新世界商贸公司管理制度条例汇编

目 录

目 录 ....................................................... 1 第一编 ....................................... 错误！未定义书签。 行政管理制度 ................................. 错误！未定义书签。 第一章 文件管理制度 ..................................... 2 第二章 档案管理制度 ..................................... 5 第三章 印章使用管理规定 ................................. 8 第四章 证照管理制度 .................................... 12 第五章 证明函管理制度 ................... 错误！未定义书签。 第六章 会议管理制度 ..................... 错误！未定义书签。 第七章 物资管理规定 .................................... 31 第八章 公司车辆管理规定 ................. 错误！未定义书签。 第九章 考勤管理制度 ..................... 错误！未定义书签。 第十一章 通讯费用管理制度 ............... 错误！未定义书签。 第十二章 非工程采购及收货管理制度 ....... 错误！未定义书签。 第十三章 库房管理办法 .................................. 34 第一章 总则 ............................. 错误！未定义书签。 第二章 录用 ............................. 错误！未定义书签。 第三章 员工管理 ......................... 错误！未定义书签。 第四章 薪酬及福利 ....................... 错误！未定义书签。 第五章 休假 ................... 错误！未定义书签。_Toc529160149

第一章 文件管理制度

总 则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使

之规范化和制度化，特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示

和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求

是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。 四、 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和

要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

文 件 分 类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经

会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要

共同执行的事项，用“通知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报

工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，

用“会议纪要”。

文 件 格 式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文

时间、印章等组成

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事

项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

“xxx发”用于公司对内对外发文，由行政办公室统一编号，统一认定。

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、多页文件应标明页码。

十、 文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 十一、文件纸一般使用A4型。

办文、发文及保密

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由行政办公室统一安排，包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由行政办公室负责，防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。 1、特急：限４个工作时内完成。 2、急：限８个工作时内完成。 3、平：限１６个工作时内完成。

六、文件传递必须随附文件阅办单，保证文件安全。完善签收手续，防止文件遗失。 七、发文程序如下： 1公司内部发文:

拟稿人→部门经理核准→办公室统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 2、公司对外发文:

拟稿人→部门经理审核→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

3、公司内部文件均由公司办公室牵头，财务、物流共同校对。 八、文件的保密要求：

1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。

第二章 档案管理制度

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

档 案 范 围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

1、行政类（XZ） 2、财务类(CW) 3、人事类(RS)

4、业务类（YW） 5、拓展类(TZ)

二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分原 则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确

定其主要类别进行编号。

四、 归档后须填写《档案管理登记表》。

机 要 档 案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中： 二、划分标准：

1、绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

2机密档案包括：

财务资料；公司重要会议纪要；公司经营情况；人事档案、薪资性档案、劳动合同；技术资料；金额在10万-100万元的合同。 3秘密档案包括：重要项目资料；项目合同协议。

档 案 装 订

一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，

使其整齐，再装订。

保 存 期 限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、

监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。

(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的文书。

四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求

报告；3、完结后无长期保存必要文书。

保管及调阅

一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

二、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、

简报、重要电话记录、接待来访记录、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

三、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本

原件、复印件由办公室归档。

四、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），

并经相应核准人核准后方可调阅。

五、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、拓展类档

案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须行政经理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。 六、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案

调出，供调档人查阅。

七、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。 八、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

九、如档案保管人未经核准私自将机要档案给他人借阅者，按档案密

级分别给予100元、200元、300元不等的处罚。如因保管不善而造成档案遗失损毁者，按照密级不同分处以300元、400元、500元不等的处罚。情节严重者将追求其的法律责任。 十、档案借阅时间最长不超过8个工作时。如经多次催要仍逾期不还

者每次罚款50元。如在借阅期间将档案遗失者，按密级不同分处以300元、400元、500元不等的处罚，情节严重者将追求其的法律责任。

第三章 印章使用管理规定

一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为

保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。

二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，总经理批准后，由办

公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。

三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和

使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 四、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：

序号 1 印章 名称 公章 使用范围 公司对外所有正式文件, 对内通知等正式行文 保管 部门 行政办公室 使用审批人 使用规定 总经理 或授权人 备注 财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按照《财务管理制度》相关规定外，其余均由总经理核准 财务合同需总经理核准 2 公司正式财务财务 文件、报告、证专用章 明、票据等 财务 会计部 3 合同 专用章 行政办公司各类合同 公室 支票 财务 会计部 法定代4 表人印（支票） 参见《合参见<<合同同管理规管理规定>> 定》 见《财务制见《财务度》有关规制度》有定 关规定

5 法定代公司正式的合表人印同，财务报表文（除支件、票据 票外） 行政部章 公司物品进出证明 ? 公司人事证明 ? 员工聘用、解聘等各人力资类通知 源部章 ? 工资发放,调整通知 ? 对口单位函件往来 总经办 总经理或授《合同管权人 理规定》 6 行政 行政部经理 管理部 7 行政办公室 行政部经理 重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批 五、 印章保管人的责权范畴：对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：

1、职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。

2、公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人（公司经理）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。

3、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。

4、法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。

5、公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。

6、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。如有遗失损毁，须立即通知办公室，除扣发当事人当月工资外并由当事人处理善后补办事宜。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。 扣发当月工资

7、员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。 如遇个人需开具个人相关证明，需由总经理签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明.

8、 所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。

9、印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现因保管不当而遗失等问题，除扣发当事人当月工资外并由当事

人处理善后补办事宜。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。

六、印章的使用。每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》，并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。

证照管理制度

一、公司证照由行政办公室统一管理。

证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等等。 二、证照的使用包括借用、复印等。 三、证照使用必须填写《证照使用申请单》。 四、证照借用程序：

借用人申请→部门负责人复核→行政办公室审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。 五、证照复印程序：

借用人申请→部门负责人复核→行政办公室审核→办理借用手续→归还

六、如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。

七、如需使用原件，则须总经理核准。 八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。

九、证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。

第六章 会议管理制度

一、公司会议分为月例会、周例会和临时会议。

1、月例会的参加人员为公司领导、行政、销售、财务、物流部门相关人员及总经理指定的人员参加，总经理或总经理指定人员主持，办公室做好记录。 2、会前工作：

（1）、每月5日之前，各部门需对本部门上月的工作情况进行回顾总结，对需要在月例会上讨论解决的问题以书面形式上报行政办公室，经行政经理审阅认可后，由总经理审定是否为会议议题。 （2）、各业务部门的工作报告除上述内内容外，还需汇报下月销售、回款任务、经营管理及下月工作计划等方面的重要问题，并以书面报告形式于会前上报办公室。凡各部门主管在会议之前没有提交书面工作报告的，罚款200元。

（3）、凡提交月度会议研究有关经营决策、销售策略、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿，并提出方案供领导决策时参考。

3、月例会上同时要讨论研究公司各阶段行政工作，如经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要

问题。

4、周例会的参加人员为公司领导、各业务部负责人及全体销售人员。周例会着重就一周销售工作中出现的困难和问题有针对性的提出解决方案。

5、临时会议的参加人员为总经理指定的相关人员。讨论议题为公司生产经营活动中临时出现的重大问题并提出解决方案。 6、会后工作：

（1）、办公室应根据会议形成的决定，三天内下达“总经理办公会议决定事项通知单”或“总经理办公会议纪要”。

（2）、总经理办公会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以“决定事项通知单”或“会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。

（3）、无特殊情况，对总经理办公会议决定拒不执行，拖延不办及不按原则执行的，公司将追究有关部门负责人的责任。（根据实际工作情况第一次：200元至2000元的经济处罚，第二次：给予年终奖20%—50%处罚，第三次：降职使用或劝其自动离职）

（4）、总经理办公会议下达的决定内容由行政办公室负责解释。 （5）、有关部门必须将决定的执行情况于下达决议之日起限期内反馈到办公室。办公室应对总经理办公会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理，以确保公司政令的畅通。

7、会议由行政办公室负责考勤

8、会间应关闭通讯工具，或将其消音。

第八章 公司车辆管理制度

一、公司车辆由物流部统一管理。仅限于公司配送及紧急公务用车。 二、车辆使用按先满足送货需求再满足其他需求的原则进行安排。司机送货必须有派车单，按单行车，如无派车单，司机必须拒绝。无派车单私自出车者，司机承担全部责任并罚款100元。如有特殊情况，应及时通知物流部，经物流部经理同意后方可出车。因其他事务需要使用车辆时，因事先填写《派车单》，经本部门经理核准后交物流部统一调派。物流部部经理签字同意后交专职司机。

三、上班时间内驾驶员未被派出车的，应随时在办公室等候。不准随便乱窜其他办公室。有事需离开时，要告知去向和所需时间，经批准后方可离开；出车回公司，应立即到物流部报到。 四、外单位及私人借车，需经总经理批准后方可安排。 五、驾驶员出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时确保证件齐全。

六、车辆在上下班后或节假日必须停放无碍位置，并采取必要的防盗措施。

七、车辆实行定点维修，需维修的项目由物流部列出清单后交办公室报总经理批准后执行。

八、物流部应建立车辆的维修及用油台帐记录，每月核算一次，并做到每月核对无误。

九、驾驶员应做到合理用车，节约用油，做好行车记录。 十、车辆在异地维修须经公司领导审批，否则不予报销，驾驶员出车遇特殊情况不能按时返回的，应及时通知物流部，并说明原因。 十一、物流部应对公司所有车辆建立车辆档案，填写车辆登记表，按时办好车辆保险、养路费等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管，如有遗失罚款100元，并全权负责补齐相关证件。 十二、违规与事故处理

1、驾驶人员应严格遵守交通法规和车辆安全操作规程及公司各项管理规章制度，如出现下列情况，所造成的罚款或经济损失由驾驶人员承担：

（1）无照驾驶及酒后驾驶， （2）未经许可将车借予他人使用； （3）违反交通规则引起的交通肇事； （4）违反交通规则；

（5）无派车单私自出车而导致事故者。

2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。

第九章 车辆管理补充制度

为加强公司车辆的管理，进一步做好公司后勤保障服务工作，确保车辆清洁、安全可靠的行驶，结合本公司的实际，制定本补充制度： 一、日常管理

1、本公司车辆的钥匙上交物流部，工作时间由物流部统一安排

车辆调度；非工作时间，车辆实行定人、定车责任制，专人驾驶，不得用于办理私事或外借使用，如有违反当事人均处以200元罚款，物流部主管负领导责任罚款300元。特殊情况需在不影响公司正常业务的情况下报物流部主管及公司领导同意方可使用。

2、驾驶人员应及时登记行车记录，如实记录行车日期、时间、路线、里程数、事项及车辆使用状态，每月核查一次，于5号之前转行政办公室稽核。如用于送货，需在行车记录后随附物资出库单第三联及客户的收货收据被查。

3、所有车辆保险、年审、维修、清洁等由物流部负责办理。 4、驾驶员应服从调度、随叫随到。工作时间内所有车辆由物流部指定位置停放，未经批准不准擅自出车。

5、驾驶人员在驾驶前须对车辆进行检查，以便于界定责任。 二、安全管理

1、驾驶人员出车，须带齐有关证照，加强安全法律法规、安全知识和安全技能学习，禁止酒后驾驶，做到谨慎驾驶，确保安全行车。 2、驾驶人员应严格遵守车辆操作规定，加强车辆的安全检查，确保无故障出车。

3、发生任何事故必须第一时间报告物流部。 三、维修、维护管理

1、公司车辆实行定点维修，一般由驾驶员拟定“维修报告”（附维修清单），物流部负责审核、确认，由公司领导审批方可安排维修或保养。

2、车辆卫生清洁，由物流部安排司机进行清洁，必须做到车内座套干净整洁，物品摆放整齐，无灰尘、废纸、空瓶等垃圾，车体无油污泥渍。行政办公室一周检查一次。如检查不合格，则一车一次罚款50元。

3、因公出差途中，车辆发生故障需及时维修，须经物流部领导批准、电话总经理后即可安排维修，并将旧部件带回公司，凭有效票据进行费用核销，凡未经许可，私自维修的费用由责任人自行承担。 四、油料管理

1、实行统一管理，定点（中国石化）加油，分车核算，由物流部每月通报里程数、油量使用情况。主卡由物流部负责保管，定时补充分卡金额。

2、除长途行车和特殊情况，不得自行购买油料。车辆外出途中需购买油料，必须电话请示物流部，由用车领导批准后方可购买及办理报销。

五、车辆违规处理规定

1、凡发生行车事故者必须写出书面报告，根据事故损失，保险公司赔付除外的不足部分，按30%在当月工资中扣除，事故情节严重者，经“总经理办公会”研究确定如何进一步处罚。

2、驾驶员或车辆使用人将车辆私自交由他人驾驶，或擅自出车发生事故由驾驶员或车辆使用人承担所有责任，并罚款100元/次。 3、所有驾驶人员工作时间，未按指定地点停放，发现一次，处罚当事人50元，在当月工资中扣除。

4、凡违反交通法规受到交警部门处罚，由车辆使用人当月处理、承担所有费用。

5、酒后驾车发生事故，驾驶员或车辆使用人承担全部责任。 6、驾驶人员私自将油料外流，一经发现，给予解聘处理。并扣发未领工资及奖金，不予退还押金。 7、驾驶员无故不出车，给予解聘处理。

8、所有配备车辆的领导，回家后车辆须停放小区物业指定位置或停车场，不得将车交他人（含家人）驾驶，发现一次，收回车辆；如出现车辆丢失，及时报司法部门处理；如未按规范停车导致车体受损，保险外的损失额由驾驶人员按以下比例承担：（1）1000元以内，承担50%；（2）1000元以上，按30%承担维修费用。 9、非工作时间公司领导用车：

① 超出本市（包括三县）必须报告总经理批准。 ② 无特殊情况应做到随叫随到，保障公司用车。 ③ 车辆用车发生事故，使用人应负全部责任。

10、每年年审前必须清除所有车辆的违章记录，违章费用由使用人承担。

第十章员工礼仪规范

一、员工仪容仪表

1、为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，公司员工应按规定着装。

2、商务活动及重要会议，男士穿深色西服套装系领带，夏季应穿衬

衫系领带；女士宜根据不同场合，着职业套装、套裙、时装，尽量避免穿休闲装。

3、男士不得留长发，怪发，保持头发整洁。女士不得留怪异发型，不画浓妆。首饰佩戴得当。

4、员工须注意个人卫生，不留长指甲。

第十章 考勤管理制度

一、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同意；部门经理及以上人员外出时，需向行政办公室说明去向，特殊情况经总经理同意。

二、作息时间：每周工作五天半时间，加班可于事后调休。 周一---周五： 8：30~12：00 13：30~17：30

如有调整，以新公布的工作时间为准。 三、迟到、早退、旷工

1、公司员工上、下班（超过上下班时间即为迟到或早退，30分钟以上则视为旷工）一次迟到不扣罚工资，但取消全勤奖。迟到、早退一次罚现金50元，月累计五次以上及情节严重者，扣除年终奖。 2、员工如无正当理由提前下班者视为早退，未经主管核准一律以旷工论。

3、员工必须每天打卡（包括迟到及早退），凡欠缺打卡记录的均以旷工对待。

4、未经准假或假期届满未获准续假而擅自不上班这，以旷工论。

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