秘书理论与实务课件

《秘书理论与实务》电子教案

第一章 绪论

[教学目的]通过本章学习，使学生明确秘书部门的工作必须为本级领导服务、为各部门服务、规定为人民群众服务。这是秘书工作的基本指导思想，是我国秘书工作的总宗旨，也是学习、研究秘书学应紧紧把握的一条红线。

[教学重点] 使学生初步了解秘书学科(理论与实务)的基本概念。 一、我国当代秘书学的诞生

我国秘书工作源远流长，从古代、近代到现代，不断沿革、发展，留下了丰富的宝贵遗产。当代秘书学就是在总结历史经验和吸取这些遗产精华的基础上，在新的时代背景下形成和诞生的。

关于我国当代秘书学的诞生：大致时间;若干标志;时代背景;重大意义。 二、秘书学的研究对象与性质特点 1、关于秘书学研究对象的不同说法

A.之一：“秘书工作及其规律” B.之二：“秘书活动” C.之三：“秘书现象” D.之四：“秘书、秘书部门和秘书工作”。

“另类”说法：只承认秘书学是一门课程，认为它尚不足以构成一门学科。 2、性质特点

A.新兴学科。正在越过前学科阶段迈入常规学科阶段 B.综合学科。也可以说是一门交叉学科

C.政治性强。直接为领导服务；政策法律性强 D.实用性强。是一门非常实用的应用学科

三、秘书学的结构体系以及研究、学习秘书学的方法 1、对秘书学科结构体系的不同认识

A.“四大部分”说：“史、论、专、技” B.“四论”说：“总论、职能论、方法论、资格论” C.“十大板块”说（主要围绕沟通与协调作用） D.常崇宜先生认为应包括“六个方面”：秘书历史；秘书职业秘书部门；秘书工作；秘书环境；其他。 2、研究与学习秘书学的方法

总体要求：学风纯正、方法正确、注重实践 具体要求：

A.明确目的。汉语专业为何要修秘书学 B.坚持正确的立场、观点和方法。马列哲学 C.注重实践。学习、借鉴、操作、模拟

D.强调理解基础上的记忆，提倡读、背“经典” E.积极创造条件，上网浏览秘书网站。（通过投影上介绍国内几个秘书网站的页面）。

第二章 秘书素质

[教学目的] 通过本章教学,使学生深刻了解对秘书思想政治、道德品质、知识、技能水平等方面的要求，以利学生对照、学习、锻炼，提高自身综合素质，以适应工作实践和处世待人的需要。

[本章重点] 对秘书的政治思想、道德（含职业道德）、知识、技能方面的主要要求。

素质——人内在的物质要素和精神要素的总和。

秘书综合素质的高低。决定着其思想、道德、才能及其发挥的水平。

“德”——即政治素质和道德品质（含职业道德）

秘书素质“才“——即知识与技能水平

的三大组 经 验 （不作研究）

成部分

一、秘书的思想政治素质——秘书素质之核心

内涵：政治方向、政治立场、政治纪律、政治鉴别力、政治敏锐性。 1、秘书思想政治素质的内容

A.远大的人生理想：在为国效力中实现自己的人生价值! B.坚定的党性原则： “人民的利益高于一切！”

坚决维护民族团结和祖国统一，旗帜鲜明地反对“三股势力”。

C.较高的政策水平 D.较强的法治观念

E.高度的工作责任感：永远以国家利益和所从事的事业为重！ 2、提高思想政治素质的途径

加强理论学习——正确的世界观和方法论 加强政治学习——路线、方针、政策

自觉增强法治观念和组织纪律观念——遵纪守法 努力学习文化科学知识 3、秘书的观念问题

观念——看法、思想，即思维活动的结果。现在也常被称为“理念”。 社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求： A.服务观念；B.创新观念(突破旧的传统意识，在工作中正确地进行变通和独创)；C.价值观念(充分认识并且努力体现自己的劳动是有效的和创造性的)；D.沟通与协调观念 ；E.信息观念；F.系统观念(系统分析统筹兼顾)；G.效能观念(快节奏高效率工作)；H.保密观念。

4、秘书的作风修养

A.实事求是的作风；B.主动负责的作风；C.艰苦奋斗的作风；D.联系群众的作风；E.雷厉风行的作风；F.严细谨慎的作风。 二、秘书的职业道德修养

1、从秘书队伍中的败类——李真腐败案所引发的反思与教训章起。

2、职业道德修养几“法”

A.注重学习，树立正确的世界观、人生观、价值观； B.“三慎”：慎独、慎初、慎交友； C.“吾日三省吾身”，防微杜渐，持之以恒； D.虚心听取批评意见，自觉接受各方监督。 三、秘书的知识与能力

秘书的知识结构; 秘书的知识与能力结构; 秘书的基本技能; 秘书的特殊素质。

秘书的知识与能力——一个复杂的、立体的问题（公务秘书与非公务秘书的差异；不同行业、层次、工种的差异；秘书环境与个人情况的差异）。 1、秘书的知识结构

A.秘书知识结构的指导思想 ——关于“秘书应当是通才”（知识应当广博；但非什么都学、都知、都精）

通才型知识结构特点

a.专与博的兼容性(知识体系呈”T”

字型展开）;

b.广泛的适应性; c.强健的再生性

——秘书为领导工作与秘书工作服务，必须掌握两大方面知识（为本行业；为本行业领导人）

——秘书知识与主客观环境相适应（客观环境；主观努力）

B.秘书知识结构构建三原则——目标原则、整体原则、动态原则。 C．秘书知识结构主要内容——基础层次、中间层次、最高层次。 基础层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科。 这一层次的核心部分——马克思主义理论（三大组成部分；最重要的是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题）；社会学（以科学方法研究社会生活规律。突出研究视点的综合性和整体性）；语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技巧和语言文字〈包括外语〉的运用技能。

围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：社会科学一翼——经济学、法律学、文学、历史等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）；自然科学一翼——数学、物理学、化学、生物等学科的常识。

中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组成。 这一层次的核心部分——领导科学（一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科）；管理学（专门研究管理过程及管理手段）。

围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分——A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等；B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等

最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用。 这一层次的核心——两部分（秘书学、秘书所在部门的专业知识）。

围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）。

2、秘书的智力与能力结构（智力与能力既有联系又有区别）

智力——人们赖以吸取外界知识的能力 能力——即通常所说人的“才能”、“本领”等

A.秘书的智力结构 良好的智力是从事秘书工作的基本条件。秘书的智力主要包括5个方面：

a.观察力——凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户。秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，耳听六路、眼观八方。

提高观察力的措施：①培养观察兴趣，形成观察习惯； ②多方接触，开阔视野；③ 态度客观，操作细密。

b.注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证。

注意稳定：专心致志、绝无旁骛； 注意分配：头绪繁多、必须兼顾； 注意转移：紧随领导、适时调整

提高的措施：①加强工作责任感；②增强自控能力。

c.记忆力——保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”。 秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料。秘书工作的特殊性要求秘书:注意记忆的敏捷性（“快”）和正确性（“准”）。

加强的技巧 ：增强信心，稳定情绪；活跃思维，勤于用脑；及时、反复，发挥联想；借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。

d.思维力——对客观事物间接和概括的反映能力。它是智力活动的核心。 思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上。

广度——思考幅度大，思维面开阔，见微知著，洞察背景，范围不狭窄，思路有层次。

深度——思考程度深刻，从现象看本质，追寻来龙去脉，探索内在规律。 有效提高思维力的四条途径：积极参加社会实践，不断丰富感性知识；着力加强思维训练，掌握各种思维方法；提倡独立思考，力求多谋善断；学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。

E.想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。它是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。

秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。

想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。

B.秘书的能力结构

“能力”就是我们平常所章的“才能”、“本领”。对于秘书的能力要求是：“一专多能、全面发展”。

最重要的是4种能力：语言文字应用能力、协调能力、管理能力、信息处理能力。

a.语言文字应用能力包括阅读能力（要求“精心研读、迅速理解、准确捕捉、筛选信息”）、倾听能力（要求“认真倾听、准确理解、善于归纳、甘于沉默”）、说话能力（要求“准确、简练、明晰、得体”）、写作能力（要求“准确无误、文思敏捷、出手成章、形成风格”）。

b.协调能力是指秘书在领导意图的指导下，在秘书部门的职责范围内，积极主动地沟通信息，调节关系，协同步调，促进和谐运行，提高工作效率。

为了提高协调能力，秘书一要勤奋学习（熟悉政策、法律、原则、规则，掌握协调依据），二要胸怀大局（通盘考虑，统筹各方，处理关系），三要目光敏锐（洞察矛盾焦点，把握协调关键），四要章求协调艺术，会做思想工作，实现协调目标）。

c.管理能力集中体现在辅助决策、组织实施以及管理日常具体事务等3方面。这要求秘书十分注重自己知识面的拓展和综合能力的提高，坚持长久、日积月累，培养很强的管理能力。

d.处理信息能力，指的是在信息收集、加工、传递、使用、反馈、贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高强的操作能力。这要求秘书敏于感受信息，勤于收集信息，精于鉴别和加工信息，善于运用信息。

充分发挥。

着力点：优化、开发具体工作环境。关键是优化与领导的主辅配合关系，并与优化对下关系结合起来

主要途径：在具体职能工作中与各方建立和谐关系。不断提高自身素质，卓有成效发挥作用。

2、秘书环境障碍及排除

秘书可能遭遇和须排除的环境障碍有4：

A．信任障碍 （工作失误；工作态度；思想动机；误会；其他复杂原因） 排除信任障碍:弄清原委 对症下药：

a.如症结在自己工作失误——迅速提高工作能力，以实绩改变别人看法，恢复信任；

b.如症结在工作态度——端正态度，一丝不苟，以实际行动让服务对象放心、放手，恢复信任；

c.如症结在思想动机——痛下决心“净化”自己，老老实实做人，扎扎实实做事；

d.如症结是蒙受误会——加强交流、消除误会，严于律己、避免误会，态度诚恳、重获信任。

B．理解障碍 （领导者理解障碍；部门和群众理解障碍；秘书理解障碍） 排除理解障碍:努力赢得各方理解 a.要使领导者理解秘书工作

领导者对秘书认识和理解上的两种误区,秘书要把综合辅助的职能正确体现出来。

b.要使部门和群众理解秘书工作

全社会要理解秘书和秘书工作,克服偏见;秘书要注重规范自身行为,用实绩说话。

c.秘书也要善于理解别人 要让别人理解自己，首先要善于理解别人，赢得各工作交往对象的广泛支持。 C．沟通障碍 （错误功利观；管理信息网络弱势；人际关系隔阂） 排除沟通障碍可从三个方面入手：

a.排除由错误的功利观造成的虚报信息的障碍；

b.建议领导强化管理信息网络建设，畅通信息渠道；

c.多做协调工作，用好组织力量并与促进感情交流相结合，疏导沟通渠道，消除人际关系隔阂。

D．利益障碍 （利益主体多元）

排除利益障碍：充分考虑多元利益需求，切实维护组织和社会的整体利益。 a.建议领导采取组织和法纪措施，克服有令不行有禁不止、上有政策下有对策、急功近利作法； b.保持清醒头脑，提供准确信息，实事求是进行沟通与协调劝谏或加以提醒，促使决策者头脑“降温”；

c.对于某些个人利益恶性膨胀特别是腐败、违法行为，则依靠组织以强有力的法纪手段整治之。

四、秘书的人际交往 1、概念

A.人际交往——在社会活动中人与人之间传递信息、交流感情沟通思想、建立人际关系的过程。

B.秘书的人际交往是秘书职业的公共关系活动的体现，也是从事秘书职业应掌握的一门艺术。

C.秘书人际交往的目的:

a.秘书与其他任何职业的人们一样，需要与人交流信息和情感，需要沟通思想，需要建立良好的人际关系。

b.从秘书职业特点、工作性质以及优化职能环境的需要章，秘书人员的人际交往应是非常重要并且是非常活跃的。

c.即常崇宜先生在本章开头从公关角度所章的秘书人际交往的意义和目的。 2、秘书人际交往的内容 (类型 〃 特征 〃 意义)

A.类型划分：

公务交往与 私人交往 秘书的 领导交往与群众交往 口头交往与书面交往 B.秘书角色特征→人际交往特征 秘书人际交往三特征：

a.公务性——出自职业、工作需要而进行；即使私人交往也可能具一定的职业含义；

b.代表性——凡代表组织领导者参加的交往即具有代表性的特征； c.多向性——交往范围相当广阔（包括上行、下行、平行等多向交往）。 C.秘书人际交往的意义

首要的，是促进工作目标的实现。

其次，是“四个有利于”： ——有利于提高效率；

——有利于收集和反馈信息；

——有利于经济技术合作和贸易往来； ——有利于心理健康。 3、秘书人际交往的原则和方法

B.秘书人际交往的方法之一 ——加强感情投资 感情投资是现代领导工作重要方法之一。 同样也是秘书人际交往的重要方法。

所谓感情投资，主要是感情的联络沟通，即向交往对象倾注真挚的感情，在力所能及的范围内帮助其解决问题和困难，使对方感到愉悦，建立起良好关系。

[注意] 感情投资≠无原则地以感情代替一切！ B.秘书人际交往的方法之二——坚持求同存异 没有差异就没有世界！

秘书与人交往,要正视差异性的存在,充分认识在人际关系中,由于性格特征、利益特征等因素，决定了彼此的“同”是相对的， “异”是绝对的。

交往的目标就是追求一致性，即“求同”！

秘书与人交往，要容忍差异性的存在，坚持求同存异的交人、处事方法。在方向、原则一致的前提下，允许个性、兴趣、方式、方法的差异。

B.秘书人际交往的方法之三 ——注意换位思考 何谓“换位思考”？这是理解他人、全面认识问题的良好思想方法也是秘书很好地处理人际关系的“处世良方”。秘书与交往对象由于角色差异、个性差异或思

想层次差异，对某些问题看法不一致甚至有较大争执时，进行换位思考，站在对方的立场或角度去观察事物、思考问题，“将心比心”，寻找沟通的最佳方法，这对秘书与人友好交往大有裨益。

C.秘书人际交往的禁忌——以下3类秘书，由于工作的封闭性、涉密性、特殊性强，切忌广泛交往：

——机要秘书； ——高级领导秘书；

——处于特殊环境的秘书。

秘书人际交往忌超越领导、上司的要求和制约。

4、秘书人际交往的对象和方式——几种交往关系的正确处理

不同的交往对象，有不同的交往方式（秘书与领导；秘书与同事；秘书与部门；秘书与群众；秘书与新闻媒体）。

A. 秘书与领导的关系

a.秘书与领导之间是什么关系? ——政治上的同志关系； ——人格上的平等关系； ——组织上的上下级关系；

——工作上的主辅、从属关系。 b. 秘书处理与领导人关系的方法 ——摆正位置、自觉服务； ——领会意图、忠实贯彻； ——加强沟通、达到默契； ——联络感情、成为铮友。

c. 秘书为领导班子服务中应把握的关系 ——为主要领导人服务与为领导班子服务； ——为中心工作服务与为日常工作服务； ——避免多头交叉请示； ——避免越级请示； ——女秘书与领导人。 B.秘书与同事：“共事是缘份！”

a.此类关系的表现形态：合作形态与竞争形态的矛盾统一。

b.秘书如何处理好同事关系——融洽相处、竭诚合作、和衷共济。

务必相互尊重 ； 防止嫉贤妒能； 善于雪中送炭； 待人宽容大度； 坚持求同存异； 不计私怨前嫌； 贵在善于自制； 切忌互相猜疑； 学会适当超脱； 有错诚恳道歉。 c.秘书与同事相处的技巧

——有了矛盾怎么办？处理同事间矛盾的窍门：

要“治人”先“治己”（先从自身找原因）；

居中、有度（客观居中，不偏不倚，提意见恰到好处）； 适时回避（“釜底抽薪”冷处理）； 取长补短，增强团结； 以德报怨，以情感人。

——怎样增进同事间感情？增进与同事感情的艺术：

主动沟通（时机、场合、话题、态度、语言）； 善于“制怒” ； 笑口常开

关键时刻送温暖； 求同存异。、

——与同事相处有哪些忌讳？

不可随便交心 不可有亲疏远近

不可随便承担别人工作；

不可在同事面前批评领导（上司）； 不可有过多的金钱往来； 不可传播流言； 不可命令别人； 不可张扬自己； 不可参与帮帮伙伙。

——如何与难相处的同事相处？

对尖酸刻薄的同事：保持距离不惹他（她）。

对心胸狭窄的同事：大度忍让；常怀有超越他（她）的气度；非常得体地规劝而不迁就。

对城府很深的同事：如对方工于心计，要注意防备；如系受过伤害，要坦诚相待，以诚感人；如系假装深沉，则客客气气，不抱期望。

对怀有成见的同事：保持来往，不耿耿于怀。 对心术不正的同事：回避，果断地拂袖而去！ C. 秘书与部门：“ 理解万岁！”

—— 强化部门观念 促进部门协调

虽同属中介，但对象有异、内容有别、方式不同，其效应性质也各有特点。 此类关系的表现形态：辅助形态和协调形态。 秘书如何处理好与职能部门的关系—— a.强化部门观念，尊重部门职能； b.体谅部门实情，多为部门补台； c.促进部门协调，排解部门矛盾。 D.秘书与群众 : “人民，我的衣食父母！”

——牢固树立强烈的群众观点

2004年4月14日，温家宝总理主持召开国务院常务会议，听取监察部关于三起特大安全事故的汇报，对事故主要责任人作出严肃处理。

a.“12.23”重庆开县特大井喷事故（死243人）

中国石油天然气集团总公司总经理马富才引咎辞职;

b.“2.5”北京密云县特大伤亡事故 （死73人、伤73人） 县长张文引咎辞职;

c.吉林省吉林市“2.15”特大火灾事故（死54人伤70余人） 吉林市市长刚占标引咎辞职。

此类交往关系的表现形态：常表现为被动形态与主动形态。交往方法—— a.强化服务观念，常为群众鼓与呼；

b.当好群众与领导机关及领导人之间的桥梁纽带； c.努力为群众排忧解难； d.真心实意向群众学习。 E.秘书与新闻媒介：“我们永远是朋友”！要高度重视新闻媒介对于实现组织目标的作用,并努力与之建立密切联系

新闻媒介——具有双重人格的特殊公众。（既是社会组织赖以实现公共关系目标的重要媒介，又是各种社会组织必须竭力争取的重要公众。）

秘书眼里的新闻媒介：四大作用 ——是塑造组织形象的主要公众（强有力的舆论机构；影响社会舆论和整理传播信息的专门性和权威性组织机构）；

——能大大加快社会组织与公众之间的信息交流（现代社会组织必须充分利用的加速器）；

——能大大提高社会组织公共关系工作的效率（在宏大的时空范围内扩大社会影响）；

——新闻信息与秘书信息的相互转化（领导内参与媒体素材）。 秘书处理与新闻媒介关系的方法——“四要四不要” ： 四要——友好热情，以礼相待；

实事求是，以诚相待； 一视同仁，平等相待； 正视批评，坦然相待。

四不要——不要一厢情愿、干扰记者；

不要以利相交、送礼行贿； 不要广告为饵、交换要挟； 不要被动应付、欲盖弥彰

第四章 秘书工作基本原则、内容与方法

[教学目的] 使学生较深刻地理解和掌握秘书工作的基本原则、内容与方法，懂得如何正确把握，当好秘书。

[本章重点]

着重论述秘书工作的本质属性——辅助性； 围绕辅助性展开的其他特性；

通过对秘书工作性质的理解，把握秘书工作中必须遵循的基本原则。

[导引] 从一位局办副主任偶遇一起“惊天意外事故”时的出色表现章起]——“九〃八”意外爆炸事故。 2000年9月8日19时38分，一辆运载准备销毁的爆炸物品的卡车行至本市西郊的西山路段时发生爆炸，造成六十多人死亡、一百多人受伤。

最先、最详细向领导机关报告事件情况并急告有关各方出动救援的，是市公安局办公室一位副主任和一位值勤交警。

党委 政府 领导 机关 １１０ 局办 副主任

１１９ ┿1２０ 特警 由于这两位同志特别是局办副主任的紧急报告和通知，使各级领导和消防

警、巡警、交警、120急救等均在数分钟后赶到，展开了紧急抢险和救援。

正在新疆考察工作的朱镕基总理，9日上午看望了乌鲁木齐“9.8”爆炸事故受伤人员，并向遇难者表示沉痛哀悼，向遇难者亲属表示亲切慰问。

[讨 论] 这位局办副主任在处置爆炸事故中发挥了什么作用？怎样发挥的？

在秘书的主动与被动关系中，他是主动发挥作用的；

在秘书的综合性与专业性关系中，他发挥了综合作用，在一个特殊的事件和一个特殊的时间里，起到了主动协调各方的作用；

秘书的辅助特征在此时此事中也显现得特别鲜明。 一、秘书学者的认识

1、早期学者对秘书工作性质的看法（80年代我国秘书学起步）

A.老一代秘书学家王千弓的概括——“五个对立统一”： （1）被动性与主动性的统一； （2）事务性与思想性的统一； （3）机要性与群众性的统一； （4）经常性与突击性的统一； （5）综合性与专业性的统一。

B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”

1）辅助性：指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。主要从3个方面发挥作用：一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。

2）综合性：指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。

C.常崇宜先生80年代概括的4点： （1）智力与非智力性；（领导的助手、“耳目”和沟通与协调） （2）同领导的高度一致性；（最佳状态——与领导达到“默契”的程度） （3）工作内容的广泛性；（“不管部”） （4）秘书应是“杂家”基础上的专才。（素质要求上的“杂”“专”结合） D.李欣同志80年代归纳的4点：从属性；政治性（含政策性）； 事务性；被动性。

E.有的学者认为秘书工作具有“六性”的特点：从属性、服务性、综合性、规范性、事务性、被动性

2、近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为“七性”

一是工作位臵的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）; 二是工作地位的从属性（与生俱来不可改变）;

三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）; 四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）; 五是工作效果的潜隐性; 六是工作方式的被动性; 七是工作范围的赋予性。

傅西璐先生关于秘书本质特性的观点：“综合辅助性”。一是贴近领导核心，辅助领导工作；二是不在领导职位，沟通与协调领导之政；三是没有领导权力，隐含领导权力；四是贯彻领导意图，反映群众利益。 二、秘书工作的原则

所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。

国家对此并无特别规定，学术界也较少讨论此问题。但是，在实际工作中，只有明确并遵循这些原则，才能正确完成任务，提高效率，少走弯路，并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。

秘书工作三原则：实事求是的原则； 同领导保持一致的原则；追求工作效率的原则。

1、实事求是的原则

注意三条：调查研究要唯实（调查研究是秘书的基本功。无论发挥沟通与协调助手作用还是进行事务性工作，都离不开调查研究）；信息工作要求实（切忌报喜不报忧）；秘书写作要真实（切忌夸张渲染）。 2、同领导保持一致的原则

这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。 对全国党政机关秘书部门的三条要求：

A.坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心服务；

B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则；

C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。 同领导保持一致又是对秘书工作的职业性要求。（注意防止进入一些误区） 3、追求效率的原则

A.秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。（或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”）

B.效率问题涉及多方面因素，有多种表现形式。从根本上说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证；秘书人员素质的提高，是提高效率的人的因素的根本保证。

C.效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。为此：

a.应悉心体察领导意图,同步协调、主动配合，避 免被动、拖沓和无准备劳动；

b.应从思想上树立主动和超前服务的观念，对于份内工作，不可待领导布置而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。

三、秘书工作的内容

1、新时期秘书工作的重大转变

1985年1月中央召开的全国秘书长座谈会重新规划了秘书工作，提出：“各级办公厅是各级领导机关的办事机构，是直接为领导机关服务的··办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活等等业务。”

会上还提出了秘书工作的“三个服务”、“四个转变”、“三化”等重要内容。 “四个转变”：

一是从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策； 二是从收发传递信息，转变为综合处理信息； 三是从单凭老经验办事，转变为实行科学管理； 四是从被动服务，转变为力争主动服务。 “三服务”、“四个转变”、“三化”的提出，对于我国秘书工作具有划时代意义。从此，我国秘书工作进入了以经济建设为中心，改革开放，走向四个现代化的新里程。此后，直到20世纪末相继召开的4次全国秘书长、办公厅主任座谈会，在“八五会议”的基础上，继续研究、定位了秘书工作的指导思想、方针政策与工作重点，相继提出了“把握一个主题”、“突出三项重点工作”，制定了“三项法规”，提出了加强办公厅（室）建设的“四个方面”。明确了秘书工作应当重点发挥的作用。从而将我国秘书学说发展推进到新阶段、新境界 2、新时期秘书工作应重点发挥的作用（四大作用）

信息调研作用；督促检查作用；综合协调作用；保证日常工作正常运转的作用。

A.信息调研作用

重温“信息（INFORMATION）”的广义概念及“秘书信息”概念。 秘书信息工作的重要性 ——是领导工作的基础，也是一切秘书工作的基础。 世纪之交对信息工作的8条要求。 应突出强调5条：

一是增强报送信息的责任感，把信息工作真正作为秘书部门和秘书人员的重要职责；

二是遵循“及时、准确、全面”的原则，注重所报信息的时效性和真实性，不迟、不漏、不瞒、不滥、不失实，做到喜忧兼报；

二是紧密围绕中心，提供价值高的信息； 三是重视信息的整体开发和综合利用；

四是切实搞好信息调研，拿出好的调研报告。 B.督促检查作用

督促检查是领导决策贯彻的重要保证，也是秘书为领导服务的重要内容。

８条意见（对于２１世纪的秘书工作带有方针性）。

[实 例]我国在抗击“非典”中督促检查工作所发挥的重要作用。 C.综合协调作用

综合与协调工作贯穿于秘书工作的方方面面，是办公厅（室）、秘书部门一项整体性的工作，而非其内部某一二个处室的事。（后面将作专门介绍）

D.保证日常工作正常运转的作用——这是A、B、C的前提（后面详介）。 中央还要求：信息调研要求实,督促检查抓落实,保证日常工作正常运转特别是其中的精兵简政工作要务实。 3、 世纪之交秘书工作的目标

１９９９年初“苏州会议”要求：认清形势，立足根本，服务大局，抓住关键，努力做好新形势下的办公厅（室）工作。

A.认清形势，增强做好办公厅（室）工作的责任感和使命感 要自觉地把工作放到国际国内大背景下来考虑，放在国家跨世纪发展的大局中来研究。

a.巩固和发展安定团结政治局面的要求；

b.改革不断深化、经济持续快速健康发展的要求； c.精神文明、政治文明建设加快推进的要求；

d.我国今后面临的几件大事的要求。(机遇和挑战并存、希望与困难同在）

B.立足根本，坚持用邓小平理论和“三个代表”重要思想指导办公厅（室）工作

“首位”；“基本前提”；“贯彻于整个过程”； “出发点和落脚点”； “长期坚持的原则”；

关键在人· 队伍建设

C.服务大局，把办公厅（室）工作提高到一个新水平 a.发挥沟通与协调助手作用要增强主动性（体现在４方面）； b.发挥督促检查作用要注重实效性（3项任务）；

c.发挥综合协调作用要把握全局性（处理好４个关系）； d.关键是党建和干部队伍建设（４条）

四、秘书工作内容

已如前述，秘书工作是以为领导者和领导机关的工作运转和决策管理服务，并为各部门和人民群众服务为宗旨，在办事、办文和办会等方面对领导从事的辅助性的工作。

秘书工作大致可分为事务助手与智力助手两大类。但也有些工作很难划分。 主要内容——１６个方面。

1、秘书日常工作（即经常性、基础性工作）

主要有：文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等。

总的要求是“两高一快”：高质量、快节奏、高效率。以此保证领导及领导机关工作的顺利进行。

2、机关行政事务管理（是１９９４年全国秘书长会议指出的秘书部门十大任务之一）

主要指机关后勤保障工作，繁琐、具体、辛苦，但关系到机关正常高效运转，起着支持、保证领导工作的作用。其中有些方面诸如财务、医务、基建等属专业性强的工作。

机关行政管理与后勤工作是一门庞大的学问。秘书在其“三服务”中，涉及这方面的事务是相当多的。

3、文书撰写（秘书的一项重要的传统任务）

指秘书运用书面语言代领导者和领导机构记载及表达某种思想的专门业务活动。

具体章也就是秘书起草撰写公文和各种应用文的工作。 公文的本质是一种公务工具，而不是单纯的一篇文章。 4、文书处理

A.指秘书部门和文书人员,通过互相衔接的手续、程序，完成制发、办理和管理文书的三个方面的工作。

B.文书处理是机关实现管理职能的必要条件。 C.原则——准确、及时、安全。

D.党和国家有专门的条例、办法对此项工作予以规范。 5、信息工作

[案例A] 2000年欧洲发生疯牛病,信息传到我国后,作出强烈反应的，一是外贸部门和从欧洲进口牛肉的企业；二是进出口检验检疫部门;三是吃牛肉的老百姓。可还有两个方面迅速作出反应是大多数人没想到的,即国内一些畜牧企业和肉品销售商,从这一信息中抓住了机遇，迅速扩大了牛羊肉的生产和外销。

[案例B] 这些年来，在与民族分裂主义势力和暴力恐怖分子作斗争中，信息工作发挥出了巨大作用。（90年代中期党中央就新疆的反民分、反恐怖斗争作了重要指示和部署，指引着这场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个胜利。在此期间，中央有关部门信息工作做得好，对于中央的正确决策起到了重要作用；同样，新疆各级党政和有关机关越来越把握了反民分、反恐怖斗争的主动权,也是和重视信息工作、重视信息利用分不开的） 6、调查研究

A.概念：调查研究，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。

秘书的调研工作，专指秘书人员为有效辅助领导工作而进行的调查研究业务。

B.调查研究是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员的基本功。要搞好“三办” ，要发挥好沟通与协调助手作用，离不开调查研究。

调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方法论水平的根本方法。

调查与研究的关系——调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。（具体方法将在后面章授） 7、信访工作

信访工作,是指秘书部门或秘书人员直接或辅助领导接待、受理、处理人民群众来访和来信。

人民来信是人民群众写给党政机关、企事业单位及其领导人的信；群众来访指人民群众单个或集体到领导机关要求领导人或工作人员见面接谈。我市党政领导机关从1985年起，正式将人民群众通过电话反映情况、投诉、要求解决困难和问题也列入信访内容，与来信、来访同样受理。 信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）、秘书部门一项十分重要的工作 正常的信访活动，是人民群众在社会生活中某些方面要求得不到满足时采取的一种正当合法的手段。

[案 例] 诸多癌症及疑难大病患者亲属上访案

信访工作，是各级党政机关、企事业单位的一项长期的、经常性的工作。人民内部矛盾是永久存在的，信访工作也会永久存在。

信访工作具有鲜明的广泛性与群众性。 对民间企事业单位的信访。 信访工作重大作用：排忧解难、为民服务；了解社情民意，为领导提供信息；集思广益、促进建设；监督官员、反腐倡廉。

信访工作的“逐级上访”制度和“分级负责、归口办理”原则。 8、督促检查（督查）

督查，本来属领导行为。它是实施领导过程中一个必不可少（或曰关键）的环节，也是“政令畅通、令行禁止”的保障。八十年代以来，督查成为秘书部门一项越来越重要的职能。

把握全局，抓大事、抓重点。

[案例] 自90年代初以来在全国治理公路“三乱”（乱设卡、乱收费、乱罚款）中，督查所发挥的作用。 9、综合协调

也是八十年代以来秘书部门逐步强化的职能之一，已成为秘书发挥的四大作用之一。

之所以如此，是因为改革开放新形势下各种矛盾突出，如历史与现实的矛盾、人们思想理念的矛盾、各方面利益的矛盾等等，需要通过协商与调解，化解矛盾、协同动作，以利共同目标的实现。

秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行；其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、政策法规性和没有其他部门管的事情。

[案例] 城市建设中拆迁环节上的协调。 10、会务工作

A.会议的广义定义。

B.我们用的是狭义定义，即指党政领导机关（也包括企事业领导机构）召开的各种工作性会议。是机关工作中用以发挥集体智慧，互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、进行决策，推动事业发展和工作进展的一种工作方式。

C.通常由秘书部门负责筹办，或需单独建立会议的秘书机构去筹备。 D.从信息论的观点章，会议也是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。（任何会议都有一定的内容，即信息；开会就要有新的信息或是要创造新的信息。否则，会议就失去了价值。）

E.从系统工程观点章，领导机关召开会议是领导方法的一种，而不是惟一的、万能的方法。必须做到“会内与会外工作配套，会前、会中、会后工作结合”，才能使会议有效果。 11、档案工作

A.档案——机关团体、企事业单位和某些个人，在社会活动中形成的具有保存利用价值的、按照一定的立卷归档制度保管起来的文件资料。

现代档案的载体。 档案的价值。

B.我国档案管理的原则、机构和法律：

“集中统一管理国家的全部档案，保护国家档案的完整与安全，便于利用”的原则。

档案工作属于广义秘书工作的范围。

体制——领导机构和大单位设专职档案部门如档案局、档案馆；基层秘书部门负责立卷归档，并移交给档案馆。

国家实行“依法治档”。（《中华人民共和国档案法》05/09/87颁布、01/01/88起实施；《中华人民共和国档案法〈修正〉》05/07/96颁布并于同日起实施）

1999年起，明确了档案所有权的多元化，不再使用“国家档案全宗”的概念。 12、公共关系事务 ( Pablic Relation )

A.是指机关单位运用各种传播手段，在社会公众中建立相互了解、信息交流的关系，以提高自己的形象和信誉，促进组织目标实现的活动。

B.公关近年来已自成体系，但秘书仍需了解并会使用公关手段。对民营企事业更重要。 13、保密工作

A.保密工作的概念及其极端重要性。 B.保密法律与密级划分。（《中华人民共和国保守国家秘密法》于05/09/88颂布，01/05/89起实施）

C.保密工作“五性”特点。 D.网络保密问题。

[案 例] 2003年初,市某领导机关一位秘书将起草的党内文稿通过互联网上

的电子信箱发给有关领导审阅。这一泄密事件受到上级有关领导机关查处并予通报批评。

五、秘书日常工作与机关行政事务

九种带共性的日常工作 （意义·内容·原则） 1、值班工作

A.广义与狭义的“值班”（不同于门卫、传达） B.作用与重要性（千万不可小视！）

a.保持信息渠道的畅通（含“问事处”作用)； b.处理临时发生的事件；

c.看守门户，做好安全保卫工作。（企业值班还有公关作用）

C.秘书要重视并精心做好值班工作。 2、接待工作

接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。属秘书部门的日常工作。

改革开放以来，各机关（包括企事业）的接待工作频繁、量大。这是市场经济发展的必然趋势。

接待工作是保证公务活动进行的必要条件；是密切与各方联系的桥梁纽带；是加速发展的催化剂。

正规团组的接待：

A.程序：a.掌握情况，做好准备（含拟制接待初步方案，报领导审阅）；b.迎候接站，安排食宿；c.陪同领导看望，商定活动日程；d.组织活动，安排落实(包括一些特殊工作)；e.协助结算，送站告别；f.重要接待活动后的小结。 B.做好接待工作,贵在“有大局之眼，怀至细之心”。 C.新形势下接待工作“四个转变”。

D.注重经济社会效益，杜绝不正之风。 3、安排上司出差

做好领导出差服务工作，旨在使领导出差达到“标准化”，提高效率，减少时间和金钱的浪费。主要办好5件事：

一是为领导沟通与协调、设计好旅行的路线和日程表（工作性？考察参观〈调研〉性？会议性？礼仪公关性？有无附带日程？）

二是安排交通工具（方便、快捷、经济、安全，力求舒适，务必得体） 三安排住宿（安全、通信、餐食、费用标准）

四是携带物品。如资料；钱、票、证；通讯联络地址、工具；身边物品；特需用品等（细心准备，行前检查，应有尽有，不繁不漏 ）。

五是出境事务。主要是申领护照、签证、防疫、保险、外汇、海关规定、时差、礼俗等等。 4、印信管理

A.印章类型与作用

a.机关印章是机关权力的标志、合法职权的象征。印章和保管和使用是一项

严肃的工作，带有一定的机要性。

b.秘书部门掌管的印章主要有4种：机关单位的印章；公用的首长私章；秘书部门的印章；某些专用印章。 (关于“公章”的提法）

B.印章管理的有关规定

a.有关印章的规格、式样、制发；印章的名称、文字、字体、图案；专用印章和制发；印章和刻制、管理和缴销等，都有明确而严格的规定。

b.对印章必须严格管理，用印必须经领导人批准，刻制要经公安机关审查登记，凡明文规定须由上级颁发的印章不得自行刻制。因机构变动或其他原因印章停用时应缴还制发机关封存或销毁。

c.正确用印，健全用印的登记（用印记录）。印章管理人员对用印要严格监督，不可“有求必‘印’，不可将印章随便交他人代管。 ”

d.介绍信及便函等的管理——切勿马虎！介绍信是一种标准化与简化了的“公文”，用于证明身份、说明任务。种类很多，秘书部门掌管的主要是工作介绍信。此外，还有一种便（公）函式介绍信。秘书既要会填、会写介绍信又要在管理和开具介绍信时严格掌握、严格管理。

6项注意：一项也不可掉以轻心！否则，党政机关介绍信出错会造成不良政治影响；企事业介绍信出错会造成严重经济损失！ [案 例] 96年市某农场巨额经济损失案 5、机要工作

A.机要工作及其特点（党政机关办公〈秘书〉部门的一项重要工作）

定义：凡机关内部不宜公开的动作程序，凡涉及党政军等机密要事统称机要。 机要人员（机要秘书）：广义—“大机要”；狭义—“小机要”。

与保密工作的区别：机要—主要是机关内部和秘书实务性事情，事多面窄；保密—依法负责机关内外的国家秘密的管理，面宽。 与保密工作的联系：“机要中有保密，保密保障机要。”

机要工作的特点（“四性”）——

a.保密性。机要工作一般都需不同程度保密；即使不属国家法定秘密，也不宜对外公开或宣传。

b.内部性。多属内部。特别是传递给领导的文电或领导批办的文电，纯属党政内务。

c.实务性。机要工作的每一项每一件事都是秘书的具体实务，要经过操作才能完成。

d.时间不定性。一年365天，随时都有本级、上级、下级的急文、急电、急事，时间很难掌握。

B.机要机构和机要人员 a.根据现行体制，从中央到地方的各级领导机关都设有机要机构,负责输本机关的机要工作,处理各种机要事务。

b.党和国家对机要人员有着特殊要求。 ——4条要求；

——中办最近又强调了3条。（在政治上要相当可靠，经过专门挑选；担负

重要的政治责任和特殊的政治使命，党和国家机密系于机要人员一身；昼夜24小时值班一分一秒不能脱岗。)

C.机要通讯、机要文件印制和机要秘书

a.机要通讯是机要部门的工作中心,也是一项专门的技术业务。包括密码电报、无线传真、专线电话、内部电话、机要文件传递等一素列通讯与信息传输工作。

b.机要文件的打字、付印（与一般文件分开，各环节要求严格，保密性强）。 c.机要秘书（7项工作）。 7、随从工作

A.随从领导是秘书部门的重要服务。随从领导外出活动，是秘书部门为领导服务工作的深化和发展，是一项跟踪服务。其方向是专业化、职业化。 形式主要有3种：a.固定式（省部级以上）；b.大体（相对）固定式；c.不固定式

B.秘书随从领导的活动范围 a.参加会议； b.检查工作； c.调查研究； d.考察访问； e.会谈签约；

f.其他方面（处理重大事故和突发事件、接待上访群众、外事活动等）。 C.秘书随从领导应发挥的作用（主要5项）： a.联系作用（中介、联络、桥梁）；

b.耳目作用（信息服务，使领导耳聪目明、头脑清醒）； c.助手作用（协助处理活动中具体事务）； d.沟通与协调作用（出谋献策，提出建议）；

e.公关作用（协助领导处理好上下左右、四面八方的关系，宣传推介、扩大影响、促进发展）。

D.秘书随从领导的工作内容：

a.事务性工作：安排交通、食宿生活、差费帐目、通讯联络、安全保卫、接待来访。

b.文字性工作：撰写或记录章话、发言稿，起草文稿；撰写各种报告；代写领导函电；新闻稿件；记录会议、活动实况。

c.辅助决策工作：资料准备、适用信息、初拟计划方案及日程安排、出谋献策（提供建设性意见建议；发现问题及时反馈，提出应对建议，避免决策失误）

随从注意事项（“三注意”、“三不”） 8、安全保卫工作

A.安全保卫工作任务：宣传教育，增强法制观念和安全意识，以四防为中心，搞好群防群治；强化内部治安管理；落实各项防范措施，重点确保要害部位安全；协助有关部门做好保密工作，防泄密，反窃密；领导本机关单位的警卫人员、保安人员、内保人员及消防队、护卫队和治保组织（几位一体）；监督、考察、控制本单位有劣迹、有前科的重点人员。

具体到每个单位的保卫工作应有所侧重。 B.机关保卫工作的范围与重点

重点保卫的领导人：省部级以上。

重点部位：文件资料和机要室；档案室、馆、库；印章保管室；会计室（财务室）；计算机室；油库、物库、车库；武器弹药；水、电、煤气、消防、通讯；高级领导的办公室、会议室、接待室；机关住宅区；附设的宾馆招待所。 9、祝贺、勋奖事务

重要性（尤其是对民间、私企而言）：在海外，处理祝贺、勋奖、庆吊一类活动，协助上司进行必要的应酬，被认为是秘书切实把握人际关系的脉动，辅助上司事业成功的“秘书业务”之一。

我国从公务活动看，是不断淡化此类活动。但在民间和非公有制企事业，随着市场经济的发展和社会的进步，此类活动日见其多。因此，国内秘书职业也需要熟悉此类活动。

A.民间秘书如何处理祝贺勋奖事务：参考海外私人秘书情况，秘书应掌握上司的业务与生活中的人事关系，及时提醒上司应行的应酬活动：晋升、荣转、就任；祝贺工作；接受勋奖。

B.公务秘书如何处理祝贺、奖励事务：与筹备组织会议相仿。 注意：组织贺奖活动要把握——

章求实效，节俭行事——既要有浓厚的喜庆气氛，又不可章究排场、铺张浪费；

切忌劳民伤财——十分珍惜财力和民力，不得随意调用学校师生特别是中小学生、幼儿参加“造势”；

不违法、不扰民——非经政府批准严禁燃放烟花爆竹； 秩序井然、节省时间——避免冗长、混乱。 10大事记

A.性质与作用

大事记是按照时间顺序记载一个地区、机关、单位的重大事件的纪实性文书。 具有择要性（只选择重要事件和重要活动）和连续性（连续记载不中断）的特点。

B.内容

包括大事的时间和大事记述两部分。时间以历史时期或事件的起迄为准。内容为：重大决定，重要事项，重大方针政策的贯彻，体制变动；中层以上主要领导人的任免，重大措施和成就，重大活动，重大灾害和事故等。 与修志、年鉴等工作关系密切。

C.大事记的写作——由标题、前言、正文和结尾组成。 标题由“机关+内容+文种”组成。

前言写明大事记的目的、意义、体例、时限、材料来源和指导思想。 正文按时间顺序排列，记述重大事件和重要活动（“因”、“程”、“果”）。

D.“32字写作要求”——“一事一记、条理清楚；如实反映、客观记述；准确简明、通俗易懂；按照时间、顺序排列”。

第五章 秘书工作方法

[教学目的] 通过学习，使学生从理论和实践的结合上掌握秘书工作的基本方法。 [本章重点内容] 秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性；秘书应了解和学习的领导方法；秘书主要专项业务工作方法。 [课程内容]

概 念：秘书发挥职能作用,完成工作任务的途径、程序和手段。 [案例2] 市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的?

以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。

于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。

一、秘书工作方法与管理实践 1、秘书工作方法与组织管理 管理组织体系示意图：

执 行 层 行为科学 ：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果。

秘书工作方法“三必须”：必须与组织管理运行机制相适应；与领导方法相契合；与秘书职能相匹配。

秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合——

组织目标 组织规范 组织需要 组织管理方法 2、秘书工作方法与领导工作

秘书工作直接为领导工作服务；秘书工作与领导工作的需要紧密联系。 总体要求当好近身综合辅助和服务的沟通与协调助手。

具体要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务。

秘书工作适应领导工作“五法”—— 之一：“铺垫法”。突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作）。

为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通）

方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。

之二: “拓展法”，即拓展延伸

属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果

为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。 拓展 与延伸 铺 垫

以保证取得领导工作的预 严格按要 期（最佳）效果为目标 求办事 注重整体连续性、 承继性和适变、应变 使工作落到实处 并取得预期效果

之三: “代劳法” 1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。

2，要注意5点：A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；

D.加强双向交流,与工作对象协作配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。 [归纳1] 秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。

[归纳2] 秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。

之四、伴随活动法 以实现公务活动的目的为出发点和归宿；按进度周密安排；提供便利；步调协调；拾遗补缺；随时应变。以此来保证领导工作有序、高效进行。

之五：主辅配合法

前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。 3、秘书工作方法与社会实践

A.在实践中形成，受实践检验。我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。 学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。

B.在运用中学习，在学习中探索。学习的目的全在于运用。学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。

C．现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大的冲击与影响。社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创新和发展。这并非对传统方法的全盘否定，而是合理继承基础上的创新和发展。

创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。

我们的选择——认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作做得更好。

秘书理解、运用前述方法时注意事项——

运用基本领导方法中：求真务实、开拓进取、深入群众、注重信息、维护领导团结

运用行政方法中：精心参与、协助领导、维护国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令

运用法律方法中：坚持依法治国方略，严格、准确、公平、公正，及时提供法律服务

运用经济方法中：通晓经济管理、掌握经济信息、促进经济发展、遵守财经法纪

运用调研方法中：注重调研程序、遵循三条原则、多种方法形式、提高自身素质

三、秘书专项业务工作方法

1、可分两大类方法：A.沟通与协调提醒、综合协调、督促检查、信息沟通；B.办事、办文、办会。

2、 秘书专项业务工作方法细分（6类）：A.秘书协调方法（又可再细分为秘书协调工作八法）；B.秘书督促检查方法；C.秘书信息沟通方法；D.秘书公文撰拟方法；E.秘书工作进程调度方法；F.秘书工作时间调度方法。

第六章 秘书调研工作

[教学目的] 通过本章学习，使学生掌握调查研究的基本知识特别是调查、研究、写调研报告、进行调研成果转化的基本技能。

[本章要点] 调查研究的含义和秘书调研工作的特点；秘书进行调查研究的内容、程序和要求；调研的方式方法。

“没有调查就没有发言权” “调查就象‘十月怀胎’，解决问题就象‘一朝分娩’。调查就是解决问题。”—— 毛泽东

一、调研工作概述

1、调研与调研工作含义

A.调查研究——人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。

调查研究是马克思主义认识论在实际工作中的运用，也是各级领导机关了解情况、制定政策、指导工作的基本方法。

B.“调查”与“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念。调查是一种感性认识活动；研究是一种理性认识活动。

“调查”与“研究”的关系：调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化。既有先后之分，又是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。

[案例]CCTV通过《时空连线》对十省市缺电问题的调查 （播放从CCTV新闻节目中捕捉的视频约10分钟）

这是一则电视新闻，其体裁是新闻调查报告。同学们观看后，着重思考一下记者、编辑及主持人所采用的调查方法。（提示：先从长沙缺电，居民天黑后点蜡烛照明章起；继而扩展到全湖南省的缺电情况；接着章山西、福建、浙江等省的缺电状况，点出了共十个省市缺电。情况交待清楚后，通过对几个方面的采访，分析缺电问题的成因，包括湖南省的特殊原因和全国共性的原因。最后，反映了有关方面关于解决问题的办法和今后展望。） 2、秘书调研的意义

A.本课程所谓调研工作，系专指秘书人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务。它是秘书工作的重要内容与方法。

B.秘书调研的意义：

a.调研是做好秘书工作的基础。秘书当好领导沟通与协调助手的各项工作都离不开调研。

b.调研是发挥秘书沟通与协调作用的基本途径。领导的两大任务之一是“出主意”，即进行决策。秘书部门和秘书人员要辅助领导决策，就必须及时向领导提供准确、全面的情况和建设性的意见。这就要靠调查研究。

C.调查研究是秘书人员向社会学习、向群众学习、向领导学习，认识世界、改造世界的最好方法。通过调研能提高秘书的多种能力，如观察能力、分析综合能力、人际交往能力、写作能力、解决实际问题能力等。 3、秘书调研三大特点——奉命性、非常规性、补缺性

A.奉命性——秘书调研大致有两种：奉命（被动调研）；自行安排（主动调研）。通常前者居多（领导交办）。

[案例] 毛泽东1962.1.12向秘书田家英等交办专题调研任务的一封信： 田家英同志：

（1）《调查工作》这篇文章，请你分送陈伯达、胡乔木各一份，注上我请他们修改的话（文字上、内容上）。

（2）已告陈、胡和你一样，各带一个调查组，共三个组，每组组员六人，

连组长共七人，组长为陈、胡、田。在今、明、后天组成。每个人都要有高级水平的，低级的不要。每人发《调查工作》一份，讨论一下。

（3）你去浙江，胡去湖南，陈去广东。去农村。六个组员分成两个小组，一人为组长，二人为组员。陈、胡、田为大组长。一个小组调查一个最坏的生产队，另一个小组调查一个最好的生产队。中间队不要搞。时间十至十五天，然后去广东，三组同志与我会合，向我报告。然后转入广州市作调查，调查工业又要一个月，连前共两个月，都到广东过春节。

B.非常规性——秘书调研往往不是按自己的计划来安排，多属突击性任务，时间紧、任务重。为此要求秘书部门：雷厉风行；敏锐的观察力、准确的判断力、快速应变能力。（例：2000年“九八”爆炸事故发生仅1小时，总理已派马凯同志现场调查）

C.补缺性——拾遗补缺、“几不管”。为此，要求秘书部门胸怀全局、勇挑重担。 二、调研准备阶段

调研流程图：

调 准 备 阶 段 准 查 实 施 阶 段 研 究 阶 段 研 拟定计划 选 备 材 题 料 究 形成 调 研 报 告

1、选 题

准确选题——提出本次调研要解决的问题。这是调研过程中的第一步，也是最重要、最关键的一步。它决定了调研的目标、方向；对象、范围；方法、步骤。选题解决的是整个调研活动主攻方向的战略问题。

B.选题三原则

针对性原则；创新性原则；可行性原则。 a.针对性原则： 即选题必须有实际意义。“应领导决策之需，解工作实践之急”。

衡量标准：当前领导工作中带有普遍性、倾向性、苗头性、代表性的问题，以及急需解决，否则将影响到全局的问题。

b. 创新性原则。选题要有新意，切忌抓一些司空见惯的事实、章一些尽人皆知的道理、提一些不痛不痒的“意见”“建议”。

新意在哪里？新出现的，或虽曾出现过但一直未引起人们注意的问题；过去

虽然别人研究过，但变换了研究角度和方法将会有新的理解的问题。

C.可行性原则。即选题要考虑调研的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题。为此，要处理好一些关系：

“大与小”——“量力而行、努力进取”“抓大不放小”；

“难与易”——抓难题、敢攻关，锲而不舍，决不半途而废；

“需要与兴趣”——作为秘书，兴趣服从需要；作为领导，知人善任。 2、占有相关材料

围绕所定调研课题，做好相关知识和材料的准备，“武装”自己。主要有： a.有关调研课题的党的方针政策、法律法规、上级指示、群众反映； b.有关调查内容的理论、经验、动向； c.学习和熟悉有关业务知识；

d.可供使用或参考的原有调研资料。 3、制定调研计划

总体要求：科学合理、详尽周到。 调研计划的主要内容：

——调查的目的和要求（要求高度概括、简明扼要）； ——调查的范围和对象（要求宽窄得当、选好对象）； ——调查的时间和步骤（要求选准时机、预定进度）；

——调查的方式和方法（要求做到全面、重点、典型、抽样调查相结合）； ——调查的组织和分工（要求配强力量、明确分工、高效有序）。 三、调查实施阶段

1、实施调查的指导思想

A.遵循唯物辩证法的认识论和方法论，坚持实事求是的思想路线。力求“客观、真实、准确、全面”。

B.坚持群众路线的工作方法。要向被调查者即群众学习、求教，平等、谦虚、诚恳待人。

C.坚持认真负责、深入细致的态度和作风。切忌走马观花、浅尝辄止、模糊肤浅。

D.坚持“四个结合” ：点面结合；定性与定量结合；直接与间接结合；信息与调研结合。

2、调查方式 四种方式——

全面调查； 重点调查； 典型调查； 抽样调查

（含简单随机抽样；系统即等距离抽样；分层抽样；多段抽样）。

[抽样调查案例2] 欧洲商业管理学院（European institute of business administration）教授里奥·坎佩诺尔（Theo Compernolle）等进行的一项问卷调查（1.5万名管理人员）：《员工在某一岗位上的工作热情能保持多久》。（播放录像片段，约5分钟）

3、调查方法（调查活动的具体手段与办法）

调查七法：个别交谈；开调查（座谈）会；现场观察；问卷调查；文献调查；统计调查；专家调查。调查各法“要诀”：

A.[个别交谈] 尊重被调查者；掌握好对方的心理、情绪，做好思想工作，解除顾虑；善于提问；采取适当的启示方式。

B.[开调查会(最常用)] 五至八人，注重人选；让参加者事先有准备；注意态度，平易近人，循循善诱；随机应变，善抓新线索；采取适当的记录方法；时间两小时左右。

C.[现场观察] 观察真实现场，防止有人弄虚作假；不带任何偏见地悉心观察；既要“略看”又要“细察”。

D.[问卷调查] 精心设计问卷，所提问题易于为被调查人理解，使其乐于、便于回答；尽可能便于整理、统计。

E.[文献调查(简便易行且真实准确)] 有目的、有选择地收集文献资料并加以整理；正确鉴别，去粗取精、去伪存真；与实地调查相结合。一般作为社会调查的先导。

F.[统计调查(定量研究)] 必须确保统计数字的准确、完整、及时；定量分析与定性分析相结合。

G.[专家调查(专家论证)] 越来越多被采用。 四、研究阶段 ——“分析好 大有益”

[案 例] 中山路步行街缘何“千呼万唤不出来”？（乌鲁木齐市中山路步行街试办过程中调查与研究的结合）

关于研究阶段的三个问题—— 一是研究的方法；

二是调研成果的形成。调研报告的写作； 三是成果的转化。 1、研究方法

比较法；类比法；分析法；综合法。

[案 例] 房产泡沫 ？全国大部分大中城市房价收入比超过6倍。

北京、沈阳、贵阳、南京、广州、大连、西安的比率都超

过了10。今年上半年全国房价同比继续上涨。房产泡沫最大的地区不是经济发达地区，而是经济相对落后地区。

国际上发达国家的房屋销售中，套房销售价格与消费者户均年可支配收入合理比率为6—10倍。根据目前中国的经济状况和居民消费水平，业界认为我国现阶段此比例为5—6倍较为合适。

实际情况如何？见下图表：（下页）

2001：全国平均为7.8。 （242680 : 31079 =7.8）。

2002：全国35个大中城市大部分套房销售价格(按每套房屋100平方米计算)与户均年可支配收入(按户均3.4人计算)比率都超过6，其中北京、沈阳、贵阳、南京、广州、大连和西安的比率都超过了10。

东北：沈阳户年均可支配收入为21713元，只及全国平均水平70%但房价高达296820元，是全国平均水平的122%。大连和沈阳类似。长春、哈尔滨房价虽低于全国平均水平，但其收入远远低于全国平均水平。

华北：房产主要受北京市12.4倍的带动。北京488370元较广州要低，更远低于深圳692120元。

深圳市的价格收入比却仅为9，因其77087元的收入傲居全国之首，约是全国平均水平的2.5倍。

上海：43804收入虽然只及深圳57%，但其房价控制较好，并没有出现深圳的高房价，只及深圳房价的55%。因此两个城市的房价收入比接近。（上海市市长韩正：“今年上海的房价上涨是较快的！” ）

宁波：不仅房价较全国平均水平低，而且其收入以40769元远高于全国平均水平，因此其房价收入比仅为5.9，不仅在华东地区，而且在沿海经济发达地区也是较低的。

南京：房价明显过高。其 30084元收入不及全国平均水平，却以357920元的房价仅次于深圳、广州、北京、上海，高于邻省的杭州、宁波。

贵阳：房产泡沫居西南地区之首。房价收入比为12.5，远高于邻近的昆明、南宁、重庆。西南几个省市的收入水平较接近，贵阳市以22852元为最低，但房价却以286050元为西南之最。

大西北：房产与其收入水平相对较合适。西宁、乌鲁木齐、银川、兰州四市收入水平相当(21000元左右)。西安：房价居西北最高，为233760元，约是西宁的2倍，且其房价收入比高于10。

华中地区：房价收入比是全国平均最小的。呈周边地区房价均高的“四高中低”的局面。

对策： 加大宏观调控 土地资源的储备是房地产开发商关注的最重要环节。有些地区已经采取了切实措施，加强对土地资源开发利用的监管，但在全国范围内控制力度不够。适合高、中、低不同收入阶层消费者购买的房屋建设比重控制不好，有些地区一方面新开盘的经济适用房供不应求，另一方面房屋开发量较大，房屋空置率呈现上升态势。

第一要调整房屋建造结构，使房屋销售总体价格趋于合理。 第二要全面开放和完善房屋二级市场，使一二级市场互补，从而使市场房屋资源利用更合理。

第三要从可持续发展、合理使用和供需平衡出发控制土地资源的开发利用和房屋建设，制止土地炒作，以防出现各种房屋的销售冷热不均。

2、调研报告的写作——调研成果的集中体现

A.调研（调查）报告种类：

a.反映社会情况的 （政治、经济、文化、科技、军事等等方面情况）； b.介绍新生事物的 （新人新事）；

c.总结典型经验的 （介绍先进典型有代表性的经验、作法、体会）； d.揭露问题的（披露存在的问题和弊端，明辨是非，以正视听）； e.考察历史事实的。

[案 例] 阅读一份调研报告：

靠什么容忍贫富差距 ——欧美经验的启示(节录)

控制与容忍应该并行

中国社会的贫富差别不断拉大，已经引起了越来越多人的关注。毫无疑问，贫富悬殊将损坏社会公正，不利于社会稳定。在我国，不少有识之士居安思危，提出要大力减小贫富分化，乃是深有意义的远见之论。

但问题是：不管我们喜欢不喜欢，贫富差距的拉大恐怕是中国经济发展中不可避免的一部分。我们一方面应该尽可能地控制贫富差距的扩大，另一方面也要提高社会对贫富差距的容忍能力。只有两头作战，才能最大限度地减轻社会的动荡。

加入世贸组织后，中国面临与世界最先进国家的竞争。要使中国在一些尖端领域达到世界先进水平，则中国在这些领域中的从业人员的收入，也必须是具有世界竞争力的，否则难以留住人才。

未来世界高层次的人员流动几乎是无国界的。如果中国不能容忍自己的部分国民享受国际上的同行们的生活水平，这些人就会跑到发达国家去为他人创造财富。

最近清华商学院以百万元的年薪雇用一批华裔美国教授在假期来章课。他们假期的外快就是一个中国中产者年收人的几十倍！如果要章平等就请不到人。而在有些领域，非这些人回来章学不可。中国人在美国的高科技领域很出风头，但

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