职位说明书-秘书 - 图文

秘书职务(岗位)说明书

岗位名称 所在部门 直接上级 薪酬类型 主要职责概述： 在综合管理部经理的领导下，负责公司秘书事务、信息工作、政务督办、董事会事务、外事管理、日常行政事务等工作，确保达到管理标准要求，高质量完成领导临时交办的工作,其中，对文秘、信息、督办、董事会事务和外事管理直接责任，对日常行政事务负间接责任。 具体职责表述： 职责表述：负责秘书事务工作，确保按时完成上级公司和领导临时交办的一切职责内工作，对因此发生的一切后果负直接责任。 权重：30％ 秘书 综合管理部 综合管理部经理 岗位绩效工资 岗位编号 岗位定员 直接下级 岗位分析日期 1人 无 2007年4月25日 1.负责高标准、高质量完成公司级公文、领导讲话稿的拟写，确保按时、按标准完成上职 责 一 级单位和公司领导要求的文字材料拟写，确保不发生影响公司形象的事情。 2.负责根据公司级会议的要求，完成公司领导汇报材料的拟写，确保无重大纰漏。 3.负责公司公文处理、流转，包括发文核稿、收文拟办、跟踪、落实，确保不贻误正常工作，不发生文件迟报、漏报事件。 4.负责公司级调研报告的管理、跟踪、落实、上报，确保按时完成领导要求。 5.负责公司保密工作有效开展，包括健全机构、完善制度、组织培训等，确保不发生重大泄密事件，对泄密事件负管理责任。 职责表述：负责公司内网信息发布、对外信息上报，确保重大信息不迟报、漏职 责 二 报，对发生影响公司形象的事件负间接责任。 权重：15％ 1.负责组织各部门信息员及时、准确上报信息，并汇总公司每日政务信息，上报国华。 2.负责公司内网信息的收集、审核、发布，确保公司重要新闻及时发布。 3.负责公司内部信息、通讯员的管理、培训，确保不断提高宣传队伍综合水平。 职责表述：负责政务督办工作，确保公司级会议精神、公司领导强调的重点工作有落实、有反馈，对工作监督不利而引发的后果负间接责任。 1.负责制定和完善公司政务督办管理制度，编入公司管控体系。 权重：15％ 职 责 三 工作 任务 2.负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性。 3.负责落实董事会和公司的重要部署和工作任务，并监督执行情况。 4.负责收集、整理各部门周总结和工作计划，组织会议，并监督实施。 5.监督落实公司级会议精神，收集反馈意见，保证会议精神贯彻执行。 6.负责协调公司各部门间的工作关系，了解各部门的工作动态，及时解决问题并向公司领导反馈信息。 职责描述：负责协助董事会秘书做好董事会相关工作，严格按照公司章程要求，职 责 四 进行会议筹备、人员联系、资料准备、会议召开、文件留档等工作，对因为个权重：15％ 人原因导致严重影响董事会工作和有损公司形象的，负直接责任。 工作 任务 1.负责董事会的筹备、会议材料的准备。 2.负责董事会议程和决议的保密工作。 3.负责董事会会议材料的存档。 职 责 五 职责描述：负责外事管理工作，严格按照外交部、神华集团和国华公司外事管理规定的要求，做好外事组团和接待的相关工作，对因为个人原因造成公司损权重：10％ 失或有损公司形象的事件，负直接责任。 1.负责公司外事工作计划编制和实施。 工作 2.负责公司政审、护照、签证、出入境等外事手续办理。 任务 3.负责公司外事接待管理，上报国华公司备案。 4.负责外事纪律培训、费用发放、护照总结上报、资料存档。 职 责 六 职责描述：作为行政工作的B角，协助综合管理部经理，负责日常行政事务权重：5％ 的相关工作，并对影响公司形象的事件负间接管理责任。 1.负责公司级会议的筹备、会场服务和会议记录，保障会议顺利召开，提高会议效率。 工作2.负责公司级接待的协调、准备，确保树立良好公司形象。 任务 3.负责其他行政程序性工作和日常工作。 权重：10% 职责七 职责表述：完成直接上级交付的其他工作 权力： 会议室安排管理权 对其他各部门工作进度的督促权 为拟写各类报告、总结、领导讲话等材料向各部门了解工作情况及索要资料的权力 对外文字材料格式的审定权 办公室文件传递的督促权 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门、各岗位 外部协调关系 地方行政部门、国华系统各子单位总经理工作部 任职资格： 教育水平 专业 培训经历 经验 大学专科及以上 发电厂专业或文秘专业 理想资格：文秘专业 电厂生产培训、文秘专业培训、企业管理培训 理想资格：文秘专业培训 电厂生产、管理工作3年以上经验 理想资格：文秘相关工作经验1年以上 知识 技能技巧 其它： 通晓各类公文写法，熟悉国家外事手续和电厂基础知识，具备较强人际沟通能力，了解其他相关专业知识。 具有较强的写作能力和表达能力；能够熟练使用办公室软件，并具备基本的网络知识；有较强的英语应用能力，具有一定的人际能力、沟通能力、计划与执行能力 使用工具/设备 电脑、电话、传真机、存储器、打印机、录音器、网络、交通及通讯、档案盒 工作环境 办公室、现场 工作时间特征 正常工作时间，经常需要加班 所需记录文档 通知、简报、汇报文件、总结、计划、公司文件、印章、介绍信、公司大事记 考核指标： 对外公文拟稿无差错、能准确表达公司意图。 内部公文流转顺畅，未造成不良影响。 对外信息、对外材料发布准确，未造成不良影响。 外事管理规范，工作无差错。 落实公司精神，协调各部门业务工作，跟踪落实并反馈。 公司会议安排无差错，接待规范，不影响公司形象。 领导交办的临时工作按时完成，无差错。 备注：指导文书工作

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