泛微协同办公平台(e-cology)收发文设置及使用实例 - 图文

收发文设置及使用实例

在为客户配置收发文功能前，我们首先要了解客户的公文显示格式要求，这涉及到我们的显示模板的设置及表单字段的设置；了解客户的公文归类，这涉及到我们的正文存放子目录的设置；了解客户公文的流转过程，这涉及到我们流程节点、出口及触发子流程的设置。。。

其次对我们的收发主文功能要非常熟悉，这样才能把我们的功能和客户的需求很好的结合起来。

下面请跟我来一步步进行收发文功能的相关设置和操作使用。 第一步：设置收发文单位

设置收发文单位，根据客户需要自定义，可完全不同与组织结构。为收发文单位设置收发文员，一个收发文单位的收发文员可设置多人。

第二步：设置word显示模板

创建word显示模板，为需要提取的发文流程字段添加对应的书签。具体添加word显示模板的过程可参考如何设置word显示模板

第三步：设置正文存放目录

也就是设置一个或多个子目录用于存放公文中的正文。

1、建议不允许修改默认共享和非默认共享。（考虑正文不能随意共享）

2、必须设置子目录的文档创建权限，否则新建正文无权限。

3、建议把默认共享中的文档创建人权限设为查看，其他人员权限设为没有权限。（保证正文发布后不能再被修改）

4、必须设置子目录的word显示模板，添加第二步中新建的word显示模板。如不设置，正文将不能提取发文流程中的值。 5、其他设置可选。

第四步：设置表单

新建一张表单，添加相关字段，其中有些字段因为需要用在特定功能上，所以我把它们简单列一下：

1、收发文单位浏览字段－－用于选择主送机关、抄送机关及收文机关。这是新增的一种字段，如客户只需使用现有的组织结构中的部门即可不用添加。 2、单文档字段－－用于创建正文

3、选择型字段－－用于选择正文的存放子目录（对应子目录为第三步中所设置的子目录）

4、人力资源条件浏览字段－－用于发布正文时的共享。此字段可直接将流程的相关文档进行共享，而被共享人可以是和此流程不相关的任何人。

5、其他如主题词、发文号、打印份数、有效日期等均可自行定义。

第五步：设置发文流程

使用第四步中创建的表单新建发文流程，流程的流转节点根据需要自行设置。

在人力资源字段中可选择收发文单位字段作为节点的操作者。

发文中创建的正文，即使其存放子目录有审批流程，也不会启用审批流程，创建后即为正常状态。

审批

审批与一般的流程审批一致，鼠标右键可以进行批准、退回操作。

套红

套红节点的正文字段必须设置为只读，套红操作人在文件菜单下点击套红即可。 正文在套红前查看时不启用显示模板，套红后从文档中直接查看此正文，将一直使用WORD显示模板。

签章

签章节点的正文字段必须设置为可编辑。签章人必须安装相应的签章插件。

发布

发布即在发布范围（人力资源条件字段）选择相应的共享范围后提交即可。共享范围内的用户在文档中即可搜索到此正文，并进行查看。

至于收文流程的使用相对来说要简单的多，自动触发后的收文流程，进行发布（选择共享范围）即可。

第十步：收发文流程的查询

对于收文流程来说，有时用户不知道到底触发成功没有，也不知道到底触发了几条收文流程，这里可通过发文流程来进行查询。

在流程查询中单独查询发文流程时

从发文流程的子流程状况中点击详细即可看到触发的相关收文流程

如果当前进行查询操作的用户也是收文流程上的操作者，那么可以点击收文流程进行查看，否则流程的请求说明将没有链接，不能查看。

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