秘书学课件1第一章 秘书学概述

第一章 秘书学概述

历史经验表明，发展水平和现代化水平越高的社会，公共管理也越发达，因而就越需要公共管理学科。公共管理是对政府及其它社会部门、社会公共事务的组织与管理。公共管理科学就是研究和运用于国家事务、社会公共事务的管理科学与艺术。

在传统社会中，公共管理也和其他领域中的管理一样，主要依靠管理人员的经验和悟性。现代公共管理要求从业者有着与其相适应的职业道德和品质；要求管理人员掌握适应这种管理要求的知识和技能。从当前来看，随着社会的政治民主与科学技术的全面进步，公共管理的职能在迅速扩展，公共管理部门迅速增加，公共管理中的分工协作日益增强，社会对公共管理质量的要求越来越高，“职业化”成了公共管理领域的一个重要趋势，不经专门化的教育培训，就不可能胜任管理岗位的要求。

秘书工作是公共管理工作的一项重要内容，在建立机关正常秩序、提高公共管理效能和效率中起着重要作用。它普遍存在于国家机构、党政团体、企事业单位、社会中介组织等部门的运转过程中，并以为这些部门的职能活动提供基本支持的方式，发挥着不可替代的功能。所以从事公共管理工

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作的各级各类人员应充分了解秘书学的基本理论，了解秘书工作的特有规律性，掌握从事秘书工作的基本技能，熟练掌握应用文写作的基本方法和技巧，以适应实际工作的基本要求，为从事公共管理工作打下良好的基础。

第一节

一、秘书的含义 秘书是一种专业性的职业，属于“一般管理文书、事务”职业大类。《辞海》对“秘书”一词的定义是：“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策,密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。”《现代汉语词典》(修订本)对“秘书”的定义是：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”美国人称秘书是“经理的补偿”，日本人称之为“领导的杂活”，其主要职责是辅助管理，综合服务。国际职业秘书组织则认为：秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手”。原苏联有关教材对“秘书”的释义是：“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”尽管它们各自的表述不同，但都指出秘书是一种社会职业和职务，是为领导服务的

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秘 书

工作人员，对秘书的基本含义作出了明确的界定。

新中国建立以后，各级党、政、军、群机关和企事业单位都设置了综合办事机构——办公厅(室)或秘书处(科、室)，配备了若干秘书工作人员。在我国，秘书是国家工作人员(或称公务员)众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协调等能力为手段，围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋。

有的秘书学教材将秘书区分为狭义的和广义的两种：前者指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员；后者指在领导身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办的事情为主要辅助任务的专门人员。后者包括了前者。秘书学所研究的秘书，通常指的是广义的秘书，它既包括一般的秘书，还包括首长的个人秘书以及拥有决策权和指挥权的秘书长、办公厅主任等行政首长在内。

在各国外交使团的外交官员序列中，也设有秘书一职，分为一等秘书、二等秘书和三等秘书，是介于参赞和随员之间的外交官，受使馆首长之命开展工作，享有外交特权与豁免权。外交使团的秘书和秘书学所研究的秘书是两个不同的概念，不包括在秘书学的研究范围之内，我们切不可将它们混淆起来。

所谓“文秘”，指的是文字秘书，他专职或主要从事文

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字工作。文字秘书只是秘书群体中的一部分，故“文秘”应涵盖在秘书之内。然而，其他非文字秘书，如行政秘书、科技秘书、机要秘书、生活秘书和配备给领导同志的个人秘书等，也都离不开文字工作，也要撰写公文、计划、总结和各类实用文章。正因如此，在许多场合，“文秘”和“秘书”二者的含义，往往被人们等同看待。

我国改革开放以来，国有经济以外的多种经济成分得到了长足的发展，设在我国的外国公司、合资企业和民办团体、私人企业主等，也都出资聘请秘书，其工作性质与党、政、军、群机关和企事业单位的秘书大同小异，也是综合性、辅助性和服务性的，但他们受雇于私人老板，不属于国家公务员的行列。秘书学所研究的秘书，同样也包括他们在内。

二、我国秘书和秘书机构的历史沿革

在我国，秘书和秘书机构源远流长，有着悠久的历史。我国甲骨文中出现的“巫”、“贞人”、“史官”，如黄帝时的仓颉、沮诵、孔甲，他们协助黄帝处理有关的公共事务，其工作都带有秘书的性质。到了虞舜时期，设九官以治天下，其中有“纳言”一官命龙(人名)担任。“纳言”是上呈下达、出纳君命的官员，是一种典型的高级秘书官职。我国秘书史学界认为，担任“纳言”官职的龙，可以说是中国古代秘书这一职务诞生的标志。

华夏民族进入到阶级社会以后，夏代朝中有巫、史的官

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职，都是从事秘书工作的。到了商代，朝廷出现了秘书机构——太史寮，其长官为太史，统管王宫的各种活动，起草文书，发布文告，下隶有不同层次、分工各异的史官，其职责是书刻卜辞，负责商王的册命和祭祀大典，记录王室的活动等。周袭商制，在朝廷设太史寮，实际上就是为周天子和王室服务的秘书处，其长官太史的地位很高，与三公六卿相当，是周天子和王室的秘书长；下隶职责不同的史官，分工十分明确。《周礼》载：宰夫(官名)有八职，其“六曰史，掌官书以赞治”。西汉郑玄注：“赞治，若今起草文书也。”这就是说，史官的主要任务是起草文书，这正是秘书的基本职责。周代的史官有内史、外史、女史、御史之分。内史类似天子的高级个人秘书；外史处理对外文书，又分左史、右史，《周礼》载：“动则左史书之，言则右史书之”；女史掌管王后、嫔妃的文书和生活；御史则收受、保管文书。各诸侯国或设史官，或设其他官职来担任起草文书、传达政令的职责，但官职的称谓不一，秦称尚书、御史，齐称掌书，楚称左徒，魏称主书，赵称御史等。秦始皇统一中国后，在中央设立太尉府、丞相府、御史大夫寺三大机构，其中御史大夫掌天下文书，兼行监察职权，相当于皇帝的秘书长；下设御史若干人，负责起草文告、办理文书事宜等；在郡、县地方政府内，设书丞、主簿等官职，相当于今天各地、县的办公室主任。到了汉代，中央政府设尚书台，又称尚书省和尚书署，其长

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官称尚书或尚书令，常伴随王之左右，掌管奏章文书。《后汉书·李固传》载：“今陛下之有尚书，犹天之有北斗也。斗为天喉舌，尚书亦为陛下喉舌，??尚书出纳王命，赋政四海，位尊权重，责之所归。”可见，尚书实际上成了皇帝身边的高级秘书，经常参与国家的重大决策。尚书之下，设尚书仆射，为其副职，协助尚书处理各种公务。在地方政府，汉代郡设主簿，州设书佐，县设令史，均为地方政府长官的属官，相当于今天各地方政府的办公室主任。后曹操称帝兴魏，在丞相府设秘书令，掌管机要文书和奏议事宜，取代了汉代尚书令的职权，这一职位才与今天的秘书的含义大体相当。

“秘书”一词，最早是指物而不是指人。据考证，在中国古代，“秘书”一词最早出现于汉代，指的是宫中秘藏之书。“秘”即“秘密”，“书”即“书籍”。《汉书·叙传》载：“游博学有俊才??与刘向校秘书。”这里的“秘书”，指的就是皇宫中秘密收藏的图书资料。东汉桓帝时，设置秘书监的机构，其长官亦称秘书监，或称秘书令，掌管宫禁中的图书资料，相当于皇家图书馆馆长或档案馆馆长；下设秘书丞和秘书郎，相当于副馆长和管理员。此外，“秘书”还指谶纬图篆等书。在古代，“秘书”又专指用隐语来预卜吉凶、对未来作出预测、推算命运气数的谶纬图篆等迷信书籍。到了曹魏，设秘书令一职，“典尚书奏事，亦兼管图书秘书之

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事”，秘书才有了明确的职责，其任务也才与今天的秘书基本接近。尔后，历代封建王朝，在中央都设有秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，也有另称为内书舍人、通事舍人、中书令、中书侍郎、翰林供奉、翰林承旨、集贤院学士、政事堂孔目、枢密院都承旨、内阁中书、六科给事中、军机大臣、军机章京的，在各级地方政府，则有参军、掌书记、记室史、掌书史、曹椽史、长史、录事、判官、孔目、主簿、令佐、师爷等，实际上他们都是不同层次的秘书，所从事的都是秘书工作。

纵观“秘书”这一概念从古到今、由物到人的嬗变过程，可清楚地看到这种历史的演进性和复杂性，我们一定要正确理解和恰当区分不同历史时期“秘书”这一词语的不同内涵，切不可笼而统之地将其混同起来。

我国现代秘书和秘书机构的设立，始于孙中山。在孙中山从事旧民主主义革命斗争过程中，宋霭龄当过他的秘书；宋庆龄更是长期伴随在他身边担任秘书工作，可看成是我国现代秘书的肇始。1912年1月，孙中山就任中华民国临时大总统，在总统府下设秘书处；各部委设承政厅，置秘书长一人，承总长之命，总理厅务并掌管机要文书，处理内外事务。承政厅设纂辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处，各置秘书一人，掌其事。此后，各省政府也设秘书处，置秘书长一人，秘书若干人；县政府设秘书室，有秘书二三

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人、科员若干人，还有事务员、录事等，承办起草文书、保管文件和各项庶务。这一从中央到地方秘书模式的建立，是我国现代机构体制的肇始。

北洋军阀统治时期，皖系、直系、奉系军阀相继执政，总统府仍设秘书处，国务院设秘书厅，各置秘书长一人，秘书若干人；各部、委和省政府、县政府，设总务厅(处)、机要科、文书科等秘书机构，有秘书长、秘书、科员等人。1927年，蒋介石建立独裁政权以后，中央政府设秘书处，配有秘书长、秘书、科员、书记官等；总统府还设侍从室，其中有些人担负的是总统私人秘书的工作，被称为“文胆”的陈布雷就是大独裁者蒋介石须臾都不能离开的高级私人秘书。中央各部、委和各省政府，普遍设有秘书处，各行署、县政府设秘书室，配备了数量不等的秘书人员。国民党政府还规定，秘书长和秘书必须是国民党员，具有大专以上学历。

中国共产党从诞生之日起，就非常重视秘书工作，在我党各级组织和革命根据地各级政府中，都建立了秘书机构。毛泽东是中国共产党缔造者之一，也是党的秘书事业的主要开创者。在第一次党代会上，毛泽东既是代表又是秘书。1923年6月，党的第三次全国代表大会决定在党内建立“秘书制”，推选毛泽东为中央执行委员会秘书，负责党中央机关的日常工作，实际上是党中央的秘书长。周恩来长期主持和领导党的秘书、机要和保密工作。在上海期间，邓小平多年担任党

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中央的秘书长，领导秘书处的工作。在中央革命根据地，中央、地方政府和红军中都建立了秘书机构，配备各类秘书人员。邓颖超曾任苏区中央局秘书长兼第一任机要科长，到陕北后，又任中央秘书处长兼机要科长。任弼时在抗日战争时期曾任中央秘书长，杨尚昆多年担任中央办公厅主任。老一辈无产阶级革命家在艰苦卓绝的革命斗争中，为创建党和新政权的新型秘书机构体制作出了卓越的贡献。新中国建立后，在继承和发扬我党秘书工作光荣传统的基础上，从中央到各级地方政府，从部队到各社会团体，普遍建立了秘书机构，配备了各类秘书人员。党中央、国务院还颁布了一系列文件、法规，统一全国文书、档案制度，规范秘书职责，使秘书工作体系更加健全和完善，在社会主义革命和建设中发挥了重要作用。

三、现代秘书的类别

秘书是一个人数众多的职业群体，从党政机关到企事业单位，从军队到社会团体，从三资企业到私营企业等，都配置了秘书。所以，秘书可从不同角度、按不同的标准进行分类。常见的分类方法是：

按服务对象和经济来源的不同，可分为公务秘书和私人秘书两大类。公务秘书泛指为各级党、政、军、群机关和企事业单位的领导服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取报酬，在编制上属于该机关、单位的国家工作人员。

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其中少数是为一定级别的领导干部、专家服务的个人秘书，虽然他服务的对象是领导者个人，但仍从国家或集体领取报酬，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书的范畴。私人秘书指的是为外国商社、三资企业、私营企业主服务，由它(他)们聘请并支付报酬，不属国家编制的文员，在我国私人秘书的数量正逐渐增多，其发展趋势是十分明显的。在国外，私人秘书是非常普遍的。

按不同行业或部门所属，可分为党务、行政、经济、军事、司法、文教秘书等，其中还可细分为若干小类。如在经济部门，可具体分为工业、农业、金融、保险、税务、商业等行业的秘书；在文教部门，可具体分为文化、教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等部门的秘书。

按业务范围的宽窄，可分为通用秘书和专业秘书两大类。通用秘书是指在我国党、政、军、群机关中担任秘书工作的秘书，这是我国秘书群体的主要部分。专业秘书是指在各行各业中担任秘书工作的秘书，如企业秘书、科技秘书、教学秘书等。

按秘书辅助的对象，可分为集体秘书和个人秘书两大类。集体秘书是指辅助领导班子群体的秘书，我国党、政、军、群机关和企事业单位一般都实行集体秘书制。个人秘书是指辅佐领导者个人的秘书，我国高、中层机关、团体的主要领导人和大型国有企业、事业单位的主要领导人，都配备

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有专职个人秘书。

按秘书自身的特长，可分为参谋智囊型秘书、办事精明型秘书、公共关系型秘书、技术能手型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。

按秘书的精力投入情况，可分为专职秘书和兼职秘书两种类型。

当前，较普遍的是以工作性质和工作内容来进行分类，一般分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、生活秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科技秘书、外事秘书等。

(一)文字秘书 是指以文字工作为主的秘书。在党、政、军、群机关和企事业单位中，文字秘书负有撰拟公文、综合情况、沟通信息、参与政策研究、协助领导进行公文把关等职责。

(二)机要秘书 指专管机密文件和负责机密性事务的秘书。在高、中层领导机关和机密性较强的机关、单位，都配置有机要秘书。高层领导干部根据工作需要，也可配置机要秘书。机要秘书的主要职责是：收发和管理机密文电及其他机密材料，负责领导干部办公处的保密工作，做好领导干部交办的各项带机密性的事务工作。

(三)行政秘书

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是指协助领导者处理各种行政事务的秘书，是秘书群体中的主要类别，不但有辅助领导者处理各种公务的职责，同时还担负一定的文字工作。

(四)通讯秘书 指负责整个机关和领导的通讯工作的秘书，其职责是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真、电脑(用于通讯)、多媒体、互联网等。

(五)生活秘书 是指负责领导层或领导者个人日常生活事务的秘书，其职责是负责安排领导者的起居、作息、医疗保健和各项公务活动的顺序，在生活方面给领导层或领导者个人提供各种服务和帮助。在我国，高层领导机关的重要负责人都配备有生活秘书。

(六)事务秘书 指以从事机关程序性日常工作为主的秘书，如负责文书、协调、督查、信访、会务、印鉴、接待、值班等事务性工作的各类秘书。

(七)法律秘书 指为领导者提供法律咨询和法律服务的秘书，其职责是负责接待或陪同律师访问当事人，记录整理当事人口述，起草、打印法律文件，安排法律事务的处理程序，保管法律文件或证明材料，执行律师交办的其他事务等。

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(八)信访秘书 是指接待和处理人民群众有关来信来访事宜的秘书，其职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，倾听人民群众的呼声，保障人民群众的合法权益，加速政策、政令的贯彻落实。

(九)科技秘书 指在科研、学术机构中服务的秘书，也包括为高层党、政、军、群机关的领导者、专家、学者配备的专职科技秘书，其职责是协助领导者、专家、学者实施对科技工作的领导，负责组织科学研究、加强科技协作、开展科技交流等活动，处理与科技工作有关的行政事务和经济事务，搜集、整理科研信息等。

(十)外事秘书

是指从事对外事务工作的秘书。外事秘书多在专门的外事机构和某些高层领导机关设置，在外事活动较多的机关、单位也可配备专职或兼职的外事秘书，其职责是负责外宾接待、洽谈、签约等一系列的服务性工作。

此外，在有的机关、单位，根据各自工作的需要，还设有新闻秘书、医学秘书、外文(翻译)秘书、教学秘书等。

四、现代秘书的层级

秘书不仅可从横向上划分为不同的类别，而且还可从纵向上划分为不同的层级。秘书的层级，一般可从三个方面来

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进行划分：

一是从组织级别上进行划分。秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，通常可分为中央、地方(省、自治区、直辖市、地、县)和基层三个层级(也有分为中央、省、地、县、基层五个层级的)，因而相应地可将秘书依次划分为中央秘书层、地方秘书层和基层秘书层。中央秘书层指在中央党、政、军、群领导机关工作的秘书；地方秘书层指在地方(省、自治区、直辖市、地、县)党、政、军、群机关和企事业单位工作的秘书；基层秘书层指在组织系统中最底层的党政机关、社会组织、企事业单位工作的秘书。

二是从对领导中枢和领导者的辅助功能上进行划分。根据秘书对领导中枢和领导者辅助功能的影响大小，可分为辅助决策层、行政执行层和技术操作层三个层级。辅助决策层指直接参与领导中枢和领导者的决策活动的秘书，主要是秘书长、办公厅(室)主任和领导者的个人秘书；行政执行层指为领导中枢和领导者处理重要公务的秘书，主要是负责文稿撰拟、信息加工、综合协调、来访接待、信访处理和会议组织等工作的秘书；技术操作层指为领导机关和领导者提供技术服务的秘书，主要有负责文稿编印的电脑操作人员、文书收发和处理有关人员、图书资料采编人员、专事文稿把关的校核人员、机关印信的管理人员和通讯设备操作人员等。

三是根据秘书的工作职位来进行划分。我国从中央到基

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层各级机关、单位层级有高有低，机构有大有小，因而秘书的职位也就高低不同。一般可分为高级公务员层、中级公务员层和初级公务员层。高级公务员层指在党、政、军、群机关公务员序列中担任副部级以上职务的秘书，如中央机关的秘书长和不设秘书长的办公室主任，以及省级党、政、军、群机关中的秘书长；中级公务员层指党、政、军、群机关和企事业单位公务员序列中担任副处级以上职务的秘书，如中央职能部门和地方机关、单位的办公厅(室)、秘书部门的局长、处长等；初级公务员层指在党政机关、社会组织、企事业单位和基层单位公务员序列中担任非领导职务的秘书，如秘书机构中，的办公室主任、科长、主任科员、科员、办事员、股长、文书、调研员、巡视员等。

第二节 秘书机构

组织、机关和机构是三个不同的概念：

组织是指为实现共同目标，按照一定宗旨、原则、程序和系统建立起来的有机群体，如“党团组织”；

机关是指为实现某种社会职能而办理有关事务的部门，如“行政机关”；

机构则是机关里的内设单位，是机关根据工作需要按照法定程序设置的职能部门，如“调整机构”。

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一般说来，组织大于机关，机关大于机构。特定的机构具有特定的职能和任务。秘书机构，或称秘书部门，它是党、政、军、群机关或企事业单位的内设单位，是在机关、单位内部担负综合性、辅助性的服务工作的部门。秘书机构的设置和管理，关系到秘书和秘书工作的具体分工和整体效应。合理地设置秘书机构，科学地对秘书机构进行管理和领导，可以优化机关内部的结构，发挥整体优势，对提高秘书工作的效能和质量有着重要的作用。

一、秘书机构的含义

秘书机构，是党、政、军、群机关和企事业单位的重要组成部分，是专门从事秘书工作，即担负综合性、辅助性服务工作的部门，是秘书群体的常规组织形式，是各类秘书从事本职业务活动的集中地。

一般说来，秘书机构有狭义和广义之分：狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导者和领导中枢(班子)服务的办事机构，如办公厅(室)中的秘书、文书、机要等业务部门；广义的秘书机构，是指凡具有参谋咨询、沟通协调、协助管理、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，除狭义的秘书机构中包括的办公厅(室)中的秘书、文书、机要等业务部门外，还包括调研、信息、协调、督促、信访、档案、保密、接待、值班、印章管理等业务部门。秘书学中的秘书机构，指的是后者即广义的秘书机构。

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秘书机构属于机关辅助性、综合性的办事机构。在我国，党、政、军、群机关和企事业单位的内部，按其担负任务的性质，可分为职能性机构(或称职能部门、业务部门)和综合性机构两大类。职能性机构是党、政、军、群机关和企事业单位为分管某项具体业务而设立的部门。每一职能部门分别担负着机关、单位职能的一部分，如组织、人事、宣传、保卫、财会等。秘书机构属于综合性机构，它虽不承担任何具体业务工作，却担负着全方位辅助领导的任务，有些无法分解到业务部门的工作，也都由秘书机构承担。而且，由于秘书机构所处的枢纽地位，使它成为了除领导之外能了解和掌握全面情况的部门；还由于秘书机构从机关、单位的整体利益出发，对各职能部门的活动进行协调，把各职能部门的工作有机地联系在一起，从而提高了机关、单位整体效能的发挥。从这个意义上说，秘书机构超越了各职能部门的业务职能而具有全局性的意义。

我国的秘书机构，过去大多冠以“秘书”的称谓，如秘书厅、秘书局、秘书处、秘书科、秘书组等。尔后，随着秘书工作领域的不断拓展和分工的不断细化，现在凡带有秘书字样的内设单位，一般指承担文书处理工作的部门。还有不少秘书工作，如调研、信访、机要、档案、接待、事务管理、警卫等，都是以自己的工作内容确定其名称的，如调研处(科)、机要处(科)、接待处(科)等，它们虽没有冠以“秘书”

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的称谓，但实际上从事的都是秘书工作。我国务机关、单位普遍采用的秘书机构名称，是办公厅、办公室，由它统辖组织内部担负秘书工作的各内设单位。这也就是说，在我国，当前的党、政、军、群机关和企事业单位的秘书机构，是以办公厅、办公室为主体结构的。

二、秘书机构的特点

秘书机构在机关、单位的特殊地位和工作性质，使它具有以下的一些特点：

1.所处位置的中介性 中介，指事物之间相互联系、相互作用的中间环节。有史以来，凡秘书机构都是处于联系上下和沟通左右的中间地位，这在现代社会里表现得尤为明显。从机关、单位的内部结构看，秘书机构处于枢纽的位置，不论是上级领导机关与本机关之间的上下联系，还是本机关领导中枢、职能部门与下属部门、单位的上下联系；不论是机关、单位各职能部门之间的左右沟通，还是本机关、单位与兄弟机关、单位的左右沟通，都要经过秘书机构这个中间环节。这从文书的运行过程就能清楚地看到这一点：以机关名义发出的文书，经领导核稿审定后，需经秘书机构的处理才能分发到各职能部门和下属单位；下属单位向本机关、单位的行文，需经过秘书机构才能送达主管领导和职能部门人员手中；本机关、单位各职能部门向上向下行文，需经秘书机构核稿、打印、编号、

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用印后才能发出；各职能部门之间的文书往来，也要经过秘书机构才能得以实现；本机关、单位与社会各界的联系，与兄弟机关、单位的文书往来，一般都要先经过秘书机构；社会各界与本机关、单位的联系，兄弟机关、单位与本机关、单位的文书往来，同样要先经过秘书机构，等等。可见，秘书机构确实是处于中介的位置，它是领导者与被领导者之间的中介，是决策层与执行层之间的中介，是各职能部门联系的中介，是本机关、单位与兄弟机关、单位联系的中介，是内外信息沟通和交流的中介。正是这种中介性位置，成为了秘书机构能够发挥其综合功用的组织基础。

2.辅助功能的综合性 秘书机构是为领导提供全方位服务的辅助性综合部门，它的工作内容和活动方式涉及到领导和领导工作的所有方面。只要是领导和领导工作所需要的，它都要提供服务，这与职能部门只负责某一业务方面的服务是不同的。如前所述，秘书机构的工作内容涉及到机关、单位的方方面面，包括了文字工作、文书工作、调研工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、会务工作、接待工作、值班工作、保密工作、行政事务管理工作以及领导交办的其他工作等，内容极其广泛。凡职能部门难以承担的各种工作，也都由秘书机构承担。作为领导的耳目、参谋和助手，秘书机构对领导的辅助是全面的、系统的、综合性的，无所谓分内分外，只

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要是领导和领导工作需要的，就要自觉地、主动地、责无旁贷地进行辅助和辅佐。秘书机构不是职能部门，它不担负具体的业务性工作，但并不是说秘书机构没有自己的职能，为领导工作提供全方位的服务，这就是它的职能；这种对领导和领导工作辅助功能的综合性，就是它超越于职能部门的重要职能。十一届三中全会以后，中央领导同志提出了新时期秘书机构的组织建设和秘书工作改革的方向，强调秘书机构要加强参谋咨询、信息调研、督促检查、协调关系等方面的工作，对秘书机构综合性的辅助功能提出了更高的要求。

3.辅助领导的被动性 秘书机构的一个重要特点就是辅助领导和领导工作的被动性。秘书机构是为辅助领导和领导工作而设置的，它必须围绕领导和领导工作而开展自己的工作，必须服从并服务于领导和领导工作，必须按照领导的指示和意图办事，决不能独立行事，专擅越权，自行其是，另搞一套。秘书机构工作的安排，应该依据领导和领导工作的需要。领导在这一时期的中心工作是什么，秘书机构这一时期的工作重心就是什么，在保证搞好程序性秘书工作的同时，应集中精力去配合领导所抓的中心工作。领导班子要就某一重大问题决策，秘书机构就要组织秘书分头进行调查研究，了解和掌握各方面的有效信息，经整理、加工、提炼、分析后，提供给领导，作为决策的可靠依据。以领导和领导工作为轴心开展工作，

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为领导提供全方位的服务，这既是秘书机构工作的立足点，也是保证实现机关的总方略、总任务、总目标的需要。尽管秘书机构辅助领导和领导工作处于被动的地位，但它仍有充分发挥其主动性的广阔天地。中央领导同志提出新时期秘书工作的改革方向，其中最重要的一点，就是要变被动服务为主动服务，这就要求秘书机构及其人员要努力学习和领会党和国家的路线、方针、政策、法律、法规，摸索和掌握变被动为主动的客观规律，重视平日的调查研究，深入了解和掌握本机关和下属单位及相关机关的工作情况，善于领会领导意图，善于预测形势的发展趋向，力求在纷繁的日常工作中主动地去开展工作，围绕中心工作和关键环节安排有关活动，处理有关问题，发现和研究带有普遍性、倾向性的问题，为领导决策和指挥、管理提供优质服务。

4.组织关系的封闭性 组织关系的封闭性，这是秘书机构的一个重要特点。在我国，党、政、军、群机关和企事业单位的秘书机构，只接受所属机关的领导班子领导，直接对所属机关及其领导班子负责，上级秘书机构与下级秘书机构之间并无隶属关系，只有业务指导关系。上级秘书机构对下级秘书机构不能进行指挥，只能在具体业务工作上进行规范和指导。这一点在外国商社、三资企业和私人企业主所设秘书机构表现得尤为明显，这些单位的秘书机构只听命于董事长、总经理和私营企

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业主，对该单位的董事长、总经理和私营企业主负责，与外界的任何部门既无领导关系，也无业务领导关系。

三、秘书机构的功用

各机关、单位之所以设置秘书机构，是因为秘书机构有着它独特的、不可取代的功用。那么，秘书机构到底有些什么功用呢?

1.组合功用

各机关、单位配备了各类秘书，为使这些秘书能各司其职，密切配合，就需要建立秘书机构将他们组合在一起，形成为一个有机的整体。这也就是说，通过秘书机构的组合作用，将所属人员、职责、目标、隶属关系等构成要素，有机地加以优化组合，形成一种合力，起到凝聚、向心的作用，以保证机关、单位工作的正常运转，保证优质、高效地为领导服务。

2.管理功用

要使所配备的各类秘书能尽职尽责地工作，充分发挥他们的积极性、主动性和创造性，就要切实地加强对他们的领导和管理。要运用科学的管理原理、技术和方式，营造良好的工作环境和人际关系氛围，促使秘书工作的规范化、制度化和科学化；同时还要加强秘书队伍的自身建设，培养好的思想和作风，处处以身作则，真正做到如中央领导同志所要求的“政治上更强、工作上更实、纪律上更严”。

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3.枢纽功用

秘书工作的枢纽作用是由秘书机构的枢纽地位所赋予的。没有秘书机构的枢纽地位，也就无枢纽功用可言。秘书机构处于机关的中心位置，具有承上启下、左右协调、内外联络的功能，其枢纽功用是十分明显的。

4.过滤功用

秘书机构处理机关里的，各种日常工作和具体事务，有如“筛子”和“漏斗”那样，起着过滤的作用。凡重要的必由领导出面处理的工作和事项，秘书机构应立即呈送给领导，并按现行政策提出处理建议；对那些琐碎的、不重要的、可不由领导出面处理的工作和事项，秘书机构则可代行处理，以使领导能从繁杂的事务工作中解脱出来，集中精力思考、处理和解决机关里全局性、战略性的重大事情。秘书机构要起到过滤的功能，要求做到以下三点：一要正确区分事情的轻重缓急，对重要的、紧急的事情，能按权能处理的就自行处理，无权处理的要立即请示、汇报；二要分清政策性问题和业务性问题，凡政策性问题，宜呈请领导定夺，凡业务性问题，宜转职能部门办理；三是要学会挡驾，凡无须领导参加的会议、庆典和无须领导亲自处理的事情，应婉言予以谢绝。

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第三节 秘书工作

一、秘书工作的含义

要了解秘书工作的含义，先要了解党、政、军、群机关办公厅的秘书长或办公厅主任的基本任务是什么。1951年，中华人民共和国政务院颁布的文件中规定秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务是：(1)协助首长综合情况，研究政策，推行工作；(2)协助首长密切各方面的工作联系；(3)协助首长掌握机关内部统一战线工作；(4)协助首长掌管保密工作；(5)掌管机要工作；(6)主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查与督促政策决议的执行等事项)；(7)掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习、文化、娱乐活动等事项，但不设秘书长的机关，如在办公厅之外专设机构管理机关事务工作者，此项工作可不由办公厅主任掌管)。1990年1月，江泽民总书记《在省、自治区、直辖市党委秘书长座谈会上的讲话》中指出：“办公厅至少有这样一些任务：一是为领导提供情况；二是领导决策以后参加贯彻实施；三是对党委决策前后出现的一些矛盾进行协调，还要做好文件把关；四是承担处理领导机关的一些日常事务。我看起码有这么几条。由此可见，党委要实施领导，没有办公厅的服务是不行的。”以上都对秘书工作的基本任务作了明确的规定。

由此可知，秘书长和办公厅主任的工作涉及的范围很

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广，任务繁重；由秘书长或办公厅主任主持和领导下的秘书部门，其工作内容也是纷繁复杂的，涉及到机关、单位的上上下下、方方面面，处于承上启下的中枢地位。

在了解了秘书工作的基本任务以后，我们可由此而给秘书工作的含义作如下概括：所谓秘书工作，指的是以为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。即秘书工作主要是为各级领导机关的工作运转和决策事务服务，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、助理性的工作，涉及撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、参谋咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等工作。它是各级领导在行使指挥、管理职权时必不可少的综合性、辅助性工作，既包括通用性秘书工作，又包括专业性秘书工作；既包括程序性秘书工作，又包括非程序性秘书工作；既包括主体性秘书工作，又包括跟随性和服务性秘书工作等。

具体说来，秘书工作主要包括文字工作、文书工作、调研工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、会务工作、公关工作、接待工作、保密工作、事务管理工作以及领导交办的其他工作等。这些工作相辅相成，密切配合，构成秘书工作有机而完整的整体。

二、秘书工作的特点

秘书工作的性质和任务，决定了秘书工作具有以下特

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点：

(一)政治性

秘书工作是为领导中枢和领导者服务的，是领导的左右手，处于机关、单位的要害部位，参知要务，掌管机密，联系上下，协调内外，在协助领导贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法规等方面负有重要责任，这就决定了秘书工作具有很强的政治性。这一特点，在秘书部门与其他职能部门工作的比较中显得更为突出。秘书工作的政治性特点，包括政策性、机密性、要害性等方面。政策和策略是党的生命，任何机关、单位的领导中枢和领导者都必须按党和国家的路线、方针、政策、策略办事。从一定意义上说，所谓领导，就是与党中央保持一致，实施党和国家的路线、方针、政策、策略的领导。这在党、政、军、群领导机关尤为重要。党、政、军、群领导机关所发的各种文件，涉及到政治、经济、军事、社会、外交等各个方面，秘书在起草、处理这些文件时，都必须切实贯彻和落实党和国家的路线、方针、政策、策略，不允许自行其是、各自为政。秘书工作的机密性、要害性，是由秘书和秘书部门所处的地位和工作的性质所决定的，秘书在领导的身边工作，经常参与各种重大问题的研究，了解机关、单位内外许多重要的情况，其中不少在未公布之前都属于国家机密，因此，秘书和秘书部门必须严格遵守秘书工作的政治纪律，稍有差错，就有可能给党

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和人民的利益造成不应有的损失。

(二)综合性

秘书是领导的左右手，秘书部门是机关、单位的综合性服务部门，其工作涉及到机关、单位工作的方方面面，具有工作内容的全面性、活动范围的宽广性以及主体角色的多重性，从而决定了秘书工作有着鲜明的综合性的特点。秘书工作的综合性，具体表现在以下三个方面：首先，相对于其他职能部门工作内容的单一性而言，秘书和秘书部门的工作涉及到机关的所有方面，许多无法交到职能部门承办的工作，都由秘书部门去办理，秘书部门实际上成了“不管部”。其次，秘书全面辅助领导者的工作，其活动范围非常广泛。如秘书要参加各种会议，包括领导班子会议、领导召开的各级干部会议、本系统所属下级单位召开的各种会议等，甚至领导者到上级机关和兄弟单位开会，必要时秘书也要陪同前往，这与其他业务部门是有所不同的。最后，秘书和秘书部门联系上下左右，沟通信息，协调步伐，襄赞谋划，促进整体功能的最优发挥。任何单位、任何人来机关、单位办事，不论其内容如何，都是先找秘书和秘书部门，由秘书和秘书部门负责接待，然后按对方提出的要求和问题的性质，或由秘书和秘书部门亲自处理，或由秘书和秘书部门转交有关职能部门负责处理。

(三)辅助性

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辅助性是与主导性相对而言的。从管理系统看，领导始终处于主导地位，属于决策管理的中心；秘书和秘书部门则处于从属地位，其活动都是为了给领导中枢和领导者的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导中枢和领导者顺利地进行工作。这就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，它具有鲜明的辅助性的特点。总的说来，秘书工作的辅助性表现在以下几个方面：首先，秘书工作紧紧围绕领导工作而展开，领导工作关涉到哪里，秘书工作就要延伸到哪里。其次，秘书能参加领导班子的各种会议并参与研究有关问题，可以提出解决问题的意见和建议，但只有发言权，没有表决权，更没有决定权。最后，秘书处理任何问题，只能按领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，背离领导的意图和指示精神自作主张，自行其是。秘书工作的辅助性，可以说是秘书工作的本质特征之一，秘书只能隐匿在领导的身后，出主意，想办法，献计献策，而不能走上前台，与领导“抢镜头”，他只能当“配角”而不能当“主角”。然而必须明确，秘书和秘书部门对领导的辅助，是与领导站在同一层面上所提供的全面性辅助，秘书和秘书部门应在强烈的战略意识指导下，想领导之所想，急领导之所急，办领导之所需，为领导中枢和领导者提供全方位、全过程的辅助。

(四)被动性

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秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。秘书和秘书部门的工作总是围绕着领导中枢和领导者的工作需要而进行的。秘书和秘书部门虽然也有自己的工作安排，但这种工作安排不能脱离领导中枢和领导者的工作，不能按自己的意愿来安排工作，往往是领导交待干什么就干什么，平时就干自己分内的程序性工作，任务多时多干，任务少时可自行调剂，学习时事政策和业务知识，提高自身的整体素质。一般说来，它总是处于被动的地位。然而，秘书工作的被动性，并不意味着秘书工作是消极的、无所作为的，关键是秘书要充分发挥自己的主动精神和创造性，努力在被动中争取主动，熟悉和掌握秘书工作的客观规律，预测可能出现的情况，主动地多做一些事情，多提一些建议，防止各种不利情况的发生，自觉地在宏观预测和超前解决问题方面多下功夫。

(五)事务性

秘书工作的事务性，主要是指秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，这种服务往往体现在对各种事务性工作的处理上，工作内容非常具体，如收发文件、起草公文、打印校对、加盖印章、组织会议、安排洽谈、接听电话、送往迎来、派车买票、安排食宿等等，都要一件一件地去办，一点也疏忽不得。而办事又总是与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起，所以，秘书的工作很辛苦，必须勤勤恳恳，任劳

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任怨，具有“老黄牛”精神。秘书工作的出发点，是为机关、单位和领导提供种种方便，使机关、单位内部秩序井然，与外部沟通的渠道畅通无阻，保证机关、单位正常、高效地运转，并使领导者从繁杂的事务中摆脱出来，集中时间和精力考虑全局性和战略性的重大问题，多办实事，切实加强对各方面工作的领导。

(六)机密性

秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，是领导的耳目、参谋和助手，经常参与研究各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管，因而秘书工作具有高度的机密性。江泽民总书记强调指出：“办公厅的重要性还在于它是一个要害部门，是一个核心要害部门。它在领导身边工作，机密知道的比较多。所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律，因为你们在领导身边，会有很多人围着你们打听消息，你们一定要守口如瓶。”由于工作需要，秘书常常比其他工作人员早知道一些党和国家的方针、政策以及上级的意图，提前了解机关、单位和下属组织的人事调动，还了解许多带机密性的重要情况和各种统计数字，了解领导班子成员对某些问题的不同观点等；秘书草拟的公文，也都有其特定的对象，其中有一些规定有严格的阅读、处理范围。所有这些，都要求秘书一定要严守机密，严格执行党和国家的有关保密制度，否则就会犯政治性的错

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误。还有，在文件运转过程中也要按保密制度办事，防止泄密和遗失；同时重视档案保管的安全，杜绝失密和破坏事故的发生。

三、秘书工作的作用

从某种意义上讲，秘书工作服从并服务于领导工作，因而可将它看成是领导工作的组成部分；同时，它也是机关、单位能正常、有效运转的基本保障。秘书工作的作用是很大的，具体表现在以下几个方面：

(一)枢纽作用 从中央到地方，任何社会组织，都设置了一定数量的职能部门，它们相对独立，又密切相连，组成为一个纵横交错、上下结合的领导管理网络。秘书部门是领导的综合办事机构，它协助领导处理全面工作，处于这个网络的中心位置，起着承上启下、沟通左右的枢纽作用。从纵向上看，它要做好上情下达、下情上传的工作，及时将党和政府的路线、方针、政策、政令、法律、法规和领导的意图、指示、决定传达下去，让各职能部门、下属单位和广大干部群众了解和掌握，认真地领会和贯彻落实，化为自己自觉的行动；同时，又要将下面的情况全面、准确、实事求是地反馈上来，尤其要重视反映广大群众的意见、要求、愿望乃至疾苦，才能使领导的工作具有广泛的群众基础，从而制定出切实可行；行之有效的政策。从横向来看，秘书部门要充分发挥密切各方

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面关系的纽带和桥梁作用，切实做好各职能部门的协调、平衡工作，成为减少摩擦、使“机器”正常运转的“润滑剂”，有效地防止和解决各职能部门之间互不买帐、推诿扯皮等问题，从而使它们形成为一种亲密融洽、团结协作的关系，在工作上相互支持，密切配合，同心同德，并肩前进。秘书工作的枢纽作用能否得到充分的发挥，关键是看秘书和秘书部门对上下、左右、内外等方面的关系协调得如何。秘书和秘书部门要协调好各方面的关系，一定要坚持协调原则，把握协调时机，注意协调方法，讲究协调艺术，以取得尽可能圆满的协调效果。

(二)参谋、助手作用 参谋、助手作用是秘书工作的基本职能——参与政务的集中体现。参谋作用体现在秘书各个方面，如：协助领导安排好机关的全年工作和阶段性工作；为一定时期的中心工作或重要会议、重要活动出主意、当参谋；在撰文、核文、筛选文件时，经常提供一些参考性意见；给领导提供各方面的信息，作为领导决策的依据；协助领导对已掌握的信息进行分析、研究、判断，提出几套方案供领导参考选择等。秘书工作的参谋作用贯穿于领导中枢和领导者的指挥、管理、协调、监控等各个方面，贯穿于领导活动的整个过程中。各机关、单位的领导工作，有大量繁杂的日常事务需要处理，但领导受时间、精力的限制，对这些事务性工作不可能件件经

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手、事事亲办，这就需要秘书和秘书部门协助。作为领导的助手，秘书和秘书部门要办理既不能由其他职能部门办理、又是领导者个人承担不了的各种事务性工作，诸如接打电话、收发文电、印制公文、管理印章、接待来访、安排会议、督促查办等，还有一些涉及到多个职能部门或各职能部门都难以承办的事情，以及领导临时交办的任务，都要由秘书和秘书部门去完成。因此有人说秘书部门是机关、单位的“不管部”，凡是职能部门管不着的事情秘书部门都要管，这个比喻是十分恰当的。

(三)耳目作用

所谓耳目作用，是一个形象的说法，说的是秘书和秘书部门通过调查研究和阅读材料，掌握了大量的信息，经过综合、整理后及时地向领导汇报，使领导做到心中有数，有如领导的“眼睛”和“耳朵”。在知识经济时代里，信息是最重要的资源，是领导决策的基础。全面、准确、有效的信息，可以防止主观主义和经验主义的盲目决策，大大提高领导决策的科学性、规范性和正确性，减少工作上的失误。秘书部门处于机关的枢纽位置上，所听到、看到、收集到的各种情况较之其他职能部门的范围要广，数量要多，而它的基本职责之一就是将了解到的情况和获取的各种信息，经过“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫”由感性认识上升到理性认识，然后提供给领导，为领导决策提

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供依据；并在尔后贯彻、落实领导决策的过程中，收集各方面的反馈信息，将下面贯彻执行决策的情况及时向领导汇报，进一步完善决策。所有这些，都是秘书和秘书部门“耳目”作用的具体体现。

(四)协调作用 关于协调作用，在上述的枢纽作用中已经提到。作为领导中枢和领导者的综合办事机构，秘书部门承担着调整和改善上下级组织之间、各职能部门之间、领导与领导之间、领导与干群之间、同事与同事之间以及本单位与兄弟单位之间、单位与员工家属之间关系的任务，发挥着协调的作用。这是其他职能部门所不能替代的。

(五)门面作用 秘书部门素有“关口”和“窗口”之称。所谓“关口”，是指在一个机关、单位里，秘书部门要把好文字关、用印关、保密关等。特别是文件的上承下达，都要经过这个“关口”；上级和外单位来人到机关办事，也都要经过这个“关口”；人民群众来反映意见，还是要经过这个“关口”。有些人提出要领导接见，有些会议要领导亲自参加，秘书和秘书部门应根据实际情况处理，该接见的就接见，该参加的会议就参加，凡可不接见不参加的就要把好“关口”，一律挡驾。所谓“窗口”，是指上下沟通、内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈工作等，大都由秘书部门出面。秘书和秘书部门

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的礼仪如何、态度如何、谈吐如何、形象如何，不仅表现了秘书本人的修养、素质、办事能力和精神风貌，而且也反映了秘书部门的工作态度、工作质量和工作效率，并从一个侧面反映了机关、单位的整体素质、工作作风、精神面貌和总体形象，往往给机关、单位和领导者的声誉带来直接或间接的影响，其门面作用是显而易见的。

四、秘书工作的指导思想和基本原则

改革开放以来，在总结既往秘书工作的基础上，中央提出新时期秘书工作的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，围绕党的基本路线，搞好“三个服务”。即围绕“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”，为直接隶属的领导服务，为同级和上下级机关、单位服务，为广大人民群众服务。

在这“三个”服务中，直接地、主要地、大量地是为直接隶属的领导服务，这是秘书工作的立足点；为同级和上下级机关、单位服务，这是秘书工作的职责和义务，是机关、单位正常、高效运转的重要保证；我们一切工作的根本宗旨是全心全意为人民服务，对党、对国家、对领导负责和对人民负责是完全一致的，为直接隶属的领导服务，为同级和上下级机关、单位服务，为基层服务，归根到底是为人民服务，这是秘书工作的出发点和归宿；同时也是秘书工作的最高准则。

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秘书工作的方针是高效、保密、实事求是。秘书人员在工作时，一要追求效率，做到准确、迅速；二是注意保密，秘书部门是个要害部门，秘书人员知道本机关或领导人的很多机密，必须注意保密；三要实事求是，要讲真话，有喜报喜，有忧报忧，不要挟私讨好，弄虚作假。这是秘书人员在工作时必须遵循的原则，也是做好秘书工作的另一根支柱。

秘书工作的原则是多方面、多层次的，不同的秘书工作有不同的原则要求，这里，我们从秘书工作的共性出发，提出以下基本原则：

(一)准确原则 准确，既是对秘书工作质量的要求，又是提高工作效率的基础。秘书是领导的参谋和助手，他的任何工作都直接关联着领导中枢和领导者的工作，所以秘书工作可看成是领导工作的重要组成部分。而领导工作总是带有全局性和广泛性，影响面广，正面效应和负面效应都十分明显。可以这么说，秘书工作的准确性，在相当程度上保证了领导工作的准确性，保证了机关、单位和领导工作的正常运转。相反，如果秘书工作不准确，出现差池，稍有疏忽，势必导致领导工作出现偏差和失误，给党和人民的利益造成损害。且不说中央和省、市领导机关，即使是县、区级机关作出一项决定，也常常关涉到数十万、上百万人的切身利益。有时一字之差就可能造成严重的后果，正所谓“差之毫厘，失之千里”。

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如在一个数字后面加个零，就使反映的内容扩大了十倍；又如在一个句子中少了一个“不”字，就会使整个决策改变性质。因此，秘书和秘书部门必须以对党、对人民高度负责的精神对待自己的本职工作，时刻牢记准确性的要求，真正做到：态度要严，作风要细，办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三拉四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。比如办文，不仅要宇斟句酌，认真撰稿，而且要对校对、印刷、呈批、传阅、分送等环节严格把关，不要出现一点差错，这样才能保证文件和文件处理的质量。

(二)迅速原则 迅速，是对秘书工作办事效率的要求。各种工作都有时效性的要求，而秘书工作因其性质、任务、特点所决定，对时效性的要求就更为严格。秘书工作节奏的快慢、效率的高低，往往直接影响到领导工作的进展，关系到整个机关、单位工作的正常运转。秘书工作无论从哪一个角度看，都要求迅速、及时，都要讲究时效性。时间就是生命，效率就是财富。没有时效，也就失去了秘书工作存在的意义。秘书工作是同时间和效率紧密地联系在一起的，其重要性也是通过它的鲜明的肘效性体现出来的。如果秘书的工作如老牛拉车，慢慢吞吞，提供给领导参考的材料、信息尚未到领导手上，领导已经作出决策了，那他的参谋和助手作用又何从谈起呢?领导的决策作出来了，秘书如果作风拖沓，迟迟不予整理、

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公布，不组织实施，将领导的决策束之高阁，那领导作出的决策又有什么用呢?对贯彻执行决策过程中出现的新情况、新问题，秘书如果迟迟不去收集，收集了也不向领导汇报，又哪里谈得上贯彻落实呢?因此，秘书一定要树立时效观念，敏捷干练，行动迅速，面对繁杂的事务，善于根据主次轻重，井然有序地进行处理；要加速工作的运转，尽可能缩短办文办事的时限；撰写公文时，抓紧时间领会领导意图，迅速动笔，尽快完稿，及时送审；文稿一经审核、签发，要立即打印、登记、分发；传递文件要争分夺秒，尽量缩短文件在机关、单位的停留时间，确保党和国家的路线、方针、政策、政令、法律、法规能及时地贯彻落实下去，并将下面的信息及时反馈上来，使问题能得到迅速的处理和圆满的解决。

(三)求实原则 实事求是，这是一切工作必须遵循的基本准则，秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该坚持求实原则，否则就可能造成领导工作的失误，给党和政府的声誉和人民的利益带来严重的损害。为此，要求秘书做老实人，说老实话，办老实事，尊重客观事实，坚持一切从实际出发，不能脱离实际情况，更不能为了个人或小团体的利益弄虚作假，欺骗领导和群众。求实的要求是：一就是一，二就是二，不夸大，不缩小，如实反映事物的本来面貌，切忌主观臆断，捏造事实，或只报喜不报忧，提供虚假信息。对领导的指示和意见，

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凡属正确的要坚决执行，不完善的应加以补充，凡属错误的就应诚恳地向领导提出自己的不同看法，努力做到既是秘书，又是“谏官”，坚持原则，敢讲真话，切不可随声附和，见风使舵，甚至谄媚取宠，阿谀奉承，给领导帮倒忙，以致贻害党和人民的事业。

(四)保密原则 安全、保密，这是秘书工作的重要原则，也是对秘书的基本要求。安全，就是要求秘书切实管好文件、资料，以免丢失、被窃；保密，就是要求秘书严格保守国家机密，防止失密、泄密事件的发生。秘书经常接触领导和阅读一些重要文件，参加一些重要会议，了解和掌握许多机密。即使在基层单位，秘书也可能了解和掌握某些机密或暂时不宜公开的事情。因此，秘书一定要树立自觉的保密观念，严格遵守保密制度和保密纪律。

五、新时期秘书工作的改革方向

首先，要更新观念，转变作风，实现工作方式和方法上的“四个转变”：从偏重于简单的办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从单纯地收发传递信息转变为既收发传递，又综合处理信息；从单纯的凭老经验办事，转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。“四个转变”是新时期对秘书工作方式、方法提出的新要求，也是对新时期秘书工作新发展的科学总结。它为秘书工作指明了工作重点

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和发展趋势，其实质是更好地发挥秘书工作的参谋、助手作用，充分调动广大秘书工作上的自觉性、主动性、积极性和创造性。

其次，是秘书工作内容上的拓展。新时期的秘书工作，适应改革开放和政治、经济体制改革形势发展的需要，在其职能上也发生了明显的变化。这种变化的标志是：秘书工作的内涵加深，秘书工作的外延拓宽，秘书工作的内容有了新发展。秘书工作内容的发展，突出地表现在“四个强化”上，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化和督查工作的强化。

再次，是管理模式上的革新。我国的秘书工作有着源远流长的历史，积累了丰富的经验，形成了一整套的优良传统，同时也形成了一套相沿成习的工作程序和方法。然而，随着改革开放的不断深入，秘书工作又暴露出了一些缺陷和弊端，如机构设置不合理、规章制度不完善、职责范围不明确、人员不配套、管理不到位等。秘书工作若不进行改革，必将影响各条战线的工作和社会主义现代化建设的顺利进行。这就要求新时期秘书工作的管理模式，必须从经验型向科学型转化。秘书工作的“三化”，即规范化、制度化和科学化，就是管理模式转化的重要标志。秘书工作的规范化，就是各项工作都要符合统一规定的标准；秘书工作的制度化，就是各项工作都要有共同遵守的明确规定；秘书工作的科学化，

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就是各项工作都要按照客观规律办事。通过“三化”建设，使秘书工作有法可依，有章可循，有效益可求。

最后，是办公手段的更新，即实现办公自动化。近20多年来，在新技术革命的推动下，秘书工作的办公手段也发生了重大的变化，即以电子计算机为主的现代化办公手段，已经进入到秘书部门，替代了手工操作的办公设备和办公技术。所谓办公手段现代化，就是把计算机技术、现代通讯技术、电子网络技术、系统科学和行为科学知识应用于办公室工作，使秘书部门的业务处理电子化、自动化、多媒体化、网络化。

第四节 秘书学

一、秘书学的研究对象

什么是秘书学?秘书学的研究对象是什么?这是秘书学理论建设必须要首先解决的问题。

在我国，虽然秘书和秘书工作存在了几千年，新中国成立后，党、政、军、群机关和企事业单位普遍建立了秘书机构，但它们各自封闭，只强调为直接隶属的领导服好务，关于秘书学的理论研究基本上处于一种空白的状态。党的十一届三中全会以后，特别是1985年1月中共中央召开全国秘书长、办公厅主任座谈会以后，秘书学的理论研究才逐步受

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到重视。

在关于秘书学的研究对象上，从秘书学所包含的实际内容出发，我们认为，对秘书学的研究对象可以这么概括：

秘书学是一门新兴的现代横向交叉边缘学科，它是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的一门学科。

从目前的实际情况看，我们将秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务列为秘书学的研究对象，乃是因为它们是任何秘书活动都不可缺少的基本要素，缺少了其中的任何一个要素，就会使秘书活动无法进行或给秘书活动带来不利的影响。所以，它们都应成为秘书学的研究对象，而不应该忽略了其中的任何一个要素。

二、秘书学的学科性质

学科性质是由该学科的研究对象所决定的，指的是该学科区别于其他学科的根本属性。所谓秘书学的学科性质，指的就是秘书学区别于其他学科的根本属性，即秘书学本身所固有的内在的质的规定性。它和秘书学的研究对象一样，也是秘书学理论建设的重要问题。

关于秘书学的学科性质，当前研究秘书学的学者的看法也不一致，大体上有以下几种意见：第一种意见是“应用说”，认为秘书学是近些年来在我国形成的一门新兴的应用学科；第二种意见是“分支说”，认为秘书学是人文社会科学中的

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行政管理学或领导科学中的一个分支，或者认为它是政治学、管理学中的一个分支；第三种意见是“边缘说”，认为秘书学是一门新兴的边缘学科，是从政治学、领导学、管理学和文书学(写作学)的边缘中产生的，是这些学科知识圈交叉重叠的产物；第四种意见是“综合说”，认为秘书学是研究秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征和规律的新兴、横向、边缘、交叉的综合性应用学科，是一门独立的现代人文社会学科。第四种意见概括了秘书学的根本属性,即它本身所固有的质的规定性，标明了它与其他学科区别之所在，比较符合当前秘书学研究的实际情况。

在科学史上，任何一门新学科的建立，都有一个学科性质逐渐明晰、体系日趋完善的过程。秘书学的建立，自然也不例外。

秘书学的理论来源于秘书实践，反过来又指导秘书实践。秘书学只能产生于秘书实践之后，是先有秘书实践，然后才有秘书学。

秘书学是秘书实践经验的概括和总结，是秘书实践经验的条理化、系统化、规范化、理论化和科学化。由此可见，秘书实践是秘书学的本源，是它区别于其他学科的根本属性，因而，它是一门不从属于其他任何学科的独立学科。

从学科的大范围来划分，秘书学属于人文社会科学，是

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一门新兴的独立的人文社会学科，具有很强的政治性、理论性、实践性和综合性，这是大家都认同的，没有什么大的分歧。

然而，秘书学又是一门典型的新兴的现代、横向、边缘、交叉的综合性应用学科。在我国，现代秘书学诞生于20世纪80年代，是一门新兴的学科，其现代性的特征十分明显。秘书学的产生和发展不是孤立的，它创造性地吸收了领导科学、管理学、社会学、行为科学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、写作学等姊妹学科的研究成果，化为自己的血肉，赋予它以新的内涵和新的特质。这也就是说，秘书学与上述姊妹学科相互影响，相互渗透，相互促进，共同发展，但在学科的根本属性上它又与上述姊妹学科有着根本的区别，从而标明了秘书学具有现代、横向、边缘、交叉的综合性质。秘书学来源于秘书实践，反过来又为指导秘书实践服务，它虽有完整的理论体系和理论知识，但它不是一门纯理论的学科，它强调的是理论与实践的有机结合，强调的是对秘书学理论的创造性实践和应用，所以，从本质上讲，秘书学是一门实践性很强的应用学科，是一门带有很强技能性、技艺性、技法性、技巧性的技术性应用学科，它对各行各业的秘书和秘书工作都有着现实的指导意义。

三、秘书学与相关学科的关系

秘书学是一门独立的学科，并不是说它是一门孤立的学

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科。

如前所述，它是一门新兴的现代、横向、边缘、交叉的综合性应用学科，，与其他许多姊妹学科有着不同程度的联系和交叉，因而，要全面、正确地认识秘书学的学科性质，就有必耍弄清楚秘书学与其他相关学科的联系和区别。

(一)秘书学与哲学的关系

哲学是以最一般的概念形式表达人们对整个世界(自然界、人类社会和思维)的根本观点的体系，是系统化、理论化了的世界观，是对自然科学、社会科学的概括和总结。哲学为秘书学的研究提供世界观和方法论的基础，对秘书学的研究起着导向作用。我国现代秘书学的研究必须坚定不移地坚持以马克思主义哲学为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法，才能步入健康发展的轨道，真正解决中国现代秘书工作理论和实践中的各种实际问题。如果背离了这一点，秘书学的研究就会偏离正确的方向，甚至走向歧途。当然，马克思主义哲学提供的只是理论基础和研究方法，它并不能取代秘书学的具体研究，否则，就会将秘书学极其丰富的内容简单化，进而取消秘书学的独立学科的地位。

(二)秘书学与政治学的关系 政治学是研究各种社会政治现象、政治思想、政治关系及其发展规律的学科。秘书学与政治学有着天然的联系，它

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必须运用政治学的原理、原则和战略、策略、方式、方法等去处理秘书学理论和实践中的各种实际问题，这在党、政、军、群机关的秘书工作中表现得尤为重要。这就是说，秘书学的研究，各行各业的秘书工作，都必须坚持马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，坚持四项基本原则，坚持党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，始终与党中央在政治上保持一致，有着坚定正确的政治方向，否则，就有可能犯政治性错误。当然，政治学只是对秘书学的研究起导向作用，它们各有其独特的研究对象和研究领域，所以，二者不能相互包容，更不能相互取代。

(三)秘书学与行政学的关系 行政学又称行政管理学，它是一门研究行政管理现象及其规律的学科，其内容主要包括行政原理、、行政组织、行政领导、行政决策、行政信息、行政法规、行政监督、人事行政、财务行政和机关管理等。秘书工作是行政领导工作和组织管理工作的重要组成部分，在行政学的研究内容中，包含有秘书学的内容，如机关管理中就包括了对秘书、秘书机构、秘书工作的管理。秘书和秘书部门，需要协助各级各类领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，担负着“参与政务”的工作，同时还有大量的“管理事务”的工作，诸如值班工作、生活管理、公共福利、接待来访、安排会务等，这些都属于行政管理工作的范围，二者在工作内容上呈

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交叉状态。然而，秘书学要研究秘书学的原理和秘书实务，要研究秘书、秘书工作和秘书学的产生、发展和演变，要研究秘书的基本修养、心理素质、智能结构、业务技能等，这都不是行政学所能包含的。

(四)秘书学与管理学的关系 管理学是对现代管理机能发展变化的概括和总结，它是以人和组织的根本利益为前提而有目的、有意识地进行监控的学科，其内容主要包括管理组织、管理职能、管理系统、管理行为、管理原则、管理技术等。秘书和秘书部门的基本职能之一是协助领导进行有效管理，这是一种特殊的管理活动。秘书虽不是严格意义上的管理者，但他在协助领导在计划、组织、指挥、监督、控制的管理过程中，起着十分重要的作用。秘书和秘书部门在协助领导加强管理时，必然要运用管理学的原理、知识、技能和技巧。但管理学研究的是一般的管理规律，秘书学研究的只是秘书职能中辅助管理的特殊规律，它们属于两门不同的学科，二者不是包容与被包容的关系。

(五)秘书学与信息学的关系 信息学是关于信息的形态、计量、传递、变换、处理和贮存等一般规律的学科，它以狭义的信息论和控制论为理论基础，与计算机和自动化技术相结合，广泛运用于数学、物理、化学及领导学、管理学、决策学等学科。近年来，信息

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学的理论和方法，已开始应用于秘书工作中的信息传导、文字处理和文书档案的管理等方面。秘书学与信息学的关系，主要表现在以下三个方面：

一是信息学的兴起，促进了秘书学的发展，给秘书学增添了新的内容；二是信息学的理论和技术，巳被秘书工作领域广为应用，成为秘书学研究的重要对象；三是信息学理论、技术的应用，为办公自动化展现了美好前景，为秘书工作的现代化开辟了新的途径。但是，秘书学只是运用信息学的原理和方法来加工、处理、传递、贮存信息，大部分内容与信息学无关，它们各自都是新兴的独立学科。

(六)秘书学与写作学的关系 秘书学所要研究的公文和其他实用文体写作的规律、特点和方法，也是写作学、特别是秘书写作学的研究范畴。在这一点上，两门学科发生重叠和交叉。一个优秀的秘书，必须具有高超的书面表达能力，这和写作水平的高低密切相关。同样的材料，写作水平高的秘书可以写出很好的文章，而写作水平低的秘书则可能表达不清，甚至难以成文。因此，秘书必须学好写作学，下苦功夫过好写作关，才能胜任本职工作。反过来说，各类文章的作者，如果懂得一些公文和秘书实用文体写作的基本知识，将有助于他重视调查研究、收集各种信息、发掘信息中有价值的内涵等，从而大大丰富了他的写作内容，把文章写得更加充实，更有现实意义。

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此外，秘书学还与领导科学、决策学、行为科学、心理学、公共关系学、法学、文书学、档案学、口才学等学科有着一定的联系，它甚至还借助于自然科学的研究成果和研究方法。可以预见，秘书学将在与诸多学科的相互借鉴、相互促进中，不断地走向成熟和完善。

四、秘书学的研究方法（略）

秘书学的理论研究不但要明确秘书学的研究对象，正确理解秘书学的学科性质，认清秘书学与相关学科的联系与区别，而且还要在此基础上选择和确立科学的研究方法，才能使秘书学的研究取得相应的成效。秘书学常用的研究方法有：

(一)历史和逻辑相统一的方法

历史是一门研究自然界和人类社会发展过程的学科，任何一门学科都与历史有着不解之缘。秘书学中所研究的各种问题都是历史地形成的，它的各个范畴和规律诸如秘书、秘书工作、秘书机构、秘书实务以及参谋咨询、辅助决策、沟通信息、加强协调等，都是在历史的发展过程中产生和形成的，同一概念在不同历史时期又具有不同的含义。因此，秘书学的研究必须具有历史主义观点。但是，秘书学的研究仅仅有历史的观点和方法还是不够的。恩格斯指出：“历史常常是跳跃式地和曲折地前进的，如果必须处处跟随着它，那就势必不仅会注意许多无关紧要的材料，而且也会常常打断

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思想进程。”因此，还必须与逻辑的方法结合起来。逻辑的方法就是推理论证的方法，即以逻辑“浓缩”的形式再现秘书学和秘书工作的历史进程。逻辑的方法并不是纯抽象的方法，它需要有事实的依据，有历史的根据；它反映了历史的辩证法。只有将历史的方法与逻辑的方法有机地统一起来，才能使秘书学的研究真正揭示出其历史的规律性，并预见其发展的趋向。

(二)理论与实践相结合的方法

理论与实践相结合是学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论的根本方法，也是我们学习和研究秘书学的根本方法。秘书学是理论性与实践性相统一的学科，秘书学的理论与应用是密不可分的。因此，在学习和研究秘书学时，一方面要把握秘书学的基础知识和基本原理，从实际出发，详细地占有材料，从无数生动的客观事实中寻找规律性的东西，对秘书学的理念和基本理论问题作出科学的回答，并勤于思考，勇于创新，提高理性思维的能力；另一方面，又要将秘书学理论与秘书实践、与秘书工作的实际运作联系起来，研究秘书工作中出现的新情况、新问题、新经验；把它上升到科学理论的高度，再用来指导秘书工作的实践，通过实践来验证和发展秘书学理论。理论联系实际的过程，实际上就是从感性到理性的整个辩证思维的发展过程，它包括了从具体到抽象，再从抽象到具体这样两个阶段。如果理论脱离实际，

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