第五章 会议沟通

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格罗夫： 格罗夫： 会议是管理工作得以贯 彻实施的最好中介手段 。

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案例分析： 案例分析：你是一位宇航员， 你是一位宇航员，与另外几位宇航员驾驶一太 空船飞向月球，原计划去与已经降落月球、 空船飞向月球，原计划去与已经降落月球、作为基 地的太空母船会合。然而，因机械故障， 地的太空母船会合。然而，因机械故障，你们的太 空船只能迫降在距离太空母船200 200英里之外的月球 空船只能迫降在距离太空母船200英里之外的月球 表面。降落时许多设备受到损坏， 表面。降落时许多设备受到损坏，而为了生存你们 必须充分利用未受损坏的装备自行到达太空母船。 必须充分利用未受损坏的装备自行到达太空母船。 下面列出了15样未受损坏的物资和装备， 15样未受损坏的物资和装备 下面列出了15样未受损坏的物资和装备，请依 据其重要性分别标出1 15, 据其重要性分别标出1-15,以供你们出发时酌其重 要性决定取舍(比如，你们的体力只能带13 13件 要性决定取舍(比如，你们的体力只能带13件，就 只好放弃另外两件)。 只好放弃另外两件)。

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序号 ⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹ ⑺ ⑻

物资和装备 一盒火柴 压缩食品 50 英尺尼龙绳 丝质降落伞 太阳能携带式加热器 2 支 0.45 口径手枪 1 箱脱水牛奶 2 瓶大气氧气

序号 ⑼ ⑽ ⑾ ⑿ ⒀ ⒁ ⒂

物资和装备 星际图 自行充气的救生筏 磁罗盘仪 5 加仑水 烟火信号枪 含注射器的急救箱 太阳能无线电收发器

要求： 要求： 1、作出个人的排序(10分钟) 作出个人的排序(10分钟) 分钟 2、小组讨论，做出统一的小组排序(30分钟) 小组讨论，做出统一的小组排序(30分钟) 分钟 3、每小组选出一个代表陈述个人和小组的讨论过程与结果 重庆电大软件工程学院

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小组讨论注意问题小组由6~8位成员组成， 小组由6~8位成员组成，每位成员运用陈述型沟通或说 6~8位成员组成 服型沟通，以求尽可能得出大家统一的意见；15样物 服型沟通，以求尽可能得出大家统一的意见；15样物 品的排序要尽量取得每位成员的认可。 品的排序要尽量取得每位成员的认可。 Attentions: ----不要仅为了避免冲突而改变你的意见 不要仅为了避免冲突而改变你的意见； ----不要仅为了避免冲突而改变你的意见； ----不要仅为了 少数服从多数”而改变决定。 不要仅为了“ ----不要仅为了“少数服从多数”而改变决定。 不要斤斤计较个人分数的多少， ---- 不要斤斤计较个人分数的多少，小组的成绩更为 重要

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您可能会经常遇到

会议开始的时间到了， § 会议开始的时间到了，会议室仍然被其他 人员占用， 人员占用，没有会场地 会议开始的时间到了， § 会议开始的时间到了，投影仪无法正确连 接 § 需要打印出来的材料没有打印出来 与会人员需要在白板上表达自己的思想时， § 与会人员需要在白板上表达自己的思想时， 却发现白板笔无法书写； 却发现白板笔无法书写； 主要发言人讲的很差， 进行设计评审时， 主要发言人讲的很差，如：进行设计评审时， 主讲人根本就没有将思想能够清楚地表达出 来重庆电大软件工程学院

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§ 会议失去控制，跑题严重 会议失去控制， 与会人员迟到， § 与会人员迟到，会议推迟 在开会过程中人进人出， § 在开会过程中人进人出，会议混乱 会议开完了，大家各奔东西， § 会议开完了，大家各奔东西，没有人整理 会议纪要， 会议纪要，达成的意见没有记录 会议开完了，发现没有开会的必要， § 会议开完了，发现没有开会的必要，可开 可不开的 会议的时间太长， § 会议的时间太长，在会议过程中废话太多

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组织和参加会议(一)明确会议目的 (二)确定与会者构成 (三)明确与会者角色职责 (四)会议的组织准备工作 (五)会议议程 (六)会议记录

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(一)明确会议目的◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定

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(二)确定与会者构成参考会议规模 会议目的 参考与会人 数 决策制定和关键问题 解决 5 问题识别或头脑风暴 10 研讨会和培训班 15 信息研讨会 30 正式报告会 不限

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同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡

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(三)明确与会者角色职责[自我检测 自我检测] 自我检测根据你所了解的群体沟通性质， 根据你所了解的群体沟通性质，你认为 作为会议主席有哪些责任?在会议中 在会议中， 作为会议主席有哪些责任 在会议中，你若 作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受 作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受 益于会议和其他小组成员的讨论? 益于会议和其他小组成员的讨论

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1. 会议主席角色

会议控制·决定讨论主题； 决定讨论主题； 决定讨论主题 ·明确讨论范围； 明确讨论范围； 明确讨论范围 ·确保人们围绕主题依次发言； 确保人们围绕主题依次发言； 确保人们围绕主题依次发言 ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； 尽可能做到公正 ·确保

其他成员了解会议进展情况。 确保其他成员了解会议进展情况。 确保其他成员了解会议进展情况

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会议主席的职责会议引导·识别主题 问题； 识别主题/问题 识别主题 问题； ·交换和开发建议； 交换和开发建议； 交换和开发建议 ·评价不同方案； 评价不同方案； 评价不同方案 ·选择行动计划(5W1H)。 选择行动计划( 选择行动计划 )。

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促进讨论讨论，提问

处理不同意见·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以 便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。

作出决定重庆电大软件工程学院

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会议中可应用的技巧： 会议中可应用的技巧

对所有与会者参加会议的目的进行深入、 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研 究，并对不同的目的加以分组和归类； 并对不同的目的加以分组和归类； 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系， ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在 会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； 会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； 利用与会者的经验、专长； ◆ 利用与会者的经验、专长； 对与会者的错误采取宽容态度。 ◆ 对与会者的错误采取宽容态度。◆

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主席自我评估问题单 准备 1.目的 我知道这次会议要实现的目的。 2.会议议程： 我至少在会前两天发出会议议程。 3.与会者： 我选定或影响对与会者的选择。 4.会议地点和布置： 我检查会议室及其布置情况。 主持会议 1.总结： 讨论中我概括总结相关要点。 2.打断 我不打断会议进程。 3.提问： 我提清楚的问题。 我问公开的问题。 4.感受： 我感到轻松且精力集中。 我让他们自己做出总结。 我让与会者的各部门代表决定。

我不知为什么举行会议。

我在会上发放会议议程。

开会时我才去看看。

我经常打断会议进程。

我问无关的问题。 我提保密的问题。

我感到紧张难以放松。

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2. 与会者的角色决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时， 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事 重庆电大软件工程学院

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会议参与自我评估问题单 准备 1.目的： 我清楚我开会要实现什么。 2.文书工作： 我在会前已看了议程和附件。 3.与会者 我与其他与会者交流了对主

要议程看法。 4.事先告知： 我已告诉主席我支持议程上 某个议题。 我不知道为什 么要举行会议。 我开会时才看。 我在会上了解 他们的看法。 我在开会时告 诉主席。

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