SP-P-015会议管理实施细则

会议管理实施细则

文件编号： SP-P-015 发行章 版 次： B/2

生效日期： 2011-7-16

修订日期： 2011-7-29

拟 定：

审 核：

批 准： 文件修订变更履历栏 版次 B/0 B/1 B/2 1 目的

为了提高沟通的效率，科学合理的安排会议，使会议能在有限的时间内达到目的，避免会议本身导致资源的浪费，特制定本实施细则。

修订内容摘要 集团化管控 将高层管理例会更改为总经理办公例会 修订页次 全页 3 修订日期 2011-6-29 2011-7-15 2011-7-29 添加会议纪要编码规则、规定总经办为会议纪要统2、3、7 一归档部门 2 适用范围

本实施细则适用于江苏新瑞重工科技有限公司会议的管理。 3 定义：

3.1大型综合会议：集团各子公司、相关部门参加的会议，由集团公司领导发言指示、安排部署工作，主持召开的重要会议。

3.2小型会议：公司内部人员参加的会议。

3.3专题会议：部门根据实际工作有关需要，召集的会议。

3.4例会：具有固定周期（如每天、每周、每月、每年）内固定频次的会议，其参加对象和会议的主要议程、内容也基本保持不变的会议，如晨会、质量例会、安全例会、TPS例会等。 3.5视频会议：因需参加会议的人员不能聚集到现场开会，使用视频作为通讯工具，召开的会议。 4 职责

4.1会议组织者：预定会议室，准备好会议召开所需视讯设备；通知与会人员会议召开的时间、地点、议题、与会应携带的资料和会前准备事项；预备会议所需各项资料；列出会议上需要讨论研究解决的问题；布臵会议的记录人员；会议结束后发布会议纪要。 4.2与会人员：遵守会议纪律，完成会议议程和要求。

4.3总经办：负责非常规性会议的短信群发通知提醒、会议室协调、登记、及会议纪律的考核，收集归档除部门内部会议外的其他会议的会议纪要。 4.4品保部：负责公司级别质量工作例会的召开。 4.5企管部：负责公司安全例会和TPS例会的召开。 4.6项目管理部：负责公司项目例会的召开。 5 工作程序 5.1会议纪律

5.1.1各部门要组织会议，会议召开部门以邮件形式发会议通知（紧急会议需加电话通知），会议通知（常规性例会以外）除发到会议相关人员外，还必须抄送总经办前台文员，总经办前台文员会根据会议通知，对所有与会人员作短信群发通知和提醒。如果会议时间地点有冲突，由总经办协调并重新指定会议时间、地点。

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5.1.2会议前，与会人员应事先了解会议的议程及需要讨论的事项，准备好相关资料，供会议发言或讨论。

5.1.3所有与会人员应按时参加会议，如遇特殊情况不能参加会议，需提前通知会议召集方，得到召集部门同意后安排其他人员参加。

5.1.4会议期间手机应设臵为静音状态，原则上不得接听或拨打电话，如遇紧急电话需离开会场后接听或拨打。

5.1.5召集部门应准备《会议签到表》，并向总经办IT组借录音笔，形成会议录音纪要，同时召集部门需要起草《会议纪要》，并发放。对于有决定形成的会议，会议纪要应由相关领导审核，定稿后以邮件形式发至所有与会部门领导、与会人员、及相关部门，审核的纸质文档存会议组织部门备查，电子档发给总经办进行存档。 5.1.6 会议纪要的编码规则如下2011-□-□□-□□□ 三位流水号 月份 部门代码 例如2011年7月份由总经办召集的第一次会议，编号为2011-ZJB-07-001，具体部门代码与《文件和资料控制程序》8.2保持一致 5.1.7对于会议形成的决议，负责单位应及时落实执行，主办方及时跟踪处理、及时反馈。执行结果作为下次会议的议题进行检查讨论。

5.1.8小型会议的召开时间原则上控制在90分钟以内。 5.2大型综合会议

5.2.1公司领导下达召开会议的指示，确定会议主题、与会对象范围。

5.2.2新誉集团办全面负责会议的组织安排工作。包括收集议题、安排场所、确定议程、会议通知、签到、记录、服务。

5.2.3会议议程需经集团公司领导批准。

5.2.4议程中涉及的相关人员，应根据要求积极准备，保证会议质量。

5.2.5与会人员应严格遵守会议纪律，有异常情况及时与会议主办部门进行沟通。

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5.2.6新誉集团办全程跟踪会议，为企业宣传提供素材。 5.3例会

5.3.1质量工作例会

5.3.1.1品质保证部为加强质量管理和质量控制，通过定期会议的进行质量信息沟通和跟踪质量问题。

5.3.1.2项目管理部把客户反馈的质量信息统计、汇总、分析，形成质量分析报告，反馈给品保部。

5.3.1.3质量工作例会的参加人员为企管部、项目管理部、技术中心、工程技术部、采购部、制造部、物流部等各部门经理、主管、车间主任、邀请公司总经理、总工程师参加。每月15日（节假日顺延），在公司第三会议室召开。品保部需在会议召开前一天给各与会部门及人员提供质量工作例会资料并发出会议通知。

5.3.1.4例会上，品保部进行上月质量业绩通报。各部门、车间就质量业绩报表中的异常问题进行原因分析、纠正预防措施落实情况的汇报。

5.3.1.5各部门、车间提出在质量工作方面需公司领导协调解决的主要问题，公司高层、相关部门负责协调解决，总条数应不超过3条，以避免时间过长。 5.3.2安全例会

5.3.2.1安委会及其常设机构企管部通过定期会议的形式，加强各部门之间安全生产工作的沟通，及时了解公司安全状态，推进安全管理。

5.3.2.2安全例会原则上为每月第二周的周三召开，地点在第三会议室，如遇特殊情况有临时变更时由企管部安全员负责通知。

5.3.2.3安全例会的参加人员为安委会主任及全体成员、制造部经理、物流部经理、各车间主任、项目管理部经理、品质保证部经理、采购部经理等部门负责人，并根据工作需要邀请相关领导参加。

5.3.2.4会议由安委会主任主持，宣读会议主要内容，传达上级部门有关文件和会议精神，针对生产状况，学习有关安全规程和安全技术；企管部总结汇报当月安全工作情况，布臵下月安全计划和工作重点；各部门交流安全管理方面经验及问题，提出需要安委会协调解决的事项，

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做好会议记录，追踪执行情况。 5.3.3总经理办公例会

5.3.3.1公司领导为加强各分管条线之间信息沟通，及时协调解决经营管理工作中的重大问题，落实追踪各项工作计划，提高公司整体工作效率与管理水平，召开总经理办公例会。 5.3.3.2例会原则上确定为每周一下午15:00，地点在第三会议室，会议时间一般控制在90分钟以内，会议的召集由总经办负责。例会议题的收集截止时间为每星期六下班前，发布时间为每星期一上午，例会纪要批准下发时间在会议第二天下班前，遇特殊情况由总经办通知调整时间。

5.3.3.3会议一般由总经理主持，总经理外出时，由副总裁主持，或指定专人主持。 5.3.3.4会议的参加对象为公司所有高层领导、总经办主任、企管部经理、财务部经理、项目管理部经理、制造部经理、动能保障部经理、品保部经理、工程技术部经理、物流部经理，其他部门视讨论议题的需要，由总经办通知其参加。

5.3.3.5会议内容一般包括：上期会议布臵的工作计划、任务和进展情况检查，本期会议议题的发布讨论，重要商业计划、业务计划讨论，其他重要事项如管理评审、机构变更、职责调整等事项。

5.3.3.6各部门与会人员应在每周六中午前完成以下内容的准备，形成书面资料报总经办，需准备的内容为：本周管辖条线的主要推进工作简报，着重对上期总经理办公例会交办任务的描述；当前业务工作和管理工作中重大需提交讨论裁决的议题，明确说明问题，提出可选的若干解决方案，并比较利弊。

5.3.3.7总经办在周一上午，将会议议程、议题报告总经理审核，并汇总发放至各与会人员。 5.3.3.8各与会人员在会议召开之前对会议议题思考准备，或与提交人进行澄清，准备会议议题的发言。

5.3.3.9总经办负责编制会议纪要，经总经理审批后下发，将会议布臵的工作行程督查项点，到期及时督查，进行验证关闭。会议布臵的工作未确定完成时间的，一般以下次会议为限。 5.3.4 TPS事务局例会

5.3.4.1 TPS事务局为加强各部门之间TPS改善革新活动的沟通，及时了解TPS活动思路组织

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例会。

5.3.4.2例会由事务局TPS专员主持。常设机构企管部负责召集并做好会议签到、记录、形成会议纪要，回顾、总结、分析集中活动情况，研究、部署、督促、检查全公司TPS活动情况。 5.3.4.3与会人员TPS事务分局全体成员。或根据会议议题需要事务局通知相关人员参加。 5.3.4.4例会原则上定为每月15日、30日，地点在第三会议室，如遇特殊情况有临时变更时由企管部负责通知。会议时间原则上控制在1小时以内。

5.3.4.5会议由事务局主持，宣读当次会议的主要内容；事务局检查上次例会工作布臵完成情况，布臵下阶段工作；与会人员提出需要会议协调的事项，按照要求完成指定事项的协调工作。 5.3.4.6被指定负责协调的人员应及时按照会议要求组织相关部门进行协调，协调结果应及时通报给提出人员及其部门领导、会议主持人，根据要求形成书面文件存企管部备查。 5.3.4.7会议纪要由事务局负责起草，经审签后以办公邮件的形式发给与会的部门领导、所有与会人员、相关人员。审签的纸质文档由事务局备查。 5.3.5晨会

5.3.5.1为了让部门内所有人员及时了解当日计划，传递重要信息，同时对每位成员进行有效的教育和提醒，提高工作效率，公司规定晨会制度。

5.3.5.2一般晨会的时间控制在5-10分钟以内，全体成员参加的晨会控制在20分钟以内。开展的频次可根据本部门工作灵活安排。

5.3.5.3晨会开展的形式灵活多样，可汇报工作、可进行职工培训、可讨论部门管理等，应发动全体成员积极发言，部门领导应利用晨会对本部门工作进行点评、指导。 5.3.6部门月度例会

5.3.6.1为加强部门内部管理，提高部门工作效率，要求各部门每月定期进行部门月度例会。 5.3.6.2部门月度工作例会参会人员与会议主持人员由部门第一负责人定，原则上要求部门各管理人员必须参加，定于每月25日—30日之间召开。

5.3.6.3部门月度例会内容应包含：对本部门本月的工作进行总结、下月重点工作计划，并对工作计划进行跟进检查。 月度工作总结及工作计划格式要符合规定，并作为会议纪要的附件进行存档。

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5.3.6.4月度工作计划的制定、跟踪、完成情况将作为各岗位月度考核依据，并抄送企管部进行备案。

5.3.6.5公司会议管理制度适用于部门月度例会的控制。 5.3.7项目例会

5.3.7.1为加强项目管理的进度，及时协调解决项目管理工作中的重大问题，落实追踪各项目计划，提高工作效率与管理水平，召开项目管理例会。

5.3.7.2例会原则上确定为每两周开一次，时间为隔周周五下午13:00，地点在第三会议室，会议时间一般控制在90分钟以内，例会议题的收集由各项目经理编制，收集截止时间为每星期四下班前，项目助理汇总后发布，发布时间为每星期五下班前，例会纪要批准下发时间在会议第二天下班前，遇特殊情况由项目管理部通知调整时间。

5.3.7.3会议一般由项目管理部经理主持。参加对象为项目管理部经理、制造部经理、物流部经理、采购部经理，品保部经理，其他部门视讨论议题的需要适当进行参与。

5.3.7.4会议内容一般包括：上期会议布臵的工作计划、任务和进展情况检查，本期会议议题的发布讨论，重要项目落实情况等。

5.3.7.5项目管理部在周五前以邮件形式提醒各与会人员准备议题，与会人员应在每周四下班前完成以下内容的准备，形成书面资料报项目管理部。

5.3.7.6项目管理部负责编制会议纪要，经主持人审批后下发，将会议布臵的工作行程督查项点，到期及时督查，进行验证关闭。会议布臵的工作未确定完成时间的，一般以下次会议为限。 5.4视频会议

5.4.1视频会议一般用于与集团其他公司交流讨论各项工作的会议。使用部门由分管副总批准，向总经办提出视频会议申请，地点在第三会议室。

5.4.2视频会议中如需使用电脑，由使用部门自备或向总经办信息组申请借用，总经办信息组负责提供会议线路及网络。

5.4.4召集部门负责通知相关人员参加会议，做好会议组织、准备工作，对会议内容做好录音、归档工作，对会议设备进行保护。 5.5考核制度

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5.5.1企管部或总经办可派员随机参加各类会议，做好会议的监督，并根据各主持部门提交的会议纪要抽查会议决议的落实情况，按照实施细则落实考核措施。会议组织者可向企管部反馈会议效果，企管部调查，调查结果作为考核依据。

5.5.2会议前，组织者应做好会议的组织策划；会议中，应控制好会议进程，确保不偏题，不拖延；会议后，应做好会议总结，视需要做好会议纪要，追踪落实。如因组织者工作不到位，导致会议无主题、无效果、会议决议落实不到位，一经核实，企管部有权进行考核。 5.5.3没有特殊情况不得缺席会议，不得迟到、早退，因工作需要主持人不能参加会议，要提前指定主持人，与会人员必须签到，否则视为缺席，与会人员（提前请假并经同意者除外）迟到、早退者请自觉将零钱放入会议室内放臵的爱心捐款箱，未经请假缺席者罚款30元，由会议主持部门记录在签到表上，企管部考核。

5.5.4其他人员不能参加会议，应当事先请假，并提前将所需汇报和对议题的意见以书面形式转交会议主办部门。

5.5.5会议期间与会者一律将手机打到振动档上，一般电话不得接听，如事情紧急可向主持人请假，到会议室外面接听电话。

5.5.6会议纪律和会议布臵的工作完成情况将作为与会人员评估考核的一项重要内容。

6 相关文件 无 7 质量记录

7.1《会议签到表》 SP-P-015-01

会议签到表.doc

7.2《会议纪要》 SP-P-015-02

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会议纪要.doc

8 附件

8.1“月度工作计划模板”

月度工作计划模板.xls

SP-P-015-03

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