办公室日常事务管理办法

第一章综合说明

办公室日常事务管理办法

一、总则：

为加强公司行政事务的管理，使办公室管理系统化、标准化，保证各项日常工作有序开展，特制定本办法。

二、适用对象：

公司所有办公室工作人员（含各制造车间及各驻外办公室）。

三、细则：

（一）办公环境管理：

1、办公室环境卫生由所在办公室工作人员共同整理和维护。各办公室应组织人力定期（以工作日为单位）打扫，保持清洁的办公条件。

2、办公室工作人员应保持办公区域的整洁。办公用品摆放有序，不得在办公桌上放置与工作无关的物品；窗台、文件柜顶不得堆放杂物；墙壁上不得张贴、悬挂有碍观瞻的物品；定期（以工作日为单位）清理垃圾。

3、办公室内禁止吸烟。

4、在办公室应避免化妆、进食等不雅行为。

5、进出办公室时应轻声关门；不得在办公区域内大声喧哗，在走廊、楼梯上行走时应放轻脚步。

6、本着节能减耗的原则，空调开放期间，应及时关闭门窗，休息时间（含午休）或长时间离开办公室时，应关闭空调、电灯和电脑显示器等；

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晚上加班期间（17：00以后），只保留工作区域的照明；下班后应及时关闭空调、电灯和电脑显示器，关好门窗。本款所涉事务如遇特殊情况且经办人理由充足的，可作例外处理。

（二）办公室着装管理：

参照公司《工服管理办法》

（三）办公用品管理：

1、公司办公用品由行政部统一采购、管理。

2、办公用品分类：

⑴、耐用品：

参照《办公类资产管理办法》相关分类

⑵、易耗品：

第一类：办公文具类，如铅笔、圆珠笔（芯）、签字笔（芯）、白板笔、萤光笔、胶水、单（双）面胶、大头针、回形针、燕尾夹、文件夹、文件袋、笔记本、信封、便笺、涂改液、剪刀、钉书钉、纸类印刷品等。

第二类：办公耗材类，如：墨盒、碳粉、复印纸、打印纸等。

第三类：生活用品，如面巾纸、毛巾、纸杯等。

3、各部门需要申请办公用品的，应提报行政部（属耐用品，参照《办公类资产管理办法》相关规定办理；属易耗品，填写《办公用品申购单》，见附件1）汇总采购。

4、行政部根据各部门《办公用品申购单》发放办公用品（领用人须签字确认），并于每月中旬统计上月各部门办公用品费用。

5、申请和使用各类办公用品应遵循适用、节约的原则。笔类尽量更换笔芯；双面使用纸张，不宜双面使用的，尽量用作草稿纸等；纸水杯一般

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只提供给来访客人使用。

（四）电话管理：

1、公司电话应使用于必要的公务用途；上班时间内，应尽量减少私人电话，若确有需要的，须在短时间内结束通话。

2、员工需开通办公电话的，应填写《办公电话申请单》（附件2）交行政部报公司领导审批。为节省开支，办公电话原则上安排2人或多人并机使用。需要单机、开通国内外长途的，应在“申请理由”栏特别注明理由。

3、公司根据岗位需要为员工报销手机话费。申请报销额度填写《手机话费报销标准审批单》，申请步骤为：员工提出手机话费报销申请→部门主管确定员工手机话费报销额度→行政部审核→申请部门分管领导核准。报销手机话费时，需先将报销单交所在部门手机话费审核人员审核，超额部分不予报销。

（五）保密管理：

1、员工负有保守公司秘密的义务。

2、工作时间内，应及时整理文件资料；暂时离开座位的，应将正在操作的电脑页面最小化，将正在处理的文件资料翻盖。

3、工作暂告一段落时，应及时将文本资料装入文件夹中。草稿等无保存价值但又涉及保密内容的资料，应用碎纸机处理。

4、有密级的文件，按公司档案管理相关规定集中保管。

四、罚则

（一）办公环境杂乱，未按规定保持办公场所整洁，开启空调时未及时关闭门窗等违规行为，公司将在不定期的行政稽核时予以拍照曝光。

（二）下班后未及时关闭门窗和电灯、电脑、电风扇、空调等电器，

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造成资源浪费的，处以50元/次罚款。公司保安每天夜间巡逻应登记上述违规行为，于第2天与违规部门主管确认并落实责任人，以月为单位进行处罚。无责任人的，处罚由部门主管承担。如同一部门有较多人员同时加班，应安排专人负责门窗和电器的关闭。

（三）其他有违反本办法之情形的，按公司相关规定处理。

五、附则

（一）各部门主管对本办法所涉事务负有督办责任。

（二）本办法自公布之日生效。

附件：1.《办公用品申购单》

2.《办公电话申请单》

3.《手机话费报销标准审批单》

二○一七年一月十二日第一版发布

附件1：

办公用品申购单

部门：申购时间：

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经办人：

部门主管：

行政部确认：

附件2：

办公电话申请单

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申请理由：

申请部门：

申请人：申请时间：部门经理审核：

行政部经理审核：

总经理审批：

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附件3：

手机话费报销标准审批单

经办人：部门主管：行政部审核：申请部门分管领导核准：

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