10个诀窍 让你更高效使用Outlook

10个诀窍 让你更高效使用Outlook

Outlook提供了一些非常有效的功能，让你对电子邮件，会议，以及通讯录进行管理。问题是，它提供的功能太多了，想一一学习高效使用这些功能将需要花费大量的时间。而某些选项，更是被深深的埋藏在多重菜单之下。而其他的，则往往是所处位置和我们直觉所想的不太一样。要想高效的使用Outlook，关键就是自定义它的很多视图，以及很多选项，以适应自己的工作习惯(如果你还在使用2003之前的版本，

那么你可能还需要另外调节一些步骤)。 诀窍1：输入日期时节省键盘敲击

在为一个任务输入起始和终止日期时，你无需输入完整的整个日期。如果某个日期是当前所在月份的，那么你只要直接输入日子，Outlook会自动将剩余部分填好。举例来说，如果当前月份是3月，那么你只

要输入14，Outlook就会认为你输入的是今年的3月14日，并把这个日期填入。

如果这个日期不是当前月份的，你也一样可以通过输入月份和日期，从而节省键盘敲击。Outlook会

按照下述规则填入年份：

* 如果该月份和日期今年尚未出现，则Outlook使用今年作为年份。 * 如果该月份和日期已经过去了，则Outlook使用明年作为年份。

诀窍2：控制如何打印便签

如果你习惯使用Notes功能来快速记下问题、想法，或者快速备忘，那么你肯定也会偶尔想把它们打印出来。默认状态下，Outlook会把这些便签每页打印一个，不过这恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打满每一页，从而在节约纸张的同时，也可以将所有相关的便签内容集中到一起。选择好你打算打印的便签，然后从菜单(File)中选“打印(Print)”。在提示的打印对话框里，再将打印选项之中“Start Each Item On A

New Page(每个项目单独打一页)”选项前面的勾去掉，然后点击“确定”。

如果打印选项不可用，那么你就是在使用HTML格式。你必须切换到纯文本或者文本格式，从而启用这个选项。要做到这一点，从Tools(工具)菜单中选择“Options(选项)”。然后点击“邮件格式(Mail Format)”标签，并在“写信类型”选项之中的下拉列表里选择“纯文本”选项。然后，点击“实施”和“确定”。重复上面我们说过的打印指令，你就可以看到“Start Each Item On A New Page”选项被启用了。在打印完毕之后，你

可以取消上述步骤，从而对你的格式设置重新进行一次设定。

诀窍3：信件到来时将电子邮件打印出来

基于多种理由，我们中的一些人早已不再将电子邮件打印出来了。如果你要打印信件中的绝大部分，或者希望打印来自某个特定发信人的所有邮件，那么一一打开每封信，然后再人工打印的过程就太琐碎了。你可以设定一个规则，从而将所希望的来信打印出来，显然这样会更加有效率。要这么做的话，你需要：

1. 从Tools菜单里，选择“Rules And Alerts(规则与提醒)” 2. 在“E-mail Rules(电子邮件规则)”标签页上点击“New Rule(新规则)” 3. 在规则精灵的对话框顶端的一个空白规则上点击“Start(开始)”。

4. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 高亮选择“Check Messages When They Arrive(邮件达到时检查)”的

选项(该选项应当是默认值)，然后点击“Next(下一步)”。

5. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 选中“Where My Name Is In The To Box(如果收信人是我)”复选框(或

者选择其他什么选项，如果你不想把自己的所有信件都打印出来的话)，并点击“Next(下一步)”。 6. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 点击“Print It (打印)”选项，然后点击“Next(下一步)”。

7. 在这里，你可以对规则的例外情况做出指定，不过我们现在不这么做。你只要点击“Next(下一步)”，

然后点击“Finish(结束)”，“Apply(实施)”，以及“OK(确定)”来返回Outlook。

设置完毕新的打印规则之后，Outlook会将满足要求的每一封来信都打印出来。现在，唯一你需要担心的，就是你肯定不想把信箱里的每一封信都打印出来。所以，一定要好好的使用在步骤5和7之中提供

的条件，从而对Outlook打印的邮件做出限制。

诀窍4：更有效的存储已发邮件

当你回复一封邮件时，Outlook会在Sent(已发邮件)的文件夹中保存一份邮件副本。如果你和我一样对它不管不顾，那么你的Sent文件夹中肯定已经有了数千封信了。如果你日后需要在里面找到某封信的话，你将不得不对所有的邮件进行排序，而这将花费很多时间。其实，你可以将你的回信同原信存放在一起。举例来说，假设你已经自动的将老板的所有来信都归拢到一个名为Myboss(我的老板)的文件夹中了——显然，这名字非常正确!如果你希望Outlook将这些原信连同你的回信都存放在Myboss中的话，那

你就该执行如下操作：

1. 从Tools菜单里，选择“Options(选项)”

2. 在“Preferences(参数选择)”标签页上(默认是被选中的)，在“Email”的区域中，点击“E-mail Options(电

子邮件选项”。

3. 在“Message Handling(信件处理)”的区域底部，点击“Advanced E-mail Options(高级邮件选项)”。 4. 在“Save Messages(保存邮件)”区域，选择“In Folders Other Than The Inbox(存放在收件箱之外的其他文件夹)”, 并选中“Save Replies With The Original Message(将回信和原信存放在一起)”复选框，然后

连续点击三次OK(确定)，返回Outlook。

Outlook会针对你的所有个人文件夹执行上述设定。要记住，Outlook仅对不是存放在Inbox(收件箱)中的信件(存放在其他文件夹中)，才会执行上述将回信和原信保存在一起的设定。而对Inbox(收件箱)中的

信件，Outlook则会继续将所有的回信都存放到Sent(已发信件)文件夹中。

诀窍5：建立一个旗标工具条

快速旗标可以帮助你对信件进行分类，或者根据不同的重要级别，或者根据不同的任务。举例来说，你可以使用一个红色旗标来标记那些需要迅速回复的信件，而使用一个蓝色旗标来标记那些你已经完成，

正等待回应的信件。

但是使用“Quick Flags(快速旗标)”的问题是，你没有办法来对它们的说明进行自定义。Outlook仅仅是通过颜色对它们进行区分。你无法将红色旗标的名字改为“紧急”。但是要一一记住每一种颜色所代表的意

义可就太难了。

要记住每一个旗标的含义，有一个简单的办法就是建立一个自定义的工具条，从而在显示每一个旗标

的同时伴随着文字提示它的含义。幸运的是，这个过程很简单：

1. 从Tools菜单里，选择“Customize(自定义)”

2. 在工具条标签页上，点击“New(新建)”，然后给该工具条取一个适当的名字(比方说，你可以取名为

“Flag(旗标)”，然后点击“OK(确定)”。

3. 在自定义的对话框中，点击“Commands(命令)”标签页。

4. 从分类列表框中选择“Actions(动作)”。

5. 下一步，将适当的旗标颜色按钮从命令列表中拖到自定义工具条上(如果你找不到工具条，可以看

看对话框后面)

6. 把所有想加的旗标都加好后，为每一个旗标按钮修改文字。右键点击一个旗标按钮，然后将它的名字设置，比如“&Red Flag”，修改为更加一目了然的说明文字，比如“Critical(重要)”。选择图片和文本选项，

以便Outlook将按钮的名字显示在工具条上。 为新工具条上的每一种旗标，完成步骤6和7.

诀窍6：修改日历工作周的范围

默认情况下，工作周日历视图显示传统商业周的5天，从周一到周五。要在视图中包括周六和周日，需要在Tools菜单中选择选项(Options)。在出来的Options(选项)对话框中，在Calender区域点击“Calender Options(日历选项)”。在日历选项对话框中，在“Calendar Work Week(日历工作周)”区域中选中“Sat and

Sun(周六和周日)”。然后，点击OK(确定)两次，回到日历之中。

你并不一定要看使用一个星期7天的工作周，或者使用一个传统的5天工作周。你可以自行选择一周中的某几天，从而制定自己的工作周视图。举例来说，如果你是从周三到周日工作，那么你就可以用这些

日子自己建立一个视图，从而反映出自己的行程进度。

诀窍7：使用颜色标示特定发信人的信件

等着重要信件?那么一旦信件到达之时，就立刻以一种与众不同的颜色将它标示出来。首先，选择一封来自我们正在讨论的特定发信人的电子邮件——如果你有的话。如果没有，那也不要紧;你可以手动输入该

发件人的名字。现在执行下述步骤：

1. 在“Mail(邮件)”中, 从Tools菜单选择“Organize(组织)”。

2. 在组织邮件的面板上，点击左侧的彩色链接。

3. 在第一个条件的参数上(我们将不会使用第二个)，选择第一个下拉列表中的“From(来自)”。 4. 如果你开始前已经选择了一封信，那么此时该发信人的名字就会显示在右侧的文本框中。如果这个

名字不对，你可以自行输入正确的名字，或者输入该人的电子邮件地址。

5. 在第二个下拉列表中选择一个色彩。 6. 点击“Apply Color(实施色彩)”，并关闭该面板。

这么做完以后，Outlook将对现在的所有信件里(包括老信和新到信件)，凡是来自你在步骤4所指定的

发件人的信件，都会以你在步骤5中所指定的颜色显示出来。

诀窍8：从现有的来信中区分邮件

默认情况下，Outlook对所有来信都显示为黑体文本，直到你读取信件之后。如果你需要更多帮助的话，可以考虑以一个更明亮的颜色来显示这些未读信件。如果你要这么做的话，你需要在一个视图里进行，

而不是一条规则：

1. 在“Mail(邮件)”中,选择“Inbox(收件箱)”。 2. 在“View(查看)”菜单中选择“Arrange(排列)”。 3. 选择当前视图，然后从并列的子菜单中对视图进行定义。

4. 在“Custom View Organizer(自定义视图组织)”对话框中，选中“ option 当前视图选项”，然后点击

“Modify(修改)”。

5. 点击“Automatic Formatting(自动格式化)”. 6. 在自动格式化对话框中，点击“Font(字体)”。

7. 在字体对话框中，从色彩的下拉列表中选择一种颜色，然后点击“OK(确定)”三次。然后点击“Apply

View(实施视图)”。

Outlook会将所有收件箱中的未读信件都按照步骤7中所定义的颜色显示。但这么做并不会改变那些已经自动分类存放到其他文件夹中的信件。因为这也是一个视图，所以它仅对当前文件夹有效。不过，你可以为任何一个自己喜欢的文件夹都设定一个类似的视图。另外，那些未读邮件的格式化可是起了一个好

头，从而将特定发信人的信件都标示出来(可参见诀窍7)。

诀窍9：强迫回信给多个收件人

当你需要收件人向收到该信的每一个人回信时，你会遇到一个问题。该收信人回信时必须记得使用“Reply All(回复所有)”，而不是使用“Reply(回复)”。如果他忘记了点击“Reply All(回复所有)”，那么你就成了唯一能看到回信的人，那样你就不得不一封一封的将回信转给其他所有人，这样效率就太低下了。所以，

在你发信之前，你可以通过设置，让回复自动回给所有人。

1. 回信时，点击格式

化工具条按钮上的“Options(选项)”按钮。 2. 从相应的下拉列表之中选择“Options(选项)”

3. 在信件选项的对话框中，选中在“Delivery Options(发送选项)”区域之中的“Have Replies Sent To(回

信发往)”选项, 这个选项会自动的填入你的Email地址。

4. 下一步，点击向右的“Select Names(选择姓名)”按钮，并选择全部适当的收件人。

5. 点击“Close”，返回你的信件。

当任何一个收件人回应信件时，无论他们点击选择的是什么回复类型，该回复都将发往你在“Have

Replies Sent To”选项当中所定义的每一个人。 诀窍10：在日历中建立一个临时的工作周

工作周日历显示了一个星期的视图，你可以定义由什么组成一个工作周(看诀窍6)。如果你需要看到比普通工作周更多或者更少的东西，你可以临时性的修改一下该视图。在日期浏览面板上，点击你希望看到的第一个日期。然后，按住“Shift”键，并按下该时段的最后一天的日期。Outlook会自动将日历的工作周调整为涵盖刚才所选时间段的所有日期。此外，如果点击日期时按的是Ctrl键，而不是Shift键的话，你可以看到一组非间隔的日期。最后，不管你是如何选择这些日子的，Outlook都会按照正确的时间顺序显示这

些日子。

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