政府采购信息统计及计划管理系统用户手册

政府采购信息统计及计划管理系统用户手册

天津市政府采购办公室

2012年1月

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政府采购信息统计及计划管理系统用户手册

注意

1、在开始使用之前，建议用户详细阅读概念定义及编报说明；

2、要求各级监管机构和集中采购机构采用网络版进行填报，采购人使用单机版（也叫

网络版客户端软件）进行填报；

3、各填报单位只需使用信息统计报表模块功能；

4、如遇填报口径或数据问题请联系天津市政府采购办公室，联系人：刘一凡，电话

23311740；如遇系统操作技术问题请联系软件开放商，联系电话400-6550-933。

单机版下载及网络版登录网址

中国政府采购网首页：cc38e222a5e9856a56126008

图1

此处是软件的统一入口链接，

进入后有几个选项如图2。

图2

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单机版用户手册

根据财政部对政府采购计划和信息统计管理的需要，结合各级单位计算机网络应用情况，此次“政府采购信息统计及计划管理系统”分为网络版和单机版。单机版在具备互联网连接的条件下，可作为网络版客户端使用，即数据录入、报表生成、统计分析等工作都可以在本地计算机进行，数据上报时，通过身份验证后，可以直接提交数据到网络版服务器。原则上要求政府采购监管机构和集中采购机构使用网络版，所有采购人和社会代理机构使用单机版（网络版客户端）。

一、概念定义及编报说明

（一）、用户类型划分

本系统用户类型按职能分为三种：政府采购监管机构、采购人（分为主管单位和基层编报单位）、集中采购机构等三种类型用户，每个类型的用户在功能上存在一些差异。

1、政府采购管监机构

指各级的政府采购管理机构，目前主要指各级财政部门政府采购监管机构，或有相同管理职能的机构。在本系统中管理机构不录入数据，只接收下级单位上报的报表和合同数据。然后进行汇总上报。如需要录入数据，请在管理机构下级增加一个采购人单位或集中采购机构，数据上报给管理机构自己即可。

2、采购人单位

采购人单位按有没有下级单位，分为主管单位和基层编报单位。

（1）、主管单位：这里特指有下级的单位。在本系统中主管单位作为汇总单位不录入数据，只接收下级单位上报的数据，然后进行汇总上报上一级部门或监管机构。主管单位机关本级采购的数据，需要单独建立一个“机关本级”的单位，“机关本级”单位也作为主管单位的下级来管理，录入机关本级采购相关数据。为了方便用户操作，当主管单位信息建立完成后，点击添加建立下级单位信息时，

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系统会自动建立本级单位信息。

例如：财政部有若干个下级单位那么单位架构图如下

（2）、基层编报单位：指实际发生采购行为的各基层预算单位。目前此类用户是本系统数据库的基础数据的主要录入者，基层编报单位没有下级单位。

3、集中采购机构

指受政府采购管理机构或采购人单位委托对本地区所有纳入政府采购的项目，依据采购法规定之程序执行集中采购的机构。此类用户一般指各级政府采购中心。集采购机构自己机关本级的采购相关数据与一般的采购人单位的处理一样，在建立机关本级单位时，单位类型要选为“采购人”，并在组织机构代码上加以区别。比如说加“-1”等。

（二）、报表说明

地方各级采购人：要求按合同形式的基础数据录入政府采购相关信息统计数据，并由基础数据生成对应的月份、季度和年度报表，上报各自的主管单位。

地方各级采购监管机构：采购监管机构作为政府采购监管部门，在系统中负责收集汇总所管辖的所有采购人、集中采购机构和社会代理机构的数据。

1、月报、季报

与通用的自然月、季度概念相同，具体月、季度数据如下：

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1月、2月。。。。。。。12月

第一季度为（1-3月）；

第二季度为（4-6月）；

第三季度为（7-9月）；

第四季度为（10-12月）；

统计的金额是每月、季的合计数，不是累加数。

2、年报

与通用的自然年度概念相同，具体指一至十二月份累计发生额(1-12月)。

3、关于空报表和“0”报表

实际工作中，存在着单位没上报报表和上报报表数据为“0”的情况，这两种情况是不能等同的。

根据财政部的要求：如果季度报表数据为“0”，也要上报，用户上报表一套报表数据为“0”报表。如果用户没有上报报表，本系统的判断没有上报报表。而不会默认数据为“0”。

系统可根据1至4季度各季度报表汇总生成年报，但如果该单位因为没有上报某季度的报表而使4个季度的报表不全，则不能汇总生成年报。

（三）、业务流程

本系统根据实际中的工作流程，设计一套完全与实际工作相同的操作流程。具体流程：

完善单位资料→数据录入→生成报表→报表汇总（有下级的单位才需要汇总）→数据上报→数据统计分析 (详见操作说明)。

1、设置完善单位信息

系统安装完成后，会自动要求设置完善本单位信息，本单位信息设置完成后，北京九三三软件软件股份有限公司- 5 - 客户服务电话：400-6550-933

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可以添加直接下级单位信息。单位的名称和代码是登录本系统的通行证，为了保证庞大的单位资料的准确性，本系统建议逐级向下增加下级单位，最后形成树状结构。当上级单位在接收下级单位报表数据时，如果系统中不存在该下级单位，则系统会自动添加该下级单位相关信息。

2、数据录入

在设置、完善单位信息后，编报单位就可以用本单位的“单位代码”和“密码”(单机版默认初始用户名和密码是admin)进入系统，根据要求录入数据，并生成所需要的月报、季报、年报。

3、生成报表

数据录入完成后，用户可以根据财政部要求生成各种类型的报表数据。

4、数据汇总及上报

报表汇总功能只针对有下级单位的用户开放，无下级单位的用户，无此功能，有下级单位的主管部门，需要汇总本级及下级单位的数据后再上报，数据才是完整的。

5、数据查询

用户可以根据需要，对各类报表进行查询，有下级的单位还可以查询到基层单位的报表和合同数据。（报表必须是已上报，才能查询到，合同则录入完毕即可查询）。

6、数据统计分析

用户可以根据自身情况需要，对报表进行汇总、统计、比较、及重新定义报表。（本系统提供了强大的统计分析功能）。

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政府采购信息统计及计划管理系统用户手册（四）、系统运行环境

1、软件环境

Windows操作系统： Windows 2000/XP/WIN7

2、硬件环境

建议CPU频率：奔4以上建议内存大小：512M以上

建议硬盘大小：10G以上建议显示分辨效率：1024*768 建议显卡：标准VGA，16位真彩色其它：鼠标

3、系统其他软件辅助环境

office2000或以上(必须安装)。

二、功能模块菜单说明

（一）、初始设置

1、单位信息设置

增加和设定使用单位信息，系统安装完成后，用户第一步就需要对本单位的信息进行设置和完善。在这里同时可以添加本单位和下级单位信息。

2、汇总单位设置

对于有下级的单位，可以设置哪些下级要参与汇总，哪些下级不参与汇总，以实现灵活的统计汇总功能，该功能主要使用单位为主管部门。

3、委托单位设置

主要使用单位是集中采购机构。在录入数据需要录入委托单位信息时，系统允许用户先行建立委托单位信息资料。（非必要操作）

4、社会代理机构设置

为了方便用户在录入合同等基础数据时录入社会代理机构信息，系统允许用北京九三三软件软件股份有限公司- 7 - 客户服务电话：400-6550-933

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户先行建立社会代理机构单位信息资料，基层单位使用。（非必要操作）

5、供应商设置

为了方便用户在录入合同等基础数据时录入供应商信息，系统允许用户，先行建立供应商单位信息资料，基层单位使用。（非必要操作）

6、身份验证

当用户设置完善单位信息后，如果具备网络连接，可执行此操作。此操作的主要作用是为了验证当前用户是否有合法的权限访问财政部的服务器，如果验证通过，则在上报时，可以将数据直接报财政部的服务器，而无需导出上报文件。

（二）、统计信息管理

1、基础数据录入：录入发生政府采购活动时取得的相关凭证（以政府采购合同为例）中所包含的能用于反映政府采购执行情况的各种要素。对于无法取得采购合同的项目，依据其他购销凭证例如：发票、验收单等进行填报。

2、生成统计报表：进入该模块后，点击“生成报表”功能，可以由政府采购执行情况基础数据生成整套的统计报表

3、接收数据

4、报表汇总

5、统计报表录入：仅监管机构有效

6、数据上报

7、数据退回

8、数据查询

（1）、基础数据查询

（2）、统计报表查询

（3）、单位信息查询

（4）、品目资料查询

（5）、节能环保产品库

9、统计分析

（1）、报表分类汇总

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（2）、报表自定义

（3）、报表分析

10、填报情况统计

（1）、接收情况

（2）、填报单位基本情况表

（3）、填报单位变动情况表

（三）、系统管理

1、操作日志

2、操作员管理

3、数据库维护

（1）、数据库备份

（2）、数据库恢复

（3）、数据备份与恢复参数设置

4、系统升级

（1）、在线升级：系统有升级补丁时可以通过该功能进行升级（需要有互联网联接）

（2）、在线升级设置

（3）、升级日志

5、系统锁定

6、系统初始化：把程序恢复到新安装状态或恢复到只保留单位信息状态。

（五）、帮助

1、在线客服：需要有互联网连接才行访问。

2、联机帮助：打开帮助文件。

3、关于：显示版本信息。

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北京九三三软件软件股份有限公司 - 10 - 客户服务电话：400-6550-933 三、软件安装卸载操作说明

（一）、安装

1、点击安装文件＂政府采购.EXE ＂。进入安装界面。

2、选择安装路径：默认为D 盘根目录

3、安装完成

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北京九三三软件软件股份有限公司 - 11 - 客户服务电话：400-6550-933 （二）、卸载

1、点击开始—>程序—>政府采购信息统计及计划管理系统—>卸载政府采购信息统计及计划管理系统。卸载前请先进行备份。

2、选择自动，点击下一步，程序将自动被卸载。

四、软件使用

（一）、初始设置

点击桌面上政府采购图标 ,登陆窗口。

安装完成后，第一次进入系统只需输入默认的操作员代码：admin ；登录密码：admin ；采购单位信息可以为空，点击“登录”进入软件界面

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1、单位信息设置

进入系统后，会自动提示完成本单位信息设置，单位在开始录入数据前，需要先建立和完善本单位信息。

点击确定后进入以下单位信息设置界面，其中带“*”号的为必填项，不填将无法保存。

政府采购信息统计及计划管理系统 用户手册 北京九三三软件软件股份有限公司 - 13 - 客户服务电话：400-6550-933 所有信息填写完成后，点击左上角的“保存”按键，保存单位信息。

如果要增加下级单位信息则点“增加”按键添加下级单位信息。在添加下级单位信息时，第一个建立的单位会自动变为主管汇总单位，同时系统会自动添加一个单位代码为“原代码-1”的单位，自动添加的这个单位将作为，机关本级采购相关数据录入的单位，提示信息如下：

点击“是”则开始添加下级单位信息资料。

注意：下级单位信息，一般无需手工添加，只要接收下级单位提交的上报文件，下级单位的信息系统就会自动建立。有关接收和上报操作，详见接收上报章节操作说明。

建议：填报单位在设置完单位信息后，点击界面左下角的“重新登录”按键重新登录，重新登录后再进行相关的数据录入工作。

重新登

录

政府采购信息统计及计划管理系统用户手册填报单位可以在登录后修改登录密码，选择“初始设置-登录设置”完成密码修改。

录入原密码后，就可以输入新的密码，点击“确定”密码修改成功。系统自动锁定选项打钩后，可以进行时间设定，如设定是10，那么在10分钟的时间内如果你没有对电脑进行任何操作，则软件系统会自动锁定，如果你需要进入则需要输入您的登录密码。

注意：密码修改成功后，各单位务必牢记新密码。忘记登录密码将导致永久无法登录系统，必须卸载系统重新安装，造成单位数据的丢失。

2、汇总单位设置

汇总单位设置是专门提供给有下级单位的用户使用的功能，用户可以根据报表上报情况设置哪些单位参与汇总上报，哪些单位不参与汇总上报。具体操作界面如下：

复选框打钩就表示要参与汇总，没打

钩表示不参与汇总！

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北京九三三软件软件股份有限公司 - 15 - 客户服务电话：400-6550-933 3、委托单位设置（非必要操作项）

委托单位设置主要应用于录数据时可以更加方便添加单位信息。集采机构、监管机构、中介机构、 主管单位等可能会用到。用户建立维护好委托单位信息后，在录入数据时就可以直接进行选择而无需手工录入。用户可以根据自己的实际情况决定是否做这项工作。

4、社会代理机构设置（非必要操作项）

社会代理机构设置主要应用于录数据时可以更加方便添加社会代理机构信息。监管机构、基层单位可能会用到。用户建立维护好委托社会代理机构信息后，在录入数据时就可以直接进行选择而无需手工录入。用户可以根据自己的实际情况决定是否做这项工作。

5、供应商设置（非必要操作项）

供应商设置主要是考虑到方便用户在录入中标单位信息时能更加方便地选择而设置的，在用户录入合同等相关信息时，对应的每单采购都要求录入供应商信息，如果能够维护好供应商信息，则在录入合同等相关信息时可以更加快捷和方便地选择单位信息。用户可以根据自己的实际情况决定是否做这项工作。

6、单位身份验证

本次“政府采购信息统计及计划管理系统”软件既可当“单机版”使用，也可以当“网络版客户端”使用，如果要作为网络版客户端使用，则需要进行单位身份验证，只有通过了身份验证后才能与服务器进行数据交换。

单机版：就是在传统的单机使用，不具备网络数据传输的功能。

网络版客户端：当单机版通过互联网与财政部的上报服务器进行身份验证，并且通过身份验证后，这时的单机版就可以当网络版客户端使用，通过网络版客户端软件，可以直接上报数据到网络服务器，同时也可以从服务器上下载数据。

注意：用户使用网络版客户端与服务器进行数据交换时，需要确保网络版存在该用户身份，如不存在，请联系上级主管部门进行添加维护。进行身份验证时需要用户输入“用户代码”和“用户密码”，用户代码和密码分别为登录网络版所使用的组织机构代码和登录密码。如忘记可联系上级主管部门进行查询或重置。

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（二）、统计信息管理

要求统计报数据的录入，按基础数据录入的方式进行填报，然后由基础数据生成整套的统计报表数据，同时取消原来报表直接填报的方式，因此平时对基础数据的录入显得很重要。

1、基础数据录入

按财政部要求统计报表录入方式采用基础数据录入方式进行填报，填报内容如下：

有关指标填报说明请参考信息统计报表填报说明，以下我们将着重介绍功能按键和具体的操作技巧，所有带“*”号部分为必填项。

（1）、合同第一部分指标填报说明

采购合同编号：是指广义的合同编号，如果没有取得正式采购的合同，可以以发票或其他购销凭证编号替代。录入方式：需要手工录入。

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北京九三三软件软件股份有限公司 - 17 - 客户服务电话：400-6550-933 合同名称：是指广义的合同名称，如果没有取得正式采购的合同，可以以采购计划的项目称为参考。录入方式：需要手工录入

采购机构：即所委托的代理机构。录入方式：只能选择设定的好固定选项。

代理名称：所委托的代理机构名称，只有采购机构选择为社会代理机构才需要填写该项。为了方便用户选择录入，在“初始化设置”模块提供了社会代理机构信息维护的功能。录入方式：可以选择设定好的选项，同时也可以手工录入，手工录入后信息将自动保存到社会代理机构资料库，以方便用户下次进行选择。

采购方式：目前提供公开招标、竞争性谈判、单一来源等9种方式供选择。录入方式： 只能选择设定的好固定选项。

组织形式：分集中采购、部门集中采购、分散采购。录入方式：只能选择设定的好固定选项。

如果选择了集中采购，还可以选择：协议供货、定点采购、网上竞价。（可选项，非必选项，用户可根据实际采购情况进行填报）。

（2）、合同第二部分—--采购项目情况说明

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北京九三三软件软件股份有限公司 - 18 - 客户服务电话：400-6550-933 品目：即具体采购的内容，为了规范和方便用户录入品目信息，品目信息是预先定义好的，用户只能从已有的品目中选择，不允许手工录入。为了方便选择，系统提供2种方式的快速检索。在品目栏输入所要查找品目的汉字或拼音的第一个字母，系统就会自动显示所有相关品目信息。或双击进入选择也可以。

比如说查找“计算机”，在品目栏输入“JSJ ”计算机的第一个字母系统就会自动把相关信息显示出来

（3）、合同第三部分—--产品属性及合同授予

这部分需要用户填写的字段是品目类别、品目品牌、产品型号、产品属性、供应商名

政府采购信息统计及计划管理系统 用户手册 北京九三三软件软件股份有限公司 - 19 - 客户服务电话：400-6550-933 称、供应商规模、供应商所在区域。

品目类别：只有特定的几类品目有效，如果该商品有品目类别项，这项就会出现可供选择的选项，如果没有出现供选择项这说明该品目不用选择这项。比如说轿车的品目类别按排量划分用户可以根据实际情况进行选择。

品目品牌：只有特定的几类品目有效，如节能、节水、环保产品，如果该商品有品目品牌项，这项就会出现可供选择的选项，如果没有出现供选择项这说明该品目不用选择这项。

产品型号：该字段选项主要是为了辅助用户判定所购买的产品是否为节能、节水、环保属性，用户可以通过选择或录入产品型号，系统会给出是否为节能、节水、环保产品的结果（对于不在财政部公布清单内的产品系统可能无法给出准确的建议）。用户需要进行人工判定。

比如：选衣机选定了品牌、型号后产品属性部分就会自动判定：节能、节水或环保。

供应商、供应商规模、区域：用户可以根据实际情况录入，系统会将每次录入的供应商相关信息保存到供应商库，用户也可以通过初始设置中供应商设置模块预先建立和维护供应商信息。供应商信息一旦建立，则在录入合同时，用户就无需再录入，通过下拉选择即可。

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（4）、第四部分功能按键说明

“上一张”、“下一张”：是为了方便用户查看已录合同情况而设置。通过点击这两个功能按键，用户可以方便地查看上一张或下一张合同。

数据导入：是指导入EXCEL 格式的合同数据。所要导入的EXCEL 文件格式和字段要求要跟系统保持一致。详见导出格式。

数据导出：是批导出EXCEL 格式的合同数据。

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注：数据的导入导出是为了方便部分已建立政府采购信息化系统的用户单位，数据交换的需要而设置。如有涉及到程序接口问题，请与软件开发商联系。

2、生成统计报表

基础数据录入完成后，可以由基础数据生成整套的统计报表数据。中央单位可以由计划执行情况基础数据直接生成。

更改期间：可以更改生成报表的生成期间。

导出EXCEL ：可以把全套报表导出为EXCEL 文件。

年度汇总：汇总1-4季度报表数据生成年报。

审核：审核表内、表间关系。

打印：打印设置和输出全套报表

上一张、下一张：查看不同的报表

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