关于公司邮箱、OA及ERP系统账号的申请及注销管理规定

关于公司邮箱、OA及ERP系统账号的申请及注销管理规定

第一条 账号申请

员工申请账号必须先向所在部门提出申请，由部门以邮件的形式发送到IT部门进行申请并同时抄送给IT上级领导，并注明该员工的入职时间。 一、正式员工

1. 员工转正满1个月，先向所在部门提出申请，由部门以邮件的形式发送到IT部门进行申请并同时抄送给IT上级领导，方可开通并记录备案。

2. 员工转正后未满1个月的，先向所在部门提出申请，必须由部门以邮件的形式发送到IT部门进行申请并同时抄送给IT上级领导，上级领导审核通过后，方可开通并记录备案。

二、非正式员工 非正式员工期间提出申请的，不给予开通。如果需要开通，必

须由部门以邮件的方式发送到IT并抄送给IT上级领导说明申请使用的原由，上级领导审核通过后，方可开通并记录备案。

第二条 账号注销

一、离职注销

1. 人事每月月底前一周内，将正式离职人员名单，以邮件的方式告知IT，IT以此及时更新在用账号名单，并更改离职人员账号的使用密码。

2 .IT每月月底前一周内以邮件的方式告知离职员工所在的部门领导，确认是否保留离职人员的账号继续使用。账号继续使用的保留的期限为30天，在使用期间账号的密码必须强制性更改后使用。不需要保留的，将直接进行账号注销。

3. 账号保留超过30天后，IT再次进行确认是否注销，部门需要保留离职人员账号继续使用的，要以邮件的方式说明继续使用的原因、使用人、使用的期限发送到IT并抄送IT上级领导进行审核，审核通过方可继续使用，IT部门记录备案。 二、在职注销

在职员工注销账号的，需说明注销的原因，部门以邮件的方式发送到IT并抄送IT上级领导，审核通过后，则予以注销

第三条 账号构成

1. 用户账号命名规则如下：

邮箱：姓名的拼音.地区拼音首字母@123.com，如：

王二(无锡地区)：wanger.wx@123.com 张三(南京地区)：zhangsan.nj@123.com OA账号：以姓名拼音为准命名 ERP账号：以姓名汉字为准命名 重名或重音的命名规则：

先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、8、9??加以区分或是用户自定义识别。

2. 用户初次登陆后请立刻修改密码，防止邮件被其他人恶意篡改。用户对账户密码、传输内容负全部责任。

修改邮箱密码浏览器访问：http:// 123.com 进入选择“首选项”修改密码

第四条 账号使用规定

1. ERP、邮箱、OA账号密码遗失需本人向IT部门申请查询或重置，非本人申请的一律不给予查询或重置密码。

2．用户不得把自己的帐号提供给他人使用，并负责承担其他人使用自己帐号的情况下而发生的一切责任。若发现有任何非法使用自己的帐号的情况，应立即通知IT部门处理。

3．用户须定期设置邮箱密码以防信箱被他人盗用；用户对账户密码、传输内容负全部责任。

4．通过公司电子邮箱传递的电子文件与纸制文件具有同等效力。 5．电子邮件系统使用原则为：谁发送，谁负责。

6. ERP、邮箱、OA主要用于传递各种业务，不得利用系统传递与工作无关的。 7. 取得账号的员工必须遵循以下主要条款：

a)从中国境内向外资料时必须符合中国有关法律、法规规定； b)不得泄露公司机密；

c)不得使用电子邮箱作非法用途； d)遵守互联网道德规范。

e)若用户的行为违反有关规定，公司将做出独立判断，并有权立即取消该用户的所有帐号，并按规定对使用者追究相应责任。

第五条 邮箱容量

邮箱账号开户的初始容量为50M，如邮箱容量不能满足日常工作需要的，可以按规定申请邮箱扩容。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/urxt.html