OA办公系统开发项目立项报告

项目编号：FPSC0015-10 负责人：肖开波 日期：2010-03-09 第 1 页 共 3 页 OA办公系统开发项目立项报告

在现今社会公司要快速发展必须提高员工的工作效率，工作的提高必定离不开信息化的高度建设，为提高公司员工的工作效率并能节约办工成本现提出开发OA办公系统的需求。 1、项目指导思想

以“提高工作效率、节约办工成本”为指导思想 2、项目目的

2.1无纸化办公：通过OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、内部通信、流程审批、文档管理、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤）、分布式办公等进行统一信息化管理，真正意义上实现无纸化办公。

2.2节约运营成本：改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签字的繁琐工作，现在可以通过OA系统快速解决；以前各基地间需要靠传真花上几天时间完成的审批程序，现在也可以利用OA即时解决。减少报销时间、减少纸张用量，完善文档管理，完善人力资源档案、提高办公效率。

2.3增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题并及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

2.4管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理：通过极品系统办公平台办公用品、图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失；员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误，初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产的管理，为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。 3、现状描述

3.1所有资料、文档管理、审批等都使用最原始纸字流程，导致纸张的大量浪费。 3.2审批必须由专人负责，同时必须所有领导签字，致使审批时间过长，时间大量浪费。 3.3公司没有一个协助资源共享平台技术交流、资源共享只能单对单传递无法做到资源

共享。

3.4公司技术文档、问题解决后没有对故障情况进行分析汇总不便于知识的积累

项目编号：FPSC0015-10 负责人：肖开波 日期：2010-03-09 第 2 页 共 3 页 3.5公司会议室、投影仪及商务车没有专门的审批流程不便于统一安排管理 4、改善方案

4.1对所有审批流程进行分类管控并重新梳理审批流程，借用INFO平台建立专属于苏州工厂的审批流程平台。

4.2对所有公司文件、部门文件、管理文件等分类整理并统一存放在INFO的文档系统中并建立查询权限。

4.3建立知识库管理系统，要求将各部门处理异常的问题解决方法进行整理上传整理建立查询，方便知识的积累。

4.4修改INFO中资源管理对苏州工厂办公室、商务车及投影仪进行统一管控让所有人都可查询使用状态。

5、项目带来的预估经济效益 5.1直接收益：

5.1.1减少纸张浪费

以2010年2月用纸量来计算6800÷0.055＝123636.36（张）预计可节约用纸10% 。 123636.36×10%=12363.6(张)

5.1.2减少审批流程

以正常财务报销流程审批流程为例（经理—总监—分管副总—总经理—财务副总—会计—出纳）一般报销时间为3个工作日 8×3＝24小时 导入OA系统后预计可节约时间 16个小时。举例说明：如果每天有30个报销审批流程那么累计节约工时16×30×100＝48000小时，相当于节约人力48000÷8÷234≈25.64人 5.2间接效益

5.2.1、减少资料查找时间

5.2.2减少同类故障重复发生的次数

5.2.3方便员工进行技术、文化、工作等相关的沟通与交流 6、资源需求

专职OA管理人员一名：流程测试完成需专职负责OA后台系统流程的梳理及时常故障的

项目编号：FPSC0015-10 负责人：肖开波 处理。

日期：2010-03-09 第 3 页 共 3 页 软件开发工程师一名：需北京负责INFO工程师协助负责权限授权、功能完善、后台调整及功能测试。

审批流程整理分类：需人力资源部、行政部、体系管理处、财务部、设备管理处、仓储部、负责各部门流程的整理分类、流程的导入及测试工作。 7、项目推进计划 7.1、项目实施小组

7.2、项目实施小组组长：刘福生

7.3、项目实施小组成员：肖开波、邓晓亮、崔占忠、各部门总监及各部门文员 7.4各成员职责： 序号 1 2 3 4 5 6 成员姓名 刘福生 肖开波 邓晓亮 崔占忠 各部门文员 各部门总监 协调资源，总体规划 系统架构，各模块分析、跟踪改进、流程导入及资料导入 各模块资料辅助录入、检查及实施过程配合 协调各部门对流程进行梳理、文档分类及整理 各自部门流程的梳理、资料的录入、实施过程配合 各部门流程、文档系统导入的督办、推行及实施过程配合 职责内容 8、项目实施推进表

项目进展 项目阶段 组织立项 1.1 1.2 2.1 2.2 项目分析及资料录入 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3.1 项目试运行 3.2 3.3 3.4 4.1 项目总结 4.2

项目内容 OA系统导入可行性分析及效益评估 组织立项计划书编写 审批流程分类整理 文档分类整理 知识库系统的整理 开发方案的制定 各模块的开发 审批流程导入 文档导入 资源管理系统导入 审批流程测试 文档系统测试 知识库系统推行 资源管理系统测试 系统完善 项目总结 负责人 肖开波 肖开波 崔占忠、各部门文员 崔占忠、各部门文员 各部门文员 肖开波 北京信息、肖开波 崔占忠、肖开波 邓晓亮、各部门文员 肖开波 肖开波、崔占忠 肖开波、崔占忠 肖开波 肖开波 肖开波、查祝兆 肖开波 完成时间 3月1号－3月22号 3月23号－4月5号 4月6日-6月6日 6月7日-7月7日 7月8日-7月18日 7月19日-7月28日 7月29日-8月20日 8月21日-9月20日 9月21日-9月30日 10月1日-10月10日 10月11日-10月20日 10月21日-10月26日 10月27日-11月5日 11月6日-11月10日 11月11号－11月20号 11月21号－11月30号

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