OA系统管理制度

OA协同办公系统的作用

OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合。对于单位的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者来说，OA是信息管理系统；而对于普通管理者来说，OA又是业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

规范管理，提高工作效率：

通过工作流系统，员工不用拿着各种文件、申请、单据（比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批）在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为企业流程的重组提供有效的事实依据。

节省运营成本：

OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用；工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

消除信息孤岛、资源孤岛：

OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

实现知识传播：

实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

提高企业竞争力、凝聚力：

员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。

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OA 系统日常管理制度

1. 目的。为了加强对 OA 系统资源的管理，规范 OA 管理员操作，保证 OA 系统平稳运行，特制 定本制度。

2. 适用范围。适用于公司所有员工。 3. 职责

3.1. 信息中心 OA 系统管理员负责 OA 帐户的新建、修改、删除操作，并维护管理相关流程中的办理人员。

3.2. 信息中心 OA 系统管理员负责系统备份等 OA 系统日常维护工作。

3.3. 各个部门负责根据实际需求，提出 OA 帐号和文件库权限的需求，以及流程开发需求。 3.4. 信息中心负责根据部门提出的流程需求，进行调研、开发新流程，改进已经运行的流 程。

3.5. OA 流程管理员负责流程日常运转的监督工作。 4.定义

5. 工作程序

5.1. 员工上班就应当打开 OA 系统，查看是否有业务需要处理，信息化中心负责不定期的 检查，对于上班不打开 OA 系统的，可以提请人力资源部处罚。 5.2. OA 帐号申请

5.2.1. 申请人填写《网络资源申请/变更/注销单》以申请 OA 帐号，经部门经理和主管领导 审核通过后，送信息化中心；信息化中心审核通过后，根据 OA 帐号命名规则添加帐 号，并通知申请人。操作过程应写入《OA 服务器操作日志》。

5.1.2 增加完帐号后，OA 管理员应手动同步该人员的个人文件夹。 5.3. OA 帐号的删除

5.3.1. 信息中心在收到《人员离职办理单》后，OA 系统管理员删除离职人员 OA 组织机构 帐户及 LOTUS 通讯录相关帐号信息，并填写《OA 服务器操作日志》。 5.4. OA 权限管理 5.4.1. 流程权限管理

OA 管理员根据部门需求，新建、删除流程管理员，并填写《流程管理员明细》表中。 OA 管理员、流程管理员具有对流程的解锁、删除、特送个人、特送环节、催办等权 限，流程管理员应每天关注所负责的流程流转情况，对于在某环节滞留时间超过 3 天的流程，应该电话核实。核实后对于没有流转意义的流程进行删除，否则电话催 办。流程管理员的操作应该填写《流程管理员操作日志》。流程管理员应于每周周五下班前把《流程管理员操作日志》提交到 OA 管理员汇总归档。

OA 管理员应检查、指导流程管理员工作，并评估其工作成绩。 5.4.2. 论坛权限管理

OA 管理员根据部门需求可建立新版块，并增加、删除论坛版块版主。同时填写《论 坛版主明细》。

论坛版块版主具有对帖子的固顶、锁定、删除等权限，版主应对论坛内容负责，负 责检查论坛帖子，对于有不健康、危害国家利益、危害公司利益的帖子进行删除。 5.4.3. 电子公告权限管理

OA 管理员根据部门需求，添加、删除电子公告发布人。

OA 管理员和电子公告发布人都有发表电子公告的权限，对其所发的电子公告内容负 责。

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OA 管理员具有编辑、删除电子公告的权限。 5.4.4. 在线新闻权限管理

OA 管理员根据部门需求，添加、删除在线新闻发布人。

OA 管理员和在线新闻发布人都具有发布在线新闻的权限，对其所发的在线新闻负 责。

OA 管理员具有编辑、删除在线新闻的权限。 5.4.5. 文件库权限管理

OA 管理员具有新建文件库和文件夹的权限，同时具有指定文件库、文件库的管理者、 编辑者、作者、读者的权限。操作需填写《文件库设计文档》。

文件库的管理员具有新建文件的权限，同时具有指定文件的管理者、编辑者、作者、 读者的权限。操作需填写《文件库设计文档》。 5.4.6. 手机短信权限管理

OA 管理员根据部门需求，添加、删除手机短信发布人。

手机短信发布人具有发布手机短信的权限，同时删除已发短信、待发短信的权限。 手机短信发布人对其所发短信内容负责 5.5. OA 流程设计管理

5.5.1. 信息中心在收到相关部门提出的流程设计需求的时候，申请部门需填写《流程需求文档》，并提供表单、流程图。

5.5.2. 信息中心根据《流程需求文档》设计流程。

5.5.3. 需求部门的试用通过后，信息中心负责发布流程，并整理出《流程设计文档》，并由 申请部门在 OA 发布公告。 5.6. OA 系统文档管理

5.6.1. 流程设计文档管理：对于新设计或更改的流程，应整理并归档《流程需求文档》、《流程设计文档》。

5.6.2. 文件库设计文档：对于新流程增加的文件库、文件夹的信息及时追加到文件库设计文档。

5.7. OA 系统升级管理

5.7.1. 信息中心接到 OA 厂商升级通知后，首先了解新版本性能，并且向信息总监汇报，得到信息总监同意后，提供《OA 系统改动登记表》给 OA 厂商，要求 OA 厂商提供针 对目前使用系统的针对性升级文档及升级程序。

5.7.2. OA 管理员应该在熟悉升级文档，在测试服务器上构建与当前 OA 服务一样的软件环 境，根据升级文档进行升级，并且逐一核对《OA 系统改动登记表》内容，保证所有

5.7.3. 在测试服务器测试一周，OA 管理员监控流程流转归档情况，在保证所有模块都正常 工作的情况下，备份当前 OA 服务器，发布系统升级公告，在 OA 服务器升级。 5.8. OA 问题处理

5.8.1. OA 管理员负责收集整理试用期及日常使用期间系统问题及员工使用问题，提交给厂 商，并且要求厂商提供解决文档。

5.8.2. OA 管理员拿到 OA 厂商的问题解决文档后，必须在测试服务器上进行测试，确保达 到预期效果后，才能在 OA 服务器上进行修改，事前必须进行数据备份。对 OA 服 务器系统的改动，必须进行登记《OA 系统改动登记表》。

5.8.3. 对于已经解决的问题，OA 管理员必须把问题和解决文档合并生成文档，并归档。 5.9. OA 服务器的日常管理按照《服务器管理制度》执行。

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/us7d.html