会展管理系统信息系统应用方案设计

山东省电视家庭购物节展会现场管理信息系统应用方案

【摘要】展会现场管理信息系统能给所有参与展会人的最优的参展体验，展会现场管理信息系统包括展会的展前准备、现场服务、展后的善后服务的全程服务，衡量一个组织能否办好展会的标准不仅在展览的收益上，更在于现场管理上，展会的现场服务表现得最为直接，展会合理而科学的现场管理信息系统不仅提升了展会现场管理信息系统水平和展会形象，更能获得宝贵的展会信息资源并挖掘利用。

【关键词】展会；现场；展会现场管理信息系统

一、展会现场准备

展会筹备之中，主办方要围绕整个展会开展很多细节的工作，往往细节的工作直接关系到展会的效果，更关系到展会的品牌是否能延续下去，而这些细节若能做好才能真正能得到事半功倍的结果。 （一）组委会 1、参展商的验证与登记注册的展商则可以直接拿到自己的相关证卡（可制作个性化或通用证卡，在展会举办前寄送或在现场直接领取）、展会资料、会刊（杂志和电子会刊）、参展指南、餐券、参展商调查表等。

2、专业观众登记观众信息收集（采集观众姓名、单位、职务、地址、电话等基本信息，并对数据进行录入）、相关证卡（根据观众提交的表格和名片等信息，为现场参展观众打印和发放入场证件）

3、门禁管理门禁识别系统，是一种高度智能化、既可以实时控制又可以脱机使用的网络进出口监控和警报管理安全系统。可以有效的协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制和宣传工作，以便统计流量等信息、统计分析。 （二）咨询台（服务柜台和留言中心）

设置现场触摸屏参观导览系统帮助参与展会的人员自助了解展会的相关情况与相关服务，提高展会参与者的满意度。安排若干个熟知展会各项内容的礼仪人员回答展会期间参展商和观众遇到的问题，例如：卫生间的具体位置等等。登记参展商和观众提出的问题并相应的解决。在展会期间提供一个服务柜台与留言中心是必要的，在这个中心可以提供基本的资料，服务柜台要有足够的空间放置留言板等。设置电话，展会期间保证咨询展会的任何信息都可以畅通。提供留言条，准备足够的笔、电话本、当地服务餐厅指南、地图、观光和购物指南。 （三）现场管理小组

参展商在报到时可以在展会上向主办单位申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备、停车等，办理相关手续及缴费。 （四）突发事件应对方案

1、紧急医疗在任何情况下都随时可能发生，参加展会的与会者会因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、处于不熟悉的环境，会容易产生种种不适容易发生一些心脏疾病，中风和其他危害生命的病。需要得到展会工作人员的更多照顾。会展的组织者应当通过当地有关部门或机构协助成立一个紧急医疗救护系统，在展会现场安排医疗人员，并与当地的医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护并送到医院抢救。2、每一个与会者都应该知道遇到火灾的应对措施，会展组织者有责任告知客人逃生以及紧急逃生出口，向与会者充分提供预防火灾方面的资料。因此主办单位要印制防火手册，放在资料袋中一起提供给与会者参考。在展会现场

重点检查安全设施配备的完好情况。3、每一个参与者在展会的现场遇到盗窃的时间都会给他们留下一个很不好的印象，与会者会对展会的品牌产生质疑。因此应该在展会期间加强警卫的同时也以书面资料的形式告知相关的防盗事宜。 二、展会现场管理信息系统的体现 （一）组织管理信息化

充分利用互联网、文档、图片资料数字化处理等各种信息技术，提高展会组织效率。减少组织管理中的无章可循。 （二）经营服务信息化

作为现代服务业，会展的竞争说到底是服务水平的竞争，而只有实现了信息化管理的服务，才是高水平的服务。 （三）战略研究信息化

国际上的一些着名的品牌与展览场所，都非常重视来自会展信息化的程度与绩效。应用先进的技术队信息的采集、整理，用信息化的手段加以分析，做出科学的服务用于评估，是会展经营机构生存与发展的核心竞争力。 三、展会后续服务

（一）数据分析统计提供数据分析报告，包括门禁流量观众情况、观众调查表、财务项目的统计分析。当展会结束后，参展单位可以通过服务中心索取展位的时段客流情况，这种先进的服务会成为参展单位与客户之间沟通的最好桥梁。

（二）方案对策根据展会的实际情况统计展会期间遇到的参展商和观众提出的实际问题并提出合理的解决方案和对策为展会品牌创造价值，树立展会口碑，以便延续下届展会。 （三）会展评估和展后总结总结工作是管理工作的重要组成部分，总结的功能是统计整理工作资料，研究分析已作的工作，为未来的工作提供数据、资料、经验和建议。 四、展会现场管理信息系统的组成 （一）展会现场管理信息系统

1、会展电子平台建设系统；2、会展网上系统；3、专业观众管理与交流系统；4会展客户管理系统；5、会展评估分析系统；6、会展场馆现场视频直播系统；7、会展秘书在线服务系统；8、节事赞助管理系统；9、会展服务商管理系统。 （二）展览场馆的信息化管理

展览场馆服务水平是考核一个展览场馆能否达到国际标准的重要指标。面对异地参观，场馆的现代化服务可以使参展观众在交流与信息分享方面省去更多的时间与精力，而考察一个场馆的信息化服务程度，已成为组展商选择场馆的重要指数。 （三）组展机构信息化

通过强大的展会信息系统的分析与统计，组展机构很容易就可以了解到目标市场的现状，并且可以经过对客户数据和展位预定情况避免展览会的失败和定错展位，可以提高对参展商以及观众的需求和服务质量，使展会的营销与收益得到科学的保障。 （四）参展商系统信息化

任何一个参展商都渴望在展会期间能有效的掌握自己的展台和观众流量的情况，同时也能了解产品的受众情况，展会在做好全方位的现代化的自拟吸附物系统后，参展商就可以对自己的参展情况效果了如指掌。

五、会展信息化管理的作用

会展的信息化管理的作用，主要体现在优化企业各类资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、拓展会展业务领域等四个方面。

(一)优化企业各类资源

资源与资产的最大区别在于，资源的价值具有潜在性，可以通过高水平的管理最大限度地发挥它的价值，这就是资源优化。计算机和互联网技术的使用，为企业管理者提供了一个企业资源规划和整理的平台，提高了决策的效率和水平。任何企业的资源都可分为有形资源和无形资源两种，会展行业同样如此。在贸易展览会行业，最主要的有形资源是展览场馆和资金，最重要的无形资源是客户信息和智力资源。信息化管理正对这些资源的优化发挥越来越大的作用。

(二)提高客户关系管理能力

事实上，会展行业特别是展览会对于客户的熏视远不止把他们当作一种资源那么简单。因为客户的认可和参与程度直接决定展览的成败，所以客户关系管理成为展会管理的头等大事。

(三)提高会展服务的质量和效率

毫无疑问，会展行业的各个经济要素如组委会、参展商、展馆等，一直在利用各种信息化手段提高工作效率，提高整个行业的运作水平。

(四)拓展会展业务领域

会展业务领域拓展的典型是网上会展。

随着电子商务日益成为一种重要的经济运行形式，电信运营商提供了种类繁多、日益便利的上网手段。如果说过去品牌会展主要通过建立网站以宣传自身，那么今天的网上会展已经具备了一些传统会展所不具备的功能和手段，不再仅仅是传统会展的宣传手段，而是渐渐成为一个相对独立的新的会展形式。

目前，一些大型会展纷纷开设电子版，有的干脆就全部搬到网上。网页设计也跨七了一个新的台阶，不但设计精美、更新及时，而且普遍增加了许多实用性功能．如网上签约、下单、链接贸易伙伴等。

与传统会展相比，网络会展具有参会者不受地域限制、交易成本低、组织工作简单等优点，日益受到会展主办方的青睐。网上会展以其低投入、高效益的特点必将成为传统会展的有效补充和延伸。

六、会展信息管理的主要内容

(1)会展准备

在会展开幕之前，主办方要围绕会展参与者处理很多细节工作，在短时间内集中处理这些琐碎事项绝非易事，但很重要，细节工作直接关系到会展的效果，关系到会展参与者对主办方的印象。会展现场信息服务系统可以帮助主办方从繁杂的事务中解脱出来，达到事半功

倍的效果。会展准备工作的内容：网页开发制作和信息发参展商信息的收集和整理会展准备工作的内容展前观众邀请信息预登记胸卡设计和制作原有观众信息的导入会展准备工作的内容调查问卷的设计和印刷触摸屏系统设计和制作

①网页开发制作和信息发布

展览主办商利用服务商的技术力量，开发会展宣传网站。实现会展新闻、观众预登记、参展商在线申请、问卷调查、研讨会信息发布等功能。

主办商可以通过该网页发布会展相关信息、在线招展(邀请参展商)和招商(邀请参观者)。

参展商可以通过该主页了解会展信息，包括上届会展情况和报告、本届会展日程和活动安排、展馆地理情况、酒店预订、运输和搭建等。同时，在参展后，即可将有关资料和信息在该主页发布、修改和维护，通过工作平台管理预约观众信息等。观众和公众可以通过访问该主页，查看主办商和参展商发布的有关信息，了解展览动态，预约参观等。

②参展商信息的收集和整理。

全面的参展商公司和产品信息是最有价值的行业数据资源中心。

参展商信息有三个来源：参展商参展调查表、参展商发放的产品资料、参展商公司网站以及相关行业媒体的介绍和评价。通过这种方式比起传统的会刊资料，需要进一步完善，我们需要收集和管理整个参展商的参展展品型号、报价和销售渠道、行业背景、获奖情况等多方面的资料。按照行业特点把参展商和展品进行分类，能使参展商信息更加容易利用。’

③展前观众邀请服务商可以根据主办商的要求对有兴趣的客户和预登记的观众邮寄邀请函和胸卡。

④信息预登记主办商可以利用服务商的技术优势和专业队伍，完成参展商和观众展会前信息的采集录入工作，彻底从这些细节中解脱出来。

⑤胸卡设计和制作服务商可以根据主办商的要求，设计制作兼容非接触式智能卡、接触式智能卡、PVC条码卡、纸质条码卡等各种形式的卡证，同时，为展览主办商提供参展商和观众的胸卡设计和印刷服务。

⑥原有观众信息的导入服务商可以提供对主办商原有观众数据科学化、合理化的整理，使之更符合展览会的需求，并将其导入到现有的数据库中。或建立基于互联网的快捷、稳定的查询。

⑦调查问卷的设计和印刷根据展览会的实际情况，服务商结合自身经验和问题库，提供调查问题咨询，会同主办商设计最合理有效的调查问题，并负责排版制作。

⑧触摸屏系统设计和制作结合展览会风格和不同需求，设计独特美观的触摸屏系统，提升展览会档次，满足使用者了解、查询等需求。

(2)现场服务

①参展商服务。展商服务管理由展商登记、展商证卡制作、资料管理、欠费管理、展商申请服务管理、展商调查表、展台管理、展商调查表统计分析组成。

②观众服务。观众服务包括：观众登记、观众信息收集、制作证卡、门禁管理、电子会刊、事件管理、调查表分析和观众抽样调查分析组成。

(二)展后信息管理

根据不同权限，按照主办商各类查询条件的要求，在会后提供完整的卖家信息资料库和买家信息资料库。参展商用户可以按照姓名、单位、职位、行业、学历等不同条件组合对到会的观众进行查询；同时，基于查询结果，可以查看详细信息、查看名片原件图像、下载观众信息等，同时，提供发送邮件和群发邮件等观众联络功能。

在展览结束之后，为主办方录人和完善现场获得的数据信息，并帮助主办方利用相关数据，相关服务如下：

1．数据处理

对展览会现场收集的观众信息和观众行为数据进行深入的规范化处理。一是根据相应行业的特点，对各种不同部门和职位进行归类处理，确定观众的部门属性(管理、销售、技术、服务等)、决策层面、职位属性(高级职员、中级职员、一般职员)归类部门和职位；二是通过邮政编码、电话区号和全世界城市数据库的相互校验，确定观众所在城市、省份和大区信息规范地区；三是对残缺不全、明显无用的信息进行删除，提高信息的有效性进行观众信息整理；四是对基本信息(姓名、单位、部门、职位、手机、邮件等)相同的观众进行辨认，合并相同信息。

2．会展统计分析报告

为主办商和参展商提供基于数据的多种分析报告。提供展览会各会场和研讨会的观众到达人数、在馆人数、到达人数等，这些可以帮助主办商分析现场展览效果，辅助未来展览策略。例如：分析不同主题会场的到达人数情况可以调整主题设置；研讨会主办者可以分析和比较不同研讨会场的在馆人数，了解演讲的受欢迎程度和达到效果等。

会展统计分析报告包括比例类分析报告、调查类报告等。比例类分析报告，是指根据规范化的数据，以饼图或棒图的形式提供基于观众职位、部门、观众来源区域等的分析报告；调查类报告，则是通过对观众填写的调查表进行统计和分析，对组委会关心的每个调查问题(观众感兴趣的产品类别、会前各宣传媒体的效果、观众的行业细分等)提供备选答案的饼图、棒图或图表报告，以及对每个调查问题的相关性分析，如职位和某个问题看法的相关性分析。另外，提供对调查问卷的逐一查看功能。

3．展后回访

提供专业的观众回访服务，方式包括邮寄、E-mail、传真等，内容包括会后满意度调查、下届参观意向等，通过展后回访，可以分别管理观众各种联系方式的有效性，进一步提高信息质量。参展商和观众展后对会展网站的访问：观众展后访问本次展览会站点时，可以查看新发布的展览会资料、查询曾经访问过的参展商、查看参展商的最新信息、下载参展商的参

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