应收账款、预付账款及其他应收款的管理- 副本

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机 密

应收账款、预付账款 及其他应收款的管理制度

(草稿)

新余市新天投资发展有限公司

正略钧策管理咨询公司

第一章 总则

第一条 为规范应收账款、预付账款及其他应收款的管理行

为,预防和减少呆死账发生,促进销售健康增长,降低经营风险,提高经营效益,制定本制度。

第二条 财务部会同销售部成立一个信用评估小组,具体负

责客户资信的调查、评估和管理。

第二章 客户资信管理

第三条 确认和取消企业的客户,应当严格按照公司相关合

同管理制度的规定执行,任何个人行为不能私自决定和承诺。

第四条 客户确认后,应当建立客户资信档案,强化客户资

信管理。

客户资信包括客户基本信息和客户信用条件:

客户基本信息主要包括:客户基本概况、组织管理、经营规模、经营状况、财务状况、历史背景、偿债能力、内部评价、信用记录及行业状况。

客户信用条件主要包括:欠款额度、信用期限、折扣折让、现金折扣、退货范围、促销额度和年终返利等。

第五条 符合签订合同的客户,其信用条件应当在合同里明

确规定;客户信用条件未制定的,应当按照“先收到货款再发货”的经营政策执行。

第六条 客户信用条件制定基本原则:应当与客户基本信息

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相对称,应当与客户的实际信用状况相对称,应当与公司的发展规律相对称,确保公司稳健经营。

第七条 客户信用条件制定、审批流程:

1、 客户信用条件由市场部起草,会同信用评估小组制定,上报总经理审批后执行。

2、 未经审批的客户信用条件,由市场部再次提出,由信用评估小组审核,上报总经理审批后执行。

第八条 客户资信管理由信用评估小组统一负责指导和管

理,由销售部和台账会计协助管理。信用评估小组应当采取适当办法、适当的流程,定期或不定期地对客户资信进行核查、更新,根据实际需要到实地进行调研、核实,确保客户资信准确、真实、完整。同时客户基本信息的变动及时调整客户信用条件,并上报总经理审批。

第三章 应收账款管理

第九条 应收账款的账务核算,包括业务发生记录、账务处

理、账龄分析等,由财务部门负责管理。凡是企业销售实现的收入,都应当统一由台账会计开出发货单,建立销售台账,确保台账的收入和应收账款与会计账的收入和应收账款完全相符。

第十条 发货单和税票是应收账款核算的基础,应当严格按

照国家、公司的有关规定开具发货单、税票,应当接受财务部门的指导和管理。

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第十一条 发货单、税票开出后,应当每天或定期送交财务

部门,财务部门应当加强审核、监督和进行账务处理。财务部门每月应当组织销售、财务等有关人员对发货单据内容、销售账务进行检查,并做好检查记录。

第十二条 货款由销售经办人员具体负责催收,由销售部门

负责管理,由财务部门协助管理。货款回收的主要责任人是销售部经理,销售部经理每天都要审阅应收账款动态情况表。

第十三条 货款催收应当讲究方法,不能破坏良好的客户关

系,又要对缺乏信用的客户采取强有力的措施,包括但不限于诉诸法律。

货款催收方法如下:

(一) 业务员要建立台账,要清晰地记录客户何时进货,何时回款,尚欠多少款。

(二) 日常业务人员与客户沟通或接触,应当做到措辞礼貌、服务周到、行为严谨、态度热情、关系和谐。

(三) 货款到期前一周,业务人员应当再次和客户联系,问寒问暖间或了解销售情况,并提醒客户货款到期日,表示对货款的关切和信心。

(四) 业务人员要与台账会计保持联络,台账会计确认收到款后,要及时反馈给业务人员。

(五) 货款到期的前一天,确定还没有收到款时,业务人员应当及时与客户联系,询问汇款情况,并依实际情况进行跟踪

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管理和反馈。

(六) 每次收到款后,应当及时回复客户,继续保持良好的客群关系。

第十四条 在采取法律行动促使货款回收前,应当考虑成本

效益原则,如以下几种情况,可以放弃采取法律行动;不利于公司增加效益或公司发展的,应当等待更佳时机,以及采取更加稳妥的方法和措施。

1、 诉讼费用超过债务赔偿额。 2、 客户抵押品折现可冲销债务。

3、 客户的债款额不大,起诉可能使企业的运行受到损害,起诉后货款回收的可能性有限。

第十五条 需要采取法律行动的,由销售部和信用评估小组

共同审批后上报总经理审批。

第十六条 货款回收一般采用转账支票、汇票和汇兑等结算

方式进行收款。货款回收原则上不能采用现金回款(包括现金支票)、商业承兑汇票等结算方式进行收款,特殊情况的由总经理审批,并书面通知客户。

第四章 预付账款与其他应收款的管理 第十七条 公司原则上不允许采用预付账款的方式采购物

资,但对于一些紧俏商品以及进口材料需要采用预付账款形式的,要上报财务经理、信用评估小组和总经理审批。

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预付账款的管理应当遵循以上应收账款的管理原则和方法,做到根据客户资信和合同要求付款,定期对账和清查,及时催发货,必要时采取法律行动。

第十八条 其他应收款的管理应当遵循以上应收账款的管

理原则和方法。其他应收单位内部个人欠款,财务部门每三个月清理一次,对清理款项报经总经理批准后,在其工资内扣除。

第五章 坏账准备的计提和管理

第十九条 公司应当于每年年末对应收账款、预付账款和其

他应收账款的状况进行全面检查,并根据谨慎性原则的要求,合理地预计各项资产可能发生的损失,对可能发生的各项资产损失计提坏账准备。

第二十条 公司对应收款项账龄划分以会计年度为划分界

限,凡属于跨会计年度的应收款项,在确定账龄时首先逐笔认定收到的是哪一笔应收款项,如果确实无法认定的,按照先发生先收回的原则来确定账龄,公司坏账准备计提采用年度计提法, 在每年度末对年末应收款项分析后计提坏账准备。

公司在按照应收款项余额百分比法计提坏账准备基础上,对个别应收款项按风险程度单独计提坏账准备。

第二十一条 有以下情形的确认为坏账,应上报财务经理、

信用评估小组和总经理进行核销。

(一)因债务人破产或者死亡,以其破产财产或者遗产清偿

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后仍无法收回的款项;

(二)债务人逾期未履行其清偿义务,超过3年且有确凿证据表明不能收回的款项。

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