ORACLE-EBS采购功能点操作手册1

PO模块功能点操作手册

作者：

李亚军 创建日期： 更新日期： 版本：

2012年3月6日 2012年3月7日 1.0 韩业邦

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版本 1.0 期 2012年3月6日 韩业邦 根据po的知识点目录做的 日姓名 说明

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目 录

文档控制 ...................................................................................................................................................................... i 更新记录 ...................................................................................................................................................................... i 审阅 .............................................................................................................................................................................. i 分发 ............................................................................................................................................................................. ii

一、采购设置 ...........................................................................................................................................................5

1.1财务选项 ................................................................................................................................................................ 5 1.2采购选项： ............................................................................................................................................................ 9 1.3订单类型 .............................................................................................................................................................. 11 1.4行类型 .................................................................................................................................................................. 13

二、供应商管理 .....................................................................................................................................................15

2.1供应商信息录入及维护 ...................................................................................................................................... 15 2.2供应商合并 .......................................................................................................................................................... 21 2.3合并供应商列表 .................................................................................................................................................. 22

三、请购 .................................................................................................................................................................22

3.1采购请购 .............................................................................................................................................................. 22 3.2内部请购 .............................................................................................................................................................. 25

四、询价 .................................................................................................................................................................25

4.1询价单 .................................................................................................................................................................. 25 4.2自动创建 .............................................................................................................................................................. 26

五、报价 .................................................................................................................................................................28

5.1报价单 .................................................................................................................................................................. 28 5.2报价分析 .............................................................................................................................................................. 30

六、采购 .................................................................................................................................................................31

6.1标准采购订单 ...................................................................................................................................................... 31 6.2计划采购订单 ...................................................................................................................................................... 35 6.3合同采购订单 ...................................................................................................................................................... 36 6.4一揽子采购协议 .................................................................................................................................................. 39 6.5自动创建 .............................................................................................................................................................. 42 6.6采购发放 .............................................................................................................................................................. 44

七、审批与安全控制 .............................................................................................................................................46

7.1职务、职位弹性域设置 ...................................................................................................................................... 46 7.2职务、职位设置 .................................................................................................................................................. 49 7.3人员设置、人员分配职务和职位 ...................................................................................................................... 57 7.4审批职位层次 ...................................................................................................................................................... 62 7.5安全性结构 .......................................................................................................................................................... 64

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7.6安全性控制 .......................................................................................................................................................... 66 7.7审批组 .................................................................................................................................................................. 67 7.8审批分配 .............................................................................................................................................................. 70 7.9审批通知 .............................................................................................................................................................. 73 7.10授权规则 ............................................................................................................................................................ 76

八、采购接收 .........................................................................................................................................................78

8.1三种接收途径 ...................................................................................................................................................... 78 8.2接收更正 .............................................................................................................................................................. 83 8.3采购退货 .............................................................................................................................................................. 84 8.4内部请购内部销售时请购单的接收 .................................................................................................................. 86

九、采购期间 .........................................................................................................................................................86

9.1采购期间控制 ...................................................................................................................................................... 86

十、采购事务查询 .................................................................................................................................................88

10.1采购订单查询 .................................................................................................................................................... 88 10.2请购单查询 ........................................................................................................................................................ 89 10.3审批历史记录查询 ............................................................................................................................................ 91 10.4接收事务处理查询 ............................................................................................................................................ 92

十一、采购与应付 .................................................................................................................................................94

11.1二、三、四维匹配 ............................................................................................................................................ 94 11.2应付发票匹配接收或者采购 ............................................................................................................................ 94

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一、采购设置

1.1财务选项

概念

系统的财务选项设置主要为EBS系统的应付模块、采购模块、资产模块提供控制和协调机制及相关默认值。由于采购模块所必需的供应商定义是在应付模块中完成的原因，为了保证采购系统具有可用的定义的供应商，并能够顺利向应付模块传送会计信息，必须在启用采购模块系统前对财务选项做正确的设置。

设置：路径：采购>设置>组织>财务选项

负债：对于输入的所有新供应商，系统会将此帐户作为默认负债帐户分配给他们。 预付款：供应商地点发票的对应预付款帐户和说明。

应得折扣：如果选择将折扣分配到系统的应得折扣帐户，系统会使用此帐户来记录付款的应得折扣。

费用结算：系统将此帐户用作临时帐户，记录有关使用发票导入程序从自助费用管理系统导入的信用卡事务处理信息。

设置“会计”页签主要是为供应商、应付发票提供相关默认总账账户及应付系统需

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使用的某些特定账户。将来期间：仅表示应付系统可自动打开的将来期间，一经设定便不可更改。

收货/收单地点：对应于系统默认值的收货/收单地点的名称。

库存组织：输入库存组织，该组织中定义的物料可用于采购管理系统。 发运方式：与供应商一起使用的承运人。

运费条款：供应商的运费条款可以标识是我们支付收到货物的运费，还是供应商支付。

财务选项的设置是按业务实体OU隔离的，采购系统也是按业务实体OU进行隔离的。

“供应商——采购”页签中，库存组织为必填字段，它为“采购系统”的可用物料限定了物料“主组织”。采购系统只能为这里输入的库存组织的“主组织”定义的物料执行采购，即“采购系统会以这里输入的库存组织的主组织验证物料的可用性”。 发运方式：发运方式字段可用的值取决于已选定“库存组织”的已分配“发运方式”；由于Oracle的“发运方式”定义是捆绑“承运人”定义进行的，故指定了“发运方式”实际就是指定了承运人。发运方式、FOB、运费条款将为相关采购单据提供默认值。

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费用报销地址：为员工费用报表选择用于付款的默认地址：住宅或办公室。系统会为输

入的每个新员工使用此默认值。

使用审批层次结构：要使用职位和职位层次结构来确定采购管理系统中的单据审批路径，

请启用此选项。如果要根据主管结构来确定审批路径，请禁用此选项。 方法：我们可以人工输入员工编号，或让系统生成连续员工编号。 自动：在输入新员工时系，统会自动为每个员工分配唯一连续编号；

人工：在输入员工时亲自输入员工编号；使用国家标识号：系统会自动输入员工的国家标识号作为员工编号。

下一自动编号：如果选择“自动员工编号”方法，请输入起始值（需要系统将其用于

生成唯一连续员工编号）。在输入编号并保存所做的更改之后，系统会显示下一个编号

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使用请购单保留款：要为申请保留资金，启需用此选项。如果启用了此选项，采购管理

系统会创建日记帐分录并将其传送至总帐管理系统，以便为采购申请保留资金。 完成时保留：如果启用了“使用申请保留款”，请指明是否需要申请编制人可以选择保

留资金。如果未启用此选项，则只有申请审批人才可以选择保留资金。

使用PO保留款：要为采购订单、与发票匹配的采购订单和接收，以及基本发票（不与

采购订单匹配）保留资金，请启用此选项。如果启用了此选项，则在审批与发票匹配的

采购订单和接收期间，采购管理系统会为采购订单保留资金，而应付款管理系统会为差

异保留资金。如果启用了此选项，但输入的某个采购订单不与发票匹配，则应付款管理

系统仍将在审批期间为该采购订单保留资金。在创建会计分录时，系统将冲销应付款

管理系统的所有保留款。如果启用了“使用申请保留款”，则还必须启用此选项。 单击“税”标签，输入成员国、增值税登记编号等参数值，其中成员国是指公 司或组织所在地，增值税登记号是指组织的增值税登记号。

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“人力资源”页签可以设置是否“使用审批层次结构”来决定采购单据的审批路径。如不选定，则表示采购单据将使用员工的“主管”结构来进行审批。“员工编号”方法默认自业务组定义时的“员工编号生成”方法设置。

1.2采购选项：

概念

“采购选项”是采购系统的一项重要的基础设置工作，其中大部分选项在系统安装时均有默认置。它包括以下几个方面的内容：单据控制、单据默认值、接收会计、单据编号等内容。

设置：路径：采购>设置>组织>采购选项

由于“采购选项”是按业务实体来隔离的，它允许选择不同的OU，切换上下文环境以完成不同OU的相关采购设置。

“价格允差百分比”或“价格允差金额”，检查采购订单行价格或金额不应高于采购申请PR行价格的比率或金额差值，否则系统将发出警告。如果同时选定“强制价格允差”或“强制价允差金额”，则将只能创建而不能审批超出此允差的采购订单，“价格允差”与“金额允差”两者之中，只要有一个允差控制被违反，则控制条件即满足。 “强制全部批量”用于控制“内部申购”行的物料，由于采购系统的内部申购行默认使用物料的“发放单位”，当以非“发放单位”输入需求数量。选项有三：“无”表示不转换单位及舍入取整；“自动”表示强制转换单位及舍入取整；“建议”表示系统将发出是否转换单位及“舍入”的询问信息，由用户决定。

“接收关闭点”表示采购的发运行接收功能被关闭的流程环节点，可选“已接受、已入库、已接收”。在“接收关闭点”达到“接收关闭允差”的数量要求，PO行采购任务已经完成。“取消申请”的选项有三：“始终”表示在取消采购订单的同时一并取消采购申请；“决不”表示在取消采购订单时，不取消采购申请，并可用之重新Autocreate采购订单；“可选”表示在取消采购订单时，系统将发出信息，由用户自行决定。

通知一揽子PO是否存在：如果希望系统在我们创建申请、采购订单或一揽子采购

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协议

行时通知现有的一揽子采购协议，请选定“存在一揽子 PO 时通知”。

允许更新产品说明：对于每个物料，可以定义是否允许在创建申请、RFQ、报价单或采购订单行期间更新其说明。此更新仅影响正在创建的行。

要求询价：指定在采购订单上为物料自动创建相应的申请行之前，是否必须要求询价。我们可以为每个物料或申请行改写此值。

“申请导入分组依据”表示每次在运行采购系统的“PR导入流程”，从“PR开放接口表”向正式导入数据时，按何种依据对PR数据进行分组，每组PR数据将分配一个PR编号，可用选项为“全部、采购员、类别、物料、地点或供应商”。系统的默认值是物料。

“匹配审批层”可选值有三：“双向”表示在对相应发票付款前，采购订单和发票数量必须在允差范围内相互匹配；“三维”在对相应发票付款前，采购订单、接收和发票数量必须在允差范围内进行匹配；“四维”在对相应发票付款前，采购订单、接收、检验和发票数量必须在允差范围内进行匹配。

“分段价格类型”表示将默认到一揽子采购协议的分段价格类型，可选值有：“累计”表示价格分段适用于物料的所有发放的发运累计数量；“非累计”价格分段适用于物料的单一发放的发运数量。

“开票结算允差”表示供应商开来的发票物料行数理与采购订单发运行数量比较的允差比例，即如果采购订单发运行的已开单数量已在“开票结算允差”之内，系统将自动关闭发运行。

报价警告延迟：输入报价警告延迟，即在报价单到期之前提前接收到期警告的天数。在报价单距离到期日尚余此处提供的天数时，我们将在“通知”窗口中收到以下消息：报价单有效期或距离到期日尚余：[数字]。

接收关闭允差：输入发运的接收关闭允差百分比。如果在接收关闭点时发运处于接收关闭允差范围内，采购管理系统将自动关闭发运以便接收货物。

行类型：选择申请、询价、报价单和采购订单行的默认行类型。

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“应计费用物料”字段可选值：“接收时”表示立即产生会计分配（在“查看接收事务处理”界面可通过工具栏“查看会计科目”查看到会计分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计——期末”流程时才产生会计分配。“应计库存物料”字段可选值只有“接收时”一个，表示立即为接收产生会计分配。“自动抵销方法”是指系统的接收会计功能自动创建并使用“接收检验账户”的具体方式。可选值有：“无”表示直接使用“接收选项”中定义的“接收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创建；“平衡”表示系统需自动创建一个“接收检验账户”，该账户以“接收库存账户”为基础，使用“PO费用账户”的平衡段来取代原“接收库存账户”的平衡段；“账户”表示系统以“PO费用账户”为基础，使用“接收库存账户”的账户科目段取代原“费用账户”中的账户科目段。

“单据编号”页签可以为询价单RFO、报价单、采购订单、采购申请单设置单据的编号方式。

录入：为询价单、报价单、采购订单和申请编号选择单据编号录入方法，自动：每次创建单据时，将由采购管理系统自动为每个单据分配唯一的序号；人工：在输入单据时，人工录入单据编号；（注意：单据编号录入方法可以随时更改。但如果原先启用的是人工录入，则在切换至自动录入时请确保所输入的“下一个编号”大于人工分配的最大编号。） 类型：选择用于询价单、报价单、采购订单和申请编号的单据编号类型：数字或字母数字。（注意：如果选择“自动”录入单据编号，则只能生成数字单据编号，但仍可以从另一采购系统中导入数字或字母数字值。） 下一个编号：如果选择“自动”录入单据编号，则采购管理系统将在生成唯一的连续单据编号时，使用此值作为起始值。

1.3订单类型

概念

ORACLE EBS采购系统的采购订单有四种类型：标准采购订单（SPO）、计划采购订单（PPO）、一揽子采购协议（BPA）、合同采购协议（CPA）。尽管它们被设计成共享同一个表单窗口，但从系统流程处理及其功能应用角度来看，它们具有不同的本质。

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以下以标准订单类型的设置为例来说明如果设置一订单类型。 设置：路径：采购>设置>采购>单据类型

点击“采购订单 标准”后面的更新按钮。如下图：

“责任人可以审批”表示单据编制人可以审批其自己创建的单据。

“审批人可以修改”表示当前审批人可以修改单据。“可以更改审批层次结构”表示当前单据提交人或审批人可以更改“审批单据”窗口中定义的审批“职位层次结构”。 “安全级别”可选项包括：“公用”表示所有系统用户均可以访问该类型单据；“私有”表示只有订单责任人及后续审批人可以访问该类型单据；“采购”表示只有单据责任人，后续审批人和定义为采购员的员工可以访问该类型单据；“层次结构”表示只有单据责任人，后续审批人和安全性层次结构中的员工可以访问该类型单据。

“访问级别”包括：“全部”表示访问员工可以查看、修改、冻结、关闭、取消和最终关闭该类型中的单据；“修改”表示访问员工可以查看、修改和冻结该类型单据；“仅查看”表示访问员工只能查看该类型单据。

存档：请选择以下选项之一，审批：单据在审批后存档，此选项为默认值，只在选定了

此选项后，“更改单”工作流才会开始；打印：单据在打印之后存档。

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可以更改转发接收人：指明用户可以更改接收单据转发的人员。

可以更改审批层次结构：指明审批人可以更改“审批单据”窗口中的审批层次结构。 转发方法：请选择以下选项之一，直接：默认审批人是编制人审批路径中第一个有足够

审批权限的审批人；

层次结构：默认审批人是编制人审批路径中的下一个审批人，而不管其有无权限。

采购订单的类型比较如下： 标准采购订单 是 计划采购订单 是 一揽子采购协议 是 合同采购协议 是 已知条款和条件 已知货物或服务 已知定价 已知数量 已知账户分配 已知交货计划 可保留 可保留发放

是 是 是 否 是 是 不确定 否 是 是 否 否 是 是 否 否 是 不确定 否 否 是 不适用 是 是 否 是 否 不适用 1.4行类型

概念

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在采购申请及采购订单行上，系统通过“行类型”所具有的某些功能内在属性来控制采购流程及其相关功能。对于每一个“行类型”来说，其最关键的内在属性是“值基准、采购基准、可否是外协加工”属性之间的组合。

设置：路径：采购>设置>采购>行类型

步骤1：在打开的如下图所示的界面中单击“创建”按钮，创建新的行类型。 截图：

步骤2：在如下图所示的对话框中输入行名称、说明、类别、值基准、采购基准、单位、价格等参数值，重要参数作如下说明：

截图：

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“值基准”可可选值为“数量”时表示数量接收物料，此时“采购基准”只能是“货物”，并且只有“数量——货物”组合，才可以同时也是“可外协加工”。 当“值基准”是“金额”时，表示只能按金额接收物料，并且采购订单上的单位与单价不能更改，此是“采购基准”只能是“服务”。 当“值基准”是“l固定价格”时，适用于与“EBS服务采购系统”连用的场合，表示只能按金额接收，并且采购订单行上的单位与单价不能更改，此时“采购基准”只能是“服务”或“临时人工”。 当“基准值”是“费率”时，适用于与“EBS服务采购”连用的场合，表示只能按金额接收，此时“采购基准”只能是“临时人工”。 通过情况下，“数量——货物（外协加工）”组合，以及“金额——服务”组合已经能够满足大部分业务场合的应用需求。

外协加工：选择“外协加工”，以将此行类型限制为采购外协加工。此外，如果对采购单据使用外协加工行类型，则只能选择外协加工物料。只有在使用在制品管理系统，并且使用的值基准为“数量”时，才可以选择此复选框。

要求接收：如果要将此采购类别作为此行类型的采购单据发运的默认值，请选择“要求接收”。

二、供应商管理

2.1供应商信息录入及维护

概念

在企业的管理实践过程中，涉及“供应商”的管理信息系统的设计主要有两方面内容，一是与供应商在日常业务过程的商务协同，包括供应商门户、订单协同、计划协同、

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“已关闭”表示所有供应商已作来回应或该询价单已不再需要回应。“到期日”与“关闭日期”分别表示要求供应商反馈的询价单的截止日期，以及该询价单的拟关闭日期。“要求审批报价”如果选定，则所有由此询价单生成（或引用）的报价题头的“要求审批”会自动选定。

点击保存后，“供应商”按钮可以启用。

实际工作中，通常针对某些物料做询价单时，需要使用的询价供应商范围基本是固定的。为了提高工作效率，可以将常用的供应商范围分别做成一个个“供应商列表”，然后点选“添加到列表”。

4.2自动创建

操作

路径：采购>采购订单>自动创建 查找以前批准的请购单

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活动选择“创建”，单据类型选择“询价单”。点击“自动”按钮。

点击创建。即创建一张标准询价单，单据号为00002.

上面的字段中只保留一些通用的内容，个性化的内容自己可以选填。然后把状态由“处理中”改为“有效”。 处理中：采购申请创建时的初始状态；

有效：表示申请已完成且准备向供应商发送，系统仅能打印“有效”状态的采购申请； 已关闭：表示所有供应商已作出回应或该采购申请不再需要回应，一旦选择关闭采购申

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请，系统将删除与其相关的所有跟催信息。

可以在询价和报价>询价界面中，输入编号“HYB007”，可查到所做询价单。

五、报价

5.1报价单

概念

买方制作询价单并通过书面或电子方式传输给相关供应商，然后由供应商直接在已收到的询价单上填写价格信息后反馈回买方。但有时候，供应商在收到买方的询价单据后，可以也会使用己方的销售报价单单据格式反馈价格信息。甚至供应商即使在没有收到买方的正式的询价单时，也可能直接使用己方的销售报价单向乙方提供价格信息。实际工作中，询价单和报价单只是一个事物的两种表现形式，取决于从买方还是卖方的角度来看。

操作：路径：采购>询价和报价单>报价

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“询价”：如果该报价单是间接从某些询价单通过系统转换生成而来的，则相应询价单的编号会显示在这里，如果是直接手工录入生成报价单，也可以手工关联当前供应商的系统已存在询价单。“状态”字段的可选值处理中、有效、已关闭。只有报价单“有效”时才被相关的采购单据所引用。“要求审批”选项如果选定，如果没有使用“审批”功能按钮改变报价单上的“批准”标记为“选定”，则该报价单行仍不能被有关采购单据所引用，实际等于“尚未有效”，尽管“状态”可能为“有效”。点击“审批”按钮

报价单一般要通过“审批”以控制其“可用性”，但工作流审批方式存在只能针对题头全单审批。只有在报价单的状态为有效的情况下，才可以使用报价单的审批功能，

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否则，报价单的“审批”按钮呈 灰色显示。若报价单题头的“要求审批”被选定，则必需经过“审批”，该报价单才能被采购订单所引用。

操作

5.2报价分析

操作

路径：采购>询价和报价单>报价分析

报价单的审批方式有两种，一是在报价单题头或报价行，使用审批按钮功能；二是在“报价分析”窗口，使用相关审批功能。如上图所示，右下角“审批全部报价单”。

如下图所示：

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六、采购

6.1标准采购订单

概念

通常可以创建标准采购订单以便于采购各种一次性物料。在明确所要求物料或服务的详细资料（如估计成本、数量、交货计划和会计分配）之后，可以为物料或服务创建标准采购订单。如果使用保留会计，则在必需信息已知的情况下，可以为采购订单保留资金。

操作：路径：采购>采购订单>采购订单

标准采购订单可以直接手工录入。如下图所示，大数数据都需要手工录入。下面将介绍从请购单自动创建标准采购订单。

首先查看已经创建的“请购单”。点击“自动创建”按钮，由请购单自动生成标准采购订单。

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单据类型有标准采购订单、计划采购订单、一揽子发放、询价、招标、来源补充询价。这里选择标准采购订单。

点击“创建”按钮，系统开始创建标准采购订单。

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点击“发运”按钮。

“发运”页签：对于每个订单行，可以为之输入多个发运行，但所有发运行数量之和必须等于采购订单行数量。

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“其它”页签：“接收关闭允差、发票结算允差、匹配审批层、发票匹配选项”均默认自系统相关设置，可以手工修改。“接收时应计”标记默认自“采购选项”相关设置，对于库存采购，总是被选定且不能修改；对于“费用采购”，如果采购选项设置是“接收时应计”，则可以修改标记为“期末应计”，如果采购选项是“期末应计”，则不能修改至“接收时应计”。

这一页基本上是默认前面的设置。用于控制物料的接收日期允差，接收量允差以及

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是否允许替代接收，是否强制收货点等。

完成后点击“审批”，审批后可以看到采购订单的状态变为“批准”。然后从“采购订单汇总”进入查看。

6.2计划采购订单

概念

在实际采购业务中，企业可能需要存在一种虽然已经给出发运行的“需求日期”，

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