档案管理学

第一章 档案概论

一、定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。其含义包括：

1、是各种组织和个人在特定的社会活动中积累形成的（重要特点之一）；

2、保存起来以备查考的历史文件； 3、信息记录的方式和载体是多样的。

4、档案是原始的历史记录（主要特点和本质属性） 二、档案形成

档案是由文书转化而来的。转化条件有三： 1、办理完毕的文件才能成为档案

所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：

A、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 B、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。

C、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕

可以说 “ 文件是档案的前身，档案是 从这个角度来看，

文件的归宿 ” 。

2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。

可以说 “ 文件是档案的基础，档案是 从这个角度来看，

文件的精华 ” 。

3、按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 归档和保存是文件转化为档案的标志和界限； 可以说 “ 文件是档案的因素，档案是 从这个角度来看，文件的组合 ” 。 三、档案的划分：

1、从来源，载体，内容，时间，所有权划分；

2、我国常见的划分方法为：文书档案、科技档案、专门档案。

四、档案的知识属性和信息属性（一般属性的重要表现）： 1、档案是存储和传播的知识的一种形式；

2、档案是一种重要的信息资源（原始性和回溯性）。 五、档案的主要作用

1、机关工作的查考凭据 2、生产建设的参考依据 3、政治斗争的必要工具 4、科学研究的可靠资料 5、宣传教育的生动素材 6、维护权益的法律证书 六、档案的基本价值

1、凭证作用：客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的历史标记；

2、参考作用：也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发展。

七、档案发挥作用的规律性 1 、档案作用的时效率和拓展率

A、从机关（第一价值）向社会（第二价值）拓展； B、档案作用向多元化拓展（利用者和用户数量增多，交错扩大，更富有持久性）

2、 档案机密性的递减律和社会性递增律 3、 档案的行政弱化率和科学作用强化率 4 、实现档案价值的条件率

A、受社会发展水平的限制 ；

B、受公众对档案认识水平的限制 ； C、受档案管理水平的限制 ； D、档案的利用实践（基础）。 第二章 档案工作概论 一、档案工作的定义

档案工作的内容有广义和狭义两种解释。

1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。

2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

二、档案工作的内容

档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。 1、六环节之说档案业务工作内容可分为：

收集（集中保存）、整理（分门别类）、鉴定（去粗取精）、保管（系统的管理）、统计（对数量的观察和分析）、提供利用。

其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作（基础是利用的前提，利用是基础的目标）。 2、档案业务工作的划分不是绝对的

随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。 三、档案工作的性质

1、 档案工作是一项管理性的工作

A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作 D、档案人员必备的档案科学知识：

a、档案管理的基础知识；

b、与相关档案有关的专业知识；

c、学习掌握档案管理的现代知识和理论。

2、是一项服务性的工作（是档案工作赖以生存和发展的基本因素）

3、是一项政治性的工作 （服务方向和机要性） 4、除此之外，还有\条件性、科学性\等提法。 四、档案工作的基本原则

1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。 1、统一领导、分级管理

A、所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。

B、所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。

C、所谓行政机构分层负责管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。 2、维护档案的完整与安全

这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。 维护档案的完整，有两方面的含义： A、完整包括：

a、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。

b、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂 分散，或者零散的堆砌。 B、安全包括：

a、力求档案本身不受损坏，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。

b、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。

3、便于社会各方面对档案的利用----根本目的（主要标准）。

A、 便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；

B、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。

C、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。

D、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。

5、我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。

A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用； B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。 五、档案机构

1、档案室（最普遍、最大量、最基层的业务机构） 定义：是各个机关统一管理本机关档案的内部机构 A、地位和作用

a、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。

b、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。 B、基本任务

a、对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。

b、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。

c、在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督指导。

d、传达贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。

制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。e、

对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业f、培训。

g、按规定向档案馆移交应该进馆的档案。

h、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。 C、档案室的类型

a机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。 b科技档案室 c音像档案室

d人事档案室 （较多） e综合档案室

f联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。 2、档案馆

A、性质：档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

B、 档案馆的基本职责和具体任务

档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆的具体任务，主要有三个方面：

a、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；

b、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； c、参与编修史志工作。 C、 档案馆的种类

a、各级国家档案馆； b、部门档案馆；

c、企事业单位档案馆。 3、档案行政管理机构

档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案 A、

工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。 B、档案行政管理机构的基本任务为： a、制定方针、法规性文件、规章制度。 b、对档案工作进行指导、监督和检查。

提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、 d、

保管期限等方面的问题，监督销毁。

e、召开会议，研究问题，交流经验。 六、各级档案机构之间的关系是：

1、上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；

2、档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；

3、机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。

第三章 收集工作 一、收集工作的内容有

1、档案室对本单位需要归档的档案的接收； 2、档案室对本单位未归档的档案的征集；

3、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收；

4、对历史档案的接收和征集工作。 二、收集工作的要求

1、加强档案馆（室）外的调查和指导工作； 2、积极推行入馆（室）档案的标准化； 3、保证归入档案管档案的齐全和完整； 4、维护全宗和全宗群的完整。 三、机关文件的归档

1、意义：是机关文件工作的最后一个环节也是作为档案保存的第一个重要关口。

2、建立归档制度要求（原则）： A、符合国家有关文件规定；

B、体现本机关文件形成的特点和规律； C、同本机关其他相关制度保持一致； D、完善归档制度的内容。 3、归档制度

A、定义：把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。 B、内容：归档的范围，时间，质量，手续。

a、归档时间：第二年六月份以前。也可灵活处理。 b、归档范围：《机关文件材料归档与不归档的范围》，这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。

c、归档案卷的质量要求

（１）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（２）具体要求有：

归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整，卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

卷内文件应按顺序排列，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

C 、档案馆收集档案的范围和期限 a、范围

（１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。

（２）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案 （３）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案

（４）档案馆之间交接档案 b、保管期限

（１）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。

（２）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。 四、征集与接收

1、现行机关档案的接收

A、进管档案应按全宗处理，保持全宗的完整性； B、进管档案应是经过鉴定具有长远保存价值的档案； C、与档案有关的检索工具也应一起移交； D、清点核对

2、档案征集的途径有：

A、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料 B、向兄弟档案馆征集

C、向图书馆、博物馆、纪念馆征集 D、向古旧书店、废品收购部门征集 E、向寺庙、古迹保管部门征集 F、向个人征集

G、少数民族地区历史档案的征集 3、档案对历史档案的接收与征集的意义 A、保护历史文件的一种措施； B、的档案开放工作的需要；

C、是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作。

五、档案管（室）藏的优化与丰富（5个原则[2]，4个标准[4]，4个关系[3]）

1、档案管（室）工作中存在的问题 A、结构不合理；

B、档案成分不够优化； C、全宗的完整性不够；

2、优化档案管（室）藏的原则（特色系统完整，价值实践） A、完整性（基本）：管（室）藏档案齐全完整；

B、系统性：管（室）藏档案应该是由各个全宗与档案构成的有机整体；

C、实践性：（衡量档案工作质量的重要标志）从实际利用出发；

D、价值性：具有保存价值的档案收集入馆； E、特色性：档案与资料应具有一定特色。

3、科学的处理好优化档案管（室）藏的诸多关系（利用衔接，综合特色，资料档案，深广）

A、在库藏建设中相互衔接与利用的关系； B、科学的处理好特色与综合的关系； C、处理好档案与资料的关系； D、处理好广度与深度的关系。

4、化档案管（室）藏的一般标准（内容层次，结构类型） A、内容标准（检验管（室）藏档案质量的基本标准）； B、结构标准：指档案和资料之间的相互排列和搭配； C、层次标准：档案应具有一定的层次与顺序（管藏优化的重要标准）；

D、类型标准：类型多样。 5、优化档案管（室）藏的意义

A、完善管（室）藏建设的一个重要方向；

B、解决档案收集中存在的问题的一项重要措施； C、提高案卷质量的一种重要手段； E、使库藏结构具有一定层次性。 第四章 档案整理工作 一、档案整理工作的内容和原则

内容1、档案整理工作的基本任务是建立档案实体秩序；是整个档案实体管理的核心。 2、基本内容

A、全宗的划分和排列； {档案馆} B、全宗内分类；

C、案卷排列与编号；{档案室} D、编制案卷目录；

E、文书立卷。 {文书部门} 3、原则

A、充分利用原有基础

B、保持文件之间的历史联系（根本原则和必然要求）：历史联系也称内在联系

C、便于保管和利用 （核心基础） 二、全宗的划分和排列

1、全宗的划分和排列是档案馆整理工作的基本内容，也是最高层次的整理工作。

2、确认与区分全宗（全宗是指独立组织和个人在社会实践中所形成的档案的有机整体） 确认全宗是确定一个具体的档案全宗；区分全宗是对档案的界限问题进行划分、处理。 A、组织全宗的构成条件 全宗a、独立行使职权；（最基本） 的划分b、有会计或经济核算单位； 和排c、有管理人事的机构和人员 列的B、个人全宗的构成条件：a、有名望的人；b、其档案工作完整，全面且经过了管理。 3、组建全宗的补充形式 （联合档案汇集）

A、联合全宗：两个或两个以上的全宗联合体； B、汇集全宗：若干独立全宗（档案数量少）人为汇

集而成；

C、档案汇集：所属不明或者所属全宗已不存在的档

案汇集而成。

4、划分全宗群：全宗群是若干具有某种联系的全宗够

成的。

5、全宗的编号与排列

A、全宗编号的要求：a、唯一性或专指性，b、系统

性或连续性；c、方便实用。

B、全宗编号的方法：a、大流水，b、体系分类；c、

分类流水。

三、全宗内档案分类（一般由档案室承担）

把档案所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其合理化、秩序化。 A、要求

a、按需分类 b、不改变内容

c、结果具有逻辑性，便于管理（刚好分割，界限清晰，含义明确，标准一致）

B、方法：时间（时期、年度）；来源（机构、作者、通讯者）；内容（地理、问题、实物）；形式（文种、载体、形状）

组织全宗内文书档案常用的划分方法（复式分类法）：年度、机构、问题。

四、案卷的排列编号与案卷目录

内容密切的排列在一起，依时间先后顺序排列；人事档案依笔画或拼音字母的逻辑顺序排列。

文件多 全宗分类编号 分编 文件少 全宗不分类编号 统编 意义：

1、是整理工作的结果——是档案实体秩序的真实记录和书面反映，对于了解控制档案室馆藏档案，固定档案实体秩序具有重要意义；

2、它是一种基本的检索工具，用其不仅可以检索，还可以编制其他检索工具；

3、它是档案登记工作的一种具体形式，可以作为对档案统计检查、清点的一种形式。

五、档号和立档单位与全宗历史考证

1、档号

A、定义：是全宗号，目录号，案卷号，页号或件号的统称。

B、要求：符合层次性、系统性、稳定性、唯一性且要简洁方便有利于日常管理利用。 2、立档单位与全宗历史考证

A、定义：是一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概括性记述说明的文字。

B、作用：这种文字相当于一个档案说明书； a、可以对档案整理工作进行观念性指导；

b、可以作为一种介绍报道性工具，在日后提供利用工作中提供方便；

c、通过阅读它可以对某一全宗及其立档单位的情况有基本的了解，从而更好的对其进行管理和利用。 C、构成：立档单位概括和全宗档案概括 第五章 档案价值的鉴定 一、内容和意义

档案价值的鉴定是指：评价和预测档案对社会的有用性。 1、内容

A、制定鉴定档案价值的相关标准；

B、具体判定档案的价值，确定其保管期限；

C、挑出无保存价值或保管期限期满的档案，按规定销毁或做相应处理。 2、意义

A、决定档案存亡的基本手段； B、提高档案管理效益的科学措施。 二、原则和标准

1、原则（思想观念）[全面发展，历史效益，国家利益] A、从国家和人民的总体利益出发（总的指导思想和基本标准）；

B、全面的观念：档案各方面的特征，与其他档案的联系，预测社会对其的需要；

C、历史的观念：尊重历史；

D、发展的观念：档案对未来的长远意义； E、效益的观念：考虑收益与付出之比。 2、标准

A、属性标准

a、来源：形成者

b、内容（决定档案价值最重要最本质的因素）：重要性，独特性，时效性；

c、形式特征：名称、文本、形成时间。

B、社会需要准：社会需要的方面（需要那个方面的档案）和方向（那些人需要）；

C、相对价值准：完整度、可替代程度、重复性。 三、保管期限表和保管期限

1、档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。

2、档案保管期限表的五种类型：通用、专门、同系统、同类型、机关。

3、档案保管期限表的结构 A、保管期限

a、永久：反映本机关主要职能活动和基本面貌的，对本机关和国家建设和历史研究具有长远利用价值的；

b、长期（16~50年）：反映本机关一般工作活动的，在较长时间内对本机关具有利用价值的：

c、短期（15年以下）：在短时间内对本机关具有考察利用价值的。 四、制度和程序 1、内容

A、制发鉴定档案的标准文件：国家制订统一的鉴定的标准文件，各机关、档案馆按其标准鉴定；

B、档案鉴定工作的组织领导：必须有组织有领导进行； C、档案的批准和监销制度

a、对于需要销毁的档案应编造清册，办理批准手续； b、机关的档案销毁，须经机关领导人批准；

c、档案馆的档案销毁，须经主管领导人批准； d、建国以前的档案销毁，须经国家档案局批准； e、未经批准，任何人严禁销毁任何档案； f、销毁时实行两人监销。 2、程序和方法 A、程序

a、确定归档范围； b、确定保管期限； c、到期复审

B、方法：基本方法:直接鉴定法，具体的复审档案即直接鉴定法。

第六章 档案保管工作

一、保管工作的含义和基本任务为：

1、定义：对已经整理好的已经存入库房及其柜架中档案进行的日常维护、保护管理工作。

2、基本任务：维护档案的实体秩序和实体的理化状态既维护秩序，保护实体。

二、物质条件：库房，装具，设备，卷皮、卷盒，消耗品。 三、库房管理（档案保管工作的主要体现形式） 1、进出库制度；

2、温湿度控制；（14—20，50%—65%）

3、八防；（水、火、潮、霉、光、虫、尘、盗） 4、库房与装具有序化；

5、存放方式；（平放与竖放）

6、存放秩序；（位置索引[记录引导性工具]、标识牌、代理卡）

7、定期检查、清点； 8、全宗卷

A、定义：在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料够成的一个案卷

B、内容、构成：在档案管理活动中形成的对全宗状况和历史有原始记录意义的文字、图表等材料。通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等

三、使用过程中的维护和保护 1、制度

A、使用的登记与交接制度；

B、使用的行为的管理和限制制度。 2、方法

A、量与序的控制；

B、对利用的行为的现场的监督与控制； C、利用方式和场所的限制； D、重要档案的保护措施。 第七章 档案检索工作 一、概述

1、定义：对档案信息进行系统的存储和根据需要进行查找的工作

2、存储：将档案中具有检索意义的特征表示出来加以编排，形成检索工具和档案信息库的过程。（内容：著录标引；编制检索工具）

3、查检：利用检索工具查找所须档案的过程。（内容：确定查找内容；查找）

4、检索效率：在检索过程中满足利用者需要的全面性（查全）和准确性（查准）程度

A、查全率：检索出的有关档案与全部档案之比

B、查准率：检索出的有关档案与检索出的全部档案之比 5、检索语言：也称标引语言，是根据检索语言编制而成的一种专门语言。

A、特点：单义性和专一性 B、作用

a、保证检索效率，提高查全率和查准率； b、揭示检索标识之间的逻辑关系； c、对检索标识进行系统化排列。 二、《中国档案分类法》 1、类属关系：从属和并列。

2、符号体系要求：明确、简单、灵活。

3、层累制：用字母和数字表示类目级位，字母为一级类、数字为二级类。

4、八分法：同一级位超过八个时采用该法，即1-8表示同位类超过8时不用9而用91......

5、双位制：当同一级类目超过16时采用该法，即同一级类目用两个阿拉伯数字。

三、《中国档案主题词表》

1、特点：在揭示档案、文件主题内容方面具有较强的表达能力。

2、限定注释：限定使用范围（右）；含义注释：说明特定内容（下）。 3、词间关系： 词间关系等同关系属分关系相关关系含义正式主题词非正式主题词下位词上位词族首词相关词简称用项代项分项属项族项参项符号YDFSZC 四、著录

1、含义：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

2、作用：登记、介绍、报道、交流和检索，最重要的是检索作用。

3、著录项目：必须有正题名、责任者、时间、分类号、档案馆代号、档号、微缩号、主题词或关键词。 4、著录格式：段落式和表格式

A、段落式：将著录分为若干段落，每个段落用符号区分开来的著录格式。

5、著录文字：规范化的简体字。 6、著录信息源：来源于被著录档案。 五、标引

1、定义：在档案著录中对档案进行分析和选择，并赋予规范化检索标示的过程。

2、分类：主题标引（赋予主题词标示的过程）；分类标引（赋予分类号标示的过程）。 3、标引方式

A、按规范化程度可分为：自由标引和受控标引

不使用检索语言直接使用未经规范的自然a、自由标引：

语言进行标引，关键词标引即为自由标引；

b、受控标引：使用统一的规范化语言进行标引。

B、按提供检索标识的数量可分为：浅度标引和深度标引 用较少的检索标识档案的主题即为浅度标引，反之则为深度标引。

C、按主题分析方法可分为：概括标引和分析标引

仅对主题标引，而不对其具有检索意义的主题要素标引既概括标引，反之则为分析标引。

D、按利用者需求可分为：全面标引和对口标引

a、全面标引：是对档案中主题概念进行比较全面的标引；

b、对口标引：也叫重点标引，是指对档案中对特定专业者有用的主题进行标引。 4、标引质量指标

A、网罗度：又称穷举度，指标引工作中确定档案所有主题的程度；

B、专指度：与档案主题相符的程度，直接影响着档案的查全率与查准率；

C、一致度：主题内容与所需标引的一致程度。 5、标引步骤和方法

标引步骤主要包括主题分析和概念转换

A、主题分析：确定被标引档案主题概念的过程； B、概念转换：给出检索语言的过程；

C、审校：确保标引质量的重要环节，其过程为：自校、互校、总校。其内容为：

a、确定提炼的主题是否全面、恰当、有遗漏； b、是否有过度标引和标引不足的问题； c、标引是否符合相关规则；

d、标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写正确与否；

e、同一主题标引是否前后一致。

6、标引规则：是在标引语言中的语法规范。 A、基本要求

并兼顾档案a、结合档案记述和反映的事物的属性关系，

的其他特性；

b、分类应以《中国档案分类法》为依据；c、正确理解类目的含义；

d、考虑实际检索的需求和方式； e、满足专指性的要求；

f、档案与分类标引保持一致性。 B、一般要求

a、以档案论述的客观事物为依据； b、书写形式与词表中的词形一致； c、选择最恰当，最专指的主题词标引；

d、4个要求（能准确表达，没有单独专指，主配不符合要求，上位词标引不合适）；

e、每个案卷标引1-10个主题词 C、主题词组配规则

a、组配是概念的组配，而不是字面组配；b、组配不能越级组配

c、组配结果只能表达一个主题。 7、自动标引的质量控制方法如下： A、选择好软件； B、加强审校；

C、根据需要调整标引软件。 六、检索工具 1、作用

A、桥梁作用 B、交流作用 C、管理作用 2、分类

A、按编制分：目录、索引、指南。

B、按载体形式分：书本、卡片、缩微、机读。 C、按检索范围分：全宗、档案馆、专题、若干。 D、按功能分：

反映档案实体整理体系及其相互关a、馆藏性检索工具：

系的检索工具；

b、检查性检索工具：从档案的某一内容或形式特征提供索引的工具；

介绍和报道档案情况和内容的检索c、介绍性检索工具：

工具。

3、工具的编制方法

A、案卷/案卷文件/全宗目录；（馆藏性检索工具）

B、分类/专题/主题目录；文号/人名/地名索引；（查性检索工具）

C、档案馆/全宗/ 专题指南。（介绍性检索工具） 4、档案检索工具的体系要求 A、要有不同的检索工具； B、检索工具之间功能互补；

C、检索工具的设置要求与利用相吻合；

D、各种检索工具并举，分类法与主题法结合。 七、计算机检索

1、特点：自动化、速度快、多元化、效果好、灵活方便、对计算机系统的依赖性。 2、流程：输入和输出。

3、结构：硬件、软件、数据。

4、策略：逻辑表达式：由英国数学家布尔发明的逻辑运算符，对检索的词间关系进行表达和限制。方法有： A、逻辑与关系（*）：同时满足； B、逻辑或关系（+）：满足其一； C、逻辑非关系（-）：排除所选。 第八章 档案编研工作

一、定义：档案工作人员以馆（室）藏档案为基础进行的编辑和研究工作

二、编研工作的内容

1、历史档案和现行文件的编纂 （特点：原始，系统，易读） 2、编辑档案文摘汇编 3、编写档案参考资料 4、编史修志

三、编研工作的意义

档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义。

1、积极提供利用服务的有效方式 2、提高工作水平的重要途径

3、有利用档案原件的保管和流传

4、编史修志，要利用大量的档案。自古以来的史书，无不如此。

四、编研工作特点

1、研究性：档案编研工作中 “ 编 ” 与 “ 研 ” 不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。

2、思想性：档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。 3、政策性：档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。 五、现行文件的汇编（建国前 史料；建国后 文件） 1、法规文件汇编 2、重要文件汇编

3、发文汇编（机关内使用） 4、会议文件汇编 5、公报，政报

6、其他专题文件汇编 六、档案文摘汇编

1、特点：意简言赅，有引导利用的作用，形式多样。

2、注意事项：忠于原文，可以独立使用，文字简练、准确、表述要清楚。 七、大事记

1、定义：按时间顺序记载一定范围内发生的重要活动和重大事件的参考质料。 2、大事记的种类有

Ａ、机关工作大事记，如：《中共北京市委大事记》《北京第一机床厂大事记》

Ｂ、国家和地区大事记，如：《中华人民共和国大事记》《解放后西藏大事记》 Ｃ、专题大事记，如：《大革命时期统一战线大事记》《中华人民共和国教育大事记》

Ｄ、个人生平大事记也称为年谱 如：《李大钊年谱》《张太雷年谱》

大事记的名称较灵活，有的称：大事年表、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。

3、大事的选择：大事突出、要事不漏，小事、琐事不取（从影响、特色、背景方面分析） 4、大事材料的核准：

A、编写人员认真分析和研究； B、初稿广泛征求意见； C、定稿前领导审阅。 6、编制

大事记由两部分组成:大事时间和大事记述，一般按时间顺序排列。

A、大事时间：力求准确详细；

B、大事记述：大事记最重要的部分，要求 a、一条一事 b、文字简明 c、始末清楚 d、客观

e、可适当评价 八、组织沿革 1、定义：系统的记录一个机关、地区、系统的人员的编制方式或组织机构的变革情况的参 考资料 2、特点：内容的专题性和事实的连续性。 3、种类有 Ａ、机关组织沿革，如：《辽宁省人民政府组织沿革》 Ｂ、地区组织沿革，如：《内江地区直属机关机构演变》

Ｃ、专业系统组织沿革，如：《中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录》 4、内容有

A、机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况；

B、机关的性质、任务、职权范围、隶属关系；

C、机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况； D、机关领导人的任免情况；

E、机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。 5、 体例有

A、 编年法：即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。

B、 系列法：即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。

C、 阶段法：即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。 6、编写要求

A、内容全面，材料翔实； B、结构合理，脉络清晰； C、可以图文并茂。 九、专题概要

1、定义：是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。 2、特点

A、主题鲜明，内容专一； B、材料系统，重点突出； C、载体灵活，适应性强。

3、种类：各种简介、概要、概况。 4、选题

A、充分了解分析社会个方面的需要，提供有参考价值的借鉴；

B、立足馆藏实际，考虑材料基础，以保证概要内容在实、资料丰富，具有较高参考价值。 5、选材：专、全、实。 6、编写要求

A、内容全面，材料翔实； B、评介得当；

C、叙述准确，文字朴实； D、可以图文并茂。 十、会议简介

1、定义：会议简介是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。

2、内容包括

A、会议名称及届次；

B、会议的时间、地点及主持人； C、会议参加人员；

D、会议的主要议程及内容。 十一、统计数字汇集

1、定义：又称 “ 基础数字汇集 ” ，以数字形式反映某一地区或某一方面的基本情况的参考资料。 2、编写的基本要求

A、科学的确定统计指标； B、选好采集数据的年代断限； C、数据准确；

D、可进行适当的统计分析； E、表式清楚

第九章 档案登记和统计 一、概述

A、登记的类型：认证登记和记录性登记 档案登记属于记录性登记。

B、统计是一种宏观定量描述和分析的方法 C、登记和统计的关系：

a、登记的结果可以成为重要的统计素材和基础； b、大量的原始数据可以从登记材料中获得； c、登记是统计的基础； d、登记是统计的一部分。 二、登记

1、定义：在档案管理中对重要的活动、数据和行为进行随时随地的记录，

2、分类：档案状况登记和档案工作登记

3、档案状况登记：可以分解为对档案的数量，存在与保管状态及其变化情况三个方面的内容，方式（工具）：[了解] A. 案卷目录与卷内文件目录：最基本的记录、反映档案数量与秩序的登记形式；

B. 档案收进登记簿：这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。主要应用于档案馆和规模较大的档案室。其具体形式一般为簿册式； C. 全宗名册：档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式； D. 全宗单：详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单页式； E. 全宗卡片：它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况；

F. 档案成分和数量变化情况表：是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况；

G. 案卷目录登记簿：对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室； H. 总登记簿：全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。主要应用于档案室。 4、档案工作登记

A、工作日志：许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材； B、人员进出库登记：人员进出库房登记是库房管理的一种具体手段。一般采用登记本形式。登记本一般应放置在库房入口处；

C、档案进出库登记：档案出入库登记这也是库房管理的一种具体手段。一般也采用登记本形式； D、档案清点、检查登记：对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记；

E、利用者登记簿：是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式；

F、利用者登记卡 ：档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录、掌握的一种登记形式；

G、档案复制、摘抄登记：专用于对在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式； H、档案借出登记簿：专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种登记形式，档案馆和档案室均可使用： I、利用效果登记：档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查，这种跟踪调查性质的登记，对于档案机构调整、改进自己的工作具有重要意义； 三、统计

1、定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。

2、特征：规范化、科学化、制度化、体系化。 3、层次（方面）构成：

A、全国档案工作基本情况统计； B、专业系统档案工作情况统计；

C、地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；

D、档案馆、档案室档案工作情况统计。

4、步骤：统计设计、统计调查、统计整理、统计分析。

5、要求（原则）：分为基本要求和专业要求： A、基本要求

a. 重要（可行）性原则； 科b. 可量化原则（基本要求）； 学性c. 真实性原则； 派生d. 规范化、体系化、制度化原则。

B、专业要求：适应专业特点，切合工作需要，解决实际问题。

a. 对象能反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素；

b. 项目和方法应对各方面有精确具体的描述； c. 控制工作规模、类型及频率。

6、统计设计：对统计工作的具体任务、目标、方法、进程进行筹划设计（准备阶段）。

统计工作具有极强的系统性和计划性。

7、统计调查：从现实中获得原始数据（实际开端）。 A、制度化的综合性调查工具；（基本的调查方式） B、专门调查；（抽样）

8、统计整理：对调查结果进行数据处理（中间制作）。 A、统计分组； 统计分析的总目标 B、统计表：简单统计表和分组统计表。 9、统计分析：对整理结果进行分析研究，从中发现规律性、趋向性、确定性的东西（产出阶段），是统计工作的目的所在。其方法有：

A、对比分析：对照比较； B、相关分析与因果分析；

C、静态与动态分析：时间与空间的发展； D、综合分析。

第十章 档案提供利用工作（本应为第8章） 一、含义

档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为\档案的利用服务工作

\，或简称\档案利用工作\，又称\提供利用\。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。

二、档案利用工作与信息开发工作的联系

A、宗旨相同 B、对象相同

C、相互联系、相互促进。

三、档案利用的指导思想：全面、及时、有效、准确的为档案用户服务。

四、合理处理利用与保密的关系：

提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。

澄清\利用危险，保密保险\以及\历史档案无密可保\的错误思想。

要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。 五、档案利用的途径

A、提供原件； B、提供复制品；

C、提供信息加工品。 六、档案利用的方式

A、档案阅览服务（主要形式） B、档案的外借服务

a、档案外借必须建立、健全制度； b、做好登记与记录； c、建立催还制度

C、展览与陈列（长期与短期）其作用：

a、档案用户可以集中的获得信息内容与线索； b、能给参观者留下深刻的印象，起到生动宣传教育

的作用；

c、在一定的范围内能组织较多的用户参观，服务面

广泛；

d、能引人注意，从而也宣传了国家建设发展档案事

业的必要性。

D、制发档案复本服务，其特点为： a、速度快，准确度高；

b、机动灵活，不受时空限制； c、有利于档案的长远留传和保护。 E、制发档案证明 F、档案目录信息服务 G、档案咨询服务

七、档案咨询服务：档案部门答复用户询问，指导其利用档案的一种服务方式。 1、档案咨询服的内容 A、准备咨询条件； B、开展日常咨询活动； C、开展特殊的咨询活动。

a、定题咨询：档案观在了解用户利用档案信息的专题范围的基础上，有计划的为用户提供档案情报，编辑档案参考资料，主动为用户提供利用服务的一种特殊方式。

b、跟踪咨询：在满足用户的初步利用需求以后，继续为用户提供相关的档案信息线索，主动为其提供新情报的一种特殊方式。

2、档案咨询服务的种类

A、内容性质分类

a、事实性咨询：特定事件或数据的咨询； b、指导性咨询：疑难问题进行指导；

c、检索性咨询：主动的提供有计划、有组织的提供

档案情报。

B、咨询的难易程度：一般性咨询和专门性咨询。 C、咨询的形式

3、档案咨询服务的步骤：接受、分析、查找、答复、立档。 八、档案用户调研

通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。

1、档案用户需求调研的原则包括（针对客观，全面服务）

A、客观性原则 B、针对性原则 C、全面性原则 D、服务性原则

2、影响档案用户的主、客观因素有 A、社会因素

a、社会政治因素 b、社会经济因素 c、科学文化因素

B、档案工作因素

a、档案工作的方针和政策 b、档案管理工作的水平 c、档案利用服务工作的质量

C、档案用户自身因素对其利用需求的影响

a、档案用户的职业因素 b、档案用户的知识水平 c、档案用户的工作经验

3、档案用户需求的构成 A、学术用户需求 B、实际利用需求

C、普遍利用需求：解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。

4、几点带规律性的问题 A、受社会因素的影响

B、宣传报道对档案用户需求的影响 C、档案用户需求心理的求便心理

D、档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响

九、开放档案的工作 1、开放档案的含义

开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除\禁闭 “ ，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。其具体含义为： A、确立了开放档案的范围； B、确立了开放档案的用户对象；

C、简化利用手续是开放档案的基本特征之一。（衡量开放工作质量的重要标志） 2、开放的意义是

A、开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。

B、开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。 C、开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。 3、开放的依据是

A、理论依据：其基本理论依据是：档案价值理论； B、实践依据：开放档案的实践，为我国个方面的发展起到了良好的促进作用；

C、法律依据：《档案法》规定：一般自形成之日起满30年向社会开放。

4、开放档案的条件有 A、物质条件

B、检索条件（实现档案开放的必要条件） C、制度条件

D、社会档案意识条件（实现档案开放的重要外部条件） 5、开放档案的鉴别 A、确定开放期

B、开放档案鉴别工作的组织领导 C、档案的解密、降密 十、开放档案公布 1、开放档案的公布权

<<中华人民共和国档案法>>规定：

A、属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

B、集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。 2、公布档案的方式

<<中华人民共和国档案法实施办法>>中规定： 通过报纸、刊物、图书等出版物发表；电台、电视台播放； 陈列、展览档案或其复制件； 出版发行档案史料； 公开出售复制件；散发或者张贴档案复制件； 在公开场合宣读、播放档案原文等。

第十一章 人事档案

一、概述

1、定义：在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备查考的文件材料。 2、人事档案分为正本和副本。 3、特点

A、立卷方式不同：以个人为全宗； B、档案内容的动态性；

C、随着人员的主管单位的变动而变动；（人事档案流动性产生的根本原因）

D、具有较强的机密性。 4、作用

A、用人治事的重要依据；

B、研究人事宏观管理的重要信息源； C、编史修志的史料；

D、宣传教育、文艺创作的素材。

5、工作内容：收集、鉴别、保管、利用和咨询、登记、转递、移交。 6、工作原则

A、集中统一管理；

B、维护完整与安全； C、便于利用；

D、机关人事档案工作要置于组织、人事部门的领导之下。 二、收集：人事档案部门根据本机关人事管理权限和人事档案的收集的范围，将有关部门形成的档案集中起来，统一保管的工作。

1、指导思想：德才兼备

2、方法：健全收集制度；做好集中收集；疏通收集渠道；加强内容研究；跟踪收集。

3、要求：档案的质量；收集的范围；细致、及时的开展收集工作。

三、鉴别：对收集的档案进行甄别，判断其能否归入人事档案。 1、内容

A、是否属于人事或某一立卷对象的人事档案 B、是否是办理完毕的文件；

C、归档文件是否完整、字迹清晰； D、手续是否完备； E、是否具有保存价值。 2、原则

A、以中央的有关规定为依据； B、严格执行归档范围的规定； C、客观；

D、正确处理鉴别不符合归档要求的材料。 四、整理

1、要求：认真鉴别；分类准确；编排有序；目录清楚；装订整齐

2、目的：完整、真实、精练、实用。

A、完整：个人材料高度集中，每件材料有头有尾； B、真实：内容真实，经过组织认可； C、精练：保存的是有价值的材料；

D、实用：从人事管理工作的需要出发。 五、清理

1、定义：清出，存入的过程。 2、意义

A、维护人事档案的真实性； B、对于安定团结均有重要意义；

C、保证人事档案的精练，有利于保存。 3、依据：中央的有关规定。 六、保管（范围） A、现职人员； B、退休人员； C、死亡人员； D、其他人员

七、检索：笔形编号法，姓氏笔画编号，拼音字母编号，部门编号。 八、利用

A、基本要求：以维护人事档案的秘密与安全为前提，积极稳妥的提供利用服务。 B、主要方式：查阅。

九、转递：转出和接受档案和人事材料的活动。 十、无头档案的产生处理 1、产生

A. 人员主管机关变动与档案流动未同步进行； B. 转递工作不准确；

C. 收进转出登记制度不严格。 2、防止产生的措施

A、机关人事档案管理部门要与有关人事档案管理部门建立密联系制度；

B、树立高度责任心；

C、建立严格的转出收进和定期检查制度。 3、处理方式

A、认真鉴别有保存价值的材料； B、查询档案人的下落；

C、找不到下落的可以交给档案人的原籍档案馆保存。

第十二章 会计档案

一、定义：是企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、帐簿和报表等材料。 二、含义： 1、来源广泛；

2、是会计核算的产物；

3、主要成分是：凭证、帐簿、报表。 三、特点：广泛、严密、稳定。 四、收集要求

1、贯彻执行“统一领导，分级管理”的原则； 2、遵循会计档案形成规律；

3、保证会计档案的齐全，完整，准确。 五、整理 1、分类

A、年度，形式，期限（单位预算会计、企业会计）； B、年度，期限，机构（各级总预算单位） C、年度，类型，形式，期限（专业性强） 六、保管

A、会计凭证：15年 B、会计帐簿：15-25年 C、年度决算：永久 D、季月报表：3-5年 七、鉴定(方法）

A、初步鉴定：由会计人员完成； B、复查鉴定：档案部门接受后鉴定；

C、销毁鉴定：会计与档案部门共同鉴定。 八、销毁

A、编制销毁清册； B、编制销毁审批报告。 第十三章 声象档案

一、定义：各种组织和个人在从事各种社会活动中形成的具

有保存价值的以音响、形象等方式记录的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，也称音响档案、视听档案。 二、含义

A、形成于一定的专业单位； B、声象档案的形式、功能以及处理方式具有明显的特色； C、必须辅以文字说明。 三、特点

A、形意结合，形象逼真； B、时间感、空间感强烈；

C、易复制，原件与复制品难以区分。 四、作用

A、为宣传报道服务； B、广泛信息交流； C、为科学研究服务； D、艺术欣赏价值。

五、照片档案：各种组织和个人在从事各种社会活动中形成的具有保存价值的以感光材料为载体，以影象为主要反映方式的历史记录。

A、构成：底片、照片、文字说明。 B、种类：新闻/科技/艺术照片档案。 C、收集：参考一般档案的收集。

D、照片文字说明的构成：背景，地点，人物，摄影者。 E、提供利用：借阅、复制、展览、咨询和宣传、编辑画册。

六、录音、录象档案：5-10年转录；6-12个月重绕（其他可参考电子档案）。

第十四章 电子档案（该章节不再另行编辑，了解即可）

一、 电子档案的定义： 是指利用计算机技术形成的，以代码形式存 贮于特定介质上的档案，又称为机读档案或数字式档案。

目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。

二、 电子档案的特点 1、 信息的非人工识读性 2、 信息存储的高密度性

3、 信息与特定载体之间的可分离性 4、 多种信息媒体的集成性 5、 系统依赖性

三、 电子文件的种类 ：文本、命令、图像、数据。

四、 电子文件的管理原则包括 ：完整性、可读性、可靠性。 五、 电子档案的管理体系

1、 集中统一管理电子档案的问题

2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题 六、机读文件的归档范围

机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的机读文件均属归档范围。但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。

1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机读文件备份同时存放。

2．与纸质文件内容相同的机读文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文件形式，应当注意将两者同时归档。机读文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类机读文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。 3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是机读文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种机读文件）等保持整体完备性。

4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。 七、建立机读文件归档制度

目前机读文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切实可行的归档制度，对机读文件的归档范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的机读文件的完整性、可靠性和可用性。

机读档案的整理也应遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利 用。此外，还应根据机读档案特性注意保管和利用。

机读档案的保管单位 ：机读文件以软磁盘为载体的档案，1、

可以以软磁盘作为保管单位；以磁带为载体的档案，一般以一盘磁带（称为一卷）为一保管单位。

2、机读档案的分类和组合 ：由于各种原因，机读文件产生过程中会将互不相干的若干文件存储在同一个磁盘（磁带、光盘）上。为了立卷，必须对机读文件进行转并归类，这种工作借助计算机进行。进行这些操作时应注意防止信息丢失和文件被抹去的错误发生。因此，常常需要事先制做数据备份，以便在信息丢失时得到补救。

3、根据本单位机读档案的生成情况，参考中国档案分类法制定机读文件分类编码体系，并依此在磁盘和磁带的卷标上进行编码。

八、机读档案的蓍录和检索 ：机读档案可按档案著录，著录案卷级卡片并组成目录。与机读档案配套的应用软件，一般均可按著录项目提供方便的检索功能。

机读档案的载体多为磁性介质，和传统的纸质载体有许多不同之处。因此，除遵守一般的档案保管原则和立法之外，需要特别注意到磁介质的保管要求。

机读档案的软磁盘、磁带上要贴有卷号标签，顺序竖放在专门制做的防尘、透明的磁盘、磁带盒里。

盘、带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、 带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。

使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。

装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。

盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。

盘带必须复制两、三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。

磁带的介质库要保持恒温、恒湿。湿度在15℃ 存放磁盘、

－25℃之间，相对湿度在40％－60％之间，良好通风和符合要求的洁净度。

要特别注意防止计算机病毒的侵袭。归档的软盘都必须经过检查，确认没有病毒后保管，定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。 九、机读档案的优越性

不仅体现在它的记载方面，也体现在它的应用方面。机读档案的利用服务，在其指导思想、利用方式等方面，和纸质档案基本上是一样的。但由于机读档案的载体特性和生成过程的不同，利用时有其特点和应注意的问题。 1、机读档案的利用特点

A、检索自动化、快速化。机读档案借助计算机实现了检索自动化，代替了人工检索繁重的劳动。计算机检索速度快，要查找一个或一批文件，少则几秒钟多则几分钟就可以找到。

B、检索途径多元化。计算机程序可提供多元检索的功能，不但可按著录项目单项检索，还可实现组合检索、叠代检索、

主题检索；不但可对著录项目进行检索，还可对文件正文进行关键字检索、全文检索。

C、检索效果好。只要计算机软件的质量高，机读档案的查全率和查准率都比手工检索效果好。此外，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制，可提高档案利用率。 D、复用性好。档案通过计算机可以多次重复在屏幕上显示或在纸上打印，以供人们阅读，而其原始文件仍保存在磁盘（或磁带）上，不受磨损和破坏。机读档案的这种良好复用性保证了档案的完好，又方便档案的利用。

E、检索途径需预先设计。计算机虽然可以提供多种检索途径，但这需要在编制计算机程序时预先加以设计。在设计时没有考虑到的检索方法，不能使用计算机检索。

F、软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。

G、网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。

H、非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。

2、机读档案提供利用中应当注意的几个问题

A、安全保密。由于机读文件的存储成群性特点，利用计算机调阅档案时，应当特别注意保证利用者不能提取到他不该知道的文件。在联机使用和网络使用情况下，这一点尤其重要。

B、防止误操作。计算机的误操作有可能抹去整个机读文件或破坏其中的的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，未经培训的人员禁止上机，以保证机读档案的完整性和正确性。

C、提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。

D、与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对，数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。

E、保持两种载体并行的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之前，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。

B、防止误操作。计算机的误操作有可能抹去整个机读文件或破坏其中的的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，未经培训的人员禁止上机，以保证机读档案的完整性和正确性。

C、提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。

D、与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对，数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。

E、保持两种载体并行的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之前，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。

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