公司行政经费开支管理规定

公司行政经费开支管理规定

为了规范财务行为，强化内部管理，确保公司各项建设顺利进行，依据国家有关财经政策、法律、规章，制定本规定。

一、严格控制费用支出

1、坚持“事前计划、事中监控、事后审查”原则。

2、对一次性开支1万元以上的费用开支和采购，承办人/部室应事先提出书面预算，交财务审核，报公司领导审批后执行。

对外签订经济合同协议，承办人/部室需事前知会财务部门，由财务部门对会签，对合同的标的、金额、支付时间、税费的扣除、票据的出具把关。

3、对交通费、误餐费、零星费用开支据实严格报销制度。

4、贯彻费用发生牵制原则。发生费用时原则上应有两名以上人员共同参与，切实树立责任意识、法律意识。

5、费用报销要求提供完整、真实的原始资料，并严格按程序报批。各环节人员应严格履行责任，共同防止资料不全面、项目不齐全、手续不到位、内容不真实等费用报销行为的发生。

二、实行“一只笔审批”

“一只笔审批”即只有公司分管财务的领导具有开支审批权。

三、费用报销程序、期限、审核签批手续

1、经办人必须提交合法、真实、完整的原始资料方可报销费用，所需提供的原始资料包括发票、清单、合同、通知、计划、预算、呈批件等。

2、实行按次、按期报帐相结合制度。因公出差、组织会议及业务活动、大型采买等费用开支必须按次在事项完成后7个工作日内及时报帐。

报账日为每星期一、三。为便于现金及帐务等事项的逐日清结，每个报帐日结束前的半小时以内不再受理新的报帐业务。

3、驻外费用开支应严格履行节约原则，报销应由专人借支备用金和专人负责报账，经理审批后，按每月报账一次的原则报销费用。

具体报销程序如下：

1、经办人在发票等单据背面逐张注明经办人姓名及时间等事项，并经证明人签字证实。购买实物的，还应由验收人或使用人签字。

其中：⑴、小型票据要求逐张、并按费用时间发生先后的顺序整齐地粘贴在“原始凭证粘贴单”上，一次性注明用途、金额、粘贴的小型票据张数、经办人姓名及时间等事项，并由证明人、验收人或使用人等签字认可。

⑵、经办人对餐饮票、油票必须另附纸张详细注明每笔费用用途、时间、接待单位及人数，证明人签字证明，严禁在发票背后注明否则不予报销

⑶、办公用品、烟酒等实物购置必须还由验收人签字，并办理出入库登记手续，随时接受领导和财务的核对检查

2、经办人将以上原始资料汇总，填写“费用报销单”，交财务审核，财务对所报费用的真实性、合法性、完整性等事项进行核定。

对不真实、不合法的原始凭证财务将不予接受，并向公司领导报告；对记载不准确、不完整的原始凭证财务将予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。

原始凭证记载的各项内容均不得涂改。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

3、经办人持经过负责人核实、财务审核的“费用报销单”等单据报公司领导审批，此后方可到财务办理签名领款手续。

四、借支备用金制度

1、因公借支必须由借款人填写“借款单”，注明大小写金额、用途等事项，财务审核，报公司领导审批后到财务领取所借款项。

2、借支的一次性备用金必须在所办理事项完成后及时办理报账手续，在事项完成后7个工作日内及时报帐。即报即清，不得拖欠。超出报帐期限的，财务

将不予新的借支。

3、临时聘用的员工原则上不得借支备用金。

五、各项费用的具体管理规定 1、办公用品

公司办公用品（日耗品、烟、酒）由办公室统一归口管理，统一采购和保管，设立办公用品登记簿，公司其他人员登记领用。除特殊情况，员工不得自行购置办公用品，否则一律不予报销。

购置应采用批量购置的办法，到固定销售点定期采购。确定固定采购点应进行市场调查并进行询价，遵循价廉物美、售后优质服务的原则，定价时要有两人在场。对现购现用的办公用品，由使用人在发票上签收。

加强物品使用管理，明确责任人员，杜绝浪费、流失等现象。建立健全验收核定、领用登记和库存保管制度。领用物品应注明名称、数量、领用部室等事项，并由领用人签收。

2、电话费

办公电话应厉行节约，杜绝浪费行为。 电话等通讯费用限额控制，超支自负。

报销标准如下（暂定）：公司领导成员实报实销，项目牵头人300元/月，其他暂不报销。

3、会务费

公司召开各种会议，需在宾馆举行的，会前应会同办公室、财务作好计划，明确会议规模、经费标准和总额，报公司领导批准后，方可执行；由办公室协同主办人负责会务安排。

如突破会议费总额，需报公司领导批准后，才能凭据报销。会议费用结算必须有财务人员参与，采用转帐方式结算，不得用现金支付。

会务费报销时除会务发票外，还应由主办人提交正式的会议通知、签到表及会议纪要。

4、招待费

工作接待用餐、住宿原则上应在驻地食堂进行安排。在长沙市内，公司将接待用餐及住宿实行定点。接待人与办公室商定接待事宜，并按照接待标准执行。经公司领导或分管领导批准需要外出招待的，应填制“接待审批单”，注明事由、被接待单位及人数、经手人，由部室负责人核实，报公司领导或分管领导审批后，由办公室负责安排。

5、食堂伙食补助

食堂伙食补助标准为员工15元/人/天。食堂应加强管理，设置账簿进行登记，定期接受财务的检查，堵塞漏洞，杜绝浪费，不得超支。

6、机动车辆使用费

公司所有车辆实行定点维修、IC卡加油管理，由公司指定维修厂和加油站，公司和厂、站签订好维修、用油协议，财务留一份原件作为结算、付款依据，办公室每次加油充值时须将加油站打印出来的充值车辆加油记录单附后交财务审核，报公司领导批准后财务付款充值。

车辆油料费应严格控制，办公室对每台车辆每公里定额消耗量进行比较、核算、考核，每月公布。车辆通行费的控制：各驾驶员根据“车辆通行费登记表”逐次登记，报销时车辆通行费经用车人签字确认后，财务审核，原则上每月凭通行费票报销一次，严禁虚报、多报费用，一经发现第一次以虚报、多报票据金额的五倍处罚，第二次开除驾驶员资格。

车辆修理费的控制，由办公室结合每台车的实际情况，公司领导批准后，交财务执行。每次维修费在500元以上的必须由办公室提出维修计划，报公司领导批准后方可执行。如车辆去外地出差，发生修理费用一般不予报销，特殊情况需乘坐人证明及车辆负责人同意，公司领导批准。维修保养费用的结算必须加附项目清单，并经驾驶员和车辆负责人签字核实。建立健全维修保养所需更换零配件的缴旧制度。

办公室应建立车辆台帐，统一按车号实行单车核算，定期将费用通知驾驶员。实行单车核算，以此作为驾驶员评先依据，建立健全驾驶员费用考核制度。

7、 差旅费

严格按照省财政厅湘财行?2007?10号湖南省省直单位差旅费管理办法》报销差旅费，但不再发放出差伙食补贴和市内交通费补贴。

乘坐飞机必须由公司领导批准同意，否则财务不予报销。

外出考察培训的，需有邀请函或培训通知及相关考察培训报告并经领导事先批准否则财务不予报销。

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