浅谈秘书时间管理与高效工作的关系毕业论文

www.wenwendata.com

浅谈秘书时间管理与高效工作的关系

摘 要

秘书的工作是繁杂和琐碎的。从接待到文书起草和档案整理，每一件事的疏忽都会在会造成工作失误，更会影响效率。因此，对于秘书来说，能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。因此，一个好的秘书，在时间管理上只有做到精细，才能提高工作效率； 如果让时间放任自流势必会出现拖沓，影响工作效率。因此，秘书必须努力掌握时间管理的艺术， 切实提高工作效率和工作质量。

关键词： 秘书 时间管理 效率

秘书对时间管理的好坏，对于工作效率有着直接的影响。而且，考核一个秘书是否称职，不在于这个秘书的容貌和是否专业，而是在于对工作时间的安排是否有利于提高效率。所以，一个有经验的秘书，总是会努力提高掌握时间管理的方法，这样就可以切实提高工作效率和质量。

一、秘书时间管理中存在的问题

1.1 时间管理的重要性

在现代社会，速度成了决定事情成败的关键。而速度的快慢取决于对时间的把握。研究表明，在时间管理上，效率的高低相差可以达到十倍。由此可见，时间管理的重要性。

时间的客观性决定了任何人都不可能左右时间，只能合理地利用时间来安排自己的工作。时间管理绝不是去管理时间，而是在有限的时间内，紧密围绕工作目标，高效、有序地执行计划，圆满地完成任务，要在有限的精力与时间下，达

www.wenwendata.com

到最大的收获和最满意的效果。时间管理就是计划好工作时间，合理安排工作流程，做好每天的工作安排和自我管理，力争减少时间的浪费。对于一个秘书来说，好的时间管理，可以有效地发挥个人优势，节省人力成本，还能减轻工作压力，达到事倍功半的效果。 1.2秘书时间管理中存在的问题

秘书是从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。对于秘书工作来说，一个词最能形象地描述，那就是“安排”。而安排就离不开时间管理。对于一个不成功的秘书来说，在时间管理上很容易出现问题，影响工作。[1] 1.2.1工作目标不明确会影响效率

对于一个秘书来说，每天都要明确自己一天的工作目标。如果不清楚自己一天要做哪些工作，那么，就无从谈起对时间的管理。对于秘书来会所，每天日常性的工作是必不可少的，而临时的工作变化也是不可避免的。因此，对于秘书来说，工作目标不明确，必然没有效率。工作的高效率在于目的明确，知道自己要干什么和如何干才能顺利完成任务。 1.2.2工作计划性不强，导致工作效率不高

计划是对一天工作的安排，有了计划，可以使整个工作有条不紊地展开。但有的秘书对于工作几乎不重视，或者根本就没有计划，事到临头才想起工作的重要，整天忙于应付突发事件，连一些日常工作都能弄得手忙脚乱，即使劳累过度也依然没有办成一件事，更别提办好了。

对于秘书来说，工作没有计划，就谈不上高效率，没有计划的秘书，会让工作陷入忙乱和无从插手的地步，到头来，时间流逝了，却什么工作也没有做，更不要提保质保量地完成了。

对于秘书来说，工作量是随时可能变化的，尤其在现代社会，秘书工作更应该高效率地运转。这就要求秘书对工作保持高度关注和时时处于紧张状态，不可有丝毫地拖延。而有的秘书却没有时间观念，做起事情来拖拉，能够普今天完成的工作也要拖延到明天，到了明天，新的工作又会被后延。这样一来，就是的工作陷入杂乱无章的状态里，整天忙碌却找不到头绪。

[1]杨险峰. 80/20法则与秘书时间管理[J]. 秘书之友. 2011(01) ：第52页第四章.

www.wenwendata.com

二、秘书时间管理的原则和管理方法

对于秘书工作来说，似乎按部就班的工作比较多，但即使是千篇一律的工作，如果不进行时间管理，合理安排，重复、简单的工作也会造成拖沓。

秘书时间管理必须抓住重点。抓住重点在于合理地分配时间。对于秘书来说，每件事都需要花费时间去做，但不可能做好每一件事，只能做好最重要的事情。

2.1管理时间就是管理你的生命

时间对于任何人来说都是宝贵的，在工作中尤其如此。以及管理时间，就是让工作有序地进行。时间管理要区分战略和战术两个层次。战略管理要放在首位，即要区分好时间内要实现的整体目标和价值，同时要随时做好方向性的调整，随时处理因战略变化而来带的人事变动的计划安排；在时间战术安排上，要确定好长期目标和短期目标，在做好短期目标的同时，在时间的安排上还要顾及到长期目标的运作。【2]在利用时间上，要尽力做到工作价值的最大化，要通过管理让时间显得充裕，这样才不会显得紧张和忙乱。在时间管理上好药敢于解放思想，打破常规，发明更多的创新方式，让时间利用显得更加有效率。 2.2减少不必要的时间浪费

时间有时显得很充足，但有时又会觉得很稀缺。这种感觉的差异就在于如何把握对时间不必要的浪费。如果能在每分钟都完成计划好的工作，那么，时间就会显得绰绰有余；反之，时间就会变得紧张。因此，要减少不必要的时间浪费，就要改变一些坏习惯，尤其是要改变无意义的思考及行动的习惯。许多秘书在思考和做出决定时，没有主次之分，总是想到哪里就把决定做到哪里，没有顾忌到事情的延续性，同时，在思考问题时，无法做到注意力集中，有时还走神、打岔，

【3]

这样思考问题得出的结论自然难免有错误。同时，秘书还应该注意做事不可贪

[2] 黄染. 男性上班族饮食有三“忌”[J]. 秘书之友. 2011(05)：第18页第三章.

[3] 张东. 办公室里的养生秘笈[J]. 秘书之友. 2011(05) ：第43页第三章

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/ugx.html