UFO报表

UFO报表

1 UFO报表-概述

会计报表管理系统是会计信息系统中的一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息。

-1.1 UFO报表的主要功能

用友UFO报表系统是报表事务处理的工具，利用UFO报表系统既可编制对外报表，又可编制各种内部报表。它的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。

UFO报表系统是真正的三维立体表，提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。

UFO的主要功能有文件管理、格式管理、数据处理、图表功能、打印功能和二次开发功能，提供各行业报表模板(包括现金流量表)。模块结构图如图 1所示。

图 1 UFO报表系统模块结构图

文件管理：对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理。能够进行不同文件格式

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的转换：文本文件、*.MDB 文件、*.DBF文件 、EXCEL文件、LOTUS 1 -2-3文件。 支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达40 个。提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其他流行财务软件交换数据。

格式管理：提供了丰富的格式设计功能，如定义组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，可以制作各种要求的报表。

数据处理：UFO以固定的格式管理大量不同的表页，能将多达99 ,999 张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，可以从账务等用友产品中提取数据，生成财务报表 。

图表功能：将数据表以图形的形式进行表示。采用“图文混排”，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图表。可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等，打印输出图表。

二次开发：强大的二次开发功能则使其又不失为一个精炼的M1S开发应用平台。提供批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件。提供了Windows风格的自定义菜单，综合利用批命令，可以在短时间内开发出本企业的专用系统。

1.2 UFO报表与其他子系统的主要关系

编制会计报表是每个会计期末最重要的工作之一，从一定意义上说编制完会计报表是一个会计期间工作完成的标志。在报表管理系统中，会计报表的数据来源一般有总账系统的账簿和会计凭证、其他报表、人工直接输入等，还可以从应收、应付、工资、固定资产、销售、采购、库存等系统中提取数据，生成财务报表。UFO报表系统与其他系统之间的数据传递关系如图2所示。

总账 其他报表 人工输入 采购管理 薪资管理 销售管理 UFO报表 固定资产 库存管理 应收应付 生产制造成本管理 预算管理 存货核算

图 2 UFO报表系统与其他系统之间的主要关系

1．3 基本操作流程

制作一个报表的基本操作流程如图3所示。

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图 3 制作报表的基本流程

在以上步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。

1．4 基本术语

1. 报表结构

按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表，由若干行和列组成。复合表是简单表的某种组合。大多数的会计报表如资产负债表、利润表、现金流量表等都是简单表。

简单表的格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾，如表1所示。不同的报表上述四个基本要素是不同的。

表1 通用报表的结构

资产负债表 标题

主管部门： 会股01表

编制单位：XXX公司 2005年06月30日 单位：元 表头

资产 流动资产： 货币资金 存货 资产合计：

行次 1 10 期初数 88 200.00 554 000.00 3

期末数 表体

会计主管： 制表人： 表尾

（1）标题：用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题、修饰线等内容。

（2）表头：用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。特别是报表的表头栏目名称，是表头的最主要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度。有的报表表头栏目比较简单，只有一层，而有的报表表头栏目却比较复杂，需分若干层次。

（3）表体：是报表的核心，决定报表的横向组成。它是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表行又由若干个栏目构成，这些栏目称为表列。

（4）表尾：指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。

2. 格式状态与数据状态

UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。

（1）格式状态：在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、报表公式等。

在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

（2）数据状态：在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。

在数据状态下时，所看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

3. 二维表与三维表

确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。

如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。

如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据需增加一个要素，即表页号（Z 轴）。这一叠表称为一个三维表。

如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。

4. 报表文件及表页

一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中称为报表文件，每个报表文件都有一个名字，例如，“利润表.REP”。

表页是由若干行和若干列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同，每一张表页是由许多单元组成的。一个UFO报表最多可容纳99,999

4

张表页。

为了便于管理和操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，例如，各月编制的利润表就可归集在“利润表.REP”报表文件中。在报表文件中，确定一个数据所在的位置，其要素是“表页号”、“行号”、“列号”。由此可见，报表文件就是一个三维表，如表2所示。

表2 报表文件

表页3 表页2 表页1

项 目 现 金 ???. 期初数 9 000 期末数 18 000 UFO报表的技术指标：

行 数： 1—9999 (缺省值为 50 行) 列 数： 1—255 (缺省值为 7 列) 行 高： 0—160毫米 (缺省值为5毫米) 列 宽： 0—220毫米 (缺省值为26毫米) 表页数: 1—99,999页 (缺省值为1页) 5. 单元及单元属性

表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。单元是组成报表的最小单位，每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名。单元名用所在行和列的坐标表示，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示，例如，C2表示报表中第2行第C列对应的单元。

单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。 单元类型有数值型、字符型和表样型。

数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可直接输入也可由单元中存放的公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的单元类型均默认为数值型。

字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。字符单元的内容可以直接输入也可以由单元公式生成。

表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。表样单元对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。

对齐方式有左对齐、右对齐、居中等。

6. 区域与组合单元

区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的矩形块。 在 UFO 中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小

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的区域是一个单元。

在描述一个区域时，开始单元（左上角单元）与结束单元（右下角单元）之间用冒号“：”连接。例如，C3:F6。

组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。

7. 固定区与可变区

固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。

可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。

在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。

设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。

有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。

8. 关键字

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。

UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称 单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号 年： 数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度 季： 数字型（1～4），该报表表页反映的季度 月： 数字型（1～12），该报表表页反映的月份 日： 数字型（1～31），该报表表页反映的日期

除此之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。

2 报表格式设计

会计报表系统基础设置一般包括：创建新的会计报表、报表格式设计、报表公式定义等。

UFO在格式状态下设计报表的表样，例如，表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、关键字、可变区等；在格式状态下定义报表的公式，如单元公式、审核公式、舍位平衡公式等。

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2．1 设计表样

在设计表样之前应在“企业应用平台”中启动“UFO报表”管理系统，创建一个新的会计报表文件。UFO建立的是一个报表簿，可容纳多张报表。

新表创建完成后，应进行报表的格式设计，报表格式设计是制作报表的基本步骤，它决定了整张报表的外观和结构。

会计报表格式设置的主要内容有：设置报表大小、画表格线、标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目的内容、设置单元属性等。

进行报表格式设计，可使用菜单功能进行操作，也可使用命令操作。 例：自定义“利润表”的格式，如表3所示。

表3利润表格式

损益表单位名称: 年 月单位：元项目行次本月数一、产品销售收入1 减：产品销售成本2 产品销售费用3 产品销售税金及附加4二、产品销售利润5 加：其他业务利润6 减：管理费用7 财务费用8三、营业利润9 加：投资收益10 补贴收入11 营业外收入12 减：营业外支出13 加：以前年度损益调整14四、利润总额 15 减：所得税16五、净利润17制表： 报报送日期：本年累计 1. 设置表尺寸

设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。设置前可事先根据所要定义的报表大小计

算该表所需的行、列，然后再设置。

操作步骤：

（1）单击“格式”｜“表尺寸”，打开“表尺寸”对话框，如图4所示。

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图 4 设置表尺寸

（2）在“行数”文本框中输入“21”，在“列数”文本框中输入“4”。 （3）单击【确认】按钮，即可得到如图5所示的表格。

图 5 21*4表格

2. 定义行高和列宽

设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则在生成报表时会产生数据溢出的错

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误。

操作步骤：

（1）选定需要调整的单元所在行，例如“A1:D1”。 （2）单击“格式”｜“行高”，打开“行高”对话框，如图6所示。

图 6 定义行高

（3）在“行高”文本框中输入需要的行高“7”。

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（4）单击【确认】按钮。 3. 画表格线

报表的尺寸设置完之后，在报表输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。

操作步骤：

（1）选中报表需要画线的区域，例如“A3:D20”，如图7所示。

图 7 画表格线

（2）单击“格式”｜“区域画线”，或按工具栏中的区域画线“

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”按钮，打开“区

域画线”对话框。

（3）单击“网线”单选按钮，选择画线类型和样式为“网线”。 （4）单击【确认】按钮。

4. 定义组合单元

把几个单元作为一个单元来使用，组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效。

操作步骤：

（1）选择需合并的区域，例如“A1:D1”，如图8所示。

图 8 定义组合单元

（2）单击“格式”｜“组合单元”，或按工具栏中的区域画线“”按钮，打开“组

合单元”对话框。

（3）单击【整体组合】或【按行组合】按钮，该单元即合并成一个整体。

5. 输入项目内容

指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。 操作步骤：

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（1）选中需要输入内容的单元或组合单元。

（2）输入相关文字内容，例如“利润表”等，如图9所示。

图 9 输入项目内容

提示：

? 在输入报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，UFO表一般将其设置为关键字。

6. 设置单元属性

设置单元类型及数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。其中最重要的是单元类型的设置。

例如，将报表的标题“利润表”定义为楷体加粗，字号14，居中；将A3:D3设置为居中，将A2:D2设置为10号字，居右。将制表人和报送日期后面的一个单元设置为字符单元，以便能够输入制表人的姓名和报送日期。

新建的报表，所有单元的单元类型均默认为数值型；格式状态下输入的内容均默认为表样单元。字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入以后对所有的表页有效。

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2.2 设置关键字

定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定义关键字。可以根据实际需要任意设置相应的关键字。

一个关键字在该表中只能定义一次，即同表中不能有重复的关键字。关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。

1.设置关键字 操作步骤：

（1）选中需要输入关键字的单元，例如“B3”，如图10所示。

图 10 设置关键字

（2）单击“数据”｜“关键字”｜“设置”，打开“设置关键字”对话框。 （3）单击“单位名称”单选按钮。

（4）单击【确定】按钮。重复（2）至（4）步骤，将“月”定义为关键字。 2.调整关键字位置

关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。同一个单元或组合单元的关键字定义完以后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。

调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向左移，正数值

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表示向右移。

操作步骤：

（1）单击“数据”｜“关键字”｜“偏移”，打开“定义关键字偏移”对话框，如图11所示。

图 11 调整关键字位置

（2）在需要调整位置的关键字后面输入偏移量，例如，在“年、月”文本框，分别输入需要调整的数字。

（3）单击【确定】按钮。

2．3 编辑公式

会计报表的变动单元内容会随编制单位和时间的不同而不同，但其获取数据的来源和计算方法是相对稳定的。报表管理系统依据这一特点设计了“定义计算公式”的功能，为定义报表变动单元的计算公式提供了条件，从而使报表管理系统能够自动、及时、准确地编制会计报表。

报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。

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1．单元公式

单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式，单元公式的作用是从账簿、凭证、本表或其它报表等处调用、运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。它既可以将数据单元赋值为数值，也可以赋值为字符。

单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。 例如，C5=期初余额(\月)+期初余额(\月)

其中，目标单元是指用行号、列号表示的用于放置运算结果的单元；运算符序列是指采集数据并进行运算处理的次序。报表系统提供了一整套从各种数据文件（包括机内凭证、账簿和报表，也包括机内其它数据资源）采集数据的函数。企业可根据实际情况，合理地调用不同的相关函数。

常用的报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。

账务取数公式

账务取数是会计报表数据的主要来源，账务取数函数架起了报表系统和总账等其他系统之间进行数据传递的桥梁。账务取数函数可实现报表系统从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表，实现账表一体化。

账务取数公式是报表系统中使用最为频繁的一类公式，此类公式中的函数表达式最为复杂，公式中往往要使用多种取数函数，每个函数中还要说明诸如科目编码、会计期间、发生额或余额、方向、账套号等参数。

基本格式：

函数名（“科目编码”,会计期间,[”方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2]）

说明：

·科目编码可以是科目名称，且必须用双引号括起来。 ·会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体数字表示的年、季、月。 ·方向即“借”或“贷”，可以省略。

·账套号为数字，缺省时默认为第一套账。 ·会计年度即数据取数的年度，可以省略。 ·〈编码1〉与〈编码2〉与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。

主要账务取数函数如表4所示。

表4 主要账务取数函数表

函数名 期初额函数 期末额函数 发生额函数 累计发生额函数

金额式 QC( ) QM( ) FS( ) LFS( ) 15

数量式 SQC( ) SQM( ) SFS( ) SLFS( ) 外币式 WQC( ) WQM( ) WFS( ) WLFS( )

条件发生额函数 对方科目发生额函数 净额函数 汇率函数 现金流量函数 TFS( ) DFS( ) JE( ) HL( ) XJLL( )/ LJXJLL( ) STFS( ) SDFS( ) SJE( ) WTFS( ) WDFS( ) WJE( ) 为了方便而又准确地编制会计报表，系统提供了手工设置和引导设置两种方式。在引

导设置状态下，根据对各目标单元填列数据的要求，通过逐项设置函数及运算符，即可自动生成所需的单元公式。当然，在对函数和公式的定义十分了解，运用非常自如的情况下，可以直接手工设置公式。

直接输入公式 操作步骤：

（1）选定需要定义公式的单元，例如“C4”即“产品销售收入”的本月数。 （2）单击“数据”｜“编辑公式”｜“单元公式”，打开“定义公式”对话框，如图12所示。

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图 12 定义单元公式

（3）在“定义公式”对话框内，直接输入总账期初函数公式：FS(\月,\贷\，如图13所示。

图 13 直接输入单元公式

（4）单击【确认】按钮。 提示：

? 单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号的均须输入英文半角字符。 如果对UFO函数不太了解的话，可以利用函数向导引导输入，利用引导输入简单直观。 利用函数向导输入公式 操作步骤：

（1）选定被定义单元“C5”即产品销售成本的本月数。

（2）单击编辑框中的“fx”按钮，打开“定义公式”对话框。

（3）单击“函数向导···”按钮，进入“函数向导”窗口，如图14所示。

图 14 函数向导-1

（4）在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”。

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（5）在“函数名”列表框中选择“发生(FS)”。

（6）单击【下一步】按钮，进入“用友账务函数”窗口，如图15所示。

图 15 函数向导-2

（7）单击【参照】按钮，进入“账务函数”窗口，如图16所示。

图 16函数向导-3

（8）选择“账套号”：默认。 （9）选择“会计年度”：默认。 （10）输入“科目”：5101。 （11）选择“期间”：月。 （12）选择“方向”：贷。

（13）单击【确定】按钮，回到“用友账务函数”窗口，如图17所示。

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图 17 函数向导-4

（14）单击【确定】按钮，回到“定义公式”窗口。 提示：

? 在“账务函数”界面，选中“包含未记账凭证”，表示连同未记账凭证数据一并取到报表中。

2．本表页内部统计公式

表页内部统计公式用于在本表页内的指定区域内做出诸如求和、求平均值、计数、求最大值、求最小值、求统计方差等统计结果的运算。主要实现表页中相关数据的计算、统计功能。应用时，要按所求的统计量选择公式的函数名和统计区域。主要本表页取数函数如表6所示。

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表5 主要本表页取数函数表

求 和 平均值 计 数 PTOTAL( ) PAVG( ) PCOUNT( ) 最大值 最小值 方 差 偏方差 PMAX( ) PMIN( ) PVAR( ) PSTD( )

例如:

PTOTAL(B5:F9)表示求区域B5到F9单元的总和； PAVG(B5:F9)表示求区域B5到F9单元的平均值； PMAX(B5:F9)表示求区域B5到F9单元的最大值； PMIN(B5:F9)表示求区域B5到F9单元的最小值。 3．本表它页取数公式

报表可由多个表页组成，并且表页之间具有极其密切的联系。如一个表页可能代表同一单位、但不同会计期间的同一报表。因此，一个表页中的数据可能取自上一会计期间表页的数据。本表它页取数公式可完成此类操作。

对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据，或者直接以页标号作为定位依据，指定取某个表页的数据。

取确定页号表页的数据：

格式：<目标区域> = <数据源区域> @ <页号>

如：B2=C5@1，表示当前页B2单元取当前表第一页C5单元的值。

C1=C2@2，表示C1单元取自于第2页的C2单元数据

4．报表之间取数公式

报表之间取数公式即它表取数公式，用于从另一报表某期间某页中某个或某些单元中采集数据。

在进行报表与报表之间的取数时，不仅要考虑数据取自哪一张表的哪一单元，还要考虑数据来源于哪一页。

编辑表间计算公式与同一报表内各表页间的计算公式类似，主要区别在于把本表表名换为它表表名。

取他表确定表页数据的表示方法：

格式：<目标区域> = “<报表名[.REP]>” -> <数据源区域>[ @ <页号> ] 当<页号>缺省时为本表各页分别取他表各页数据。

如：D5=“syb”->D5@4，表示前表页D5的值等于表“syb.rep”第4页D5的值。 审核公式

报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，利用这种勾稽关系可定义审核公式可以进一步检验报表编制的结果是否正确。审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表中不同表页之间的勾稽关系，还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系。

审核公式由验证关系公式和提示信息组成。定义报表审核公式，首先要分析报表中各

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单元之间的关系，来确定审核关系，然后根据确定的审核关系定义审核公式。其中审核关系必须确定正确，否则审核公式会起到相反的效果。即由于审核关系不正确导致一张数据正确的报表被审核为错误，而编制报表者又无从修改。

审核公式是把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。

审核公式格式：

<表达式> <逻辑运算符> <表达式> [ MESS“说明信息”] 逻辑运算符有：=、>、<、>=、<=、<>。

等号“=”的含义不是赋值，而是等号两边的值要相等。 例：定义审核公式。

产品销售利润=产品销售收入-产品销售成本-产品销售费用 否则，出现“产品销售利润计算有误！”的出错信息。 净利润=利润总额-所得税

否则，出现“净利润计算有误！”的出错信息。 操作步骤：

（1）单击“数据”｜“编辑公式”｜“审核公式”，打开“审核公式”对话框，如图18所示。

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图 18 编辑审核公式

（2）在“审核公式”对话框中，输入：

c8=c4-c5-c6-c7

MESS \产品销售利润计算有误！\c20=c18-c19

MESS \净利润计算有误！\如图19所示。

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图 19 编辑审核公式的内容

（3）单击【确定】按钮。 舍位平衡公式

在报表汇总时，各个报表的数据计量单位有可能不统一，这时，需要将报表的数据进行位数转换，将报表的数据单位由个位转换为百位、千位或万位，如将“元”单位转换为“千元”或“万元”单位，这种操作称为进位操作。进位操作以后，原来的平衡关系可能会因为小数位的四舍五入而被破坏，因此还需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。

定义舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范围、以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。

例：将数据由元进位为千元，定义该报表的舍位平衡公式。 操作步骤：

（1）单击“数据”｜“编辑公式”｜“舍位公式”，打开“舍位平衡公式”对话框，如图20所示。

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图 20 编辑舍位公式

（2）在“舍位表名”文本框中输入“swb”，如图21所示。

图 21编辑舍位公式的内容

（3）在“舍位范围”文本框中输入“C4：D20”。 （4）在“舍位位数”文本框中输入“3”。

（5）在“平衡公式”文本框中输入“c8=c4-c5-c6-c7,c20=c18-c19”。 （6）单击【完成】按钮。 提示：

·每个公式一行，各公式之间用逗号“,”（半角）隔开，最后一条公式不用写逗号，否则公式无法单击。

·舍位公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。 ·等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。

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·一个单元只能在等号右边出现一次。

2.4 保存报表

操作步骤：

（1）单击“文件”｜“保存”，打开“另存为”对话框，如图22所示。

图 22 保存报表

（2）在“文件名”文本框中输入“利润表”。 （3）单击【保存】按钮。

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3 报表数据处理

报表的数据包括报表单元的数值和字符，以及游离于单元之外的关键字。数值单元只能接收数字，而字符单元既能接收数字又能接收字符。数值单元和字符单元可以由公式生成也可以由键盘输入。关键字的值则必须由键盘录入。

报表数据处理主要包括生成报表数据（即编制报表）、审核报表数据和舍位平衡操作等工作，数据处理工作必须在数据状态下进行。处理时计算机根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行数据采集、审核及舍位等操作。报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此在数据处理时还涉及到表页的操作，例如，表页的增加、删除等。

3．1 进入报表数据状态

生成报表又称为编制报表，是在报表的数据状态下进行的，是制作报表中不可缺少的重要环节。生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中，从而得到报表数据。

值得注意的是：大多数的会计报表都与日期有密切联系。在定义报表结构时，可以无日期限制，但是在生成报表时必须确定其日期。例如《资产负债表》和《利润表》等会计报表，一般必须在月末结账以后才能生成。若在月中进行报表生成，即使所有报表公式都正确，也会生成一张数据错误的报表。

可以在编制报表时反复使用已经设置的报表公式，并且在不同的会计期间可以生成不同结果的报表。而同一报表结构在同一会计日期内多次进行报表生成得到的结果是相同的。如果在报表生成时系统提示公式有误，则必须修改报表格式或公式，修改完毕后，重新进行报表计算，才能得到按新结构生成的会计报表。

打开“利润表”，把报表左下角的状态切换到“数据”状态，即进入到了报表的数据状态。图23

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图 23 数据状态

3.2 录入关键字

每一张表页均对应不同的关键字，输出时表页的关键字会随同单元一起显示。 操作步骤：

（1）单击“数据”｜“关键字”｜“录入”，打开“录入关键字”对话框，如图24所示。

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图 24 录入关键字

（2）在“单位名称”文本框中输入“益达公司”。 （3）在“年”文本框中输入“2005”。 （4）在“月”文本框中输入“6”。 （5）单击【确认】按钮。

（6）系统出现“是否重算第1页？”提示框，单击【是】按钮，系统会自动根据公式计算6月份数据。

3.3 整表重算

按计算公式计算报表中的数据。 操作步骤：

（1）单击“数据”｜“表页重算”，打开“是否重算第1页？”对话框，如图25所示。

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图 25 表页重算

（2）单击【是】按钮，系统会自动在注册的账套和会计年度范围内根据单元公式计算，生成报表数据，如图26所示。

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图 26 生成报表

提示：

? 在编制报表时可以选择整表计算或表页重算，整表计算时是将该表的所有表页全部进行计算，而表页重算仅是将该表页的数据进行计算。

技术细节：

表页计算时进行“账套选择”。

如果未选中“计算时提示选择账套”菜单项，在单击“整表重算”、“表页重算”，或在命令窗和批命令中单击“整表重算”及“表页重算”命令时，或在“格式/数据”状态转换的情况下，则报表计算采用进入系统时选择的账套，即默认启动注册UFO时所选择的账套。

如果选中“计算时提示选择账套”菜单项，则每次进行上述操作时都要进行账套选择操作，即弹出“账套选择”的对话框，可进行账套选择。

3．4审核报表

在一张会计报表的某些单元之间存在着内在联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以验证报表的正确性。

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在实际应用中，只要报表中数据发生变化，都必须进行审核。通过审核不仅可以找出一张报表内部的问题，还可以找出不同报表文件中的问题。

审核时，单击审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。

导致审核出现错误的原因有：单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套（出现变量找不到）或账套数据等数据源错误等。

如果按照错误信息修改了错误后，需要重新计算，并再次进行审核，直到不出现任何错误信息，表示该报表各项勾稽关系正确。

5．3．5 报表舍位操作

报表的舍位操作并不是必需的，一般只是在报表汇总或合并时由于不同报表的数据单位不同而无法完成汇总或合并，需要将不同报表的数据单位进行统一，在这种情况下才需要进行报表的舍位操作。

进行舍位操作时，可在系统提供的功能中单击舍位平衡操作，系统按定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡，然后将经舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中去，并将舍位后的报表置于当前活动报表。

例：按照舍位公式的定义将报表数据的计量单位由“元”进位为“千元”。 操作步骤：

（1）单击“数据”｜“舍位平衡”。

（2）系统会自动根据前面定义的舍位公式进行舍位操作。

4 报表模板

在会计报表系统中，一般都提供了多种常用的会计报表格式及公式，称为报表模板。在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式以及修饰。

4．1．生成常用报表模板

UFO可根据用户默认账套的行业性质，自动生成资产负债表、利润表、现金流量表以及与该行业性质相关的其他报表。在单击该功能之前，要确定是否在进入系统时正确设置了本单位的账套行业性质。

例：利用UFO报表系统生成常用报表模板。 （1）单击“格式”｜“生成常用报表模板”，如图27所示。

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图 27

（2）系统提示“是否生成所有该行业模板”。

（3）单击【是】按钮，即可生成该行业所有模板。 提示：

在格式状态下操作：生成的报表为新建，保存或另存时选择路径。

4．2调用报表模板

调用系统已有的报表模板，如果该报表模板与实际需要的报表格式或公式不完全一致，可以在此基础上稍做修改即可快速得到所需要的报表格式和公式。

例：利用UFO报表系统提供的报表模板和600账套的信息，设计该企业的资产负债表格式与公式。

操作步骤：

（1）单击“文件”｜“新建”，系统自动生成一张空白表。 （2）单击“格式”｜“报表模板”，打开“报表模板”对话框，如图28所示。

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图 28 选择报表模板

（3）在“在您所在的行业”下拉列表框中选择“新会计制度科目”选项。 （4）在单击“财务报表”下拉列表框中选择“资产负债表”选项。

（5）单击【确认】按钮，系统提示“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”。 （6）单击【确定】按钮，当前格式被自动覆盖。 提示：

? 当前报表套用报表模板后，原有内容将丢失。

一点通

用户可以根据本单位的实际需要定制报表模板，并可将自定义的报表模板加入系统提供的模板库中，也可对其进行修改、删除操作。

5图表功能

报表数据生成之后，为了对报表数据进行直观的分析和了解，方便对数据的对比、趋势和结构分析，可以利用图形对数据进行直观显示。UFO图表功能提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。

图表是利用报表文件中的数据生成的，图表与报表数据存在着紧密的联系，报表数据发生变化时，图表也随之变化，报表数据删除以后，图表也随之消失。

在进行图表分析管理时，可以通过图表对象来管理，也可以在图表窗口将图表专门作为图表文件来管理。如果通过图表对象管理，图表对象和报表数据一样在报表区域中编辑、显示、打印；如果把图表单独作为一个文件来管理，则图表文件的编辑、显示、打印均在图表窗口中进行，但图形的大小会随报表数据变动。

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5．1 插入图表对象

1．追加图形显示区域

在管理图表对象时，图表对象和其他数据一样需要占用一定的报表区域。由于前面在报表格式设置时没有为图形预留空间，如果不增加图形显示区域的话，插入的图形会和报表数据重叠在一起，影响阅读。因此，一般需要增加若干行或列，作为专门的图形显示区域。

操作步骤：

（1）在【格式】状态下，单击“编辑”|“追加”|“行”，打开“追加行”对话框，如图29所示。

图 29 追加行

（2）输入需要追加的行数：8 （3）单击【确定】按钮。 2．选取数据区域

插入的图表并不是独立存在的，它依赖报表的数据而存在，反映报表指定区域中数据的对比关系，所以在插入图表对象之前必须事先选择图表对象反映的数据区域。

操作步骤：

（1）单击【格式/数据】按钮，进入“数据”状态。 （2）在第1页中，选取一个数据区域A5:D20。

提示：

·插入的图表对象实际上也属于报表的数据，因此有关图表对象的操作必须在数据状态下进行。

·选择图表对象显示区域时，区域不能少于2行*2列，否则会提示出现错误。 ·系统把区域中的第一行和第一列默认为X、Y轴标注，其余为数据区。如果选中数据区域的第一行和第一列在每张表页上不一样，则以第1页的第一行和第一列为标注。

3．插入图表

图表对象实际上是报表的特殊数据，图表对象的组成：

主标题、X轴标题、Y轴标题：最多可以输入20个字符或10个汉字。单击主标题可以将其在图表对象区域中任意拖动。双击主标题可以编辑输入标题内容。

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X轴标注：用于区分不同的数据，X轴标注是自动产生的，当数据组为“行”时，系统将源数据区域的第一行定义为X轴标注；当数据组为“列”时，系统将源数据区域的第一列定义为X轴标注。

Y轴标注：用于显示数据的值，Y轴标注是自动产生的，当数据组为“行”时，系统将源数据区域的第一列定义为Y轴标注；当数据组为“列”时，系统将源数据区域的第一行定义为Y轴标注。

单位：指Y轴（数据轴）的单位，Y轴标注乘以单位即实际数值。 图例：说明不同颜色或图案代表的意义，图例可以移动但不能修改。 图形：指图形显示部分。

关键字标识：当选取“整个报表”作为操作范围时，用以区别不同表页的数据。 图表对象可以在报表的任意区域插入，一般为了不和报表的数据重叠，可以将图表对象插入到事先已增加的图形显示区域内。

在UFO系统中，允许同时插入多个图表对象，以不同的图形反映不同数据。 操作步骤：

（1）单击“工具”|“插入图表对象”，打开“区域作图”对话框，如图30所示。

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图 30 插入图表对象

（2）在“数据组”中，选“行”则以行为X轴、以列为Y轴作图（选“列”则 以列为X轴、以行为Y轴作图），缺省为“行”。

（3）在“操作范围”中选“当前表页”则利用当前表页中的数据作图（选“整个报表”则利用所有表页中的数据作图）缺省为“当前表页”。

（4）在“图表名称”编辑框中输入图表的名称：xsfx；在“图表标题”框中分别输入图表标题：销售分析；X轴标题：项目；Y轴标题：销售额。

（5）在列出的图表格式中选择一种图形：如成组直方图。 （6）单击【确认】按钮，结果如图31所示。

图 31 直方图

5．2 编辑图表对象

图表对象建立起来以后，可以在图表对象窗口对图表对象进行编辑。在【数据】状态下，选中图表对象，可以拖动、拉伸图表对象，双击图表对象即可进入图表对象窗口。在图表对象窗口中可以编辑图表对象、改变图表格式及图表对象的相对位置等。单击图形区域以外的区域即可回到正常报表处理状态。

在图表窗口中可以完成图表对象窗口的基本操作功能。

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1. 编辑标题

图表标题、X轴标题、Y轴标题可以在建立图表时的“区域作图”对话框中输入内容，也可以在图表建立以后进行编辑。 操作步骤：

（1）双击图表对象的任意部位，图表即被激活，此时，图表及图形四周均出现8个黑点。

（2）单击“编辑”|“主标题”命令，系统将弹出“编辑标题”对话框。 （3）在“请输入标题”编辑框里输入标题内容。 （4）单击【确认】按钮。 提示：

·编辑标题可以在图表对象编辑状态下的“编辑”菜单中编辑，或在图表编辑状态下双击要编辑的标题即可进行编辑。

·X、Y轴标题的定义同主标题一样。

2. 改变主标题的字型字体

操作步骤：

（1）单击要改变的标题-主标题，可使之激活。如图32所示

图 32 改变标题字体

（2）单击“编辑”|“标题字体”，系统弹出“标题字体”对话框。 （3）在字体框中选取宋体，在字号框中选取字号14。 （4）单击【确认】按钮。 提示：

? X、Y轴标题的字型、字体、字号也可按照此方法改变。 3. 定义数据组

图表的坐标轴可以进行转换。

操作步骤：

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（1）单击“编辑”|“定义数据组”，系统将弹出“定义数据组”对话框，如图33所示。

图 33 定义数据组

（2）在对话框中选择“以一列数据为一组进行比较”。 （3）单击【确认】按钮，图形将作相应的变化。 4. 改变图表格式

UFO提供了10种图形格式，在“格式”菜单中选择相应的图形格式菜单项就可以完成相应图形格式的转换。另外，单击工具栏中的图标也可改变图表格式。

操作步骤：

（1）单击“格式”|“立体成组直方图”，如图34所示。

图 34 改变图表格式

（2）系统会自动切换编辑框里的图形格式。

提示：

? 在这些格式中，普通直方图、立体直方图、圆饼图、面积图只能显示第一行或第一列的数据。

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5. 对象置前/对象置后

UFO可以在一张报表里同时插入多个图表对象，如果这些图表对象相互重叠，会导致有些图表无法显示。这时可以利用“对象置前”或“对象置后”使它显示在最前端或隐藏在其它图表对象之后。

操作步骤：

（1）选定对象，单击鼠标右键，选择“对象置后”即可完成操作。 （2）系统会自动切换图形。 提示：

? 如此时有两个图表对象，我们将藏在下面的图表对象置于表面。

6. 图表对象预览/打印

图表对象也可以打印和预览，它们可以和报表数据一起打印/预览也可以单独打印/预览，这里的图表对象的预览/打印功能仅对图表对象有效，不打印或预览报表的数据。

操作步骤：

（1）选定对象，单击鼠标右键，选择对象预览，可以只对插入的图表对象进行预览和打印，如图35所示。

图 35 选择图表对象预览

（2）系统会自动产生预览。 提示：

·如果要将图表和报表一起打印，可以单击“文件”|“打印”。

·如果存在多个图表对象的话，对象预览/打印是只对最上层的图表对象有效。可以利用对象置前/置后功能将需要打印的图表对象放置在最上层。

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5．3 图表窗口

图表窗口是一个特殊的窗口，它有别于图表对象窗口，在图表窗口中看到的仅仅是图表文件，只能对图表文件进行操作，无法观察到报表的格式和数据。要在图表窗口中操作图表首先要打开图表窗口。

1. 打开图表窗口

操作步骤：

（1）在报表窗口中，单击“工具”|“图表窗口”，即打开图表窗口，如图36所示。

图 36 打开图表窗口

提示：

·打开图表窗口既可以在格式状态下，又可以在数据状态下操作。

·如果已有图表，则自动打开第一个图表；如果没有图表，则打开一个空的图表窗口。 ·打开图表窗口时只能打开一个图表，不能同时打开多个图表。打开图表窗口默认打开的是第一个图表文件，如果存在多个图表文件的话，则需要选择其中之一打开。

2. 打开图表

操作步骤：

（1）在图表窗口中，单击“图表”|“打开”，打开“打开图表”对话框，如图37所

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示。

图 37 选择打开的图表

（2）在对话框中列出了本报表文件已有的图表名，在其中选择一个。 （3）单击【确认】按钮

3. 删除图表

如果不需要某一张图表，可以随时将其删除。图表操作完之后，可以退出图表窗口。关闭以后退出到格式/数据窗口。

操作步骤：

（1）选择要删除的图表，使它成为当前图表窗口。

（2）单击“图表”|“删除”，当前图表将被删除。

提示：

? 单击工具栏中的删除图标 4. 关闭图表

单击“图表”|“退出图表窗口”，将关闭图表。关闭图表的同时将自动保存图表。

也可以删除图表。

6 命令及批命令文件

前面我们介绍的报表管理操作方法如格式、公式定义等都是通过调用菜单来实现的，

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另还可以采用命令行单击方式或批命令文件即程序单击方式来达到管理报表的目的。

命令行方式是指在命令窗口中输入一条命令，然后立即单击。

批命令文件是把多个命令序列集合在一起形成一个文件，即在一个批命令文件中编写多个命令。单击这个批命令文件就可以一次性完成这些命令。

6．1 常用函数、命令、变量和语句

UFO提供了由函数、命令、变量和语句组成的语言系统。可以在命令窗中输入命令来代替菜单操作，还可以编制批命令文件和自定义菜单，开发出适合本企业的专用系统。

函数、命令、变量可以在命令窗、批命令文件和自定义菜单文件中使用；语句只能用于批命令文件中。

1. 变量

格式：&变量名

变量名长度小于等于 8 个字节。可以由字母、数字和下划线组成，必须以字母或下划线开头，不能以数字开头。例如：&test1、&_test1为合法的，&1test为非法的。

总变量个数：小于等于 80 个。

2. 命令

命令的一般表达格式：

命令字 <参数> [FOR <表页筛选条件>;<可变区筛选条件>] [RELATION <关联条件>] 在命令窗或批命令中，表页筛选条件缺省时为当前表页，可变区筛选条件缺省时为当前可变行或可变列。

筛选条件：

筛选是在单击命令或函数时，根据指定的筛选条件，对报表表页和可变区的判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）。

格式：FOR <表页筛选条件><;可变区筛选条件>

说明：表页筛选条件确定要处理的表页，若省略则指当前表页；ALL表示选择所有的表页。可变区筛选条件表示要处理的可变行或可变列，省略则表示当前光标所在可变行（列）；ALL表示整个可变区。

如：C4:C7=B4:B7 FOR 年=2003，表示对2003年的表页，将C4:C7的值赋给B4:B7。 关联条件：

一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系，关联条件就是用来描述表页间的对应关系。可以利用关联条件来引用本表它页的数据或其他表页的数据。

格式：RELATION <单值表达式1> WTIH <单值表达式2>

说明：其中“RELATION”为关联条件关键字，关联条件可以有多个，每个同类关系之间用“，”隔开。

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当<单值表达式1>与<单值表达式2>相等时，关联关系成立，否则关联关系不成立。 例如：RELATION 月 WITH \月，表示在\表中找到和本表当前表页的关键字“月”的值相等的的表页。

·本表它页取数的关联条件的格式为：

RELATION <参数> WITH “<当前表表名>”-> <参数> 参数为“单元 | 关键字 | 变量 | 常量”。

表示目标页与数据源所在的表页使WITH前后的参数相等。

C=“LRB”->B RELATION 月 WITH “LRB”->月+1，表示“LRB”各页C列取该页上月B列数值。

·它表它页取数的关联条件的格式为：

格式：RELATION <参数> WITH “<他表表名>”-> <参数>

如：C=“LRB”->B RELATION 月 WITH“LRB”->月+1，表示本表各页C列取表“LRB”上月各页B列数值。

（1）赋值命令

功能：将表达式的值赋给单元或区域或关键字或变量。

格式：LET <区域|关键字|变量> = <表达式> [ , <区域|关键字|变量> = <表达式> ]

[ FOR <表页筛选条件> [;<可变区筛选条件> ] ]

[ RELATION <表页关联条件> [ , <表页关联条件> ] ] 举例：LET B5=B4+1 （2）注释命令 格式： / /

功能：将其后至回车换行的内容视为注释。 （3）其他常用命令 OPEN REPORT 打开报表命令 CLOSE 关闭当前文件命令 SAVE 保存文件命令 DO 单击批命令命令 APPEND 追加表页命令 DELETE 删除表页命令 INSERT 插入表页/行/列命令 APPEND FROM 数据采集命令 RECAL 重计算命令 SORT 表页排序命令 TOTAL 报表汇总命令 SKIP 翻页命令 FIND 查找表页命令 CONTINUE 继续上次查找命令

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3. 函数

UFO函数包括统计函数、数学函数、表操作辅助函数、日期函数、条件取值函数、读取数据库数据函数、指针状态类函数、字符处理函数。在UFO中，有170个“业务函数”，使用业务函数可以从“总账”、“应收”、“应付”等系统中提取数据。 （1）窗口交互输入函数

功能：窗口交互输入字符函数 格式：GETINT (提示输入说明) 参数：对话框标题中出现的字符串。 返回值：在窗口中用户输入的数值。

举例：LET &A=GETINT(“请输入您的编号”) （2）条件函数

格式：IFF(<逻辑表达式>,<条件真值>,<条件假值>)

返回值：当算术表达式为真时，返回条件真值，当算术表达式为假时，返回条件假值。 举例：IFF(A3>0,10,-10)，如果A3大于0，B5的值为10，如果A3小于等于0，B5的值为-10。

（3）本表它页取数函数

格式：SELECT(<区域>[,<页面筛选条件>])

参数：区域为绝对地址表示的数据来源区域，不含页号和表名。页面筛选条件为确定数据源所在表页，格式为：<目标页关键字 @ | 目标页单元 @ | 变量 | 常量><关系运算符><数据源表页关键字 | 数据源表页单元 | 变量 | 常量> ，缺省为与目标页在同一表页。

返回值：符合页面筛选条件的本表它页数据区域。

举例：B=SELECT(B,年@=年+1)，若当前表页中关键字“年”为2003，如下命令表示本页B列取本表关键字“年”为2002的表页中B列的数值。

D=C+SELECT(D,年@=年and 月@=月+1)，表示：累计数=本月数+同年上月累计数 本年累计 ：D=C+SELECT(D, 年@=年and 月@=月+1) 上月数 ：E=SELECT(C,年@=年and 月@=月+1) 上年同期 ：F=SELECT(C,年@=年+1 and 月@=月)

4. 语句

（1）分支语句

简单条件分支语句：

格式：IF <条件表达式> <语句行序列>

END 功能：如果条件为真，则单击IF语句后面的语句行序列；如果条件为假，则单击END后面的语句。

选择条件分支语句：

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格式：IF <条件表达式>

<语句行序列1> ELSE

<语句行序列2> END

功能：如果条件为真，则单击语句行序列1；如果条件为假，则单击ELSE 后的语句行序列2。

（2）循环语句

格式：WHILE <条件表达式>

<语句行序列> END

功能：当条件为真时，循环单击语句行序列；直到条件为假时，单击END之后的语句。

例如：给12张表页中的关键字“月”分别赋值为1-12。 LET &AA=1

WHILE &AA<=12

LET 月@&AA=&AA LET &AA=&AA+1 END

（3）跳转语句 格式：BREAK

功能：跳出最近一层循环体 （4）返回语句 格式：RETURN

功能：结束最近一层批命令。

6．2 命令行方式

命令行方式必须在命令窗口中输入，输入后按回车键即可立即单击该命令。 例：假设现有益达公司6月份的利润表，利用命令行方式增加7月份的表页。 操作步骤：

（1）单击“文件”|“命令窗”，打开命令窗口，如图38所示。

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图 38打开命令窗

（2）在命令窗口中输入命令：APPEND 1。然后回车即可增加一张表页，如图39所示。

图 39 输入命令行

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提示：

·命令窗口中输入的命令只能一条一条单击，不能成批单击。 ·命令单击后在报表窗口中立即能够观察到单击的结果。

·命令窗口保持已单击过的命令行，重复单击某命令，可将光标放回该行回车即可。

6．3 批命令文件

批命令实质上是把多个UFO命令进行集合操作处理，即在一个批命令文件中编写多个命令，单击这个批命令文件就可以一次性完成这些命令。批命令在许多时候是必不可少的。

大部分命令和函数可在批命令中使用，批命令可以嵌套、递归和带参调用，批命令可以在批命令和自定义菜单中调用。

例：假设现有益达公司6，7份的利润表，利用批命令文件计算各表页中的本年累计销售收入。

1. 建立批命令文件

批命令文件在UFO提供的二次开发窗口UFOENIT中编写，编写完成后以后缀“.SHL”保存。

操作步骤：

（1）单击“工具”|“二次开发”命令，打开UFOEDIT窗口，如图40所示：

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图 40 新建批命令文件

（2）单击“文件”|“新建”，打开“新建”对话框。 （3）在对话框中选“批命令文件（*.shl）”。 （4）单击【确认】按钮，进入编辑状态。 （5）在窗口中输入批命令：

open report \利润表.rep\let &month=1 while &month<=12 setpage &month let c=0

let c=b+select(c,月@=月+1) let &month=&month+1

end

display \累计值计算完毕！\如图41所示。

图 41 输入批命令

（6）单击【保存】按钮。

提示：

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·在编辑批命令时一条命令占一行，输入一条命令之后回车即可开始输入下一条命令。可以利用光标移动键在批命令正文中移动。

·在批命令中不能使用全角字符。

·因为UFOEDIT窗口没有检查错误的功能，批命令编写完毕后，应检查一下是否有语法错误和逻辑错误。

·批命令文件定义完之后需要单击才能达到取数的目的。单击批命令时可以在命令窗口中进行，也可以在报表数据窗口中单击。

2. 单击批命令文件

可以通过系统提供的菜单命令单击批命令文件，也可通过命令窗中单击 DO“XXXX.SHL”语句运行批命令。在UFO批命令的单击过程中，按[Esc]键可以终止批命令的单击。

操作步骤：

（1）单击“文件”|“单击”，打开“单击”对话框，如图42所示。

图 42 单击批命令文件

（2）输入批命令文件名：P1。

（3）单击【单击】按钮，系统弹出“累计值计算完毕！”

（4）单击【确定】按钮。

提示：

·这里以系统菜单命令方式为例单击批处理文件。

·单击批处理文件，也可在命令窗中单击 DO“XXXX.SHL”语句运行批命令。

·单击批命令时，如果命令有错，系统会提示：第*行命令出错！继续单击此文件吗？回答是，则忽略此错误命令，否则放弃单击该批命令文件。

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