公司公文处理办法

公文处理办法

1 总 则

1.1 为使公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理质量和效率，有效实施督办，特制定本办法。

1.2 本办法适用于蓝色海洋太阳能有限公司。

1.3 公司公文是在商务洽谈和运营管理中形成的、承接的具有法定效力和规范体式的文书，包括纸质文件和电子公文。

1.4 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公司公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，公文内容应明确简洁，公文流转应快速到位。严格执行国家和公司的有关保密规定，确保公司机密的安全。

1.5 行政部是公文处理的管理机构，主管并负责指导公文处理工作。 1.5.1接收本公司外来公文、信件、传真，并对公文进行登记、编号、分发。 1.5.2各单位公文由各单位行政部统一复核、制发、盖章、分发、传递、立卷、归档、保管和销毁。

1.5.3督促、检查、指导本单位各部门文件管理工作。 2 收文办理程序

2.1 收文办理指对收到外单位公文的办理过程，收文处理流程为：签收→登记→分送→承办→批办→督办（详见收文办理流程图）。 2.2 签收

一切外来公文（含电子公文）统一由行政部文书管理人员签收。 2.3 登记

凡是送往公司的文件，均由行政部文书管理人员负责建立“收文登记表”（见附表1）。参加上级单位和地方政府召开的各种会议带回的文件和领导讲话材料，应交行政部登记。各部门在办理业务过程中收到的公文，应当到行政部补办登记手续。 2.4 分送

2.4.1根据公司领导分工、职能部门职责和管理范围，行政部文书管理人员在登

记后，应立即分送至相关领导传阅或部门办理。各部门应认真履行签收手续，建立收文登记制度，并妥善保管文件。

2.4.2电子公文应即收即送，各部门对发送到的电子公文，要马上接收和办理，并跟踪电子公文流转办理情况，保证收到的电子公文件件有着落。 2.5 承办

2.5.1承办部门应明确承办负责人，对公司外部公文在公文处理单上提出拟办意见和建议，并提交公司分管领导，有时间限制要求的应及时提醒阅文领导。 2.5.2承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。

2.5.3承办部门根据需要可提请相关职能部门协助，协办部门应积极予以配合，并在拟办部门要求的完成时限内予以办理。如不能取得一致，及时报公司分管领导协调或裁定。

2.5.4需要传阅的公文由承办部门负责传递。 2.6 批办

2.6.1分管领导依据职责，应对承办部门及协办部门的意见予以审核，并签署明确意见，如需由公司总裁批办的，由承办部门呈送总裁审批。

2.6.2领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的公文，签署“已阅”表示同意。审批电子公文，应明确签署意见。 2.7 督办

2.7.1行政部要对送公司领导批示或者交有关部门承办、阅办的文件及时督办。 2.7.2对没有及时接收电子公文的承办部门，发送电子公文的部门要及时催办、督办，防止漏办或延误。

2.7.3对发送到领导的电子公文，承办部门要认真做好跟踪服务工作。 3 发文办理程序

3.1 发文办理指制发公文的过程，发文流程为：拟稿→核稿→会签→审核→复核、登记→签发→套红印制→盖章→分发（详见发文办理流程图）。 3.2 拟稿

3.2.1拟稿应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则。公司公文的拟定严格按照OA公文

流程办理，并按规定填写各项内容。正文部分要求文稿整洁、附件完整。各部门向公司领导的请示、报告、意见类公文，可采用公司内部呈请批件的形式上报，不必正式行文。

3.2.2主办人应根据公文内容，明确文件主送和抄送单位，具体要求详见《蓝色海洋太阳能有限公司公文处理附则》（附件一） 3.3 核稿、会签、审核

3.3.1部门领导对本部门已草拟的公文内容（含附件）及文字进行全面审核，严格把关，并签署明确意见后，报公司分管领导审核，不得越级报送。 3.3.2公司分管领导对相关文件进行审核。

3.3.3公文内容如涉及其它单位或其它部门业务的，应由主办部门转相关部门领导予以会签审核，并签署明确意见。

3.3.4核稿、审核、会签程序结束后，各部门拟稿人将文件定稿（发文稿首页和文稿的电子版本）交行政部。

3.3.5凡涉及公司规章制度建设的发文，由总裁办最终审核。 3.4 复核、登记

3.4.1发文由行政部统一复核。主要复核公文内容（含附件）；流程是否清晰、准确；各级审核意见是否完整、一致；是否符合行文规则；主送单位和抄送单位是否妥当；公文格式是否正确等。复核时如对内容有重要改动，应当与拟稿部门协商，或提出意见，退拟稿人修改。

3.4.2所有发文均由行政部统一编写文件字号，对内发文单位代字具体参见《蓝色海洋太阳能有限公司部门规范简称及发文代字对照表》（附件二）。 3.4.3发文均先经行政部复核，再送公司领导签发。 3.5 签发

3.5.1以公司名义制发的公文，由总裁签发或由总裁授权的副总裁签发。 3.5.2签批公文应明确签署 “同意”、“同意发”等字样，以及姓名和签批时间。 3.5.3因出差或其他原因无法签发的急件，由发文部门电话请示有关签发人后，按照总裁、副总裁的顺序，分别由后者先代为签发，在有关签发人回来后补签。 3.5.4经审核及公司领导签发后交行政部制作的文件，原则上不得改动。如必须改动，应按公文制发程序重新审核并报签发人同意。

3.6 套红印制

3.6.1主办人制作公文初稿，具体详见《公文制作中各要素标识的参照标准》（附件三）。

3.6.2行政部负责文件套红印制。公文样稿制作后，主办人负责对公文的文字进行校对；行政部负责对公文格式进行校对，然后再进行文件的正式套红印制。 3.6.3正式发文份数和用印份数由拟文部门负责人确定。制发公文由主办部门负责装订，装订好后按规定份数，与该文件同版本的电子公文一并移交行政部备案。 3.7 盖章

3.7.1拟稿部门根据文件要求需加盖公司印章的，按照《蓝色海洋太阳能有限公司印章管理规定》执行。

3.7.2用印印迹要端正、清晰，印章应当上不压正文，下压成文时间年、月、日4-7个字。 3.8 分发

3.8.1行政部对发出文件应详细登记，填写《发文登记表》（附表2）。 3.8.2公文由行政部文书管理人员按文件标明的分发范围统一分发，如需由业务部门负责递交外单位的文件由业务部门代签并发送。对密件的传递应采取保密措施，确保安全。如需公司全员知晓的文件在公司OA系统上发布。 4 公文立卷、归档和销毁

4.1 已办结的公文，在正式归档前，除以市、区人民政府名义行文的文件应立即送行政部存档外，其余文件由各部门暂存，各部门文书管理人员应做好平时立卷工作。

4.2 属于归档范围内的公文，各部门文秘应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷）；联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。拟制、修改和签批公文，书写字迹及所用的纸张必须符合存档要求。

4.3 各部门在办理完所有收、发文后，由部门文书管理人员通过蓝色海洋OA档案管理系统对文件进行预录或链接，并提交所在部门主管审核，审核通过后，将公文移交行政部档案管理人员归档。行政部文书管理人员将文件的底稿和正式文件（含电子版）在发文后归档。

4.4 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整

理（立卷）后，移交档案管理人员归档。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

4.5 不具备归档和查考价值的公文，经档案管理人员鉴别并经行政部负责人批准后，可以销毁。秘密级以上文件统一由行政部登记销毁，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。没有存档和查考价值的电子公文，经过鉴别和行政部负责人批准，进行删除。 5 附 则

5.1 本办法由行政部负责解释、修订，自发布之日起施行。

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