某集团公司公文行文管理制度

第一章 总 则

第一条 为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，经参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及结合本公司的实际需要，特制定本规定。

第二条 公司各部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第三条 公司中、高层管理干部要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。

第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司对外的公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第二章 公文格式

第一条 外形格式

一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。

（一） 公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；

（二） 公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。

二、页边与图文区

（一） 公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（详见《公文格式模板》）；

（二） 根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁； （三） 图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文

文字的每行长度与图文区宽度相等；

（四） 字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；

（五） 公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。 二、装订 （一）装订要求：

1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订； 2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便； 3．装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜； 4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；

5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。

（二）装订方法：

一般采用二孔文件夹、活页文件夹、抽杆式文件夹、钉装、活动夹、半开口塑料文件套的办法： 序号 1 2 装订方法 二孔文件夹 活页文件夹 抽杆式文件夹 （厚度0.5cm） 抽杆式文件夹 （厚度1cm） 钉装 装订方法 1.有文件封面 1.公司发文 标 准 1.文件夹封面有文件主题 2.文件夹背脊有文件主题 1.活页齿圈直径与文件厚度适中 2.使用卡纸做封面、封底 3.使用透明塑料胶纸做外壳 1.有文件封面 要 求 1.40页以上 2.使用分页纸 1.40页以上 2.庄重、美观、 大方 1. 公司内部； 10~30页 2. 对外资料： 至少5页以上 30~80页 2~10页 用 途 1.对外可行性报告 2.内部重要会议文件 1.可行性报告 2.会议总结 3.活动方案 1. 请示、报告 2. 重要对外活动日程及备忘录 内部使用 内部使用 3 4 5 序号 6 标 准 要 求 根据文件厚度灵活选用 用 途 1.内部使用 2.个别外送文件可活动夹（大中1.暂不宜装钉的文件 小） 根据具体情况采用 7 半开口文件套 1.公司内上行文 3~10页，钉装或用曲形针 内部使用 第二条 文头格式 一、份号：

（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用6位数字码标识（000001~999999）；

（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~6字位置；

（三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。 二、秘密等级：

（一）秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）； （二）秘密的标识为“★”，★前标密级，★后标保密年限，位于文件版头纸左上角、份号下方位置，顶格书写，用三号黑体字；

（三）如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为三十年，机密件保密期限为二十年，秘密件保密期限为十年。普通文件，无密级限制，则此位置空缺； 三、紧急程度：

（一）紧急程度是对公文印制、送达和办理的时限要求； （二）公文按紧急程度一般分特急件、急件和普通件； （三）紧急程度标记印制在密级下方，用三号黑体字； 四、版头：

（一）版头包括两部分：

1． 由发文机关名称（全称或规范化简称）和“文件”二字组成的文件名称；

2． 间隔线。文件名称用大号字体位于间隔线上方正中央； （二）版头套红印刷；

1．几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，将几个机关名称都套红印在版头上，主办单位排在第一位。

2．平行单位之间、同级机关可联合行文。上下级机关之间、本机关和机

关内有关职能部门不能联合发文。 五、发文字号：

（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号；

（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成； （三）发文号字体大小与正文字体大小相同，居于文件名称与间隔横线之间的正中处，适当靠近间隔横线；

（四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；

（五）公司发文字号规定为“集团发[××××]××号”。

六、签发：

（一）上报的公文，应标注签发人。联合行文应标注各联合单位的签发人；

（二）标注格式为：在发文字号后（空两个字），打印“签发人：××ד，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。

第三条 主文格式 一、 标题：

（一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过30个字；

（二）标题可以根据具体情况适当简化，力求明确、简要、醒目。在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略； （三）允许省略发文机关或事由的情况有：

1． 版头中已有发文机关名称，下行文的通知、批复等标题中可以省略发文机关；

2． 报告、请示等上行文和给上级、平级机关的函件一般不在标题上标明发行文机关名称，而只在正文之后署名；

（四）除发布法规性文件外，标题中一般不加书名号或其它标点符号； （五）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离；

（六）标题的排列：

1． 标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行； 两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短； 三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；

2． 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。

二、 主送机关：

（一）确定主送机关必须遵循两个原则，一是文件的内容和工作需要，另一是隶属关系，不能乱送；

（二）主送机关位于标题正文之间的左侧，顶格书写，加冒号； （三）通告、公告、布告等公文一般采用张贴或用新闻媒介公布，不写主送机关。通报、决议、决定等文种一般将主送机关放置文尾，主题词之下； （四）下行文主送单位六个以上，主送机关一般使用泛称（例：各部门）； （五）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他有关上级机关，应用“抄报”形式；

（六）请示件的主送单位必须是正式批复的机关；

（七）平行单位之间发文（平行文），如有多个主送单位，不采用泛称的写法。在打印文件时将主送单位空下，待文件打印完以后再逐一填写（或分别打印主送单位名称）； 三、正文：

（一）正文指主送机关以下至落款前的部分。正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字，则字一般不应少于五个； （二）正文一般用宋体四号或小四号字；

1． 公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用；

2． 文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。 （三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：

第一级用：一、二、三……，序次语后面用顿号；

第二级用：(一)、(二)、(三)……，序次语后面不加标点符号； 第三级用：1.、2.、3. ……，序次语后面用圆点（．）； 第四级用：⑴、⑵、⑶……，序次语后面不加标点符号； 第五级用：①、②、③……，序次语后面不加标点符号。

（四）用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条……的书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符的位置，采取正文字符提行时上下行左对齐的格式；或空二个字的位置书写序次语，正文提行顶格书写的格式。

（五）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。在同一公文中，数字的使用应保持前后一致。

（六）公文中正确书写标点符号，其方法如下：

1．不能把括号写成单书名号。如不能把“（一）”写成“<一>”； 2． 横线分半字线(-)占半个字，一字线(—)占一个字，双连线(——)占两个字；

半字线用于产品等编号，如“α-1b基因工程干扰素”等；

一字线用于地点的起止，表示相关人物或事物的联系，标准号之间的连接等，如“深圳—广州准高速大巴”等；

双连线用作破折号，不能把一字线连线使用。 3． 由低限到高限的范围号应用“~”，如“5~10年”；

4． 七种点号：句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能用在一行的开头。

三种标号前半边不能放在一行的末尾，后半边不能放在一行的开头，包括：引号（单引号、双引号）、括号（圆括号、方括号、六角括号）、书名号（单书名号、双书名号）。

省略号、破折号占两格，行首或行末都可放置，但不能分成两半而将一半置于一行的末尾，另一半置于下行开头；

5．间隔号(·)不能写在行首第一格。间隔号在一格的正中央，不能写成数学上的小数点(.)；

6． 用阿拉伯字表示的“年、月、日”数码在其下方用一个圆点，一位数

的月、日前加“0”，如：1999.05.04。 7． 属于下列情况者，不能拆排两行： 整个数据，如：5000；

数据前后有附加符号，如：95%、-35℃等； 用缩写字母表示的名称，如：DNA、FAA等；

遇到首、尾不能放的标点符号，用重新排版来调整，做到文面左边整齐，防止文面右边参差不齐；

8． 夹杂在文中的分数或分式，尽量不要用叠式，改用斜式，以免多占一行位置。如写成1/2，同时，也不可写成2分之一。 四、附件：

附件是附在正文之后的文件、材料。

（一）附件名称写在正文之后（不留空行）、发文机关和生效日期之前，另起一行，空两格书写；

（二）必须把附件的具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号；

（三）附件上应标明是第几个附件与附件名称，每一个附件的页码应单独编排；

（四）在发文时，一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能随正文一起发出时，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样；

（五）批转类（转发、颁发、印发等）文件，正文只起到批准、发布或批语的作用，而形式上的附件实际是主要的正式文件，这种被批转的文件名称已在正文标题中标出，就不应再将它作为“附件”标在正文之后，被转发文件的标题前也不应加“附件”字样，文尾应放在被转文件的后边。若被转发件采用复印件时，文尾可放在转发单位署名和日期之后。 五、 发文机关

（一）发文机关即公文的成文单位，写在正文的下面偏右，一般又称“落款”。落款有两种：一是单位落款，二是领导个人名义落款；

（二）落款在隔离正文一定距离的右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字与图文区右边沿相差四个字的距离；

（三）文件在排版时，应尽量避免出现“（此页无正文）”的情况。若文件

正文占满了页面，则应在另页空白纸上落款，但落款要在空页的适当位置，不宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明“此页无正文”，顶格书写；

（四）有固定版头的文件，落款处可不署发文机关名称，只在成文日期上加盖发文机关印章即可；

（五）联合行文时落款处应打印发文机关名称，便于加盖印章。几个单位在落款处的排列，要整齐美观，按文头顺序排列，主办单位应排在第一位；

（六）以领导个人的名义向下行文，应在姓名之前冠上职务。个人印章应是领导者本人手写体且四周不带边框（类似于签字），从左至右横排。 六、 印章

印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。印章必须清晰端正地盖在年、月、日的中间，骑年盖月。

行政公文必须加盖印章，否则视为无效。 七、成文日期

成文日期即公文形成的日期。

（一）会议通过的公文，如决议等的成文日期为会议通过的日期； （二）一般文件用领导人在“文稿的发文签”上签发的具体日期； （三）一般性公文材料，如涉及具体事宜的通知、函等的成文时间，通常用它的印发的时间；

（四）会议通过的公文，其成文日期加圆括号在标题下方，与标题之间不空行；

其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一点，成文日期中的数字用汉字小写，成文日期必须年月日齐全。

第四条 文尾格式 一、注释：

注释位于公文生效标识以下、主题词之上，用以说明在公文中的其他区域不便说明的各种事项（如：需要加以解释的名词术语、使用方法、阅读范围等）； 二、主题词：

主题词用以表示公文中心内容的词，作为公文主题标引和检索使用。 主题词位于公文注释或特殊要求域以下，抄送机关标识域之上。按主题词

构成因素顺序标识，每个主题词之间空一个字。主题词用黑体字，字号同正文。 三、抄报、抄送机关：

（一）抄报、抄送机关，位于主题词以下，印发说明之上。字体同正文。整个区域用两条等宽的平行细线作为界限；

（二）向下属单位颁发重大方针、政策的公文，应“抄报”上级机关备案；向上级请示的公文，可根据需要“抄报”给与请示事项有关的其他上级机关； （三）对需要了解公文内容的其他机关用“抄送”，并按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范简称。最末一个抄报、抄送机关的后面不加标点符号；

（四）在抄送栏的尾部打印存档份数。 四、印发机关与印发日期：

印发机关一般是发文机关的办公部门，印发日期是办公部门接到定稿后起印的时间。一般写成×××办公室，××××年×月×日印发。印发机关与印发日期在文尾的下部。 五、份数：

按分发范围包括上报、下发、抄送、留用、存档计算文件印制的总数。 印制份数一般在文尾印发日期的下方。文尾放在图文区的底部。

第三章 公文行文规则

第一条 公司各部门的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定。

第二条 各部门的行文不分上行文、下行文，统一按行文次序编排文件号。

第三条 各部门的行文字号规定以部门名称或规范化简称、行文年度和行文顺序号组成。统一采用小五号宋体字标注在文件的右上角。

第四条 各部门的行文字号分别为：

总裁办公室 总办[2000] ××号 办公室 企管[2000] ××号 财务部 财务[2000] ××号 工程管理部 工程[2000] ××号 项目管理部 项目[2000] ××号 物业管理部 物管[2000] ××号

第五条 各部门向下级机构的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。

第六条 各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，办公室有权责令纠正或撤销。

第七条 各部门的行文一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级部门。

第八条 “请示”应当一事一文；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

第九条 “报告”中不得夹带请示事项。

第十条 公文的起草不得使用圆珠笔、纯蓝墨水笔、红墨水笔和铅笔，以及用其修改和批阅、签发文件。

第十一条 人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日，并以24小时制规范化书写。为统一格式，“2000”的书写出现在标题、正文、落款中时统一为“二〇〇〇年”，其它年份以此类推。其中“〇”为几何图形里的圆。

第十二条 公司采用统一格式模板的收文签、阅文签、发文签。

附件一 公文行文标准 附件二 公文格式模板

附件一

公文行文标准

第一章 公文的用语

第一条 公司文件运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体

一、准确：用词准确无误，造句合乎语法和逻辑。禁止用词含混，造成歧义；用语不慎，造成前后矛盾；概念不清，造成漏洞；判断不当，造成结论模糊等结果带来的理解和执行上的困难，保证公文的权威性与严肃性。 二、简明：用最少的文字表达尽可能多的内容，做到“文约而事非”，简短明了，精练准确。掌握公文写作的特定用语，恰当地使用缩略语、成语、准确地使用引用语，力戒空话、套话和使用生僻的词语； 三、庄重：使用规范的书面语言，公文用语庄严、郑重；

四、得体：公文语言的运用与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。适应行文的语体风格，分清上下级关系，掌握分寸，运用公文专用语。

第二章 公文的撰写

第一条 决定

决定是一种带有制约、法规、指导作用的下行文。主要用于对某些重要事项或重大行动做出安排、决策和规定。

一、 决定的特点

（一）强制性； （二）规范性； （三）广泛性。 二、决定的类型

常用的决定有五类：方针政策性决定；指示部署性决定；法规性决定；表彰性决定；处分性决定等。 三、决定的写作

决定由标题、正文、落款三部分组成。有些决定带有附件。

（一）标题：标题一般由机关名称、决定主要内容和文种三部分组成； （二）正文：正文有三种写法。第一种是直述式，采取标题之下直书决定的诸项内容。第二种是两层式，第一层写明决定的缘由和根据，第二层写决定的具体内容，内容较多的可采取分条列项的方法。第三种是三层式，先写决定的缘由和根据，再写决定的具体内容，最后提出号召和要求； （三）落款：标明发文机关名称（或盖章）和发文时间。

四、注意事项

（一）根据要充分，有理有据；

（二）对人、对事的评价要准确、中肯，实事求是，不可空泛笼统，要求有很强的针对性；

（三）注重理论、政策、把决定的事项写得鲜明、扼要，有较强的指导性和可行性，使阅文者能透过决定的事项，受到启发和教育，提高执行的自觉性； （四）普发性决定不写受文单位，不落款，发文单位体现在标题上。

第二条 决议

决议是领导机关对某些重大问题或重要事项，经过一定的会议讨论通过，要求下属单位或部门贯彻执行时使用的文种。决议有两种，一是对会议讨论通过的文件作出决议，二是对会议讨论决定的事项作出的决议。 一、决议的特点：

（一）决议的议题，必须经某一机关或机构的决定会议进行集体讨论，决议具有权威性；

（二）议题讨论的结果，必须由法定多数表决通过，决议具有集体性；

（三）表决通过的议题，讨论结果必须形成正式文件，并以会议名义在一定范围内公布。 二、决议的类型： 决议大体可分为三种类型：

（一）审批性决议：一般是由机关依照其职权，通过会议决议形式批准某一重要报告或其他文件；

（二）指示性决议：主要是就某一重要事项阐明原则，提出要求和决策性意见；

（三）论断性决议：主要是针对某个时期某些方面的重要问题，作出分析、结论和评价。

三、决议的写作：

（一）审批性决议一般连同所通过的文件一起下发，因此，决议内容和文件有一定联系。由标题和正文组成：

1．标题：一般由会议名称、事由和决议文种组成。标题之下应注明什么时间、何种会议通过。

2．正文：一般包括三方面的内容：

一是决议引据。通常用简要的语言写明什么会议，审议批准了什么文件。 二是决议事项。这是正文的主体部分，一般对前一时期工作作简单地回顾和总结，重点对会议审议批准的文件作评价说明，并对今后工作提出要求和决定性意见。

三是决议的结尾。根据会议的宗旨和文件的主要内容，向有关方面提出带有鼓动性的号召；

（二）指示性决议包括三个部分：

一是决议的引据。即写明什么会议，根据什么，提出什么结论性的意见； 二是决议事项。主要写指示性的要求，根据内容，可采取按问题分类，并根据内容的需要，可适当进行必要的论述，以增强决议的思想性；

三是正文的结尾。一般对学习执行决议提出一些号召性的要求。 （三）论断性决议一般是从理论和实践结合上，对某一重大问题进行全面和科学论断。通常分若干问题来写，语言讲究准确、周密、恰当。

四、注意事项：

（一）运用决议行文，必须是经过会议讨论和法定多数通过的重要文件或事项，未经会议讨论通过的任何事项，不能使用决议文种； （二）内容安排要详略得当，层次分明；

（三）选词用语要恰当、确切、概括、凝炼。对评价和指示性、论断性的重要事项，表述要准确，要讲究语言的运用。

第三条 指示

指示是领导机关对下级机关或所属单位的工作做出部署，提出意见，指出方针，明确原则、方法、步骤的指导性文件。 一、指示的特点

（一）制发机关必须具有相应的权限；

（二）指示的事项及内容针对性要强，要具有较强的指导作用； （三）文件制发具有一定的时效性。撰写和传递，都要有很强的时间观念。 二、指示的写作

指示由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和日期等组成。 （一）标题：一般由发文机关、事由和文种组成。这三个部分通常不省略； （二）正文：

1．指示缘由。主要写明发出指示的原因、根据或目的，回答何以发出指示。这部分内容要求写得简明扼要，直陈其旨，顺理成章。写完指示缘由后，一般常用“现指示如下”，“特紧急指示如下”等承启用语过渡，引出下文。有的指示也可以省略指示缘由部分，直接写指示事项。

2．指示事项。是指示的主体部分，这部分内容包括工作任务、工作活动的指导原则、督促检查措施和方法等，多采用分条方式来写。

3．执行要求。是对指示事项的补充和说明，作为实现指示的保证。通常要写出执行指示的希望和要求，或执行指示时需要注意的问题等，并以一段落安排在正文的结尾。有的指示也将执行要求与执行事项结合一起来写，即可省略这部分结尾内容。 三、注意事项

（一）要切合实际。不仅提出的工作任务、指导原则有反映客观实际的科学依据，而且拿出的具体措施、方法也要符合客观实际，切实可行；

（二）要明确具体。凡需要明确的事情，都要写明白、清楚，不得含糊其词，抽象笼统。注意留有余地，以便使下级机关或所属单位在执行指示中，能从实际出发，灵活掌握；

（三）主题要鲜明。紧紧围绕主题，提出有关政策、措施、办法等，使人容易抓住要领。

第四条 通告

通告是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 一、通告的特点

法规性和周知性。 二、通告的类型

（一）制约性通告：有关部门公布的确保某一重要事项的执行，让有关单位和人员知照和遵守的，具有一定法规性和行政约束力的通告；

（二）知照性通告：内容单一，篇幅短小，对公众约束力很小，仅仅告知一些行业性的事务工作或临时性事项的通告。 三、通告的写作

通告一般由标题、正文、发文机关和日期组成。

（一）标题：通告的标题有两种形式。一是由发文机关、事由、文种三者组成的标准式标题；二是省略事由的标题；

（二）正文：通告正文由通告缘由、通告事项、通告结语三部分组成。 1．通告缘由：即正文开头，一般定发通告的原因、依据和目的、意义。 2．通告事项：即正文主体，这些事项是具体的规定和要求等，是一定范围内有关单位或有关人员周知或遵守的。

3．通告结语：即正文结尾，或对通告内容作强调和要求，或对通告加以说明，或提出奖惩要求，或以“特此通告”的习惯用语作结尾。有些通告，正文完了，直接落款日期，没有结尾。 四、注意事项

（一）熟悉有关政策法规； （二）简明准确； （三）通俗易懂。

第五条 通知

通知是要求有关单位了解、协作、执行和办理的指挥性和知照性皆具的公文。通知行文方向以下行为主，也可以作平行文及用在不相隶属机关之间告知有关问题。

一、通知的特点 （一）应用的广泛性； （二）法定的权威性； （三）对象的专指性。

二、通知的类型

（一）指示性通知：又称指挥性通知，主要用于向下级机关布置工作，作出指示，但又不适宜用命令或指示时使用；

（二）转发（批转）性通知：包括批转下级机关公文的通知、转发上级机关和不相隶属机关公文的通知；

（三）规定性通知：以通知的形式发布规章或规定，宣布该规章或规定的执行标准和有效性，以便下级机关和有关人员有所依循；

规定性通知有两种形式，一是直接发布规章的通知；二是对有关法规、规章制度在执行过程中的不完善之处加以补充、修订或为即将制订的法规、规章提出几条原则性规定的通知。 （四）事务性通知

有关机关日常事务的通知； （五）任免和聘用的通知

一种专用的事项性通知，专门用来任免、聘用干部。通知发出时就生效，无须下级办理。篇幅简短，知照性强。 三、通知的写作

通知一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、日期组成。 （一）标题：一般有两种形式。一是发文机关、事由、文种三者的标准式标题；二是省去发文机关，只由事由、文种组成的标题，主要用于短小的事务性通知；

（二）正文：

1．指示性通知：一般由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。 通知缘由：说明发通知的目的或根据；

通知事项：主要部署工作任务，阐述工作意见、措施、办法以及需要注意的问题；

执行要求：是正文的结尾。一般以“特此通知，请认真贯彻执行”、“本通知自发布之日起实行”等惯用语作结尾。

2．转发（批转）性通知：有两种结构形式。一是单一的“转发（批转）通知”，写被转发（批转）文件的名称和转发（批转）机关的态度、要求。后面被转发的文件，作为通知的具体内容；二是除“转发（批转）通知”外，后面再加指示，对转发（批转）的文件精神加以撮要、补充、强调以及提请注意的问题。

3．规定性通知：一般由通知缘由、通知事项组成。

通知缘由：以简要的文字交代制文的日的或依据，要有适当的分析。 通知事项：即政策性的原则规定，分项写，直接加以说明。 4．事务性通知：一般由通知缘由、通知事项、结尾三部分组成。 通知缘由：写发通知的原因、目的或根据，不必分析，比指示性通知的缘由更直接与简约。

通知事项：只告知受文机关需要了解、知照的事项；

结尾：一般以“特此通知”作结尾，不提执行要求。也可以没有结尾。 四、注意事项 （一）要有针对性； （二）要具体明确； （三）行文要及时。

第六条 通报

通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神等事件时所使用的文种。 一、通报的特点 （一）真实性； （二）典型性；

（三）及时性。 二、通报的类型

（一）表彰性通报：用于表彰先进人物和先进单位，通报先进典型或先进经验，使人们得到启发与教育；

（二）批评性通报：用于通报事故或反面典型，批评错误行为，以引起有关单位及所属人员的注意，达到警戒和教育作用；

（三）传达性通报：用于传达重要精神予以通报，以引起下级机关或有关方面的注意和重视，及时采取必要的措施，更好地开展工作。 三、通报的写作

通报一般由标题、正文、发文机关和日期组成。 （一）标题：由发文机关、事由、文种三部分组成；

（二）主送机关：通报有的写主送机关，有的不写。一份通报一般应写主送机关，如果不写，要在正文的左侧下角注：“此件发至×××（县团级）”。一般情况下，凡发文机关级别偏高并要求下级机关特别注意或贯彻执行的，正文之前要写主送机关；

（三）正文：一般由主要事实、事实评析、决定和要求组成。

主要事实：概述事实发生的时间、地点、单位或人、经过、结果。 事实评析：对通报的事实进行恰如其分的议论分析，指出事实的性质和产生的原因，阐明通报的意图。

决定和要求：针对通报事实，作出表彰决定或对错误者的处分（处理）决定，并由此引伸出应当吸取的经验或教训，提出希望与要求； （四）发文机关和日期

标题中已有发文机关名称，落款处可不标，但发文日期要标明，不可省略。

四、注意事项 （一）要有针对性； （二）要注意及时性； （三）要注意准确性。

第七条 报告

报告是下级机关主动或应上级要求，向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问的陈述性公文。 一、报告的特点 （一）陈述为主； （二）一事一文；

（三）结构严密、层次清楚、文字流畅、简明扼要； （四）格式与内容统一。 二、报告的类型

（一）按内容分：情况报告、答复报告、报送报告

情况报告：是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议的报告。 答复报告：是对上级机关所询问的问题作为答复的报告。

报送报告：是向上级机关报送文件或物件时，随同文件或物件一起发送的报告。

（二）按要求分：呈报报告、呈转报告

呈报报告：是向上级机关直接汇报工作，反映情况的报告，不要求上级机关批转。

呈转报告：是向上级机关呈送，建议批准并转发有关地区或有关部门执行或参照执行的报告。

（三）按性质分：综合性报告、专题性报告

综合性报告：是向上级机关汇报全面工作或几方面工作情况的报告，内容具有综合性特点，但也要突出重点。

专题性报告：是向上级机关汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，内容具有单一性、专项性。 三、报告的写作

报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和日期组成。

（一）标题：报告的标题主要有两种形式。一是采用发文机关、事由、文种三者齐全的标准式标题。二是省略发文机关，只有事由、文种组成的标题； （二）主送机关：报告的主送机关，即发文机关的直属上级机关； （三）正文：一般由报告缘由、报告事项、结尾组成。

报告缘由：是报告的正文开头，交代报告的起因、原由或说明报告的目的、主旨。它承接标题中的事由，落笔入题，直截了当地讲明为什么要写报告，报告的主要内容。

报告事项：即报告正文主体内容，一般要围绕主旨展开陈述，写明主要情况、措施与结果、成效与存在问题；经验或教训、意见或建议、打算或安排。

报告结尾：一般用惯用语，如“特此报告”，“以上报告，如有不当，请指正”等。

（四）发文机关和日期

报告的落款要写明发文机关与日期。 四、注意事项 （一）情况要确凿； （二）重点要突出； （三）报告要及时； （四）陈述有序； （五）不得夹带请示事项。

第八条 请示

请示是下级机关向上级领导机关或业务指导机关请示指示、答复、审核和批准有关事宜时使用的请求性文种。 一、请示的特点 （一）请求性； （二）事前行文性； （三）内容单一性。 二、请示的类型

（一）请求指示的请示：主要是在工作中遇到重要的疑难问题，或新情况新问题，需要请求上级机关作出指示或加以解释说明的；或对上级指示和有关政策领会不明不透、有疑问和有不同理解，需要请求上级机关进一步加以明确的阐析、指导、裁决的请示；

（二）请求审批的请示：为了使某一事项的解决办法得到上级机关的审批认可的一种请示，即因权限关系，对涉及到经济、物资和人员编制问题，下级

（一） 公司上行文首页格式 份号 000013

机密 (黑体三号) 特急

生物工程集团有限公司文件

集团发[1999] 12号 签发人: （宋体四号或小四号）

关于申请办理

集团股权转让手续的请示（黑体小二或三号）

: （宋体小三或四号）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

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××××××××××××。 （以上正文宋体四号或小四号）

（二） 公司下行文格式

份号 000003

密级 (黑体三号) 特急

生物工程集团有限公司文件

集团发[2000] 9号 （宋体四号或小四号）

关于贯彻执行

《集团1999管理工作指南》的通知（黑体小二或三号）

各部门: （宋体小三或四号）

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附件

1．×××××× 2．×××××××××× （以上正文宋体四号或小四号）

（三） 公文末页格式

（此页无正文）

二〇〇〇年七月一日 注释

1．×× ××××××××。

2．×××× ××××××××××。 3．×× ××××××××××××××。

主题词: ××× ××× ×× ××× 抄 送: ××× ××× （存档1） 生物工程集团有限公司办公室 二〇〇〇年七月一日印发 共印××份

（四） 传真封页格式

FAX MESSAGE

致： 亲阅： 抄送： 传真：

自：

日期：2002/04/29 页数： （含此页） 关于：

批注： □急 件 □请 参 阅 □请 速 回 复 □请 保 存

如有遗漏，请与××××××联系

（正文宋体四号或小四号）

（五） 部门公文格式

企管[2000]20号

（宋体小五号）

（空二行）

关于开展我与有奖征文活动的通知（黑体三号）

各部门: （宋体小三或四号）

????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????。（以上正文宋体四号或小四号）

办公室

二〇〇〇年七月一日

备注: 1．公司内部文件统一用A4打印纸；

2．对外行文统一用公司信纸或公司文件专用纸。

（六） 收文签格式

收 文 签

日 期 来文标题 来文单位 内容摘要 份 数 责 任 人 收 件 人 原文编号 文件呈办 意 见 领导批示 办理情况 归档时间

归档部门 保存期限 （七） 阅文签格式

阅 文 签

文件标题 文件密级 文件编号 拟办意见 领导指示 执行情况 归档时间

归档部门 保存期限 （八） 发文签格式

发 文 签

文件主题 拟稿部门 核 稿 缓 急 文件标题 主 题 词 未名[2000] ××号 拟 稿 审 稿 密 级 主管领导 意 见 签 发 主 送 抄 送 打 字 附 件 份 数

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