08成文信息控制程序

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Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第1页

成文信息控制程序

1目的

对与质量管理体系有关的文件化信息实施控制，确保有关场所使用的文件化信息均为有效版本。为质量管理体系的有效运行提供证据，为有追溯性要求的场合提供可追溯的依据，为采取纠正措施提供证据，特制订本程序。

2 适用范围

本程序适用本公司质量管理体系有关的所需文件化信息的控制。

3 职责

3.1总经理负责批准质量手册。

3.2 质量部部长负责审核质量手册和批准程序文件。

3.3 质量部负责程序文件的审核及质量文件的管理和控制。

3.4技术部负责公司技术标准、产品图纸、工艺文件等技术资料的控制和管理，包括对直接引用和依据的外来技术标准和资料的控制。

3.5 各部门负责本部门收、发文件的管理。

4 定义

4.1 质量手册（一层文件）：描述公司方针、目标、部门职责、体系结构、程序及质量控制的文件，是公司质量管理体系的总纲领。

4.2程序文件（二层文件）：规定各职能部门为实施体系要素需采取的活动的文件。

4.3作业文件（三层文件）：为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件。如：作业指导书、操作规程、图样和技术文件、安全操作规程、管理办法、制度等管理文件。4.4记录：用于体系管理活动的记录，验证和确认体系管理活动，涵盖各部门业务、工序活动记录。

4.5外来文件（包括，产品标准、顾客提供的图样技术协议以及技术资料、国家及行业强制性法律法规等信息）。

4.6 受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到控制的文件。

4.7非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到控制的文件。

5 工作程序

5.1成文信息的分类：

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Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第2页5.1.1 从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种；

5.1.2从文件架构上分为四层：一层文件为质量手册；

二层文件为程序文件；

三层文件为作业文件；

四层文件为表单、记录、资料等。

5.2 成文信息的创建和更新

5.2.1成文信息的标识和说明，一个完整的成文信息应该包括标题、日期、作者、索引编号等；

5.2.2公司成文信息的形式可以是语言、软件版本、图标等形式，其载体可以是纸质的也可以是**的；

5.2.3成文信息在发布前应进行评审和批准，确保其适宜性和充分性，各类成文信息的批准权限如下：

a）质量手册：由质量部组织人员编写；质量部部长评审文件的适宜性和充分性；由总经理批准，质量部发布；

b）程序文件，由质量部负责组织各部门进行本部门程序文件的编写；由各部门主管领导评审文件信息的充分性和适宜性；质量部部长批准，质量部发布；

c）作业文件：由各部门负责指定专人编写，此类文件的编写要与质量手册、程序文件要求协调一致，要求内容明确、程序具体、可操作；由部门负责人评审文件化信息的充分性和适宜性；由各部门主管领导批准发布，质量部登记备案。

5.2.4技术文件和图样实行六级审签制度（编制、校对、审核、标准化审查、质量会签、批准）。

5.3成文信息的控制

5.3.1确保在需要的场合和时机，均可获得有效的成文信息，以指导过程的运行；

5.3.2应妥善进行保存，防止泄密和不当使用。各部门对于涉密成文信息，应由各部门兼职保密员进行保管；

5.3.3技术部在编、审、批技术文件时，应确保技术文件和图样协调一致，且现行有效；

5.3.4记录应完整，可追溯，应能证明产品和服务满足要求的程度，其保存期限与产品同寿；

5.3.5对受控成文信息还应有状态标识、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容；质量体系文件加盖红色“受控”章，技术文件加盖蓝色“受控”

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章，并标以受控号，需作发放统一使用《成文信息发放回收记录表》（GHJL-CX08-1（NO.04））进行登记；

5.3.6成文信息的编号

a) 成文信息编号统一由质量部按本程序规定执行，各部门起草文件时应按5.3.7条

款规定实施，并向质量部备案；

b) 外来文件如：国家标准、法律法规及其他要求等采用原文编号，不另行编号； c) 其他通知类文件由综合部按照5.3.7.3规定的编号规则执行；

d) 质量管理体系内文件编号均按5.3.7条款规定实施。

5.3.7文件的编号

a) 质量手册编号

b) 程序文件编号 Q/GH —CX □□-2017

c) 其他质量管理文件编号

Q/GH —ZY □□—2017

发布年号

作业文件代号

企业标准代号

d) 记录表格的编号

1) 程序文件规定的记录表格编号为：

本公司记录代号+程序文件代号+表格顺序号（版本号）。

如GHJL-CX01-01,GHJL-表示本公司记录代号 CX01表示组织环境与相关方要求控制Q/GH — SC — 2017

发布年号 质量手册代号 企业标准代号

程序文件代号 企业标准代号

发布年号

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程序，01表示《组织环境与相关方要求控制程序》中的第一种表格；

2) 程序文件规定记录表格外，各部门形成的记录表格其编号为：

本公司记录代号+部门代号+顺序号（+版本号）。

如GHJL-ZL-001，GHJL-表示本公司记录代号，ZL-表示质量部，001表示第一

种自定表格；

各部门代号如下：技术部-JS 、质量部-ZL 、综合部-ZH 、生产部-SC 、财务部-CW ，物资部-WZ ；

3) 程序文件中规定的记录表格的流水号（NO.）编号方法：

4) 各部门记录表格的流水号（NO.）编号方法：

记录内容拼音字母的简写

e) 技术文件的编号按《技术文件管理办法》编号规定执行。

5.4成文信息的编写和审批

5.4.1质量手册由编写小组组织有关人员编写、质量部部长审核、总经理批准；

5.4.2程序文件由编写小组负责编写、相关职能负责人审核、质量部部长批准；

5.4.3部门级管理文件由各部门负责编写，部门负责人审核批准；

5.4.4成文信息的编制要符合标准的要求，相关部门在对成文信息的规定认可后进行会签，填写《成文信息会签表》（GHJL-CX08-2（NO.04）），所有编制的成文信息在发布前应履行审批手续，必要时进行评审；

5.4.5图样和技术文件由技术部负责编制,按规定进行审签、工艺和质量会签、标准化检查，经总工程师批准后发布；本公司记录代号 顺序号（001、002、003……）（版本号） 年代号 程序文件代号号 部门代号 流水号（001、002、003……）（版本号）

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Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第5页5.4.6 确保图样和技术文件协调一致、现行有效；

5.4.7 确保成文信息保持清晰、易于识别和检索。

5.5成文信息的发放

5.5.1 成文信息的发放范围由该成文信息的主管领导审批，成文信息发放时应填写《成文信息发放回收记录表》，接收人签字领用；

5.5.2公司范围内发放的成文信息为受控文件。其中质量手册和程序文件应在封面加盖“受控”印章；并注明发送编号。提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。其他对外提供的质量手册和程序文件为非受控文件，不加盖印章；

5.5.3当使用的成文信息严重破损影响使用时，应到发放部门办理更换手续，补发新成文信息时，仍沿用原成文信息分发号，破损成文信息由发放部门收回；

5.5.4若成文信息丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的成文信息应给予新的分发号，并注明原成文信息分发号作废；

5.5.5 各使用部门对接收的成文信息应分类登记，并认真保管所有受控成文信息，不得私自外借；

5.5.6成文信息应发放到位，确保使用成文信息的场所均能获得适用成文信息的有关版本；

5.5.7对存入软盘的成文信息应有备份并进行标识（如文件名称、编号、版本号等）。对以**媒体形式保存的成文信息，其更改应由专人负责，必要时设置相应的密码。

5.6成文信息的评审

每年第四季度由质量部收集有关部门意见，对现有质量管理文件的符合性、适用性、协调性和充分性进行评审，必要时进行修订。

5.7成文信息的更改

成文信息发现不适用时，成文信息编制部门应及时进行修改，其修改应履行审批手续。

5.7.1质量管理文件的更改，由质量部组织实施。填写“成文信息更改单”（GHJL-CX08-3（NO.04））按原审批程序批准后实施；

5.7.2技术文件的更改由技术部办理“成文信息更改单”，按规定审批后，实施更改；

5.7.3 其他成文信息的更改，由相应主管部门填写“成文信息更改单”，经审批后，实施更改；

5.7.4成文信息更改的方式，如换版（加版本号）、换页、局部修改等，需在“成文信息更改单”中注明。局部更改的方法为“划改”，并做更改标记，更改人要在修改记录栏签

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5.7.5更改后的成文信息应及时发放相关部门，确保现场使用成文信息的有效性；

5.7.6 各更改部门保存更改记录。

5.8成文信息的归档、保存及销毁

5.8.1技术部应确定哪个过程应形成哪些技术文件，哪些技术文件应保存或归档，对需归档的技术文件应按要求及时进行归档；

5.8.2成文信息应分类存放在干燥、安全的地方；

5.8.3各部门指定专人负责保存相关的成文信息，以方便存取和查阅；对于涉密的成文信息，由各部门兼职保密员负责妥善保管，确保涉密信息不泄露；

5.8.4作废的成文信息由发放部门收集后，办理“成文信息处置审批表”（GHJL-CX08-4（NO.04）），按规定进行销毁；

5.8.5作废留用的成文信息，应加盖“作废保留”印章作为标识并单独存放；

5.8.6任何人不得在受控成文信息上乱涂乱画，确保成文信息整洁和清晰；

5.8.7员工岗位变动或调离时，应由其所在部门负责人收回其所持有的成文信息后，才能办理调离或变动手续（部门负责人变动由质量部收回），并由该部门文件管理员收回交质量部作好相应的收、发登记或注销。

5.9外来成文信息的控制

5.9.1外来成文信息包括国家法律法规、标准、等由综合部填写“外来成文信息件清单”（GHJL-CX08-5（NO.04））统一实施管理；

5.9.2外来技术文件包括产品规范、技术图纸、资料等由技术部填写“外来成文信息清单”统一实施管理；

5.9.3外来成文信息应加盖“外来文件”印章作标识，并控制分发范围；

5.9.4技术部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，并识别其适用性，确保使用适用文件的最新版本。

5.10文件的借阅和复制

5.10.1公司内部借阅归档文件应办理借阅手续，填写“成文信息借阅登记表”（GHJL-CX08-6（NO.04）），外单位借阅文件必须经公司主管领导批准；

5.10.2因工作需要复制成文信息、图样时，须经文件管理部门同意，由文件管理部门复制，并进行登记；

5.10.3质量管理体系文件以纸张文件为主，存在电脑中的成文信息使用时必须打印成纸

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张文件并按规定审签，方可有效；

5.10.4成文信息使用部门应妥善保管所使用的成文信息，发现破损或不清时，及时向质量部提出申请更换，任何成文信息不得擅自外借及复制，以旧换新时分发号不变，旧文件销毁；

5.10.5文件丢失时，责任人应提出书面补发申请，主管领导审批后由质量部补发并进行登记；

5.10.6顾客要求或不能打印成纸张的成文信息，而使用非纸张性文件时，应有备份，即

A、B盘，其中A盘（原盘）经审批后存档，B盘提供使用；

5.10.7非纸张性成文信息应存放在适宜的环境条件下，如防潮、防火、防尘、防阳光直射、防压、防消磁、防霉烂、防虫蛀等，并定期检查。

5.11**版成文信息的管理

5.11.1需要公示的管理类及公司外主管部门提供的文件化信息需经主管领导同意，方可打印；

5.11.2其余**版形式的文件化信息可使用OA系统或**平台进行传递；

5.11.3对于以**版形式发放的文件化信息除非使用部门有特殊要求，也可以将文件扫描或转换成PDF格式下发。

5.12记录信息的收集、贮存、保护、检索

5.12.1 记录空白表格的管理

a)程序文件规定的记录表格由质量部汇总成册进行管理，并保证各有关工作场所都

能收到相应的空白表格。其他记录表格由各部门设计，报质量部备案；

b)质量部负责编制公司的《质量记录明细表》（GHJL-CX08-7（NO.04）），内容包括：

记录名称、编号、保存部门、保存期限等。

5.12.2记录的保管、归档和贮存要求

a)各部门应指定专人负责本部门各类记录的管理。重要记录，如产品环境试验、定

型（鉴定）试验记录、产品出厂记录等应及时整理归档；

b)质量管理室负责归档记录的管理，归档的记录应汇总、编目，保持记录的顺序号

或日期，便于查询。在封面或侧面注明部门、记录名称和年份，便于存取和检索；

c)记录储存环境要防潮、防火、防虫蛀和鼠害等；

d)存于电脑或**文件的记录要防病毒、应有备份。

5.12.3记录的保存期限

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Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第8页记录的保存时间应满足顾客和法律法规的要求，并按产品实际使用的有效期确定保存期限。公司记录的保存期限分为长期（10-30年）、中期（5-10）和短期（5年以下）。记录保存期限在记录清单中做出规定。

5.12.4记录的借阅

a)各部门应建立《质量记录明细表》，公司内部需借阅记录时，应按《成文信息借

阅登记表》做好登记手续并规定归还日期。必要时（借阅重要记录时）需经部门

主管批准后方可借阅。对于过期未还的，由保管人员及时追回；

b)借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页；

c)记录不得外借，合同要求时，在商定期内，经公司领导批准，记录可提供给顾客、

供方查阅。

5.12.5正在使用中的记录由使用部门负责收集、保管和保护，防止丢失和污损；

5.12.6已完成的记录信息，由使用部门按记录的数量定期装订，装订时按记录的先后顺序整理，摆放整齐，加封面，标注记录编号、名称、日期范围等；

5.12.7超过一年的记录应交到质量部进行归档保管，归档时应按照档案室管理要求，依据记录的保存期限，对记录进行编目，便于查阅和检索；

5.12.8特殊媒体形式的记录信息的控制

记录的形式除通常情况下的硬拷贝形式外，在特定的条件下或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带、软盘、网络服务器中的记录等，对于该类记录信息的控制原则同上，对于保存于光盘、硬盘中的记录信息应考虑防磁、防压、防晒、防水等，并及时备份，防止贮存的内容丢失；

5.12.9 记录的处置

a)过期的、已经没有必要保存的记录，由保管人员填写《成文信息处置审批表》，由

部门负责人审查，公司主管领导批准后，进行销毁,销毁时应有监督人，并做好

记录；

b)《成文信息处置审批表》各部门应长期保存。

6 相关程序、相关文件

无

7 相关记录

7.1 GHJL-CX08-1（NO.04）《成文信息发放回收记录表》

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Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第9页7.2 GHJL-CX08-2 （NO.04）《成文信息会签表》

7.3 GHJL-CX08-3 （NO.04）《成文信息更改单》

7.4 GHJL-CX08-4 （NO.04）《成文信息处置审批表》

7.5 GHJL-CX08-5 （NO.04）《外来成文信息清单》

7.6 GHJL-CX08-6 （NO.04）《成文信息借阅登记表》

7.7 GHJL-CX08-7 （NO.04）《质量记录明细表》

发布实施日期：2017年9月12日

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/swrj.html