号、卷内页号、件号等序号进行修改等。

? 部门（下属单位）档案管理员

部门档案管理员负责整个部门档案的管理工作，包括录入、整理、调整和原文管理。但只能对本部门或允许范围内的数据进行档案管理，不能对其他部门档案进行管理，除非经过档案系统管理员授权，如会计部门档案管理员只能对所有会计部门的档案进行管理，而不能对其他部门的档案进行管理。

3.1.2 档案规则自定义——满足个性化管理需求

? 档案实体分类自定义

按照国家档案管理规范，系统内置了文书档案、会计档案、房产档案、声像档案、科技档案、设

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企业电子档案管理系统解决方案 备档案、人事档案等档案的分类及规范登记信息。同时，档案专业管理人员也可以结合自身管理需求或规范，自定义档案实体分类信息，实现既为企业实现电子化档案管理提供参照依据，又为个性化管理提供便利。

? 档号规则自定义

不同的档案分类，可以自定义档号生成规则。如文书类档案，可按归档年度、文件分类、保管期限组成档号规则；部门业务资料，可按归档部门、年度组成档案规则等等。

? 档案报表格式自定义

可以灵活自定义各种档案报表格式，包括案卷目录报表、卷内文件目录报表、案卷封面、移交接收表、鉴定销毁统计表等，报表类型可以覆盖传统档案报表业务的管理需要。

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企业电子档案管理系统解决方案 3.1.3 档案功能全面性——满足专业化管理需求

按照国家档案管理规范，提供全面的档案管理功能，包括档案移交接收、档案组卷管理、拆卷管理、件号调整、查询借阅、鉴定销毁、档案统计、辅助字典管理、主题词标引、报表制作等功能，可以满足专业级档案立档单位的管理需求。

3.1.4 组卷模式自由选——满足不同时期的档案管理模式

企业档案管理一般是在当前的档案部门规范指导下进行的，因此，不同历史时期的档案组卷模式各不相同，金蝶电子档案管理提供传统组卷与简化组卷并存的管理模式，可以实现在同一系统中管理不同时期的档案业务需求。

? 传统组卷

传统组卷方式分为案卷级档案和文件级档案，档号和案卷号按全宗号，组卷年度，实体分类和保管期限排序。如：档号C01-1998-01-Y-001-001，分别代表全宗号-组卷年度-实体分类-保管期限-案卷号-卷内文件顺序号。去掉档号的最后一段，即案卷号。

? 简化组卷

按照国家档案管理相关规范，自2003后电子档案管理实行简化组卷模式，指档号按全宗号，组卷年度，保管期限，件号组卷，而不考虑档案的分类和案卷号。如：档案C01-1998-Y-001。与传统组卷模式相比，简化组卷具有以下业务特点：

1） 取消案卷、实行文件级整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。

2） 分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类

层次。

3） 装订以“件”为单位进行。

4） 排列方法强调按照事由来排列，时间、重要程度等作为参考因素。 5） 取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 6） 无需编页号，目录改设“页数”项。 7） 归档文件直接装盒保管。

8） 无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒背脊。

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企业电子档案管理系统解决方案 4 金蝶档案管理系统主要功能介绍(基础应用部分)

金蝶企业电子档案管理系统包括档案查询、流转文件自动归档、借阅管理、组卷管理、全宗管理等功能。实现企业内部各个业务部门现有文件、档案、资料管理的数字化，提高企业内部档案利用的寿命和周期。为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。

系统可分为文件管理、档案管理、档案检索、鉴定销毁、档案统计、系统维护、权限管理等功能模块。

4.1 文件管理

文件是档案最主要的来源。

办公流程中，对于文件的管理，主要是文件的办理流程很复杂，但这些处理是办公自动化系统要更多考虑的问题，办公自动化系统侧重于文件动态流转的管理，而档案管理系统中的文件管理更多的侧重于静态文档的管理，但也应能较完整的记录文件处理的状态和结果。

文件管理按功能可分为文件登记、文件归档和文件统计。其核心功能是文件归档。 ● 收发文登记

实施OA系统后，收发文登记将在工作流中完成，审批通过后的文件，可以定期批量移交到档案管理系统中，无需再手工录入文件信息。

对于历史文件信息，也可以通过文件增加功能进行补充登记：

● 文件归档

归档文件是指在其职能中形成的、办理完毕的、应作为企业管理档案保存的各种纸质文件。其中，办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。文件的归档工作一般包括两个阶段，第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行资格审定，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。归档的过程，是对文件的选择过程。第二阶段，对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确

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企业电子档案管理系统解决方案 定档案的生存期，提出应保存的年限，即确定保管期限。

文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由业务部门将其中有保存价值的文件整理，定期移交给本单位档案机构集中管理的过程。

点击归档 移交档案

对收文和发文中需要归档的文件进行归档处理，归档后在档案管理中就不需要再录入了。在文件归档时需要确定全宗号、归档年度、保管期限。在归档的同时生成档号。

归档文件全部为企业管理档案。

文件完成工作流程后及时归档，文件归档工作由档案室进行。

4.2 档案管理

档案管理模块提供了各类档案的新增、修改、删除、查询、调整、原文管理、目录报表打印功能。可以对以下类目的档案进行管理：企管档案（文书档案）、合同档案、会计档案、基建档案、出版物档案、已故人员档案、科研档案、设备档案等，且分为简化归档方式和组卷归档方式两种管理模式，简化归档管理模式有企管档案、合同档案、会计档案、出版物档案、已故人员档案。组卷归档管理模式有基建档案、科研档案、设备档案。

每类档案按照一级类目下的二级类目进行操作。点击一级类目展出二级类目，如左页面分别列出了十一大类档案的二级类目的树表结构。

点击“企管档案”一级类目进入“企管档案”二级类目

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企业电子档案管理系统解决方案

每一类档案的录入界面不尽相同，但各类档案的操作步骤基本相同。 1、以企管档案为例说明简化方式管理模式的几类档案的操作步骤：

点击“企管档案”的二级类目“企管档案”进入企管档案的管理功能模块，再点击二级类目“企管档案”，在这里用户可以对企管档案的条目和原文进行管理，包括增加、查询、删除、调整、报表等。如图所示：

1.1增加（修改）条目：单击页面左上角的“增加”，进入录入页面，

用户按照界面设定的录入项进行登记后，单击“追加”或“确定”即可。单击“追加”，系统自动转入下一条记录的录入界面，且会继承一些页面的设置；单击“提交”，系统则返回列表界面，新增条目将排在首位，如新增条目有错误，在列表界面中点击此条目的题名，如下图：

点击此条目的题名进入修改页面

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企业电子档案管理系统解决方案 单击“查询”按钮进入简单查询界面，如下图：

用户按查询项输入要查询的要素，单击“确定”即可，如查询条件不够，可点击“设置查询项”，增加或重新设置查询条件，如图所示：

当用户需要增加某一个查询项时，在可选查询项列表栏中单击选择需要的查询项，单击

按钮，可

将选中的查询项移到已选项列表中。删除某个查询项时，可在已选查询项列表中单击选择需要删除的查询项，单击

按钮，将其撤回到可用查询项列表中。设置完成后单击“确定”保存设置，回到查

询界面继续输入相关要素进行查询。

4.3.2 高级查询

高级查询是指用户将不同的查询条件，进行组合式的、公式化的查询，如某一字段等于或大于什么值，包含、不等于等条件的设置，可以起到更小范围、更精确的查询效果。

在查询界面点击“高级查询”进入高级查询界面，如图所示：

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企业电子档案管理系统解决方案

A、选择查询项：从下拉列表中选择所需要设置的查询项，如下图所示：

B、选择关系操作：从下拉列表中选择关系操作，

C、确定查询值：根据查询项的种类，确定查询值，如图所示：

根据查询项类别的不同，有些查询值可以直接填写，有些需要从下拉框的列表中进行选择，一旦操作错误，系统会有相应的提示信息。如下图所示：

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企业电子档案管理系统解决方案

如有其他的查询条件可以单击“增加”，重复上述几个步骤直至所有查询条件均已设置完成为止。 D、选择逻辑操作：逻辑操作是指查询条件之间的逻辑关系，用户可以选择“结束”、“并且”、“或者”。如下图所示：

其中“结束”表示查询条件到此为止，“并且”表示这一个查询条件与下一个查询条件必须同时成立，而“或者”则表示这一个查询条件与下一个查询条件只要同时满足其中一个即可。 F、如果需要删除某一个查询条件的话，可以单击这条记录前面的“删除”按钮。 G、设置完查询条件后，单击“查询”即可查出符合条件的条目列表。

4.4 档案借阅

档案利用工作，就是档案工作者将本档案室所收藏的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足利用者需要的一项档案业务工作。

企业电子档案的利用主要是对电子档案的借阅进行申请或授权的管理，当员工没有查阅档案内容或原文的权限时，可以在系统中提交借阅申请，由档案管理员授权后，再进行查阅。

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企业电子档案管理系统解决方案

4.5 鉴定销毁

档案的鉴定销毁工作，是档案馆部门对档案文件的价值作出判断，并对保管期限已满、失去保存价值的档案予以销毁。

鉴定销毁包括到期档案鉴定和销毁。

到期档案鉴定是指对保管期限到期的档案进行鉴定以确定该份档案是销毁还是继续保存。若是销毁，需要打印销毁清册。

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企业电子档案管理系统解决方案

4.6 档案报表

报表系统提供完整的报表处理功能：报表生成、设计维护、报表打印等，支持两种报表格式：目录报表与统计报表。

档案常见的报表包括：

在输出报表时需要临时输入打印的条件，在正式使用打印时，一个实体可能有多个报表，因此在打印时需要选择打印那个报表，然后填写打印条件，打印条件也是动态通过查询项设置的，可以调整打印查询项。

首先从每个实体管理列表页面，点报表进入报表页面，如下图：

最后点“确定”输出报表，报表结果如下： 是输入打印条件处输入打印条件。

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企业电子档案管理系统解决方案

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企业电子档案管理系统解决方案 5 金蝶档案管理系统主要功能介绍(初始化设置部分)

本部分的功能一般是提供给档案管理系统的系统管理员或档案管理员，在档案系统启用之前，对用户权限、档案分类、报表格式设计、档案管理规则等最基础化的数据及参数的设置功能。

包括三大部分：基础设置、信息门类和权限管理，即对档案门类、辅助字典、档案录入界面、归档、数据权限等进行管理。

目录管理指对所有报表的管理，包括报表的定制，报表格式的更改等。 信息门类管理指对业务表的管理，包括业务表结构的修改，增加或删除业务表。

辅助字典管理指对选择项目的管理，例如密级有公开、秘密、机密、绝密四种，若有变动，可通过辅助字典管理进行修改。

实体分类管理是对档案实体分类进行管理。

5.1 档案基础设置

基础设置是针对系统的一些初始档案业务参数进行设置，包括全宗设置、辅助字典、实体分类。

5.1.1 全宗设置

全宗设置中，可以进行全宗的添加、查询、修改、删除，全宗下部门的添加、修改、删除等操作。

增加全宗 点击“增加全宗”按钮，进入增加全宗页面面，输入相对应的全宗号、全宗名称、全宗描述，点击“保存”按钮，完成添加。

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企业电子档案管理系统解决方案 查询全宗 点击“查询”按钮，进入查询全宗页面，输入查询条件，全宗名、全宗号进行查询。 修改全宗 点击你要修改的全宗，修改完相应信息后，点击“更新”按钮保存修改。

删除全宗 点击你要删除的全宗，然后在出现的页面上点击“删除”按钮，删除你所选的全宗。

5.1.2 辅助字典管理

辅助字典主要设置系统中常用到的一些选择列表的选项。分为系统类别和用户自定义类别，一般系统类别比较常用。

增加字典项 点击“增加字典项”按钮，进入增加页面，填入相应的编码、中文名称和顺序，点击保存，完成字典项的增加，其中字典项编码必须以DIC_开头。

修改字典项 点击你要修改的字典项，在出现的页面里对相应的信息进行修改，然后点击“更新”按钮，保存修改结果。

删除字典项 点击你要删除的字典项，在出现的页面里点击“删除”按钮，完成字典项的删除。

增加字典值 在对应的 字典项维护界面里，点击“增加字典值”按钮，进入增加字典值界面，在该界面里，输入相应的编码、中文名称、顺序，点击“保存”按钮，完成字典值的增加。

修改字典值 点击你要修改的字典值，在出现的页面里，修改相应的信息，点击“更新”按钮完成字典值的的修改。

删除字典值 点击你要删除的字典值，在出现的页面里，点击“删除”按钮，完成字典值的删除。

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企业电子档案管理系统解决方案

通过以上的操作，可以对辅助字典进行更新和维护。

5.1.3 实体分类管理

实体分类主要是档案的实体分类进行维护，一个全宗就有相对应的一套实体分类。

在全宗选择中，选择相应的全宗，在实体分类选择中会列出相对应的实体分类。实体分类维护，主要就是对该全宗下的实体分类进行维护，包括增加、修改、删除分类等操作。

增加分类 在实体分类维护中，点击“增加分类”按钮，在出现的界面里，输入实体编码、中文名称、范围等信息，点击“保存”按钮完成实体分类的增加。

修改分类 点击需要进行修改的实体分类，在出现的界面中修改信息，然后点击“更新”保存修改结果。

删除分类 点击需要删除的实体分类，在出现的界面中点击“删除”完成实体分类的删除。

通过以上操作，可以对实体分类进行更新和维护。

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企业电子档案管理系统解决方案 5.2 档案门类管理

信息门类主要对系统的文件、档案、资料等门类进行维护，可以动态增加档案类别，并且对这些类别进行自定义录入项，以及对录入项的默认值进行设置，还可以对录入界面进行自定义，以及档案记录的列表显示进行设置，对档案报表进行设置和维护，对档号格式进行设置和维护，对由文件归为档案的参数进行设置和维护。

信息门类主要包括门类设置、门类模板、列表设置、目录报表、档号格式，归档设置六个功能模

块。下面依次介绍其功能。

5.2.1 门类设置

在门类设置中，可以动态建立业务表，并最这些业务表进行自定义字段，类型，以及一些默认值设置等等。点击门类设置进入界面。

默认情况下，有三种门类，文件管理、档案管理和资料管理。

增加门类 点击任一类型门类，在右边选择“增加中间门类”或者“增加底层门类”。中间门类是一个中间层，主要用来进行分类，底层门类直接对应实体表，建立一个底层门类，系统后台对应的建立了实体表。选择了“增加底层门类后”，在出现的界面中输入“门类名称”，“门类顺序”和对应的模板。点击保存，系统自动建立了档案类别了。

如果选择了“增加中间门类”，在出现的界面中输入相应的名称和顺序，点击保存，系统将增加中间

31

企业电子档案管理系统解决方案 门类，然后在所增加的中间门类下再增加底层门类，这样就可以建立符合用户要求的层次关系的档案分类了。

修改门类 修改门类主要是修改门类的一些属性、对改门类对应的实体表进行自定义字段，类别，设置默认值等操作

如上图，可以修改对应的门类和对应的实体表的属性。点击“更新门类”或者“更新属性”，对修改进行保存。

点击“实体结构”可对实体表进行自定义操作。进入界面后，左边列出了改实体表的字段，右边是其对应的属性。这些字段和字段属性是根据用户在增加底层门类时所选的模板自动产生的。在由模板生成了实体表的基础上，再进行自定义，这样可以减少用户的工作量。

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界面中，可以定义字段的数据类型，中文名称，录入类型以及默认值等

其中录入类型有 文本输入、选择名称框、选择编码框、弹出选择框四种类型。还可以设置该字段的其他一些属性如，是否可为空，是否可以重复，是否可见，是否值继承，是否简单查询等。

增加字段 点击“新增字段”按钮，可以添加新字段。输入相应的信息，保存结果。

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5.2.2 门类模板

每类别档案的录入界面用户是可以自定义的，该功能在门类模板里实现，进入门类模板界面后。

左边列出了信息门类，在右边选择导出默认模板，将默认模板保存在本地硬盘，然后修改默认模板，修改成符合用户要求的录入界面，再通过选择“浏览”按钮，选择修改好的模板，点击“导入”按钮，将模板上传到系统。完成录入界面的自定义操作。

5.2.3 列表设置

在文件管理、档案管理、资料管理等模块中，用户录入数据后，这些记录以列表的形式列出，其中用户可以自定义所列出的字段。该功能在列表设置里完成。进入列表界面

左边列出了信息门类，右边是对应的列表设置，选择所要列出的列表头，输入排列顺序，点击“增加”

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企业电子档案管理系统解决方案 保存结果，增加后，选择“编辑”或者“显示”，然后点击“更新”保存结果，设置为“编辑”类型的，在列表界面中，点击该字段，可以对该条记录进行修改操作，而“显示”类型只能显示该条记录，不能进行修改操作

5.2.4 档号格式

档案的的档号可以在档号格式里定义，进入界面，左边是档案分类，右边是其对应的档号格式，选择组成档号对应的字段，输入序号，选择长度和连接符，点击“增加”，保存结果，最后该种档案的档号就有档号格式里所设置的字段，连接符，按照相应的序号和所设置的长度组成。

5.2.5 归档设置

档文件管理的文件，需要要进行归档时，在规定设置里就要设置其所对应的归档信息，比如对文件管理的收文进行归档时，需要在归档设置里设置该类型的文件归档成何种档案，并且需要建立其字段间的对应关系。

在目标中文名中选择要目标表，再选择相对应的字段，点击“增加”按钮，完成建立段对应关系的。

5.2.6 报表设置

报表格式主要有两种，一种主要是直接从数据表中读取行数据，逐条输出，这种报表称之为目录报表或数据表；另一种主要是通过各种方法对数据表数据进行统计并输出结果，这种报表称之为统计

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企业电子档案管理系统解决方案 报表。

? 目录报表

? 目录报表的表数据源主要来自单数据表；但也可能来自多数据表，而这些数据表必定

是关联的，数据表数目一般情况下不会超过三个。 ? 目录报表的各个区域及其说明：

区域 报表头 说明 1、 报表的顶部区域，主要显示报表标题。 2、 其中数据对应于整张报表，每页报表均有该区域且格式相同。 3、 该区域可能不存在。 报表尾 1、 报表的底部区域，对应于报表头区域，两者成对存在。 2、 其中数据对应于整张报表，主要是显示页码等信息。 页头 1、 每页的相对起始区域。 2、 其中数据对应于当前页。 3、 该区域可能不存在。 页尾 1、 每页的相对终止区域，对应于页头区域，两者成对存在。 2、 其中数据对应于当前页。 分组头 1、 分组数据起始区域，一般情况下分组不超过三个。 2、 分组的依据主要是数据表字段（分组字段），某分组中的分组字段可能有多个。 3、 该区域可能不存在。 分组尾 数据细节区 1、 分组数据的对应于分组头区域，两者成对存在。 1、 行数据显示区域。 2、 其他要求参照VB的报表设计器。 ? 数据源：目录报表的数据源包括文本、字段、系统参数、图片、特殊公式等。字段取至报表对应的数据表；系统参数包括页码、日期等；特殊公式调用外部处理程序进行公式的设置，打印时再由外部程序返回处理结果。

? 报表格式设置：对报表的显示及输出格式进行设置。设置的内容及效果参考EXCEL

中的格式设置。

? 统计报表

? 数据表：统计报表应可以对系统中的所有数据表进行统计。统计报表的区域较简单，

可以将其视为单一的一个区域。 ? 外观格式的设置与目录报表相同。 ? 数据源及其说明：

数据源 说明 36

企业电子档案管理系统解决方案 文本 系统参数 全局参数 文字信息。 同目录报表。 对应整张报表的参数项，其数据类型为字符型或数字型。用户可以对全局参数进行维护：添加、删除、设置、赋值。全局参数项对于整张报表是“可视”的，在SQL公式及特殊公式中可以直接引用。 内置公式 参照EXCEL中的单元格计算功能，对一个单元格或多个单元进行求和等运算。 SQL公式 对单表进行简单的SQL查询语句设置，语句必须是返回唯一值的统计运算语句（如 SUM、COUNT等）。 SQL语句 直接将合法的SQL语句作为数据源，主要用于SQL公式无法实现的复杂的SQL查询。 特殊公式 统计工作仅仅通过SQL语句往往无法实现，为此使用特殊公式调用外部程序来完成公式设置及公司计算等工作。 ? 报表生成 ? 系统运行过程中，可能要求添加新的报表。为此要提供较智能的报表生成器给用户，

用于目录报表及统计报表的生成。

? 在目录报表的生成器中可完成：标题设置、源数据表的选择，报表分组字段、数据字

段的选择，排序设置、报表参数设置等工作。

? 统计报表的数据源难于在生成器中生成，所以统计报表的生成器只需完成产生新报

表、设置标题等工作即可。

? 报表打印

? 报表处理系统中应提供报表效果预览、报表预览打印及报表打印等功能。 ? 效果预览针对报表外观格式，不必考虑动态数据源。

? 报表预览打印要首先生成报表并将报表进行显示，由用户进行浏览及确定打印；报表

打印则在生成报表后直接输出到打印设备。

? 报表设置过程示例

通过左边的信息门类选择一个实体分类，选择一个实体分类后，右边会显示出属于这个实体分类的报表的列表，同时也会有个“增加报表”的按钮，通过这个按钮可以为此实体增加新的报表。点“增加报表”按钮进去增加报表的界面。

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填写后报表名称，这个名称会通过向导写到默认模板表的页头区，在设计报表时可以修改报表模板页头，顺序号为所有此实体报表的排序，顺序号必须为数字，描述可以进一步说明这个报表的备注。

填写完成后，点“确定”按钮，完成增加报表入口，增加成功后，返回到实体报表列表页面：

列表中，刚才定义的企业档案目录显示在列表中，前面的1是定义的顺序号，针对这个报表入口，

后面为“企业档案目录”这个报表的操作，主要操作有修改，删除，向导，导出，设计，预览，空白操作。

修改：可以对“企业档案目录”这个报表属性进行修改，同时可以上传导入模板，在离线设计部

分详细介绍。

删除：删除“企业档案目录”报表入口，同时也删除对应报表模板和文件。 向导：通过向导可以制作基本的报表目录，选择报表字段和定义报表属性。 导出：导出默认的模板，用于离线的设计和调整。 设计：打开设计窗口，进行在线设计。

预览：带有数据显示第一页，查看报表的格式是否正确。 空白：显示一页空白页。

报表向导

点“向导”，弹出向导窗口，通过简单的选择和设置就完成基本模板的制作。

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实体表有两种，一种为主表，就是当前选择的实体对应的表，主表使用黑体重点显示，主表必须

选择，另外一个是与这个实体有关联的表，例如案卷和文件，企管档案就是一个，无关联表。选择“下一步”，进入到向导下一页面：

选择报表需要的字段，左边为可选的字段，用鼠标选择一个或多个，选择后向右的箭头可以使用，

点向右的箭头，将选择的字段放到已选择字段框中，同样可以将选择的字段放回：

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调整到最合适的字段后，选择下一步，如果您想修改上一页面设置，可以选择上一步，点下一步进入第3步设置：

第3步为设置分组，系统支持三级分组，在向导中每个分组之允许选择一个字段，在设计中可以

添加更多字段，如果没有分组则不选择，分组是按照顺序来的，没有第一分组，也就不会有第二和第三分组，选择好了点“下一步”可以进入第4步，参数设置：

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是否加入行号，如果选择，则在生成的报表模板中会在最前面自动增加一列行号，选择行号后，

行号位数，空白行行号，前缀文字和后缀文字才起作用。

行号：就是从1开始的按照顺序排列的数字，但为了美观，可以会这样显示，例如：“第013行”，

这样分析，需要行号需要三位，因此行号位数需要配置成为000，前缀文字应该为第，后缀文字应该为行，空白行行号，表示在打印空白行的时候是否也输出行号。

页面风格：报表输出可以有两种风格，有固定行数和固定高度，如果是固定行数则填写合法的数

字，如果是固定高度则写H表示，高度取自模板中的定义细节区的高度。

分组重新计算页号：针对于系统参数%p和%P，如果重新计算，遇到分组就重新从1开始计数，

否则按没有分组计算。

是否打印空白行：为了使打印的报表美观，需要用空白行补充一页中剩余的部分。

行号重计方法：有三种，分组重计，分页重计和不重计，分组重新计算是遇到一个新的分组就重

新从1开始计算，分页重计就是每一页都从1开始重新计算，不重计就是整个报表都不重新计算。

是否打印分组空白页：有些分组中是没有数据的，如果选择打印是可以把这个分组只打印一个空

白页。

所有上面参数设置完成后，点“完成”则生成一个默认的模板。结果如下图：

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企业电子档案管理系统解决方案 5.3 档案权限管理

5.3.1 用户级别

按客户要求实现。企业电子档案管理系统用户为所有档案工作人员，所有用户可分为两大类用户，档案管理员和一般用户。具体划分如下：

● 档案管理员 全宗档案管理员

全宗档案管理员对全宗内全部数据（文件部分和档案部分）具有全部使用权限，包括文件归档、档案录入、组卷、案卷调整、原文操作、借阅授权、鉴定销毁、统计等。

全宗档案管理员需要对各部门的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。包括增加或删除各种文件、档案业务表，定义及修改业务表结构，设置业务表字段属性。定义符合档案工作标准的案卷目录、卷内文件目录、案卷封面以及备考表等，并可对报表格式进行修改。

定义各种类别档案的档号格式，根据具体情况添加、删除或修改全宗、实体分类和辅助字典项目，对归档文件按照企业标准进行组卷，对组卷后需要重新整理的案卷，进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整，对已组卷档案的案卷号、卷内页号、件号等序号进行修改，校验重号、错号、空号。

全宗档案管理员一般指企业档案室或各分支机构档案室工作人员，该用户应该具有较高的档案业务水平和一般的计算机水平。

部门（下属单位）档案管理员

部门档案管理员对整个部门档案具有全部使用权限。部门档案管理员负责整个部门档案的管理工作，包括录入、整理、调整和原文管理。但是，每个部门档案管理员只能对本部门或允许范围内的数据进行档案管理，而不能对其他部门档案进行管理，除非经过档案系统管理员授权，如会计部门部门档案管理员只能对所有会计部门的档案进行管理，而不能对其他部门的档案进行管理。

一个下属单位一般只设一个部门档案管理员。

● 一般用户

一般用户可查询允许权限范围内的档案文件。若需查询不在自己权限范围内的档案，需要向全宗档案管理员申请，经同意，档案管理人员授权才能进行查询。

5.3.2 权限层次

? 档案系统的权限模型如下图所示：

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系统级功能权限 数据范围权限 （对于不同的系统级功能模块，数据范围的划分可能不同） 操作功能权限 （如数据的添加、删除、修改等） （图）系统权限模型 ? 系统级功能权限：在系统中“编目管理”、“系统维护”等功能模块是系统级功能。 ? 数据范围权限：数据范围的划分是逻辑上的划分，对于不同的系统级功能模块，数据

范围的划分不同。

5.3.3 权限设置

权限管理主要设置每类实体档案的权限，包括数据权限。 进入数据权限界面，左边是信息门类，右边列出的是定义的权限。

增加数据权限 点击“增加”按钮，进入增加权限的界面。

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企业电子档案管理系统解决方案 输入描述，选择部门范围、控制字段、条目权限、原文权限、用户组，点击“保存”按钮，这样就增加的对该类档案的数据访问权限，其中，部门范围控制了用户所能操作的数据的范围。 部门范围

所有部门：用户可以操作所有部门的该类档案

用户所在全宗：用户只能操作该用户所在全宗的所有部门的该类档案 用户所在部门：用户只能操作该用户所在部门的该类档案 自定义：自定义增加某些部门。用户能操作这些部门的该类档案

控制字段 选择控制字段，可以控制该类档案中，用户只能操作密级为用户所选的类型的数据。一个都不选择表示没有这个字段控制。

条目权限 控制用户对数据条目的权限，分为以下几种权限。

原文权限 控制用户对原文的权限，分为以下几种权限。

用户组 选择用户组，该用户组下所有的用户就拥有了所定义的数据权限了。

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6 金蝶档案管理系统体系结构及运行环境

6.1.1 系统体系结构

金蝶企业电子档案管理系统采用了Java技术，以J2EE方式构建开发的先进的自主群件平台。Java技术由于其跨平台特性、面向对象特性、安全特性等，使之成为构建各类应用系统的标准。J2EE 把数据库访问，Java 组件和WEB技术等有机地集成在一起，使之特别适合于构建复杂的大中型应用，保证系统具有很好的可扩展性。

6.1.2 服务器硬件环境要求

电子档案的数据库及应用服务器可在同一台服务器中运行。建议硬件配置不低于：

? 支持100-300个用户上网的访问需要； ? 提供24小时工作的安全、稳定性能；

? 具有兼容性能好，可扩展能力强，可满足未来2年内的数据计算、存储和备份等能力； ? 最少支持2个CPU 、2G内存和双通道磁盘陈列卡； ? 提供智能 IRQ、设置轻松和管理方便等特点； ? 支持SMART-3DH ARRAY Controller； ? 至少一个10/100Base-Tx Net-card；

? 36G×4热插拔1万转硬盘，至少支持200 GB的硬盘存储空间。

备注：如果企业已经采购了金蝶OA协同办公系统，则可以将档案系统与OA系统在同一服务器运行。

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企业电子档案管理系统解决方案 6.1.3 服务器软件环境要求

由于金蝶EDMS档案管理系统是基于J2EE架构研发，具有不依赖于任何特定平台、支持多种企业应用服务器、以及操作平台无关性等特点，因此，企业可以根据现有的硬件资源及技术人才的配置情况，对系统的数据库及应用服务器等进行选型。可支持：

数 据 库 应用服务 操作系统 从低成本投入、易维护性考虑，推荐采用WindowsServer+ SQL SERVER+ Tomcat的应用模式。

? SQL SERVER ? Oracle ? Kingdee Apusic ? Tomcat ? WebLogic ? Windows Server ? Unix ? Linux 6.1.4 客户端环境要求

? 操作系统：Microsoft Windows 98/NT/2000/XP/2003 ? 256MB以上内存

? 浏 览 器：Microsoft IE 6.0以上

? 分 辨 率：800×600以上分辨率，建议1024×768

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/v9tw.html