Excel高级处理技巧

Excel 篇

Excel 篇 .......................................................................................................................... 1 第 2 章 Excel 篇 ............................................................................................................ 4 2.1 输入编辑技巧 (1)....................................................................................................... 4

2.1.1 从 Word 表格文本中引入数据.......................................................................... 4 2.1.2 快速实现整块数据的移动 ................................................................................. 4 2.1.3 固定数据输入时的焦点 ..................................................................................... 4 2.1.4 实现以“ 0 ”开头的数字输入......................................................................... 4 2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式 .............................................................................. 5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9

利用命令按钮快速实现合并 .............................................................................. 5 让单元格数据斜向排版 ..................................................................................... 5 自动检测输入数据的合法性 .............................................................................. 5 通过剪贴板为单元格添加数据 .......................................................................... 6

2.1.10 直接公式输入法.............................................................................................. 6 2.1.11 让文本输入自动适应单元格长度 ..................................................................... 6 2.1 输入编辑技巧 (2)....................................................................................................... 6

2.1.12 利用“填充柄”快速输入相同数据.................................................................. 7

2.1.13 利用组合键在单元格中快速定位 ..................................................................... 7 2.1.14 在信息输入前就给予提示................................................................................ 7 2.1.15 正确显示百分数.............................................................................................. 7 2.1.16 巧做设置，使公式更加明了 ............................................................................ 7 2.1.17 在连续单元格中自动输入等比数据序列........................................................... 8 2.1.18 选择大范围的单元格区域................................................................................ 8 2.1.19 为修改后的工作表添加批注 ............................................................................ 8 2.1.20 隐藏行或列的其他方法 ................................................................................... 8 2.1.21 恢复被隐藏的行或列的快捷方式 ..................................................................... 9 2.1.22 在常规格式下输入分数 ................................................................................... 9 2.1.23 在单元格中自动输入时间和日期 ..................................................................... 9 2.1.24 移动单元格中公式计算的结果....................................................................... 10 2.1.25 2.1.26 2.1.27 2.1.28

以图片格式插入 Word 中的文本内容 ........................................................... 10 求和函数的快捷输入法 ................................................................................. 10 快速创建任意大小的连续数据矩阵................................................................ 10 组合键方式为单元格文字添加双下划线..........................................................11

2.1.29 为单元格文字添加汉语拼音 ...........................................................................11 2.1.30 快速选中所有数据类型 ..................................................................................11 2.1 输入编辑技巧 (3)......................................................................................................11

2.1.31 利用“记录单”为行或列添加数据.................................................................11

2.1.32 不输入公式直接查看结果.............................................................................. 12 2.1.33 批量为单元格数据添加单位 .......................................................................... 12 2.1.34 启用记忆功能输入单元格数据....................................................................... 12 2.1.35 利用“选择性粘贴”命令将文本格式转化为数值........................................... 12

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2.1.36 去除单元格中的“ 0 ” .................................................................................. 13 2.1.37 2.1.38 2.1.39 2.1.40

在数据录入时自动切换输入法....................................................................... 13 消除运算结果的系统误差.............................................................................. 13 为数据输入设置下拉选择列表....................................................................... 14 自动填充等差序列 ........................................................................................ 14

2.1.41 为不相连的单元格快速输入相同信息 ............................................................ 14 2.1.42 在多个工作表中同时输入相同数据................................................................ 14 2.2 函数应用技巧 .......................................................................................................... 15

2.2.1 如何在公式中引用其他工作表单元格数据 ....................................................... 15

2.2.2 同时对多个单元格执行相同运算 ..................................................................... 15 2.2.3 利用单步执行检查公式错误 ............................................................................ 15 2.2.4 快捷输入函数参数系统 ................................................................................... 15 2.2.5 函数中快速引用单元格 ................................................................................... 16 2.2.6 组合键隐藏单元格中的公式 ............................................................................ 16 2.2.7 快速找到所需要的函数 ................................................................................... 16 2.2.8 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计 ................................................ 16 2.2.9 开启函数输入时的参数提示 ............................................................................ 17 2.2.10 矩阵型数据区域求和的快速实现 ................................................................... 17 2.3 图表设置操作技巧 ................................................................................................... 17

2.3.1 将单元格中的文本链接到图表文本框 .............................................................. 17 2.3.2 重新设置系统默认的图表 ............................................................................... 18 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6

准确选择图表中元素的技巧 ............................................................................ 18 利用组合键直接在工作表中插入图表 .............................................................. 18 为图表设立次坐标轴 ...................................................................................... 18 为图表添加文字说明 ...................................................................................... 19

2.3.7 让图表也能绘制隐藏单元格中的数据 .............................................................. 19 2.3.8 为图表之间建立关联 ...................................................................................... 19 2.3.9 在图表中增加数据表 ...................................................................................... 19 2.3.10 在 Excel 绘制斜线表头的方法...................................................................... 20 2.3.11 直接为图表增加新的数据系列....................................................................... 20 2.3.12 更快捷的绘图方法 ........................................................................................ 20 2.3.13 创建个性化的三维立体图表 .......................................................................... 20 2.3.14 将工作表型图表转换成对象型图表................................................................ 21 2.4 自定义设置技巧 (1) ................................................................................................. 21

2.4.1 快速为工作表重命名 ...................................................................................... 21 2.4.2 自定义自动排序类型 ...................................................................................... 21 2.4.3 多窗口方式浏览工作表 ................................................................................... 21 2.4.4 给单元格重新命名 .......................................................................................... 22 2.4.5 快速切换工作簿 ............................................................................................. 22 2.4.6 使用大图标来显示工具栏按钮 ........................................................................ 22 2.4.7 在工具按钮之间设置分隔线 ............................................................................ 22 2.4.8 巧妙实现依据三个以上关键字 ........................................................................ 23 2.4.9 自定义数据类型隐藏单元格值 ........................................................................ 23 2.4 自定义设置技巧 (2) ................................................................................................. 23

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2.4.10 完整显示工具栏按钮..................................................................................... 23 2.4.11 2.4.12 2.4.13 2.4.14

让工具按钮直接显示文字提示....................................................................... 23 隐藏工作表中的网格..................................................................................... 24 依据单元格数据调整列宽.............................................................................. 24 将 Excel 文档插入 IE 页面中 ...................................................................... 24

2.4.15 快速设置单元格边框..................................................................................... 24 2.4.16 自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标.................................................. 24 2.4.17 将意外情况造成的数据丢失减少到最低......................................................... 25 2.4.18 将单元格内容以图片格式插入 Word 文档 .................................................... 25 2.4.19 让单元格数据变得更醒目.............................................................................. 25 2.4.20 自由设置工具栏中下拉列表的宽度................................................................ 26 2.4.21 菜单一次性完整展开..................................................................................... 26 2.4.22 自定义单元格的移动方向.............................................................................. 26 2.4.23 更改工作表个数............................................................................................ 26 2.4 自定义设置技巧 (3) ................................................................................................. 26

2.4.24 更改系统 ...................................................................................................... 26

2.4.25 让文件随系统的启动自动打开....................................................................... 27 2.4.26 放大显示工作表............................................................................................ 27 2.4.27 同时打开相关联的所有工作簿....................................................................... 27 2.4.28 保护 Excel 文件........................................................................................... 27 2.4.29 从工作表中获取样式..................................................................................... 28 2.4.30 2.4.31 2.4.32 2.4.33

浏览数据内容时让标题始终可见 ................................................................... 28 更改系统的菜单弹出方式.............................................................................. 28 复制单元格的格式设置 ................................................................................. 28 自动为数据修改建立备份.............................................................................. 29

2.4.34 显示字体的效果示范..................................................................................... 29 2.4.35 随时随地应用你的个性化设置....................................................................... 29 2.5 打印技巧 ................................................................................................................. 30

2.5.1 实现多个工作表 ............................................................................................. 30 2.5.2 打印工作表中的部分数据 ............................................................................... 30

2.5.3 如何避免错误提示信息 ................................................................................... 30 2.5.4 在每页中都打印出表头 ................................................................................... 30 2.5.5 完整打印出超过页面宽度的数据表 ................................................................. 31 2.5.6 请问如何隐藏单元格值而只打印公式 .............................................................. 31 2.5.7 按连续页码打印多个工作表文件 ..................................................................... 31 2.5.8 打印工作表的图表 .......................................................................................... 31 2.5.9 在已经设置好表格的纸张上打印部分数据 ....................................................... 31

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第 2 章 Excel 篇

2.1 输入编辑技巧 (1)

2.1.1 从 Word 表格文本中引入数据

请问可以将 Word 表格的文本内容引入到 Excel 工作表中吗？具体如何实现？

答：可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下：先利用“复制”命令将 Word 表格文本内容添加到系统剪贴板中，然后在 Excel 工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，再选择“方式”下的“文本”项，最后单击“确定”按钮即可。

2.1.2 快速实现整块数据的移动

在工作中常常需要移动单元格中的数据，请问有比“粘贴”操作更快捷的方法吗？ 答：可以直接采用拖动的方法。操作过程如下：首先选择要移动的数据（注意必须是连续的区域）。然后移动鼠标到边框处，当鼠标指针变成一个四个箭头标志时，按住“ Shift ”键的同时按下鼠标左键，拖动鼠标至要移动的目的区域（可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置），放开鼠标左键即完成移动。

2.1.3 固定数据输入时的焦点

在数据输入时，每当我们按下“ Enter ”键后，光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中，就必须反复地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗？

答：要实现上述要求并不难。输入数据前，在按住“ Ctrl ”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候，再开始数据的输入。这样不管按下多少次“ Enter ”键，光标始终都不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格，可以使用方向键来完成。当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时，每次都按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的设置框中单击“编辑”选项卡，然后取消选择“按 Enter 键后移动”复选框，最后单击“确定”按钮即可。

2.1.4 实现以“ 0 ”开头的数字输入

在 Excel 单元格中，输入一个以“ 0 ”开头的数据后，往往在显示时会自动把“ 0 ”消除掉。请问有什么办法来让“ 0 ”不被消掉吗？

答：要保留数字开头的“ 0 ”，其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘”（单

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引号），这样跟在后面的以“ 0 ”开头的数字的“ 0 ”就不会被系统自动消除。

2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式

请问如何将工作表中的整列数据转换成用矩阵来表示？

答：要实现一列数据转化成一个矩阵，必须保证该列数据的个数 L 要等于该矩阵行数 M 和列数 N 的乘积，即 L ＝ M × N 。然后按如下操作：选择该列的前 N 个数据，将其“复制”到剪贴板。再单击矩阵第一行的第一个单元格，然后从“编辑”菜单中执行“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“转置”复选框，最后再单击“确定”按钮即把前 N 数据转换成了矩阵的第一行。接下来再选择该列中的下一组 N 个数据，执行“复制”。再将光标定位到矩阵的第二行的第一个单元格，执行“转置”操作。这样经过 M 次的“转置”后就把数据全部转换为矩阵形式了。

2.1.6 利用命令按钮快速实现合并

对行或者列进行合并操作是编辑工作表时经常会遇到的，可每次都要执行好几个步骤才能完成，请问有没有更快捷的办法？

答：其实系统为我们提供了合并单元格的工具按钮，只是它不是默认的工具栏按钮而已，可以按以下操作自行添加：单击“工具”菜单栏中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“格式”后，在右边的“命令”选择列表中就可以找到“合并单元格”、“跨越合并”以及“撤销合并单元格”的命令按钮，如图 2-1 所示。图 2-1 添加命令按钮直接用鼠标将它们拖到工具栏上的合适位置即可。这样下次要执行合并操作时只要按对应的命令按钮就可以快速完成了。

2.1.7 让单元格数据斜向排版

有些工作表文件中的单元格数据是斜方向显示的，请问这个效果该如何实现？

答：要实现这个效果并不难，因为这是系统自身提供的一种排版模式。只需要找到相应的命令按钮。方法如下：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在“命令”选项卡的“类别”列表中选择“格式”项，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮，将它们拖到工具栏的合适位置。这样只要选择需要斜排的单元格，然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版。

2.1.8 自动检测输入数据的合法性

由于特殊需要，我们对单元格的数据输入要求必须按统一格式来定义。请问可以在用户输入数据时自动检测其一致性吗？

答：只要为需要的单元格或工作表设置数据有效性检查即可。先选择需要进行该设置的单元格，然后在“数据”菜单中找到“有效性”命令，单击执行它。在弹出的对话框中选择“设置”选项卡。再从“允许”下拉列表框中选择要设置的类型，如“整数”、“小数”、“日期”等。如果对数据输入的大小或范围有要求的话，还可以对“数据”项进行设置，如图 2-2 所示。图 2-2 检测数据有效性当然还可以在“出错警告”和“输入法模式”选项卡中为单元

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格设置提示的类型和默认的输入法等。最后单击“确定”按钮。这样设置后，当用户输入的数据不符合你的设置要求时，系统会自动弹出一个“输入值非法”的提示对话框来提醒用户。

2.1.9 通过剪贴板为单元格添加数据

为什么利用“复制”和“粘贴”命令来为单元格中添加信息时，在菜单中的“粘贴”命令项有时是灰色的，没办法操作？请问该怎么办？答：想通过“粘贴”对单元格内容进行添加数据是无法实现的。但是可以利用“剪贴板”来实现。首先要通过“编辑”菜单中的“ Office 剪贴板”命令，调出剪贴板查看程序，然后将要添加的数据“复制”到剪贴板上，这时可以在右边的剪贴板上看到该数据。接着将光标定位到要添加的单元格中，再单击剪贴板中刚才复制好的数据条目，数据就会自动的添加到单元格中了。

2.1.10 直接公式输入法

在输入公式或函数时，每次都要在前面带个“＝”号，实在麻烦。请问可以直接输入公式吗？答：当然可以，只要稍微设置一下就可以实现了。具体步骤如下：先单击“工具”菜单中的“选项”命令。再在弹出的选项对话框中选择“ 1-2-3 的帮助”选项卡，选择“转换 Lotus 1-2-3 公式”复选框，如图 2-3 所示。图 2-3 直接公式输入最后单击“确定”按钮即完成设置。不过需要注意的是，这样设置后必须保证输入的公式全部都是数字，不能包含有引用单元格的其他符号。否则必须加上“＝”号。

2.1.11 让文本输入自动适应单元格长度

在 Excel 单元格中输入文字时，即使输入的文字长度超过单元格长度，系统也不会自动换行，而只是显示为一行。请问可以让系统自动根据单元格长度来调整文本的行数吗？ 答：其实这就是文本的自动换行问题，要实现起来是很容易的。在输入文本时，当到达单元格最右边时，同时按下“ Alt ＋ Enter ”组合键，这样系统会自动加宽单元格的宽度，而文本也会自动换到下一行。如果觉得每次按组合键太麻烦，可以执行如下设置来一劳永逸：首先单击工作表最左上角的行、列相交的空白处，选择工作表中的所有单元格（当然也可以按下“ Ctrl ＋ A ”组合键来选择）。然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，选择“自动换行”复选框，如图 2-4 所示。图 2-4 文本自动换行

2.1 输入编辑技巧 (2)

最后单击“确定”按钮即可完成。如果只要实现部分单元格的自动换行，可以先选定这些单元格，再执行上述操作就可以了。

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2.1.12 利用“填充柄”快速输入相同数据

在编辑工作表时，有时整行或整列需要输入的数据都一样，很显然如果一个一个单元格的输入实在太麻烦了。请问有什么快捷的方法吗？

答：可以利用鼠标拖动“填充柄”来实现快速输入。具体操作如下：首先在第一个单元格中输入需要的数据，然后单击选中该单元格，再移动鼠标指针至该单元格右下角的填充柄处，当指针变为小的黑色“ + ”字型时，按住左键，同时根据需要按行或者列方向拖动鼠标，选中所有要输入相同数据的行或者列的单元格，最后松开鼠标即可。这样数据就会自动复制到刚才选中的所有单元格了。不过上述方法只适用于输入的是文本信息。如果要重复填充时间或日期数据时，使用上述方法填充的将会是一个按升序方式产生的数据序列。这时可以先按住“ Ctrl ”键，然后再拖动填充柄，填充的数据才不会改变。

2.1.13 利用组合键在单元格中快速定位

在修改工作表中的单元格数据时，如果要在单元格中增加数据的话，每次都要先用鼠标定位，然后再用键盘输入，这样来回地切换很不方便。请问有什么键盘组合键吗？

答：当然有，可以用键盘的方向键来选择单元格，然后按下“ F2 ”键。这样单元格就会自动转换输入模式，同时光标也自动定位在该单元格的最后面，直接输入数据就可以了。

2.1.14 在信息输入前就给予提示

希望在用户为单元格输入信息时，系统能自动的给予一些必要的提示，这样不但可以减少信息输入的错误，还可以减少修改所花费的时间。请问该如何实现？

答：可以按如下操作：首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格。然后执行“数据”菜单中的“有效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入信息”选项卡。接着在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息的标题和内容即可。

2.1.15 正确显示百分数

在单元格中输入一个百分数（如 10 ％），按下回车键后显示的却是 0.1 。请问该如何设置才能正确显示百分数？

答：出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了，只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。操作如下：选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。

2.1.16 巧做设置，使公式更加明了

在工作表的公式中，我们经常是通过单元格标号来引用数据的，如“ F2=A2+B2+C2+D2 ”。这样很难一下子了解公式具体的内容。有没有方法用文字来取代单元格的符号，让公式更直观些呢？

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答：这个想法的确很不错，当然也是可以实现的。可以按下列步骤来操作：例如在一个特定的数据库工作表中，一般每一列数据都是同一个字段下的。可以先为每一列数据设置好相应字段名（如：语文、数学、外语、总分等）。再单击“工具”菜单中的“选项”命令，选择“重新计算”选项卡。在“工作簿选项”区域中选择“接受公式标志”复选框，如图 2-5 所示。图 2-5 “重新计算”选项卡最后单击“确定”按钮。这样如果要利用公式计算时，可以直接在公式中输入字段名称来表示了，例如：总分 = 语文＋数学＋外语。

2.1.17 在连续单元格中自动输入等比数据序列

请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗？

答：可以通过填充的方法来实现。具体操作如下：首先在第一个单元格中输入该序列的起始值，然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格。再依次单击“编辑”菜单中的“填充”项下的“序列”命令。在弹出的“序列”对话框中，再选择“类型”中“等比序列”单选按钮，再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。不一定要是该序列的最后一个值，只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。如图 2-6 所示。图 2-6 自动输入等比序列最后单击“确定”按钮即可。这样系统就自动将序列按照要求填充完毕。

2.1.18 选择大范围的单元格区域

由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠标拖动操作，总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的好方法吗？

答：当然有。可以试试如下操作：首先在“名称”框（就是公式输入栏 fx 左边的输入框）中输入该操作区域的起始单元格名称代号，然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号，中间用“：”冒号分开。最后按下“ Enter ”键，这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。

2.1.19 为修改后的工作表添加批注

想在对工作表文档进行修改的同时，在修改处添加批注，以方便日后查阅。请问该如何操作？答：为修改添加批注是很容易实现的。具体操作如下：首先选择已经修改过的单元格，然后单击“插入”菜单中的“插入批注”命令。这时在该单元格旁边会弹出一个黄色的文本输入 框，输入框最上边会自动显示系统安装时使用的用户名字，当然也可以改为当前使用者的名字。在光标处就可以输入要添加的批注了。输入完成后鼠标单击任意位置，批注文本框就会自动隐藏起来。这时在该单元格的右上角部位会多出一个红色的小三角形符号，当鼠标移动至该单元格上时，会自动弹出刚才添加的批注内容。同时还可以用鼠标右键单击该单元格，在弹出的菜单中通过“编辑批注”和“清除批注”命令来进行其他的修改操作。

2.1.20 隐藏行或列的其他方法

请问要实现行或者列的隐藏有什么其他好的方法吗？

答：要实现行或者列的隐藏除了利用“隐藏”命令外，还有以下几种方法可以实现。其中最

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简单的就是直接拖动鼠标来实现。先移动鼠标指针至要隐藏的行或者列的最下边或最右边，当鼠标指针变成了一个黑色的带有上下箭头的“ + ”字状时。按下鼠标左键，然后拖动鼠标使其不可以见即可。当然也可以通过键盘组合键来操作完成：按下组合键“ Ctrl+9 ”隐藏的是行；按下组合键“ Ctrl+0 ”隐藏列。如果要取消隐藏，只需要再同时按下“ Shift ”键，即同时按下“ Ctrl+Shift+9 ”、“ Ctrl+Shift+0 ”组合键。当然如果要隐藏的行或者列比较多时，用这上述两种方法还是显得有点麻烦，这时可以试试利用“ Shift+Alt+ → （右方向键）”组合键来隐藏。首先利用“ Ctrl ”键来选择所有要隐藏的行或者列，然后同时按下“ Shift+Alt+ → （右方向键）”组合键，这时会弹出“创建组”对话框，如图 2-7 所示。图 2-7 “创建组”对话框询问要创建的组是行还是列。如何隐藏的是行就选择“行”单选按钮，如果隐藏的是列就选 择“列”单选按钮。最后单击“确定”按钮完成。这时在工作表中行或者列的序号处会产生一条黑线，它将刚才选择的所有行或列连接起来，同时在末端会有一个“－”符号。单击该符号，则所选的行或者列就会组成一个组，从而达到隐藏的效果。同时“－”号会变成“ + ”号。要恢复隐藏，只要再单击该“ + ”号即可。或者按下数字“ 1 ”或“ 2 ”也可以实现。如果要取消分组模式。只需同时按下“ Shift+Alt+ ← （左方向键）”组合即可。

2.1.21 恢复被隐藏的行或列的快捷方式

请问除了使用“取消隐藏”命令外，还有什么更快捷的方法来实现找出已经被隐藏的行或列吗？

答：要取消隐藏的行其实有更简单的方法。例如要恢复被隐藏的第 2 行，可以执行如下操作：首先将鼠标指针移动到第 1 行和第 3 行之间的位置，当鼠标的指针变成横向为“＝”号，纵向为黑色实心双箭头的十字形状时，执行用鼠标左键双击操作，这样被隐藏的行就会显示出来了。这种方法比用“取消隐藏”命令要快捷的多。取消列的隐藏方法同上所述。

2.1.22 在常规格式下输入分数

当在工作表的单元格中输入如“ 2/5 、 6/7 ”等形式的分数时。系统都会自动将其转换为日期格式。所以每次都要先将单元格格式设置为“分数”后才可以正确显示。难道就没有办法可以在常规格式下直接输入分数吗？

答：在“常规”模式实现分数的输入是可以实现的，而且还是非常简单的。只要在输入分数前，先输入“ 0 ＋空格符”。然后再在后面输入分数即可，如输入“ 0 □ 2/3 ”（ □ 表示空格）即正确显示为“ 2/3 ”。需要注意的是，利用此方法输入的分数的分母不能超过 99 ，否则输入结果显示将被替换为分母小于或等于 99 的分数。如输入“ 2/101 ”，系统会将其转换为近似值“ 1/50 ”。

2.1.23 在单元格中自动输入时间和日期

日期和时间的输入形式太麻烦，而且有时记不清楚。请问有什么方法让系统自动输入时间和日期吗？

答：可以执行以下方法来实现：选中需输入的单元格，直接按下“ Ctrl+ ；”组合键可输入当前日期；如果直接按下“ Ctrl+Shift+ ；”组合键即可输入当前时间；当然也可以在单元

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格中先输入其他文字然后再按以上组合键，如先输入“当前时间为：”再按下“ Ctrl+ Shift+ ；”组合键，就会在单元格中显示“当前时间为： 16 ： 27 ”这样的结果。以上方法美中不足的是输入的时间和日期是固定不变的。如果希望日期、时间随当前系统的日期、时间自动更新，则可以利用函数来实现。输入“ =today() ”得到当前系统日期的函数，输入“ =now() ”得到当前系统时间和日期的函数。

2.1.24 移动单元格中公式计算的结果

一般地，可以通过在单元格中输入公式自动计算出数据的结果。但是将这个计算结果移动到其他单元格时，结果都变成了“ 0 ”，这是怎么回事？该如何解决？ 答：可以通过以下操作来解决：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“重新计算”选项卡。选择“手动重算”复选框，同时取消选择“保存前自动重算”复选框，使其无效，最后单击“确定”按钮即可。这样就可以通过“复制”和“粘贴”命令来正确移动公式计算出的结果了。

2.1.25 以图片格式插入 Word 中的文本内容

请问在不用截图软件的情况下，可以直接将 Word 文档中的某些文本内容以图片格式插入工作表的单元格中吗？

答：当然可以，可以直接利用系统的内置功能实现文本内容到图片格式的转换。具体操作如下：在 Word 编辑界面，先选定需要插入的文字内容，然后利用“复制”命令将其复制到系统剪贴板中。然后在 Excel 环境下，选定要插入该图片的单元格，再按住“ Shift ”键，同时单击“编辑”菜单中的“粘贴图片”命令。这样即可将剪贴板中的内容转换成图片格式并插入到工作表中。如果选择的是“粘贴链接图片”命令，则将图片和工作表建立链接关系。

2.1.26 求和函数的快捷输入法

求和函数“ SUM ”可能是我们在工作表文档中使用最多的函数了。请问有什么好办法来快速输入吗？

答：其实“ SUM ”函数不必每次都直接输入的，可以单击工具栏中的“ ∑ ”符号按钮来快速输入。当然还有更快捷的键盘输入，先选择单元格，然后按下“ Alt+= ”组合键即可。这样不但可以快速输入函数名称，同时还能智能地确认函数的参数。

2.1.27 快速创建任意大小的连续数据矩阵

要创建一个较大的数据矩阵，且矩阵中的数据是一个有规律的等差序列，请问有什么好的方法来自动实现吗？

答：要创建这样的有规律的数据矩阵，可以试试以下所述的方法：假设要创建一个 M × N 的矩阵，而且矩阵的第一个单元格是 A1 。先在 A1 单元格中输入矩阵的第一个数据元素，再在 A2 单元格中输入下一个数据元素。然后再定位到 B1 单元格，在其中输入矩阵的第 N ＋ 1 个数据元素，在 B2 单元格中输入第 N ＋ 2 个数据元素，这样也就确定了该矩阵的前两行和前两列的四个数据。接下来用鼠标选择这四个单元格，移动鼠标指针至该单元

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格的右下角填充柄处，当指针变成一个实心的黑色小十字状时，按下鼠标左键延行方向拖动至矩阵的最后一列。松开鼠标后，会生成一个 2 行 N 列的数据矩阵。同样的再选择该矩阵，移动指针到该矩阵的右下角填充柄处，当鼠标再次变成一个实心的黑色十字状时，延列方向执行拖动操作至第 M 行。这样整个矩阵就自动填充完了。

2.1.28 组合键方式为单元格文字添加双下划线

系统提供的下划线按钮只能为单元格文字设置下划线。而如果要设置双下划线，则要利用菜单命令才能完成，请问有更快捷的方法吗？

答：当然有，设置双下划线可以直接利用键盘快捷完成。方法就是先按住“ Shift ”键，然后再单击工具栏上的下划线按钮。

2.1.29 为单元格文字添加汉语拼音

为什么利用“格式”菜单中“拼音信息”下的“编辑”命令为单元格汉字加注汉语拼音后，系统什么都没显示？

答：那是因为系统默认的格式是将拼音隐藏的。只要再执行“拼音信息”下的“显示或隐藏”命令就可以看到了。或者可以先执行“显示或隐藏”命令，然后再利用“编辑”命令来输入拼音信息。同时还可以通过“设置”命令来对加注的拼音进行字体大小、对齐方式等相关的设置。

2.1.30 快速选中所有数据类型

相同的单元格要选择数据类型都是“数字”的单元格来进行操作，可是这些单元格都是分散的，请问有什么好的方法把它们全部找出来吗？

答：可以利用“定位”命令来快速地找到这些单元格。具体操作如下：执行“编辑”菜单中的“定位”命令。在弹出的“定位”对话框中，单击“定位条件”按钮。接着会弹出一个“定位条件”对话框，根据需要，选择设置好要查找的单元格类型。例如先选择“常量”项，然后再复选上“数字”项，如图 2-8 所示。最后单击“确定”按钮完成即可。这样符合上述条件的单元格全部会被选中。图 2-8 设置定位条件

2.1 输入编辑技巧 (3)

2.1.31 利用“记录单”为行或列添加数据

如果工作表文档中数据较多，由于屏幕大小的限制，在输入超过显示区域单元格的数据时，一般都是要利用滚动条来定位显示区域。这样操作往往不是很准确，请问有更好的方法来实现吗？

答：可以利用“记录单”方式来直接输入数据，而无需理会单元格位置的变化。不过具体操作时，行和列的输入稍有不同，下面一一来说明：对于列数据的输入。先单击列标题来选择

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整列，然后单击“数据”菜单中的“记录单”命令，这时系统会弹出一个对话框，直接单击“确定”按钮，在弹出的另一对话框中进行数据输入即可，如图 2-9 所示。输入完成后，按“ Enter ”键自动跳转至下一空白单元格中（当然也可以单击滚动条下边的黑色三角符号来跳转），继续输入数据。输入完成后单击“关闭”按钮完成即可。如果是要按行方向来输入数据，操作与前面稍有不同。首先不能利用单击行标记的方法来选择整行，否则会因为字段太多而出错，所以只能用拖动操作来选择。在数据输入时，不能用“ Enter ”键来跳转到下一个空白单元格，因为如果按此键，系统会跳转到下一行来输入数据，但是可以用“ Tab ”键来跳转。图 2-9 输入数据最后需要共同注意的是，不管是行输入或是列输入数据，由于系统默认是将第一行和第一列作为记录名称和字段名称，所以所有输入的数据都是从第二行和第二列开始的。

2.1.32 不输入公式直接查看结果

当要计算工作表中的数据时，一般都是利用公式或函数来得到结果。可是假如仅仅只是想查看一下结果，并不需要在单元格中建立记录数据。请问有什么办法实现吗？

答：可以选择要计算结果的所有单元格，然后看看编辑窗口最下方的状态栏上，是不是自动显示了“求和 = ？”的字样呢？如果还想查看其他的运算结果，只需移动鼠标指针到状态栏任意区域，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令，在状态栏就会显示相应的计算结果。这些操作包括：均值、计数、计数值、求和等。

2.1.33 批量为单元格数据添加单位

在许多的场合中，我们都需要为单元格数据添加单位，如果每输入一个数据，就添加一个单位，这样操作起来实在太麻烦费事了。请问可以在数据输入后一次性批量完成吗？ 答：可以按以下操作来实现批量输入单位：选中所有要添加单位的单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，然后在“分类”列表中选择“自定义”项。再在右边的“类型”列表选择框中选择适合的数字格式（例如：如果是小数形式，则选择“ 0.00 ”），在“类型”文本框中的该数字格式后添加“单位名称”（如： \元 \ ，注意是英文输入法中的引号），如图 2-10 所示。 图 2-10 输入数据单位最后单击“确定”按钮返回即可。这样刚才选择的所有单元格数据后都自动加上设置好的单位了。

2.1.34 启用记忆功能输入单元格数据

在一些网页填写注册信息时，如果输入的内容以前曾经输入过，只要输入前面一个或几个字符，系统就会自动输入其余的内容。请问在 Excel 的单元格数据输入有这种功能吗？ 答：这种功能叫做自动记忆功能。在 Excel 中也是可以实现的。具体设置如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中单击“编辑”选项卡，选择“记忆式键入”复选框，如图 2-11 所示。图 2-11 选择“记忆式键入”复选框最后单击“确定”按钮即可。

2.1.35 利用“选择性粘贴”命令将文本格式转化为数值

在通过导入操作得到的工作表数据中，许多数据格式都是文本格式的，无法利用函数或公式

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来直接进行运算。但是如果一个一个地改又很麻烦，请问有什么更好的办法来实现转换吗？答：对这种通过特殊途径得到的数据文档，可以通过以下方法来实现快速批量转换格式：先在该数据文档的空白单元格中输入一个数值型数据如“ 1 ”，然后利用“复制”命令将其复制到剪贴板中。接着选择所有需要格式转换的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“运算”项下的“乘”或者“除”单选按钮，如图 2-12 所示。图 2-12 将文本格式转化为数值最后单击“确定”按钮完成即可。这样，所有的单元格都会转换为数值格式了。

2.1.36 去除单元格中的“ 0 ”

有时在一个工作表中，有许多的“ 0 ”值的单元格，这些单元格没有什么实际意义，而且还影响整个工作表的美观，请问可以将这些“ 0 ”去掉，而又不影响工作表的数据的完整吗？

答：要想去掉这些“ 0 ”值单元格，而又不影响工作表数据的完整性，就只有将它们隐藏起来。具体实现方法如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“视图”选项卡，在“窗口选项”区域中取消选择“零值”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可，如图 2-13 所示。图 2-13 隐藏零值当然这样工作表中所有的“ 0 ”都会被隐藏起来。如果只希望隐藏部分单元格中的“ 0 ”，可以执行以下操作：首先选择要隐藏的单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令。在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”列表框中选择“自定义”项，在右边的“类型”输入框中输入“ 0;0;;@ ” ( 全部符号都在英文输入法状态输入，双引号不要输入 ) 。最后单击“确定”按钮完成即可。

2.1.37 在数据录入时自动切换输入法

由于工作表中数据类型的复杂和多变性，所以常常要在各种输入法之间来回切换，请问可以实现一定位到某个单元格系统就会自动切换到相应的输入法吗？

答：可以通过下面的设置来实现它：首先选中使用同一种输入法的所有单元格，再单击执行“数据”菜单上的“有效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“输入法模式”下拉列表中，根据需要进行设置。如要使用中文字符的话，就选择“打开”，如要使用英文输入模式，就选择“关闭（英文模式）”。

2.1.38 消除运算结果的系统误差

在对一些带小数的数据进行统计中，系统计算后得出的结果往往和我们运算得到的值有一定的出入。为什么出现这种问题？该如何解决呢？

答：出现这种问题的原因是，在默认情况下，系统对中间运算得出的带有小数结果的显示都是经过了四舍五入操作后给出的近似值。而在其他如求和、求差等运算过程中，使用的是更精确的实际值，所以和用屏幕显示值进行运算得出的结果是有出入的。要想解决这一问题，只要更改默认设置即可，具体操作如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“重新计算”选项卡，找到并取消选择“以显示值为准（ P ）”复选框，最后单击“确定”按钮完成。这样系统就会直接依据显示结果来进行运算了。

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2.1.39 为数据输入设置下拉选择列表

为了统一输入的格式，有时希望用户在输入数据时，只需要选择设置好的单元格内容即可，而不要自行重新输入。有没有办法为单元格设置一个供选择的类似下拉列表的选择框 ? 答：这是完全可以的。具体操作如下：首先要选择需要建立自动选择列表的单元格，然后单击“数据”菜单栏中的“有效性”命令。再选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”项。这时对话框会增加“来源”项，在其下面的输入框中，输入供用户选择的序列。不同的选择项用“，”号分开（是在英文输入法状态下的逗号）。如输入“满意，一般，不满意”，如图 2-14 所示。图 2-14 设置下拉列表最后单击“确定”按钮完成即可。这样设置后，当用鼠标单击单元格时，在单元格右边会出现一个向下的黑色箭头，单击该箭头就会弹出一个选择输入列表了。

2.1.40 自动填充等差序列

在工作表中为数据库添加记录序列号是经常要执行的操作。可是有时如果记录太多，一个一个地输入就会显得费事。请问可以让系统自动完成吗？

答：要输入一些这样有规律的数据，使用以下方法将会节省许多的时间和精力：首先在起始单元格中输入第一个数据，例如输入“ 1 ”。然后在第二个单元格中输入第二个数据，如输入“ 3 ”，这两个数据的大小差就是这个数据序列等差比。选择这两个单元格，移动指针至该区域的右下角的填充柄处。当鼠标变成一个黑色的实心十字形状时，按住鼠标左键执行拖动操作，到最后一个单元格处放手。这样系统就自动按照等差比值填充好其他单元格。如果要设置的一个等差比为“ 1 ”的数据序列，只要输入起始的第一个数据，然后按住“ Ctrl ”键，再移动鼠标这至填充柄处，这时鼠标指针会变成两个小的黑色十字状。接着再执行与上述同样的拖动操作即可完成。

2.1.41 为不相连的单元格快速输入相同信息

由于单元格的不连续分布，无法利用前面介绍的方法来快速填充，请问有什么其他的方法来 实现吗？

答：如果要输入相同内容的单元格不连续，还可以使用下面的方法来实现快速输入：首先按住“ Ctrl ”键来选择好所有的单元格，然后将光标定位到编辑栏（就是“ fx ”图标后面的输入栏）中，输入需要的数据。输入完成后按住“ Ctrl ”键不放，然后再按下“ Enter ”键，这样输入的数据就会自动填充到所有刚才选择的单元格。

2.1.42 在多个工作表中同时输入相同数据

如果要在不同的工作表中输入相同的内容，有什么快捷的方法吗？

答：可以试试以下方法来实现：先按住“ Ctrl ”键，然后用鼠标单击左下脚的工作表名称来选定所有的工作表。这样所选择的工作表就会自动成为一个“成组工作表”。只要在任意一个工作表中输入数据，其他的工作表也会增加相同的数据内容。如果要取消“成组工作表”模式，只要在任一工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“取消成组工作表”选

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项即可。

2.2 函数应用技巧

2.2.1 如何在公式中引用其他工作表单元格数据

公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容，但是都是在同一个工作表中操作的。如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格，那该如何实现呢？

答：要引用其他工作表的单元格可以使用以下方法格式来表示：工作表名称 + “ ! ” + 单元格名称。如要将 Sheet1 工作表中的 A1 单元格的数据和 Sheet2 工作表中的 B1 单元格的数据相加，可以表示为：“ Sheet1!A1+Sheet2!B1 ”。

2.2.2 同时对多个单元格执行相同运算

请问有什么好的方法来实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算吗？

答：可以执行如下操作：假设要对多个单元格执行全部加“ 1 ”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“ 1 ”，再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮，如图 2-15 所示。图 2-15 “选择性粘贴”对话框最后单击“确定”按钮完成。

2.2.3 利用单步执行检查公式错误

Excel 中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复制的嵌套函数时，一旦出现错误，要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法来查找公式函数中的错误吗？ 答：可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数，这是一个准确找出错误的好办法。由于“公式求值”不是系统默认的按钮，所以需要先将其添加到工具栏。单击“工具”菜单中 的“自定义”命令，在弹出的对话框中的选择“命令”选项卡。再在“类别”列表中选择“工具”项，在“命令”列表中选择“公式求值”项，最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格，然后单击“公式求值”按钮。在弹出的对话框中，会用下划线表示公式中的执行步骤，如图 2-16 所示。图 2-16 公式求值通过“求值”按钮，可以一步步地执行公式，同时观察下划线表达式的运算结果是否正确，从而找出公式的错误之处。

2.2.4 快捷输入函数参数系统

提供的函数一般都有好多不同的参数，请问如何在输入函数时能快速地查阅该函数的各个参数功能呢？

答：可以利用组合键来实现：先在编辑栏中输入函数，完成后按下“ Ctrl+A ”组合键，系统就会自动弹出该函数的参数输入选择框，可以直接利用鼠标单击来选择各个参数。

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调节“透视系数”（通过取消“直角坐标轴”得到）。或者也可以在各个输入框中直接输入相应的数值来精确调节。如果觉得这样设置过于麻烦，也可以直接在图表中选择相应部分来执行拖动调整。具体实现如下：选择图表实体，移动鼠标到图表“角点”（就是那些黑色的正方形小点）上，当鼠标指针变成一个小十字形状时，按下左键并拖动鼠标就可以旋转图表了。如果按住“ Ctrl ”键再执行拖动，就可以观察到整图表的移动形状，调整合适后松开鼠标即可。

2.3.14 将工作表型图表转换成对象型图表

前面介绍的利用组合键可以创建图表，但是它是一个工作表形式的。请问可以将其以对象的形式插入到其他工作表吗？

答：要实现图表文件转换成对象，可以执行下面的操作：首先打开该图表文件，单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“位置”命令。接着会弹出一个设置对话框，在其中选择“作为其中的对象插入”单选按钮，再在下拉选择列表框中选择要插入到的数据工作表名称，如图2-25 所示。图 2-25 转换图表类型最后单击“确定”按钮即可。同时利用该命令也可以将对象型图表转换为工作表型图表。

2.4 自定义设置技巧 (1)

2.4.1 快速为工作表重命名

如果要更改工作表的名字，一般都是利用“重命名”命令来完成的。请问还有其他快速的方法吗？

答：其实只要用鼠标左键双击工作表标签名称，然后就可以直接输入新的名称了。

2.4.2 自定义自动排序类型

系统能够自动为其自带的数据类型（如星期、季度等）进行排序。请问如何让自己定义的数据类型实现自动排序？

答：要让系统自动排序我们自己定义的数据类型，可以将该类型添加到系统中。操作方法如下：先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”列表框中选择“新序列”项，再在“输入序列”列表框中按顺序依次输入新序列。如我们可以为设置一个奖项的序列：特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、鼓励 奖。每输入完一项后，按回车键转到下一行再输入第二项。如图 2-26 所示。图 2-26 添加序列最后单击“添加”按钮即可。这样就可以在左边的序列列表框中找到刚才添加的序列了。它将和系统自带的序列一样实现自动排序。

2.4.3 多窗口方式浏览工作表

在实际应用中，常常为在一个大工作表文档中比较两个单元格数据而烦恼，因为要频繁地在

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各个单元格位置之间进行切换。如果能够对同一个工作表文档多开几个窗口就好了。请问可以实现吗？

答：这是完全可以的。按以下操作即可实现：移动鼠标到工作表窗口右边的滚动条上的黑三角形按钮上方的小横杠上，当鼠标变成一个中间为一个“＝”符号，纵向为两个小箭头时，双击鼠标左键，这时当前窗口就会被横向的分隔成两个独立的部分。这两个窗口显示的都是同一个工作表，这样就可以在两个窗口中分别进行操作了，再也不要在一个窗口中来回地查找不同的单元格了。其实开始那个小横杠就是我们的文件横向分隔按钮。当然有横向分隔自然就有纵向分隔了。在水平滚动条最右边也有一个同样的分隔条，执行用鼠标左键双击后，就可以将窗口纵向分成两个独立的部分。如果在横向分隔的基础上再执行纵向分隔就可以将当前窗口分成四个独立的部分了。如果要取消分隔只要再用鼠标左键双击分隔条即可重新恢复单窗口模式。

2.4.4 给单元格重新命名

在函数或公式中引用单元格时，一般都用字母加数字的方式来表示单元格，如“ A1 ”表示第一行第一个单元格。请问可以用其他方式来替单元格命名吗？

答：用数字和字母的组合来命名单元格只是系统默认的一种方式而已，还可以用以下方法来为单元格命名。首先选择要命名的单元格，然后在工作表左上角的“名称”框中输入希望的新名字，如可以输入“一号”，然后按下“ Enter ”键结束。这样下次就可以用这个名称来引用该单元格了。

2.4.5 快速切换工作簿

如果在 Excel 中打开多个工作簿文件后，要切换到另一个工作簿就必须先最小化当前工作簿。显然这样是很麻烦的。请问有什么办法来更好的解决呢？

答：其实要解决这个问题，只要让每一个工作簿都在系统的任务栏显示就行了。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的菜单中选择“视图”选项卡，然后单击选择“任务栏中的窗口”前的复选框。最后单击“确定”按钮即可完成，如图 2-27 所示。图 2-27 切换工作簿这样就可以直接在系统任务栏中单击对应的工作簿来直接切换了。

2.4.6 使用大图标来显示工具栏按钮

由于特殊原因，希望系统的工具栏按钮变大一点，这样单击起来更方便。请问该如何实现？答：可以利用系统提供的辅助设置功能来实现。具体操作如下：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡，单击选择“大图标”复选框，如图 2-28 所示。图 2-28 使用大图标最后单击“关闭”完成即可。不过需要注意的是，这项设置对其他的 Office 程序都会起作用。也就说 Word 、 Access 等系统的工具栏都会被变大。

2.4.7 在工具按钮之间设置分隔线

工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开，请问可以在每一个工具按钮之间设置分隔线吗？该如何操作？

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答：要为工具按钮之间设置分隔线是很简单的。先按住“ Alt ”键，然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮，松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线，只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可

2.4.8 巧妙实现依据三个以上关键字

对数据排序系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？

答：虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于 3 个以上的排序。具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项，依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行 2 次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，我们就巧妙的实现了对三个以上关键字的排序操作。

2.4.9 自定义数据类型隐藏单元格值

在前面介绍了怎样隐藏单元中的公式，现在想隐藏单元格输入的数据，该如何实现？ 答：隐藏单元格的值和隐藏公式基本操作相同。先选中要隐藏数据的单元格，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。再在弹出对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”项，接着在“类型”文本框中输入“；；；”（三个分号）。单击“确定”按钮返回即可。

2.4 自定义设置技巧 (2)

2.4.10 完整显示工具栏按钮

工具栏的按钮一行无法完全显示，请问如何才能完整显示整个工具栏。

答：可以单击“工具”按钮中的“自定义”命令，再选择“选项”选项卡，然后单击选择“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框即可。或者也可以直接移动鼠标到工具栏的空白处，然后按住鼠标左键，拖动工具栏到下一行即可。

2.4.11 让工具按钮直接显示文字提示

工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的，有许多都看不懂，请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗？

答：当然，可以执行以下操作来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡。然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮（或者单击对话框中的“更改所选内容”按钮），在弹出的菜单中根据需要选择“总是只用文字”或者“图像和文本”。这样工具按钮就会显示文字提示了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的。

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2.4.12 隐藏工作表中的网格

希望隐藏工作表中网格线，请问有什么快捷的方法吗？

答：可以在工具栏上添加“切换网格”按钮来快速实现。添加该按钮的操作如下：单击“工具”菜单下的“自定义”命令。再单击“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“窗体”项，再在“命令”列表框中找到“切换网格”，将它拖放到工具栏上适当位置。以后单击该按钮就可以隐藏或显示单元格的网格线了。

2.4.13 依据单元格数据调整列宽

在数据输入过程中，如果数据长度太长，而不想换行，我们一般都是通过拖动操作来调整列宽的，可是遇到下一个超出宽度时，又要来调整。难道就不能让单元格自动适应数据长度吗？答：其实大可不必一个一个调整列宽来适应数据长度，可以一直输入完所有的数据，最后选择该列，移动鼠标指针到列的右边界处，当指针横向是一个双箭头的黑色十字状时，双击鼠标左键。这样系统就会自动调整列宽以保证该列中数据长度最长的单元格也能完整显示数据。该方法同样适用于行高的自动调整。

2.4.14 将 Excel 文档插入 IE 页面中

希望将 Excel 数据文档直接在 IE 中浏览，该如何操作？

答：系统提供了专门的功能键来完成该操作。只要按下“ F12 ”键，在弹出的“另存为”对话框中选择保存文件类型为 Web 页（即 HTML 文件），就可以将当前工作表数据文档加入 Web 页中来浏览。

2.4.15 快速设置单元格边框

在系统中一般都是通过菜单命令来实现对单元格边框的设置的，这样做显得很繁琐，请问有什么更快捷的办法吗？

答：在新版的 Excel 中，系统专门新增加了一个“边框”设置工具条来解决这个问题。可以通过单击“视图”菜单中的“工具栏”选项下的“边框”命令来调出该工具条，如图 2-29 所示。图 2-29 设置单元格边框该工具条中有“绘制边框”、“绘图边框网络”、“擦除边框”工具按钮。我们可以通过它来设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等。

2.4.16 自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标

系统工具栏中工具按钮以及菜单中的命令项一般都用专门的图标来表示。请问可以自己修改这些图标吗？该如何操作？

答：这些图标一般都是系统默认的，但是还是可以修改的。可以通过以下操作来更改：先单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择工具栏上需要更改的工具图标按钮，用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“更改按钮图像”选项。在弹出的图像选择列表中选择一个满意的图标即可。更改菜单中的图标和上述方法基本相同。不过这种方法还只能利用系统提供

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的其他图标来替换现有的图标。我们还可以自己绘制编辑图标，让图标更有特色。要编辑图标，可以选择“编辑按钮图像”命令，这样会弹出一个编辑图标的设置对话框，如图 2-30 所示。在这里可以设置图标对象的位置和为图标重新着色。这样编辑以后可以得到一个感觉完全不同图标。图 2-30 编辑图标当然还可以将其他的图像设置为工具按钮的图标。具体实现过程如下：先用第三方图形程序打开（如 Photoshop 之类的）并编辑好（最好保证图像大小和系统默认的大小 16 x 16 个像素相同，如果图片太大可能会发生扭曲，或者根本无法通过后面粘贴操作）。然后再执行复制操作，将该图像复制到系统剪贴板（图形的格式最好是位图或图片格式）。然后再按前面所述方法操作，最后在弹出的菜单中选择“粘贴按钮图像”选项即可。如果对图标的更改不满意，可以单击“恢复按钮图像”命令来恢复系统默认图标。

2.4.17 将意外情况造成的数据丢失减少到最低

因意外情况（如断电，死机）而来不及保存操作造成的数据丢失情况是时有发生，请问有什么软件的方式来解决该问题吗？

答：首先用软件的方法是无法彻底地解决该问题的。但是我们可以通过设置“自动保存”功能来将这样造成的损失降到最低。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“保存”选项卡，选择“保存自动恢复信息”复选框。在后面的时间间隔设置框中，可以将自动保存的时间间隔设置得尽可能的短，来将数据丢失减少到最小，如图 2-31 所示。图 2-31 设置自动保存

2.4.18 将单元格内容以图片格式插入 Word 文档

在前面介绍了如何将 Word 文档内容以图片格式插入单元格中，现在需要将单元格内容以图片形式插入到 Word 文件中。请问该如何实现？

答：可以通过以下方法来实现：首先选择要转换成图片的单元格，然后按下“ Shift ”键，再执行“编辑”菜单中得“复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中选择“如屏幕所示”和“图片”功能项。如图 2-32 所示。然后再单击“确定”按钮。随后在打开的 Word 文档中，利用“粘贴”命令直接将图片粘贴到适当位置即可。图 2-32 “复制图片”对话框

2.4.19 让单元格数据变得更醒目

如果工作表的数据太多太密集的话，浏览或查找就显得格外吃力了。请问有什么办法可以加强单元格数据的显示效果吗？

答：的确是这样。在这种情况下可以通过为部分单元格设置阴影让数据变得更醒目。实现方法如下：首先选中需设置阴影间隔效果的单元格，再单击“格式”菜单中的“条件格式”命令。在弹出的对话框中，在“条件 1 ”下拉列表中选择“公式”项，并在右边文本框中输入“ =MOD(ROW() ， 2)=0 ”。如图 2-33 所示。图 2-33 “条件格式”对话框再单击“格式”按钮，在弹出的对话框中选择“图案”选项卡，在调色板中选择喜欢的背景色，最后单击“确定”按钮完成。再看看我们的单元格数据，是不是清晰很多了呢？

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2.4.20 自由设置工具栏中下拉列表的宽度

请问工具栏中的下拉列表的宽度可以改变吗？该如何操作？

答：当然，可以通过以下方法来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。然后在工具栏中单击需要更改的下拉列表框，移动指针至列表框的边缘处，当指针变成一个黑色的双箭头时，执行拖动操作就可以增加或缩小列表框宽度。

2.4.21 菜单一次性完整展开

为什么每次打开系统的菜单时，总是无法一次性全部显示菜单的命令，总是要单击展开按钮后才能看到全部命令项。有什么办法可以让菜单完整展开吗？

答：可以通过以下设置来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡。单击选择“始终显示整个菜单”复选框。这样系统将自动完整展开整个菜单项了。

2.4.22 自定义单元格的移动方向

一般在输入数据时，每次按下回车键后，系统都会自动转到该列的下一行，这给按行方向输入数据带来了很大不便，请问可以更改单元格的这种自动移动的方式吗？

答：当然，可以按自己的需要来随意更改这种移动方向。具体实现方法如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再在弹出的对话框中选择“编辑”选项卡。在“按 Enter 键后移动”项后面的下拉列表框中，有四种方向可以选择，根据实际需要选择就行，如图 2-34 所示。 图 2-34 定义单元格的移动方向最后单击“确定”按钮完成。

2.4.23 更改工作表个数

当我们新建一个工作簿文件时，该工作簿都会自动建立名称为 sheet1 、 sheet2 和 sheet3 三个工作表。请问可以更改工作表数目吗？

答：这是完全可以的。先单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“常规”选项卡。找到“新工作簿内的工作表数”项，你可以在其后面的列表框中设置你需要的工作表数目，不过最大只能建立 255 个，如图 2-35 所示。图 2-35 更改工作表个数同时还可以自定义打开的工作表中默认的字体和字号大小等信息，这样可以免去为同样格式的工作表重复多次进行格式设置操作。

2.4 自定义设置技巧 (3)

2.4.24 更改系统

打开和保存的默认路径不希望将数据文档保存在系统提供的默认路径下，可是每次执行“打开”或“保存”命令时，系统都是自动转到默认的路径下。请问有什么办法更改默认路径吗？

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答：这是完全可以的。你可以按上一条（ 2.4.23 ）技巧操作，在如图 2-35 所示的对话框中，在“默认文件位置”后面输入希望的完整保存路径。最后单击“确定”按钮完成即可。该设置同时对“打开”命令起作用。

2.4.25 让文件随系统的启动自动打开

每次编辑文件时，都要从“文件”菜单中执行“打开”操作，请问可以让要编辑的文件在系统启动时就自动打开吗？

答：要自动打开某文件，可以有多种方法来实现。首先你可以将要打开的文件保存到 Office 的安装目录下的“ XLStart ”文件夹中。这样它就会随系统而自动启动。如果不想更改文件保存的目录，还可以通过系统设置来实现：单击“工具”菜单中的“选项”项，再选择“常规”选项卡。然后在“启动时打开所选项中的全部文件”文本框中输入该文件保存的完整路径。最后单击“确定”按钮完成即可。系统会自动打开该目录下的所有文件。

2.4.26 放大显示工作表

在前面我们知道了如何将工具栏按钮放大，可是工作表的数据却没有变大，请问可以放大显示数据区域吗？

答：可以用工具栏上的“显示比例”框来按比例缩放工作表的数据区域。在“显示比例”的下拉列表框中，可以根据需要选择放大的倍数，最大可以放大到 400% 。也可以直接在“显示比例”框中输入所需的显示比例。而且该缩放操作并不影响打印的效果，不用担心打印时会变大。

2.4.27 同时打开相关联的所有工作簿

在数据输入或处理时，常常可能要参考其他数据文件中的内容，这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿。请问可以让系统在打开当前工作簿文件时就自动打开这些相关联的数据文件吗？

答：可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作簿组成一个工作区，只要将该工作区打开，系统就会打开其中的每一个工作簿。具体实现方法如下：首先打开所以的工作簿文件，再执行“文件”菜单中的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮即可。

2.4.28 保护 Excel 文件

请问在没有其他加密软件时，如何给比较重要的数据文件设置简单的保护呢？

答：系统提供了简单的数据文件加密功能。单击“工具”菜单下的“保护”项中的“保护工作表（簿）”命令，然后在弹出的对话框中输入文件密码。这样别人就无法看到该数据文件了。如果要取消密码，可以执行“保护”项下的“撤销工作表（簿）保护”命令。

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2.4.29 从工作表中获取样式

希望将别人工作表的样式应用到自己的文件中，请问有什么办法快速实现吗？

答：可以通过以下操作直接从该工作表中获得样式。首先打开源工作簿和目标工作簿，然后在目标工作簿中单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出的对话框中，可以选择需要的样式中包含的具体项目，如对齐方式、字体、边框等等，选择好以后就单击“合并”按钮。如图 2-36 所示。图 2-36 获取工作表样式这时在弹出的对话框中，在“合并样式来源”列表框内会包含有刚才打开的工作表名称，直接选择它，最后单击“确定”按钮就完成了样式复制了。

2.4.30 浏览数据内容时让标题始终可见

如果工作表中数据列超过一屏，当我们利用滚动条来浏览数据时，该数据文件的行标题或列标题就无法在下一屏显示，也就是只看到数据，无法知道数据的具体意义，这样是很不明了的。请问有什么办法可以让标题栏始终可见吗？

答：可以通过“冻结窗格”来使标题栏固定不动。首先选择整个标题栏，然后执行“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令，这样标题栏就不会随着翻页无法看到了。

2.4.31 更改系统的菜单弹出方式

一个追求个性化和新鲜感的人很不喜欢系统千篇一律的菜单弹出方式。要是能够自己定义出多样的菜单弹出方式就好了，如何做到呢？

答：其实系统早就准备了多种菜单的弹出方式，可以执行如下操作来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡，在“菜单的打开方式”项旁的下拉列表框中列出了多种弹出方式，可以根据喜好来选择，如图 2-37 所示。图 2-37 更改菜单弹出方式如果是一个喜欢新鲜感的人的话，最好选择“任意”项。这样每次弹出菜单时，系统都会随机的在其中选择一种弹出方式，随时随地给你不同的感觉。

2.4.32 复制单元格的格式设置

在对多个单元格进行相同格式设置时，我们一般都是先选择所有的单元格（如果单元格是不连续，可以按住“ Ctrl ”键再一一选择），然后再进行格式设置，可是有时候我们根本就不能完全确定究竟哪些单元格要进行相同的格式设置，是不是就只有重复多次相同的设置操作呢？

答：其实遇到这种情况也用不着一个一个地来操作。利用“格式刷”按钮，可以非常方便快速地完成该设置。首先选择已经完成格式设置的单元格，然后单击“格式刷”按钮，接着再移动到其他需要相同设置的单元格上，执行拖动操作即可。如果需要设置的单元格比较多，为了避免反复地单击“格式刷”按钮，可以一开始就用鼠标左键双击该按钮，再对其他单元格执行操作。完成后只要再次单击该按钮即可取消“格式刷”模式。其实除了利用“格式刷”来进行格式设置外，我们还可以利用“选择性粘贴”命令来直接复制单元格的格式。具体操作如下：先选择已经设置好的单元格，然后执行“复制”命令，再选择需要相同设置的目标

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单元格，接着执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“格式”单选按钮，如图 2-38 所示。最后单击“确定”按钮即可完成格式的复制。图 2-38 单元格的格式设置

2.4.33 自动为数据修改建立备份

在对工作表数据进行修改时，当修改完成后，可能会觉得不是很满意，希望重新再来过，可以说这时已经很难恢复原来的数据了。如果每次都手动通过“复制”操作来建立备份也实在是太麻烦了。请问可以让系统自动在每一次修改前建立文件备份吗？

答：可以通过以下设置实现上述需求：首先打开目标工作表，然后执行“另存为”命令，在弹出的对话框中单击“工具”按钮，在其下拉选项菜单中选择“常规选项”项。接着在弹出的对话框中单击选择“生成备份文件”复选框，如图 2-39 所示。图 2-39 自动备份数据修改同时还可以设置该文件的“打开的权限密码”和“修改权限密码”，不过该密码对备份的文件无效。单击“确定”按钮返回后，再输入保存的文件名，在文件类型中可以选择“工作簿”作为文件类型。最后设置好保存的目录后单击“保存”按钮完成。这样以后每次要对修改后的文档执行保存操作前，系统会自动在同一目录下生成一个备份文件，用于保存修改前的数据。这样在需要对修改后的文件恢复原状时，就可以直接从备份文件中得到原来的数据内容了。

2.4.34 显示字体的效果示范

在设置字体时，常常会因为不知道该字体的具体效果而苦恼。请问可以在选择字体时，让系统自动给出该字体的效果示范吗？

答：这个是完全可以实现的。具体操作如下：单击“工具”菜单下的“自定义”命令，在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，选择“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框即可。这样在选择字体时就可以看到该字体的实际效果了。

2.4.35 随时随地应用你的个性化设置

通过前面的知识，对系统的编辑环境进行了许多个性化的设置，可是如果重新安装系统或换到别的电脑工作环境下，就要重新进行设置或无法适应了。难道就没办法来保存这些自定义的设置吗？

答：自定义的设置信息是可以保存的，它都是由一个叫“ Excel10.xlb ”的文件来存储。该文件的存放位置因操作系统不同而稍有变化：在 Windows 98 系统中的对应位置是：“系统盘符” :\\Windows\\Application Date\\Microsoft\\Excel 文件夹下。在 Windows XP 系统中的对应位置是：“系统盘符”： \\Documents and Settings\\ “用户名” \\Application Data\\Microsoft\\Excel 文件夹下。只要先将该文件备份，在需要时利用“复制”操作将其恢复到对应位置即可。如果在使用其他人的电脑时，记得先将原文件备份，这样使用完后可以恢复其原来的设置。

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2.5 打印技巧

2.5.1 实现多个工作表

直接一次打印在打印数据文件时，一般都是先选择数据文件然后再执行打印操作，可是如果有多个工作表需要打印时，请问可以一次操作来完成吗？

答：这个是没问题的，可以利用“ Ctrl ”键，然后单击工作表标签选择所有要打印的数据工作表，然后再执行打印操作即可。不过需要注意数据文件的大小，如果太大，造成打印机内存不够而出错就得不偿失了。

2.5.2 打印工作表中的部分数据

如果不需要打印整个工作表数据，而只需要打印其中的部分数据，请问可以实现吗？ 答：当然，可以按以下操作：先打开工作表文件，然后选择需要打印的数据区域或者按住“ Ctrl ”键来选择分散的数据单元格。接着单击“文件”菜单中的“打印区域”项下的“设置打印区域”命令。这时刚才选择的单元格边框会变成虚线，然后直接单击“打印”按钮执行打印即可。

2.5.3 如何避免错误提示信息

被打印在打印工作表时，由于一些不可避免的原因，常常会把一些错误的提示信息也打印出来。请问如何避免打印出这类错误信息？

答：可以进行如下设置来避免这类错误的发生：先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”标签。再在“错误单元格打印为”项后面的下拉列表框中选择“空白”项。如图 2-40 所示。图 2-40 “页面设置”对话框这样即使有错误，提示信息也不会打印出来。

2.5.4 在每页中都打印出表头

在打印有多页的数据表格时，请问如何只做一次设置就可以在每页中都打印出数据表的标题栏？ 答：如果要实现每页都打印出表格的表头，可以通过“页面设置”进行设置。具体操作如下：打开要打印的文件，然后执行“文件”菜单中的“页面设置”命令。在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，可以直接在“顶端标题行”直接输入“ $X:$Y ”（ X 和 Y 分别表示文件标题的起始行和结束行，如果标题栏只设置了一行，则直接输入“ $1:$1 ”即可），或者也可以直接用鼠标在工作表区域选择标题栏单元格区域。具体图示可以参考上一条的图 2-40 。最后单击“确定”按钮完成设置。然后就可以直接打印了。

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2.5.5 完整打印出超过页面宽度的数据表

由于数据表中的内容项目比较多，所以页面宽度超过了纸张的宽度，以致无法打印出完整的数据表。请问在不加大纸张宽度的情况下，该如何实现数据表的完整打印。

答：可以通过缩小页面的打印比例来实现打印出完整的数据表。具体操作如下：在当前工作表编辑窗口，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，再选择“页面”选项卡，然后在“缩放比例”项后面的调整框中设置缩放比例，如图 2-41 所示。图 2-41 设置缩放比例同时可以通过“打印预览”按钮来查看调整的效果，直到调整到合适的比例即可。

2.5.6 请问如何隐藏单元格值而只打印公式

有时不需要打印出单元格的值，而只要打印出求值的公式。请问该如何直接打印出数据单元格中的公式？

答：只要将数值隐藏起来，而只显示公式即可实现，具体操作如下：首先单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“视图”选项卡，单击选择“公式”复选框，如图 2-42 所示。图 2-42 隐藏单元格值最后单击“确定”按钮完成。这样所有含有公式的单元格都会隐藏其值而只显示公式。除了通过系统设置来实现公式的显示外，还可以直接利用组合键来实现。在当前工作表中，直接按下“ Ctrl+` ”组合键（‘ ` ’键是数字 1 键的左边的键）就可显示单元格中的公式。如果再按一次该组合键，又可以恢复显示单元格值，这样更快捷灵活。

2.5.7 按连续页码打印多个工作表文件

在打印工作表时，每一个工作表都作为一个独立实体文件来打印的，页码的编制也是独立的。请问可以将多个工作表按一套页码编号，将它们打印成一份文件资料吗？

答：可以通过以下设置来实现：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令。在弹出的对话框中选择“页眉 / 页脚”选项卡，然后根据需要选择“自定义页眉”或“自定义页脚”，分别设置好页码的形式。再单击第二个命令按钮，这时在最右边的框中会自动添加“ &[ 页码 ] ”字样，然后在该字样后输入“ +X ”（ X 表示前面将打印出的总页码值），如图 2-43 所示。图 2-43 “页眉”对话框如果有多个工作表，则重复上述操作，不过要注意“ X ”值的动态变化性。这样就可以实现页码的连续编号了。

2.5.8 打印工作表的图表

请问该如何实现把插入的图表也可以打印出来？

答：可以通过以下设置来实现：先选择该图表，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“图表区格式”选项，再在弹出的对话框中选择“属性”选项卡，最后单击选择“打印对象”复选框即可，如图 2-44 所示。图 2-44 打印工作表的图表

2.5.9 在已经设置好表格的纸张上打印部分数据

要将工作表中的部分数据打印到已经设置好表格的纸张上，请问可以实现吗？该如何操作？

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答：首先按照该表格格式在系统中制作出基本大小相同的表格，然后将数据表中的数据填入对应单元格中，然后设置好当前页的页面，保证和原稿的页面基本相同。接下来执行“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“视图”选项卡，单击取消选择“网格线”复选框，如图 2-45 所示。图 2-45 设置打印部分数据最后放入纸张执行打印即可。

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