SC-PD-AAA-001 文件与资料控制程序——(新)

文件与资料控制程序 SC-QP-AAA-001

程序文件文件编号 编制日期 修改日期 SC-QP-AAA-001 2010-6-1 2013-10-15

文件与资料控制程序编制部门 版本号/修改状态 生效日期 文控中心 C/1 2013-10-15 拟 审 批 制 核 准

第1页 共6页 李育添

更 改 记 录修订版本 B/0 修订日期 2011-6-2 修改内容 根据公司实际运作修订全文 修订文件编号和简称及拟制方(部门代 号) 修改文件封面 更改人 徐美燕 李育添李育添

审核 黄总 黄总 黄总

批准 彭总/伍总 彭总/伍总 彭总/伍总

C/0 C/1

2013-8-1 2013-10-15

会 签 栏业务部 研发总部 生管部 户外灯具事业部 光条事业部 行政部

市场部

品管总部

文控中心

室内灯具事业部

面板灯事业部

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目的 为了保证有效的使用文件和资料，对公司质量管理体系之文件及资料的产生、编号、发放、回收、 更改及外来文件进行控制。

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范围 公司质量管理体系有关的所有文件与资料，包括外来文件，为本公司运作程序文件所规定的报告 及记录资料。

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定义 文件：指信息及其承载媒介。质量管理体系文件是指给出质量管理体系相关信息的任何文件，如质量 方针、质量目标、质量手册、程序文件、计量计划、规范、图样、标准、记录表格等。而媒介 可以是纸张、磁盘、光盘、照片、样件、电子的或它们的组合。质量管理体系文件是质量管理 体系运行的依据。 受控文件：是指公司品质手册、程序文件、三级文件及国家国际标准等； 外来文件：是指从外部转来的文件，如国家/国际标准、法律法规、顾客提供的文件等。

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职责

4.1 质量方针、质量目标由最高管理者编制，总经理批准； 4.2 质量手册由文控中心编制，副总及管理者代表审核，总经理批准。 4.3 程序文件按各部门职能由相关部门编制，副总审核，管理者代表审核； 4.4 三阶文件(包括部门规范、部门业务程序、操作规范、产品标准、检验标准、作业指导书、技术性文 件等) ,由各部门编制、审核，部门负责人批准。 4.5 文控中心负责对公司所有受控文件的编号、分发、记录、回收、更改进行控制和管理,保证各部门均 能使用到最新版本之有效文件。 4.6 副总统一安排公司电子文件的维护与管理。 5 程序内容

5.1 文件分类 5.1.1 公司的质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下 6 类： (1)形成文件的质量方针、质量目标 (3)程序文件 (5)技术资料(BOM、图纸等) 5.2 质量管理体系文件的编制、审核、批准 5.2.1 文件编制要求 质量管理体系文件在编制之前应考虑质量管理体系文件的构成及其类型，并确保文件的正确 性、适宜性、充分性和有

效性，同时列出《质量管理体系文件清单》 、 《外来文件清单》等，明38

(2)质量手册 (4)标准类文件(作业指导书、检验标准等) (6)质量记录

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确文件的数量及其责任部门，使文件清晰可辨，易于识别和检索。文件的编制必须具备文件名 称、文件编号、状态、批准等基本内容，正文内容应含：目的、范围、职责、程序内容、引用 /支持文件、质量记录、附录等部分。 5.2.2 文件编制、审核、批准 职责 文件类别 质量手册 程序文件 职务说明书 标准类文件 技术资料 质量记录表格 质量计划 编制 文控中心 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 相关部门负责人 审核 副总/管理者代表 副总/管理者代表 部门负责人/管理者 代表 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 管理者代表 批准 总经理 管理者代表/总经理 管理者代表/总经理 相关部门负责人 相关部门负责人 相关部门负责人 总经理

质量方针：由总经理确认。 质量目标: (1)公司质量总目标由总经理确认。 (2)各职能部门的质量目标由各部门编制，总经理批准。 5.2.3 质量管理体系文件的归类、编号 1) 质量手册、程序文件、三阶文件以及岗位职责等都是受控文件，都必须有版本号及生效日期。 (除三阶文件中的技术资料外)其正本文件复印发放时在每份文件上加盖“受控文件”红色 章，三阶文件中技术资料正本文件复印发放时在每份文件上加盖“技术文件发行章” ,所有现 场使用文件都必须是受控文件。 2) 部分技术文件的编号有特殊规定外，其它文件全部按 5.2.3 3)编号，特殊规定如下： 工程图面: 产品编码+PD+XX, xx 为序号 01---99,版本则自 A 版开始 产品生产 SOP: 产品编码+SOP+XX, xx 为序号 01---99,版本则自 A 版开始 BOM 编号： 产品编码+BOM+XX, xx 为序号 01---99,版本则自 A 版开始

3) (除部分技术文件外)所有已审批的质量管理体系文件按以下方式编号，文件的编号方法如下：

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SC——XX——XXX——XXX 表示文件序号(如 001、002) 拟制方(部门代号): (总经理 GZT;文控中心 AAA;品管部 QQT;业务部 SEA; 市场部 SEB 采购部 FMT;行政部 AAT;研发部 DZT; 光条事业 PST;室内灯具事业部 PNT;室外灯具事业部 PUT; 面板灯事业部 PL)

文件类别： 质量手册 简称 (QM) 程序文件 简称(QP) 三阶文件 简称(WI) 质量记录 简称(QR) 其它 简称(EL)

公司名缩写(SC) 如：质量手册 SC-QM-AAA-001 5.3 外来文件的控制 5.3.1 外来文件包括国际、国家、部级、地方的标准、法律法规和客户提供的文件等。 5.3

.2 相关部门收集到外来文件后，技术性资料交研发部、法律法规类文件交管理者代表或总经理审 批，然后再转交文控中心，文控中心在正本文件盖上“外来文件章” ,并编制《外来文件清单》 。 5.3.3 各部门对需更新版本的外来文件(如国家/国际标准、法律法规等)应及时跟踪(不超过半年) , 确保使用有效版本的适用的外来文件，外来文件的更新按 5.3.2 执行。 5.4 质量管理体系文件的分发 5.4.1 质量手册、程序文件、三阶文件的分发 质量手册、程序文件和三阶文件经过批准后，由文控中心编制《文件分发/回收记录表》或在正 本文件后记录发放与接收的情况，经部门负责人批准，按发放记录填写、登记及发放，文件接 收人在其上签名。 5.4.2 外来文件根据实际需要分发，分发时由接收人在《文件分发/回收记录表》或文件上签字。 5.4.3 临时发行的文件，由编制部门在编号加“L” ,按 5.2.2 审批后转交到文控中心，并在文件上加盖 “参考文件章” ,文控中心根据需要分发到相关部门并做好记录，文件作废按 5.7 执行。 5.5 质量管理体系文件的保管和借阅 5.5.1 文件的保管 1) 质量管理体系文件正本由文控中心保管。文控中心根据实际需要确认是否发放相应的受控副 本，受控副本由各部门文件管理员或持有人负责保管。40

文件与资料控制程序 SC-QP-AAA-001 2) 保管者必须将持有的文件分类放置，使文件便于识别和检索。 3) 文件在保管和使用过程中需保持清晰，不可随意涂划。 4) 文控中心对各部门文件的使用及保管情况不定期地进行检查， 以达到对各部门文件管理实施 监控的目的。 5.5.2 文件的借阅 如公司内部员工需要暂时借阅质量管理体系文件，应到文控中心或相关部门办理借阅和归还 手续，并填写《文件借阅登记表》 。 5.6 质量管理体系文件的评审和更改 5.6.1 文件评审 1) 文件发布后，管理和使用部门须根据公司的实际运作情况对文件进行评审，对不适当之处提 出更改申请，必要时填写《文件修订、废止申请单》 。 2) 在每次内部质量管理体系审核之现场审核前，审核组对文件进行评审，对不符合及不适当处 提出更改申请。 5.6.2 文件更改 1) 对需更改或修改的文件， (必要时)由申请人填写《文件修订、废止申请单》 ,再交文控中心 进行初审后编制新文件，再按本程序 5.2 执行。 2) 文件修改不背离标准和法规要求。 3) 与质量管理体系的其它相关要求一致，对关联的文件明确更改要求。 4) 更改后的要求在公司的实际条件下是可行的。 5)文件修改的状态：文件修改其状态依 0~9 依次递增，并记录(文件未发生更改时状态为 0)。

6)文件修改后的换版：文件修改满十次或经过重大修改后(重大修改为程序的大改动),必须改 用新的版本号，按 A-Z 依次增加，并登记。 7) 质量记录表格需要修改时，由申请人直接修改，版本号由 A 至 Z 依次递增，并更新《质量记 录一览表》内容；ERP 系统中质量记录表格需修改时，由申请部门填写《文件修订、废止申 请单》经副总审批后再安排修改(此质量记录表格保存期限为长期) 。 8)更改文件后，应更新受控原件，按 5.4 的规定分发及换回旧版文件并记录。 5.7 质量管理体系文件的废弃 5.7.1 质量管理体系文件新版生效时，旧版同时作废(有特殊说明的除外) 。 5.7.2 有必要保留的已作废质量管理体系文件原版，由文控中心加盖“作废文件章”,在《文件更改记 录一览表》中登记，并妥当保存。 5.7.3 无必要保留的作废原版和副本文控中心统一收回并销毁，也可在每页上加盖“作废文件章”或 画“×”留作其它用途。 5.8 文件和记录的管理41

文件与资料控制程序 SC-QP-AAA-001 5.8.1 质量管理体系文件正本由文控中心进行统一编号、统一管理并做出相对应的文件清单记录。受 控副本由各部门文件管理员或持有人负责管理。 5.8.2 质量记录表格由文控中心保留一份表格的原版并记录， 使用部门依次自行复印或印刷。 详见 【质 量记录控制程序】 。 6 引用/支持文件 【质量记录控制程序】 7 质量记录 《质量管理体系文件清单》 《文件分发/回收记录表》 《文件修订、废止申请单》 《文件更改记录一览表》 《文件借阅登记表》 《质量记录一览表》 《外来文件清单》

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