07级襄樊学院网上公文调查报告

襄樊学院2009——2010年党委机关公文调查工作安排

调查对象：襄樊学院党委机关公文 调查时间：2010年5月1日至7日

调查人员：第一组 程紫玥、胡蝶、雷蕾、沈瑞、穆军、胡松 调查内容：襄樊学院党委文件的文种、格式及内容存在的问题

调查目的：了解各类公文的种类，规范公文的格式，完善公文的内容 调查方法：文献调查法、抽样调查法 具体工作安排：

第一阶段（5月1日到7日）：程紫玥、胡蝶负责收集整理校组织部、宣传部和团委公文；雷蕾、沈瑞负责收集整理校党委办公室文件；穆军、胡松负责收集整理各二级学院党委办公文件

第二阶段（5月8日）：组长召集组员对收集的资料进行讨论并列出调查提纲

第三阶段（5月9日）：由胡松负责撰写调查报告

襄樊学院2009——2010年党委机关公文调查报告

为促进对公文写作的深入学习和了解，掌握公文写作的方法和技巧，深刻领悟公文写作的实质和内涵，在老师的要求下我们小组对襄樊学院2009——2010年党委机关公文进行了基本调查。此次调查主要采用文献调查法、抽样调查法对襄樊学院挂在网上的校党委和各二级院党委文件进行分析和研究。据所查各类文件，经与《中国共产党机关公文处理条例》比较发现皆存在问题。笔者根据调查数据和访问记录，对其进行了结果统计和比较研究，对党委机关公文写作的基本情况、存在的问题及原因等进行了阐述，并提出相关意见和建议。

一、基本情况：

本次调查涉及文种9类，总共106篇，其中通知81篇，约占76%；意见5篇，约占5%；决定12篇，约占11%；批复、报告各占2篇，约占4%；通报、计划、会议纪要、决议各1篇，约占4%。

二、主要问题： （一）公文格式方面 （1）发文字号 1、对机关代字的使用错误，所有公文中，发文字号代字不规范，“校党文”应改为“校委办”。

2、对年份所用括号的使用错误，所有的公文将年份外的六角方括号“??”误用四角方括号“[ ]”。

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3、对发文字号位臵的使用错误，有的公文把发文字号标写的位臵写于标题之上，而本应臵于发文机关标志的正下方。 （2）标题

标题应由发文机关名称、公文主题和文种组成，个别的由会议名称和文种组成，绝大多数公文没有发文机关名称，有些公文甚至直接以文种代替，如“通知”。 （3）主送机关

1、有些本应标明主送机关的公文未标出主要受理机关。

2、主送机关名称应当使用全称或规范化简称，但在调查中发现部分公文使用简称太笼统。 （4）附件

应当臵于主件之后，无需空行，但有附件的公文直接略写为“附”。 （5）成文日期

1、发现少量公文没有标明成文日期，如《机汽学院分析检查阶段广泛征集师生对学院领导班子和班子成员的意见、建议的通知》。

2、成文日期该用阿拉伯数字而误用汉字，如《关于公布基层工会换届选举结果的通知》成文日期为“二ＯＯ九年三月三十日”。

3、成文日期一般位于发文机关署名右下方，有些公文写在了正下方。

（6）主题词

1、一份公文的主题词一般在3至5个，但据所查公文，一些公文干脆将主题词省略，有的主题词为2个，有的达到7个。

2、主题词的标引顺序应是先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。在此次调查中发现部分公文排序混乱。 （7）抄送机关

1、抄送一般位于主题词下一行，左空一字，调查中发现有1份公文抄送机关的位臵错误。

2、同类抄送机关名称之间标顿号，不同类抄送机关名称之间标逗号，最后一个抄送机关后标句号，但调查中发现其行文中皆未按规范写作。

（二）公文内容

（1）公文主题的特色不鲜明，不够直白，且应遵循“一文一事”的特点，但有很多通知通报没有遵循一文一事的原则，交代的东西太

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多，层次太多，让人不是一目了然，条理不清晰，逻辑混乱。 （2）公文的语言有些不够书面化，统称、规范化简称使用不到位，如“党支部”，是学生党支部还是教师党支部，不够清晰。在行文过程中有些公文不够简练、质朴，显得拗口别扭。 三、成因分析

一份文件从起草到发出要经过一系列工作环节，它代表了一个单位的整体面貌和工作水平。上述问题的存在，对机关公文产生了不良影响，究其原因，主要有以下几个方面：

1、学校有的机关部门和单位对规范公文质量的重要性认识不到位，不能准确把握本级领导意图，关注办文速度多，关心办文效果少。对公文办理工作标准不高，要求不严，致使公文格式方面的差错频频出现。

2、一些机关部门和单位关于公文处理方面的培训少，一些机关工作人员尤其是新职工自觉学习规范不沟，对公文格式方面的知识积累较少，了解不够深入，公文办理经验不足，有的甚至连办文基本常识都不明白，公文基础较差。

3、文秘人员责任心不强，有的拟稿人对公文格式不重视，发文稿纸填写比较草率，不学习公文处理方面的有关规定，马马虎虎，得过且过。有的工作人员不注意学习和总结，对公文格式方面的要求领会不深，对领导纠正过的问题重复犯错。

4、急文较多，忙中出错。有的公文办理时间较为紧急，尤其是转发上级机关或其他单位的特急件，匆匆忙忙办结就交稿子，致使公文格式方面的错误较多。 四、对策建议 1、广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。只要能持之以恒做到多看、多读、多写，善于对比分析和思考归纳，久而久之，写作公文时就能达到运用自如、“信手拈来”的熟练程度，制作的公文质量也就可以不断提高了。

2、准确把握公文写作时间与质量的关系，是提高公文写作质量，充分发挥其有效性的重要环节。公文作者必须注意把握时间与质量的关系。当时间比较充足时，要以公文写作质量为主，在质量上多下功夫，多作修改，做到“该出手时才出手”。当时间紧迫时，应尽量做到规范完整。

3、领导要严格要求，严格把关，领导对公文的审阅不仅要重内

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容也要重形式，在签发或批阅公文时要看公文所反映的内容如何，多从规范化的角度考虑公文的内容、文种的选用及格式的问题。同时，也应加强对公文制发的审查监督工作，建立公文前臵审查及备案机制，建立与公文前臵审查相配套的差错追究制度。

襄樊学院2009年年度校党委公文调查报告

前言：公文是各机关在公务活动中形成的具有特定效力和体式的文书，是进行公务活动的重要工具。一个机关的公文是本机关进行办公、实行系统领导和管理的主要手段。公文处理工作做得好坏，体现一个机关的决策水平和领导能力，关系到一个机关的形象。为此，我组对襄樊学院党委公文作一个调查，找出存在的问题，提出见解，供其参考，以促进公文的规范化。

调查对象: 襄樊学院2009年年度校党委公文 调查时间: 2010年5月2-5日

调查人： 第二组(李斌、徐扬、陈东升、刘梦丽、尹星辰、杨瑾瑜、袁晓琴)

调查目的： 通过对学校2009年年度校党委公文的调查，进一步了解公文写作的知识，规范公文写作的格式

调查内容： 2010年5月2-5日，我组通过学校网站对我校2009年年度校党委79部公文进行调查，其目标主要锁定在公文的格式方面 一、具体情况 (一)公文文种

79部公文中出现了常见的10种文种，分别是通知、意见、决定、通报、会议纪要、报告、公告、汇报、总结、简报，其中以通知为主，其次是意见、决定和通报。 (二)版头

79部公文中均无版头 (三)发文字号

1、所有公文中，发文字号代称不规范，“校党文”应改为“校委办”。 2、所有的公文将年份外的六角方括号“??”误用四角方括号“[ ]” 如关于成立经济与政法学院等12个学院的通知中“根据学校党委《关

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于印发学校机构（单位）设臵调整方案的通知》（校党文[2008]46号）文件精神，决定成立经济与政法学院等12个二级学院。 (四)标题不规范

所有的文件标题均缺乏发文机关。如“关于学校各分党委（党总支）人员组成的

通知”，应改为“中共襄樊学院委员会关于学校各分党委（党总支）人员组成的通知”。

(五)附件说明”和“附件”标注错误

1、党的机关公文附件名称没有在正文末行之下接着排印，而是 与行政机关的公文混淆，在正文末行之下空一行排印。如“关于做好基层工会委员会换届工作的通知”文中的附件

2、有的“附件说明”和“附件”标识名称不一致，如“关于做好基层工会委员会换届工作的通 知”中有“ 附”和“ 附件”两类标识。 3、附件的字体误用仿宋体字。如“关于印发《襄樊学院领导干部报告个人重大事项实施办法》的通知”中的附件正文字体是仿宋小四号字体，应为三号仿宋字体。

(六)主送机关

其中有4部报告和通报公文没有主送机关。 (七)发文机关

79部公文中有6部公文属于单一机关发文，不需要发文机关署名。 (八)成文日期 1、该用阿拉伯数字而误用汉字。该用阿拉伯数字而误用汉字。如“关于公布基层工会换届选举结果的通知”成文日期为二ＯＯ九年三月三十日。

2、成文日期位臵错误，应位于发文机关右下方。如“关于学校党委常委联系二级学院的通知”中成文日期在发文机关正下方。 (九)主题词

1、一般情况下，一篇公文可标1-5个主题词，但最多不超过五个，调查的79部公文中有4部公文出现6个主题词，3部公文出现7个主题词。

2、缺少类别词、类别词不规范，主题词又叫关键词。主题词构成要素有三个：一是体现文件归属类别的词；二是体现文件内容特征的词；三是体现文件文种的词。如“襄樊学院关于深入开展庆祝新中国成立

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