03 考勤管理操作规程

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

K/3人力资源标准操作规程

考勤管理

XXX股份有限公司 金蝶软件（中国）有限公司

2013年4月28日

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

文档控制

更改记录

分发

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

目录

前言 .......................................................................................................................................................4 常用语及常用图示 .......................................................................................................................................4 第1章 业务流程 .........................................................................................................................................5 第2章 考勤档案 .........................................................................................................................................5 第1节

操作流程图 ...............................................................................................................................6

第2节 操作界面说明 ..................................................................................................................................7

第3章 班次维护 .........................................................................................................................................8 第1节 班次重点内容说明 ...........................................................................................................................8 第2节 操作流程图 .............................................................................................................................10 第3节 操作界面说明 ......................................................................................................................... 11 第4章 轮班规则 .......................................................................................................................................12 操作界面说明 ..............................................................................................................................................12 第5章 考勤排班 .......................................................................................................................................13 操作界面说明 ..............................................................................................................................................13 5.1 5.2

考勤排班 .......................................................................................................................................13 调整排班 .......................................................................................................................................15

5.3 查询排班 .......................................................................................................................................15 第6章 日常业务 .......................................................................................................................................16 业务流程图 ..................................................................................................................................................16 操作界面说明 ..............................................................................................................................................18 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

假期维护 .......................................................................................................................................18 停工维护 .......................................................................................................................................19 调休维护 .......................................................................................................................................20 出差管理 .......................................................................................................................................21 加班管理 .......................................................................................................................................21

第7章 考勤管理 .......................................................................................................................................23 操作界面说明 ..............................................................................................................................................23 7.1 考勤计算 .......................................................................................................................................23 7.2 考勤维护 .......................................................................................................................................24 7.3

补签打卡 .......................................................................................................................................25

7.4 考勤汇总 .......................................................................................................................................26 第8章 报表查询 .......................................................................................................................................27 第9章 常用功能 .......................................................................................................................................31 第10章 FAQ .........................................................................................................................................34

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

前言

首先应该感谢人事部门、信息部门的鼎力配合以及所有事务员在此项目中的认真、积极的态度。感谢大家在ABC有限公司人力资源管理信息化项目中给与的支持和帮助。

常用语及常用图示

1、 【***】：代表系统中的功能或按钮。 2、 『***』：代表手册中的图形。

3、 系统中常见的按钮功能介绍，以下将从左向右依次介绍下图中的13个按钮。

(1) 新建[Ctrl+N] (2) 修改[Ctrl+E] (3) 删除[Ctrl+D] (4) 复制[Ctrl+M] (5) 保存[Ctrl+S] (6) 取消[Ctrl+U] (7) 刷新[F5] (8) 打印[Ctrl+P] (9) 第一条[Ctrl+F9] (10) 上一条[Ctrl+F10] (11) 下一条[Ctrl+F11] (12) 最后一条[Ctrl+F12] (13) 导出[Ctrl+．]

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

第1章 业务流程

图1.1所示为系统总体的业务框架图，可以了解一下软件的业务流程或操作流程。 对于每个模块，进入系统后，系统还会有相应的详细的流程图供大家参考。

图1.1

第2章 考勤档案

功能作用：

维护员工考勤卡号；设定员工是否班组长或所属班长；人员较多可以通过设定后的班长划分每个员工所属的班组；方便人员考勤数据的查询。

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

第1节

操作流程图

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

第2节 操作界面说明

操作方法：

1、 点击【基础设置】－【考勤档案】

2、 在系统界面左侧输入相关查询条件『图2.1』，筛选出相应的人员，点击修改

进行修改『图2.2』，修改后保存

。

，对【班组长】、【是否班组长】

图

2.1

图2.2

3、 系统支持批量处理功能，批量选中（可利用批选择键Shift或Ctrl，全选可利用ctrl+A）需要批量修改的人员

『图2.3』，点击列表修改

，开始进行修改『图2.4』。修改中为方便操作，支持复制（Ctrl+C）粘贴（Ctrl+V）

。

功能，操作方法较Excel相似。修改完毕后，点击保存

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

图

2.3

图2.4

注意事项:

1、 如果某员工没有考勤档案，请与人事部门考勤专员联系； 2、 如果系统提示考勤卡号重复，请与人事部门考勤专员联系；

第3章 班次维护

功能作用：维护所负责范围内的班次，为考勤排班做好基础准备工作 第1节 班次重点内容说明

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

有02、03班次，01、04班次为系统内置班次可忽略。

1、 班次代码：每个班次都有一班次代码，班次代码要保持唯一性。现适用于ABC使用的班次有001-017，另外还

2、 取卡最早时间、取卡最晚时间：由于每人打卡的时间都不同，此功能为设定系统在取员工打卡记录的时间范围，

即在取卡最早时间以前的打卡记录和取卡最晚时间以后的打卡记录，系统将忽略无效。从而也提高运算速度。 3、 上班时间、下班时间：标准规定的上下班时间，系统根据上下班时间计算出标准工时，标准工时=（下班时间-上班时间）-段内休息时间-段间休息时间。标准工时可以手工修改。

4、 段内休息（分钟）：一个班次内休息的时间。如一天打两次卡只有一个班次，则中午休息时间需要在段内休息时

间中扣除。

5、 段间休息（分钟）：主要指将班次分成几段进行，每段班次上下班都要打卡。比如：早晨上班、中午就餐、下午

上班、下午下班都要打卡，则这样一天将会打四次卡，那就需要将班次定义为两段。

6、 迟到/早退/旷工/加班允许值：默认对迟到/早退/旷工/加班允许的最小或最大时间范围。如超过这个时间范围，系

统就记为迟到/早退/旷工。

7、 班次类型：工作日、公休息日、法定假日。在这划分班次类型的意义在于，因为在计算薪酬时工作日、公休日、

法定假日加班的计算标准有区别。所以在这里给这个班次定义的是哪个班次类型，则对应的上班时间就归到相应的类型中。

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

第2节

操作流程图

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

第3节

操作界面说明

点击【排班管理】－【班次维护】，进入考勤班次维护界面，在此界面可以进行新建保存

等操作。

、修改、删除、复制、

班次设置举例如下： 001 正常班次（记调休） 使用场景：工作日班次

一天打四次卡 8：30-12：00 13：30-18:00 加班需填加班申请，并且加班记调休

002正常班次（记加班）

使用场景：一天打四次卡 8：30-12：00 正常班

13：30-18:00 正常班

18：30-06：59（次日） 直落加班

其中第二段下班卡及第三段上班卡不用打，第三段是直落加班段，加班不用填加班申请单，只要有相应的打卡记录就记入加班时间，且加班记加班费。

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

第4章 轮班规则

功能作用：

轮班规则也叫轮班周期，即指排班轮回的长度和规则。 举例： 1、

正常班次大小休：是一个星期上五天休两天，一个星期上六天休一天，所以是两个星期一轮回，轮班周期为14天；

2、

小休班次：是每一周都是上六天班休一天，所以轮班周期是7天。大休班次同理。

操作界面说明

点

击【排班管理】－【轮班规则】，进入轮班规则维护界面，在此界面可以进行新建复制

、保存

等操作。

、修改、删除、

为方便操作，减少错误，系统内置了一些常见轮班规则，但所对应的班次可能与大家实际的班次不符，你可以

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

将现有轮班规则复制，更改轮班规则代码和轮班班次即可。

图4.1

第5章 考勤排班

功能作用：

设置与查询员工每天的排班情况，制定工作日历。

操作界面说明

5.1 考勤排班

点击【排班管理】－【考勤排班】，在左侧查询栏查询出要进行排班的员工。这里有一个便捷的方式就是用筛选方案快速找出一类人员，如『图5.1』

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

图5.1

点击新建

，开始设置排班，选择【轮班规则】，根据【排班开始日期】和所选轮班规则判断【轮班规则开始

于】的数字，如果遇到排班期间有法定假日，建议选择【自动替换】。一般ABC排班的日期范围是月初到月底。见下『图5.2』

图5.2

注：“轮班规则开始于”的数字对应于在轮班规则中的第几个班次，所以一定要注意排班的开始日期那天是什么班次就对应到轮班规则中的那个班次的顺序号。

设置完毕后，点击保存

。如果由于某些信息不正确，发现排班排错了，不必进行修改，重新排一次就可以了，

当重新排班，系统会给出提示『图5.3』，选择【是】即可。

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

5.2 调整排班

在某些情况下，需要对已排班周期内的个别日期的班次进行调整。首先也要在左侧查询窗口查询出要修改或调整的人员『图5.1』。选中要修改的人员后，在排班界面右侧输入要更改的日期，点击刷新职员】，则会在系统

中列出所选人员在这个时间内的排班情况『图5.4』。点击修改

，选中【加载全部选择

，调整成其他班次后，保存

即可。排班的修改同样支持批量处理的功能，支持复制Ctrl＋C和粘贴Ctrl＋

V功能。

图5.4

5.3 查询排班

可以通过系统中的进行已排班或未排班的查询，比如：要

查询某部门哪些人在某段时间内没有进行排班，或者要检查是否所有人都在某段时间内进行了排班。则可以利用【未排班列表】。

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

第6章 日常业务

业务流程图

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

流程名称 任业概要节点

考勤管理业业规程考勤管理业业流程

类型 时时

3 2010-4-2

编号 版本部门经理

KD-HR-SJGL-001 V1.0备注

流程说明

考勤专员

HR主管

1

1.1启动考勤管理业业 流程

1.1启动考勤管理 业业规程

2

2.1收集员工的请假请\ 补到记录/加班请

2.1收集员工的请假 请/补到记录/加班请

向各部门的文员收集员工 的请假请\补到记

录/加班 请,

3

3.1汇汇员工原始考勤 数据

3.1汇汇员工原始考 勤数据

汇汇员工原始考勤数据

4

4.1过过员工异常考勤 数据

4.1过过异常考勤数 据

针异常的考勤数据进行过 过,并发送给相应的部门 经理,由部门经理确认此 数据. 是 5.3确认是否存 在异常数据

5

5.3判断异常数据

6

6.1处理异常数据

6.1处理异常考勤数 据 如果数据有异常,则考勤 专员处理相关的考勤数 据.如果没有异常则可以 统动员工的考勤数据

否

7

7.1统动员工考勤数据

7.1统动员工考勤数 据

8

生成经核员工考勤表

8.1员工考勤统动表 HR主管经核员工考勤 数据

9

9.2经核员工考勤数据

否

9.2 经核员工考勤数据 是否通过

10

10.1生成员工考勤报表

10.1员工考勤数据 报表

是

生成员工考勤数据报表, 经核通过后的数据报表可 以参与员工薪酬的动算.

查束

公司名称 编制请位经核？

密级 补发人

共 补发日期

页 第

页

17 / 34

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

操作界面说明 6.1 假期维护

功能作用：

当员工请假时，录入请假单，即满足了企业对假期额度的控制，也对考勤记录中的相应异常进行冲销。 操作方法：

进入【假期管理】－【假期维护】，查询出请假人员，点击新建审核后的单据不能修改，如需要修改请先进行反审

核表修改】对个别请假记录进行修改。

，输入假期信息『图6.1』。保存

并审核

。

。如果是整天记录，还可以利用【拆分明细】和【列

图6.2

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

图6.3

重点内容说明：

1、 整天记录：指连续请了一整天或几个整天的假；

2、 整段记录：指有具体请假开始和请假结束时间的假期；此处需注意有“半天假”的选项，如选择半天假这

里需要对应到班次中相应的时间段

3、 连续定量：针对整天记录的情况，每天请假几小时，但不限制具体开始和结束时间。 注意事项：

请假一般是通过走工作流的形式，但由于特殊原因在系统中没有走工作流，则需要考勤专员手工录假单

6.2 停工维护

功能作用：

当公司的原因，比如停电、缺料等情况发生时，录入停工单，即满足了企业对非工作时间的控制，也对考勤记录中的相应异常进行冲销。 操作方法：

进入【假期管理】－【停工维护】，查询出停工班组或停工人员，点击新建并审核

。审核后的单据不能修改，如需要修改请先进行反审

核

，输入停工信息『图6.2』

。保存。如果是整天记录，还可以利用

【拆分明细】和【列表修改】对个别停工记录进行修改。其他内容于请假单相似。

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

图6.2

6.3 调休维护

进入【假期管理】－【调休维护】，查询出调休人员，点击新建审核后的单据不能修改，如需要修改请先进行反审

核

，输入调休信息『图6.3』。保存

并审核

。

。如果是整天记录，还可以利用【拆分明细】和【列

表修改】对个别调休记录进行修改。其他内容于请假单相似。

图6.3

注意事项：

调休也属于请假一般是通过走工作流的形式，但由于特殊原因在系统中没有走工作流，则需要考勤专员手

金蝶软件K3系统HR管理操作规程

工录假单

6.4 出差管理

进入【出差管理】－【出差维护】，查询出出差人员，点击新建审核后的单据不能修改，如需要修改请先进行反审

核

，输入出差信息『图6.4』。保存

并审核

。

。如果是整天记录，还可以利用【拆分明细】和【列

表修改】对个别调休记录进行修改。其他内容于请假单相似。

6.5 加班管理

进入【加班管理】－【加班单维护】，查询出加班人员，点击

新建

。审核后的单据不能修改，如需要修改请先进行反审核

，输入加班信息『图6.5』。保存。

并审

核

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/tpz4.html