湖北省交通行政执法文书管理规定

湖北省交通行政执法文书管理规定

第一条 为加强我省交通行政执法文书(以下简称文书)的管理，规范文书格式、印制、发放、领取、使用、存档等工作，明确管理职责，提高执法水平，根据《湖北省行政执法条例》、《交通行政处罚程序规定》、《湖北省交通行政执法规定》，结合我省实际，制定本规定。 第二条 本规定所称文书是指交通主管部门、交通各业务管理机构在实施交通行政处罚、行政强制措施、进行行政复议、听证、执法监督等交通行政执法活动中需要使用的有固定格式的公文(文书种类、名称见附件)。

第三条 省交通主管部门(以下简称省厅)法制工作机构负责全省的文书监督管理工作，各市州县交通主管部门法制工作机构负责本行政区内的文书监督管理工作，厅直各业务管理机构法制工作机构根据本规定具体负责本行业的文书监督管理工作。各执法单位的法制工作机构承担本单位文书的具体管理工作。

第四条 文书格式由省厅按国家和省有关规定统一确定。禁止擅自改变文书格式和增加文书种类。

第五条 印制文书实行条块结合、分级负责。全省各业务管理系统使用的文书由相应的厅直业务管理机构印制。除交管站使用的暂扣证由省厅印制外，市州县交通主管部门及其设置的交管站使用的文书，由市州交通主管部门印制。行政强制措施类文书由省厅监制，印制其他类文书应经省厅审查同意。行政复议类文书，可以由行政复议机关根据行政复议文书格式制作。

第六条 下级单位按照本地、本单位文书使用量(使用计划每半年向印制单位申报一次)，定期到上级单位领取，并据实支付印制费。 第七条 负责发放文书和使用文书的单位应明确具有行政执法资格的专职人员领取、发放和保管文书，并防止遗失和毁损。各执法单位应建立文书领取和发放台帐，如实记录领取和发放时间、数量、文

书编号、经办人、费用结算情况等内容，以备查验。

第八条 在实施行政处罚、行政强制措施，进行行政复议、听证等执法活动时，必须按规定使用文书。文书的使用必须符合《行政处罚法》、《交通行政处罚程序规定》、《湖北省交通行政执法规定》及有关法律法规和规章所规定的条件和程序。要根据案情选择适合的文书，禁止滥用文书。在执法过程中，要按执法文书间的逻辑关系依次制作文书，禁止弄虚作假补作文书。禁止不下达处罚决定书直接实施行政处罚。禁止不开具车辆暂扣凭证、中止车辆运行凭证和滞留船舶凭证直接采取行政强制措施。

第九条 执法人员进行现场执法时，必须按规定携带文书。 第十条 文书的填制要符合《文书填制规范》的要求，做到真实、准确、完整、清晰。文书填制人员必须是岗位培训合格，持有有效行政执法证件的人员。案件调查处理人员、文书管理人员具体负责文书的填制。文书上需要填写执法人员姓名和执法证号的，必须载明两个以上执法人员的 真实姓名和执法证号。禁止代填文书和不具备执法资格的人员填制文书。文书上载明的内容应与实际执行情况相符。文书上填制的内容不得随意更改，需要更改实质性内容的，应重新制作文书。

第十一条 需要加盖交通主管部门印章的交通行政处罚类的文书(包括交通行政处罚(当场)处罚决定书、抽样取证凭证、证据登记保存清单、交通违法行为通知书、交通行政处罚决定书、听证会通知书)，应使用“X X X交通局(委)行政处罚专用章”。交通行政强制措施类

文书，应使用“X X X交通局(委)行政执法专用章”。交通行政复议类文书，应使用“X X X交通局(委)行政复议专用章”。其他文书可以使用执法单位印章。行政处罚专用章、行政执法专用章、行政复议专用章由各级交通主管部门按省厅统一样式刻制，由专人负责保管、使用，不得混用。

第十二条 对需要在空白文书上加盖印章的，实行申请、登记、限量加盖制度。交通主管部门所属执法单位的法制工作机构负责受理本单位具体执法科股室的盖章申请，经审查同意后，确定盖章文书种类、数量(数量一般不超过200份)等内容，并作好登记，然后到交通主管部门盖章。交通主管部门可以本着既便于工作，又利于监督的原则，提前限量加盖，并作好登记。交通主管部门应加强对盖章后的空白文书使用情况的跟踪监督，每次盖章前，应对空白文书的使用情况进行审查，发现滥用文书、不规范填制文书等情况的，应及时指出，并提出批评、限期改正，可以决定减量直至填一张文书盖一次章，确已改正后，恢复原量。对于重大交通行政处罚，应先由执法单位的法制工作机构核实案情和审查文书填制情况后，再送交通主管部门审查盖章。

第十三条 执法单位应按有关档案管理办法加强对文书档案的管理。按一般程序作出行政处罚决定的案件应一案一档，执法过程中使用的所有文书的原件或存根联，及受处罚人履行处罚决定的凭证等均应归人案件档案，没有存根联或存根联不便归入的，可以用复印件。每个案件结案后应及时归档，将需要纳入的内容装订成一册，并完整

填写卷内目录。

交通行政(当场)处罚决定书、强制措施类、赔偿类文书等按序号装订在一起的文书，可以不改变原装订样式集中存档，不必一案一档，但应建立案件目录。经过诉讼程序的交通行政案件，应建立专门档案，将执法过程和诉讼过程中的有关文书纳入。文书应定期归档。执法单位每年至少要进行两次文书档案整理工作，将文书档案分类保存，并建立案卷目录。文书档案按长期档案保存。

第十四条 上级交通主管部门负责对下级交通主管部门及其所属业务管理机构管理和使用文书的情况进行监督检查，上级业务管理机构对下级业务管理机构管理和使用文书的情况进行监督检查。上级单位发现下级单位及其工作人员在文书管理和使用方面的不当行为后，按本规定处理。

第十五条 违反本规定，有下列行为之一的，对有关单位和直接责任人员给予批评，情节较重的，对有关单位和直接责任人员给予通报批评，情节严重的，可由所在单位或上级主管部门给予行政处分： (一)不按统一格式印制和制作文书的。 (二)对文书发放和使用管理不善的。 (三)不按规定审查文书使用情况的。 (四)对文书不按期归档的。 (五)对印章管理不善的。

(六)放任不具备执法资格人员或未通过文书填制培训的执法人员填制文书的。

第十六条 违反本规定，有下列行为之一的，对直接责任人员给予批评，情节较重的，给予通报批评，情节严重的，取消执法资格并可由其所在单位或上级单位依法给予行政处分： (一)滥用文书的。

(二)不下达处罚决定书直接实施行政处罚的。 (三)不开具凭证直接采取强制措施的。 (四)弄虚作假补作文书的。 (五)文书填制不规范的。

(六)填制文书字迹潦草，难以辨认的。

(七)应署名的文书不载明真实姓名和执法证号的。 (八)文书档案建立不规范的。 (九)其他违反文书管理规定的行为。

第十七条 因文书管理、使用不当或监督不力造成错案或执法过错的，按错案和执法过错责任追究制追究有关人员相应的责任。

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